Reorganisation der Aktenführung im Amt für Volksschulen des Kantons Basel-Landschaft

Reorganisation der Aktenführung im Amt für Volksschulen des

Kantons Basel-Landschaft

Arbeit zur Erlangung des Bachelor HES von :

Jürg SCHLEGEL

Pädagogischer Betreuer :

Hans VON RÜTTE, Lehrbeauftragter HES

Genf, 15. Juli 2011

Haute École de Gestion de Genève (HEG-GE) Studiengang Information documentaire (bilingue)

Déclaration

Ce travail de Bachelor est réalisé dans le cadre de l’examen final de la Haute École de Gestion de Genève, en vue de l’obtention du titre Bachelor en sciences HES en infor- mation documentaire (études bilingues français-allemand). L’étudiant accepte, le cas échéant, la clause de confidentialité. L'utilisation des conclusions et recommandations formulées dans le travail de Bachelor, sans préjuger de leur valeur, n'engage ni la res- ponsabilité de l'auteur, ni celle du conseiller au travail de Bachelor, du juré et de la HEG.

«J’atteste avoir réalisé seul le présent travail, sans avoir utilisé des sources autres que celles citées dans la bibliographie.»

Fait à Genève, le 15 juillet 2011 Jürg SCHLEGEL

Abstract

Ziel dieser praktisch ausgerichteten Arbeit im Bereich des Records Management ist hauptsächlich die Erstellung eines Registraturplans inklusive dazu gehöriger Organisa- tionsanleitung für das Amt für Volksschulen (AVS) des Kantons Basel-Landschaft im Mandat des Staatsarchives.

In einem ersten theoretischen Teil wird die Praxis der Aktenführung der öffentlichen Verwaltungen in der Schweiz dokumentiert, um daraus Schlussfolgerungen zur Um- setzung des Mandates zu ziehen. Wichtige Grundlagen sind in der Schweiz die ISO- Norm 15489 sowie die vom Bund entwickelte Geschäftsverwaltung GEVER. Da diese allerdings für die viel grössere Bundesverwaltung entwickelt wurde und sich auf elekt- ronische Aktenführung konzentriert, ist sie für die Umsetzung des Mandats vor allem als Planungshilfe und Referenz nützlich.

Die Realisierung des Registraturplanes basiert vor allem auf einer gründlichen Aufga- benanalyse. Daraus wird eine Klassifikation abgeleitet, die kritisch beleuchtet wird.

Dieser Registraturplan orientiert sich weitgehend an der bestehenden, vorwiegend aufgabenorientierten Struktur des Amtes. Der fertige Plan besteht schliesslich aus den zwei Hauptgruppen für Leitung und Supportfunktionen sowie den nach Kernaufgaben gegliederten Hauptgruppen „Bildungspolitik und Schulentwicklung“, „Aufsicht“, „Externe Evaluation“ und „Unterstützung“.

Der Registraturplan braucht Umsetzungsanweisungen, also eine Organisationsanlei- tung. Darin müssen die wichtigsten Punkte seiner Umsetzung geregelt werden. Be- sonderes Augenmerk muss dabei auf den Ablauf der Aktenführung und damit verbun- den auch auf das Festhalten an einem Papierdossier bis zur baldigen Einführung einer elektronischen Geschäftsführung gelegt werden.

Inhaltsverzeichnis

Déclaration ... i

Abstract ... ii

Inhaltsverzeichnis ... iii

Verzeichnis der Abbildungen ... iv

Verzeichnis der Tabellen ... iv

Einleitung ... 1

1. Best Practice Records Management in der Schweiz ... 2

1.1. Entwicklung in den öffentlichen Verwaltungen ... 2

1.2. Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER als Best Practice Schweiz 3 1.3. Records Management in kantonalen Verwaltungen ... 4

1.4. Fazit zur Anwendung für das Mandat ... 6

1.5. Grundbegriffe ... 6

2. Reorganisation der Aktenführung des Amtes für Volksschule des Kantons Basel-Landschaft ... 7

2.1. Mandat ... 7

2.2. Methodologie und Vorgehen ... 8

2.3. Analyse des Status quo der Aktenführung ... 9

2.3.1. Situation der Aktenführung in der Kantonsverwaltung BL ... 9

2.3.2. Situation der Aktenführung im Amt für Volksschulen ... 11

2.3.3. Geschäftskontrolle im AVS ... 13

2.4. Registraturplan ... 15

2.4.1. Grundlegender Aufbau ... 15

2.4.2. Leitung – Hauptgruppe 0 ... 18

2.4.3. Support und Ressourcen – Hauptgruppe 1 ... 19

2.4.4. Bildungspolitik und Schulentwicklung – Hauptgruppe 2 ... 21

2.4.5. Aufsicht – Hauptgruppe 3 ... 22

2.4.6. Externe Evaluation – Hauptgruppe 4 ... 23

2.4.7. Unterstützung – Hauptgruppe 5 ... 24

2.5. Organisationsanleitung ... 26

2.5.1. Grundsätze ... 26

2.5.2. Rollen ... 27

2.5.3. Geschäftsbearbeitung ... 28

2.6. Vorschläge für das weitere Vorgehen ... 28

Fazit ... 30

Bibliographie ... 32

Anhang 1 – Glossar ... 33

Anhang 2 – Registraturplan: Übersicht ... 34

Anhang 3 – Registraturplan mit Details ... 36

Anhang 4 – Organisationsanleitung ... 39

Anhang 5 – Aufgaben des AVS ... 44

Verzeichnis der Abbildungen

Verzeichnis der Tabellen

Tabelle 2 Aufbau der Hauptgruppe 1 – Support und Ressourcen ... 19

Tabelle 3 Aufbau der Hauptgruppe 2 – Bildungspolitik und Schulentwicklung ... 21

Tabelle 4 Aufbau der Hauptgruppe 3 – Aufsicht ... 22

Tabelle 5 Aufbau der Hauptgruppe 4 – Externe Evaluation ... 23

Tabelle 6 Aufbau der Hauptgruppe 5 - Unterstützung ... 24

Einleitung

Der Enron-Skandal und die damit verbundenen verschärften Vorschriften der Ge- schäftsführung durch den Sarabanes-Oxley Act in den USA führten weltweit zu einem verstärkten Interesse für Records Management. Mit neuen Gesetzen und Verordnun- gen zur Verbesserung der Aktenführung will auch die Verwaltung ähnliche Vorkomm- nisse in Zukunft vermeiden und selber mit gutem Beispiel voran gehen. So in der Schweiz z.B. auch im Kanton Basel-Landschaft mit einer eigenen Verordnung über die Aktenführung¹.

In dieser praktisch orientierten Bachelorarbeit geht es um eine konkrete Fragestellung im Bereich des Records Managements. Sie beschäftigt sich im Rahmen eines Manda- tes vom Staatsarchiv Basel-Landschaft mit der Reorganisation der Aktenführung im Amt für Volksschulen (AVS). Für dieses soll ein Registraturplan samt zugehöriger Or- ganisationsanleitung erstellt werden.

In einem ersten, schwerpunktmässig theoretisch ausgerichteten Teil werden sowohl die heute gängige Praxis als auch der Stand der Aktenführung mit Schwerpunkt auf öffentliche Verwaltungen beschrieben und daraus Schlussfolgerungen für die Ausfüh- rung des Auftrages gezogen.

Der Hauptteil befasst sich mit der konkreten Aufgabenstellung und deren Umsetzung.

Nach einer kurzen Beschreibung des Vorgehens werden der erarbeitete Registratur- plan und die Organisationsanleitung erläutert und kritisch kommentiert. Der Registra- turplan ähnelt in seiner Struktur dem aktuellen Aufbau des Amtes und basiert haupt- sächlich auf einer Aufgabenanalyse. In der Organisationsanleitung werden die wich- tigsten Punkte zu seiner Umsetzung geregelt, sowie der generelle Ablauf der Aktenab- lage.

Die Arbeit schliesst mit einem Ausblick über die nächsten Schritte zur Reorganisation der Aktenführung im AVS und einem persönlichen Fazit des Autors.

1 vgl. Verordnung über die Aktenführung, Kanton Basel-Landschaft, vom 17. Dezember 2002 ; SGS 140.13

1. Best Practice Records Management in der Schweiz

Im folgenden Kapitel wird eine Übersicht über den Stand und die Praktik des Records Managements in öffentlichen Verwaltungen der Schweiz gegeben. Dies im Hinblick auf eine praktische Anwendung zur Erstellung des Registraturplans für das Amt für Volks- schulen des Kantons Basel-Landschaft.

Zur vertieften Abklärung der wirklichen Praxis würde sich eine eigenständige Untersu- chung lohnen. Im Rahmen der gestellten Aufgabe stütze ich mich auf Fachliteratur, über das Internet zugängliche Quellen und auf mündliche Auskünfte von Fachperso- nen. Die Beschreibung ist darum fundiert, aber nicht repräsentativ.

