Support de cours office word 2010 PDF

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FORMATION WORD 2010

MS Word 2010

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doc_Word_2010_stagiaires.docx 1 / 28 Ph. HAVET

Contenu

Mise en forme de la barre d'état

Propriétés d'un document et utilisation de ces propriétés

Insertions automatiques : QuickParts

Thèmes appliqués au document

Publipostage

Création de lettres de publipostage

Création d'étiquettes

Mise en forme des champs de publipostage

Formulaire

Création

Propriétés des zones

Protection du document

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METTRE EN FORME LA BARRE D'ETAT

.

Cliquer droit sur la barre d'état.

Choisir les options à afficher dans la barre d'état.

Pour obtenir les informations contenues dans une des options, cliquer sur celle-ci dans la barre d'état.

Cliquer ici sur la zone de statistiques

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doc_Word_2010_stagiaires.docx

PROPRIETES D'UN DOCUMENT

Afficher les propriétés

Onglet

FICHIER

Informations

Dans le volet de droite, sélectionner "

Afficher toutes les propriétés

" Certaines propriétés sont modifiables telles que :

Titre Commentaires Catégories Objet Société Responsable Auteur

Les propriétés sont enregistrées avec le document.

Utiliser les propriétés

On insère les propriétés sous forme de champs dans le document.

Onglet INSERTION

QuickPart

dans le groupe

Texte

Propriété du document

Choisir dans la liste

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INSERTIONS AUTOMATIQUES : Quick Parts

Cette fonction permet de placer dans la galerie de Word du texte des images… pour les insérer rapidement dans un document.

Stocker dans la galerie

Mettre le texte / l'image en forme dans le document. Inclure éventuellement le saut de para-graphe.

Onglet

INSERTION

QuickPart

Enregistrer la sélection dans la galerie de

compo-sants QuickParts…

Nommer l'objet

Sélectionner le type dans une galerie Ex. Pied de page Catégorie : Général permet l'accès direct dans la liste

Ou

Créer une catégorie ( Ex : Politesse; Signature; logo…) Description : saisir une description si besoin

Enregistrer dans : Choisir le modèle dans lequel l'objet doit être enregistré. Il ne sera dispo-nible que dans les documents basés sur ce modèle

Options : choisir l'option voulue

Utiliser une insertion automatique

Positionner le point d'insertion Onglet

INSERTION

QuickPart

Choisir l'objet à insérer

Clic droit sur l'objet

Choisir le lieu d'insertion Modifier les propriétés Organiser et supprimer

Ajouter à la barre "Accès rapide" : Donne un accès direct aux objets courants

Gérer les insertions automatiques

INSERTION

QuikParts

Organisateur de blocs de construction…

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THEMES

Les thèmes permettent de donner un ensemble de caractéristiques visuelles au document. Accès aux thèmes :

MISE EN PAGE

groupe

Thèmes

Le thème par défaut est "Office"

A chaque thème sont associés

:

Un ensemble de couleurs: Textes / Arrière-plan / liens hypertextes … Deux polices : police de titre / police de corps de texte

Des effets de traits et remplissages

Modifier un thème

Changer les couleurs du thème Cliquer sur " Couleur du thème " Chaque palette donne les couleurs de Texte / titre / fond / lien hypertexte Choisir "Nouvelles couleurs de thème…" Enregistrer sa palette :

Ex : Lycée Balzac --- pour correspondre aux couleurs de l'établissement

Changer les polices du thème

Cliquer sur " Polices du thème " Sélectionner les polices de titre et de corps de texte

Enregistrer en donnant un nom. "

Changer les effets du thème

Les effets s'appliquent sur les gra-phiques SmartArt

Il n'est pas possible de modifier les effets.

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Le publipostage – en Anglais « mailing » – permet de fusionner deux ensembles d’informations : - une lettre-type

- un fichier de données

Le publipostage peut s’appliquer à des réalisations variées telles que la production de fiches sur des matériels, un catalogue, la confection de lots d'enveloppes ou d’étiquettes, des formulaires pré-remplis, un lot de messages électroniques etc.

Le publipostage est très souvent utilisé pour réaliser des ensembles de documents dont seule une partie change (par exemple les adresses) mais dont la forme reste figée d’un document individuel à l’autre.

