PROGRAMMES DOCTORAUX
COURS ET SÉMINAIRES DE RECHERCHE (TROISIÈMES CYCLES)
DIRECTIVES DE GESTION
1. Références
Les présentes directives complètent et précisent les dispositions relatives aux activités des programmes doctoraux et des commissions scientifiques des cours et séminaires de recherche (troisièmes cycles) contenues dans les textes suivants :
• la convention relative à la Conférence universitaire en Suisse occidentale du 30 octobre 2008 (ci-après convention CUSO);
• la convention générale de troisième cycle, du 12 février 1998 (ci-après convention de 3e cycle).
2. Responsabilités des organes de la CUSO
La Commission de coordination et de gestion (CCG)• propose au Conseil académique le budget global des activités de formation doctorale de la CUSO;
• décide du budget de chaque programme doctoral et de chaque commission scientifique pour les cours et séminaires de recherche;
• examine les rapports d’activités et contrôle la gestion et les comptes des programmes doctoraux et des commissions scientifiques;
• édicte les directives et prend toute mesure nécessaire pour assurer un fonctionnement efficace et conforme aux principes de la CUSO.
Le secrétariat général (SG) gère le budget, administre les affaires courantes, et veille à l’application des présentes directives. Il prend toute décision admini- strative à cet effet, sous réserve de l’approbation de la CCG.
Au sein du SG, le service comptable tient la comptabilité et effectue le payement des factures en s’assurant du respect des règles et barèmes fixés par les présentes directives. Il est chargé de la tenue technique des comptes et de l’élaboration des documents nécessaires à la préparation des budgets, du bouclement des comptes et du rapport financier. Il assure le contact avec l’organe de révision.
3. Commissions scientifiques : organisation, responsabilités, partenaires
a) Les commissions scientifiques de troisième cycle sont, chacune pour leur part, responsables des activités dans les domaines suivants : Mathématiques, Statistique, Recherche opérationnelle, Informatique, Physique, Chimie, Sciences biologiques, Sciences pharmaceutiques, Sciences de la terre, Lettres, Droit, Économie, Psychologie, Théologie, Aménagement du territoire. Dans chacun de ces domaines, elles
• établissent leur budget annuel et le transmettent au secrétariat général à l’intention de la CCG;
• assument la responsabilité de l’exploitation du budget accordé, qui est géré par le président dans le respect des présentes directives et des dispositions en vigueur;
• établissent et transmettent au secrétariat général un rapport annuel à l’intention de la CCG;
• établissent un plan de développement pluriannuel.
b) Chaque commission scientifique est composée d’un nombre égal (un ou deux) de représentants de chacune des institutions membres de la CUSO (Universités de Fribourg, de Genève, de Lausanne et de Neuchâtel, IDHEAP, IHEID, ISDC, IUKB), pour autant que celles-ci soient actives dans la discipline concernée. Les enseignants des ces institutions peuvent se voir confier la responsabilité d’enseignements sous l’égide de la commission scientifique concernée.
c) Les commissions scientifiques s’adjoignent des membres représentant les autres institutions avec lesquelles un contrat de partenariat a été conclu, selon la liste suivante :
• EPFL : Mathématiques, Statistique, Recherche opérationnelle, Informa- tique, Physique, Chimie, Sciences biologiques, Sciences de la Terre, Économie, Aménagement du territoire, Géographie.
• Université de Berne : Mathématiques, Statistiques, Chimie, Sciences biologiques, Sciences de la Terre, Psychologie, Lettres (philosophie, allemand, français, anglais, italien), Ethnologie/Anthropologie, Science politique, Droit.
• Université de Bâle : Chimie.
Dans les mêmes disciplines, les enseignants des ces institutions peuvent se voir confier la responsabilité d’enseignements sous l’égide de la commission scientifique concernée.
Les commissions scientifiques peuvent inviter d’autres enseignants des universités partenaires, à titre consultatif.
d) La ou le président-e est élu-e par la commission parmi ses membres.
e) Seul-e-s les enseignant-e-s rattaché-e-s à l’une des institutions membres ou partenaires peuvent assumer la responsabilité de l’organisation d’une activité, sur mandat de la commission scientifique. Il n’est cependant pas nécessaire que l’organisateur ou l’organisatrice responsable d’une activité soit membre de cette commission.