Die Komplexität der Aktenführung hat sich mit dem Eintritt ins Informationszeitalter stark vergrössert. Die Menge der produzierten Akten hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Records Management hat sich dadurch zu einer eigenständigen Fach- disziplin mit darauf spezialisierten Fachkräften entwickelt und ist längst mehr als blos- ses Ablegen von Papierakten in Bundesordner. Die ISO- Norm 15489 definiert den Begriff deshalb auch umfassend:

„records management: field of management responsible for efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, ()“ (In- ternational Organization for Standardization, 2001, S. 3)

Records Management wird also zu einer eigenen Managementaufgabe, welcher nicht nur für die eigentliche Aktenführung, sondern für den ganzen Prozess von der Entsteh- ung über die Wartung bis hin zur Benutzung und Bereitstellung zur Nutzung der Unter- lagen bzw. Records verantwortlich ist.

1.1. Entwicklung in den öffentlichen Verwaltungen

Aufgrund der föderalistischen Struktur der öffentlichen Verwaltungen in der Schweiz entwickelte sich die Aktenführung eher unsystematisch und unkontrolliert. Die ver- schiedenen Institutionen scheinen heute in Fragen des Records Managements fast isoliert dazustehen. Sie beraten sich teilweise gegenseitig, die grossen Probleme wer- den im Fachverband der Archivare und auf Tagungen diskutiert, schlussendlich steht aber jede Institution für sich selber.

Die Schweiz scheint hier inmitten eines grossen Umbruches zu stehen. Sinn und Nutzen einer guten Aktenführung sind unbestritten, in gewissen Bereichen wie z.B. der Buchführung (vgl. OR Art. 957 ff.) sogar gesetzliche Pflicht. In vielen öffentlichen

Verwaltungen blieb jedoch das Papier bis heute das einzige verbindliche Medium. Je länger je mehr sind jedoch Lösungen gefordert, die über das klassische papiergebun- dene Archivieren hinausgehen und auch eine digitale Ablage ermöglichen. Für eine solch umfassende Modernisierung des Records Managements sind aber tiefgreifende Änderungen nötig. Solche Prozesse benötigen in der auf Langfristigkeit ausgelegten, demokratischen Verwaltungslandschaft viel Zeit und eine vorgängige ausführliche Risi- koanalyse. Gefordert sind idealerweise bereits erprobte Verfahren und Prozesse in ähnlichen Verwaltungseinheiten.

Im Kontext solcher Projekte wird auf den Standard der ISO- Norm 15489 verwiesen.

Sie existiert zwar seit 2001 als verabschiedete und akzeptierte Norm, trägt aber zur Lösung der immer grösser werdenden (elektronischen) Dokumentenflut nichts Konkre- tes bei. In diesem Sinne ist sie keine Best Practice, sondern definiert primär die wich- tigsten Begriffe und legt die Rahmenbedingungen fest. Direkt in die Praxis umsetzbare Handlungsanweisungen werden also zusätzlich benötigt.

Weitergehende Regelungswerke wie MoRec² oder ICA-Req³ sind zu umfangreich und theoretisch, als dass sie für eine direkte Umsetzung eingesetzt werden könnten, sie dienen eher zum Design von elektronischen Records Management- Systemen. Es liegt sozusagen in der Natur der Sache von „requirements“, dass eben die „Anforderungen“

und nicht die Praxis festgehalten werden. Daraus eigene Umsetzungsreglemente ab- zuleiten könnte sich vielleicht eine grosse Kantonsverwaltung wie Zürich erlauben, in kleineren Verwaltungen scheint ein solcher Ansatz weder sinnvoll noch rationell zu bewältigen.

1.2. Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER als Best Prac- tice Schweiz

Der wohl am besten für die Praxis umsetzbare Ansatz kommt vom Bund mit seiner elektronischen Geschäftsverwaltung GEVER. Diese hat die Bundeskanzlei im Rahmen seines Leistungsauftrages entwickelt und soll bis Ende 2011⁴ in der gesamten Bun- desverwaltung eingeführt werden. Es ist ein System zur Unterstützung von Aktenmanagement, Geschäftskontrolle und Ablaufsteuerung.

2 Model Requirements for the Management of Electronic Records, vgl.

http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/

3 http://www.ica.org/ Download im Mitgliederbereich

4 vgl. BUNDESARCHIV. Einführung elektronische Geschäftsverwaltung im Bund [onli- ne]. http://www.bar.admin.ch/themen/00871/00872/index.html?lang=de. (abgerufen am 25. Juni 2011)

Die Umsetzung erfordert den Einsatz einer Software zur elektronischen Geschäftsfüh- rung. Dafür hat der Bund Fabasoft als momentan einziges Produkt für GEVER zertifi- ziert.

Das Bundesarchiv kann in der föderalistischen Schweiz zwar keine verbindlichen Nor- men erlassen, hat aber durchaus einen gewissen Vorbildcharakter - insbesondere für grössere öffentliche Verwaltungen wie etwa diejenige der Kantone oder jene der grös- seren Städte. Es ist darum nicht weiter erstaunlich, dass die Schweiz hier dem Ausland ähnelt, wo auch häufig den Nationalarchiven die Rolle zufällt, ein Regelwerk oder de- taillierte Handlungsanweisungen für (elektronisches) Records Management zu erarbei- ten. Verbindliches Hilfsmittel für Records Management wurde GEVER schweizweit im Zusammenhang mit E-Government, als Standard eCH-0037⁵.

GEVER wurde zwar für den Bund entwickelt, das Bundesarchiv stellt aber den anderen öffentlichen Verwaltungen viele Dokumente und Werkzeuge frei und gut dokumentiert zur Verfügung⁶. Diese Unterlagen scheinen für Fachpersonen durchaus mit prakti- schem Nutzen einsetzbar zu sein. Allerdings muss dieses Fachwissen zur erfolgrei- chen Umsetzung von Projekten zur Einführung elektronischen Records Managements für die Anwender an der Basis für diese aufbereitet und vermittelt werden.

GEVER ist also, auch in Ermangelung echter und für die Schweiz angepasster Alterna- tiven heute in den öffentlichen Verwaltungen die einzige Referenz für Umsetzungen von Records Management. Es hat damit auch den Status als etablierte Best Practice in diesem Bereich.

1.3. Records Management in kantonalen Verwaltungen

Obwohl noch viele Verwaltungseinheiten an der Papierablage festhalten, gewinnt das digitale Aktenmanagement in den Kantonen an Bedeutung. Laut Hristova und Schedler (2005, S. 35 - 46) konnten bereits 2005 fast alle Kantone zumindest Pilotprojekte vor- weisen. In der Umsetzung waren diese Projekte zur Einführung von digitalem Akten- management zum Erhebungszeitpunkt aber noch nicht sehr weit gediehen: Gerade einmal zwei Kantone hatten in über 40% ihrer Dienststellen ein digitales Aktenma- nagement eingeführt. Einig war man sich jedoch, dass dieses sehr notwendig sei.

5 vgl. VEREIN ECH. eCH-0037 Hilfsmittel GEVER Vorgaben Bund. Bern, 2005. 10 S.

6 vgl. SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIV BAR. Tools und Hilfsmittel zur Ge- schäftsverwaltung [online].

http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00882/index.html?lang=de (abgerufen am 25.

Juni 2011)

Als grösste Hindernisse zur Entwicklung des digitalen Aktenmanagements identifizier- ten je 50% der kantonalen Informatikverantwortlichen hauptsächlich die „dezentrale Verantwortung“, den Mangel an „finanziellen Ressourcen“, sowie zu über 29% auch einen „Mangel an Initiative“. Gerade in kantonalen Verwaltungen mit eher geringer Personalfluktuation sei die Einführung eines Records Managements immer auch sehr stark von der persönlichen Initiative einzelner Mitarbeitenden abhängig. Eine beson- ders erfolgreiche Einführung von solchen Systemen soll es geben, wenn diese „Einfüh- rung von den Amtsstellen selbst initiiert wird. [] Zur Entwicklung des digitalen Akten- managements in den Kantonen ist es daher entscheidend, die BenutzerInnen für den entsprechenden Nutzen zu sensibilisieren.“ (Hristova und Schedler, 2005, S. 41).

Durch Schulungen über gute Aktenführung können die verantwortlichen Personen der Amtsstellen für Probleme der digitalen Aktenführung sensibilisiert werden. Dies ist häu- fig die Aufgabe der Staatsarchive, oft in Zusammenarbeit mit zentralen Informatik- diensten. Das Verständnis für den Nutzen und die Wichtigkeit guter Aktenführung bei den Entscheidungsträgeren ist ein zentraler Punkt. Solche Projekte erhalten damit eine höhere Priorität und die entsprechenden Ressourcen. Eine Einführung eines Records Managements ist immer ein Change- Projekt und damit ein Kraftakt. Insbesondere auch, weil der Nutzen nicht sofort ersichtlich ist, sondern erst nach einer längeren Ein- arbeitungs- und Schulungsphase.

Wie sieht aber die konkrete Umsetzung aus? Herauszuheben ist der Kanton Thurgau, der GEVER kantonsweit eingeführt hat und auf der Homepage von Fabasoft⁷ sogar als Referenz für die eGov-Suite aufgeführt ist. Auch in den Kantonen Luzern, Obwalden und Nidwalden scheint eine Umsetzung von GEVER schon realisiert oder sehr weit fortgeschritten. Auf die Situation im Kanton Basel-Landschaft wird im Kapitel 2 kurz eingegangen. Hristova und Schedler (2005, S. 47 ff.) haben in den Kantonen St. Gal- len und Zürich Fallstudien im Ausländeramt bzw. Migrationsamt durchgeführt, auch dort konnten Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Das nötige Know-how scheint also für Kantone grundsätzlich verfügbar zu sein.