Les éléments d’un publipostage

Pour réaliser un publipostage, il faut disposer de deux éléments qui vont être mis en relation :

1. Le document de fusion ou lettre type. Il contient le texte courant du document et les zones de "champs" qui seront remplacées par les données individuelles con-tenues dans la base.

2. Le document contenant les données. Les données peuvent provenir d'un classeur Excel, d'une base de données ou du carnet d'adresses Outlook Ces données seront intégrées dans le document maître lors de la fusion.

Le document de fusion

Le document de base comporte des éléments de texte et de graphisme communs à toutes les versions du document fusionné.

Il s'agit d'un document de traitement de textes qui comporte des emplacements réservés appelés champs de fusion afin d'y insérer les données voulues, récupérées dans la source des données au moment de la fusion proprement dite.

La source des données

La source des données est le fichier où sont réunies les informations variables à insérer dans le document de fusion. Par exemple les "nom", "prénom" et "adresses" des destinataires.

Diverses sources de donnée peuvent être utilisées :

fichiers texte (.csv) ou un tableau de données dans Word feuille Excel (.xls ou .xlsx)

tables de base de données Acces liste de contacts Outlook

tables de bases de données externes. La manière d’accéder à ce type de tables ne sera pas expliquée dans le présent document. Vous pouvez dans ce cas importer les don-nées dans Excel.

La connexion aux données

Pour fusionner les informations dans le document de base, il faut relier le document à la source de données ou à un fichier de données.

Si vous utilisez une liste existante, vérifiez qu’elle contient les informations que vous voulez utiliser, y compris toutes les colonnes et les lignes. Vous pouvez effectuer des changements pendant le publipostage, mais vous ne pouvez pas ouvrir votre source de données séparément pendant le publipostage. Le processus de publipostage est plus facile si votre source de données est prête avant que vous vous y connectiez.

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La lettre-type

Nous commençons par réaliser la lettre-type, que nous enregistrons.

Elle comprend les emplacements de champs qui seront remplacés lors de la fusion.

Tenir compte dans la présentation du document des informations qui seront insérées et de leur volume.

La copie ci-contre donne les emplacements des futurs champs par le texte en couleur qui sera remplacé dans le document type.

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La source des données

Nous disposons d’une feuille Excel qui contient les informations nécessaires à la réalisation du publipostage. Cette feuille va désormais constituer notre « base de don-nées »

Il convient de vérifier impérativement que :

les colonnes possèdent une ligne d'en-tête. Cet en-tête indiquera le nom du champ à insérer dans le document type.

la table ne comporte pas de ligne vide. Réaliser éventuellement un tri sur un champ (ex. Nom) Les lignes vides seront renvoyées en début de table et facilement repérées et supprimées.

Rq : les codes postaux ou numéros de téléphone peuvent poser problème dans une feuille de données Excel. La saisie des chiffres est interprétée comme un nombre par le tableur. Les zéros en début de Code postal disparaissent alors. Il convient de forcer les nombres dans le format correspondant pour éviter ce problème.

Excel possède un format spécial de cellule en " Code postal ", "Nu-méro de téléphone" …

Dans Excel

Sélectionner les cellules concernées. Clic droit sur les cellules sélectionnées

Format de cellule… Onglet Nombre Catégorie : Spécial Type : Code postal Le format Spécial comprend également :

• Numéro de sécurité sociale

• Numéro de téléphone

Trier si besoin la base dans Excel avant de démarrer le publipostage.

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Fusion

Ouvrir le document de fusion dans Word.

Pour démarrer le publipostage, utiliser l'assistant de Word qui vous mènera au bout par étapes. Onglet

PUBIPOSTAGE

Démarrer la fusion et le publipostage

Assistant Fusion et publipostage pas à pas…

Il est possible de travailler sans l'assistant. Dans ce cas, les commandes du bandeau PUBLIPOSTAGE sont placées dans l'ordre d'exécution des taches.

Le volet de publipostage s'ouvre à droite du document

On sélectionne ici

0

0 Lettres

Cliquer sur " Etape suivante " en bas pour continuer.

