Publipostage 20102010 WordWord

Word Word

2010 2010

Publipostage

avec données issues

d'un tableau Word

SOMMAIRE

Principe du publipostage...3

A) Définition...3

B) Principe du publipostage...3

C) Les différents éléments d'un publipostage...4

D) Exemples de formats de données...4

Création du document principal...5

A) Analyse du document à publiposter...5

B) Saisie du document principal...5

C) Enregistrement du document principal...5

Création du fichier de données...6

A) Composition d’un fichier de données tabulaires...6

B) Saisie du fichier de données...6

C) Enregistrement du fichier de données...6

Le publipostage avec l'assistant...7

A) Utilisation de l'assistant "Fusion et publipostage pas à pas"...7

B) Sélection du type de document...7

C) Sélection du document principal (ou document de base)...7

D) Sélection de la source de données (destinataires)...7

E) Insertion des champs de fusion (Ecriture de votre lettre)...8

F) Fusion du document principal et des données...9

G) Résultat de la fusion...9

Intervention sur le fichier principal...11

A) Ouverture du fichier principal...11

B) Modification du fichier principal...11

C) Changement de fichier source de données...11

D) Annulation du lien avec le fichier de données...12

Intervention sur la source de données...13

A) Tri des enregistrements...13

B) Sélection d'enregistrements...14

C) Modification, ajout, suppression d'enregistrement...15

Publipostage conditionnel...16

A) Ajout du champ Titre...16

B) Insertion conditionnelle de texte avec Si… alors... sinon...16

Principe du publipostage Principe du publipostage

A) Définition

Le publipostage, aussi appelé fusion ou "mailing" en anglais est un envoi de documents personnalisés (lettre, prospectus, etc.) à un ensemble de destinataires.

La fonction Publipostage d'un traitement de texte permet de fusionner un document standard (souvent une lettre type) avec un ensemble de données.

Elle permet également de faire un annuaire, un catalogue ou tout autre document résultant d’une réorganisation des données.

B) Principe du publipostage

Dans cet exemple, les données sont issues d'un tableau Word.

Prénom Nom Département Ville Cotisation

Alain PROVISTE 78 POISSY 250,00

Jean PRUNTE 93 STAINS 300,00

Jean BRAYE 95 DOMONT 250,00

Eric HAME 78 AUTEUIL 135,00

Paris, le 3 mai 2010

«Prénom» «Nom»

Les fournitures que vous nous avez

commandées sont à votre disposition dans nos services.

Nous vous rappelons les heures d'ouverture du magasin :

matin : 9h00 à 12h30 après-midi : 13h30 à 18h00

SOURCE DE DONNEES DOCUMENT PRINCIPAL DE FUSION

FUSION

Paris, le 3 mai 2010 Eric HAME

Paris, le 3 mai 2010 Jean BRAYE

Paris, le 3 mai 2010 Jean PRUNTE

Paris, le 3 mai 2010 Alain PROVISTE

Les fournitures que vous nous avez commandées sont à votre disposition dans nos services.

Nous vous rappelons les heures d'ouverture du magasin : matin : 9h00 à 12h30 après-midi : 13h30 à 18h00

Une colonne correspond à un champ

(une catégorie d'information, une caractéristique).

Une ligne correspond à un enregistrement.

On utilise sous forme de

«<<champs de fusion>> tout ou partie des informations de la source.

Le document comporte des champs de fusion.

C) Les différents éléments d'un publipostage

DOCUMENT PRINCIPAL

ou DOCUMENT

DE BASE

Le document principal est le fichier (ex : lettre…) qui contient :

- les éléments (textes, graphiques) communs à tous les documents à envoyer.

- les éléments nommés champs de fusion (prénom, nom, élément d'adresse…) qui vont correspondre aux informations variables.

SOURCE DE DONNEES

La source de données est le fichier qui contient les informations qui seront incorporées dans le document principal lors de la fusion.

Les données sont structurées par champs et enregistrements.

