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Statuts et règlements ACFA régionale de Calgary
Révisés et adoptés par l’AGA du 13 juin 2018
Article 1 : Nom de l’Association
Le nom de l'association est : « Association canadienne-française de l'Alberta, régionale de Calgary », aussi appelée A.C.F.A. régionale (ACFA-C) ou la Régionale dans le présent document.
Article 2 : Teneur légale
La teneur légale de l’ACFA régionale de Calgary est établie comme suit :
La Régionale est incorporée sous la Charte attribuée à l’Association canadienne-française de l’Alberta (la Provinciale) par le projet de loi privée :
« ACFA Act », No. 10, Chapitre 107, de 1964, du Gouvernement de la province de l’Alberta, et comme tel suit les buts de ladite association.
La Régionale reconnaît la Société franco-canadienne de Calgary, comme son prédécesseur en tant que Conseil régional A.C.F.A. de Calgary pendant la période allant de 1971 à la date d’incorporation de la Régionale (1983)
Article 3 : SIÈGE SOCIAL
La régionale de Calgary à son siège social à Calgary, Alberta.
Article 4 : LANGUE DE COMMUNICATION
La langue d'expression et de communication utilisée lors de toutes les assemblées ainsi que dans les procès-verbaux et les documents officiels est la langue française.
Article 5 : MANDAT ET BUTS/OBJECTIFS
2 5.1 MANDAT
La Régionale de Calgary est un organisme qui représente et regroupe tous les francophones et francophiles résidant sur le territoire civil de Calgary et de ses environs.
5.2 BUTS/OBJECTIFS
Pour mieux rencontrer les objectifs contenus dans la Charte, la Régionale se donne les buts spécifiques suivants :
a) Représenter la population francophone de la région;
b) Promouvoir le bien-être physique, économique, intellectuel, artistique et culturel, et social ainsi que l’histoire et le patrimoine des francophones de la région;
c) Encourager, faciliter et développer l’apprentissage en français en collaboration avec les institutions en place
d) Appuyer et promouvoir le développement économique des francophones de la région en collaborant avec les organismes mandatés pour le fonctionnement économique de la région;
e) Collaborer avec les associations et organismes francophones et francophiles de la région, afin d’établir, de développer et de maintenir des services en français.
f) Établir et maintenir des relations professionnelles avec tout organisme et toute institution pouvant appuyer le mandat de l’ACFA-C;
g) Promouvoir le développement, l'utilisation et l'appréciation et le de la langue française dans la communauté ; Article 6 : Interventions de la Régionale
Pour mieux préciser les interventions de la Régionale dans les domaines où il est justifié d'intervenir, cette dernière se donne les rôles suivants : a) de représentation et de porte-parole de ses membres; et des francophones et francophiles de la région.
b) de coordination des actions de représentation et/ou de revendication, de développement de la communauté et d'en assurer le suivi;
c) d'unification, de cohésion, de concertation des organismes francophones de la région;
d) de la promotion de la culture d'expression française et de la projection d’une image positive de la francophonie albertaine.
3 e) de la diffusion et de la promotion des artistes francophones pluridisciplinaire de la région en assurant un développement de public, de toute culture d'expression française et de la projection d’une image positive de la francophonie albertaine par les arts et la culture.
f) de collaborer avec les organismes ayant des mandats de développement, d’enrichissement et de soutien de la communauté francophone.
g) de considérer le Plan stratégique de l’ACFA provinciale dans le processus de développement du Plan Stratégique de l’ACFA-C.
Article 7 : Membres
7.1 MEMBRES, ADHÉSION ET COTISATION
a) Tout résident de Calgary ou de ses environs, tels que définis par l’A.C.F.A. provinciale, peut devenir membre de la Régionale selon les conditions déterminées par les Statuts et Règlements de l’Association canadienne-française de l’Alberta.
b) Doit payer la cotisation annuelle requise tel qu’établi par l’ACFA provinciale et régionale.
c) Est membre à vie :
- tout individu âgé de 65 ans ou plus qui aura été membre actif de l’ACFA, et qui avait le statut de membre à vie au 17 octobre 2009, et - tout individu qui est nommé par le conseil d’administration de l’ACFA à l’Ordre des sages de la francophonie albertaine.
