İş Süreçlerinin Hedef Tabanlı Modellenmesi İçin Bir Araç

(1)

³ Süreçlerinin Hedef Tabanl Modellenmesi çin Bir Araç

Ba³ak Meral, Cahit Güngör, Halit O§uztüzün Orta Do§u Teknik Üniversitesi, Bilgisayar Mühendisli§i

Ankara, Türkiye basakmeral@gmail.com cahit.gungor@tcmb.gov.tr oguztuzn@ceng.metu.edu.tr

Özetçe Günümüzdeki büyük ölçekli kurumsal yaplarda, ³ Süreçleri Yönetimi kritik bir önem ta³maktadr. Süreçlerin modellenmesi; i³lerin tanmlanmas, analiz edilmesi, yönetilmesi ve kontrol edilmesi açsndan kritiktir. ³ süreçleri modelleme ayn zamanda, süreçlerin ve kritik seviye- lerdeki hedeerin arasndaki ili³kileri kurmak açsndan da önemlidir. Bu çal³mada, i³ süreçleri modellemenin i³levsel olan ve olmayan açlarna getirilen yeni yakla³mlar için üretilen görsel ve i³levsel bir araç anlatlmaktadr. Süreçlerin hedeerle ili³kilendirilmesini sa§layan bir yöntem için yeni bir araç geli³tirilmi³ ve bu aracn ayn zamanda hedeer arasndaki saysal ili³kileri de kurmas sa§lanm³tr.

Anahtar Kelimeler ³ Süreçleri Modelleme, Hedef, ³ Süreçleri Yöne- timi, Geçerleme

1 Giri³

³ süreçleri yönetimi, akademik ve sektörel alanlarda uzun zamandr çal³lan bir alan olmasnn yan sra, son dönemlerde bu alandaki ilgi daha çok süreç modelleme üzerine yo§unla³m³tr. Ba³larda alann hedeeri süreçleri anlama, tasarlama ve kontrol etmeye yönelik iken, günümüzde bu e§ilim süreçleri iyile³tirmeye yo§unla³maya ba³lam³tr [5]. Büyük ölçekli rmalarda var olan süreçleri tasarladktan ve anladktan sonra, iyile³tirme yönünde çal³malar hz kazanm³tr.

Bu yöndeki çal³malar genellikle süreçleri tasarladktan ve analiz ettikten sonra, yaplabilecek iyile³tirmeleri öngörmeye çal³r, sonrasnda da süreçler yeniden ta- sarlanarak mümkün olabilecek performans iyile³tirmeleri bulunur. Bu yöntemler genellikle döngüsel bir ³ekilde uygulanarak her döngüde yeni bir tasarm yaplr, bu ³ekilde süreçlerin iyile³tirilmesine yönelik çal³lr. Yeniden tasarlama a³ama- snda, daha önceki deneyimler, var olan süreçlerin ölçülebilir çktlar ve süresel büyüklükleri gibi kavramlar göz önünde bulundurulur [1].

Bu bildiride, i³ süreçlerinin modellenmesi ve iyile³tirilmesi kapsamnda, hedef tabanl modelleme yaplabilmesi için geli³tirilen bir araç ve bu araç yardmyla süreçlerin teknik analizinin yaplabilmesine olanak sa§layan yöntem anlatlm³- tr. Hedeeri modellemek için, GoalDAG ad verilen ve detaylar ileride anlatlan

(2)

2 ³ Süreçlerinin Hedef Tabanl Modellenmesi çin Bir Araç

model kullanlm³tr. Bu makalede 2. bölümde bu alanda daha önce yaplm³ olan çal³malar anlatlarak bizim çal³mamzn bunlarn arasnda nerede durdu§u be- lirtilmi³tir. Ayrca bu ksmda GoalDAG yapsyla ilgili bilgiler de payla³lm³tr.