4. Public visé, participation aux activités, frais
a) Les activités financées par la CUSO sont destinées en priorité aux doctorant- e-s des institutions membres de la CUSO ou au bénéfice d’un accord de partenariat.
b) Les chercheurs, chercheuses et enseignant-e-s des mêmes institutions peuvent librement participer aux activités proposées.
c) En vertu des contrats de partenariats établis avec la CUSO, les personnes rattachées à l’EPFL, à l’Université de Berne, ou à l’Université de Bâle peuvent participer à toutes les activités des disciplines suivantes, sous réserve de leurs compétences dans la discipline concernée :
• EPFL : Mathématiques, Statistique, Recherche opérationnelle, Informa- tique, Physique, Chimie, Sciences biologiques, Sciences de la Terre, Économie, Sociologie, Aménagement du territoire.
• Université de Berne : Mathématiques, Statistiques, Chimie, Sciences biologiques, Sciences de la Terre, Psychologie, Lettres (philosophie, allemand, français, anglais, italien), Ethnologie/Anthropologie, Science politique, Droit.
• Université de Bâle : toutes les disciplines
d) Seul-e-s les doctorant-e-s, chercheurs, chercheuses et enseignant-e-s rattaché-e-s à l’une des institutions partenaires peuvent voir tout ou partie de leurs frais de participation (déplacements, séjours, repas) pris en charge.
Tou-te-s les autres participant-e-s doivent assumer directement ces frais.
e) La participation à un cours, séminaire ou conférence est gratuite pour toute personne rattachée à une institution partenaire. C’est en principe également le cas pour tout-e autre doctorant-e, chercheur, chercheuse, enseignant-e d’une institution universitaire. Les cas de partenariats avec d’autres hautes écoles doivent être appréciés par la commission scientifique.
f) Les participant-e-s provenant d’une entreprise commerciale s’acquittent d’une contribution aux frais d’organisation. Le montant de cette finance d’inscription est laissé à l’appréciation de la commission scientifique.
5. Principes de gestion
a) Les activités sont organisées sous la responsabilité des commissions scientifiques et de leurs président-e-s; cette responsabilité s’étend au respect des directives internes de la CUSO et des universités, mais aussi de toutes les dispositions légales et réglementaires en vigueur.
b) Chaque activité inscrite au programme (éventuellement ajoutée en cours d’exercice) est placée sous la responsabilité d’une personne désignée par la commission scientifique comme organisateur ou organisatrice principal-e.
Cette personne est dûment informée des règles de la CUSO avant le début de l’exercice. À la fin de l’activité, elle remet sans tarder un rapport administratif et scientifique à la commission scientifique, qui le transmet au secrétariat.
c) Les crédits alloués sont liés à des projets présentés par les commissions scientifiques et acceptés par la CCG; toute modification au programme et à l’affectation des crédits doit être approuvée au préalable par la CCG, ou, par délégation, par le secrétaire général.
d) Les programmes d’activités, de même que les budgets et les comptes, sont établis pour l’année civile (1er janvier – 31 décembre).
e) Dans le cadre d’un programme annuel, la répartition des crédits entre les différents projets peut être modifiée en cours d’exercice.
f) Le budget total accordé à une commission scientifique pour un exercice ne peut être dépassé. Il appartient au président de la commission scientifique de prendre toutes dispositions pour éviter de telles circonstances, en particulier par un suivi de la situation comptable en cours d’exercice. Dès qu’un dépassement devient prévisible, le SG doit en être informé, et, le cas échéant, une demande argumentée doit être adressée à la CCG, avant la fin de l’exercice. Dans des cas graves, l’organisateur responsable et/ou le président de la commission scientifique peuvent avoir à assumer la prise en charge du dépassement.