Choisir

0

0 Utiliser le document actuel

Puis

Étape suivante

(11)

0

0 Utilisation d'une liste existante

Puis en dessous

Parcourir…

Pour sélectionner le fichier Excel contenant les données.

La fenêtre suivante vous permet de sélectionner la feuille dans le

classeur

Vérifier que la case

"La première ligne de données contient les en-tête de colonnes"

soit cochée

Dans cette étape il est possible de limiter la sélection de destinataires. Pour filtrer simplement, utiliser les filtres sur les champs par la flèche présente dans le nom du champ

Trier…

Filtrer…

Permet de réaliser des filtres composés (voir plus bas)

Rechercher les doublons…

Pour éviter les doublons dans la liste

Rechercher un destinataire…

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Dans l'exemple ci-contre, je filtre sur le champ "civilité" en ne

sélection-nant que les hommes ( civilité = M. )

Il est possible de croiser plusieurs filtres simples.

La logique veut alors que l'on fasse ici un filtre1 ET un filtre2…

Ex:

Civilité = M. ET Ville= Brest

On obtient la liste des hommes domiciliés à Brest

L'utilisation de la commande

Filtrer…

Permet de juxtaposer des filtres avec des connecteurs logiques ET et OU

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Écriture de la lettre et / ou modification de celle-ci.

"Bloc d'adresse…"

Insère les données d'adresse complète en un seul bloc. Il est possible de paramétrer l'ordre des

champs.

"Autres éléments…"

Pour choisir un champ de la base à insérer à la

position

du

curseur

dans

le

document.

Ou …

Sélectionner le champ à insérer par la

com-mande du bandeau

Insérer un champ de fusion

Cliquer sur la flèche pour ouvrir la liste des

champs disponibles

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Dans cette étape il est possible de visualiser les documents qui seront produits après la

fusion.

On peut ici encore modifier la liste des destinataires ou en exclure individuellement.

On trouve également ces commandes dans le bandeau dans le groupe

"Aperçu des résultats"

Etape suivante : Fin de la fusion…

Deux options disponibles ici :

Imprimer …

Lance directement l'impression des documents fusionnés

Modifier les lettres individuelles …

Crée un nouveau document Word contenant tous les documents fusionnés.

Remarque : Une lettre fusionnée avec une base de 900 personnes génère donc un document Word de

900 pages.

Ce document pourra être enregistré puis imprimé.

Le document de publipostage reste ouvert "derrière" ce document de résultats. Il est donc facile de

reve-nir dans les opérations de publipostage en cas d'erreur.

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Tout au long du processus de création, il est possible d'utiliser les commandes du bandeau de l'onglet PUBLIPOSTAGE

Utiliser des règles

Il est d'usage courant de varier les formes de textes en respectant la grammaire.

Par exemple, en début de courrier on écrira "Cher…" lorsque la personne est un homme et "Chère…." Lorsque la personne est une femme. On va ici par exemple utiliser une règle apposée sur le champ civilité.

Positionner le curseur dans le document et choisir

Règles dans le groupe "Champ d'écriture et d'insertion" de l'onglet PUBLIPOSTAGE

On choisit l'option "Si…alors…sinon"

SI

Champ = Civilité Est égal à M.

Attention : taper exactement le contenu comme dans la base (majuscules…)

Alors Insérer le texte :

Cher

Sinon le texte :

Chère

Il est ici possible d'écrire un bloc de texte complet dans "Insérer le texte suivant" Ex : Nous avons le plaisir de vous annoncer votre succès au test ….. en cas de réussite testé sur le champ "resultat" dans la base.

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Création d'étiquettes

Étape 1 : Création du document principal

Ouvrez un nouveau document afin de créer une nouvelle étiquette, ou ouvrez un document existant que vous avez utilisé précédemment pour fusionner des étiquettes. Onglet PUBLIPOSTAGE

Démarrer la fusion et le publipostage

Assistant Fusion et Publipostage pas à pas…

Sélection du type de document

Sélectionner

0 Étiquettes

Suivant en bas du volet "Fusion et Publipostage"

Sélection du document de base

0 Modifier la disposition du document

pour créer une nouvelle feuille d'étiquettes

ou

0 Utiliser un document existant

Pour ouvrir un document de fusion existant à utiliser comme document principal.