Eine aktuelle Nachfolgestudie steht noch aus. Es ist allerdings anzunehmen, dass in den letzten Jahren zwar einige Amtsstellen ein digitales Records Management einge- führt haben, jedoch nach wie vor grosse Unterschiede zwischen und innerhalb der ein- zelnen Kantone bestehen. Die vorhandenen Lösungen wurden für grössere

7 vgl. http://www.egov-suite.com/de/references/switzerland/thurgau (konsultiert am 25.

Juni 2011)

Verwaltungen entwickelt. Inwiefern sich diese auch auf kleinere Strukturen übertragen lassen, muss noch erforscht werden. Vor allem für kleinere Kantone wird es damit wohl schwieriger sein, solche Projekte umzusetzen.

Ein weiteres Problemfeld ist die Konzentration auf elektronische Aktenführung. In vie- len Kantonen ist der Umgang mit digitalen Akten (noch) nicht geregelt und es muss somit, zumindest noch die nächsten paar Jahre, an einer Registratur mit Papierakten festgehalten werden. Genau für diesen Fall fehlen aber aktuelle Musterumsetzungen, die als Best Practice hinzugezogen werden könnten.

1.4. Fazit zur Anwendung für das Mandat

Im Mandat geht es um die Aktenführung eines relativ kleinen Amtes in einem mittel- grossen Kanton, dem Amt für Volksschulen im Kanton Basel-Landschaft. Ob und wie das GEVER- Konzept des Bundes in einer solch kleinen Verwaltungseinheit überhaupt umgesetzt werden kann und soll ist fraglich. Eine Umstellung auf elektronische Akten- führung ist momentan dort nicht geplant. Im Kontext einer schweizerischen öffentlichen Verwaltung kann die Existenz von GEVER aber auch nicht vernachlässigt werden. So kann unter anderem die GEVER- Arbeitshilfe des Bundesarchives⁸ durchaus als Ar- beitsmittel genutzt werden. Nicht zur direkten Anwendung, aber zur Sicherstellung, dass an alles Wichtige gedacht wird und die massgeblichen Standards eingehalten werden, sowie zur Erleichterung eines allfälligen Austauschs mit Bundesbehörden.

Dies ist insbesondere für die Planung eines Projekts eine wertvolle Stütze - auch im Hinblick auf eine mögliche spätere Umstellung auf ein elektronisches System.

1.5. Grundbegriffe

Als Grundlage für die wichtigsten Begriffe wird auf die Norm eCH-0002⁹ verwiesen, welche ja direkt Bezug auf die ISO-Norm 15489 nimmt. Im Anhang 1 ist deren Glossar diesem Dokument beigefügt. Eine weitergehende Klärung und Erläuterung aller in die- ser Arbeit vorkommenden Fachbegriffe würde den Rahmen dieser vor allem praktisch ausgerichteten Arbeit sprengen.

8 vgl. SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIV BAR. Elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) : Arbeitshilfe. Bern : Schweizerisches Bundesarchiv, 2010. 62 S.

9 VEREIN ECH. eCH-0002 Records Management. Bern, 2003. 8 S.

2. Reorganisation der Aktenführung des Amtes für Volks- schule des Kantons Basel-Landschaft

Im folgenden Kapitel, dem Hauptteil dieser praktisch orientierten Bachelorarbeit, wird ein Projekt zur Unterstützung der Aktenführung beschrieben. Zuerst wird kurz der ei- gentliche Auftrag, das Mandat und das gewählte Vorgehen vorgestellt, um danach die Resultate beziehungsweise Produkte zu beschreiben und kritisch zu beleuchten. Zum Schluss folgen Empfehlungen zum weiteren Vorgehen.

2.1. Mandat

Auftraggeber dieser Arbeit ist das Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft. Dieses

„berät die Dienststellen bei der Aktenführung“ (Verordnung über die Aktenführung,

§ 8). Im Zusammenhang mit dieser Beratungstätigkeit wurde das Fehlen eines Regist- raturplanes im Amt für Volksschulen (AVS) bemerkt. Ein solcher stellt eine wichtige Grundlage für eine „ordnungsgemässe Aktenführung und systematische Ablage“ (Ver- ordnung über die Aktenführung, § 4) dar.

Mit dem Mandat soll dieser Missstand behoben und ein Registraturplan für das AVS geschaffen werden. Zu einem solchen gehört immer auch eine Organisationsanleitung.

Diese soll sich an den bestehenden Vorlagen und Beispielen aus der Kantonsverwal- tung BL orientieren. Sowohl der Registraturplan als auch die Organisationsanleitung sollen die Best Practices berücksichtigen, pragmatisch umsetzbar sein und sich un- kompliziert an veränderte Aufgaben und Prozesse im Amt anpassen lassen.

Dass die Resultate schon vom Amt genehmigt und umgesetzt werden können, schien aufgrund der relativ kurzen Projektdauer nicht realistisch. Im Rahmen des Projektes dieser Bachelorarbeit wird deshalb die Situation der Aktenführung vor Ort analysiert.

Ebenfalls werden mit den MitarbeiterInnen (insbesondere auf Führungsebene) die Möglichkeiten für Anpassungen der Aktenführungspraxis diskutiert. Aufgrund einer Analyse der Aufgaben, Prozesse und Produkte im Amt soll, möglichst unter direktem Einbezug der betroffenen MitarbeiterInnen, ein Registraturplan erstellt werden.

Das Resultat dieser Arbeit wird im Anschluss dem Staatsarchiv zur Verfügung gestellt, welches gemeinsam mit dem AVS die weiteren Schritte der Reorganisation der Akten- führung besprechen und planen wird.

2.2. Methodologie und Vorgehen

Idealerweise basiert die Erstellung eines Registraturplans auf Prozessbeschreibungen und Interviews mit den betroffenen MitarbeiterInnen. Durch den Aufbau von unten nach oben wird dieser sehr praxisnahe. Die beschränkte Projektlaufzeit verhinderte den da- zu nötigen bedeutend längeren Einsatz vor Ort, insbesondere weil auch auf keine vor- handenen Prozessbeschreibungen zurückgegriffen werden konnte. Ebenfalls wurde vom Amt selber eine andere Vorgehensweise gewünscht.

Schnell zeigte sich, dass vertiefte Kenntnisse der Betriebskultur der Baselbieter Kan- tonsverwaltung, des Staatsarchivs und des AVS eine wichtige Grundvoraussetzung darstellen, um überhaupt ein mögliches Vorgehen planen zu können. Als Aussenste- hender gilt es hier sich den Kulturen nur schon sprachlich zu nähern, z.B. nicht mehr von „Departementen“, wie das Zürcher tun, sondern von „Direktionen“ zu sprechen. So muss zuerst einmal eine gemeinsame Basis geschaffen werden, um überhaupt mit einer Umsetzung des eigentlichen Mandates beginnen zu können.

Das Staatsarchiv, gleichzeitig auch der Auftraggeber, hatte in der Folge vor allem die Rolle der fachlichen Beratung. Hier konnte auch das nötige Wissen zur Tradition der Aktenablage im Kanton erworben werden. Aus dem Archivbestand konnte zudem ein erster wichtiger Einblick in die Aufgaben und Arbeitsweise des AVS gewonnen werden.

Vor Ort im AVS mussten zuerst die gegenseitigen Erwartungen ausgelotet werden, um eine realistische und erfolgversprechende Lösung überhaupt erarbeiten zu können. Da das Projekt zur Erstellung des Registraturplanes vom Staatsarchiv initiiert worden war, mussten die Art der Zusammenarbeit, die Möglichkeiten und Bereitschaft zu Ände- rungen der Aktenführungsweise zuerst einmal evaluiert werden. Es zeigte sich rasch, dass hier verschiedene Vorstellungen über die Vorgehensweise, aber auch über die Möglichkeiten zur Anpassung oder gar Änderung der Aktenführung existierten. Verän- derungen des Records Management betreffen und beeinflussen immer auch die Ge- schäftskontrolle und das Prozessmanagement. Ungelöste Probleme auf einer Seite tangieren damit auch immer die anderen beiden Gebiete. Sinn und Wichtigkeit eines Registraturplanes mussten erarbeitet werden, um die Motivation zur Mitarbeit und eine Erhöhung auf der Prioritätenliste zu erreichen.

In der Folge wurde mit dem Amt eine vorläufige Beschränkung meiner Arbeit auf die Führungsebene vereinbart. Dort könne man, so der Amtsleiter, auch Änderungen di- rekt und relativ einfach umsetzen. Die Abteilungen sollten erst in einer späteren

Projektphase berücksichtigt werden und nur, falls dafür wirklich noch genügend Zeit bliebe.

Im nächsten Schritt ging es darum, möglichst viel über die momentane Aktenführungs- praxis, sowie über die Aufgaben und die Prozesse des AVS in Erfahrung zu bringen.

Dafür gab es aufgrund der vereinbarten Beschränkung vor allem Gespräche mit dem Amtsleiter. Zusätzlich fand eine Auswertung der verfügbaren Quellen innerhalb der Kantonsverwaltung (etwa Amtsberichte, Dienstordnungen, Internetauftritt oder Leis- tungsauftrag) und der Ablagen im Amt selber statt. Daraus wurde ein erster Entwurf eines Registraturplanes abgeleitet, mit einem Schwergewicht auf die Aufgaben der Führungsebene.