g) Pour les activités qu’elle soutient, la CUSO est normalement l’opérateur principal. En conséquence, toute facture concernant l'une de ces activités doit être adressée à la commission scientifique concernée (organe de la CUSO), éventuellement au responsable de l’organisation d’une activité, et non à une université, faculté ou institut. Une refacturation à la CUSO de la part d’une autre institution risquerait en effet d’entraîner l’imputation de la TVA (même pour un simple remboursement).
h) L’organisation des activités repose dans une large mesure sur la mise en commun de ressources «en nature» disponibles dans les hautes écoles (matériel, locaux, personnel administratif et technique, enseignants, …). En particulier, la prise en charge par la CUSO de frais administratifs doit rester très limitée. Tout engagement de personnel au titre d’activités CUSO devra être strictement temporaire
i) Toute dépense effectuée dans le cadre d’un budget alloué par la CUSO doit être réglée par la comptabilité de la CUSO, après visa du/de la président-e de la commission scientifique. Les intermédiaires seront évités dans toute la mesure du possible. Cette procédure est essentielle pour la rigueur et l’efficacité du contrôle, aussi bien que pour éviter des refacturations coûteuses.
j) Toute rémunération, quel que soit son montant ou la durée de la prestation, et indépendamment du terme employé pour la désigner (honoraire, émolument, dédommagement, …), est normalement soumise aux charges sociales (AVS, AI, AC, etc.). Cependant, pour les personnes résidant à l’étranger et donnant un enseignement à titre occasionnel, la rémunération perçue n’entre pas dans le salaire déterminant, et n’est donc pas soumise. Par ailleurs, un revenu accessoire inférieur à 2000 CHF dans l’année (civile) peut être exonéré des charges sociales, à la demande de la personne salariée.
Enfin, pour les étrangers non titulaires d’un permis C, l’impôt à la source doit en outre être prélevé.
k) Aucune rémunération ne peut être versée sans les indications permettant l’imputation des diverses charges. L’organisateur de l’activité est responsable de recueillir ces renseignements auprès des personnes à rémunérer.
l) La prise en charge de dépenses par la CUSO implique dans tous les cas de disposer de pièces justifiant de la réalité des frais encourus. Dans des cas définis, la justification peut être indirecte (tarifs officiels CFF par exemple).
6. Échéancier
15 juin Date limite pour le dépôt des demandes détaillées de budget pour l’année suivante par les commissions scientifiques de 3e cycle (dépôt auprès du secrétariat)
30 septembre Date limite pour la prise de décision par la CCG sur les demandes budgétaires des 3es cycles
1er janvier Début de l’exploitation des budgets accordés
15 novembre Date limite pour les demandes de modification du programme de l’exercice en cours, ainsi que pour les demandes de transfert d’activités sur l’exercice suivant
15 décembre Date limite pour la réception des factures de l’exercice en cours par le service comptable
31 décembre Bouclement des comptes
15 février Date limite pour le dépôt des rapports d’activité
15 mars Date limite pour la vérification des comptes par l’organe de révision
15 avril Date limite pour l’examen des comptes et rapports par la CCG à l’intention du CA
15 mai Adoption des comptes par le CA 31 mai Adoption des comptes par le CP
7. Budget, procédure
a) Le financement est accordé selon le principe de la gestion par projet.
Chaque demande de budget annuel doit donc être accompagnée de descriptifs des projets qui la justifient, présentés sur les formulaires ad hoc fournis par le secrétariat.
b) Les frais généraux de la commission scientifique, hors activités du programme, doivent être présentés de manière distincte. Ils sont traités comme un projet particulier, avec un budget propre. Celui-ci peut comprendre, dans une mesure limitée, quelques frais de secrétariat et de matériel de bureau, ainsi que des frais de déplacement et de repas pour les séances de la commission. Les éventuelles publications prévues par la commission seront également imputées dans ces frais généraux.
c) Chaque commission scientifique, par son ou sa président-e, remet avant le 15 juin au secrétariat un dossier complet de demande de budget pour l’année
suivante, comprenant un descriptif chiffré pour chaque activité prévue, une justification chiffrée des éventuels frais généraux, ainsi qu’un récapitulatif des montants demandés. La Commission de coordination et de gestion statue sur ces demandes avant le 30 septembre.