Options d'étiquettes…

pour choisir le modèle d'étiquette

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Choisir le type d'imprimante utilisée.

Description

Choisir le fournisseur d'étiquettes

Si on ne trouve pas ici le fournisseur ou la référence des étiquettes, sélectionner

" Rechercher des mises à jour sur Office.com "

pour mettre à jour la base de références d'étiquettes sur votre machine.

Sélectionner la référence d'étiquette. Pour créer un format, choisir le bouton

Nouvelle étiquette… Le bouton

Détails…

Permet de vérifier les données de la planche d'étiquettes avec celle dont on dispose réellement.

Le tableau de positionnement des étiquettes apparaît sur la feuille document Si le tableau ne s'affiche pas :

Onglet OUTILS DE TABLEAU qui apparait si on est dans le tableau Onglet Disposition

Groupe Tableau (à gauche)

Cliquer sur "Afficher le quadrillage" La structure de tableau s'affiche sous forme de traits bleus. Si la structure ne s'affiche pas correctement, zoomer sur la page.

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Étape 2 : Sélection de la source de données

La source de données contient les informations qui peuvent varier sur chaque étiquette. Vous pouvez ouvrir une source de données existante.

Vous pouvez utiliser une source de données d'une feuille Excel ou Microsoft Access, ou encore utiliser un carnet d'adresses personnel ou un fichier texte ASCII ou tout autre fichier délimité (type fichier .csv)

Cette étape est identique à celle utilisée pour le publipostage d'une lettre.

0

0 Utilisation d'une liste existante

Puis en dessous

Parcourir…

Pour sélectionner le fichier Excel contenant les données.

On commence par préparer la première étiquette :

Insérer les champs de fusion dans la première étiquette et mettre en forme cette étiquette. On peut insérer du texte, une image… qui seront recopiés dans toutes les étiquettes. Procéder comme pour l'insertion des champs de fusion dans un document.

Dans le document, la mention

«

Enregistrement suivant

»

apparaît dans chaque étiquette.

Dans le volet Publipostage Cliquer sur

Mise à jour de toutes les étiquettes

Les étiquettes intègrent maintenant les champs tels qu'indiqué dans la première étiquette.

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MISE EN FORME DE CHAMPS DE PUBLIPOSTAGE

Informations pour

•Microsoft Word 2002

•Microsoft Office Word 2003

•Microsoft Office Word 2007

•Microsoft Word 2010

Le format des champs

Les valeurs numériques, les dates, numéros de téléphones peuvent être insérés incorrectement quand on utilise une base de données MS Access ou MS Excel comme source pour un document MS Word.

Il est alors nécessaire de remettre en forme les champs car le résultat ne correspond pas aux données contenues dans la base :

Par exemple les dates qui s'affichent au format MM/JJ/AAAA au lieu de JJ/MM/AAAA ou les valeurs numériques incorrectement formatées. Par défaut, Word utilise la connexion OLE DB pour la fusion, et donc les dates sont gérées en anglais.

Vous devrez dans ce cas modifier manuellement tous les champs qui posent problème.

Ci-dessous quelques exemples de mise en forme à appliquer en fonction des types de données. Format Décimal:

MERGEFIELD leChamp \# "#,00" Affiche un champ nombre avec 2 décimales

MERGEFIELD leChamp \# "### ### ###,##" Affiche un champ nombre avec 3 blocs de valeurs séparées par le séparateur de milliers (espace) Format Date:

MERGEFIELD laDate \@ "dd/MM/yyyy" Affiche un champ date au format 15/05/2010

MERGEFIELD laDate \@ "dd dddd MMMM yyyy" Affiche un champ date au format Le samedi 15 mai 2010

Format Monétaire:

MERGEFIELD Montant \# "# ###,00 €" Affiche un champ au format nombre monétaire avec séparateur des milliers, deux décimales et le signe Euro Format numéro de Téléphone:

MERGEFIELD \# "00' '00' '00' '00' '00"

Astuce :

La mise en forme est identique à celle utilisée dans Excel par exemple.

Pour tester, entrer une valeur dans la cellule puis, clic droit sur la cellule Format de cellule onglet Nombre choix « Personnalisé »

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1ère méthode pour modifier un champ

Dans le document Word, faire un clic droit sur un des champs afin d'afficher le menu con-textuel.