Mit der anstehenden Reorganisation der digitalen Ablage (im Netzlaufwerk) des Amtes offenbarte sich dann gegen Ende des Projektes doch noch ein relativ unmittelbarer, konkreter Einsatzzweck für einen alle Bereiche des AVS umfassenden Registraturplan.

Basierend auf den identifizierten Zielen und Aufgaben des Amtes¹⁰ wurde so dann ein solcher erstellt.

In einer Abschlusssitzung mit dem Amtsleiter und MitarbeiterInnen der Stabsstelle konnte der vorgeschlagene Plan diskutiert werden. Zusätzlich wurde er von einem Mit- arbeiter des Amtes an der Klausur der Geschäftsleitung allen Abteilungsleitern vorge- stellt und korrigiert. Der daraufhin nochmals überarbeite Plan stellt das Schlussprodukt dieser Arbeit dar.

2.3. Analyse des Status quo der Aktenführung

Im folgenden Kapitel wird auf das angetroffene Umfeld des Mandats eingegangen.

Dazu zählt insbesondere die Praxis der Aktenführung generell im Kanton Basel- Landschaft und speziell im AVS.

2.3.1. Situation der Aktenführung in der Kantonsverwaltung BL

Im Kanton Basel-Landschaft hat systematische Aktenführung eine lange Tradition. In den früheren 1970er Jahren wurde ein einheitlicher Registraturplan für den ganzen Kanton eingeführt. Dieser wurde bis in die späten 90er Jahre verwendet und bis jetzt nie offiziell aufgehoben. Viele der aktuellen Pläne in einzelnen Direktionen basieren noch heute auf diesem Generalplan.

10 vgl. auch Anhang 5 mit einer kompletten Liste der identifizierten Aufgaben des AVS

Im Jahr 2003 sorgte der Kanton mit der Einführung einer Verordnung über die Akten- führung¹¹ schweizweit in der Fachwelt für Aufsehen. Diese basiert auf der ISO-Norm 15489 und verpflichtet die ganze kantonale Verwaltung zur „ordnungsgemässe[n] Ak- tenführung und eine[r] systematische[n] Ablage“ (SGS 140.13, § 4). Am 19.01.2010 äusserte sich das Staatsarchiv in einem schriftlichen Bericht¹² zum Stand der Umset- zung dieser Verordnung und zur Aktenführung im Allgemeinen. Im Folgenden werden die für diese Arbeit relevantesten Punkte daraus kurz zusammengefasst.

Das Staatsarchiv stellt insbesondere fest, dass die Reaktionen der Dienststellen eher bescheiden waren und „die Durchsetzung des Records Management kaum als strategische Aufgabe wahrgenommen“ wird. (Staatsarchiv des Kantons Basel- Landschaft, 2010, S. 1). Das Interesse an Schulungen für Registraturverantwortliche sei zwar gross, jedoch werden diese Kurse vornehmlich von MitarbeiterInnen mit wenig Umsetzungskompetenz besucht. Dies führe dazu, dass das Gelernte nicht überall und nicht einheitlich über den ganzen Kanton umgesetzt werden könne. (frei nach Staats- archiv des Kantons Basel-Landschaft, 2010, S. 2)

Im Dokument prominent behandelt wird die Problematik der elektronischen Aktenfüh- rung. Die Kantonsverwaltung sei zwar schon lange im Zeitalter digitaler Dokumente angekommen, bei der Aktenführung werde dies aber momentan zu wenig stark be- rücksichtigt. Einzelne Dienststellen arbeiteten zwar bereits mit elektronischen Ge- schäftskontrollen oder, insbesondere dort wo eng mit dem Bund zusammengearbeitet wird, mit komplett elektronischer Aktenführung. In den meisten Ämtern sei aber nach wie vor das Papierdossier die rechtsverbindliche Form. Diese Papierablage erfolge dann auch meist nach einem Registraturplan, daneben existierten aber häufig Datei- Ablagen, die unsystematisch und personengebunden geführt würden. Auch beim Mail- verkehr sieht das Staatsarchiv noch Handlungsbedarf. Da dieser persönlich sei, müs- sen Nachrichten samt Anhängen häufig weitergeleitet und/oder ausgedruckt werden, was häufig zu einer grossen Zahl von Kopien und Mehrfachablagen führe. (frei nach Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft, 2010, S. 2-4)

Das Vorhandensein einer gesetzlichen Vorschrift alleine führt also nicht automatisch zu einer besseren Praxis. Das Staatsarchiv erhält im § 8 der Verordnung zur Aktenfüh- rung (SGS 140.13) die umfangreiche Aufgabe, die Dienststellen bei der Aktenführung

11 vgl. Verordnung über die Aktenführung, Kanton Basel-Landschaft, vom 17. Dezember 2002 ; SGS 140.13

12 vgl. KANTON BASEL-LANDSCHAFT. STAATSARCHIV. Stand der Aktenführung in der Kantonsverwaltung. Liestal, 2010. 9 S.

zu beraten, deren Umsetzung zu koordinieren, zu kontrollieren und allenfalls sogar Auflagen zu machen. Allerdings sind die Mittel des Staatsarchivs dafür sehr begrenzt.

Mit der neu geschaffenen Fachstelle Aktenführung wurde eine Ansprechstelle für die Verwaltung geschaffen, welche unter anderem auch Schulungen durchführt. Für eine systematische Kontrolle fehlen jedoch die Ressourcen.

Es zeigt sich, dass insbesondere die Führungsebene verstärkt von der Wichtigkeit ei- ner guten Aktenablage überzeugt werden muss. Diese zeigt sich durchaus an der Problematik interessiert, doch mögliche Anstrengungen zur Verbesserung der Akten- führung gehen mangels kurzfristigen Nutzens im Tagesgeschäft unter.

Das Staatsarchiv hofft, dass im Laufe der nächsten zwei bis drei Jahre innerhalb der verschiedenen Dienststellen Projekte zur Einführung eines komplett elektronischen Records Management oder GEVER durchgeführt werden können, die dann Vorbild- charakter für Andere hätten. Es geht dabei direkt mit gutem Vorbild voran und setzt seit Anfang 2011 Fabasoft zur komplett elektronischen Geschäftsverwaltung ein.

2.3.2. Situation der Aktenführung im Amt für Volksschulen

Das AVS ging aus dem ehemaligen Schulinspektorat hervor. Diese Tätigkeit spiegelt sich auch heute noch vor allem in der Abteilung Aufsicht wieder. Mitte 2002, mit der Einführung eines neuen Bildungsgesetzes erhielt es seinen heutigen Namen und wur- de in die Struktur der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion (BKSD) integriert. Es „ver- steht sich als pädagogisches und organisatorisches Kompetenzzentrum der Volks- schule, das diese unterstützt, evaluiert und beaufsichtigt.“ (Kanton Basel-Landschaft, Finanzverwaltung, 2011, S. 197). Wie der Name Kompetenzzentrum schon andeutet, erfüllt das Amt weniger Aufgaben mit strategischer Bedeutung für die Direktion, son- dern vereinigt vielmehr eine ganze Palette von Querschnitts- und Beratungsaufgaben.

Es hatte 2010 ein Budget von rund 4.2 Mio. CHF¹³ mit etwa 30 MitarbeiterInnen verteilt auf 19.4 Vollstellen¹⁴, was gerade einmal rund 4.5% der gesamten Stellen der BKSD ausmacht. Damit gehört es innerhalb der Kantonsverwaltung zu den eher kleineren Ämtern.

Das AVS wird seit dem 1. August 2008 von Dr. Gottfried Hodel geleitet, das ihm unter- stellte Fachpersonal rekrutiert sich vor allem aus der Lehrerschaft und den

13 vgl. KANTON BASEL-LANDSCHAFT. FINANZVERWALTUNG. Staatsrechnung 2010. Muttenz, 2011. S. 198

14 vgl. ebenda, S. 199

Schulleitungen. Gegliedert ist das Amt in drei Abteilungen, denen jeweils ein Abtei- lungsleiter vorsteht und drei Fachstellen. Diese bestehen in der Regel aus einer einzi- gen Person und sind ebenfalls direkt dem Leiter unterstellt. Aus dem Organigramm in der Abbildung 1 geht die genaue Struktur hervor.

Abbildung 1

Organigramm des Amtes für Volksschulen

Die Rolle des Registrators wird für die Verwaltungsaufgaben und Dienststellenleitung hauptsächlich von der Assistenz der Dienststellenleitung übernommen. Daneben sind die MitarbeiterInnen der Abteilungen und Fachstellen auch selber zum Führen der Dossiers ihrer Geschäfte zuständig.

Das AVS verfügt über eine hybride Ablage von digitalen Akten und Papierdokumenten.

Die meisten Dokumente entstehen digital und werden von den einzelnen Mitarbeiter- Innen in „ihre“ Ordner im Netzwerklaufwerk abgelegt. Mit diesem findet auch der Aus- tausch von Unterlagen innerhalb einer Abteilung statt. Andere Abteilungen oder Fach- stellen haben auf diese Ordner jedoch keinen Zugriff, was die Zusammenarbeit teil- weise erschwert und häufig zu Mehrfachablagen führt. Für die Organisation und damit Struktur der digitalen Ablage sind die Abteilungen jeweils selber verantwortlich. Im Lau- fe dieses Mandats gab es Bemühungen, diese Ablage neu zu strukturieren, damit alle MitarbeiterInnen auf möglichst alle Ordner Zugriff erhalten. Idealerweise orientiert sich die neue Ordnerstruktur direkt am neuen Registraturplan.