Le fichier peut être de différents formats, par exemple : - document Word contenant un tableau de données ;

- document Excel (ou logiciel équivalent) contenant un tableau de données ; - base de données Access ;

- fichier texte .TXT , .RTF structuré par des délimiteurs de champs ; - fichier .CSV structuré par des délimiteurs de champs.

FUSION

La fusion est la mise en relation du document principal avec chaque enregistrement de la source de données.

La fusion génère des lettres-types, des étiquettes ou des catalogues (listes) selon les critères demandés dans le document principal de fusion.

Le résultat peut être imprimé directement sans être enregistré, ou peut être enregistré sous forme d'un fichier. Ce fichier (résultat de la fusion) est différent du fichier

principal qui a servi de base.

D) Exemples de formats de données

1) Données tabulaires (en tableau)

Prénom Nom Département Ville Cotisation

Alain PROVISTE 78 POISSY 250,00

Jean PRUNTE 93 STAINS 300,00

Jean BRAYE 95 DOMONT 250,00

Eric HAME 78 AUTEUIL 135,00

2) Le format CSV (Comma-Separated Values)

Ce format est très utilisé actuellement comme format d'échange de données.

C'est un fichier de type texte destiné à contenir des données structurées.

Les données de chaque enregistrement sont séparées par un saut de ligne.

Les données des champs sont séparées par un délimiteur tel que : - point-virgule (dans l'exemple ci-dessous)

- virgule ("comma" en anglais).

Prénom; Nom; Département; Ville; Cotisation Alain; PROVISTE; 78; POISSY; 250,00 Jean; PRUNTE; 93; STAINS; 300,00 Jean; BRAYE; 95; DOMONT; 250,00 Eric; HAME; 78; AUTEUIL; 135,00

Remarque : l'extension .csv n'est pas obligatoire.

Un fichier à extension .txt structuré de manière identique peut convenir.

Paris, le 3 mai 2010

Les fournitures que vous nous avez commandées sont à votre disposition dans nos services.

Nous vous rappelons les heures d'ouverture du magasin : matin : 9h00 à 12h30

après-midi : 13h30 à 18h00

Création du document principal Création du document principal

A) Analyse du document à publiposter

Paris, le 3 mai 2010 Alain PROVISTE

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Nous vous rappelons les heures d'ouverture du magasin : matin : 9h00 à 12h30

après-midi : 13h30 à 18h00

 Identifiez les informations variables présentes dans le document à réaliser et repérez celles qui seront issues de la source de données lors du publipostage :

B) Saisie du document principal

 Saisissez les textes fixes dans un nouveau document Word.

 A cette étape, les informations variables ne sont pas saisies.

Remarque: ne tenez pas compte pour cet exercice de la mise en page exacte qui peut changer selon la police et la taille des caractères que vous aurez choisies.

Le document se présente donc ainsi :

C) Enregistrement du document principal

 Enregistrez ce document sous le nom avisCommande.docx dans votre répertoire de travail.

 Fermez ce document.

Création du fichier de données Création du fichier de données

A) Composition d’un fichier de données tabulaires

Un fichier de données tabulaires se compose de deux parties : 1° L’EN-TETE contient le nom des CHAMPS.

Chaque colonne du tableau correspond à un champ.

Il est préférable qu'il n'y ait pas de colonne vide entre les champs.

L’ordre des champs n’a pas d’importance.

Le tableau doit commencer sur la première ligne de la page.

2° Les DONNEES regroupées dans des ENREGISTREMENTS.

Chaque ligne du tableau correspond à un enregistrement.

Il ne doit pas y avoir de ligne vide entre les enregistrements.

Prénom Nom Département Ville Cotisation

Alain PROVISTE 78 POISSY 250,00

Jean PRUNTE 93 STAINS 300,00

Jean BRAYE 95 DOMONT 250,00

Eric HAME 78 AUTEUIL 135,00

Cette source de données comprend : - 5 champs

- 4 enregistrements.

Le tableau correspondant comprend : - 5 colonnes (une colonne par champ)

- 5 lignes (un en-tête + une ligne par enregistrements).

