Relevé de décisions du Bureau Météo et Climat tenu le 22 avril 2021
Ordre du jour: Comptabilité de Météo et Climat
Participants: Anne Guillaume (AG), Nicole Papineau (NP), Morgane Daudier (MD), Sonia Gady (SG), Jean Jouzel (JJ), Marc Payen (MP), Dominique Marbouty (DM)
- Accord de principe sur la proposition de NP présentée dans la présentation jointe concernant le développement du logiciel de comptabilité de Météo et Climat utilisé par le cabinet Alegre, moyennant quelques points à préciser
- La liste des catégories analytiques est à valider par NP, MP, AG et MD sur la base d'une proposition à préparer par NP
- Accord pour transférer également la gestion RH de InExtenso au cabinet Alegre. Date à voir avec le cabinet Alegre (action NP)
- Dans un premier temps, NP assurera la saisie des dépenses et leur affectation comptable et analytique
- Un abonnement Adobe sera nécessaire pour NP
- Vérifier si l'évolution de la gouvernance annoncé par Cabinet Alegre peut avoir un impact sur notre système
- Le montant des dépenses annuelles relatives au cabinet comptable sont les suivantes:
2017 : 9203: première année, FIM 2018: 8718, train du climat
2019: 4639 2020: 5119
La présentation préparée par NP pour la réunion est jointe en annexe.
Réunion comptabilité
22 avril 2021 – 18h
Fonctionnement
1. Gestion effectuée par Trésorier :
Paiement des factures et des dépenses diverses, paiement des salaires, remboursement des notes de frais
Suivi des dépenses et recettes: Le plus chronophage
2. Cabinet comptable saisit les factures et les recettes mais n’a aucun valeur ajoutée au quotidien.
Double saisie par le trésorier et cabinet comptable
3. Le Cabinet comptable fait l’essentiel de son travail pour la clôture ( fait un rapprochement dépenses recettes tous les 3 mois)
Suivi des dépenses et des recettes
Après quelques tâtonnements nous avons (avec l’équipe parisienne) mis en place : - une classification des dépenses et des recettes
- un espace dropbox dans lequel sont regroupés toutes les pièces comptables
(factures, conventions de recette, relevés bancaires, notes de frais, …) auquel accède également le comptable.
A partir des documents comptables obtenus et du suivi des dépenses et recettes, le trésorier peut suivre l’exécution du budget voté. Il y a cependant quelques points d’attention à avoir :
- le découpage par thème de l’activité a été fait il y a quelques années (avec Morgane et Anne).
- dans un monde idéal, ce découpage devrait être cohérent avec celui de la
comptabilité. Hélas il n’en est rien, à la fois du fait du logiciel comptable qui ne permet qu’un découpage analytique grossier, et du fait de notre découpage est essentiellement analytique, et non comptable.
Le développement envisagé permettra de rapprocher ces deux découpages
Tâches du trésorier
La première tâche, c’est l’importation dans le logiciel de comptabilité des relevés bancaires. C’est automatisé (ouf), et la comptable se charge (à partir des descriptions du mouvement sur le relevé bancaire, ce qui
implique que ceci soit fait soigneusement) de la classification de la quasi totalité des lignes. Le relevé bancaire annoté par Morgane lui permet de lever la plupart des ambiguïtés.
Ensuite il faut saisir dans les fichiers ad hoc du logiciel comptable les factures de dépenses, les conventions de recettes et les remboursements de frais. Ceci est fait par le trésorier, un peu pour économiser les coûts, et aussi parce que il a toute l’information nécessaire.. Je m’en tire avec un aide mémoire… Actuellement, disons que c’est une journée par mois…
C’est ce point que je souhaite modifier
- la tâche de rapprochement du fichier bancaire et des fichiers recettes et dépenses est faite (tous les trois mois) par la comptable. Elle débouche
Rapport moral 2018
Quel changement souhaité ?
La trésorerie occupe de manière notable le trésorier. Si on reprend le FIM et deux journées scientifiques par an et éventuellement le train du climat. C’est un travail considérable.
Le suivi du FIM demande du temps du trésorier. J’ai pu voir que les demandes de
subvention ( MESR, MTE, MF, ADEME) sont faites par Morgane ( et Christian pour FIM), une partie devrait relever du travail du Trésorier /SG
Souhait de ma part de plus suivre en amont le travail et d’effectuer des tâches autres que celles du trésorier). Comme les finances le permettent (ce n’était pas le cas il y a 7 ans), souhait de déléguer une partie du travail au cabinet comptable.
Cela demande une évolution du logiciel de base de données du cabinet expert mais il y aura un gain de temps et d’efficacité important pour Météo et Climat sinon, il faut que je trouve un logiciel, ne pouvant reprendre celui de Marc; me former, saisir les données … De plus, toute l’organisation/la classification mise en place va être très utile et plus utilisée
Rapport moral 2018
Quels changements et quels développements
Le cabinet comptable se sert déjà des infos de la banque et de la classification pour faire son « -
fichier de base « mais il n’utilise pas les classifications pour faire la synthèse du budget.
Idée :Se servir de la classification adoptée : FONC, RaySC, JS, FIM. Pour la dénomination des
dépenses, ajouter en dehors des classiques ( salaires, location de locaux ..) des lignes spécifiques et donc produire un tableau de suivi plus analytique que comptable et éviter la double saisie.
Premier travail pour mettre en place les tableaux de suivi pour chaque classification selon les dénominations décidées: c’est la qu’il y a du développement à faire . Premier investissement de 1000 €à 2000 € . J’ai vu des exemples effectués pour d’autres associations
Ensuite: tout se trouve dans l’espace cloud du cabinet comptable auquel on a accès. Ce qui coute: la saisie plus complète sera la création des tableaux de suivis tous les X mois. On peut réduire à deux fois par an ( comme les CA) . J’aurais accès à la base pour faire d’autres sorties intermédiaires ou sous d’autres formes. Le point dur souligné est qu’il faut que toutes les factures transmises soient
Rapport moral 2018 Conclusion
Les activité croissantes de Météo et Climat ( plusieurs Journées scientifiques, reprise de la gestion du FIM, Train du climat) nécessite d’utiliser des outils performants si la trésorerie de l’association le permet.
Utiliser au mieux ce qui existe. Nouveau développement pour un coût relativement faible mais gain de temps important ensuite et facilité de suivre le budget.
Il faudra également discuter si on continue avec inextenso pour les salaires: le cabinet comptable a des tarifs moins élevés et dit que cela simplifie d’avoir un seul gestionnaire ( à instruire).