d) Si le montant global accordé à la commission scientifique ne correspond pas à celui demandé, le président de la commission scientifique doit fournir au secrétariat, jusqu’au 1er décembre précédant l’ouverture des crédits, une nouvelle ventilation correspondant au montant alloué. Une proposition peut être faite par le secrétariat général à la commission.
e) Seuls les frais dont la nature correspond aux rubriques budgétaires peuvent être pris en charge. Il y a lieu de distinguer trois grandes catégories de dépenses : tout d’abord les frais relatifs à l’encadrement et à l’enseignement;
deuxièmement, les frais relatifs à la participation; troisièmement, les frais de fonctionnement.
f) Par frais d’encadrement, on entend tous les frais relatifs aux enseignant-e-s et aux collaborateurs/trices scientifiques responsables de l’organisation des activités, ainsi qu’aux éventuels frais de personnel administratif et technique.
Cette rubrique comprend aussi, de manière distincte, les frais de déplacement du personnel d’encadrement et ses frais de séjour.
g) Les frais de participation se rapportent aux frais de déplacement et de séjour des personnes rattachées aux institutions partenaires, qui suivent l’enseignement, quel que soit leur titre (professeur, collaborateur, étudiant), y compris celles qui présentent des travaux personnels dans le cadre du programme (exposé, poster, article, bilan de recherche, etc.). Le barème de la CUSO devra être strictement respecté et tout dépassement mis à la charge des participant-e-s. Le budget indiquera la charge nette pour la CUSO, après déduction de la part éventuellement supportée directement par les participant-e-s. On veillera cependant, dans tous les cas, à ce que ce coût ne devienne pas discriminatoire.
h) Les frais de fonctionnement couvrent essentiellement le matériel de consommation, à l’exclusion de tout équipement durable. Des subsides de publication peuvent être envisagés dans les frais de fonctionnement de la commission scientifique, mais ils ne doivent pas être liés au budget d’une activité particulière. L’octroi de tels crédits doit rester exceptionnel et subordonné à l’acceptation d’une demande séparée dûment justifiée.
i) Les recettes comprennent toutes les ressources extérieures à la CUSO non affectées à la couverture d’une charge particulière. Il s’agit principalement des émoluments versés pour leur participation aux cours et séminaires par des personnes appartenant à des entreprises privées.
8. Gestion du budget
a) Le président de la commission scientifique assume l’entière responsabilité du budget qui lui est alloué et de sa gestion. Il peut déléguer sa signature à une ou plusieurs personnes responsables des différents projets, tout en
demeurant responsable de la gestion globale. Ces délégations doivent être enregistrées auprès du service comptable.
b) Le montant global accordé ne pourra en aucun cas être dépassé. Le budget d’un projet particulier peut cependant être dépassé sans justification particulière, pour autant que le dépassement reste inférieur à 25% du montant prévu pour ce projet. Au-delà, une demande circonstanciée doit être soumise par le président de la commission au secrétariat. Cette demande doit être présentée avant le 15 novembre de l’exercice en cours
c) Au cas où une activité prévue au budget devrait être remplacée par une autre non budgétisée, une demande devra également être adressée au secrétariat dans le même délai. Il en va de même pour les dépenses éventuelles qui ne peuvent être imputées sur aucune rubrique.
d) Une activité prévue dans le programme, mais qui ne pourrait être organisée durant l’exercice, peut être déplacée sur l’exercice suivant. Le budget propre de cette activité est alors transféré en bloc, dans la limite du solde global disponible. La demande doit être présentée avant le 15 novembre de l’exercice en cours.
e) À la fin de l’exercice, les soldes éventuels ne peuvent en aucun cas être reportés.