B) Saisie du fichier de données

 Ouvrez un nouveau document dans Word.

 Sur la première ligne du document, insérez un tableau comportant le nombre de colonnes et de lignes nécessaires (ici 5 colonnes et 5 lignes).

Le nombre de lignes pourra être facilement modifié par la suite si l'on souhaite ajouter ou supprimer des enregistrements.

Complétez le tableau en saisissant une donnée par cellule.

La donnée peut occuper plusieurs lignes d'une même cellule.

C) Enregistrement du fichier de données

 Enregistrez ce document sous le nom cooperateurs.docx dans votre répertoire de

travail.

Le publipostage avec l'assistant Le publipostage avec l'assistant

A) Utilisation de l'assistant "Fusion et publipostage pas à pas"

Dans le ruban de Word 2010, l’onglet Publipostage permet de réaliser un publipostage à l’aide de l’assistant Fusion et publipostage, qui est la méthode la plus facile pour débuter.

 Ouvrez le document principal avisCommande.doc.

 Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Publipostage.

 Sélectionnez le bouton Démarrer la fusion et le publipostage.

 Sélectionnez le bouton Assistant Fusion et publipostage pas à pas…

L'assistant s’affiche dans un panneau

Publipostage à droite et va vous guide dans les étapes du publipostage.



B) Sélection du type de document

 Etape 1 sur 6 : dans le panneau Publipostage, cochez Lettres (si nécessaire).

 En bas du panneau Publipostage, cliquez sur Suivante.

C) Sélection du document principal (ou document de base)

 Etape 2 sur 6 : dans le panneau Publipostage, cochez (si nécessaire) Utiliser le document actuel.

 En bas du panneau Publipostage, cliquez sur Suivante.

D) Sélection de la source de données (destinataires)

 Etape 3 sur 6 : dans le panneau Publipostage, cochez (si nécessaire) Utilisation d'une liste existante.

 Cliquez sur Parcourir

puis sélectionnez le fichier de données cooperateurs.doc.

 Le contenu de la source de données s'affiche dans une fenêtre. Vérifiez si les données sont conformes à vos attentes.

 Cliquez sur OK pour valider la source de données.

 En bas du panneau Publipostage, cliquez sur

Suivante.

Paris, le 3 mai 2010

Les fournitures que vous nous avez commandées sont à votre disposition dans nos services.

Nous vous rappelons les heures d'ouverture du magasin : matin : 9h00 à 12h30

après midi : 13h30 à 18h00

Paris, le 3 mai 2010

« Prénom »

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Nous vous rappelons les heures d'ouverture du magasin : matin : 9h00 à 12h30

après midi : 13h30 à 18h00

Paris, le 3 mai 2008

« Prénom » « Nom »

Les fournitures que vous nous avez commandées sont à votre disposition dans nos services.

Nous vous rappelons les heures d'ouverture du magasin : matin : 9h00 à 12h30

après midi : 13h30 à 18h00

E) Insertion des champs de fusion (Ecriture de votre lettre)

 Dans le document de base, cliquez à l'emplacement où devra se trouver la donnée à insérer (ici le prénom).

 Etape 4 sur 6 : dans panneau Publipostage, cliquez sur l'option Autres éléments. Une boîte de dialogue Insérer un champ de fusion apparaît.

 Cliquez sur le nom du champ à insérer puis sur ou, pour aller plus vite, double-cliquez sur le nom du champ.

 Cliquez sur (ou sur la case de fermeture en forme de croix).

 Vous devez obtenir le champ « Prénom » dans la lettre à l'endroit de la donnée à insérer.

 Dans le document principal, tapez un espace après le champ du prénom afin de le séparer du nom.

 Recommencez cette procédure d'insertion pour insérer le champ « Nom ».

 Remarque :

Pour aller plus vite, on peut double-cliquer successivement sur chacun des champs à insérer. Une fois les champs insérés, on les déplace dans le document pour les mettre à l'endroit voulu, on ajoute les espaces manquants, les sauts de ligne ou de paragraphe, etc.

