Directive. de gestion des appareils mobiles

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Ver : 2.6 08-10-2021 Directive de gestion des appareils mobiles 1

Directive

de gestion des appareils mobiles

Historique du document

Version Date Par Type Changements

1.0 17-04-2015 Normand Guilbault Création

1.1 25-04-2015 Normand Guilbault Modification Ajouts de contenu

1.2 26-05-2015 Normand Guilbault Modification Ajustements suite au dépôt au comité de direction

2.0 06-06-2016 Christine Dufour Modification Nouveau contrat de téléphonie cellulaire

2.1 26-07-2016 Kim Paquette Modification Tarifs nouveau forfait

2.2 20-12-2016 Christine Dufour Modification Nouveau montant de remboursement suite aux nouveaux tarifs en vigueur

2.3 09-08-2019 Michel Vincent Mise à jour Enlever les références à l’ancien contrat et préciser le cas pour les retraités.

2.4 15-04-2021 Michel Vincent Modification 4.8: Précisions: Utilisation d’un cellulaire personnel pour le travail.

2.5 22-04-2021 Michel Vincent Modification

Ajustements suite aux commentaires sur le processus de prêt et de remboursement

2.6 08-10-2021 Kim Paquette Modification

Tarifs nouveau forfait

4.8 Précisions : Utilisation d’un cellulaire personnel pour le travail.

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Table des matières

1. Objectif ... 3

2. Portée ... 3

3. Attribution d’un appareil ... 3

Types d’utilisations admissibles ... 3

4. Modalités ... 4

4.1. Standards d’appareil ... 4

4.2. Limite ... 4

4.3. Utilisation professionnelle VS personnelle ... 4

4.4. Utilisation en itinérance ... 5

4.5. Surclassement d’appareils ... 5

4.6. Bris, vol et perte ... 5

4.7. Mutation de poste et départ du Cégep ... 6

4.8. Utilisation d’un cellulaire personnel pour fins de travail ... 6

5. Responsabilités particulières ... 7

5.1. Employés ... 7

5.2. Le directeur de service ... 8

5.3. La direction des systèmes et technologies de l’information ... 8

6. Annexes ... 9

6.1. Annexe A : Exemples de fonctions de travail admissibles ... 9

6.2. Annexe B : Appareils mobiles et applications standardisées ... 9

6.3. Annexe C : Forfait de téléphonie cellulaire du Cégep (au 1e août 2016) ... 10

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1. Objectif

Le Cégep Édouard-Montpetit reconnaît la nécessité de fournir à certains de ses employés des appareils mobiles comme outil de travail pour être en mesure de traiter notamment des situations exigeants une réponse immédiate lorsqu’ils sont en déplacement ou en devoir à l’extérieur du cégep.

2. Portée

La présente directive porte spécifiquement sur les équipements suivants :

• Téléphone cellulaire (voix)

• Téléphone cellulaire – assistant numérique OU – émetteur bidirectionnel (voix et données)

• Tablette numérique

3. Attribution d’un appareil

Le besoin d’utiliser un appareil mobile comme outil de travail – que ce soit pour un usage ponctuel ou permanent – doit être préalablement déterminé par le directeur du service auquel l’employé est rattaché, en considérant sa fonction de travail et non sa personne propre.

Dans le cas d’un téléphone cellulaire, il doit aussi déterminer si l’usage nécessite l’attribution d’un appareil ou si l’employé souhaite utiliser son téléphone cellulaire personnel (article 4.8).

Le directeur du service transmet sa demande via une requête Synapse à la direction des systèmes et technologies de l’information (DiSTI) qui fournira l’appareil approprié¹ et acquerra le contrat de service associé, s’il y a lieu.

Types d’utilisations admissibles²

Le directeur du service peut attribuer un appareil mobile à un employé lorsque la nature de son travail :

• l’amène à devoir se déplacer régulièrement à l’extérieur du Cégep, au pays ou à l’étranger;

• requiert qu’il puisse être rejoint en tout temps, notamment pour répondre à des situations d’urgence (ex : Plan des mesures d’urgence; gestion des événements majeurs…)

1Il est à noter que la DISTI dispose de téléphones et de tablettes pour des prêts de courte durée.

2Voir l’Annexe A pour des exemples de fonctions de travail visées par la directive.

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• requiert de demeurer en contact régulièrement avec des intervenants politiques, des associations, des médias de communication, des partenaires, des fournisseurs et des clients du Cégep, aux plans local, national ou international;

• requiert d’effectuer du support technique ou des interventions mécaniques à distance de manière à répondre aux alertes et à rétablir les services;

• requiert l’usage d’applications mobiles spécialisées pour réaliser des tâches spécifiques liées à son emploi.