9. Payements
a) Dans la règle, tout payement est effectué directement par la comptabilité de la CUSO.
b) Pour les remboursements de frais à une personne, de même que pour les rémunérations, les formulaires mis à disposition par la comptabilité doivent être utilisés. Le président ou l’organisateur délégué fournissent à l’appui de la demande de prise en charge toutes les indications concernant le thème de l’activité, son lieu et sa durée, ainsi qu’une liste nominative des participant-e-s, indiquant noms, adresses, haute école d’attache et statut (étudiant-e, doctorant-e, collaborateur/trice, professeur-e, etc.).
c) Pour les fournisseurs de biens ou de services, les factures originales doivent être transmise à la comptabilité. Tout intermédiaire institutionnel doit être évité, afin de préserver le contrôle du respect des barèmes, de faciliter la gestion des disponibilités budgétaires des commissions scientifiques, et d’éviter une refacturation de TVA. Dans les situations ne permettant habituellement pas le payement sur facture (petites fournitures, restauration, parfois hôtellerie), les frais engagés sont remboursés aux organisateurs et organisatrices, sur présentation des justificatifs.
d) Exceptionnellement, et dans les cas qui le justifient, la ou le responsable de l’organisation d’une activité peut obtenir, pour les frais de déplacement et de séjour des enseignants invités, des conférenciers et des participants, une avance jusqu’à concurrence de 5 000 CHF. En revanche, les honoraires ne peuvent être versés que par le service comptable (ou éventuellement par une institution universitaire). Pour obtenir une avance, le président signe une demande d’avance (formule spéciale), dans laquelle il s’engage à fournir,
trois semaines au plus après la fin du séminaire, les justificatifs correspondant aux dépenses effectuées, et se porte garant du solde éventuel. Seules les dépenses figurant au budget et conformes aux présentes directives et aux barèmes de la CUSO pourront être comptabilisées, au vu des justificatifs. Le ou la bénéficiaire de l’avance sera tenu-e responsable des éventuels dépassements de barèmes ou de budget, dont le remboursement pourra lui être réclamé.
e) Les factures et demandes de rétribution ou de remboursement doivent être visées par le ou la président-e de la commission scientifique avant transmission à la comptabilité. Dans toute la mesure du possible, tous les payements concernant une activité seront regroupés, et accompagnés d’un décompte qui en facilitera le contrôle et la comptabilisation.
f) Le ou la président-e de la commission scientifique peut déléguer son visa à l’organisateur ou organisatrice responsable d’une activité, qui transmettra alors directement les demandes de payement à la comptabilité. Toutefois, en cas de dépassement du budget propre de l’activité concernée, l’accord explicite du ou de la président-e sera demandé avant payement.
10. Encadrement, rémunérations
a) On distingue quatre catégories de personnes actives dans l’organisation et la tenue d’une activité, selon la fonction qu’elles y assument et l’institution à laquelle elles sont habituellement attachées :
• Enseignant-e-s CUSO : personnes rattachées à l’une des institutions partenaires et délivrant un enseignement dans le cadre du troisième cycle. Attention : les doctorant-e-s qui présentent des travaux personnels dans le cadre du programme (exposé, poster, article, bilan de recherche, etc.) sont à considérer comme participant-e-s, et non comme enseignant-e-s.
• Enseignant-e-s extérieurs : autres personnes délivrant un enseignement.
• Collaborateurs/trices scientifiques : personnes contribuant à la préparation scientifique de l’enseignement. Ce poste doit rester exceptionnel, dûment justifié et utilisé avec modération.
• Personnel administratif et technique. Ce poste doit rester exceptionnel et faire l’objet d’une justification particulière.
b) Une personne occupant un poste à plein temps dans l’une des institutions membres ou partenaires de la CUSO ne peut recevoir de rémunération au titre du troisième cycle.
c) L’institut ou l’unité institutionnelle à laquelle un-e enseignant-e est attaché-e peut cependant recevoir une compensation financière, dans une mesure limitée (payement à l’institution d’une prestation d’enseignement, donc exempte de TVA). La durée effective de l’enseignement délivré par la personne concernée doit être supérieure à 10 heures. Le nombre d’heures pris en compte ne dépassera pas le nombre d’heures que représente l’engagement de l’enseignant-e dans le cadre du 3e cycle, mais seulement jusqu’à concurrence de deux heures hebdomadaires annuelles (soit 56
heures dans l’année). Ces frais sont remboursés au tarif maximum de 200 CHF par heure effective.
