« En 2013 , je m’occupe enfin de mon Système d’Information !»
Jeudi 14 mars 2013
Ana Suso : CCI de Bayonne Pays Basque a.suso@bayonne.cci.fr Tel: 05 59 46 59 65
« Un Système d’Information maitrisé, levier indispensable de la performance
de votre entreprise !»
• Avez-vous de bonnes informations pour gérer vos achats ?
• Avez-vous une idée précise de l’état de vos stocks ?
• Combien de temps consacrez-vous par mois à la facturation ?
• Avez-vous des données concernant l’activité de prospection commerciale dans
vos entreprises ?
27/03/2013 En 2013 , je m'occupe de mon Système d'Information ! 2
Aujourd’hui dans vos entreprises …
• Vous n’avez pas accès à une information qui vous est indispensable …
• L’information dont vous disposez n’est pas la bonne …
• L’information dont vous auriez besoin n’est pas numérisée , et donc inaccessible …
• Vous auriez besoin de données qui n’existent pas dans votre entreprise …
Peut être, au quotidien dans vos entreprises, …
• Le Système d’Information de l’entreprise, principes et squelette
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L’objectif : Fournir à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, une information fiable, unique, partagée et sécurisée.
Les Système d’Information en entreprise
Le Système d’Information: L’ensemble de moyens techniques et humains
qui permet de stocker, de traiter et de transmettre l’information.
L’intérêt du Système d’Information
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Le Système d’Information:
- doit nous permettre de mieux nous organiser pour assurer le travail de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise afin de mieux
acheter, d’atteindre une meilleure compétitivité dans la production, de mieux vendre, …
- mais aussi d’obtenir les données, les tableaux de bord et les
indicateurs nécessaires aux responsables afin de prendre les bonnes décisions – Informatique décisionnelle.
Acheter Stocker Produire Vendre Livrer
Définir une stratégie
Suivre
l’activité Analyser
Le Système d’Information dans l’entreprise
Logiciels métiers Logiciel de
gestion comptable
(saisie, éditions)
Suite bureautique
(Trait. De texte, PAO,
tableur, présentation)
Suite multimédia
(retouches images …)
Internet
Logiciels de navigation Internet et de messagerie +
accès ADSL
EDI Logiciel de gestion
commerciale (devis, commandes, factures,
historiques …).
Logiciel de
Paye
Le responsable ou directeur du Système d’Information (RSI ou DSI), et son équipe »
27/03/2013 En 2013 , je m'occupe de mon Système d'Information ! 8 Responsable Système
d’Information
Responsable Informatique
Administrateur Système et
Réseaux
Ingénieurs d’applications
,….
Intégrateurs, prestataires de
services informatiques …
Les Prestatairesssssss de services
informatiques Le « responsable » de
l’entreprise
Le collaborateur le plus
« averti » en informatique En t héorie …
U n s e r v i c e inf ormatique…
Dans nos ent reprises …
Toutes les entreprises ont besoin d’acheter des matières premières, des produits, des services …
Les spécialistes vous prouveront qu’ une bonne gestion des achats, de nos jours, permet de réaliser des gains sur la productivité et de préserver sa marge
Le montant des achats représente généralement plus de 50% du CA (68% du CA dans l ’industrie et de 40 à 75% suivant le secteur d ’activité )
Le « bon » acheteur n’est plus seulement un négociateur habile capable de faire baisser les prix des fournisseurs, ni simplement un gestionnaire de
l’approvisionnement.
Le « bon » acheteur, à l’instar du « bon » vendeur, doit aujourd’hui analyser les besoins de ses « clients internes », étudier les offres de produits et de services du marché, maîtriser des outils de pointe et contrôler le retour sur investissement de ses actions.
Le SI comme support aux fonctions de l’entreprise.
Focus sur la fonction Achats
Focus sur la fonction Achats
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Le processus d’Achat Les étapes
incontournables
La connaissance du marché fournisseur
Consolidation des « dossiers fournisseur »
La cahier des charges
La consultation
La comparaison des offres
La négociation
Le Suivi de la performance
fournisseur
Modules SI supports à la fonction Achats
• Aujourd’hui , on utilise des termes barbares … pour définir les composantes ou modules du Système d’Information support à cette fonction :
• Le terme « e-Procurement » (pour Electronic Procurement, parfois noté eprocurement, traduisez « fourniture électronique ») désigne l'utilisation des nouvelles technologies pour automatiser et optimiser la fonction achat de l'entreprise.
• Le terme e-tendering (offre électronique) est parfois utilisé pour désigner l'utilisation d'internet pour faire des demandes de devis d'une part et réceptionner les offres d'autre part.