7.2 DROITS ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES
Tout membre actif et tout membre à vie de la régionale a le droit :
a) d'assister à toutes les assemblées générales annuelles ou extraordinaires de la régionale;
b) de participer aux délibérations et si âgé de 16 ans et plus, de voter lors des dites assemblées, de se porter candidat aux différents postes prévus par les présents Statuts et Règlements de la régionale;
c) de recevoir les communiqués émis, de participer aux programmes, services et activités de la régionale;
d) de demander tout renseignement que l'A.C.F.A. provinciale ou Régionale se trouve en mesure de lui fournir.
4 e) de participer en tant qu’observateur, à toute rencontre officielle et ouverte au public, rencontre du CA (Conseil d’administration) de l’ACFA-C.
Le huis-clos peut être demandé au besoin et lorsque jugé nécessaire, par deux membres du CA.
7.3 DÉMISSION ET EXCLUSION
Cessera de faire partie de la Régionale, tout membre : a) Qui ne réside plus à Calgary ou ses environs;
b) Qui informera l’ACFA régionale par écrit de sa décision de cesser d’être membre ou qui choisira de ne pas renouveler son adhésion.
8. STRUCTURE DE L'ORGANISATION
8.1 RÉPARTITION DES POUVOIRS
Les divers échelons qui assurent le bon fonctionnement démocratique de la Régionale sont les suivants :
a) L'Assemblée Générale Annuelle détient le pouvoir constitutionnel;
b) Le Conseil d'administration élu par l'Assemblée Générale Annuelle détient le pouvoir décisionnel;
c) Le Comité exécutif est élu par le Conseil d'administration. Le Comité exécutif détient un pouvoir d'exécution.
Assemblée générale annuelle : AGA regroupe tous les membres de la Régionale et prend des décisions de nature générale touchant aux grandes orientations de la Régionale et aux modifications
constitutionnelles.
Conseil d'administration : Le CA regroupe les personnes élues par l'AGA pour prendre les décisions. Le CA élit le Comité exécutif. Le CA détient un pouvoir décisionnel final.
Comité exécutif : Le Comité exécutif détient un pouvoir d’exécution pour le CA. Le CE regroupe quatre élus provenant du CA, la présidence, la vice-présidence, le secrétariat et la trésorerie, qui voient à l'exécution des décisions prises par le CA.
8.2 ADMINISTRATION
La direction générale assurera la responsabilité administrative de la Régionale de Calgary.
5 8.3 RÉMUNÉRATION
a) Aucun membre élu ne pourra être rémunéré pour sa participation en tant qu'élu aux programmes d'activités de la Régionale de Calgary.
b) Un remboursement des dépenses personnelles occasionnées par l'exercice des fonctions des dirigeants (ex. frais de voyages, repas) sera octroyé, selon le barème établi dans la politique de remboursement du Conseil d'administration.
c) Dans le cas où les employés de la régionale ne possèdent pas les compétences requises pour accomplir une tâche il sera nécessaire d’aller en appel d’offre.
d) Afin de pouvoir postuler pour un poste rémunéré au sein de l’ACFA-C, tout membre du CA (conseiller) doit, au préalable, démissionner du CA.
9. DROIT DU PERSONNEL
a) Le personnel de la Régionale n'aura aucun droit de vote, ni au Conseil d'administration, ni au Comité exécutif. Il ne pourra pas soumettre, ni appuyer des propositions.
b) Seule la direction générale pourra faire des recommandations au CA/CE pour toute question relative à la gestion et aux politiques relatives au personnel de la régionale.
c) Sauf aux assemblées la direction générale, ou en son absence, une personne déléguée pourra accorder le droit de parole au personnel relevant de sa compétence.
