Chapitre 1. Généralités
I. Introduction
II. Système de gestion de base de données relationnelles III. Présentation de la fenêtre Access
IV. Base de données
Chapitre 2. Composants d’Access
I. Tables
II. Formulaires III. Requêtes
Chapitre 1. Généralités
I . Introduction
• Programme de gestion de base de données
• Une base de données est un ensemble structuré d’informations recouvrant un domaine de gestion. La structuration se fait grâce à une série d’objets, gérés par le logiciel Access, dont le plus
important est l’objet Table.
• Les données du domaine sont stockées dans cet ensemble de tables qui ont des relations entre elles.
Access est un SGBDR (Système de gestion de base de données relationnelles).
II.Système de gestion de base de données
relationnelles
Un SGBDR est ensemble coordonné de logiciels permettant de:
•Décrire, de manipuler et de traiter les ensembles de données formant la base
•Assurer une sécurité des données dans un environnement avec de nombreux utilisateurs.
•Assurer le suivi et l’évolution des données.
III. Présentation de la fenêtre Access
Barre de titreBarre de menus Barre(s) d’outils
Espace de travail ( fenêtre de la base de données
courante) Barre d’état
IV. Base de données
Le fichier crée par le logiciel Access est dit base de données
dont l’extension est mdb.
Une base de données est un ensemble d’objets apparentés
(tables, formulaires, requêtes, états).
objet
objet DescriptionDescription
Tables
Tables Stockage des donnéesStockage des données Définition des relations
Définition des relations
Formulaires
Formulaires Présentation des données à l’utilisateurPrésentation des données à l’utilisateur Requêtes
Requêtes Extraction des donnéesExtraction des données
États
États Analogues aux formulaires, mais destinés à Analogues aux formulaires, mais destinés à être imprimés.
être imprimés.
Consultation seulement
Créer une base de données
1. Cliquer sur « Démarrer », MicroSoft Access
2. Activer la commande Fichier, Nouvelle base de données.
3. Dans le volet office qui apparaît , Cliquer sur « Base de données vide ».
4. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, Définir l’emplacement et nom de la base de données et cliquez sur CréerCréer
Boutons de sélection des objets
Application :
Créer une nouvelle base de données Access, sur le
bureau sous le nom Clientèle
Chapitre 2. Composants d’Access
I . Tables
Définition :
Une table est la structure fondamentale dans laquelle sont stockées les informations d’une base de données Access. Une table est constituée de champs et d’enregistrements.
• ConstituantConstituant DescriptionDescription Champ
Champ Colonne du tableau dont le nom est unique Colonne du tableau dont le nom est unique (une catégorie d’information).
(une catégorie d’information).
Enregistrement
Enregistrement Ligne du tableau (collection de tous les Ligne du tableau (collection de tous les champs pour une entité de table).
1 . Créer une table
1. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur l’onglet « table ».
2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »
3. Choisissez le mode de création. (Mode feuilles de données, mode création, assistant table…)
1.1. Mode création
C’est le mode le plus recommandé pour définir une table de façon correcte.
1. Dans cette colonne, taper le nom du champ
2. Sélectionner un type de données
(voir tableau 1)
3. Dans cette colonne, taper les propriétés des champs.
4. Pour saisir les données de chaque champs visualiser la table en
MODE SAISIE DE DONNEES en cliquant sur l'icône Affichage
de la barre d’outils standards
5. Dans la boite de dialogue qui s’affiche cliquer oui pour enregistrer la table
6. Donner un nom à la table et valider par ok
7. Pour ne pas déterminer la clé primaire maintenant, cliquer non dans la nouvelle boite de dialogue
Tableau 1: Principaux types de données des champs
Texte
Texte Caractères alphanumériques (maximum 255
caractères)
Mémo
Mémo Caractères alphanumériques (maximum 65535
caractères)
Numérique
Numérique Octet(0 à 255) ; Entier(-32768 à +32767);
Entier long(-2 milliards à + 2milliards) ; Réel simple(-3,4 10E38 à +3,4 10E38) ;
Réel double(-1,8 10E308 à +1,8 10E308)
Date / Heure
Date / Heure Pourra contenir une date ou une heure
Monétaire
Monétaire Pourra contenir une valeur monétaire
Liaison OLE
Liaison OLE Ce champ pourra contenir n'importe quel type de
données liées dans une autre application OLE ( Dessin, son, animation…).