Pour vous entraîner, effacez les champs ajoutés dans le document et insérez-les en

utilisant cette méthode plus rapide.

 Pour bien mettre en évidence le champ, vous pouvez cliquer dans le ruban sur le bouton Champs de fusion en surbrillance. Le champl se met sur fond gris.

Un clic sur le même bouton le remet en apparence normale.

A vous de choisir ce que vous préférez. Le fond gris ne se verra pas à l’impression finale.

 Enregistrez le Document Principal (avisCommande.doc) lorsque les champs voulus ont été placés.

 En bas du panneau Publipostage, cliquez sur Suivante.

F) Fusion du document principal et des données

 Etape 5 sur 6 : La lettre s'affiche dans la fenêtre

principale avec les données du premier enregistrement.

 Dans le Publipostage, cliquez sur le bouton >> pour afficher la lettre suivante.

 Cliquez de nouveau sur ce bouton pour visualiser la lettre suivante et en vérifier le contenu.

 Cliquez sur le bouton << pour afficher la lettre précédente.

 Remarque : vous pourriez exclure la lettre affichée en cliquant sur le bouton Exclure ce destinataire .

 En bas du panneau Publipostage, cliquez sur Suivante.

G) Résultat de la fusion

 Etape 6 sur 6 : Publipostage, deux choix s'offrent à vous :

- Imprimer

-> à utiliser si les lettres sont prêtes à imprimer.

- Modifier les lettres individuelles

-> à utiliser pour modifier certaines lettres.

1) Imprimer

a) Imprimer tout

 Cliquez sur Imprimer pour imprimer vos courriers.

Une boite de dialogue s'affiche.

 Cochez (si besoin) l’option Tous pour imprimer tous les courriers.

 Validez avec OK.

 La boîte de dialogue habituelle d'impression apparait.

Remarque : comme il est inutile d'imprimer les courriers lors de cette formation, vous allez choisir exceptionnellement Annuler plutôt qu'Imprimer ou alors imprimer dans un fichier pdf afin de voir le résultat.

b) Imprimer une partie des documents

 Pour n’imprimer que le courrier de l’enregistrement affiché,

cliquez sur Enregistrement en cours.

 Pour n'imprimer que le 2

courrier, indiquez dans la zone correspondante : De 2 à 2

 Pour n'imprimer que les 3 premiers courriers, , indiquez dans la zone correspondante : De 1 à 3

 Pour n'imprimer que les courriers de 2 jusqu’à la fin de la liste, indiquez dans la zone correspondante :

De 2 à ).

2) Modifier les lettres individuelles

Exemple: Ajouter un texte spécifiquement destiné à Jean Prunte.

 Cliquez sur Modifier les lettres individuelles.

 Le fichier-résultat de fusion correspondant à l'ensemble des lettres à envoyer est affiché.

Il est possible d'en modifier certaines individuellement si cela est nécessaire.

 Sélectionnez l’option Tous.

 Cliquez sur le bouton OK.

 Le fichier obtenu est un fichier Word "classique" (nommé automatiquement ici Lettre1.doc) dans lequel les courriers sont affichés les uns à la suite des autres.

 Déplacez-vous dans le fichier pour afficher le courrier adressé à Jean Prunte.

 Modifiez le texte de cette lettre uniquement pour obtenir :

Cher Jean PRUNTE

Les fournitures que vous nous avez commandées sont à votre disposition dans nos services.

Nous comptons sur vous pour nous rapporter les bacs que nous vous avions prêtés lors de votre dernière venue.

Nous vous rappelons les heures…

 Après vérification de la fusion, on peut imprimer le fichier (en stage de formation, ne pas imprimer sur papier inutilement, mais éventuellement en fichier PDF).

Il est possible d’enregistrer ce fichier qui correspond à l'ensemble des lettres à

envoyer. Cependant, ce n'est pas utile car le fichier résultat peut être très volumineux et on peut l'obtenir de nouveau par la fusion des deux autres documents (principal et source de données).