Eine weitere Herausforderung ist der Umgang mit der elektronischen Post. Die Mails und oder deren Anhänge werden zwar häufig ausgedruckt oder in entsprechende Ord- ner des Dateisystems verschoben. Grundsätzliche Regeln zur systematischen, rechtssicheren Ablage (z.B. alle geschäftsrelevante Emails ausdrucken und ablegen) fehlen aber. Dies ist insofern problematisch, als die Mailboxen persönlich sind und nur vom entsprechenden MitarbeiterInnen eingesehen werden können. Dies führt bei

(längeren) Abwesenheiten oder Personalwechseln zu Schwierigkeiten infolge fehlen- den oder erschwerten Zugriffsmöglichkeiten auf benötigte Dokumente.

Zum Austausch von Dokumenten in amtsübergreifenden Projektgruppen (aktuell z.B.

für HARMOS) ist Microsoft SharePoint¹⁵ im Einsatz. Da hier aber in der gegenwärtigen Konfiguration keine ganzen Ordner freigegeben werden können, wird der Einsatz die- ser Software tendenziell als Erschwernis im Arbeitsablauf empfunden. Die Dokumente werden infolgedessen trotzdem in der regulären Dateiablage bearbeitet und nur wichti- ge Zwischenresultate oder Endprodukte anschliessend über SharePoint geteilt oder per Mail verschickt.

Rechtsverbindlich ist nach wie vor die parallel zu den digitalen Unterlagen geführte Papierablage. Das Bewusstsein der Wichtigkeit dieser Ablage ist beim Personal durchaus vorhanden. Allerdings wird das Aktualisieren häufig zugunsten von (aus ihrer Sicht) dringenderen Geschäften zurückgestellt und ist deshalb vielfach im Rückstand.

Auch hier sind die Abteilungen selber für die Struktur ihrer Ablage verantwortlich. Dies widerspiegelt sich auch in den Ablieferungen an das Staatsarchiv. Die Akten der letz- ten, organisierten Ablieferung mussten schliesslich nach Abteilungen und darin thema- tisch (Themenkreis) und häufig auch nach Produzent (Akten von XY) gegliedert wer- den.

Die geschäftsrelevanten Dokumente entstehen aber, mit Ausnahme weniger hand- schriftlicher Notizen, elektronisch. Dafür werden hauptsächlich Word und Excel des Microsoft Office- Paketes verwendet. Als weitere Software verwendet das AVS Filema- ker für den Bibliothekskatalog und für die Buchhaltung ist, wie im ganzen Kanton vor- geschrieben SAP, im Einsatz. Die Geschäftsverwaltung, die mit Access gemacht wird, wird im folgenden Kapitel besprochen.

2.3.3. Geschäftskontrolle im AVS

Im AVS gibt es viele Aufgaben und Geschäfte, die direkt in den einzelnen Abteilungen und Fachstellen bearbeitet werden, die also teilweise autonom funktionieren. Als Kom- petenzzentrum für Fragen der Volksschule werden viele Anfragen und Aufträge von Aussen an das AVS herangetragen. Die Aufträge kommen insbesondere vom BKSD und betreffen häufig Stellungsnahmen zu Landratsgeschäften, welche Fragen der Volksschule tangieren. Dazu kommen Anfragen von Anspruchsgruppen (z.B. der

15 vgl. http://sharepoint.microsoft.com/

Lehrerschaft, Schulleitungen oder dem Bildungsrat) oder von Dritten (wie etwa der Presse).

Zum Verteilen und Überwachen dieser Aufträge und Anfragen verwendet der Ge- schäftsleiter des AVS eine Datenbank. Damit können über eine Maske Geschäfte als

„pendent“ markiert und einer Abteilung zugewiesen werden. Mit dem Auftrag kann auch ein Ordner im Netzlaufwerk verknüpft werden. Darin werden die Unterlagen des Geschäftes abgelegt (z.B. Kopien der erhaltenen Mails, Sitzungsunterlagen,). Nach Abschluss des Geschäftes wird es in der Datenbank (DB-GL) als „abgeschlossen“

markiert. Anders sieht diese aber für Geschäfte aus, welche vom Amtsleiter selber be- arbeitet werden. Diese werden in der Regel nicht in die DB-GL eingetragen. Stattdes- sen werden diese in einem Outlook- Ordner seines Posteingangs chronologisch ge- ordnet abgelegt. Nach Erledigung wird dieser Outlook- Ordner mit dem Vermerk „erle- digt“ ergänzt.

Diese Geschäftsleitungsdatenbank benötigt einen relativen hohen Arbeitseinsatz, weil sie nicht in die Informatik des AVS integriert ist. Gegenwärtig muss für jeden delegier- ten Auftrag jedes Mail an die Direktionsassistenz weitergeleitet werden, damit sie diesen in der DB-GL erstellen und den Ordner dazu anlegen kann.

Das System würde zwar eine gute Aktenablage unterstützen, weil damit abgeschlos- sene Aufträge in der Datenbank bekannt sind, verlinkt sind aber ganz gewöhnliche Ordner in der Dateihierarchie des AVS. Werden die Ordner nach Abschluss umbe- nannt, zerstört dies die Verlinkung in der DB-GL. Ausserdem sind nicht alle Aufträge des AVS systematisch darin erfasst. Da diese Ablage chronologisch aufgebaut ist, wird es je länger je schwerer werden hier Dokumente wiederzufinden. Sie taugt darum, zu- mindest in der gegenwärtigen Form, nicht als Registratur und unterstützt die Aktenfüh- rung damit kaum.

Abschliessend kann festgestellt werden, dass eine Weiterentwicklung der DB-GL kaum wirtschaftlich wäre. Sie stellt eine ad hoc- Lösung dar, die momentan eine Rolle in der Führungsunterstützung spielt. Wünschbar wäre aber eine Lösung, die elektronische Aktenführung und Workflow mit einschliesst, was auf eine Einführung von GEVER hin- auslaufen würde.

2.4. Registraturplan

Die Erstellung eines aufgabenorientierten Registraturplans, auch Aktenplan oder Ord- nungssystem genannt, (sowie der zugehörigen Organisationsanleitung) stellt den Kern des Mandats dieser Bachelorarbeit dar. Im folgenden Kapitel wird auf die Entstehung eingegangen und der vorliegende Plan¹⁶ kritisch beleuchtet.

Der Registraturplan kann als Übersicht in Anhang 2 eingesehen werden. Die folgenden Kommentare beziehen sich insbesondere auf den Plan, wie er in Anhang 3 in der Ver- sion mit Details abgedruckt ist.

2.4.1. Grundlegender Aufbau

Die Forderung nach einem sich an den Aufgaben oder Prozessen orientierenden Ak- tenplan war bereits in der Mandatsaufgabenstellung enthalten, entspricht aber der gängigen Praxis, wie sie aktuell auch gelehrt wird oder in der Literatur¹⁷ nachgelesen werden kann. Eine auf den Aufgaben basierte Klassifikation hat insbesondere den Vor- teil, im Verlaufe der Zeit relativ stabil zu bleiben. Anders als die interne Organisation ändern sich die Aufgaben einer Dienststelle in aller Regel kaum oder jedenfalls nicht in wesentlichen Punkten. Eine Orientierung an diesen verhindert also, dass mit jeder kleinen organisatorischen Änderung auch jeweils der ganze Registraturplan geändert werden muss.

Dazu kommen die Vorstellungen des Staatsarchivs, wie ein solcher Plan aufzubauen sei. Es existieren dazu im Kanton zwar keine verbindlichen Regeln oder Vorla- gen, allerdings bevorzugt man Pläne mit einer relativ flachen Hierarchie. Deshalb wer- den in einzelnen Ämtern Systeme mit 100er Untergruppen eingesetzt (also z.B. 00.00 bis 99.99). Aufgrund der geringen Grösse des Amtes habe ich mich aber für ein 10er System entschieden. Dies hat den Vorteil, dass keine syntaktischen Zeichen zum Mar- kieren der Hierarchieebene verwendet werden müssen und so anhand der Positions- nummer immer sofort klar ist, auf welcher Ebene des Planes man sich befindet. Eine dreistellige Ziffer steht dann immer für die dritte Ebene. Um einen relativ einfach lesba- ren Plan zu haben, sollte mit drei Ebenen, maximal vier, ausgekommen werden.

16 Der ganze Plan befindet sich als Übersicht in Anhang 2 und mit allen Details im An- hang 3

17 vgl. z.B. TOEBAK, Peter M. Records Management : ein Handbuch. Baden : hier + jetzt, 2007. S. 273

Es wurde darum vereinbart, nicht alle Metakategorien zu entwickeln. So wird z.B. die Art der Dossierbildung nicht festgelegt (etwa chronologisch oder nach Sachgeschäften) und die Aufbewahrungsfristen sind nicht geregelt. Weitere Kategorien können jedoch im Laufe eines Umsetzungs- und Einführungsprozesses erstellt werden.

