Kribi, du Avril RAPPORT -

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ATELIER DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES

MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET STAFFS DE LA COALITION EN SUIVI-EVALUATION DES PROJETS /

PROGRAMMES D’EDUCATION

Kribi, du 08-12 Avril 2019

- RAPPORT -

CAMEROON EDUCATION FOR ALL NETWORK (CEFAN) Tél : +237 656 85 37 09 / 675 22 50 69

E-mail : cefan2015@gmai.com Site web : www.efa.cameroon.net

Avril 2019

Mise en œuvre par:

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SOMMAIRE

1- NTRODUCTION --- 3

1.1. Contexte --- 3

1.2. Objectif de l’atelier --- 3

1.3. Résultats attendus --- 4

2- METHODOLOGIE DE TRAVAIL --- 4

2.1. La préparation --- 4

2.1.1. Recrutement et sélection du Consultant CEPRADD --- 4

2.1.2. Présentation du Consultant «CEPRADD» --- 5

2.1.3. Revue documentaire --- 6

2.1.4. Conception / élaboration des outils pédagogiques --- 6

2.2. La réalisation de l’atelier de formation --- 6

2.2.1. La notion du suivi-évaluation: concepts et théorie(jour1) --- 6

2.2.2. Les outils de suivi-évaluation; exemple du cadre logique et du plan de suivi(jour2)……….9

2.2.3 Quelques logiciels informatiques de suivi-évaluation; exemple du FES et Grafstat(jour 3)………12

2.2.4 Travaux pratique; mise en appllication des outils et logiciels(jour4)……….13

2.2.5 Synthèse des travaux et évaluation de l'atelier(jour 5)………..15

3- CONCLUSION --- 18

4- ANNEXES --- 18 4.1. TDR de l'atelier,

4.2. Agenda de l'atelier

4.3. Fiche d'évaluation de l'atelier 4.4. Galerie photos

4.5. Fiches de présence.

4.6. Manuel de formation sur le suivi-évaluation

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INTRODUCTION

Dans le cadre de la mise en œuvre du « Projet de renforcement des capacites des organisations de la societe civile et administrateurs locaux en suivi-evaluation et budgetisation des politiques publiques de l’education au cameroun », un atelier sur le renforcement des capacités des membres du Conseil d’Administration et Staffs de la Coalition en Suivi-Evaluation des Projets / Programmes d’Education a été réalisé à Kribi du 08 au 12 avril 2019 avec le soutien de BACKUP-Education/GIZ et mise en œuvre par le CEFAN. Il s’agit de la composante 1 du dit projet. Le contexte, les objectifs et les résultats présentés ci-dessous préscise mieux le cadrage de cet atelier(voir TDR de l’atelier en annexe 1).

1.1. Contexte

La « Cameroon Education For All Networks » (CEFAN) créée en 2005, est la coalition camerounaise des ONG de l’éducation composée d’une soixantaine d’organisations de la Société Civile camerounaise de l’éducation. Celle-ci est composée de syndicats, d’ONG, entre autres, et milite pour une éducation inclusive et équitable de qualité et un apprentissage tout au long de la vie pour toutes les filles et tous les garçons camerounais vivant au Cameroun, suivant l’Agenda Education 2030.

Le CEFAN est membre du Groupe Local de l’Education et représente la Société Civile camerounaise de l’Education au sein de l’Africa Network Campaign on Education For All (ANCEFA) et de la Campagne Mondiale pour l’Education (CME).

En prélude à une mise en œuvre efficace de son projet intitulé : « Renforcement des capacités des organisations de la société civile et administrateurs locaux en suivi- évaluation et budgétisation des politiques publiques de l’éducation ». Un atelier a été organisé à Kribi par le CEFAN à la période suscitée (du 08 au 12 Avril 2019), dans le but de s’assurer que ceux qui ont la charge de superviser en amont le projet et le suivi au quotidien des opérations du projet, aient les capacités nécessaires. Ledit atelier a été facilité par une équipe de Consultants du CEPRADD.

1.2. Objectif de l’atelier

De manière globale, l’atelier visait le renforcement des capacités de Huit staffs et membres du Conseil d’Administration de la coalition en suivi-évaluation des projets/programmes d’Education.

Plus spécifiquement, il était question de:

- Introduire les participants au suivi-évaluation (Contexte de suivi-évaluation, définition des concepts, objectifs, cycle de vie d’un projet, opportunité d’un S/E, etc) ;

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- Aborder les questions relatives au Plan de suivi-évaluation (Type de S/E, informations clés d’un plan de S/E, caractéristiques d’un plan de S/E, comment élaborer un dispositif de S/E, etc) ;

- Aborder les questions sur les outils de S/E (outils de planification du projet, outils de planification du S/E, outils de mise en œuvre du S/E, application des résultats du S/E, etc) ;

- Aborder les questions sur les différentes formes d’évaluation (interne, externe/participative, autoévaluation) ;

- Pratiquer des exercices de S/E 1.3. Résultats attendus

A l’issue de l’atelier de renforcement des capacités, 08 membres de la coalition, sont formés et sont capables :

- De distinguer le suivi de l’évaluation, ainsi que les contenus de chaque concept ;

- D’élaborer les outils de suivi, un tableau de suivi des réalisations ;

- D’utiliser l’outil informatique comme instrument de collecte des données et d’analyse des résultats.

2- METHODOLOGIE DE TRAVAIL

La Formation a été animée par 03 experts consultants du CEPRADD, dont un spécialiste en Développement Organisationnel, un spécialiste en planification suivi évaluation et un spécialisé en Management des projets, rompus aux questions de suivi évaluation des projets et par ailleurs, spécialisés en techniques d’animation, de conception et d’élaboration de matériel pédagogique, la formation des adultes, l’organisation d’ateliers, de colloques et de conférences, entre autres.

La mission a été articulée autour de deux principales étapes, à savoir :

 La préparation

 La réalisation de la formation

2.1. La préparation

2.1.1. Recrutement et sélection du Consultant CEPRADD

Le CEPRADD a été retenu pour la présente consultation, à la suite d’une soumission de proposition technique et financière, elle-même, consécutive à un appel d’offre lancé par le CEFAN. Les TDR de l’appel d’offre sont ci-joints en annexe. Un contrat de prestation a été signé à la suite de plusieurs séances d’échanges et de négociation avec les responsables du CEFAN. A la suite de ces contacts et échanges, une

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programmation des activités à mener a été faite dans le cadre de la préparation de l’activité.

2.1.2. Présentation du Consultant «CEPRADD»

Le CEPRADD (Cercle de Promotion et d’Actions pour le Développement Durable) est une Association de droit Camerounais reconnue, selon le récépissé de déclaration N° 00000152/RDA/J06/SAAJP/BAPP.

Il s’agit d’une association constituée de personnes ressources actives dans divers domaines du Développement (sociologues, agronomes, économiste-planificateurs, et autres experts sur les questions d’Education et de gestion environnementales) et partageant l’idéal de la promotion des actions synergiques pour impulser le développement durable des communautés rurales et urbaines.