 Fermez tous les fichiers ouverts dans Word.

Intervention sur le fichier principal Intervention sur le fichier principal

A) Ouverture du fichier principal

 Ouvrez (le cas échéant) le document de base avisCommande.docx.

Une boîte de dialogue affiche un message indiquant le chemin pour atteindre le fichier de données sur votre ordinateur.

 Cliquez sur OUI. Le fichier principal

va être lié au fichier de données indiqué dans le message. Si le fichier a été changé de place ou renommé, il faudra le sélectionner de nouveau lors du publipostage.

L'assistant sera positionné sur l'étape 3/6.

 Si vous répondez NON, le lien avec le fichier de données est rompu. L'assistant Fusion et publipostage sera positionné sur l'étape 1/6. Il faudra ensuite indiquer quel est le fichier de données pour réaliser le publipostage.

B) Modification du fichier principal

Modifier le document de base avisCommande.docx pour que le nom des destinataires soit en gras.

 Sélectionnez <<nom>> y compris les guillemets.

 Mettez-le en gras avec le bouton.

 Enregistrez le fichier.

 Continuez les étapes du publipostage pour vérifier que le nom est bien en gras sur tous les courriers. N'imprimez pas lors du stage.

Modifier le document de base avisCommande.docx pour qu'il comporte 2 pages.

 Cliquez sur une des lignes situées entre les phrases : - La commande…

et

- Nous vous rappelons…

 Insérez un saut de page en cliquant sur le menu Insertion > Saut… > Saut de page.

Chaque lettre résultant de la fusion comportera ainsi 2 pages.

C) Changement de fichier source de données

Exemple : Le document principal avisCommande.docx sera utilisé avec le fichier de données autresCooperateurs.doc

(à la place du fichier cooperateurs.docx)

Ouvrez le document principal si nécessaire.

Paris, le 3 mai 2008

«Prénom» «Nom»

Les fournitures que vous nous avez commandées sont à votre disposition dans nos services.

Nous vous rappelons les heures d'ouverture du magasin : matin : 9h00 à 12h30

après midi : 13h30 à 18h00

 Pour ouvrir le panneau Publipostage à droite, sélectionnez dans le ruban l’onglet Publipostage > Démarrer la Fusion et le publipostage > Assistant Fusion et publipostage pas à pas...

 Affichez l'étape 3 sur 6 dans le panneau Publipostage en cliquant en bas du panneau sur Précédente ou Suivante selon l'étape où vous êtes.

 Cliquez sur Sélectionner une autre liste.

 Indiquez le chemin et le nom de la nouvelle liste de destinataires (fichier de données autresCooperateurs.doc) en parcourant votre espace de stockage de fichiers.

Remarque : Ici, les noms de champs sont identiques entre l'ancienne et la nouvelle source de données. Il faudrait sinon cliquer sur Autres éléments pour modifier les champs de fusion (nouveaux champs, autres noms de champs…).

 Cliquez sur Suivante.

 N'oubliez pas d'enregistrer le nouveau document principal.

Remarque : Dans l’onglet Publipostage, le bouton Sélection des

destinataires > Utiliser la liste existante permet aussi d'accéder au choix de la source de données.

D) Annulation du lien avec le fichier de données

Exemple : supprimer le lien entre le document avisCommande.doc et son fichier de données.

 Ouvrez le document principal si besoin.

 Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Publipostage > Démarrer la Fusion et le publipostage > Document Word normal.

 Enregistrez le fichier.

Le fichier principal conservera les champs de fusion, mais n'aura plus de lien avec le

fichier de données.

Intervention sur la source de données Intervention sur la source de données

A) Tri des enregistrements

1) Tri simplifié des enregistrements

Exemple : Lors de la fusion, les données seront présentées par département décroissant.

 Ouvrez le document principal si besoin avec comme fichier source cooperateurs.docx.

 Dans le panneau

Publipostage, sélectionnez l'étape 5 sur 6.