Sélectionnez "Basculer les codes de champs"

Le résultat est remplacé par les propriétés du champ. {MERGEFIELD valeur \# "#,00" \* MERGEFORMAT} ou

{MERGEFIELD date \@ "dd/MM/yyyy" \* MERGEFORMAT} Vous pouvez modifier le format directement dans le champ.

Un exemple pour modifier le format Date : {MERGEFIELD date \@ "dd dddd/MMMM/yyyy" \* MERGEFORMAT}

Ensuite, pour revenir en mode normal, refaire un clic droit et sélectionnez l'option "Basculer les codes de champs". Les valeurs des champs s’affichent.

Si la mise à jour n'est pas effectuée automatiquement. Vous devez l'activer en appuyant sur la touche F9 qui force la mise à jour des champs de document.

2eme méthode pour modifier un champ

Faire un clic droit sur un champ.

Sélectionnez "Modification du champ" dans le menu contextuel.

Cliquez sur le bouton "Code de champ", en bas à gauche dans la boite de dialogue. Vous pouvez ensuite visualiser les propriétés du champ.

Comme pour la première méthode, vous pouvez modifier le format du champ.

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FORMULAIRES

Un formulaire est un document contenant des éléments constants (textes, images) et des zones variables à remplir par l'utilisateur. Les éléments constants seront protégés pour éviter leur modification lors de la mise à disposition du formulaire.

Pour utiliser les formulaires, on a besoin de l'onglet DEVELOPPEUR dans les onglets de commandes. Onglet FICHIER Options Sélectionner l'option Personnaliser le ruban A droite dans Onglets principaux Cocher Développeur

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Insérer des contrôles dans le formulaire

Un sélecteur peut prendre la forme d'une zone de texte formatée, d'une liste modifiable ou déroulante, d'un sélecteur de date, d'un sélecteur de bloc de construction. ¨Positionner le curseur à l'emplacement de l'insertion.

Onglet DEVELOPPEUR

Activer le Mode création

Contrôle du contenu de texte enrichi Contrôle du contenu de texte brut Contrôle d’image

Contrôle de contenu de bloc de construction Contrôle du contenu de liste déroulante Contrôle du contenu de zone de liste modifiable

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Définir ou modifier les propriétés des contrôles de contenu

Chaque contrôle de contenu possède des propriétés que l'on peut définir ou modifier. 1. Cliquez sur le contrôle de contenu que vous souhaitez modifier.

2. Sous l’onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Propriétés, puis modifiez les propriétés.

Propriétés d'un contrôle de texte dans lequel les utilisateurs peuvent taper un texte

Dans un contrôle du contenu de texte enrichi, les utilisateurs peuvent mettre en forme le texte en gras ou en italique, et taper plusieurs paragraphes.

Titre : visible au dessus de la zone lorsqu'elle est sélectionnée

Balise : en mode création, les balises sont affichées de part et d'autre de la zone Utiliser un style : Mise en forme du contenu

Ne pas supprimer le contrôle du contenu : Pour empêcher la suppression du contrôle Ne pas supprimer le contenu : Empêche la modification du contenu

Pour limiter ce que les utilisateurs peuvent ajouter, insérez le contrôle du contenu de texte brut.

Propriétés d'un contrôle d’image

Un contrôle d’image est souvent utilisé pour les mo-dèles, mais vous pouvez également ajouter un con-trôle d’image dans un formulaire.

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Propriétés d'un contrôle de bloc de construction

Utiliser des contrôles de bloc de construction lorsque vous souhaitez que les utili-sateurs choisissent un bloc spécifique prédéterminé dans les QuickParts. Ici insertion d'une équation mathématique.

Propriétés d'une liste modifiable ou une liste déroulante

Dans une liste modifiable, les utilisateurs peuvent faire leur sélection dans une liste de choix que vous fournissez ou taper leurs propres informations.

Dans une liste déroulante, les utilisateurs peuvent uniquement faire leur choix dans une liste d’options.

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Propriétés d'un sélecteur de dates

Permet à l'utilisateur de sélectionner une date dans le calendrier proposé. Dans la zone

"Afficher la date comme suit "

Sélectionner le format.

