CRIP Retour d expérience projet NSO (New Sourcing Operation) 2014_04_09

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CRIP – Retour d’expérience projet NSO (New Sourcing Operation)

2014_04_09

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DESCRIPTION DES OBJECTIFS ET DU MODELE

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ORGANISATION DU PROJET

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LES LECONS

04

QUESTIONS REPONSES

AGENDA

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DESCRIPTION DES OBJECTIFS ET DU MODELE

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Situation de départ (2011) :

 Renault a déjà externalisé depuis 7 ans ses fonctions de pilotage

technique, d’industrialisation (mise en recette, mise en production), et pilotage applicatif au niveau mondial à un seul et même fournisseur principalement localisé dans les locaux de Renault en France (entre 250 et 300 personnes).

 Le niveau de Qualité délivré par le prestataire est bon

 Le contrat est relativement ancien, les pénalités ne sont jamais atteintes

 Il est difficile de connaitre les coûts unitaires pour un type de prestation ou de matériel, étant donné les nombreux forfaits constituants le contrat (gouvernance, changements, …)

 La direction des Achats impulse le lancement d’un RFP plutôt que d’une renégociation de contrat de gré à gré avec le même fournisseur

 Décision est prise de lancer un appel d’offre Alliance : Renault, RCI Banque, Nissan Europe

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Les besoins exprimés dans le RFP :

 La DI a décidé de revoir sa politique de sourcing de ses services IT

Opération en s’appuyant sur un partenaire sélectionné parmi les meilleurs du marché, pour construire des solutions efficaces et performantes et gérer

globalement le parc IT de Renault et ce, en s’assurant de l’optimisation coût/valeur de son fonctionnement.

 Dans un premier temps, Renault DI attend une optimisation de sa solution de sourcing. L’objet est d’activer au maximum les leviers d’amélioration que sont la définition de services standards, l’usage des unités

d’œuvre forfaitaires, et plus généralement l’adoption des meilleurs

standards de fonctionnement du marché (avec notamment l’utilisation d’un catalogue des services standards), tenant compte de l’engagement de plusieurs années que Renault souhaite prendre avec son partenaire.

 Renault a la volonté de garder la responsabilité et la maitrise de son patrimoine technique, c'est-à-dire, activera ou non une ou plusieurs lignes de services, pour chacun des éléments constituant le périmètre technique.

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UN CONTRAT PLUS MODULABLE

 Nous demandons au fournisseur :

 une modularité permettant mensuellement, de rentrer, modifier ou sortir un « Asset » (élément physique ou virtuel) du patrimoine géré par le fournisseur (et ceci par une simple mise à jour de la CMDB).

 à un prix fixe et dégressif sur la durée du contrat

 Cet élément est défini en 3 dimensions !!! par :

 une Unité d’œuvre (de quel type de machine parle t-on ?)

Serveurs MidRange, Serveurs iSeries & zSeries, Base de Données, Stockage, Sauvegarde, Réseau LAN, Résean WAN, Réseau de communication, …

 une Ligne de Service (quelle est l’action du fournisseur sur cette machine ?) Hébergement, Service de Proximité, Pilotage & Supervision, Administration, Administration

Applicative Middleware, Administration Applicative ERP, Administration Applicative autres Applications, Exploitation applicative, …

 un Niveau de service (quel est l’engagement du fournisseur sur cette machine ?) Jours de service, Amplitude du service, Engagement de délai de résolution, …

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Un exemple en 4 slides: 

 Nous avons besoin d’un nouveau serveur de pré-production

 1) Je regarde dans quelle catégorie il se situe: medium, B

Taille de l'U.O. Serveur

Taille Détails

Petit CPU mono-cœur : 0 à 2 CPU physiques, soit [0 ; 2]

et CPU multi-cœurs : 0 à 8 cœurs, soit [0 ; 8]

Moyen CPU mono-cœur : 2 à 4 CPU physiques, soit ] 2 ; 4]

et CPU multi-cœurs de 8 à 20 cœurs, soit ] 8 ; 20]

Grand CPU mono-cœur : 4 à 12 CPU physiques, soit ] 4 ; 12]

et CPU multi-cœurs : de 20 à 48 cœurs, soit ] 20 ; 48]

Très

Grand ^Au-delà

Catégorie de l'U.O. Serveur

Catégorie Détails

A

 Serveurs de production supportant 1 ou plusieurs applications et des données opérationnelles

 Serveurs de bases de données en production

 Ensemble des serveurs membre d’une ferme de calculs (hors maitre)

 Membre actif d’un cluster

B

Autres serveurs (ni de catégorie A ni C):

 Serveurs d’application (ERP, serveurs IMH)

 Serveur de Messagerie

 Serveurs Metaframe/Citrix

 Serveurs Web

 Serveurs de développement, d’intégration et pré- production

 Serveurs maître d'une ferme de calcul

 Membre passif d’un cluster

C

 Serveurs de fichiers,

 Serveurs de stockage,

 Serveurs d'infrastructure (A/D, Global catalog, PDC, BDC, WINS, DNS, DHCP, …)

 Serveurs de supervision

 Serveurs de transfert de fichiers

 Serveur hyperviseur

 VIO Console

 Serveurs d'ordonnancement

 Serveurs passerelle

 Serveurs de tests (pré-intégration) et bac à sable

 Serveurs de formation

 Serveurs de remplacement actifs

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Ensuite … (2/4) : 

 2) Je choisis les lignes de services dans mon catalogue (je les coche dans la CMDB):

Service Line On site service

Supervision Administration

Middleware IS Administration IS ERP Administration

IS Administration Others IS Run & Change

DRP

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Enfin … (3/4) : 

 3) Je définis mon niveau de service X-Y-Z (je les coche aussi dans la CMDB)