L’Association existe depuis 2015 et a à son actif de nombreuses réalisations dont entre autres:

- -Animation de plusieurs ateliers de Renforcement des capacités des acteurs de l’éducation et des associations de personnes vivant avec handicap en montage et gestion des projets, activité réalisée dans le cadre du Cameroon Cluster Programme de Promhandicam et financée par CBM -International;

- Evaluation de la phase pilote du projet d’amélioration de l’offre et la qualité de la formation au Centre polyvalent de formation de Mbouo (Bandjoun), financé par Pain pour le Monde, en Mai 2017;

- -Evaluation à Mi-parcours du programme d’Orientation, de formation et d’Accompagnement à l’insertion des Jeunes (PROFAIJe) du Centre d’Animation, de formation, de Recherche et d’Appui au Développement (CARFAD), Douala, février 2015.

- Etude de faisabilité et de marché du Projet intégré de création d’une usine de transformation du jus et poudre de mangue à Mangoli, dans la commune de Nyambaka, Région de l’Adamanoua. Financement: Délégation Régionale duMINEPAT pour l’Adamanoua (BIP 2015).

- Etudes sociologiques concernant les connaissances et attitudes quant au risque de transmission de maladies entre Hommes et animaux et des mesures d’hygiène autour des aires protégées des parcs nationaux de Campo Ma’an au Cameroun et Dzanga Sanga en République Centrafricaine, avec l’appui financier de WWSF.

- Les Personnes Ressources du CEPRADD sont des Enseignants associés dans plusieurs Centres de Formation Professionels en Développement (CODEV (Institut de Management-Cabinet Conseil en Développement), CIFFADDEG (Centre International de Formation Appliquée en Démocratie)....

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2.1.3. Revue documentaire

La revue documentaire a consisté à l’exploitation des documents projets du CEFAN.

L’exploitation des données a porté sur le projet BACKUP-Education du CEFAN, dont l’un des principaux objectifs poursuivi est de renforcer et de développer les capacités des partenaires. Ce travail a permis d’obtenir les éléments nécessaires à la conception et à l’élaboration des supports pédagogiques de la formation. Au cours de cette phase de revue documentaire, les échanges avec le personnel du Bureau Exécutif du CEFAN ont permis d’obtenir des données supplémentaires et d’autres informations utiles à la préparation et à la facilitation de l’atelier.

2.1.4. Conception / élaboration des outils pédagogiques

La capitalisation des informations et données obtenues à l’étape suscitée a servi de base à l’élaboration des outils de travail (fiches de collecte des données, questionnement sur la pertinence des objectifs et indicateurs du projet, etc.), le programme et le scénario de facilitation de l’atelier. Par ailleurs, le logiciel Grafstat et fichier Excel (FES) ont fait l’objet d’une adaptation pour garantir leur utilisation par le personnel du projet (animateurs et chargés de projet). Un manuel de formation a été produit et mis à la disposition des apprenants pendant le déroulement de l’atelier.

2.2. La réalisation de l’atelier de formation

L’atelier de formation proprement dite s’est étalé sur cinq (05) jours correspondant aux cinq modules déroulés suivant le programme ci-joint en annexes 2. Les 05 jours de l’atelier ont été articulés comme suit :

2.2.1. La notion du suivi-évaluation: concepts et théorie(jour 1)

2.2.2. Les outils de suivi-évaluation: exemple du cadre logique et du plan de suivi (jour2) 2.2.3. Quelques logiciels informatiques de suivi-évaluation: exemple du FES et Grafstat (jour3) 2.2.4. Travaux pratique: mise en appllication des outils et logiciels (jour 4)

2.2.5. Synthèse des travaux et évaluation de l'atelier(jour 5)

2.2.1. La notion du suivi-évaluation: concepts et théorie (jour 1)

Le jour 1 (08 avril 2019) a été marqué par la revue des concepts de base du suivi- évaluation. Les travaux ont débuté par le mot d’ouverture du Président du Conseil d’Administration du CEFAN suivi du rappel des objectifs de l’atelier.

2.2.1.1. Mot d’ouverture du PCA du CEFAN

Le PCA a souhaité la bienvenue aux participants et rappelé le bien fondé de l’atelier de formation qui s’inscrit dans le projet de suivi-évaluation des projets relatifs à la

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stratégie nationale de l’éducation. Il a souligné que la présente assise vise à renforcer les capacités des participants issus des trois régions (Extrême-Nord, Centre et Littoral) en matière de suivi-évaluation. Ceux-ci seront appelés à implémenter le suivi dans leur régions respectives.

2.2.1.2. Mise en route de l’atelier

 Présentation des participants

Un tour de table a permis aux participants de décliner leurs noms, prénoms et fonction au sein du CEFAN. Cet exercice a contribué à briser la glace entre l’équipe de facilitation et les participants et de détendre l’atmosphère de travail.

 Clarification des attentes /craintes des participants

A ce niveau, la parole été donnée au facilitateur en vue de recueillir les attentes et les craintes formulées par les participants, avant la présentation des objectifs de l’atelier.

 Présentation des objectifs de l’atelier

L’objectif de l’atelier présenté s’est résumé au renforcement les capacités des participants pour qu’ils puissent suivre l’impact des projets de la stratégie nationale de l’éducation au niveau des bénéficiaires.

 Présentation du programme

La présentation du programme joint en annexes, a connu quelques réajustements au niveau des horaires des travaux. Le contenu de cette proposition a été validé par l’ensemble des participants.

 Points organisationnels

Le point organisationnel tenu lors de l’atelier a permis de désigner les différentes équipes de rapportage, fixer les règles de l’atelier et responsabiliser 02 participants pour jouer les rôles de chargé de discipline (Chef du village) et de contrôleur du temps (Time keeper).

2.2.1.3. Présentation des Modules

Les travaux proprement dit ont débuté par le déroulement du premier module intitulé « Quelques concepts-clés ». En guise d’introduction les participants ont été invités à une réflexion en sous groupes sur leur expérience en matière de suivi- Evaluation (SE), notamment les éléments du suivi-évaluation pour des activités

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terrain, le Suivi-Evaluation au niveau institutionnel et par rapport aux besoins des partenaires.

Les travaux de réflexion en sous groupes ont été présentés en plénière et discutés avant le déroulement de l’exposé du facilitateur sur les Concepts-Clés du Suivi- Evaluation.

Dans le cadre de cet exposé, il a été rappelé que le suivi-évaluation des programmes et projets s’inscrit dans une démarche plus large de Planification Suivi-Evaluation (PSE) et que les actions planifiées sont présentées dans un cadre logique dont les principaux éléments sont les indicateurs, les sources et hypothèses de réussite (ou d’échec). Les activités identifiées pour mettre ces actions en œuvre sont inscrites dans différents types de plans.

 Plan de suivi,

 Plan de travail annuel,

 Plan opérationnel, etc.

La participation effective de tous les acteurs concernés est essentielle à chacune des étapes de l’exécution des actions et du suivi-évaluation.

Au cours de l’exposé, il a été question d’expliciter certains points conceptuels en matière de suivi-évaluation, notamment :

 la planification avec ses composantes que sont la formulation d’une vision, l’élaboration de programmes/projets triennaux, l’actualisation, les programmes annuels d’activités.

 le suivi et les divers types de suivi, notamment, le suivi technique et / ou financier, le suivi des effets ou des changements.

 l’évaluation, les principaux critères d’évaluation des programmes et des projets que sont la pertinence, l’efficacité, l’efficience, la viabilité et l’impact.

 Les objectifs : l’objectif de développement, l’objectif spécifique ou objectif du programme/projet.