d) Les personnes ayant droit à une rétribution personnelle seront rémunérées directement par la CUSO. Sur demande, une exception est possible pour le personnel enseignant, qui peut être rétribué par une université à laquelle la CUSO rembourse le salaire (prestation d’enseignement hors TVA), à condition que ce salaire soit compatible avec les barèmes CUSO.
e) Les rémunérations des enseignant-e-s ne pourront dépasser 300 CHF par heure effective, dans la limite de 12 000 CHF par année pour la même personne. Ces montants s’entendent comme rémunération brute, avant déduction des charges sociales (voir ci-dessus, 5 j et k, et ci-dessous, g) et de l’éventuel impôt à la source, mais hors charges de l’employeur. Le budget doit tenir compte du surcoût dû à ces dernières (jusqu’à 8.5% environ, dans les cas soumis à l’AVS/AI etc.).
f) Les collaborateurs/trices scientifiques, de même que les membres du personnel administratif et technique, seront rémunérés sur la base de leur statut dans leur institution d’attache. Leur rémunération ne pourra cependant pas dépasser 12 000 CHF bruts par année.
g) Les engagements sont effectués par la/le président-e, après autorisation du secrétariat. L’organisateur/trice a la responsabilité de fournir toutes indications nécessaires au traitement réglementaire de la rémunération par la CUSO. Le cas échéant, les personnes engagées doivent être dûment informées des charges qui seront déduites (en général, pour les personnes résidant en Suisse, AVS/AI, APG, AAP ; pour les enseignants étrangers, impôt à la source).
11. Déplacements
a) Les frais de déplacement sont pris en charge dans les limites suivantes :
• pour les enseignants invités venant de l’étranger, les frais effectifs sont admis, mais les possibilités de réduction et de tarifs spéciaux doivent être exploitées au mieux; dans toute la mesure du possible, on préférera le mode de transport le plus économique. Pour l’avion, seuls les tarifs
«économiques» sont pris en compte; pour le train, la première classe est admise.
• pour personnel d’encadrement résidant en Suisse, la prise en charge maximale est donnée par le prix du billet CFF (et autres transports publics) demi-tarif 1re classe, entre l’institution d’attache et le lieu de la manifestation (vaut aussi pour les déplacements en voiture ou par tout autre mode de locomotion).
• Pour les participant-e-s attaché-e-s à l’une des institutions partenaires, la prise en charge maximale est donnée par le prix du billet CFF (et autres transports publics) demi-tarif 2e classe, entre l’institution d’attache et le lieu de la manifestation (vaut aussi pour les déplacements en voiture ou par tout autre mode de locomotion).
b) Pour toute prise en charge, les justificatifs sont de règle (copie de billets), sauf si l’on peut se baser sur un tarif officiel (CFF, …). La liste nominative des participant-e-s devra être jointe à la demande de payement.
12. Séjours et repas
a) La prise en charge des frais d’hébergement et de repas est différenciée selon la catégorie de personne (encadrement ou participant-e-s, par rapport à l’activité concernée, sans égard au statut professionnel) et selon la situation (hébergement collectif ou individuel, journées isolées ou consécutives, dans une université ou hors ville, …).
b) Pour le personnel d’encadrement, les frais sont pris en charge dans les limites suivantes (par personne) :
• Hébergement et pension complète (y compris les repas), dans
le cas général : 200 CHF
• Hébergement et pension complète (y compris les repas), s’il s’agit d’un cours, séminaire ou conférence dans une institution universitaire, sans hébergement commun des participant-e-s, et pour un maximum de 3 enseignant-e-s
invité-e-s : 250 CHF
• Repas seul, s’il n’y a pas de prise en charge de l’hébergement 40 CHF
• Repas seul, à titre exceptionnel, dans le cadre d’invitations
«isolées» (hors repas de groupe), par exemple lors de conférences ou séminaire autour d’un ou deux enseignant-e-s invité-e-s, maximum deux personnes en plus des conférenciers,
maximum une fois par conférence ou séminaire : 60 CHF c) Pour les participant-e-s, les frais sont pris en charge dans les limites suivantes
(par personne) :
• Hébergement et pension complète (y compris les repas), dans
le cas général : 120 CHF
• Repas seul, s’il n’y a pas de prise en charge de l’hébergement 25 CHF d) Lors de séminaires résidentiels hors ville, avec hébergement commun des
enseignant-e-s et des participant-e-s, la prise en charge peut aller jusqu’à 180 CHF par jour (24 h) et par personne présente au séminaire, quelle que soit sa catégorie (enseignant ou étudiant). Ce montant forfaitaire exclut alors toute prise en charge séparée de frais de repas, de location de salle ou de pause.