Days by week (X)

5 (5j/7)

6 (6j/7)

7 (7j/7) Service (Y)

8h00-18h00 0,00 0,00

7h00-22h00 0,00 0,00

24h/24 0,00 0,00 0,00

Commitment of time resolution (Z)

2h00 4h00 8h00

coefficient 0,00

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Les prix (4/4) : 

 Je calcule le prix de l’ajout de ce serveur dans le contrat et je peux le communiquer :

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Et n’oublions pas …

 La productivité annuel pré-négociée …

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LES CHANGEMENTS (inclus dans le prix des Unités d’Œuvres)

Catégorie

changement Délai de réalisation Seuil (% des cas)

Mineur

(Pas d’arrêt en prod)

4 heures (ou autre délai

fixé par le Client) 98%

Médium

(Arrêt en prod < 4h)

5 jours (ou autre délai

fixé par le Client) 98%

Majeur

(Arrêt en prod > 4h ou changement de

périmètre)

10 jours (ou autre délai fixé par le Client) à partir de l’acceptation de la commande

98%

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Tous les niveaux de service sont soumis à pénalités

 Les niveaux de services peuvent être de process ou de résultats

 Les données brutes et corrigées doivent être fournies par le fournisseur

1. indicateurs de gestion du Contrat (3)

2. indicateur de gestion de l’inventaire et de la configuration (1)

3. indicateurs de gestion des systèmes, bases de données, applicatives, pilotage &

supervision, … (8)

4. indicateurs de disponibilité des infrastructures d’hébergement & DRP (3) d’exécutions de Plan DRP,

5. indicateur de qualité des Sauvegardes & Restaurations (3) 6. indicateur du temps de réponse des applications (1)

7. indicateurs de supervision et exploitation (4) 8. indicateur métiers (1)

9. indicateur de fourniture des informations dans les délais requis (1) 10. Indicateur de gestion des changements (3)

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ORGANISATION DU PROJET

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L’ORGANISATION PROJET

 1 DIRECTEUR DE PROJET , EN CHARGE DE LA COORDINATION GLOBALE (RENAULT, RCI, NISSAN EUROPE)

 1 MANAGEMENT TRANSVERSAL UNIQUEMENT

 LES CHEFS DE DEPARTEMENTS IT (PROD, RESEAUX, INGENIERIE) EN CHARGE D’ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT

 UN RESPONSABLE DE PROJET NISSAN EUROPE

 UN RESPONSABLE DE PROJET RCI

 QUELQUES CONTRAINTES SUPPLEMENTAIRES :

 PAS DE ONE TIME COST COTE RENAULT

 PAS DE ONE TIME COST COTE FOURNISSEUR

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Accord de Confidentialité – Acceptation des règles d’achats Renault 05/07/2011

Envoi des documents de l’Appel d’Offres 22/07/2011

Session plénière de présentation de l’Appel d’Offres aux soumissionnaires 28/072011 après-midi Notification de l’Acceptation / Refus de l’Appel d’Offres par chaque Soumissionnaire 31/08/2011

Réunions de présentation du RFP par Fournisseur Du 2 au 5/08/2011

Processus de Questions / Réponses entre le Client et les Soumissionnaires A partir du 15/08/2011

Echéance de réception des Propositions des Soumissionnaires 17/10/2011

Soutenances des Propositions par les Soumissionnaires Du 2 au 10/11/2011

Publication de la Short List – 2 fournisseurs 16/12/2011

Phase de levée des hypothèses (Due-Diligence) Du 3/01//21 au 17/02/12

Présentation du rapport de Due Diligence 20 et 25/02/2012

Réponse au rapport de Due Diligence 01/03/2012

Réception de la BAFO 05/03/2012

Phase de Négociations (pour les 2 fournisseurs) Du 05/03 au 27/04/2012

Contrat et des annexes rédigées (pour les 2 fournisseurs) 27/04/2012

Signature du Contrat Fin Mai 2012

NSO – Alliance schedule

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AGENDA DUE DILL …

 Afficher le calendrier de la due dill

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LES PHASES DE TRANSITION TRANSFORMATION

Team Building

Detail Schedule &

Inventory

Network Access

SLA, reporting, Infra

KT

SOP Definition Etc …

Operation stabilization

Process implementation PREPARATION TRANSITION

2 months

TRANSFORMATION

STABILIZATION 4 months 01/01/13 4 months

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LES LECONS

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SYNTHESE (POUR LES EQUIPES)

 UNE NOUVELLE ETAPE …DANS LA CONTINUITE

 UNE OPPORTUNITE POUR PROGRESSER

 Clarification des engagements et des responsabilités

 UNE SEVERISATION DES NIVEAUX DE SERVICES

 DES GAINS POUR L’ENTREPRISE

 UNE MODULARITE DU CONTRAT

 UNE OFFRE DE SERVICE (ET DE COUTS) LISIBLE

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 LA NECESSITE D’UN SPONSOR

 COMMUNIQUER, COMMUNIQUER, COMMUNIQUER

 L’IMPORTANCE DE LA DUE DILL

 LE PRESTATAIRE SORTANT EST UN ANIMAL BLESSE

 LA REDACTION DU CONTRAT AVEC LES 2 SHORT-LISTES

 UN DEMARRAGE PLUS DIFFICILE QUE PREVU … MAIS SURTOUT PLUS DIFFICILE QUE COMMUNIQUE

 LE CHOIX DE LA DATE DE DEMARRAGE

 L’USAGE DE L’ANGLAIS (TRADUCTION DES DOCUMENTS, AU QUOTIDIEN)

 LE SOUTIEN DE LA DI (!)

EN OFF ….

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L’EVOLUTION DE L’INCIDENTOLOGIE

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QUESTIONS REPONSES

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