Outre les explications susmentionnées, le facilitateur a présenté les acteurs principaux concernés par le suivi-évaluation des programmes et des projets de développement, leur rôle dans la mise en œuvre du processus. Par ailleurs, il est revenu sur les conditions essentielles de réussite du suivi-évaluation des programmes et projets.

A la fin de cette première journée, les principales notions suivantes on été retenues :

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1-Le suivi est un processus systématique d’observation et d’analyse de l’exécution des actions planifiées ; les informations collectées peuvent être utilisées de différentes manières. Le plus souvent elles permettent de documenter les prises de décisions, en particulier sur le court terme, ceci afin d’augmenter l’efficacité des actions mises en œuvre.

Pour réaliser un bon suivi, il faut être capable de poser les questions pertinentes qui permettent aux acteurs d’améliorer leurs réalisations. Il faut également que toutes les parties prenantes collaborent étroitement (par exemple, les paysans et leurs organisations, les OSC nationales, les partenaires techniques et financiers, etc.).

2-Il existe plusieurs types de suivi : le suivi technique, le suivi financier, le suivi des changements produits par la mise en œuvre des actions/activités planifiées, le suivi de l’évolution du contexte dans lequel un programme/projet est exécuté, etc. Ces différents types de suivi se complètent souvent.

3-L’évaluation permet, à un moment donné de l’exécution d’un programme/projet, d’apprécier les résultats positifs ou négatifs induits par les stratégies et les actions mises en œuvre. Ces résultats sont généralement mesurés en prenant en compte les objectifs de départ. L’évaluation porte sur les aspects suivants : conséquences et impacts des stratégies et actions du programme/projet ; vérification de la viabilité des réalisations ; identification des changements nécessaires à moyen et long termes pour atteindre les objectifs fixés au cours de la planification. Contrairement au suivi, l’évaluation met en question la validité des approches initiales et cherche à trouver la meilleure stratégie pour l'avenir.

4-Les principaux critères d’évaluation d’un programme/projet sont la pertinence, l’efficacité, l’efficience, la viabilité et l’impact. En plus de ces critères qui doivent compte la rapidité avec laquelle les intrants et les activités sont gérés et convertis en extrants (réalisations). Il faut également analyser la qualité des extrants obtenus. Autrement dit, il s’agit de «bien faire les choses à moindre coût» Dans le suivi‐évaluation des programmes et des projets en général, souvent par manque de données, les questions de l’efficience ne sont pas traitées de façon systématique. Un bon suivi des coûts par type d’interventions peut renforcer la bonne gestion du programme/projet, la mesure de l’efficience permet de s’interroger sur ce à quoi il faut renoncer pour affecter la ressource à une action, à un programme/ projet plutôt qu’à une autre utilisation.

2.2.2. Les outils de suivi-évaluation: exemple du cadre logique et du plan de suivi (jour 2) 2.2.2.1.Le cadre logique

De la présentation faite, il est ressorti que le cadre logique se présente sous la forme d’une matrice de quatre colonnes. C’est une approche de programmation, de mise en œuvre et d'évaluation des programmes/ projets. Dans certaines organisations, le

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cadre logique est utilisé de façon systématique comme document principal pour la planification et la gestion des programmes et des projets.

Il permet de présenter de façon logique et systématique les informations nécessaires pour comprendre et gérer les programmes/projets. Il donne, en deux ou trois pages au maximum, un aperçu complet des objectifs, de la stratégie, des activités et des ressources de ces programmes/projets.li

 Les indicateurs de planification quant à eux, aident à estimer l’écart entre les conditions de départ et la situation souhaitée. Cette analyse des écarts permet de définir les priorités pour la période planifiée. Ces indicateurs sont généralement utilisés comme base pour déterminer les indicateurs de suivi et d’évaluation.

 Les critères de qualité d’un indicateur

Les indicateurs reflètent ce que les différentes parties espèrent de la réalisation d’un objectif ou d’un résultat bien défini ; ils permettent de savoir si un objectif ou un résultat est atteint ou dans quelle mesure il sera atteint et s’appuient sur les caractéristiques importantes des résultats et des objectifs. Les indicateurs doivent donner des informations sur cinq points essentiels :

 La quantité (Combien ?)

 Les groupe cible ou bénéficiaires (Qui ?)

 La qualité (Comment et Quoi ?)

 La période ou l’échéance (Quand ?)

 La localisation (Où ?) d

 Un indicateur quantitatif propose des données physiquement mesurables : il s’agit souvent d'indicateurs comptables ou mesurables comme le nombre de personnes touchées par une action de formation, le nombre d'arbres plantés, le rendement en kilo/ha d’une culture.

N.B : Un bon indicateur doit en outre être SMART

 Spécifique/univoque c'est‐à‐dire qu’il se rapporte à l’objectif concerné et uniquement à cet objectif.

 Mesurable et utilisable à un coût raisonnable ;

 Acceptable/valide c’est-à-dire que toutes les parties prenantes du programme/projet s’entendent sur cet indicateur qui mesure réellement ce qu’il est supposé mesurer :

 Réaliste c'est-à-dire possible à atteindre

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 Temporel mesurables dans la période d’exécution du programme/projet.

2.2.2.2 le Plan de suivi

Le plan de suivi‐évaluation des effets doit avoir comme objectif principal la recherche de l’efficacité des réalisations d’un programme/projet donné. C’est en sachant pourquoi il se passe ou non quelque chose qu’on est en mesure de décider des ajustements à engager. La planification des actions pour suivre les effets produits ou induits par les réalisations d’un programme/projet permet en outre de dégager les moyens financiers, les ressources humaines et matérielles et le temps nécessaires à la systématisation de ce suivi.

Avant de construire ce plan, il est souvent nécessaire de faire une bonne analyse de la situation existant au début du programme/projet. Dans ce cas, une étude socio économique de base permet de cibler un certain nombre de variables pour décrire et comprendre la situation de départ des bénéficiaires. Les variables les plus expressives peuvent être utilisées comme indicateurs de succès. Cette démarche est pertinente lorsque le partenaire financier n’exige pas que tous les indicateurs soient précisés avant le démarrage du projet. Un sondage auprès des bénéficiaires potentiels est parfois une alternative pour élaborer un bon dossier de programme/projet.

La construction du plan de suivi des effets passe par une identification globale des besoins en information pour les différentes finalités du suivi‐évaluation ; l’identification des approches à utiliser pour la collecte des données ; leur vérification, leur échantillonnage, leur enregistrement, leur analyse et leur valorisation. Pour ce faire, il faut recourir à des méthodes différentes selon les indicateurs choisis. Il devrait par ailleurs exister plusieurs possibilités de choix au niveau de chaque indicateur.

Le tableau ci‐après montre comment choisir des sources pour définir les besoins en informations des acteurs au moment de la construction du plan de suivi des effets.

L’organisation de toutes ces données se fait dans un tableau par « objectif » La matrice s’applique de la même façon pour un seul objectif ou pour un programme/projet complexe avec plusieurs composantes.

Source

d’informations

Détermination des besoins en informations pour le suivi des effets à partir de la source

Objectifs Utiliser les objectifs ou les résultats attendus formulés dans la planification principale (dossier du programme/projet, cadre logique, planification stratégique, plan d’action, etc.)

Indicateurs Utiliser l’indicateur de la planification principale si cet indicateur est disponible.

Pour la conception de l'enquête, utiliser tous les indicateurs (si nécessaire formuler des indicateurs intermédiaires).