Application
1. Dans la base de données que vous avez crée, utilisez le mode
Création pour créer une Table (Nommée cette table Commandes) avec
les champs suivants et avec les types de données appropriés. N°Commande (Numéro Auto)
Date Commande (Date/Heure) N°Client (Numérique)
Article (Texte)
2. Ajouter les enregistrements suivants dans la table de façon à l’obtenir comme suit:
1.2. Mode assisté
Pour créer une table avec le mode assistant table:1. Dans la fenêtre « Base de données », cliquer sur le bouton nouveau
puis choisir le mode assistant table
2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, choisir
le modèle de table, sélectionner les champs
et cliquer suivant.
3. Effectuer les étapes suivantes proposées par l’assistant table en
Application
1. Dans la base de données « Clientèle » utilisez le mode Assistant
Table pour créer une Table nommée « Clients » avec les champs
suivants et avec les types de données appropriés (sans définir de clé primaire).
N° Client (NuméroAuto) Nom Client (texte)
Contact (texte) Adresse (Mémo) Ville (texte)
Ville (texte)
1.3. Modification de la structure d’une table
Pour apporter des modifications ouvrir la table en mode création en cliquant sur le bouton affichage de la fenêtre d’application
a. Ajout d’un champ
1. Dans la colonne « Nom du champ », cliquer juste au-dessous du
dernier champ de la table
b. Insertion d’un champ
1. Sélectionner la ligne au dessus de laquelle vous désirez insérer votre
nouveau champ.
2. Activez la commande « Champ » du menu « Insertion ».
c. Suppression d’un champ
1. Sélectionner le champ à supprimer
d. Renommer une table
1. Dans la fenêtre « Base de données » Cliquez sur l’onglet « Table » et Sélectionnez la table dans la liste.
2. Choisir la commande Édition, Renommer.
3. Modifiez le nom de la table, et appuyez sur la touche « Entrée ».
e. Dupliquer une Table
1. Dans la fenêtre « Base de données » ,Sélectionnez la table à copier.
2. Choisir la commande Édition, Copier puis Édition, Coller.
3. Dans la boite de dialogue qui s’affiche saisir le nom à donner à cette nouvelle table
f. Supprimer une table
1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionner la table à supprimer.
2. Choisir la commande Édition, Supprimer.
3. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, confirmer la suppression
g. Impression d’une feuille de données
1. Choisir la commande Fichier, Mise en page pour vérifiez les marges et l’orientation
du papier.
2. Choisir la commande Édition, Copier puis Édition, Coller.
3. Dans la boite de dialogue qui s’affiche saisir le nom à donner à cette nouvelle table
1.4. Les relations entre tables
Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table( Table Source) et le champ d'une autre table ( Table Destination).
Chaque table de la base de données doit inclure un champ d'identification
unique appelé la clé primaire.
1.4.1. Créer la clé primaire
1.4.1. Créer la clé primaire
Pour créer une clé primaire, dans le mode création : 1. Sélectionner le champ devant être clé primaire
2. Cliquer sur l’icône clé de la barre d’outils Ce champ doit avoir les propriétés suivantes :
Null interdit : Oui
1.4.2. Types de relation
1.4.2. Types de relation
Relation un à un:
Un enregistrement de la table A est relié qu'à un seul enregistrement de la table B, et inversement.
Relation un à plusieurs:
un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements
1.4.3.
1.4.3. Création des relations entre Tables
1. Dans la fenêtre « Base de données », choisir la commande Outils,
Relation
2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche,
double-Cliquez sur la 1ère table à lier puis sur la 2ème table et fermer la boite.
3. Dans la nouvelle boite de dialogue affichant les champs des 2 tables, Faites glisser le champ comportant la clé primaire sur le champ
homologue de l’autre table
4. Dans la boite de dialogue qui apparaît, cochez la case "Appliquer l'intégrité
1.4.4.
1.4.4. Supprimer une relation
Pour supprimer une relation existante entre 2 tables: 1. Sélectionner la relation entre les 2 tables
et appuyer sur la touche Suppr.
2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, confirmer la suppression de la relation
Application
1. Définir la clé primaire des 2 tables Commandes et clients 2. Établir une relation entre les 2 tables
II. Formulaires
* Un formulaire permet de présenter l’information sous forme de fiche, plutôt que sous forme de feuille de données
* La création d'un formulaire nécessite une table ou une requête pour être la source de celui-ci.
1 . Créer un formulaire
1. Dans la fenêtre« Base de données »cliquez sur l’onglet « formulaire».
2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »
3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez le
mode de création.(mode création, assistant formulaire…)
1.1. Mode Assistant Formulaire
1. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, Sélectionner la table, choisir les champs que
vous voulez faire apparaître dans le formulaire et cliquez sur suivant.