4. Modalités

4.1.

Standards d’appareil³

Le modèle et les caractéristiques des appareils mobiles répondent aux standards établis par la direction du cégep, selon leur type et selon les fonctions de travail auxquelles ils sont dédiés.

La DiSTI supervise, sécurise et configure les appareils en y installant un «profil d’usager» comprenant certaines applications de base. Celles-ci demeurent la propriété du Cégep et ne doivent pas être retirées par l’employé. La DiSTI applique les mises à jour du système d’exploitation, lorsque requis.

4.2.

Limite

L’employé à qui un téléphone cellulaire est attribué doit respecter la limite d’utilisation déterminée par le forfait mensuel associé à leur appareil⁴.

Les tablettes numériques fournies par le Cégep ne sont pas dotées de forfait de connectivité (3G ou autre) et n’encourent donc pas de frais d’utilisation.

Le Cégep ne défraie pas le coût des accessoires à l’exception de la couverture protectrice standard fournie à la remise de l’appareil (écouteurs, microphone, support, clavier externe, etc.).

4.3.

Utilisation professionnelle VS personnelle

L’appareil est fourni à un employé pour une utilisation dans le cadre de son travail. Le Cégep lui permet toutefois de l’utiliser pour des besoins personnels en autant que ceci ne gêne pas ses activités professionnelles et n’engendre pas de frais supplémentaires.

3 Voir l’Annexe B pour plus de détails sur les standards.

4 Voir l’Annexe C pour les détails des inclusions prévues au forfait mensuel.

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L’employé devra rembourser le Cégep pour tous les frais encourus au-delà de la limite accordée, à moins que ceux-ci ne soient dûment justifiés et autorisés par leur supérieur immédiat.

4.4.

Utilisation en itinérance

Sur un appareil mobile sans fil, l’itinérance désigne une activité sur un appareil mobile sans fil, pratiquée à l’occasion de déplacements à l’extérieur du réseau du fournisseur de services.

L’employé qui désire utiliser son téléphone en mode itinérance, c’est-à-dire, à l’étranger peut se procurer une nouvelle carte SIM dans le pays hôte ou bien assumé les frais. Si l’employé voyage dans le cadre de ses fonctions son supérieur devra autoriser la dépense. Sans l’autorisation de celui-ci, une facture personnelle sera émise à l’employé.

Notons que les frais d’achat de carte SIM à l’étranger, s’il y a lieu, doivent être assumés par l’employé à moins que ceux-ci ne soient dûment justifiés et autorisés par leur supérieur⁵.

4.5.

Surclassement d’appareils

Les appareils devront être utilisés jusqu’en fin de vie ou jusqu’à ce que ceux-ci soient jugés technologiquement inférieures aux standards de la DiSTI. Pour faire l’acquisition d’un nouvel appareil, le Cégep devra défrayer le coût à plein tarif de celui-ci.

4.6.

Bris, vol et perte

L’employé doit signaler à son supérieur ainsi qu’à la DiSTI le vol ou la perte de l’appareil mobile dès que l’événement survient afin que la procédure de verrouillage et d’effacement des données puissent être appliquées.

Dans le cas d’un bris, la DiSTI pourra prêter un appareil durant la période de réparation ou de remplacement, selon les disponibilités.

5Dans le cas de l’achat d’une carte SIM à l’étranger, l’employé devra, lors de son arrivée à destination, transmettre à la DiSTI le numéro de téléphone inscrit sur la carte.

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4.7.

Mutation de poste et départ du Cégep

Lorsqu’un employé est muté à d’autres fonctions qui ne justifient pas l’utilisation d’un appareil mobile, il pourrait devoir le remettre à son successeur. Dans un tel cas, l’appareil devra être d’abord retourné à la DiSTI qui procèdera à sa reconfiguration.

Disposition particulière pour un téléphone cellulaire : l’employé peut demander à son directeur de service de conserver le numéro qui est associé à son appareil pour le transférer chez un fournisseur de son choix. L’employé devra cependant assumer, s’il y a lieu, les frais administratifs qui pourraient être requis pour détacher le contrat lié à l’appareil de celui du Cégep, de même que les pénalités qui pourraient être exigées par le fournisseur selon la nature du forfait.

Dans le cas d’un employé qui quitte le Cégep ou qui choisit de se départir du téléphone cellulaire fournit par l’établissement, celui-ci peut demander à son directeur de service de profiter de la disposition susmentionnée.

L’employé qui quitte le Cégep et qui dispose d’une tablette numérique fournie par l’établissement doit la remettre à la DiSTI. L’employé qui dispose d’une tablette numérique ou d’un téléphone cellulaire fourni par l’établissement et qui part à la retraite peut demander au directeur du service de le racheter, à sa valeur nette comptable (amortissement linéaire sur 3 ans). Aucun frais administratif ou frais de pénalités ne devra être assumé par le retraité.