-Fréquence Un indicateur contient un seuil à réaliser à la fin du projet

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d’observation

-Calendrier de collecte des données

-Seuils intermédiaires des indicateurs

(après 3 ans par exemple).

• Quels sont les seuils intermédiaires avant la fin du programme/projet (après 1, 2 et 3 ans) ?

• Quelle est la fréquence des observations/sondages nécessaire pour pouvoir bien suivre la réalisation et les effets à l’aide des indicateurs choisis ?

Méthodes et outils d’observation

Clarifier les méthodes et outils de collecte des donnés (procédures de mesure, fiches de terrains ou questionnaires, etc.)

Échantillonnage des cibles pour le sondage

Spécifier comment faire l’échantillonnage des groupes-cibles pour la collecte des informations et le nombre de cas à étudier pour mesurer/vérifier les indicateurs

Analyse des données et restitution

des informations

Comment les données seront-elles analysées (modes, méthodes, outils et acteurs à impliquer dans

l’interprétation)

• Modes et méthodes de documentation de ces données

• Modes et méthodes de diffusion

2.2.3. Quelques logiciels informatiques de suivi-évaluation: exemple du FES et Grafstat (jour3)

Les logiciels informatiques FES et Grafstat ont été présenté et exploité pendant la formation

2.2.3.1 le logiciel FES

Le fichier Excel préconçu permet un stockage rapide des données collectées auprès des focus groups. Le fichier Excel préconçu facilite la saisie des réponses comportant plusieurs catégories d’appréciations parce que seules les réponses entières sont saisies. Par exemple lorsque dix personnes d’un focus group ont voté « excellent », le nombre 10 est enregistré une seule fois dans la colonne « excellent ». Dans ce fichier, les données peuvent être saisies comme dans une liste de tableau Word simple ; la saisie est donc plus rapide.

2.2.3.2 le logiciel Grafstat

Le logiciel Grafstat est un logiciel de traitement des données d’enquêtes ; il est convivial et simple à utiliser même si cette utilisation nécessite une connaissance générale en

informatique.

Ce logiciel permet de bien structurer un questionnaire d’enquête et de rajouter des questions pour mieux expliquer ou enrichir les indicateurs. Une première question prend l’indicateur, les autres peuvent servir à enregistrer des explications pour valider les

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indicateurs. Grafstat permet aussi de saisir des questions fermées. Dans une question fermée, les réponses possibles sont proposées. Par exemple :

Est‐ce que vous avez adopté les recommandations culturales ? A) oui

B) non

C) sur un petit champ seulement D) sur un grand champ

E) entièrement.

Le logiciel Grafstat a toutefois un petit inconvénient : les résultats ne sont disponibles que pour une seule enquête à la fois ; la comparaison entre différentes périodes d’observations (fréquence d’observation) doit se faire de façon manuelle.

2.2.4. Travaux pratique: mise en appllication des outils et logiciels (jour 4)

Elle a consisté dans un premier temps à l’explication théorique des fonctions de base des logiciels GRAFTSTAT et FES (Excel) à l’aide d’une projection vidéo des supports électroniques. Dans la deuxième partie il était question des explications pratiques sur l’utilisation des deux logiciels. Ainsi, la procédure d’installation du logiciel GRAFTSTAT a été présentée de même que le principe d’introduction des données dans le logiciel FES d’analyse et de suivi et les informations collectées sur le terrain.

Pour les indicateurs quantitatifs, le logiciel GRAFTSTAT a été proposé et pour les indicateurs quantitatives le logiciel FES(Excel).

Ainsi, A la suite des explications théoriques sur la formulation des Indicateurs SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et Temporel) de suivi des résultats d’un projet, les participants ont été invités en groupe de travail (soit deux groupes de travail de 04 participants par groupe constitués) pour formuler un indicateur SMART. Après restitution en plénière et échanges, l’indicateur suivant a été retenu pour les besoins pratiques : « A la fin du projet, 95% des personnes formées (OSC, CTD, Sectoriels locaux) maîtrisent les techniques de suivi-évaluation, de la SSEF (Stratégie du Secteur de l’Education et de la Formation), et suivi budgétaire dans un contexte de la décentralisation.» Toutefois, conscients qu’une modification des objectifs et résultats du projet telle que validé par le bailleur pourrait être préjudiciable pour la mise en œuvre concrète du projet, il a été décidé de manière unanime de poursuivre l’exercice pratique avec des données imaginaires.

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En guise d’introduction de cette partie pratique, le facilitateur a fait un exposé sur la nécessité de bien formuler les indicateurs quantitatifs et qualitatifs. En outre, la méthode utilisée pour l’analyse des données et le suivi a été jugée indispensable. Par ailleurs, le lien entre les outils de suivi-évaluation et les conditions d’utilisation de ces outils sont indispensables pour parvenir à un résultat concret.

La place de la communication dans le suivi-évaluation a été soulignée. Il a été relevé qu’un bon plan de suivi-évaluation doit ressortir le titre du projet, la durée du projet et le nom du bailleur de fonds. Ce document contient également les objectifs, les indicateurs du projet et chaque objectif est suivi d’un tableau indiquant la fréquence observée, l’observation de référence ainsi que la fréquence seuil.

Le Fichier Excel de Suivi (FES) a été recommandé pour les analyses des données. La participation des bénéficiaires a été jugée indispensable dans le processus de suivi- évaluation, car les outils de suivi sont participatifs notamment dans la phase d’exécution du projet.

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Eu égard aux contraintes de temps, il n’a pas été possible de procéder à la présentation du Questionnaire Grafstat tels que prévu. Toutefois, des assurances ont été données par l’équipe de facilitation pour une présentation ultérieure de cette phase.

2.2.5. Synthèse des travaux et évaluation de l'atelier(jour 5)

Cette dernière journée avait permit non seulement de faire un resumé de ce qui a été fait, mais aussi et surtout d’élaborer un plan opérationnel post-formation et d’évaluer l’atelier pour apprécier le niveau de satisfaction des participants.

2.2.5.1 Le plan opérationnel post formation

Ce plan a été élaboré de manière participative avec les participants. Sur la base des enseignements reçus lors de l’atelier, il a été question pour les participants d’envisager les activités à mener en vue de l’appropriation du dispositif de suivi- évaluation des impacts des programmes et projets menés par le CEFAN. Ce travail a porté sur l’identification des activités de suivi à mettre en œuvre afin d’améliorer les méthodes de travail en matière de suivi, le plan post formation tel qu’élaboré et présenté ci-dessous.

Activités à entreprendre Période Responsable Observation 1- Elaborer un cadre

logique adapté à

l’utilisation des outils du SE

Fin avril Coordonnateur Chimi et Olivier

Mettre en place une équipe de 02 ou 03 personnes pour la production d’un draft 0 pour enrichissement et finalisation

2- Finaliser l’élaboration du plan de suivi du projet BACKUP

Fin avril Equipe CEFAN CEPRADD

3- Diffuser les outils informatiques (FES et Grafstat) auprès des membres du CA et du Staff du CEFAN

Avant le 20 avril CEPRADD

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4- Accompagner les membres du CA et le staff du CEFAN à l’utilisation des outils informatiques (FES et Grafstat)

Dès maintenant Equipe CEFAN CEPRADD

5- Accompagner la coalition dans l’implémentation du dispositif du SE (politique publique de l’éducation - suivi budgétaire)

Continu Membres du CA et staff formés

6- Capitaliser les données (reporting)

Continu Secrétariat du CEFAN

2.2.5.2.L’évaluation finale de la formation par les participants

Elle été faite par les participants. Elle portait sur l’appréciation de la formation dispensée par le CEPRADD sur les différents modules déroulés. Ainsi, une fiche d’évaluation a été distribuée à chaque participant en vue de donner son appréciation et d’apporter des suggestions pour l’amélioration des futures sessions.