 Cliquez sur Modifier la liste

des destinataires. Une boîte de

dialogue s'affiche.

 Cliquez sur l'en-tête de colonne Département.

La liste à l'écran est triée sur la colonne Département par ordre croissant.

 Cliquez de nouveau sur l'en- tête de colonne Cotisation.

La liste à l'écran est triée sur la colonne Département par ordre décroissant.

Un autre clic sur la même colonne permet de trier dans l'ordre inverse du tri précédent.

Les données sont ainsi triées pour le publipostage (mais pas le fichier source).

2) Tri avancé des enregistrements

Exemple : Lors de la fusion, les données seront présentées par département croissant, puis dans un même département, par ordre alphabétique de ville, puis par ordre alphabétique de nom.

 Ouvrez le document principal si besoin.

 Dans le panneau Publipostage, sélectionnez si besoin l'étape 5 sur 6.

 Cliquez sur Modifier la liste des destinataires.

 Cliquez sur le lien Trier en bas de la boîte de dialogue ou

cliquez sur une flèche  se trouvant devant le 1

champ à trier, puis cliquez sur l'option (Avancées…) et choisissez l'onglet Trier les enregistrements.

 Dans le champ 1

clé, choisissez dans la liste déroulante proposée le champ servant de critère de tri (d'abord le département).

 Précisez si ce tri sera croissant ou décroissant en cochant la case voulue.

 Continuez pour les autres clés de tri.

 Cliquez sur le bouton OK.

Les données sont triées pour le publipostage (mais pas le fichier source).

B) Sélection d'enregistrements

1) Sélection d'enregistrements dans la liste de données

Exemple : envoyer le document avisCommande.docx uniquement à M. Eric HAME

 Ouvrez le document principal si besoin.

 Dans le panneau Publipostage, sélectionnez l'étape 5 sur 6.

 Cliquez sur Modifier la liste des destinataires.

 Décochez la case à cocher située entre Source de données et Nom pour

désélectionner tous les enregistrements. Cela

n'efface pas les enregistrements du fichier source de données.

 Cochez la case située devant l'enregistrement concerné.

 Cliquez sur le bouton OK.

 Cliquez sur Suivante.

 Cliquez sur Modifier les lettres individuelles pour lancer la fusion (à faire au cours du stage de formation) ou Imprimer si l'on voulait lancer l'impression de cette lettre.

 Cliquez sur Tout puis sur le bouton OK dans la boite de dialogue.

Seules, les lettres correspondant aux enregistrements sélectionnés apparaissent.

2) Sélection d'enregistrements par filtre simple (sur un champ)

Exemple : envoyer le document avisCommande.docx aux coopérateurs dont le prénom est Jean.

 Ouvrez le document principal si besoin.

 Dans le panneau Publipostage, sélectionnez l'étape 5 sur 6.

 Cliquez sur Modifier la liste des destinataires.

 Cliquez sur une flèche  se trouvant devant le champ à filtrer, puis sélectionnez la valeur souhaitée (Jean). La flèche  change de couleur afin d’indiquer que le champ est filtré.

3) Suppression de filtre sur un champ

Exemple : supprimer le filtre précédent.

 Cliquez sur une flèche  se trouvant devant le champ à filtrer, puis sélectionnez (Tout).

4) Sélection d'enregistrements par filtre complexe (plusieurs champs)

Exemple : envoyer le document avisCommande.docx aux coopérateurs payant une cotisation supérieure à 150,00 euros et habitant le département 78 (Yvelines)

 Ouvrez le document principal si besoin.

 Dans le panneau Publipostage, sélectionnez l'étape 5 sur 6.

 Cliquez sur Modifier la liste des destinataires.

 Cliquez sur le lien Filtrer en bas de la boîte de dialogue ou

cliquez sur une flèche  se trouvant devant le 1

champ à trier, puis cliquez sur l'option (Avancées…) et choisissez l'onglet Filtrer les enregistrements.

 Complétez la 1

ligne :

 Dans la zone Champ, sélectionnez Département.