Il est possible de modifier le format manuellement.

Ex : yyyy affiche l'année en 4 chiffres

Propriétés d'une case à cocher

Ce contrôle est de type Oui / Non

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Protéger un formulaire

Désactiver le " Mode création "

Onglet REVISION ou DEVELOPPEUR Groupe Protéger

Restreindre la modification

Le volet apparaît à droite

Cocher

" Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document : "

Et sélectionner dans la liste

Remplissage de formulaire

Bouton

Activer la protection

Entrer le mot de passe de protection.

Attention le mot de passe sera impératif pour pouvoir modifier le formulaire en mode création. Je vous conseille d'enregistrer le document formulaire non verrouillé avant de mettre en place la protection.

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MODIFIER UN STYLE

Les styles permettent de mettre en forme des paragraphes.

On fixe la police, sa couleur, sa taille, le retrait de la première ligne ou des lignes suivantes, les espacements… Le style par défaut s'appelle "Normal"

Dans l’onglet Accueil

dans le groupe « Style »

on trouve : Écrivons une phrase en style Normal.

Changeons la police de cette phrase.

(Comic sans MS) Changeons la police de cette phrase.

Nous voudrions que cette nouvelle police soit celle du style Normal.

Avec le bouton droit de la souris, on clique à l’intérieur de cette phrase et l’on ouvre ainsi le menu contextuel suivant :

On choisit Styles. On obtient alors :

La modification est enregistrée comme le montre la rubrique « Style » dans l'onglet Accueil :

Cette modification affecte également les styles liés à « Normal » comme les Titres par exemple.

Remarquons que cette modification n’est prise en compte que dans le document dans lequel on travaille. Dans tout nouveau document, le style par défaut fixera les paramètres.

Si l’on veut rendre cette modification définitive, il faut donc l’enregistrer dans le style par défaut. Pour cela dans l'onglet "ACCUEIL"

Groupe Style

« Modifier les Styles »

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Créer un nouveau style dans Word

Dans la continuité de « Modifier un style dans Word », nous allons voir comment créer très simplement un style particulier.

Nous allons modifier le style de ce paragraphe pour qu’il corresponde à ce qui suit. Pour cela nous modifierons divers éléments comme la police, les retraits, les espace-ments.

Examinons cela.

Par exemple, nous voudrions qu’un paragraphe correspondant à ce style ait l’allure suivante :

Nous allons modifier le style de ce paragraphe pour qu’il corresponde à ce qui suit. Pour cela nous modifierons divers éléments comme la police, les retraits, les espacements.

Examinons cela.

Le principe est d’effectuer les modifications puis de les sauvegarder.

Pour la police, on peut utiliser le petit menu qui s’ajoute au menu contextuel quand on fait un clic droit dans la zone que l’on veut modifier. Sélectionnons donc cette zone, clic droit :

On choisit la police et sa taille.

Pour l’espacement, on déroule le menu correspondant dans la rubrique « Paragraphe » de l’onglet Accueil.

Pour fixer les retraits, le plus simple est de travailler en mode « Page ». C’est le mode d’affichage dans lequel on voit les pages apparaître distinctement. On peut le choisir dans le jeu d’icônes situé à côté de la réglette d’agrandissement en bas à droite de la fenêtre Word.

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S’il se trouvait que ces règles ne soient pas présentes, on les fait apparaître en utilisant la ru-brique « Afficher/Masquer » de l’onglet AFFICHAGE.

Dans la règle située au dessus on déplace les curseurs pour fixer les retraits : celui du haut correspond à la première ligne, celui du dessous aux lignes suivantes. Par exemple :

Cela donnera le résultat suivant.

On peut également fixer les paramètres d’alignement dans la rubrique « Paragraphe » de l’onglet Accueil.

Tous les réglages désirés étant réalisés, il faut enregistrer le style que l’on vient de créer.

On se place dans le paragraphe dont le format correspond à ce nouveau style. On ouvre le menu con-textuel avec le bouton droit de la souris et l’on choisit « Styles », puis :

Une fenêtre s’ouvre :

On choisit « personnel » comme nom du style et on valide.

Le style " personnel " apparaît maintenant dans les icônes de style.