S’agissant de l’appréciation générale de la formation, elle a été côtée à partir d’une échelle d’évaluation à quatre niveaux(Faible, Moyen, Bon et Très bon) et les critères d’évaluation ont porté sur sept (07) principaux paramètres dont l’atteinte des objectifs généraux de l’atelier, l’atteinte des attentes du participants, la qualité de la facilitation, la maîtrise du sujet par les facilitateurs, la relation entre participants et facilitateurs, la qualité du matériel formation et l’impression générale des participants sur l’atelier. Globalement 64% des participants ont jugé que la formation était d’un niveau moyen tandis que 36% ont jugé l’atelier Bon. Il convient de souligner que ce pourcentage élevé de moyen se justifie par la non satisfaction des attentes personnelles des apprenants au regard de leurs idées personnelles

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attendues. Car, très peu d’entre eux faisaient le lien entre les outils de planification (cadre logique, plan de suivi etc.) et la conduite d’un processus de suivi-évaluation.

En outre, eu égard au temps limité, un pourcentage élevé de participants (80%) a jugé moyen l’exercice d’adaptation du PDS au projet BACKUP. En revenche, 80%

les participants ont positivement apprécié les exercices de construction/d’élaboration du Plan de suivi (PDS), les Exposés théoriques et pratiques sur le PDS, les exercices pratiques sur les logiciels Grafstat et FES (Fichier Excel de Suivi) ainsi que l’ensemble des manipulations informatiques sur le suivi.

Toutefois, une grande partie des participants ont souhaité un approfondissement sur certains exercices traités lors de la formation, en l’occurrence, l’élaboration des plans de Suivi, l’utilisation des logiciels informatiques de suivi (FES, Grafstat).

En guise de recommandations, de manière générale, les participants ont souhaité que les principales mesures ci-après soient prises en compte à savoir :

-la mise à disposition à l’avance des supports de formation aux participants,

-l’installation préalable des logiciels de suivi dans les miro ordinateurs des apprenants,

-le réglement des détails logistiques avant le début de l’atelier, -le suvi et le renforcement des leçons apprises lors de l’atelier.

2.2.5.3. Clôture des travaux

La cérémonie de clôture s’est résumée en trois interventions dont la première a été celle de Monsieur Baloma Josué, Coordonnateur du Secrétariat Exécutif du CEFAN qui s’est d’abord excusé pour le retard avec lequel il a rejoint le groupe, retard dû à une petite crise de paludisme qui ne lui a pas permis de quitter Yaoundé au moment voulu. Il a ensuite remercié le Président du Conseil d’Administration et les membres qui ont répondu présent et dont l’assiduité tout au long des travaux témoigne de l’importance du thème du séminaire et de l’intérêt qu’ils y ont accordé. Il a enfin remercié tous les consultants pour leur dévouement et le professionnalisme dont ils ont fait montre tout au long de la formation. Il a achevé son propos en assurant les uns et les autres de son engagement ainsi que de celui de ses collaborateurs à mettre œuvre les résolutions du séminaire.

A la suite du Coordonnateur, Monsieur SHEY Benjamin SERKFEM NDZELEM, Président du Conseil d’administration, a exprimé sa satisfaction à l’issue de cette

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formation ; il a félicité le staff du CEFAN et les Consultants pour les enseignements dispensés. Il a enfin souhaité plus de dynamisme et de synergie d’action pour une évolution positive du CEFAN et a demandé à son collaborateur M. TAMO, de dire le mot de fin.

Sur ces entre-faits, Monsieur Tamo a pris la parole pour remercier le PCA pour cet honneur à son égard et souhaiter un bon retour à tous les participants avant de déclarer clos les travaux de ce séminaire de formation.

3- CONCLUSION

Au regard de l’expression des participants au terme de cet atelier de formation, les objectifs fixés ont été atteints. Le personnel du CEFAN a reçu les éléments essentiels à la mise en œuvre efficace du dispositif de planification et de suivi évaluation. Le processus a été enrichissant tant pour le CEPRADD que pour le STAFF du CEFAN.

Toutefois, les travaux menés ont permis de déceler certaines insuffisances sur lesquelles il conviendrait d’apporter des solutions urgentes pour mieux s’assurer d’un succès dans la mise en œuvre du dispositif de suivi évaluation au sein du CEFAN. À cet effet, il serait souhaitable de :

 Réaliser un suivi de la mise en œuvre du plan opérationnel post- formation du CEFAN élaboré de manière participative ;

 Renforcer les capacités du personnel du CEFAN en technique d’animation, base essentielle pour une bonne mise en œuvre du dispositif de suivi-évaluation ;

 Envisager un accompagnement (coaching) du CEFAN dans la mise en œuvre du dispositif de planification de suivi-évaluation dans leurs projets, eu égard à la trop courte durée de la formation.

4- ANNEXES

4.1. TDR de l’atelier de formation 4.2. Agenda de l’atelier de formation 4.3. Fiches d’évaluation de l’atelier 4.4. Galerie photos

4.5. Listes des participants

4.6. Manuel de formation en suivi-évaluation

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ANNEXE 1 : TDR de l’atelier

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES ORGANISATIONS DE LA SOCIETE CIVILE ET ADMINISTRATEURS LOCAUX EN SUIVI-EVALUATION ET BUDGETISATION

DES POLITIQUES PUBLIQUES DE L’EDUCATION AU CAMEROUN

**************************

4.1. A. TERMES DE REFERENCES POUR LA REALISATION DE L’ATELIER DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES MEMBRES DU CONSEIL

D’ADMINISTRATION ET STAFFS DE LA COALITION EN SUIVI-EVALUATION DES PROJETS / KRIBI

1. PRESENTATION GENERALE

1.1. Contexte et nature de l’évaluation

a. Le CEFAN

Créé en 2005, la Cameroon Education For All Networks (CEFAN) est la coalition camerounaise des ONG de l’éducation composée d’une soixantaine d’organisations de la Société Civile camerounaise de l’éducation : syndicats, ONG, etc. Appuyé sur la conscience que l’éducation est un droit humain – lequel implique et suppose le devoir de tous, Le CEFAN milite, dans le cadre de l’EPT puis de l’Agenda Education 2030, pour une éducation inclusive et équitable de qualité et un apprentissage tout au long de la vie pour toutes les filles et tous les garçons camerounais et vivant au Cameroun. Le CEFAN, qui est membre du Groupe Local de l’Education, représente la Société Civile camerounaise de l’Education au sein de l’Africa Network Campaign on Education For All (ANCEFA) et de la Campagne Mondiale pour l’Education (CME).

b. L’objet de l’atelier

L’atelier porte sur le renforcement des capacités de Huit staffs et membres du Conseil d’Administration de la coalition en suivi-évaluation des projets.