Lors de toute réunion de la Régionale, les membres du CA/CE pourront faire appel à la direction générale pour apporter des éclaircissements à un sujet discuté. Le CA/CE pourra référer la question à un membre du personnel présent pour recevoir des informations supplémentaires nécessaires.
10. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
10.1 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
L'Assemblée générale annuelle de la régionale doit se tenir dans les trois mois qui suivent la fin de l'exercice financier, au 31 mars de l’année en cours, à la date et l'endroit fixés par le Conseil d'administration.
10.2 CONVOCATION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
6 a) Pour toute A.G.A. ou A.G.E., un avis de 14 jours doit être donné par écrit, adressé à chaque membre; cet avis doit indiquer l’heure, le lieu et le jour
de l’assemblée ainsi qu’inclure l’ordre du jour et le rapport financier.
1. Dans le cas d’une A.G.E., la nature des débats inscrits à l’ordre du jour ne nécessite pas le dépôt des états financiers.
2. Dans le cas où il est possible d’envoyer cette convocation par des moyens moins coûteux que par la poste ordinaire, ces méthodes pourront être utilisées à la discrétion du C.A. (Exemple : Courrier électronique, télécopie, livraison à la main, endroits désignés, etc.),
b) Dans le cas ou des changements aux statuts et règlements font l’objet d’un point à l’ordre du jour d’une A.G.A ou A.G.E, un avis de 21 jours devra être envoyé accompagné des changements proposés.
10.3 VOTE À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
a) Seuls les membres actifs âgés de seize ans et plus, lors de l’assemblée générale, et les membres à vie de la régionale, membres qui seront présents à la réunion ont le droit de parole et le droit de vote.
b) Le vote se prend à main levée ou par scrutin secret si 10 membres détenant le droit de vote le demandent. Les décisions sont prises à majorité simple des voix.
c) En cas de parité des voix, il y aura un deuxième scrutin. Si la majorité n’est pas obtenue, la proposition sera défaite et pourrait être rapportée à une réunion ultérieure.
10.4 QUORUM
a) Lors de toute assemblée générale vingt (20) membres actifs en règle ou à vie détenant le droit de vote constitueront le quorum.
b) Sans quorum, l'assemblée est reprise sept (7) jours plus tard, à la même heure, au même endroit et si le quorum n’est pas atteint au cours des 30 minutes qui suivent l’heure fixée pour cette assemblée, les membres présents constitueront le quorum.
10.5 COMPÉTENCE DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
a) L’assemblée générale des membres est l’autorité suprême de la Régionale de Calgary en ce qui concerne les affaires de la Régionale.
b) L’assemblée générale établit l’orientation générale de la Régionale.
c) L’assemblée générale élit les membres du Conseil d’administration.
7 d) L’assemblée générale reçoit le rapport financier
e) L’assemblée générale nomme le vérificateur
f) L’assemblée générale ratifie les modifications aux Statuts et Règlements g) L’assemblée générale reçoit tout rapport annuel de la régionale.
10.6 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
Une Assemblée Générale Extraordinaire est une assemblée appelée en dehors du cadre de l’Assemblée générale annuelle pour traiter de sujets d’une importance significative ayant un impact sur le fonctionnement ou la survie de la régionale.
10.7 CONVOCATION D'UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRORDINAIRE
Une assemblée générale extraordinaire de la régionale peut être convoquée en tout temps par le Conseil d'administration ou par 50 membres actifs ou à vie lorsqu'une telle assemblée est jugée nécessaire.
a) Le Conseil d’administration doit convoquer une assemblée générale extraordinaire chaque fois qu’au moins 50 membres actifs et/ou à vie l’exigent.
1. Cette demande doit être soumise par écrit; la lettre reçue par la présidence doit exposer clairement la nature du ou des problèmes qui devront être discutés à une telle assemblée.
2. À la suite d’une telle demande, la présidence en collaboration avec le Conseil d’administration convoquera la réunion dans un délai de 21 jours.