Folgende Metakategorien sind im Plan enthalten:

• Federführung

Dies meint die Zuständigkeit einer Abteilung oder Person für die Dos- siers, die unter dieser Gruppe abgelegt werden. Diese Liste wurde vom AVS während der Klausur vom 24. Juni 2011 korrigiert und abgenom- men.

• Einsichtsrecht

Dieses beschränkt die Einsichtsrechte für einzelne Dossiers oder ganze Gruppen. Vom Grundsatz her will das AVS zukünftig, dass alle Mitarbei- terInnen auf alle Dossiers zugreifen können. Diese Kategorie wurde ins- besondere für den Bereich der Schulevaluationen (Gruppe 43 und 44) nötig, weil dort die Einsicht Unberechtigter besonders brisant ist. Weite- re Einschränkungen müssen sicherlich im Bereich der Führung und der Finanzen getroffen werden.

• Applikation

Hier wird vor allem der Einsatz von Spezialsoftware oder von Fachan- wendungen dokumentiert. Dies betrifft insbesondere die Geschäftslei- tungs- Datenbank, die Buchhaltung und die Bibliothek. Ansonsten do- miniert im Amt der Einsatz von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Als Arbeitsvorlage zur Erstellung der Klassifikation diente das Exceldokument „Vorlage Ordnungssystem“ des Bundesarchives¹⁸. Die grobe Gliederung war damit auch schon vorgegeben. Für die Führung (Hauptgruppe 0: Leitung) und die Supportaufgaben (Hauptgruppe 1: Support und Ressourcen) sind die ersten zwei Hauptgruppen reser- viert. Die folgenden für die Kernaufgaben. Als neunte wird, sozusagen als Platzhalter

18 Download unter: SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIV BAR. Tools und Hilfsmittel zur Geschäftsverwaltung [online].

http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00882/index.html?lang=de (abgerufen am 25.

Juni 2011)

Mit dem OS-Tool veröffentlichte das Bundesarchiv einen Nachfolger dieser Vorlage, Details und Beantragung unter: SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIV BAR. OS-Tool [online]. http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00882/01031/index.html?lang=de (abgerufen am 25. Juni 2011)

und Reserve, die Hauptgruppe „Verschiedenes, weitere Aufgaben“ eingetragen. Diese soll aber möglichst nicht genutzt werden und höchstens zur Ablage der wenigen Unter- lagen dienen, die unmöglich einer anderen Position zugeordnet werden können. In der Praxis sollte dies aber eigentlich nicht vorkommen.

Ähnliches gilt auch für die jeweils erste Untergruppe (jeweils X0, also 00, 10 etc.). Sie trägt den Titel „Allgemeines“ und dient zur Ablage von Unterlagen, die zwar zur ent- sprechenden Gruppe gehören, aber keiner Position zugeordnet werden können oder mehrere Positionen gleichzeitig betreffen. Auf eine von der Bundesvorlage empfohlene Unterscheidung zwischen „Allgemeines“ (zur Ablage von Dokumenten, die mehrere Positionen betreffen) und „Verschiedenes“ (für solche, die keiner zugeordnet werden können) wurde verzichtet. Diese Begriffe scheinen eher abstrakt und in der Praxis der Ablage wäre dies eine unnötige Fehlerquelle. Zusätzlich soll „Allgemeines“ sowieso nur im Ausnahmefall verwendet werden. Die grosse Mehrheit der Unterlagen wird den spezifischen Positionen zugewiesen.

Die Definition der Kernaufgaben gestaltete sich in der Folge als nicht ganz einfach.

Diese hätte der Autor gerne aus einem aktuellen Leistungsauftrag abgeleitet. Das Amt ist aktuell mit deren Überarbeitung und mit Anpassungen beschäftigt. Der letzte gültige stammt aus dem Jahr 2003. Erste Vorschläge orientierten sich deshalb weitgehend an den bestehenden Strukturen des AVS, dessen Abteilungstitel bereits einen grossen Teil der Aufgabenfelder abbilden. Dies hatte auch den schönen Nebeneffekt, dass eine Identifikation mit dem Registraturplan im Amt deshalb einfacher wird, weil auf eine be- währte und bekannte Terminologie zurückgegriffen werden kann.

Die Titel „Aufsicht“ und „Evaluation“ waren deshalb sehr schnell und relativ unbestritten gesetzt. „Bildungspolitik und Schulentwicklung“ (Gruppe 2) erwies sich im Verlaufe der Diskussionen mit dem Amt und dem Staatsarchiv als logische Ergänzung. Problemati- scher scheint die Hauptgruppe „Unterstützung“. Da gab es bei der Erstellung einige Versuche, zumindest gewisse Bereiche, so z.B. die Suchtprävention und Gesellschaft, abzutrennen. Diese Alternativen vermochten jedoch nicht restlos zu überzeugen oder boten keine wesentlichen Vorteile. Aus der pragmatischen Überlegung der besseren Nachvollziehbarkeit für das AVS (da diese Lösung näher bei den aktuellen Strukturen ist) wurde schliesslich ganz darauf verzichtet.

Auf die einzelnen Gruppen wird in den folgenden Kapiteln etwas detaillierter eingegan- gen.

2.4.2. Leitung – Hauptgruppe 0

Diese Hauptgruppe dient zur Ablage der Unterlagen aller Geschäfte, die direkt mit der Führung des Amtes zusammenhängen, bzw. als strategisch wichtige Führungsge- schäfte taxiert wurden. Die Federführung aller Geschäfte dieser Gruppe liegt damit auch bei der Geschäftsleitung.

Tabelle 1

Die Gruppen 01 (Strategie und Planung) sowie 02 (Operative Führung) finden sich wohl in den meisten Registraturplänen in einer ähnlichen Form wieder. Amtsspezifisch ist hier vor allem 022, mit der Geschäftsleitungsdatenbank, deren Funktionsweise im Kapitel 2.3.3 genauer beschrieben ist. Abgelegt werden sollten hier natürlich nicht die mit der DB-GL verknüpften Unterlagen, diese gehören in Gruppen der entsprechenden Kerngebiete. Ob dies technisch so überhaupt ohne Anpassungen an der Funktions- weise der Datenbank möglich ist, muss allerdings im Laufe eines Umsetzungsprojektes noch geklärt werden.

Das andere wichtige Führungsinstrument im AVS sind sicher die regelmässig stattfin- denden Sitzungen der Geschäftsleitung, also des Amtsleiters mit den LeiterInnen der Abteilungen und Fachstellen. Es ist in der Gruppe 021 zu finden.

Die Gruppe 03, Networking, gehört zu den wohl umstrittensten Kategorien der ganzen Klassifikation. Sie hätte mit ähnlich guten Argumenten auch bei Support und Ressour- cen oder auch in einen der Fachbereiche gepasst. Schliesslich wurde sie jedoch vom Amtsleiter als strategisch wichtig für ihn persönlich taxiert und dementsprechend der Führung zugeordnet.

Die Zusammenarbeit mit den so genannten verschiedenen Anspruchsgruppen war allgemein ein immer wiederkehrendes Thema. Die Vernetzung und Mitarbeit in

0 Leitung

00 Allgemeines

01 Strategie und Planung Langfristige Entwicklung der Organisation 011 Leistungsauftrag

012 Strategie z.B. Leitbild, langfristige Weiterentwicklung

013 Organisationsentwicklung Organigramme, interne Organisation und Struktur 014 Jahresplanung

015 Reporting Jahresberichte, Amtsberichte; Audits und Evaluationen

02 Operative Führung

021 Amtsführung Sitzungen der GL und mit der Direktion

022 enthält Geschäftsleitungsdatenbank

03 Networking Vernetzen mit verschiedenen Interessensgruppen; enthält NICHT

Zusammenarbeit mit für das Kerngeschäft wichtigen Gremien wie z.B. Bildungsrat oder Schulleitungen diese sind unter 22 abzulegen

031 Verwaltung der Adressen der Interessens- und Anspruchsgruppen

032 Korrespondenz mit und dokumentieren von Kontakten und Teilnahmen an Veranstaltungen von Interessensgruppen Führung und Controlling der Abteilungen und

Fachstellen

Aufbau der Hauptgruppe 0 – Leitung

verschiedenen Gremien ist eine der wichtigsten Tätigkeiten des Amtes. Eine Unter- bringung in einer eigenen Gruppen „Gremienarbeit“ musste jedoch verworfen werden.

Die im Zusammenhang mit Kernaufgaben stehenden Kontakte und Einsitze wurde schliesslich direkt unter diesen Gruppen eingeordnet und die ganze Netzwerkarbeit auf die Management- und Betriebsführungsebene verlagert. Dies entspricht sicher der Forderung nach einer klar aufgabenorientierten Klassifikation. Sie hat aber den ent- scheidenden Nachteil, dass dem Wunsch nach einer zentralen Ablage für alle Kontakte mit Stakeholdern nicht nachgekommen werden kann. Auch dieses Problem liesse sich aber mit der Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung lösen.

2.4.3. Support und Ressourcen – Hauptgruppe 1

Diese Hauptgruppe dient zur Ablage der Unterlagen aller Geschäfte, die mit dem Auf- rechterhalten aller Funktionen des Amtes verbunden sind. Diese peripheren Aufgaben sind im AVS momentan hauptsächlich im der Abteilung „Zentrale Dienste“ unterge- bracht. Dementsprechend ist die Federführung der meisten Geschäfte auch beim „Stab Dienste“.