e) Pour les activités durant une seule journée, ou plusieurs journées non consécutives, les frais d’un repas au plus peuvent être pris en charge
f) Pour les enseignant-e-s invité-e-s venant de l’étranger, il est possible de prendre en charge une nuit avant et une nuit après la manifestation. Pour une journée de cours, on pourra donc compter au plus deux nuitées.
g) Toute demande de prise en charge doit être accompagnée de factures détaillées, visées par le/la président-e de la commission scientifique, et d’une liste nominative des participant-e-s.
h) Pour les enseignant-e-s invité-e-s étranger-e-s, le payement d’un montant forfaitaire pour frais de séjours (per diem), sans justificatif précis (factures), est légalement assimilé à une rétribution, et soumis à l’impôt à la source. Ce mode de prise en charge ne sera donc admis que très exceptionnellement.
13. Frais de fonctionnement : matériel et divers
Tous les frais de fonctionnement doivent être justifiés par une facture originale visée par le/la président-e ou le/la responsable de l’activité. Des copies de facture ne peuvent pas être prises en considération.
• Matériel de consommation : Matériel non durable nécessaire au fonctionnement du 3e cycle (polycopiés, photocopies, petites fournitures, produits chimiques, verrerie, etc.). Les frais d’équipement (par ex.
ordinateurs) ne peuvent être remboursés.
• Divers : Dépenses autres que matériel, qui ne peuvent être rangées dans aucune autre rubrique. Dans une mesure limitée, des frais de location de salle, pauses-café, apéritifs, peuvent être pris en charge. De telles dépenses doivent cependant rester marginales.
14. Publications
a) Le financement partiel de publications issues d’activités organisées par une commission scientifique, qui peut être accordé à titre exceptionnel, doit faire l’objet d’une demande dûment motivée de cette commission. La publication soutenue doit être directement profitable aux doctorant-e-s ayant participé au troisième cycle. Elle doit donc contenir, au moins en partie, des contributions de ces participant-e-s, et bénéficier d’une bonne reconnaissance académique (potentielle).
b) En raison du décalage temporel parfois important entre la date du séminaire et celle de la publication, et pour préserver la comparabilité des coûts des activités d’enseignement, les subsides de publication seront imputés sur les frais généraux de la commission, et non sur une activité particulière.
15. Rapports
a) Les organisateurs remettent au secrétariat général un rapport administratif et scientifique dès la fin de chaque activité. Ce rapport, établi à l’aide du formulaire ad hoc, comprend en particulier un relevé des participants.
Lorsque l’organisateur de l’activité n’est pas le président de la commission scientifique, ce dernier vise le rapport en l’accompagnant d’une appréciation finale (chiffre 11 du formulaire).
b) À la fin de l’exercice annuel, le/la président-e de la commission scientifique remet au secrétariat un rapport de synthèse, de format libre, sur l’ensemble du programme.
16. Dérogations
Si des circonstances particulières le justifient, des dérogations exceptionnelles aux présentes directives peuvent être accordées par le secrétaire général. Toute dérogation devra faire l’objet d’une demande écrite du président ou de la présidente de la commission scientifique concernée. Les décisions portant sur des montants supérieurs à 2 000 CHF devront être confirmées par la CCG.
17. Dispositions finales
Les présentes directives entrent en vigueur le 1er janvier 2006.
Les directives et autres dispositions antérieures et contraires sont abrogées à cette date.
Adopté par la Commission de coordination et de gestion de la CUSO le 9 juin 2005 à Neuchâtel.
Le Président : Michel Monbaron
Modifié par la Commission de coordination et de gestion de la CUSO le 21 novembre 2008 à Lausanne.
Le Président : Yves Flückiger