L’atelier est financé par le Backup-Education. L’Initiative allemande BACKUP-Education (Building Alliances Creating Knowledge and Updating Partners) en Afrique est un mécanisme bilatéral pour soutenir les processus du PME (Partenariat Mondial pour l’Education) au niveau national et régional en Afrique. Il est mis en œuvre par la GIZ (Deutsche Gesellshaft fur Internationale Zusammenartbeit). L’objectif que poursuit le BACKUP Éducation est de renforcer et développer les capacités des partenaires de l’éducation.

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c. Le Contexte de l’atelier

Le CEFAN se propose de mettre en œuvre un projet de renforcement des capacité des organisations de la société civile et administrateurs locaux en suivi-évaluation et budgétisation des politiques publiques de l’éducation. La mise en œuvre idoine dudit projet voudrait que ceux qui ont la charge de superviser en amont le projet d’une part, ainsi que ceux qui ont la charge du suivi au jour le jour des opérations du projet, aient les capacités nécessaires à cet effet.

d. Les attentes du CEFAN

L’atelier devra :

- Introduire les participants au suivi-évaluation (Contexte de suivi-évaluation, définition des concepts, objectifs, cycle de vie d’un projet, opportunité d’un S/E, etc) ;

- Aborder les questions relatives au Plan de suivi-évaluation (Type de S/E, informations clés d’un plan de S/E, caractéristiques d’un plan de S/E, comment élaborer un dispositif de S/E, etc) ;

- Aborder les questions sur les outils de S/E (outils de planification du projet, outils de planification du S/E, outils de mise en œuvre du S/E, application des résultats du S/E, etc) ;

- Aborder les questions sur les différentes formes d’évaluation (interne, externe/participative, autoévaluation) ;

- Pratiquer des exercices de S/E

e- Produits attendus de la formation

Il est attendu après cet atelier qui formera 08 membres de la coalition, que les personnes formées soient capables :

- De distinguer le suivi de l’évaluation , ainsi que les contenus de chaque concept ; - D’élaborer les outils de suivi , un tableau de suivi des réalisations ;

- D’utiliser l’outil informatique comme instrument de collecte des données et d’analyse des résultats.

2. ASPECTS PRATIQUES

La durée totale définie est de 05 jours ouvrés, à compter de la signature du contrat de consultation.

Rendu attendu

Il est attendu du Consultant au terme de l’atelier un rapport final en version électronique, et

‘hard’ répondant exhaustivement et en cohérence avec les attentes définies plus haut ;

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B. APPEL A MANIFESTATION

Peuvent faire acte de candidature les personnes physiques et les Cabinets d’étude

1. CHOIX DU CONSULTANT

Le Consultant/le responsable du Cabinet devra justifier :

 D’un niveau académique Bacc + 5 au moins ;

 D’une connaissance éprouvée des questions sur le suivi-évaluation;

 D’une expertise avérée de 10 ans minimum des consultations dans le domaine du renforcement des capacités au Cameroun (ses travaux antérieurs feront foi) ;

2. MODALITES DE PAIEMENT DU CONSULTANT

Le consultant sera payé conformément aux normes d’utilisation des différentes catégories des consultants appliquées par le CEFAN. Ces paiements seront composés d’honoraires pour tous les jours ouvrables. Le contrat du Consultant précisera tous les éléments.

3. COMPOSITION ET DELAI DE DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE

Le dossier de consultation sera constitué de :

 Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur National du CEFAN ;

 Un Curriculum Vitae (CV) ;

 Une proposition technique et financière comprenant (PTF) :

 La compréhension des TdRs de l’atelier ;

 Une note méthodologique ;

 Une proposition financière détaillée.

La proposition financière composée essentiellement des honoraires ne devrait pas aller au- delà de 1 500 Euros. La prise en charge logistique de l’atelier et l’hébergement des participants y compris le/les Consultant(s), sont assurées par le CEFAN.

Le dossier de candidature sera déposé (version hard) au siège du CEFAN, sis au quartier Obobogo, entrée face Chefferie (vers le carrefour Columbia) ; ou par courriel (version soft) à l’adresse coordinator@efa-cameroon.net avec copie à cefan2015@gmail.com et à oliviertankeu@yahoo.fr. Délai de rigueur le 27 février 2019 à 15 heures.

NB : En cas de besoin d’information complémentaire, BV contacter Josué BALOMA, Coordonnateur National du CEFAN par e-mail aux adresses susmentionnées ou, contacter Olivier TANKEU, Chargé des Programmes à l’adresse oliviertankeu@yahoo.fr

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ANNEXE 2 : Agenda de l’atelier

ATELIER DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET STAFFS DE LA COALITION EN SUIVI-EVALUATION DES

PROJETS / PROGRAMMES D’EDUCATION

(08-12 Avril 2019)

4.2. PROGRAMME

Lundi 08 Avril

Horaires Activités Méthode

A négocier avec participants

 Matinée

- Bienvenue Mots

- Présentation des participants Individuel

- Clarifier les attentes /craintes des participants Carton - Présenter les objectifs de l’atelier

- Présentation du programme

- Compléments au Programme souhaités ?

Projection

- Points organisationnels (Rapports journaliers, etc.) Horaires, Rapporteurs Energizer, Gestion du temps - Discussion des expériences des participants sur le SE

- 3 Groupes de travail :

1. SE terrain, 2. SE niveau de l’institution, 3. les besoins des partenaires en SE

Voir consigne

 Après-Midi

- Présentation des travaux de groupes et échanges Exposé et échanges Mardi 09 Avril

 Matinée

- Présentation de concepts-clés et les outils de SE (planification, Suivi, Evaluation, cadre logique, objectifs, indicateurs, etc.) avec les exemples pédagogiques - (Voir Guide module 1)

Powerpoint Les exemples pédagogiques

 Après-Midi

- La Construction du Plan de Suivi (PDS) des Effets Directs Et Indirects du Programme/Projet

- (voir module 2)

- Constitution des sous groupes de réflexion (02 groupes)

Exposé Réflexion en sous

groupe

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Mercredi 10 Avril

- Travail en plénière pour créer un plan de suivi pour l’objectif de projet

- Travail en groupe pour construire le PDS pour 1 ou 2 projets du CEFAN et présentation en plénière

Powerpoint Travail en groupe

- Comment appliquer le dispositif de suivi-évaluation (voir

module 3) Powerpoint

- Installation de logiciel Grafstat et Fichier Excel ( voir guide d‘installation Grafstat)

- Vérification de l’installation et du bon fonctionnement du logiciel dans les ordinateurs

- Présentation du logiciel Grafstat et Fichier Excel Suivi (FES)

CD Ordinateur Powerpoint

- Création du questionnaire Grafstat (Voir guide Grafstat) en sous groupes de travail Jeudi 11 Avril

- Synthèse rapide du questionnaire Grafstat - Identification des catégories de réponses

- Explications de base (voir Guide Grafstat et guide Fichier Excel Suivi)

- Construire le questionnaire ensemble - Impression des outils de collecte de données

Powerpoint Q&R Grafstat

Vendredi 12 Avril

- Interactions facilitateurs-participants Questions-réponses - Plan opérationnel post formation (mise en œuvre

CEFAN)

Brainstorming

Evaluation et clôture des travaux fiches d’évaluation

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ANNEXE 3 : Fiche d’évaluation de l’atelier

Veuillez remplir cette fiche et la retourner au facilitateur. Soyez le plus franc possible. Nous apprécierons les remarques constructives.