3. bölümde GoalDAG çizgesini temsil edebilmek için geli³tirilen Eclipse eklentisi anlatlm³tr. 4. bölümde ise bu eklentiyle çizilen model ve hedef çizgesi üze- rinden analiz yapmay sa§layacak geli³tirmeler anlatlm³tr. 5. bölümde ortaya konulan bu ürünlerin kullanmn gösteren bir vaka çal³mas örneklendirilmi³ ve 6. bölümde bundan sonraki admlar üzerinde durulmu³tur.

2 lgili Çal³malar

³ süreçlerinin iyile³tirilmesine ³irketler ve yönetimleri tarafndan verilen önem, Harvey Nash tarafndan yaplan anket çal³masnda da belirgin olarak gözlem- lenebilir [9,14,3]. Bu çal³maya göre, baz sektörlerdeki CIO'larn en önem verdi§i be³ öncelikleri yüzdeler olarak sralanm³tr. Finansal sektörlerdeki CIO'lar i³ süreçleri iyile³tirmeye %57 önem vermi³tir. Bu oran teknoloji sektöründeki CIO'lar için %53, i³ servisleri sektöründeki CIO'lar içinde %70 olarak gözlemlen- mi³tir. Ülkelere göre bir gruplama yapld§nda ise, srasyla Almanya ve Avustu- ralya'nn, %71 ve %70 ile i³ süreçleri iyile³tirmeye önem veren CIO'lar konusunda ba³ çekti§i görülebilir. Fransa, Almanya, sveç, sviçre, Amerika gibi teknoloji alannda çok geli³mi³ ülkelerde de bu rakamlar %50-%60 aral§ndadr. Bu bilgiler ba³l ba³na, dünyadaki en geli³mi³ ülkelerdeki teknoloji ³irketlerinin, i³ süreçleri iyile³tirmeye ne kadar önem verdi§ini göstermeye yeterlidir. ³ süreç- leri iyile³tirme bu ³ekilde kritik bir noktada duruyorken, ne gibi metodlar ve araçlarla bu iyile³tirmelerin yaplaca§ da oldukça önemlidir.

Bu iyile³tirme çal³malarnda baz yöntemler, simülasyonlar kullanarak performans iyile³tirmeye yönelmi³tir [8]. Bu tip yöntemlerde, yeniden tasarlanm³ olan süreçlerin simülasyonu yaplarak bir sonuç çkarlr ve var olan yapnn so- nuçlaryla kar³la³trlarak bir iyile³me olup olmad§na baklr.

³ süreçleri iyile³tirme alannda yaplan en göze çarpan çal³malardan birisi de Bocciarelli ve Ambrogio tarafndan yaplan PyBPMN(Performability-enabled BPMN) çal³masdr [2]. Bu çal³ma, var olan BPMN yapsna yeni bir eklenti yaparak süreçlerin performansn ölçmeye yöneliktir. Var olan i³ süreçlerini hedeerle ili³kilendirerek analiz yapmay hedeeyen bu çal³ma, bu e§ilimdeki en kapsaml çal³malardan biri olmakla birlikte, hedef kavramna ölçülebilir yakla³- mad§ndan dolay hedeeri saysal verilerle ili³kilendirmeye yönelik de§ildir.

Bizim çal³mamz kapsamnda, GoalDAG yapsnn, süreçlerin modellenme- sinde kullanlacak olan Eclipse BPMN2 Modeler eklentisi ve eklentinin çktlar- nn analiz için kullanlan Tetrad [15] aracna aktarm anlatlmaktadr. Süreçler ve hedeer arasnda ili³ki kurulmasna sa§layan yeni bir BPMN eklentisi geli³- tirilmi³, sonrasnda bu eklenti sayesinde hedeer arasnda saysal ili³kiler kurulmasna araç deste§i sa§lanm³tr. Bu eklenti sayesinde hedeerin ba§lantlarna girilen saysal veriler, süreçlerin asl heden gerçekle³mesine yönelik etkisinin görülmesinde rol oynam³tr. Bu sayede organizasyonun asl hedeerini, farkl i³ kollarndaki süreçlerle ili³kilendirilebilen, hangi süreçte ne miktarda iyile³tirme

(3)

³ Süreçlerinin Hedef Tabanl Modellenmesi çin Bir Araç 3 yapmann genele ne kadar faydasnn olaca§nn analizine yardm eden bir araç ortaya konmu³tur.