4.8.

Utilisation d’un cellulaire personnel pour fins de travail

Dans le cas d’un employé admissible à l’obtention d’un cellulaire pour fins de travail, mais qui souhaite plutôt utiliser son cellulaire personnel, le Cégep acceptera de lui verser un montant forfaitaire d’une valeur de 25$ (taxes incluses) mensuellement. Le contrat de cellulaire personnel doit obligatoirement être au nom de l’employé.

La DiSTI établira les termes de l’entente avec l’employé, suite à la réception de l’autorisation écrite du directeur du service concerné. Le cégep n’est pas tenu responsable de l’appareil personnel de l’employé en cas de bris, perte ou vol. Les frais de réparation ou de remplacement devront être assumés par l’employé.

Pour fins du versement du montant forfaitaire, l’employé doit transmettre un rapport de dépense auquel sera annexée la preuve justificative de possession lui permettant d’être remboursé. La preuve de possession est une condition essentielle au remboursement du montant. La facture mensuelle jointe au rapport de dépense doit donc présenter clairement le nom de l’employé ainsi que le numéro du cellulaire. Si la facture mensuelle ne présente pas le nom de l’employé, le contrat de service qui indique le nom de l’employé et le numéro de téléphone peut être joint à la réclamation. »

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5. Responsabilités particulières 5.1.

Employés

En plus des indications mentionnées dans les paragraphes précédents, l’employé admissible à se voir confier un appareil mobile doit :

• Remplir le formulaire Synapse « Téléphonie - Boîte vocale - Code interurbain »

• Avoir pris connaissance de la présente directive et la respecter;

• Conserver l’appareil dans un endroit sécuritaire; lui assigner un mot de passe personnel;

• Protéger l’appareil de façon adéquate pour éviter l’endommagement ou le bris;

• Couvrir les frais pour le téléchargement d’applications payantes, sauf pour les applications liées au travail et dont l’achat a été préalablement autorisé par le supérieur immédiat;

• Vérifier auprès de son assurance personnelle que l’appareil soit pris en considération en cas de feu ou vol à son domicile et, si l’un ou l’autre de ces événements se produit, remettre au Cégep le montant provenant de l’assurance;

Dans le cas d’un téléphone cellulaire fourni par le Cégep :

• Suivre mensuellement l’état de compte de son appareil pour repérer les dépassements au forfait de base et, s’il y a lieu, les justifier à son supérieur immédiat dans le meilleur délai⁶;

• Privilégier l’utilisation du réseau Wi-Fi quand il est disponible au lieu d’utiliser la connectivité 3G ou LTE;

L’employé ne peut en aucun temps :

• Utiliser le téléphone cellulaire pour faire des appels à l’extérieur du pays, sauf en cas d’urgence, à moins d’avoir l’autorisation de son supérieur immédiat ou d’en faire le remboursement au Cégep.

6 Les factures sont disponibles au secrétariat de la DISTI, aux heures normales d’ouverture.

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5.2.

Le directeur de service

En plus des indications mentionnées précédemment, le directeur de service doit :

• Avoir pris connaissance de la présente directive;

• Faire connaître la directive à l’employé admissible sous sa supervision;

• Aviser la DISTI de toute entente avec son employé pour l’usage de son téléphone cellulaire personnel, pour fins de suivi des budgets reliés à la téléphonie mobile. Pour se faire, il doit procéder à l’approbation de la demande de remboursement de l’employé que celui-ci fait par une requête Synapse;

• Aviser la DiSTI lors du retrait d’un appareil mobile à un employé sous sa supervision ou à la fin d’une autorisation d’entente pour l’usage d’un téléphone cellulaire personnel.

• Rembourser l’employé bénéficiant d’une entente pour l’usage de son téléphone cellulaire personnel à des fins de travail.

5.3.

La direction des systèmes et technologies de l’information

La DiSTI est responsable de la gestion financière et matérielle du parc d’appareils mobiles du Cégep. À ce titre elle doit :

• Offrir une présentation sommaire de l’appareil au moment de la remise à un employé ;

• Aviser les directeurs de service, sur une base mensuelle, des cas de dépassement de la limite du forfait offert par le Cégep afin qu’il puisse prendre action, s’il y a lieu, auprès des employés concernés ;

• Facturer l’employé qui dépasse sans autorisation la limite du forfait offert par le Cégep de même que pour les frais optionnels non couverts par le forfait ;

• La DiSTI n’est pas responsable du contenu personnel emmagasiné par un employé sur l’appareil mobile qui lui est confié (les applications personnelles, les courriels, les documents, les photos et vidéo, etc.).