1. S’il vous plaît, veuillez résumer votre appréciation sur le cours en cochant la case appropriée.

Très Bien Bien Moyen Médiocre

Atteinte des objectifs généraux Atteinte de vos attentes

Qualité de la facilitation

Maîtrise du sujet par les facilitateurs Relation entre participants et facilitateurs Qualité du matériel de formation

Votre impression générale sur l’atelier

2. Quelles parties du cours avez-vous trouvée particulièrement importante?

3. Quelle activité avez-vous le mieux compris?

4. Pour quelles activités avez-vous eu des difficultés de compréhension ?

5. Qu’avez-vous appris de nouveau?

6. Avez-vous des suggestions par rapport à l’amélioration de cette formation?

7. En général, quelles autres commentaires faites vous de cet atelier ?

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ANNEXE 4 : Galerie photos Atelier de KRIBI

1-Photos de famille au bord de l’océan

2-Réflexion en groupe de travail

3-Suivi des exposés en salle

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4-Les explications du facilitateur de l’atelier

5-projection du cours théorique

ANNEXE 5 : LISTE DES PARTICIPANTS

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ANNEXE 6 : Manuel de formation en suivi-évaluation

Manuel de Formation du personnel du CEFAN sur les techniques de suivi évaluation des résultats des programmes et projets de développement.

Kribi, Du 08 au 12 Avril 2019

Par : Les Consultants du CEPRADD

Cercle de Promotion de Formation et d’Actions pour le Développement Durable

Récépissé de déclaration N° 00000152/RDA/J06/SAAJP/BAPP

B.P : 3013 Yaoundé Tél. : 661 55 35 07 E-mail : cepradd2019@gmail.com

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LE SUIVI-EVALUATION DES PROGRAMMES ET PROJETS DE DEVELOPPEMENT

MODULE I : QUELQUES CONCEPTS-CLES

Le suivi-évaluation des programmes et projets s’inscrit dans la démarche plus large de Planification Suivi-Evaluation (PSE). Les actions planifiées sont présentés dans un cadre logique dont les principaux éléments sont les indicateurs, les sources et hypothèses de réussite (ou d’échec). Les activités identifiées pour mettre ces actions en œuvre sont inscrites dans différents types de plans :

 Plan de suivi,

 Plan de travail annuel,

 Plan opérationnel, etc.

La participation effective de tous les acteurs concernés est essentielle à chacune des étapes de l’exécution des actions et du suivi-évaluation.

Que signifie chacun des termes ou concepts•clés?

Quels sont les acteurs principaux concernés par le suivi-évaluation des programmes et des projets de développement ? Quel est leur rôle dans la mise en œuvre du processus?

Quelles sont les conditions essentielles de réussite du suivi-évaluation des programmes et projets ? Les réponses à ces questions sont données dans les modules ci-dessous :

1.1. Planification

La planification, le suivi et l’évaluation sont des éléments essentiels du système de gestion des programmes et projets. Un bon systeme PSE (Planification Suivi-Evaluation) repose sur les préalables suivants :

 une situation de départ bien identifiée,

 une problématique bien posée, une vision claire et bien définie de la situation améliorée recherchée,

Dans le système PSE, la planification aide à déterminer le type de démarche à mettre en place pour bien suivre l’évolution des actions planifiées ;

Le suivi permet de collecter des informations sur l’évolution du programme/projet et donc, de garder le contact avec la réalité de ce programme/projet. L’évaluation associée au suivi permet d’apprécier, à un moment précis de l’exécution du programme / projet, les résultats positifs ou négatifs induits par les stratégies et les actions mises en œuvre.

Le schéma ci-dessous proposé, montre bien les interactions entre la planification, le suivi et l’évaluation.

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Planning et Réalisation

1.1.1. La planification

Une bonne planification permet d’anticiper un futur souhaité et d’articuler les actions / activités et les efforts de tous les acteurs autour de la réalisation de cet objectif. Une bonne planification se fait en plusieurs étapes à savoir:

 La formulation d’une vision qui permet de préciser le futur recherché et de mobiliser les différentes énergies sur une période donnée. Très souvent, la formulation de la vision est associée au choix des orientations (ou axes d’actions) stratégiques. Ces orientations sont consignées dans un document « Document d’Orientation Stratégique (DOS) » ; elles doivent servir de «boussole» pour guider (orienter) le travail de l’institution sur une période de quinze ans voire plus.

 L’élaboration de programmes/projets triennaux permet d’inscrire les orientations stratégiques dans une perspective à moyen terme ; les stratégies et les actions à mettre en œuvre dans le cadre de ces programmes peuvent être présentées dans un cadre logique. Ces deux premières étapes permettent de constituer les dossiers des programmes / projets.

 L’actualisation de ces dossiers est souvent une étape nécessaire après l’obtention de l’agrément de financement. Cette actualisation consiste à élaborer les plans d’opération, de suivi et de travail annuel (PTA) pour la mise en œuvre effective des stratégies et les actions identifiées.

 Les programmes annuels d’activités sont conçus par le personnel opérationnel des programmes/projets, à partir des plans opérationnels, de suivi et de travail annuel. Ils

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doivent contribuer à l’atteinte des objectifs et à la mise en œuvre des orientations stratégiques.

1.1.2. Le suivi

Le suivi est un processus systématique d’observation et d’analyse de l’exécution des actions planifiées ; les informations collectées peuvent être utilisées de différentes manières. Le plus souvent elles permettent de documenter les prises de décisions, en particulier sur le court terme, ceci afin d’augmenter l’efficacité des actions mises en œuvre. Pour réaliser un bon suivi, il faut être capable de poser les questions pertinentes qui permettent aux acteurs d’améliorer leurs réalisations. Il faut également que toutes les parties prenantes collaborent étroitement (par exemple, les paysans et leurs organisations, les OSC nationales, les partenaires techniques et financiers, etc.).

Il existe plusieurs types de suivi : le suivi technique, le suivi financier, le suivi des changements produits par la mise en œuvre des actions/activités planifiées, le suivi de l’évolution du contexte dans lequel un programme/projet est exécuté, etc. Ces différents types de suivi se complètent souvent.

 Le suivi technique et / ou financier

Le suivi technique et / ou financier permet d’observer l’évolution des activités d’un programme / projet. Les chiffres présentés dans le cadre logique, le plan opérationnel, le plan financier, etc. doivent être comparés périodiquement avec les résultats obtenus pendant la mise en œuvre. Ce suivi ne questionne pas les objectifs du programme / projet, il s’intéresse plutôt à la mise en œuvre des activités. C’est un outil important qui permet aux gestionnaires d’identifier les corrections nécessaires à court terme pour ajuster la planification.

C’est également un suivi qui permet aux acteurs de rendre compte et d’assumer leurs responsabilités les uns envers les autres. Il aide ainsi à mieux apprécier les performances individuelles et institutionnelles.

 Le suivi des effets ou des changements

Le suivi des effets porte sur la chaine des effets directement liés à la bonne réalisation des activités.

 Les premiers effets à observer sont la manière dont les services et formations donnés sont utilisés par les bénéficiaires. Ces effets ou changements se définissent comme les effets immédiats des actions du programme/projet. Dans le cas de l’accompagnement des responsables des caisses d’épargne et de crédit par exemple, les effets immédiats à observer sont la manière dont ces responsables respectent le protocole convenu pour la tenue du cahier de caisse.