Bu çal³mada hedeeri modellemek için, GoalDAG ad verilen modelden ya- rarlanlarak geli³tirmeler yaplm³tr. GoalDAG hedeeri hiyerar³ik olarak gös- termeye yarayan bir yapdr. Bu yapda hedeer, dü§ümler tarafndan temsil edilir. A§rl§a sahip olabilen ayrtlar ve dü§ümlerin aralarndaki ba§lant fonk- siyonlar GoalDAG yapsn olu³turur. Ayrtlarn a§rlklarna katk a§rlklar ad verilir. Ayn zamanda GoalDAG; döngü barndrmayan, yönlendirilmi³, basit bir çizgedir [13].

GoalDAG için tanm ³u ³ekildedir;

G=< V, E >

burada;

V ,G' deki dü§ümlerin kümesidir veEayrtlarn kümesidir ve her dü§üm bir BSC(Balanced Scorecard) [6] metri§ini temsil eder. Metrikler arasndaki ili³kiler ayrtlar tarafndan kurulur. Her metrik, SM (Strategy Map) [7] hiyerar³isiyle uyumludur.

Ölçüm;tzamanndaki bir BSC metri§ini temsil eden de§erin fonksiyonudur.

m(i, t);i∈V, t∈T arih

li³ki Fonksiyonu; BSC nesnelerinin arasndaki ili³kiyi temsil eden fonksi- yondur.

rf(i, j);i, j∈V

Katk A§rlklar; Bir BSC nesnesinin kendi atas olan BSC nesnesine olan katk derecesini temsil eden de§erdir. Ayn ataya katk sa§layan BSC nesneleri ile göreli olarak bu de§eri alr.

kd(i, j);i, j∈V 0≤kd(i, j)≤1

∀i∈V :

j∈ayrßt(i,j)

kd(i, j)≤1

Bir fonksiyon olarak rf iki hedef arasndaki ili³kileri tutabilir. Bu kapsamda genellikle iki metrik arasndaki lineer bir ili³kiyi temsil ediyor olsa da, logaritmik, polinom, üstel ve do§al logaritmik herhangi bir fonksiyon ³ekline de uyarlanabi- lir.

Yukarda özet ³eklinde anlatlan GoalDAG yapsn süreç modelleri ile ili³- kilendirebilmek için bir araç geli³tirmek ve bu kurulan ili³ki üzerinden analiz yaplmasn sa§layacak bir araç geli³tirmek bu çal³mann hede olmu³tur.

(4)

3 GoalDAG BPMN Eklentisi

Eclipse BPMN2 Modeler, açk kaynak kodlu, Graphiti tabanl bir Eclipse projesi- dir bpmnModeler. BPMN 2.0spesikasyonu ile uyumludur ve Eclipse BPMN 2.0 metamodelini kullanr [10]. Grak ögeleri Graphiti tabanl kodlar geni³letilerek üretildi§inden, grak tabanl geli³tirmeler ve modikasyonlar yapmak oldukça kolaydr. Ayrca, Eclipse eklenti geli³tirme yöntemleri kullanarak metamodeli ve editörü de geni³leterek yeni özellikler eklemek mümkündür.