2. Effectuer les étapes suivantes proposées par l’assistant Formulaire en
Application
1. Dans la base de données « Ateliers » existant sur le bureau,
créer un formulaire pour la table Produits en utilisant le mode assistant formulaire et qui affiche les champs: RefProduit, Nom Produit,
Unités Commandées et prix Unitaire.
1.2. Mode Création
1. Dans le menu « nouveau », choisir « mode Création » et choisir la table d’origine des données.
2. Glisser les champs que vous voulez
Application
1. Dans la base de données « Ateliers » existant sur le bureau,
créer un formulaire (F-Fournisseurs) pour la table Fournisseurs en utilisant le mode Création. Afficher tous les champs existants dans la table
1.3. Opérations à faire sur un formulaire
a. Déplacement dans le formulaire
Utilisez les touches Tab pour vous déplacer au champ suivant et MAJ (shift) Tab au champ précédent.
Utilisez les touches PageUp et PageDown pour vous déplacer d'un enregistrement à l'autre.
Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation:
b. Supprimer un enregistrement
c. Personnaliser le formulaire
Afficher le formulaire en mode création en cliquant sur le bouton Affichage. Chaque objet du formulaire est appelé un "contrôle"
c. 1. Supprimer un champ
1. Sélectionnez le champ à supprimer (exemple: Ville).
2. Choisir la commande Édition, Supprimer ou appuyez sur la touche
supprime
c. 2. Ajouter un champ
1. Appuyez sur le bouton
2. Dans le menu des champs qui s’affiche, glissez le champ à ajouter vers le formulaire
c. 3. Déplacer un contrôle
1. Cliquez sur le contrôle à déplacer, puis Placez le pointeur sur la bordure de l'objet ( Le pointeur devrait se transformer en une petite
main).
2. En appuyant sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle à l'endroit de votre choix.
c. 3. Changer la présentation d’un contrôle
Couleur de fond
Application
1. Ajouter le champ « Unités stockées » dans le formulaire F-Produits 2. Changer la présentation des contrôles en appliquant la mise en forme suivante :
- Taille de police 12, - Couleur de police bleu - Couleur de fond Rose - Alignement centré - Contour ombré
d. La barre d’état
Pour afficher la barre d'outils, appuyez sur le bouton
d. 1. Ajouter un "intitulé" ou du texte libre (étiquette)
1. Appuyez sur le bouton
2. Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer l’intitulé et écrivez le texte de votre choix.
d. 2. Ajouter un champ indépendant
1. Appuyez sur le bouton pour ajouter une zone de texte. 2. Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer le champ indépendant.
Application
Dans le formulaire F-Produits, ajouter le champ indépendant « Montant à
payer » sachant que :
d. 3. Ajouter un groupe d‘option
Un groupe d'options vous permet de choisir une option parmi une liste prédéterminée
1. Appuyez sur le bouton
2. Cliquez à l'endroit où vous voulez mettre un groupe d'options.
3. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à l’autre par suivant ou Précédent.
Application
Dans le formulaire F-Fournisseurs ajouter un groupe d’option « mode de paiement », sachant que les produits sont payés soit par Chèque, Espèce ou Carte crédit
d. 4. Ajouter une zone de liste modifiable
1. Appuyez sur le bouton
2. Cliquez à l'endroit où vous voulez mettre la zone de liste modifiable.
3. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à l’autre par suivant ou Précédent.
Application
Dans le formulaire F-Fournisseurs ajouter une zone de liste modifiable « Ville », sachant que les fournisseurs sont installés soit à Casa ou Rabat
d. 4. Ajouter une image
Une image peut être soit un logo d’une société ou une image représentative
1. Appuyez sur le bouton et cliquez à l'endroit où vous voulez insérer l’image
2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, spécifiez l’emplacement et le nom de l’image à insérer et cliquez sur ok.
Application
Dans le formulaire F-Produits ajouter une image à partir du dossier mes images existant sur votre ordinateur.
d. 5. Changer les propriétés d’un champ
1. Sélectionnez le champ et appuyez sur le bouton droit de la souris 2. Dans le menu contextuel obtenu, sélectionnez l’option Propriétés.
d. 6. Verrouiller un champ
1. Sélectionnez le champ et appuyez sur le bouton droit de la souris 2. Dans le menu contextuel obtenu, sélectionnez l’option Propriétés. 3. Changez l'option Visible à non.
Application
d. 7. Bouton de commande
Ils permettent d’accéder facilement à des options qui affectent le formulaire ou la base de données.
1. Appuyez sur le bouton
2. Cliquez à l'endroit où vous voulez mettre le bouton de commande. 3. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à
Application
Dans le formulaire F-Produits insérer un bouton de commande pour effectuer des déplacement entre enregistrements.
d. 7. Sous formulaire
Un sous formulaire est un formulaire inséré dans un autre formulaire. Une combinaison Formulaire/ Sous Formulaire est appelée Formulaire hiérarchique.