 Dans la zone Élément de comparaison, sélectionnez est égal à.

 Complétez la 2

ligne en choisissant l’opérateur logique approprié :

ET : lorsque TOUS les critères doivent être vrais.

OU : lorsque l’un des critères (ou plus) doit être vrai.

Ici, choisissez ET (l'enregistrement doit correspondre aux 2 critères en même temps).

 Dans la zone Comparer avec tapez 150,00.

 Dans la zone Champ, sélectionnez Cotisation.

 Dans la zone Élément de comparaison, sélectionnez est supérieur à.

 Dans la zone Comparer avec tapez 150,00.

 Cliquez sur OK.

 Continuez le publipostage selon la procédure habituelle

5) Suppression de filtre sur un ou plusieurs champs

Exemple : supprimer le filtre précédent.

 Cliquez sur Modifier la liste des destinataires.

 Cliquez sur le lien Filtrer en bas de la boîte de dialogue.

 Cliquez sur le bouton Effacer tout.

 Cliquez sur le bouton OK.

C) Modification, ajout, suppression d'enregistrement

Exemple : ajouter dans la liste votre nom, prénom, département et une cotisation (3000 €).

Changer le prénom de Hame en Ericka.

Supprimer l'enregistrement vous concernant.

 Cliquez si besoin sur Modifier la liste des destinataires.

 Cliquez sur le bouton Modifier… en bas de la boîte de dialogue après avoir si besoin sélectionnez le nom du fichier dans la zone Sources de données de la boîte de dialogue. Les données sont alors présentées sous forme de fiches.

 Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau et remplissez un enregistrement avec votre prénom, nom, département, cotisation puis fermez la boîte de dialogue.

 Cliquez sur le bouton Rechercher et recherchez la personne de nom Hame.

Changez son prénom.

En cas d’erreur, cliquez sur le bouton Restaurer pour revenir à l’enregistrement initial.

 Cherchez votre nom puis supprimez l’enregistrement vous concernant.

 Quand vous quitterez le fichier principal, Word demandera si vous voulez enregistrer

le fichier de données. Il faudra répondre OUI pour enregistrer les modifications.

Publipostage conditionnel Publipostage conditionnel

A) Ajout du champ Titre

A faire : Dans le tableau de cooperateurs.doc, ajoutez une colonne nommée Titre.

Complétez-la pour chaque personne avec M., Mme ou Mlle ou en laissant vide.

A faire : Dans le courrier avisCommande.docx, ajoutez les champs nécessaires, en haut du fichier, pour rédiger une adresse

Titre Prénom Nom Département Ville

B) Insertion conditionnelle de texte avec Si… alors... sinon

Il est possible d’afficher un texte ou un autre selon le contenu d'un champ.

1) Avec 1 ou 2 conditions

Dans le texte (pas dans l’adresse) du fichier avisCommande.docx , affichez si le titre est M. :

Cher Prénom Nom sinon affichez

Chère Prénom Nom

 Cliquez juste avant le prénom dans le document-type afin de placer le curseur d’insertion.

 Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur le bouton Règle puis choisissez la commande Si… Alors… Sinon…

 Complétez la boîte de dialogue.

 Validez avec OK.

 Testez.

2) Avec plusieurs conditions

A la place de Cher Prénom Nom, nous voulons afficher : Cher Monsieur si le titre est M.,

Chère Madame si le titre est Mme, Chère Mademoiselle si le titre est Mlle.

 Dans la barre d'outils Affichage > Barre d'outils > Fusion et publipostage , cliquez sur le bouton Insérer un mot-clé.

 Choisissez la commande Si… Alors… Sinon…

 Complétez la boîte de dialogue pour une des conditions en laissant vide la case Sinon.

 Validez.

 Recommencez pour la condition suivante.

Remarque : Appuyer sur les touches Alt et F9 permet d’afficher les champs de fusion du document sous

forme de code. Refaire Alt F9 pour revenir à l'affichage normal sans code.