Metamodeli tüm detaylar ile açklamak, bu çal³mann kapsam ile birebir örtü³mese de, hedeeri ifade etmek ve çizebilmek için yaratlan yeni eklentiyi an- layabilmek için ksa bir özet faydal olacaktr. BPMN 2.0spesikasyonuna göre, süreçlerin graksel olarak temsil edilmesi i³ süreçleri diyagram ile mümkün- dür. Bu diyagram; ak³ nesneleri (olaylar, aktiviteler, a§ geçitleri) ve ba§lama nesnelerinden olu³ur. Metamodeldeki süreç anasnf, ak³ nesnelerinin srasn tutar.Olaylar, aktiviteler ve a§ geçitleri sürecin parçalar olabilecek ak³ eleman- lardr ve birbirlerine dizi ak³ eleman ile ba§lanrlar. Süreçle alakal olan bu elemanlar d³nda, BPMN metamodel sürecin do§rudan parças olmayan ancak süreçle alakal bilgi tutan ba³ka elemanlara da sahiptir. Bu elemanlardan biri, bilginin bir not olarak eklenebildi§i TextAnnotation elemandr. Bu eleman bu çal³mada anlatlan BPMN eklentisinde önemli rol oynar. TextAnnotation eleman sürecin do§rudan parças olmad§ndan, diyagramdaki her nesneye ekle- nebilir. Ak³ elemanlar ile arasndaki ba§lant Association ad verilen ba§lant nesnesi tarafndan kurulur. GoalDAG BPMN eklentisinin kritik noktas, süreç- leri Eclipse BPMN2 Modeler ile modellemek ve TextAnnotation elemanlar ile ak³ nesnelerine metinler yoluyla fazladan bilgiler ba§layabilmektir.

Belirtildi§i gibi, GoalDAG BPMN eklentisinin ilk kritik noktas ak³ eleman- larna fazladan bilgi ekleyebilmektir. Bu fazladan eklenecek olan bilgi, hedeerle alakal verileri tutacaktr. kinci kritik nokta ise, BPMN eklentisinin editörü, hedef çizgesini di§er süreç nesneleri ile birlikte ekranda görsel olarak temsil ede- bilmelidir. Ekrandaki çizimde, süreçler ve hedeer arasndaki ili³kinin görülebilir olmas önemli bir noktadr. Burada asl nokta graksel olarak bu ili³kiyi göstere- bilmek oldu§undan mevcuttaki BPMN metamodeli geni³letmek bu çal³ma için gereksiz olacaktr. Metamodeli geni³letmeden sadece var olan BPMN nesnelerini geni³leterek yeni özellikler eklemek, bu çal³ma için yeterli olacaktr. Ayn zamanda bu yakla³m, editörün üretece§i BPMN XML dosyalarn tüm BPMN motorlar için genel hale getirecektir.

Eclipse eklenti geli³tirme teknolojileri sayesinde, var olan Eclipse projelerini geli³tirmek, yeni özellikler eklemek mümkündür. Eklenti noktalar, yeni özellik- leri ekleyebilmeleri için geli³tiricilere sunulmu³tur. Bu çal³mada bizim amacmz GoalDAG yapsn görsel olarak temsil etmek oldu§undan, ihtiyaçlarmza uygun eklenti noktalar seçtik. htiyaçlarmz kar³lamas için geli³tirilecek olan Goal- DAG BPMN eklentisinin sahip olmas gereken özellikler ³u ³ekilde sraland:

Hedef nesneleri ili³kili oldu§u ak³ elemanna ait ölçüm bilgilerini tutacak.

Hedef nesneleri modellenen sürecin do§rudan bir parças olmayacak Hedef nesnelerini BPMN XML dosyalarnda saklamak mümkün olacak.

(5)

(6)

(7)

(8)

önceden olu³turulan XML dosyalar sayesinde do§rudan yüklenerek de analiz yaplabilir.

Tetrad'n bu ³ekilde XML halinde veri kabul edebilmesi,GoalDAG BPMN eklentisi sayesinde olu³turulan hedeeri,Tetrad'n kabul edece§i girdiler haline dönü³türülmesini olanakl klm³tr. Bu ³ekilde,süreçlerle alakal hedeerin analizi yaplabilir ve elde edilen sonuçlara göre i³ süreçlerinin iyile³tirilmesi veya yeniden tasarlanmas mümkün olabilir. Bu bildiride anlatlan çal³mann ikinci ksmnda,ilk a³amada geli³tirilen BPMN eklentisi kullanlarak olu³turulan hedeerin,Tetrad'a uygun girdi haline getirilmesi için bir uygulama yaplm³tr. Bu uygulama,ana hatlaryla,BPMN GoalDAG eklentisi kullanlarak çizilen süreç- lerin ayr³trlmas,ayr³trlan süreçlerden hedeerin elde edilmesi ve elde edilen hedeerden Tetrad formatna uygun XML olu³turulmas admlarn izler. Bu üç ana adm a³a§daki ³ekilde detaylandrabiliriz.