Tabelle 2

1 Support und Ressourcen

10 Allgemeines

11 Personal

111 Grundlagen, Merkblätter, Reglemente

112 Personaldossiers Schattendossiers der Personalabteilung, Qualifikationen, Kurse, etc.

113 Ausbildung und Schulung Planung der Aus- und Weiterbildung des Personals des AVS sowie interne Schulung

114 Personalanlässe Planung und Durchführung von Personalanlässen (Ausflüge etc.) 12 Finanzen und Controlling

121 Kostenstellen- und Kontenpläne

122 Budget

123 Rechnung

124 IKS Internes Kontrollsystem (Kontrolle, Abstimmung Prozesse)

125 Controlling Auswertungen Leistungsauftrag AVS, Analysen

126 Revisionswesen Planung, Strukturierung und Durchführung von Revision der Finanzkontrolle, Bearbeitung, Stellungahmen z.H. Finanzkontrolle

13 Kommunikation

131 Grundlagen, Konzepte und Strategie

132 Medienarbeit Kontakte mit Medien, Erteilen von Auskünfte an die Presse, Vorbereiten und Durchführen von Informationsveranstaltungen

133 Aktualisieren des Inhalts des Internetauftritts 134 Publizieren einer Informationsbroschüre 14 Logistik und Infrastruktur

141 Logistik Büromaterial, Kaffeebestellungen, Schlüssellisten, Inventar

142 Informatik Supportaufträge, Verwaltung der Informatik

143 Gebäude und Unterhalt z.B. Putzpläne, Schriftenverkehr bei anstehenden Renovationen 144 Sicherheit z.B. Berichte der Securitas, Planung von Massnahmen zur Verbesserung

der Sicherheit, Brandschutzübungen und Evakuationspläne 15 Informationsmanagement Aktenführung und Archivierung

151 Organisation der Aktenführung Ordnungssystem, Organisationsvorschriften 152 Aussonderung, Ablieferung, Archivierung

16 Prozessmanagement Dokumentieren der Prozesse, Weisungen, Abklärungen, Qualitäts- und Quantitätsanforderungen

17 Dokumentation Dokumentation zur Unterstützung der Kernaufgaben 171 Bibliothek

172 reine Dokumentation, bei Federführung hier Kopie, Details in der Ablage

im entsprechendem Geschäftsbereich

173 (ev. bald in Zusammenarbeit mit Direktion)

Landratsgeschäfte betreffend Schulpolitik Pressesammlung: Schulpolitik Schweiz und Ausland

Aufbau der Hauptgruppe 1 – Support und Ressourcen

Die Gruppen 12 (Finanzen und Controlling) und 14 (Logistik und Infrastruktur) gehören wohl zu den klassischen Aufgaben einer solchen Hauptgruppe.

Für das Personal ist zu beachten, dass nur Schattendossiers geführt werden. Die ei- gentliche Personalverwaltung liegt im BKSD. Diese Unterlagen sind speziell sensibel, da sie persönliche Daten enthalten und bedürfen deshalb eines besonderen Schutzes.

Nur der Geschäftsleiter, die AbteilungsleiterInnen und der/die jeweilige Angestellte sol- len deshalb darauf Zugriff haben.

Zu dieser Hauptgruppe gehört auch die Kommunikation (Gruppe 13). Das muss aller- dings sehr restriktiv ausgelegt werden. Die ganze Netzwerkarbeit findet sich ja bereits in der Gruppe 03. Es geht hier primär nur um die Öffentlichkeitsarbeit, also Verbreiten von Pressedossiers und insbesondere um den Unterhalt und die Aktualisierung des immer wichtiger werdenden Internetauftritts.

Die Gruppen 15 (Informationsmanagement) und 16 (Prozessmanagement) sind ge- genwärtig gerade im Aufbau. Sie wurden in den letzten Jahren eher stiefmütterlich be- handelt, sollen aber in Zukunft eine wichtigere Rolle spielen. So ist zu erwarten, dass dort bald zumindest der hier vorgeschlagene Registraturplan liegen wird.

Die Dokumentation spielt eine wichtige Rolle zur Unterstützung der täglichen Arbeit des Amtes. Die Bibliothek hat zwar stark an Wichtigkeit verloren. Als Kompetenz- zentrum für Fragen der Volksschulen muss das AVS aber die Entwicklung der Bil- dungspolitik innerhalb des Kantons, aber auch national und international verfolgen.

Dies ermöglicht es, rasch auf Anfragen zu Stellungsnahmen reagieren können.

In der aktuellen Ablage des Amtes sind die Geschäfte des Landrates in Ordnern in der Windows- Dateiablage chronologisch abgelegt. Bei der Umsetzung des Registraturpla- nes muss hier insbesondere darauf geachtet werden, dass die Trennung und Unter- scheidung von Geschäften ermöglicht bzw. erleichtert wird, bei denen das AVS die Federführung (z.B. für eine Stellungnahme) hat. Aktuell ist dies zwar zu erkennen, weil der Kürzel des Sachbearbeiters dem Dossiernamen angehängt wird. Das Suchen der im Amt bearbeiteten Geschäfte und systematische Führen dieser Dossiers wird aber so auf lange Sicht sehr schwierig. Die Stellungsnahmen sollen dann, möglichst von der Dokumentation klar getrennt, unter der Gruppe 21 bearbeitet und abgelegt werden.

Eine allfällige Doppelablage der Landratsvorlagen ist so auch aus Perspektive der Ar- chivierung unproblematisch, weil nämlich die ganze Gruppe 17 konsequenterweise nicht archiviert werden muss, da sie keine geschäftsrelevanten Unterlagen enthält.

2.4.4. Bildungspolitik und Schulentwicklung – Hauptgruppe 2

Diese Hauptgruppe dient zur Ablage der Unterlagen aller Geschäfte, welche die Schulpolitik und die Entwicklung der Volksschule im Allgemeinen betreffen. Weil für diese Geschäfte zu einem überwiegenden Teil die Geschäftsleitung federführend ist, ist es auch die erste Hauptgruppe der Kernaufgaben.

Tabelle 3

Das Erarbeiten von Stellungsnahmen zum politischen Tagesgeschäft des Kantons (Gruppe 21) gehört wohl mit zu den strategisch wichtigsten, da sichtbarsten Bereichen des AVS.

Die Gruppe 22 (Zusammenarbeit mit Behörden und Gremien) ergänzt die Netzwerkar- beit (Gruppe 03). Das AVS übernimmt in diesen Gremien häufig Einsitz in der Rolle des Ansprechpartners des Kantons Basel-Landschaft und trägt damit unter anderem zur Festigung und Erklärung der Bildungspolitik bei. Die wichtigsten Partner haben eine eigene Untergruppe, unter 224 (weitere Partner) gibt es Raum zur Schaffung von Dossiers von Partnern in Projekten (sofern dies nicht unter 25 abgelegt werden muss) oder Mitarbeit mit Gremien von etwas geringer strategischer Bedeutung mit entspre- chend geringer Aktenmenge.

Die Gruppen 23 (Projekte zur Entwicklung von neuen Lehrplänen) bis 25 (Projekte im Bereich Schulentwicklung) sind für Projekte reserviert. Sie enthalten also je nach Kom- plexität und Umfang des Projektes eine Palette von Dossiers von der Projektplanung und Budget bis zu konkreten Resultaten. Das aktuell wichtigste Projekt, die schweize- rische interkantonale Vereinbarung über die Harmonisierung der obligatorischen Schu- le, kurz Harmos bekam aufgrund der Wichtigkeit und erwarteten Zeitdauer des Projek- tes eine eigene Gruppe 24.

2 Bildungspolitik und Schulentwicklung

20 Allgemeines

21 Erarbeiten von Stellungnahmen zu Landrats- und Direktionsgeschäften

22 Zusammenarbeit mit Behörden und Gremien Nur institutionalisierte Zusammenarbeit, ansonsten Ablage unter 03 Networking

221 kantonal

Lehrmittelkommission Präsidium

Bildungsrat Geschäfte betreffend der Bewilligungen Lehrmittel siehe 34

AKK Zusammenarbeit mit der Allgemeinen Kantonalen Konferenz

(AKK) und deren Teilkonferenzen

SLK Schulleitungskonferenzen Primar- und Sekundarstufe

222 interkantonal und Bund z.B. bikantonales, Bildungsraum 223 Berufsverbände

224 weitere Partner Weitere Institutionen, bei denen die Zusammenarbeit über ein Networking hinausgeht, pro Partner ein Dossier

23 Projekte zur Entwicklung von neuen Lehrplänen

24 Harmos Bildungsharmonisierung BL

25 Projekte im Bereich Schulentwicklung

Aufbau der Hauptgruppe 2 – Bildungspolitik und Schulentwicklung

2.4.5. Aufsicht – Hauptgruppe 3

Diese Hauptgruppe dient zur Ablage der Unterlagen aller Geschäfte, welche im Zu- sammenhang mit einer Aufsichtsfunktion stehen. Diese Funktion steht damit in der Tradition des Schulinspektorats, aus dem das AVS hervorgegangen ist. In vielen Punk- ten entspricht diese Gruppe der aktuellen Abteilung „Aufsicht“, diese hat darum auch bei den meisten Geschäften die Federführung. Die entsprechenden Aufgabe der

„Fachstelle Musikschulen“, das Beurteilen des Unterrichts (Gruppe 35), wurde eben- falls darin integriert.