• Le terme e-sourcing (approvisionnement électronique) désigne l'utilisation d'internet pour identifier et contacter de nouveaux fournisseurs pour un type de produit donné.
• … mais n’oublions pas le métier …et la fonction …
En support à la fonction ,
on peut « informatiser » le processus
• Solution N° 1 :
Bureautique , nos bons vieux Word et Excel , et Internet .
Fichiers maison acheteur + Fichiers validés issus de certifications Qualité .
Dossiers fournisseurs + Cahier des charges + Synthèse des offres + Synthèse des offres pondérées + Contrat d’achat + Suivi des performances fournisseur
• Solution N°2 :
Module Achats des PGI ( Progiciels de Gestion Intégré ) ou des logiciels de gestion commerciale.
+ Fichiers bureautiques rattachés + Workflow de validation Très souvent les fonctions Achat , Apro et Stock sont très liées
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En support à la fonction ,
on peut « informatiser » le processus
• Solution N° 3:
Logiciels spécifiques regroupant les fonctions Achats et Gestions des Stocks.
Gestion des fournisseurs : coordonnées, conditions, notations, fournisseurs, prospects ...
Gestion des articles : références multiples, kits, configurations types, multi-unités, caractéristiques ...
Assistance à l’élaboration et au suivi des budgets
Gestion des abonnements et des contrats fournisseurs
Workflow des procédures et autorisations d’achat
Gestion des stocks et réapprovisionnements
Gestion des consommations internes, suivi de leurs évolutions et des plus grands consommateurs
Gestion des lots, séries, péremptions, dormants…
Gestion des stocks avec lecteur PDA code-barre en wi-fi
Saisie mobile en temps réel des mouvements de stocks
Tableaux de bord et statistiques d’achats
Alertes sur fins de contrats, ruptures, délais non respectés…
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Focus sur la fonction Gestion des Stocks et Réapprovisionnement
De nos jours, une bonne gestion des Stock, peut apporter un véritable gain de revenus pour une entreprise.
L’équilibre à trouver, bien sûr, est de disposer du stock « suffisant » pour répondre correctement aux besoins de la production et des clients , et de ne pas en avoir « de trop » pour ne pas supporter les différents coûts de possession qu’il génère (coût d'acquisition, coût de stockage, coût de dévalorisation, etc.).
Une gestion des stocks déficiente peut donc, entre autres, augmenter les coûts, perturber la disponibilité des produits et retarder les livraisons aux clients.
Les experts vous diront qu’il faut absolument dissocier cette fonction de la fonction Achats, que les stocks doivent être « sous clés », …
Focus sur la fonction Gestion des Stocks et Réapprovisionnement
Le processus de Gestion des Stocks et de
Réapprovisionnement
Lancer des commandes achats
Préparer le stock nécessaire à la production
Enregistrer les mouvements de stocks
Surveiller l’état des stocks, inventaires …
Réceptionner et « rentrer »en
Stock
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• Solution N° 1 :
Bureautique , nos bons vieux Word et Excel : Fichiers stocks
Dossiers fournisseurs + Commandes achats + Inventaires …
• Solution N°2 :
Module Gestion des stocks des PGI ( Progiciels de Gestion Intégré ) ou des logiciels de gestion commerciale.
Très souvent les fonctions Apro , Stock et Gestion de la production sont très liées
En support à la fonction ,
on peut « informatiser » le processus
La gestion de la production est l'ensemble des activités qui participent à :
la conception,
la planification (La planification est la programmation d'actions et d'opérations à mener) des ressources (matérielles, financières, ou humaines),
l'ordonnancement,
l'enregistrement des activités de production,
le contrôle des activités de production de l'entreprise.
l'objectif est d'optimiser les processus de valeur ajoutée en améliorant de manière continue les flux allant des fournisseurs aux clients.
l'ensemble de ces activités doit être réalisé dans le respect des procédures établies (implicitement ou explicitement) par l'entreprise et tenir compte à la fois de la qualité de ses produits ou services, mais aussi de la sécurité de ses
salariés ou de son environnement
Focus sur la fonction Production
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Le processus de production
Planifier
Lancer des ordres de fabrication
Préparer les stocks Produire
Stocker des produits finis ou semi –finis
Suivre la production
Attention au métier de l’entreprise, aux
différentes modalités d’organisation
industrielle, …
Focus sur la fonction Production
• Solution N° 1 :
Bureautique , nos bons vieux Word et Excel :
Ordres de fabrication, recettes , fiches de lancement de chantier, prévisionnel de projet, …
• Solution N°2 :
Modules GPAO des PGI ( Progiciels de Gestion Intégré ) Modules de suivi de chantiers
Modules de suivi d’activité , …
Chaque type d’entreprise a besoin d’un logiciel de gestion de production propre à son métier . Il est très difficile de détourner un logiciel vers un autre secteur d’activité .