lk admda süreçlerin ayr³trlmas için Eclipse BPMN2 Modeler projesinin, kendi içinde var olan metodlar kullanlm³tr. Her ne kadar Eclipse BPMN2 Mo- deler süreçleri .bpmn uzantsndaki,XML yapsndaki dosyalarda saklyor olsa da,bu süreçleri standart bir XML ayr³trcs yerine Eclipse'in kendi sundu§u metodlarla ayr³trmak,teknik olarak daha az maliyetli ve daha az yorucu oldu-

§undan bu yol izlenmi³tir. Bu ayr³trmada,ak³ elemanlar,ba§lant nesneleri ve hedeeri ifade etmemize yarayan TextAnnotation elemanlar ve hedeeri birbi- rine ba§lamamz sa§layan Association elemanlar kendilerini temsil eden BPMN yapsndaki Java nesnelerinin tipine dönü³türülerek bir veri yaps haline getirilmi³tir.

kinci admda,ilk admda elde edilen tüm nesneler,uygun ltrelerden geçiri- lerek,hedeer,hedeerin arasndaki ba§lantlar ve hedeerin alakal oldu§u süreç admlar elde edilmi³tir. Bu ltreleme i³lemi sayesinde,hedeer ve aralarndaki ili³kiler,Tetrad'a uygun hale gelmelerini sa§layacak nesneler haline dönü³türül- mü³tür.

Üçüncü admda,ikinci adm sonucu elde edilen veri yaplar,standart bir XML ayr³trc sayesinde bir XML dosyasna yazlarak Tetrad için uygun for- matta girdi haline dönü³türülmü³tür. Burada kritik nokta,veri yaplar XML dosyasna yazlrken,içerdikleri bilgilerin Tetrad notasyonuna uygun olarak ya- zlmasdr. Burada Tetrad uyumlulu§unun bozulmamas için,veri yaplar String nesneleri haline dönü³türülmü³ ve uygun formata getirilmi³tir.

Yukarda anlatlan admlar sayesinde,GoalDAG BPMN eklentisi ile modellenen süreçler ve süreçlerle alakal hedeer,Tetrad'a uygun bir hale getirilerek analiz edilebilir hale getirilmi³tir. Bu admlar sonucu Tetrad için hazrlanan XML dosyalarnda hedeer ve ayrtlar ³u ³ekilde temsil edilmektedir.

<variable>Project_Ending</variable>

<edge value="0.5">Project_Ending --> Project_Success</edge>

5 Proje Yönetimi Vaka Çal³mas

Bu çal³mada ortaya konan arac snamak açsndan,proje yönetimi verileri kullanlm³tr. Proje yönetimi süreçleri,ufak de§i³ikliklerle tüm organizasyonlara uy-

(9)

(10)

(11)

³ Süreçlerinin Hedef Tabanl Modellenmesi çin Bir Araç 11 Çizge Tetrad'a yüklendikten sonra, 6 farkl projeden toplanan veriler Tetrad'a yüklenerek analiz yaplmas sa§lanm³tr. Tetrad'da yüklenen verilerle yaplan analiz sonucu olu³an GoalDAG ³u ³ekildedir:

ekil 9. GoalDAG çizgesinin ayrtlarn katk a§rlklarn da içeren Tetrad tarafndan çkarlan analizi.