3. Dans le cas où une telle demande ne peut être accommodée dans le délai de 21 jours, les parties prenantes (d’une part les membres du CE et d’autres 3 représentants des 50 membres) devront raisonnablement négocier le meilleur arrangement pour tenir l’A.G.E. le plus tôt possible.
b) Tous les membres de la Régionale devront être avisés au moins 21 jours avant la date d’une assemblée générale extraordinaire ou à une date mutuellement convenue.
8 1. Cet avis devra contenir l’heure, le jour et l’endroit de cette assemblée et inclure l’ordre du jour.
2. Seul ce qui apparaît à l’ordre du jour pourra être admissible lors d’une Assemblée générale extraordinaire.
10.8 DROIT DE VOTE (A.G.E.)
Seuls les membres actifs âgés de seize ans et plus et les membres à vie de la régionale, présents à l’A.G.E., auront droit de parole et de vote lors de l’assemblée.
a) Le vote se prend à main levée ou par scrutin secret si 10 membres détenant le droit de vote le demandent. Les décisions sont prises à majorité simple des voix.
b) En cas de parité des voix, il y aura un deuxième scrutin. Si la majorité n’est pas obtenue, la proposition sera défaite et pourrait être rapportée à une réunion ultérieure.
10.9 QUORUM
Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, 50 membres actifs ou à vie détenant le droit de vote constitueront le quorum.
Si au cours des 60 minutes qui suivent l’heure fixée pour cette assemblée, le quorum n’est pas atteinte, cette assemblée sera dissoute et n’aura pas lieu.
11. ÉLECTIONS
Le Conseil d’administration établit annuellement un comité de candidatures permanent chargé d’activement rechercher et recruter de futurs membres du CA.
Le Comité des candidatures remet un rapport reflétant le résultat de sa recherche au CA à la rencontre précédant l’AGA, incluant les lettres d’intention des candidats au CA.
a) Le comité des candidatures recevra les nominations jusqu’à la date limite des mises en candidatures au CA, qui est fixée au 3è vendredi avant la date de l’AGA.
Si aucune candidature n’est reçue pour l’un des postes ouverts au conseil d’administration, le temps de réception des candidatures est prolongé jusqu’à 16h, le prochain jour ouvrable, dans le but de recevoir d'autres candidatures pour le poste. La période de mise en candidature demeure ouverte et est prolongée de la même manière, au jour le jour, jusqu'à ce que le nombre requis de candidatures ait été reçu ou qu’une période de 3
9 jours, y compris le jour de clôture, se soient écoulés. À la suite de ce processus, si aucune candidature n’est reçue, le nouveau conseil
d’administration élu lors de l’AGA, pourra recruter le nombre de candidats requis, et ces derniers seront nommés et acceptés lors d’une réunion ordinaire du CA. Leur mandat se terminera à l’AGA subséquente.
b) Au moment de procéder à l'élection, la présidence du Comité des candidatures nomme les candidats.
c) Le vote pour l’élection des membres du CA se prend à main levée ou par scrutin secret si 10 membres détenant le droit de vote le demandent. Les candidats sont élus à majorité simple des voix.
12. CONSEIL D'ADMINISTRATION
12.1 COMPOSITION ET DURÉE DES MANDATS
a) Le Conseil d’administration (CA) est composé d’un minimum de trois (3) et d’un maximum de dix (10) conseillers élus pour deux (2) ans par l’assemblée générale annuelle.
b) Peut être élu membre au CA, tout membre actif ou à vie ayant droit de vote, présent à l’assemblée ou ayant soumis sa candidature par écrit au comité de candidatures
c) En cas d'incapacité de mener un mandat à terme, le Conseil d'administration pourra nommer une personne dont le mandat expirera à l'Assemblée générale annuelle qui suivra.
Une des personnes élues à l’AGA complètera alors le mandat original.
d) La durée du mandat des membres des conseillers élus est de deux ans.
e) La moitié de ces derniers sont élus alternativement chaque année.