En support à la fonction ,
on peut « informatiser » le processus
Vendre ….
De nos jours , la plupart des entreprises ont des circuits de vente multi-canal .
• des clients professionnels,
• des clients de la grande distribution,
• des clients dans les magasins physiques,
• des clients de la boutique eCommerce ,
• des clients à l’international,
• des distributeurs,…
• Chaque cycle de vente a ses spécificités , il devient très compliqué de gérer sous le même module du Système d’Information les différents canaux de distribution .
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Focus sur la fonction Ventes
Le flux d’information lié aux ventes
Générer des devis
Enregistrer les commandes
Editer des bons de livraison
Editer des factures
Suivre les règlements
Enregistrer dans la comptabilité
Focus sur la fonction Ventes
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Focus sur la fonction Ventes
Devis Commandes Bon de livraison Factures
Clients
Circuit traditionnel, professionnels
Particulier en magasin physique
Boutique eCommerce
Grande distribution
Commandes papier , par mail, par fax …
Logiciel de caisse
Boutique eCommerce
Echanges de données informatisées
• Solutions :
Logiciel de Gestion de Clientèle , Logiciel de gestion commerciale, Logiciel de gestion de caisses , Boutique eCommerce,
Module d’échanges de données informatisées, …
Comment uniformiser ces flux ?
Comment identifier le client unique ?
Combien de numéros chrono pour la facturation ?
Focus sur la fonction Ventes
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Le Système d’Information vu comme un puzzle de composants logiciel …et matériel .
27/03/2013 24
Gestion du stock matière première
Suivi de Production
et de traçabilité
Achats
fournisseur Gestion commerciale
Système d’information
intégré
Système d’information avec passerelles
applicatives
Ressaisies, erreurs, un ENORME sentiment de perte de temps
Nous sommes parfaits ? On ne s’y retrouve plus !
Le système d’Information Décisionnel
Les tableaux de bord , les indicateurs …
Les meilleures ventes par saison, par typologie de clients, par tranches d’âges ,…
Les meilleurs clients ,. par canal de distribution
Les TdB comparatifs devis / facture
L’ absentéisme par métier et par tranche d’âge
Les taux de transformation prospect/client
Le taux de rebus en production
Le taux de fréquentation du site eCommerce ….
• Comment et pourquoi optimiser un S.I.
et le rendre efficace au quotidien.
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• Un système d’information doit être piloté avec rigueur, dans la transparence, dans une perspective à court, moyen et long terme et en gardant toujours en ligne de mire la stratégie de l’entreprise.(*)
• Les entreprises qui pilotent leur système d’information par défaut, constatent que bien souvent, les
technologies sabotent la stratégie.(*)
Un Système d’Information efficace
(*) Issu de l’ouvrage :
Les nouveaux tableaux de bord des managers – Alain Fernandez
• Comment améliorer son S.I. ? Méthode à suivre et acteurs concernés.
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La meilleure méthode pour mener à bien un projet d’informatisation de l’entreprise
1
• Etude d’opportunité
2
• Etude des besoins : rédaction d’un cahier des charges
3
• Consultation auprès des prestataires de services
4
• Choix du prestataire et de la solution
5 • Intégration dans l’entreprise, reprise des données.
6 • Formation
C o n d u i t e
d u
c h a n g e m e n t
U R B A N I S M E
D U S I
Les circuits d’information
« les plus souvent informatisés»
dans l’entreprise
• Gestion commerciale : devis -> facture
Devis –> commande -> bon de livraison –> facture Clients, produits, stock, factures…
• Gestion de la relation client :
contact -> prospect -> client Clients, adresses, demandes, devis …
• Gestion de la paye, gestion comptable
• Gestion de la production
• Vente sur internet …
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• Workflow de conception de pièces
• Workflow administratif de gestion de projet
• « Chrono-courrier »
Les différents types de logiciels qui gèrent
ces circuits d’information
Types de logiciels:
• gestion commerciale, ex : CIEL, SAGE, EBP, SAP…
• gestion de la relation client GRC, ex: Prospective, YellowBox CRM…
• e_Commerce, ex: osCommerce, Magento …
• suivi de chantier, ex: bâtiment Ciel, ActivTP,…
• suivi d’activité, ex: TimeNet…
• gestion de production, ex: SAP, DIVALTO …
• points de vente, ex: KEZIA, CIEl, SAGE, EBP,…
• Développements spécifiques …
Logiciel libre – Définition : Logiciel basé sur 4 libertés : La liberté
d’exécuter, d’étudier son fonctionnement, redistribuer des copies,
améliorer et publier ses améliorations.