6 Sonuç ve Gelecek Çal³malar

Bu çal³mann iki önemli aya§ birlikte kullanlarak i³ süreçleri iyile³tirmeye yarayan bir ürün ortaya koymaktadr. lk a³amada geli³tirilmi³ olan GoalDAG BPMN eklentisi ile i³ süreçleri ve hedeerin bir arada görüntülenebilmesi ve ili³- kilendirilebilmesi sa§lanm³tr. kinci a³amada ise, eklenti kullanlarak olu³turulan süreçlerin ve hedef hiyerar³isinin Tetrad'a uygun bir girdi haline dönü³türül- mesi sa§lanm³tr. Bu iki admn beraber kullanmyla hedef bazl i³ süreçlerinin analizinin yaplabilece§i ve iyile³tirilebilece§i bir ürün ortaya çkm³tr.

leriki çal³malarda, bu ürünün daha genel ve konsolide hale gelmesi hedef- lenmektedir. Dönü³üm için çizgeleri Tetrad d³nda ba³ka analiz araçlarna da uygun hale getirmek bir hedeftir. Bir di§er hedef ise; modelleme ve hedef giri³- leri yaplrken, bu i³leri yapan eklentinin, ayn anda dönü³ümleri yaparak analiz yapabilmesi bir sonraki admdr. Bu adm için Tetrad veya benzeri bir ürünün analiz yetenekleri, GoalDAG Eclipse eklentisine gömülecek ve hedeerle süreçle- rin görüntülenebildi§i ekranda analiz sonuçlarnn da görüntülenebilmesi sa§la- nacaktr.

(12)

Kaynaklar

1. Andersson, B., Bider, I., Johannesson, P., Perjons, E.: Towards a formal denition of goal-oriented business process patterns. Business Proc. Manag. Journal 11(6), 650662 (2005)

2. Bocciarelli, P., D'Ambrogio, A.: A bpmn extension for modeling non functional properties of business processes. In: Proceedings of the 2011 Symposium on Theory of Modeling & Simulation: DEVS Integrative M&S Symposium. pp. 160168. TMS- DEVS '11, Society for Computer Simulation International, San Diego, CA, USA (2011)

3. CIO: 2013 State of the CIO. Tech. Rep. January (2013), http://www.cio.com/

documents/pdfs/2013StateoftheCIOExecSummary.pdf

4. Eclipse: Bpmn2 modeller (2013), http://eclipse.org/bpmn2-modeler/

5. Jansen-vullers, M.H., Netjes, M.: Business process simulation a tool survey. In:

In Workshop and Tutorial on Practical Use of Coloured Petri Nets and the CPN (2006)

6. Kaplan, R.S., Norton, D.P.: The Balanced Scorecard: Measures that Drive Perfor- mance. Harvard Business Review 70, 7179 (1992)

7. Kaplan, R.S., Norton, D.P.: Linking the balanced scorecard to strategy. California Management Review 39(1), 5380 (1996)

8. Kettinger, W.J., Teng, J.T.C., Guha, S.: Business process change: A study of met- hodologies, techniques, and tools. MIS Quarterly 21(1), 5580 (1997)

9. Nash, H.: Harvey Nash 2013 CIO Survey. Tech. rep. (2013), http://www.

harveynash.com/group/mediacentre/2013CIO\_survey.pdf

10. OMG: Bpmn 2.0 metamodel (2013), http://www.omg.org/bpmn/Documents/BPMN_

2-0_RFP_07-06-05.pdf

11. Pearl, J.: Causality: Models, Reasoning, and Inference. Cambridge University Press, New York, NY, USA (2000)

12. PMI (ed.): A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide): An American National Standard ANSI/PMI 99-001-2008. Project Mana- gement Institute, Newtown Square, PA, 4 edn. (2008)

13. Robinson, R.W.: Combinatorial Mathematics V, vol. 622, chap. Counting unlabe- led acyclic digraphs, pp. 2843. Springer Berlin / Heidelberg (1977)

14. The Economist: The Strategic CIO. Tech. rep. (2013)

15. University, C.M.: The tetrad project (2013), http://www.phil.cmu.edu/

projects/tetrad/