12.2 COMPÉTENCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
a) Le CA établit les politiques et la programmation annuelle de la Régionale.
b) Le CA délègue, à sa discrétion, ses pouvoirs au Comité Exécutif, c) Le CA veille au bon fonctionnement du bureau de la Régionale;
d) Le CA gère tous les biens meubles et immeubles de la Régionale;
10 e) Le CA élabore et administre les budgets de la Régionale, prépare les états financiers et prépare le rapport financier pour l'Assemblée
générale annuelle.
f) Le CA reçoit l’orientation des activités de l’assemblée générale annuelle.
g) Le CA voit à l’exécution de ces activités. Pour ce faire, il établira un plan de travail et, s’il le juge nécessaire nomme des comités ad hoc.
h) Le CA nomme les délégués au besoin aux diverses instances, comités et activités de représentation et reçoit un rapport de ces activités.
i) Le CA élit les titulaires des postes au sein du Comité exécutif.
j) Le CA reçoit pour analyse et approbation, le bilan financier et le budget de la Régionale.
k) Le CA autorise le Comité exécutif à gérer les ressources humaines et financières.
l) Le CA recommande les modifications aux Statuts et Règlements.
m) Le CA est responsable de la planification du développement communautaire.
n) Dans les 60 jours suivant l’A.G.A., les membres du nouveau conseil d’administration seront dans l’obligation de recevoir une formation qui inclura les notions fondamentales du fonctionnement d’un conseil d’administration, l’étude des statuts et règlements, les rôles, les tâches et les responsabilités qui incombent à chacun des membres du conseil.
12.3 RÉUNIONS
Le CA se réunit au minimum 8 fois par année ou sur convocation du Comité exécutif.
12.4 DÉMISSION/EXCLUSION/RÉVOCATION
a) Le CA pourra exiger la démission de tout membre élu après trois absences consécutives non-justifiées aux réunions mensuelles.
b) Outre les absences, le CA pourra exclure ou révoquer tout membre du CA qui agit contrairement au bon fonctionnement de la régionale.
Des exemples pourraient constituer : l’abus de privilège ou de pouvoir, conflit d’intérêt intentionnel ou non intentionnel, mauvaise utilisation de fonds et toute autre activité jugée non appropriée.
11 c) Dans les cas référés au sous-paragraphe b) l’exclusion ou la révocation se fera par un vote unanime à main levée ou secret lors d’une
rencontre en personne du CA, avec au moins 6 conseillers du CA présents.
d) La présidence peut démissionner en soumettant sa décision par écrit au CA qui en disposera selon son bon jugement.
e) Dans le cas référé aux sous-paragraphes b) et c), l’exclusion ou le licenciement de la Présidence se fera par vote unanime à main levée ou secret lors d’une rencontre en personne avec au moins 6 conseillers du CA présents.
f) Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, un rapport écrit sera présenté aux membres lors de l’AGA suivant cette ou ces procédures. Les membres du CE sont responsables d’écrire le rapport et de le présenter à l’AGA.
12.5 QUORUM
a) Le quorum du CA pour une réunion ordinaire sera la moitié des membres élus plus un.
b) Dans le cas référé au sous-paragraphe 12.4 b) le quorum sera de 6 membres du CA minimum et, dans le cas référé au sous-paragraphe 12.4 e) le quorum sera de 6 membres du CA minimum.
12.6 VOTE
Les votes se prennent à main levée. Cependant, un membre peut demander un vote secret à condition qu'il soit appuyé par un autre membre. Un vote à majorité simple détermine l'adoption ou le rejet d'une résolution. La Présidence vote seulement en cas de parité de voix.
Le vote par courrier électronique peut être utilisé au besoin.
Tout vote ayant pris place électroniquement sera entériné à la prochaine réunion du CA.
13. COMITÉ EXECUTIF
13.1 COMPOSITION ET DURÉE DES MANDATS
a) La durée du mandat des membres du Comité exécutif sera d'un an, sauf pour la présidence qui est élue à l’AGA pour un mandat de 2 ans.
b) Le Comité exécutif est composé d’une présidence, d’une vice-présidence d’une trésorerie et d’un secrétariat.