Tabelle 4

Die Abteilung Aufsicht versammelt eine ganze Anzahl von typischen Aufgaben einer Verwaltung, nämlich das Kontrollieren der Umsetzung von Gesetzen und Vorschriften und dem Erlassen von Bewilligungen. Sie überprüft das Einhalten von kantonalen Vor- schriften im Volksschulbereich, z.B. die korrekte Klassengrösse oder Einhaltung des vorgeschriebenen Einschulungsalters (Gruppe 31), sie erteilt Bewilligung für Abwei- chungen von Lehrplänen (Gruppe 32), beantragt beim Bildungsrat neue Lehrmittel (Gruppe 34) und beurteilt in dessen Auftrag auch den Unterricht der SchulleiterInnen (Gruppe 35).

Dazu kommen die Bewilligungen von Förderangeboten, also insbesondere Kleinklas- sen, Einführungsklassen, Begabtenförderung und Integrationsklassen (Gruppe 33) sowie die Aufsicht über diverse Institutionen (Gruppe 37), welche momentan von der Fachstelle „Spezielle Förderung“ bearbeitet werden.

Diese Aufgaben sind direkt in Verordnungen des Kantons verankert. Bei der Ablage benötigen sie eine besondere Sorgfalt, weil sie häufig rechtliche Konsequenzen für Dritte haben. Eine sorgfältige Ablage und ein gutes Dokumentieren der Geschäfte sind

3 Aufsicht

30 Allgemeines

31 Kontrolle von kantonalen Vorschriften Kontrolle der Schulvorschriften und gegebenenfalls Erlass von Reglementen zur Durchsetzung

32 Bewilligungen von Ausnahmen in der Kursbildung Genehmigen von Ausnahmen in der Kursbildung für die ganze Volksschule

33 Entscheide und Bewilligungen von Förderangeboten Entscheide und Bewilligungen für Kleinklassen,

Einführungsklassen, Begabtenförderung, Integrationsklassen etc.

34 Beantragung Lehrmittel Beantragung der Lehrmittel beim Bildungsrat 35 Beurteilen des Unterrichts der SchulleiterInnen

36 Beaufsichtigen der Weiterbildung der Musikschulleitungen und Musiklehrkräfte

37 Beaufsichtigen von Institutionen Beaufsichtigen und abschliessen von Verträgen mit Institutionen 371 Beaufsichtigen des Budgets der Sekundarschulen (nicht mehr im AVS, siehe Unterlagen GS Controlling) 372 Beaufsichtigen und erstellen von Verträgen mit Privatschulen und privater Schulung

373 Evaluation und Beaufsichtigung von Heimangeboten

374 Evaluation und Beaufsichtigung von Angeboten heilpädagogischer Schulen

Aufbau der Hauptgruppe 3 – Aufsicht

darum besonders wichtig, weil zu erwarten ist, dass in diesem Bereich am häufigsten Rechtfertigungsbedarf besteht.

Allenfalls muss insbesondere bei den Gruppen 33 (Entscheide und Bewilligungen von Förderangeboten), 35 (Beurteilen des Unterrichts der SchulleiterInnen), 372 (Beauf- sichtigen von Verträgen mit Privatschulen und privater Schulung) und je nachdem auch 36 (Beaufsichtigen des Unterrichts der SchulleiterInnen) über eine Beschränkung der Zugriffsrechte nachgedacht werden. Hier sind jeweils Daten- und Persönlichkeitsschutz relevante Akten zu erwarten. Das Einsichtsrecht ist hier bei der Einführung auf jeden Fall noch zu überprüfen und allenfalls einzuschränken.

2.4.6. Externe Evaluation – Hauptgruppe 4

Diese Hauptgruppe dient zur Ablage der Unterlagen aller Geschäfte, welche die exter- ne Evaluation von Volksschulen betreffen. Die Aufgaben stimmen mit denen der Abtei- lung „Evaluation“ überein.

Tabelle 5

Die Volksschulen und Musikschulen werden regelmässig evaluiert. Das AVS nimmt hier die Rolle einer Planungs-, Koordinations- und Auswertungsstelle ein. Die einzel- nen Evaluationen werden als Projekte durchgeführt. Die Teammitglieder sind norma- lerweise SchulleiterInnen und Lehrerpersonen anderer Schulen sowie weitere Fach- personen. Neben der Führung und Rekrutierung dieser Evaluationsteams (Gruppe 41) ist das AVS für deren Schulung (Gruppe 421) zuständig, um ein einheitliches Quali- tätsniveau zu erreichen. Es kümmert sich auch um die Weiterbildung der Aufsichtsbe- hörde, der Schulräte. (Gruppe 422).

Das eigentliche Evaluationsprozedere besteht zum einen aus der Planung und Durch- führung der einzelnen Evaluationen (Gruppe 43), sowie aus einem Reporting mit wel- chem die Umsetzung der abgegebenen Empfehlungen auch sichergestellt werden soll

4 Externe Evaluation

40 Allgemeines

41 Führung und Rekrutierung der Evaluationsteams Sitzungen mit den Evaluationsgruppen, Verwaltung des Personalpools der Evaluationsteams

42 Aus- und Weiterbildung Externe Evaluation 421 Aus- und Weiterbildung der Evaluationsteams 422 Schulungen 'Evaluation' für Schulräte und Schulleitungen

43 Planung und Durchführung der externen Evaluationen enthält insbesondere auch alle Unterlagen der vertraulichen Evaluationsberichte

44 Reportingverfahren Evaluationen Sicherstellen der Umsetzung von Empfehlungen der Evaluationsberichte

Aufbau der Hauptgruppe 4 – Externe Evaluation

(Gruppe 44). Die Akten in Gruppe 43 und 44 unterliegen deshalb speziellen Zugriffs- beschränkungen. Sie sind als Teil eines vertraulichen Prozesses zwischen AVS, dem Evaluationsteam und der evaluierten Schule anzusehen. Auf alle Akten haben darum grundsätzlich auch nur die Beteiligten Zugriff. In der Ablage sind deshalb spezielle Vorkehrungen zu deren Schutz zu treffen.

2.4.7. Unterstützung – Hauptgruppe 5

Diese Hauptgruppe dient zur Ablage der Unterlagen aller Geschäfte, welche mit der fachlichen und operativen Unterstützung der Volksschulen und dessen Unterricht zu tun haben. Sie enthält damit weitgehend die Akten der Abteilung „Unterstützung“.

Tabelle 6

Was zuerst etwas wie eine Sammelkategorie aussieht und eine grosse Vielzahl von, auf den ersten Blick relativ heterogenen Aufgaben vereinigt, ist wohl typisch für das AVS. Im Laufe einer Verwaltungsreform wurde das Schulinspektorat zwar aufgewertet und mit immer mehr Aufgaben versehen, die strategisch wichtigen Geschäfte

5 Unterstützung

50 Allgemeines

51 Fachliche Beratung und Unterstützung Beratung in Unterrichtsfragen

511 Musikunterricht Beraten und unterstützen, insbesondere auch Förderung

von Klassen mit erweitertem Musikunterricht 512 Deutsch als Fremdsprache

513 Vermittlung von Fachpersonen für den Unterricht

514 Spezielle Förderung Auskünfte erteilen und unterstützen, Entscheide siehe 33 515 Gleichstellung der Geschlechter

516 Unterricht und interkulturelle Pädagogik 517 Informatik für Schulen

52 Operative Unterstützung der Schulen

521 Koordination und Unterstützung von Lehrpersonen Koordination und Abrechnung der bezahlten Urlaube Berufseinstieg und Mentorate

522 Insbesondere Erarbeiten und aktualisieren der

Handbücher für Schulleitungen und Schulräte

523 Individuelle Kontrolle des Wissenstandes und der

Leistungsfähigkeit der Schülerinnen und Schüler Orientierungsarbeiten Planen und Durchführen der Orientierungsarbeiten

während des 5. und 9. Schuljahres Übertrittsprüfung Primar - Sekundarschule

Abschlussqualifikation Sekundarschule

524 Z.B. Berufswegbegleitung (BwB)

525 TimeOut Vermitteln von freiwilligen und verordneten Auszeiten vom

normalen Schulbetrieb 526 Sicherheit für Schulen

53 Suchtprävention und Gesellschaft

531 Beraten und informieren über Suchtthematiken Beantworten von Anfragen betreffend Suchtthematiken 532 Durchführen von Veranstaltungen oder Projekten Durchführen von Veranstaltungen (einmalige Aktionen) und Projekte (wiederkehrende oder länger andauernde Tätigkeiten)

533 (Mit-) Koordinieren der Präventionsarbeit u.a. Einsitz in der kantonalen Steuergruppe für

Präventionsprojekte im Jugendbereich, Zusammenarbeit in weiteren Gremien

54 Fachliches führen der Schulsozialarbeit Fachliche Führung der Schulsozialarbeiter Sek I und II Ausbildung und Unterstützung der Schulleitungen

und Schulräte

Programme und Projekte zur Schul- und Laufbahnvorbereitung und Laufbahnunterstützung Planen und Durchführen von

Schülerevaluationsarbeiten

Aufbau der Hauptgruppe 5 - Unterstützung