1. Appuyez sur le bouton
2. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à l’autre par suivant ou Précédent.
Application
Dans le formulaire F-Produits insérer un Sous formulaire « Sous
produits » en affichant les champs: Nom du produits, Fournisseurs Prix unitaire.
III. Requêtes
Une requête est un élément de la base de données qui permet d’extraire des enregistrements d’une table qui répondent à des conditions spécifiques.
1. Types de requêtes
Types de requêtes Description
Requête sélection Récupère des données et les affiches sous forme d’une feuille de données
Requête action Effectue des modifications sur un nombre d’enregistrement
Requête SQL Basée sur le langage SQL permet d’effectuer le même travail
que toutes les autres requêtes
Requête Paramétrée
Affiche les informations répondant à un critère donné
Requête analyse
croisée Affiche des valeurs synthétisées (somme, moyenne et comptes) issues d’une table ou d’une requêtes, les regroupe
selon un ensemble de faits dont la liste apparaît dans l’en-tête des lignes de la feuille de données et selon un autre ensemble de faits dont la liste apparaît dans l’en-tête des colonnes de la de la feuille de données
2. Requêtes sélection
1. Dans la fenêtre« Base de données »cliquez sur l’onglet « Requêtes».
2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »
3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez le mode de création.(mode création, assistant requête…).
2.1. Mode Assistant Requête simple
1. Choisir le mode Assistant Requête simple et cliquer sur ok.
2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, spécifier la table à partir de laquelle vous voulez créer votre requête, sélectionner
les champs à afficher et cliquer sur suivant.
2. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à l’autre par suivant ou Précédent.
2.1. Mode Création
1. Choisir le mode Création et cliquer sur ok.
2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, spécifier la table à partir de
3. A partir de la liste, double-cliquer sur les champs à afficher et spécifier les critères de la requête.
Application
1. A partir de la barre de menu, cliquer sur « aide : ?», sélectionner la commande « Exemples de bases de données » et dans le sous menu qui s’affiche choisir « Exemples de bases de données Les Comptoirs».
2. Requête simple
Créer en mode assistant une requête simple la requête « Liste des
prix » à partir de la table « Produits » en sélectionnant les champs Nom du produit et prix unitaire.
3. Requête simple avec critère
Créer selon le mode création la requête « Produits disponibles »
sélectionnant les produits disponibles à partir de la table «Produits» de « Exemples de bases de données Les Comptoirs» ». La requête doit afficher les champs: Réf produits, Nom du produit et Indisponible.
4. Requête multi table 1
a. Créer selon le mode création la requête « Détails commandes
complets » à partir de la table «Produits» et la table « détailcommandes » affichant les champs: N° commande, Réf produits, Quantité, Remise
(%) et Nom du produit.
b. Ajouter le champ « Prix Total » sachant que: Prix Total =
5. Requête multi table 2
a. Créer selon le mode assistant requête « Ventes par catégorie » à
partir de la table «Produits», « Catégorie » « Commandes » et la requête « détail Commande Complet » affichant les champs: Code catégorie,
Nom de Catégorie, Nom du Produit, Date Commande et Prix Total
b. Afficher l’option de Synthèse en calculant la somme des prix totaux groupés par année « 1997 » pour chaque catégorie d’un produit.
3. Requêtes analyse croisé
1. Dans la fenêtre« Base de données » cliquez sur l’onglet « Requêtes».
2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »
3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez le mode: Assistant Requête analyse croisée
4. Dans la boite de dialogue qui
s’affiche choisir requête et spécifier la table contenant les champs à
Afficher et cliquer sur suivant.
5. Effectuer les étapes proposées par l’assistant en choisissant :
•Le champ en-tête de ligne •Le champ en-tête de colonne
Application
Créer la requête analyse croisé « Détail commande analyse croisé » à partir de la requête Détail commande complets.
• En-tête de ligne : Réf produit
• En-tête de colonne : Nom du produit
IV. État
Analogues aux formulaires, mais destinés à être imprimés. Analogues aux formulaires, mais destinés à être imprimés.
1. Créer un état
1. Créer un état
1. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur l’onglet « États ».
2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »
3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez le mode de création: assistant état
4. Dans la boite de dialogue qui s’affiche choisir la table ou la requête pur laquelle vous voulez créer l’état et sélectionnez les champs à afficher.
Application
Créer l’état de la requête « Détail commande complet » en affichant tous les champs. Faire le regroupement des données de l’état par « N° de