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6. Annexes

6.1.

Annexe A : Exemples de fonctions de travail admissibles

Un appareil mobile peut être attribué à un employé qui occupe notamment une fonction de :

• personnel affecté à l’application du plan des mesures d’urgence (PMU)

• personnel-cadre et hors-cadre :

o direction, direction adjointe, adjoint administratif, développement international, développement institutionnel, Centre sportif, ÉNA, etc.

• Personnel professionnel :

o mobilité étudiante, assurance-qualité, formation continue et aux entreprises, partenariats d’affaires, relations avec les médias, médias sociaux, recrutement, techniques de l’information, gestion de projets, etc.

• personnel de soutien :

o sport-étudiant, événements, technique du bâtiment, ouvriers spécialisés, techniques de l’information (TI), etc.

• enseignant :

o représentant du Cégep dans des projets et activités externes, pilote de projets technos pédagogiques basés sur la mobilité, etc.

6.2.

Annexe B : Appareils mobiles et applications standardisées

La DiSTI sélectionnera deux ou trois choix possibles d’appareils selon le budget alloué et les fonctionnalités nécessaire. L’employé devra choisir parmi ces options. Il est possible que durant certaines périodes un seul choix soit disponible.

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6.3.

Annexe C : Forfait de téléphonie cellulaire du Cégep (en date du 1e août 2016) Plan tarifaire VOIX

Le coût mensuel est celui du palier: 400 min. représentent un coût de 1,20$ (et non la somme de 0,60$ + 1,20$)

Appels interurbains du Canda

Plan tarifaire SMS, MMS ITINÉRANCE

Plan tarifaire VOIX ITINÉRANCE

Minutes d’appels interurbains en itinérance

Coût mensuel États-Unis Europe de

l’Ouest

Europe de l’Est, Asie, Caraïbes, Amérique Latine,

Moyen Orient, Océanie

Afrique

1 seconde à 200 minutes 5,00$ 18,00 $ 24,00 $ 24,00 $ 200,01 à 500,00 minutes 15,00 $ 45,00 $ 48,00 $ 60,00 $

500,01 à illimité 20,00$ - - -

Prix à la minute excédentaire - 0,50 $ 0,50 $ 0,65 $

Usage mensuel Coût mensuel Options incluses dans le forfait voix Appareil non utilisé 0,60 $ - Facturation à la seconde

- Messagerie vocale

(25 messages conservés)

- Afficheur

- Transfert d’appel - Appel en attente - Appel conférence - Renvoi d’appel

(Inclus minutes illimitées à l’échelle nationale)

- Message texte et multimédias (illimités du Canada au Canada, aux États-Unis et vers l’étranger)

1 seconde à 500 minutes 1,20 $

Illimité 6,75 $

Appels interurbain initiés du Canada vers : Coût

États-Unis 0,02$

Europe de l’ouest 0,08$

Moyen Orient, Océanie 0,08$

Afrique 0,08$

Message textes/vidéos (sortants) en itinérance

des États-Unis et autres pays Coût

1 à 100 2,00 $

101 à 2 500 5,00 $

Prix au message excédentaire 0,10$

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Plan tarifaire DONNÉES

Coût du forfait de base assumé par le Cégep pour un téléphone cellulaire. L’employé doit respecter la limite déterminée par le forfait mensuel associé à son appareil. Conséquemment, il devra rembourser le Cégep pour tous les frais encourus au-delà de la limite accordée, à moins que ceux-ci ne soient dûment justifiés et autorisés par son supérieur.

Plan tarifaire DONNÉES ITINÉRANCE Données en itinérance

Coût mensuel

États-Unis Europe de l’Ouest

Moyen Orient, Océanie

Afrique

0,001 à 50Mo 2,00 $ 3,60 $ 10,00 $ 4,00 $

50,001 à 500Mo 20,00 $ 28,00 $ 32,00 $ 32,00 $ 500,001 à 1 Go 36,00 $ 36,00 $ 64,00 $ 48,00 $ 1,000001 à 2 Go 68,00 $ 72,00 $ 80,00 $ 80,00$

2,000001 à 5 Go 96,00$ 140,00 $ 120,00 $ 150,00 $ Prix du Go excédentaire 10,00$ 20,00 $ 20,00 $ 20,00 $

Usage mensuel Coût mensuel

Aucune utilisation 2,00 $

0,001MB à 500MB 3,60 $

500,001Mo à 2Go 3,60 $

2,000001Go à 5Go 11,25 $

5,000001Go à 10Go 22,50 $

10,000001Go à 25Go 50,00 $

25,000001Go à 50Go 150,00 $

Prix du Go excédentaire 4,25 $