13.2 COMPÉTENCES DU COMITÉ EXÉCUTIF
Le Comité exécutif supervise et fait le suivi du travail et des opérations quotidiennes.
12 a) Disposer des affaires de la Régionale;
b) Appliquer les politiques et exécuter la programmation adoptée par le Conseil d'administration et lui rendre compte de son travail;
c) Constituer et gouverner des comités pour l'aider dans l'application de son programme d'action, en établir clairement leur mandat, leurs objectifs et leur structure;
d) Veiller au bon fonctionnement du bureau de la Régionale;
e) Gérer tous les biens meubles et immeubles de la Régionale;
f) Élaborer et administrer les budgets de la Régionale, préparer les états financiers et préparer le rapport financier pour l'Assemblée générale annuelle;
g) Gère les questions touchant les ressources humaines et financières de la Régionale.
h) Se rapporte au conseil d’administration.
i) Les Procès-verbaux du CE seront entérinés par le CA.
13.3 CONVOCATION DES RÉUNIONS
Les réunions du Comité exécutif sont convoquées par la direction générale à la demande de la présidence de la régionale ou des autres membres du Comité en l'absence de la présidence.
13.4 NOMBRE DE RÉUNIONS
Le Comité exécutif se réunit au besoin.
13.5 QUORUM
Le quorum du Comité exécutif est de trois membres ayant droit de vote incluant la présidence.
13.6 VOTE
a) Seuls les membres élus ou dûment nommés par le CA ont le droit de vote. Les décisions sont prises à majorité simple des voix.
(Amendement 1)
13 b) La présidence régionale exercera son droit de vote qu'en cas de parité des voix. Lors de toute réunion, les votes se font à main levée, ou, si
c'est le désir de la majorité, par scrutin secret.
c) Le vote par courrier électronique peut être utilisé au besoin. Tout vote ayant pris place électroniquement sera entériné à la prochaine réunion du CA.
13.7 PERSONNES-RESSOURCES
Le Comité exécutif pourra inviter à ses réunions toute personne-ressource jugée nécessaire et utile à l’exécution de son mandat et à l’atteinte des objectifs de la régionale.
14. FONCTIONS ET DEVOIRS DU COMITÉ EXÉCUTIF
14.1 La PRÉSIDENCE
La présidence est responsable des tâches suivantes :
a) Présider les réunions et diriger les délibérations de l'Assemblée générale annuelle, du Conseil d'administration et du Comité exécutif s'il y a lieu;
b) Établir l'ordre du jour des réunions du Conseil d'administration, du CE, de l’AGA et de toute réunion extraordinaire c) Faire partie de droit de tous les comités nommés par le CA/CE;
d) Préparer les recommandations au CA pour l’embauche, l’évaluation et si nécessaire le licenciement de la direction générale.
e) Siéger au Bureau des présidences de l'A.C.F.A. provinciale;
f) Représenter officiellement l'ACFA-C, en être le principal porte-parole de la régionale et se porter garant de ses relations publiques;
g) Présenter le rapport annuel de la présidence lors de l'Assemblée générale annuelle;
h) Signer les documents officiels, les chèques et la correspondance, ainsi que les procès-verbaux approuvés;
i) Siéger comme membre ex-officio des comités communautaires contribuant à la réalisation des buts et objectifs de la régionale.
14.2 VICE-PRÉSIDENCE
La Vice-présidence est responsable des tâches suivantes :
14 a) Appuyer la présidence dans toutes les actions.
b) Remplir les fonctions la présidence en cas d'absence;
c) Seconder la présidence dans la préparation des recommandations au CA pour l’embauche, l’évaluation et si nécessaire le licenciement de la direction générale.
d) Remplir des fonctions de la présidence dans l’éventualité où celle-ci juge bon de les déléguer.
e) Appuyer la présidence dans les relations avec les autres communautés, regroupements et organismes.