 Au niveau des organisations paysannes, l’effet direct de la bonne gestion des caisses par les responsables, sera l’accroissement du nombre des adhérents et aussi, de l’épargne et des crédits.

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 L’augmentation des crédits accordés aux adhérents permettra à ceux‐ci de satisfaire plus facilement leurs besoins immédiats. Cette facilité sera un effet indirect des services et formations proposés à travers le programme/projet.

Il faut noter que le suivi des effets s’applique aux différents niveaux de la hiérarchie du cadre logique. Les champs d’observations ainsi que le type de suivi changent selon le niveau de la hiérarchie des objectifs. Il doit être pris en compte dès la phase de planification, un programme/projet idéal a un impact fort et positif sur le développement et sur son environnement.

1.1.3. L’évaluation

L’évaluation permet, à un moment donné de l’exécution d’un programme/projet, d’apprécier les résultats positifs ou négatifs induits par les stratégies et les actions mises en œuvre. Ces résultats sont généralement mesurés en prenant en compte les objectifs de départ. L’évaluation porte sur les aspects suivants : conséquences et impacts des stratégies et actions du programme/projet ; vérification de la viabilité des réalisations ; identification des changements nécessaires à moyen et long termes pour atteindre les objectifs fixés au cours de la planification. Contrairement au suivi, l’évaluation met en question la validité des approches initiales et cherche à trouver la meilleure stratégie pour l'avenir.

 Les principaux critères d’évaluation des programmes et des projets

Les principaux critères d’évaluation d’un programme/projet sont la pertinence, l’efficacité, l’efficience, la viabilité et l’impact. En plus de ces critères qui doivent compte la rapidité avec laquelle les intrants et les activités sont gérés et convertis en extrants (réalisations). Il faut également analyser la qualité des extrants obtenus. Autrement dit, il s’agit de «bien faire les choses à moindre coût» Dans le suivi‐évaluation des programmes et des projets en général, souvent par manque de données, les questions de l’efficience ne sont pas traitées de façon systématique. Un bon suivi des coûts par type d’interventions peut renforcer la bonne gestion du programme/projet, la mesure de l’efficience permet de s’interroger sur ce à quoi il faut renoncer pour affecter la ressource à une action, à un programme/ projet plutôt qu’à une autre utilisation.

La pertinence permet de juger du bien‐fondé d’un programme/projet en comparant l'adéquation entre les objectifs et les problèmes à résoudre. La comparaison prend également en compte l’environnement physique et politique dans lequel le programme / projet s’est déroulé.

Généralement, les acteurs évaluent la pertinence de leur programme/projet à la fin d’un cycle ou en fin de projet alors que ce critère doit être pris en compte au moment de l’analyse de départ, du contexte et pendant la planification.

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DES QUESTIONS POUR EVALUER LA PERTINEN?

• Le

programme/projet ne risque-t-il pas de provoquer

L’efficacité permet d’évaluer le degré d’atteinte de l’objectif du programme/projet.

L’efficacité dépend étroitement du niveau d’atteinte des objectifs intermédiaires et de réalisation des activités planifiées.

A la fin du programme/projet, l’efficacité correspond au degré d’atteinte des objectifs, en particulier de l’objectif spécifique. Pour la mesurer il faut généralement faire le cumul des indicateurs correspondant au délai de temps du programme/projet. Il faut donc bien choisir le nombre des indicateurs au moment de la planification et être attentif à la faisabilité du suivi des effets de terrain.

L’efficience est le rapport entre le degré d’atteinte de l’objectif d’un programme / projet et les coûts de celui‐ci, y compris celui des ressources physiques, humaines et les dépenses financières.

La viabilité et la durabilité sont deux notions assez proches qui sont parfois utilisées à la place l’une de l’autre. Pour l’UE (Union européenne) et l’OCDE (Organisation de Coopération et de Développement économique), la viabilité réfère à la pérennité d’une activité quelconque de développement ou à la pérennité du fonctionnement (aspects techniques et économiques) d’un instrument de développement. Cette notion peut par exemple s’appliquer à une unité de production ou à une institution, elle permet de s’interroger sur « la probabilité de maintien du flux des avantages produits par le programme/projet, notamment la poursuite des activités et la pérennité des résultats après l’arrêt de l’appui externe».

La notion de durabilité réfère quant à elle à la permanence de la situation favorable que le programme/projet vise à créer ; celle qui est décrite dans son objectif. De plus en plus aujourd’hui, la durabilité d’un programme/projet se mesure également en tenant compte de la pérennité des effets indirects ou des effets non prévus au moment de l’élaboration du programme/projet. Au moment de l’évaluation finale, la durabilité d’une réalisation peut être estimée à travers l’étude des effets et impacts qui resteront après la fin du programme/projet. Les analyses faites au cours de ces évaluations ex‐post portent aussi sur les effets négatifs et permettent de savoir si ceux‐ci influencent les effets positifs attendus

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L’impact, c’est l’effet qu’un programme/projet produit sur son environnement, la manière dont il contribue à la réalisation des objectifs globaux ou objectifs de développement.

L’impact d’un programme/projet traduit donc les « changements de l’environnement induit par les réalisations d’un programme/projet qui vont au‐delà de ces réalisations ». Pour estimer l’impact d’un programme/projet, il est nécessaire de prendre position sur ce qu’est le développement et de se fixer des critères appropriés de jugement. Les ODD (Objectifs du Développement Durable) peuvent être une bonne référence. Au moment de l’évaluation finale d’un programme/projet, il est parfois difficile d’estimer son impact sur le développement. Les évaluations ex‐post des impacts faites sous la forme d’études quantitatives aident à contourner cette difficulté. Elles permettent également de tirer des enseignements sur la façon de mieux positionner des programmes/projets dans un secteur d’intervention donné, de répartir les ressources humaines ou financières sur les secteurs d’activités d’un programme/projet, etc.

Les objectifs

La plupart des programme/projets visent plusieurs objectifs complémentaires : un objectif global ou de développement, un objectif spécifique encore appelé objectif du programme/projet. Cet objectif peut être subdivisé en objectifs intermédiaires (OI) pour prendre en compte l’évolution logique des actions ou le temps. L’arbre à problèmes est un outil efficace pour aider à bien définir ces différents objectifs.

L’objectif de développement doit montrer comment le programme/projet contribuera à la résolution d’un problème global de développement dans une région donnée : augmentation du niveau de vie des populations ; lutte contre la désertification ; accroissement du niveau de scolarisation des jaunes filles ; etc.

L’objectif spécifique ou objectif du programme/projet montre le changement concret attendu à la fin du programme/projet : augmentation du nombre et des montants des crédits accordés aux membres d’une caisse d’épargne te de crédits ; augmentation des activités génératrices de revenus (AGR) ; reboisement des zones arides ; construction d’ouvrages de retenue d’eau ; construction de cantines scolaires; octroi de bourses scolaires aux jeunes filles ; accès à l’eau portables par les populations cibles ; etc.

1.2. Les outils du suivi-évaluation 1.2.1. Le cadre logique

Le cadre logique se présente sous la forme d’une matrice de quatre colonnes. C’est une approche de programmation, de mise en œuvre et d'évaluation des programmes/ projets. A Inades Formation, le cadre logique est utilisé de façon systématique comme document principal pour la planification et la gestion des programmes et des projets. Le cadre logique