• Comment dédramatiser la relation avec les prestataires de services?
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Les prestataires de services informatiques peuvent être spécialisés
• Editeurs de logiciels métiers,
• Distributeurs de logiciels de gestion,
• Prestataires de services pour réalisation de développements spécifiques,
• Agence Web,
• Prestataires spécialisés dans le matériel informatique ( PC , imprimantes , lecteur de codes à barres…),
• Installateurs et gestionnaires de réseaux locaux ,
• …ou celui qui saura « tout faire » ?
Qui sera mon meilleur partenaire informatique ?
La meilleure méthode pour mener à bien un projet d’informatisation de l’entreprise
27/03/2013 En 2013 , je m'occupe de mon Système d'Information ! 34 1
• Etude d’opportunité
2
• Etude des besoins : rédaction d’un cahier des charges
3
• Consultation auprès des prestataires de services
4
• Choix du prestataire et de la solution
5 • Intégration dans l’entreprise, reprise des données.
6 • Formation
C o n d u i t e
d u
c h a n g e m e n t
U R B A N I S M E
D U S I
Une des clés du succès : Un bon cahier des charges !
Le cahier des charges permet à l’entreprise de valider ses besoins, et de présenter succinctement l’entreprise aux prestataires.
L’entreprise de service sera rassurée et pourra mieux chiffrer son offre.
Il peut servir de base aux négociations commerciales entre client/prestataire , surtout en cas de besoins de
développements spécifiques.
Un cahier des charges signé par les deux parties, établira les bases du contrat de prestation.
Assainissement des Systèmes d’Information et assainissement des relations client/prestataire !!!
Le contenu d’un cahier des charges
• Présentation de l’entreprise
• Les différents utilisateurs du logiciel, nombre, accès distants…
• Les fonctionnalités souhaitées et leurs spécificités
• Les contraintes d’utilisation, les éventuelles interfaces applicatives
• L’architecture souhaitée
• Les services souhaités : maintenance, mise à jour, assistance utilisateurs, sauvegardes …
• Les prestations souhaitées: reprise des données,
personnalisation de documents avec charte de l’entreprise, formation …
• Mentionner : L’obligation de conseil !!!
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Les devis des prestataires
Devront inclure, entre autre :
• La description détaillée de leur solution
• Le chiffrage ( attention aux développements spécifiques !!!)
• Le chiffrage de leurs prestations et services
• L’architecture MATERIELLE préconisée !
L’entreprise pourra étudier les offres des prestataires selon une grille de sélection définie au préalable , et regroupant les
critères importants pour l’entreprise.
Une fois le logiciel installé
• Pensez à relever les incidents dans son utilisation
• Former les nouveaux utilisateurs
• Soyez vigilant autour des utilisations du logiciel ( saisie des informations !!!)
• Surveiller les « applications parallèles » mises en œuvre par vos utilisateurs
• Définissez, conjointement avec votre prestataire la meilleure stratégie de sauvegarde .
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• Sécurité des Systèmes d’Information
• Sécurité: Le concept de sécurité des systèmes d’information recouvre un ensemble de méthodes, techniques et outils chargés de protéger les ressources d’un système d’Information afin d’assurer :
- la disponibilité des services - la confidentialité des informations
- l’intégrité des systèmes Des actions clés
• Réaliser régulièrement des sauvegardes (manuellement ou automatiquement ).
Attention au contenu et aux éléments à sauvegarder!
• Protéger son réseau des intrusions et des attaques externes (virus, intrusions ,…)
Il est fortement recommandé de faire appel à des professionnels.
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Mise en œuvre d’une politique de sécurité
• Le règlement intérieur, la charte
d’utilisation du Système d’Information de l’Entreprise.
Mise en œuvre d’une politique de sécurité
Les obligations du chef d’entreprise en matière de sécurité Informatique
La responsabilité pénale du chef d’entreprise ne peut être engagée que s’il a agit intentionnellement pour commettre le délit.
Cependant, dans certains cas sa responsabilité pourrait être engagée en cas de faute d’imprudence, de négligence ou de manquement à une obligation de prudence ou de sécurité prévue par la loi ou le
règlement compte tenu, du pouvoir et des moyens dont il dispose.
Issu du document : Les obligations du chef d’entreprise en matière de sécurité informatique Par Maître Olivier ITENAU, Avocat à la cour d’Appel de Paris
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