14.3 TRÉSORIERIE
La Trésorerie est responsable des tâches suivantes :
a) Veiller à l’exactitude de la comptabilité;
b) Présenter le rapport des états financiers;
c) Être un des signataires des chèques;
d) Veiller à ce que les budgets établis soient respectés.
14.4 SECRÉTARIAT
Le secrétariat est responsable des tâches suivantes :
a) Veiller à la rédaction des procès-verbaux;
b) Veiller à la convocation des assemblées;
c) Signer en conjonction avec la présidence les documents officiels;
d) Coordonner la mise à jour des dossiers et des archives de la Régionale 14.5 DIRECTION GÉNÉRALE
15 La Direction générale remplit les tâches qui lui sont assignées par le CA, et en est le seul employé qui relève directement de son autorité.
15. COMITÉS
15.1 COMITÉS AD HOC
a) Le CA/CE peut instituer au besoin des comités. Les membres de ces comités doivent se rapporter au CA.
b) Ces comités travailleront en fonction du mandat qui leur a été confié.
15.2 COMITÉS D'ACTION
Ces comités permanents et d'action sont établis dans le but de faire avancer la programmation. Ils sont coordonnés par le CA/CE et administrés par la direction générale.
15.3 MISE SUR PIED DES COMITÉS
La durée du mandat, la responsabilité, les membres formant les comités AD HOC ou d'action, ou la façon de les sélectionner, doivent être établies par le CA/CE au moment de la création des comités.
15.4 PERSONNES-RESSOURCES
Les membres des comités AD HOC ou d'action, peuvent inviter à leurs réunions toutes autres personnes jugées nécessaires à l’avancement des buts et objectifs de la régionale.
16. FINANCE
16.1 EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier de la Régionale débute le 1er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.
16.2 SIGNATAIRES
a) La présidence, la trésorerie et la direction générale seront les signataires officiels de l’ACFA-C. Pour être valables, les chèques devront être munis de la signature de la direction générale et de la présidence ou de la trésorerie. Un chèque au nom de la présidence doit être
16 signé par la Direction Générale et la trésorerie, et un chèque au nom de la trésorerie doit être signé par la Direction Générale et la
présidence.
b) La présidence et la trésorerie signeront le contrat de la direction générale.
c) La direction générale signera tous les documents administratifs, tels que les contrats des employés, les ententes, les baux, les rapports, les lettres (émanant de l’administration). La deuxième signature viendra soit de la présidence soit de la trésorerie.
d) Les demandes de fonds seront signées par la direction générale et la présidence.
e) Les états financiers, et tout autre rapport financier, seront signés par la direction générale et la trésorerie.
f) La direction générale et la trésorerie détiendront une carte de crédit au nom de l’ACFA-C.
16.3 AUDIT
a) Des états financiers vérifiés devront être préparés et présentés AU CA/CE avant l'Assemblée générale annuelle.
b) La vérification des livres sera faite annuellement par un comptable compétent à compléter un audit non membre du Conseil
d’administration désigné par l’assemblée générale annuelle ou par le conseil d'administration s’il est mandaté à le faire par un l’assemblé général de la régionale.
17. AMENDEMENTS
a) Sujet à la ratification de l’A.C.F.A. provinciale, tous les articles des Statuts et Règlements peuvent être abrogés ou amendés par l'Assemblée générale annuelle de la régionale par un vote majoritaire des membres actifs ou à vie présents, s'il y a quorum.
b) Les changements proposés seront expédiés en même temps que l'avis de convocation pour l'Assemblée générale annuelle ou une Assemblée Extraordinaire au moins 14 jours à l’avance accompagnés de l’ordre du jour.
c) Tous les Statuts et Règlements de la présente Constitution peuvent être abolis ou amendés par l’assemblée générale annuelle.
d) Pour être considéré, un amendement doit avoir été soumis, par écrit, au Comité exécutif afin d'être soumis au Conseil d'administration à l'avance, afin que le Conseil d'administration fasse recommandation à l'AGA ou à l'AGE de l'adoption ou du rejet de l'amendement en question.
17 e) Un changement aux Statuts et Règlements, adopté à une Assemblée générale, devra être entériné par le CA de l’ACFA provinciale selon
les procédures établies dans les Statuts et Règlements de l’A.C.F.A. provinciale. (Amendement # 2)
18. MISE EN TUTELLE
En cas d’un problème suffisamment grave pour freiner ou empêcher le bon fonctionnement de la Régionale, ou pour toute autre raison jugée valable, la Régionale pourra être mise en tutelle selon les procédures suivantes :
a) Dix pour cent (10%) des membres de la Régionale ayant droit de vote devront adresser un grief au conseil d’administration ou comité exécutif de la Régionale.
b) Si le grief n’est pas réglé à la satisfaction de ces membres, les membres pourront ensuite adresser le grief à la Présidence de l’A.C.F.A.
provinciale.
c) La Présidence de l’A.C.F.A. provinciale convoquera ensuite une réunion du Comité exécutif provincial de l’A.C.F.A. provinciale, qui décidera de la procédure à suivre selon la nature du problème. Il pourra, entre autres, nommer un médiateur qui négociera une solution avec le Conseil d’administration/Comité exécutif de la Régionale.
d) Si le problème persiste après l’intervention du Comité exécutif de l’A.C.F.A. provinciale, le tout sera porté à l’attention du Conseil d’administration de l’A.C.F.A. provinciale.
e) Le Conseil d’administration de l’A.C.F.A. provinciale pourra, entre autres :
(1) convoquer une assemblée générale extraordinaire de la régionale.
(2) soumettre le problème à cette assemblée extraordinaire afin que les membres de la Régionale ayant droit de vote délibèrent du problème et décident de la façon de le solutionner;
(3) organiser et tenir des élections à cette assemblée extraordinaire afin qu’un nouveau conseil d’administration de la Régionale soit élu par les membres de la Régionale ayant droit de vote;
(4) mettre la Régionale en tutelle, et dans tel cas la Régionale sera alors administrée par des personnes nommées par le Conseil d’administration jusqu’au rétablissement du bon fonctionnement de la Régionale et au bon vouloir du Conseil d’administration de l’A.C.F.A. provinciale.
18
f) Dans le cas de telle mise en tutelle, les personnes nommées par Conseil d’administration de l’A.C.F.A. provinciale auront tous les pouvoirs décisionnels et administratifs accordés par les Statuts et Règlements au conseil d’administration et au Comité exécutif de la Régionale, et ce pour aussi longtemps que le Conseil d’administration de l’A.C.F.A. provinciale l’aura décidé.
g) Un changement adopté à une Assemblée générale n’entrera pas en vigueur tant que le changement n’aura pas été approuvé par le Conseil d’administration de l’A.C.F.A. provinciale selon les procédures établies dans les Statuts et Règlements de l’A.C.F.A. provinciale.
19. DISSOLUTION
Au cas où on serait résolu de dissoudre la Régionale, il faudrait :
a) Faire adopter une résolution de dissolution par le Conseil d'administration de la Régionale;
b) Avertir les membres encore actifs et à vie par lettre;
c) Convoquer dans cette même lettre tous les membres actifs et à vie à une assemblée extraordinaire qui se tiendra au moins 14 jours après l'envoi de la convocation; (Correction # 2)
d) Soumettre à cette Assemblée extraordinaire, pour ratification, la résolution de dissolution;
e) Que cette résolution de dissolution soit adoptée par les deux tiers des membres actifs et à vie présents en personne à l’Assemblée extraordinaire;
f) Acheminer la demande de dissolution de la Régionale au Bureau des présidences de l'A.C.F.A. provinciale pour ratification.
g) L’Article 17 (a) ne limite pas les pouvoirs détenus par l’A.C.F.A. provinciale sous sa Charte de dissoudre une régionale selon les procédures établies sous les Statuts et Règlements de l’A.C.F.A. provinciale.
