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Préfecture d’Ile-de-
France
Guide d’utilisation de
l’outil de suivi local
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Table des matières
Objectifs de l’outil de suivi local ... 3
Structure du fichier ... 3
Onglet « Table de suivi » ... 4
Précisions concernant les colonnes de données : ... 4
Onglet « Tableau de bord » ... 6
Onglet « Synthèse annuelle » ... 9
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Objectifs de l’outil de suivi local
• L’outil, sous forme de fichier XLS, est à destination des coordonnateurs de PRE.
• Il s’agit d’une proposition qui ne s’impose pas au PRE mais vise à fournir une base pour les coordonnateurs qui souhaitent l’utiliser ou prendre des idées d’indicateurs et de forme de suivi.
• L’outil permet d’assurer le suivi macro des différentes situations orientées vers le PRE, pris en charge ou non. Il retrace les grandes étapes et vise à être le plus exhaustif possible. Seul des données d’activité sont renseignées, aucunes données financières ou RH ne sont intégrées.
• Certaines de ces étapes ne sont peut-être mises en œuvre dans certains PRE ou sous une forme différente. Il serait alors nécessaire d’adapter l’outil ou tout simplement de ne pas tenir compte de ces colonnes.
• Le tableau permet également de faciliter la saisie du questionnaire annuel de remontées à destination des services de l’Etat départementaux et régionaux en agrégeant les résultats d’activité.
Structure du fichier
• L’outil comporte trois onglets partiellement protégés : « Table de suivi » ; « Tableau de bord » et « Synthèse annuelle »
• Les formules intégrées dans les différents tableaux sont paramétrées pour interroger au maximum les 3 500 premières lignes de l’onglet « table de suivi ». Au-delà, les lignes ne sont pas prises en compte. Il vous faudra faire régulièrement une démarche d’archivage selon la politique que vous aurez défini localement.
La protection du fichier permet d’éviter de modifier les formules de calculs et liens existants. Pour autant si vous souhaitez adapter le tableau, le code de protection à utiliser est le suivant : M02pa$$e Attention cependant à l’utilisation que vous pourriez faire après avoir ôter la protection. Pensez à faire une sauvegarde sous un autre nom auparavant. Pr1F
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Onglet « Table de suivi »
• L’onglet « Table de suivi » est le principal outil de ce fichier.
• La table propose de renseigner une ligne par enfant. Nous vous conseillons, si un enfant est accompagné plusieurs fois (en 2017 puis en 2021 par exemple), de créer une ligne à chaque fois et « d’archiver » l’ancienne ligne dans un autre fichier.
• La table est construite selon un ordre chronologique (allant de gauche à droite) qui peut ne pas être celui du fonctionnement de votre PRE.
• La table va permettre d’alimenter les deux autres onglets du fichier.
• IMPORTANT : En cellule B1 vous avez une date à saisir. Vous n’êtes pas obligé de changer cette date à chaque fois mais elle sera importante pour les onglets « tableau de bord » et
« synthèse annuelle » (Cf. ci-après).
• Certaines colonnes sont en bleu : il s’agit de colonnes calculées automatiquement et protégées.
• Des colonnes de dates peuvent être mises en forme de façon conditionnelle si elles ont plus de 2 ans par rapport à la date du jour. Il s’agit d’attirer votre attention sur des situations qui pourraient être à archiver selon votre politique locale d’archivage.
Précisions concernant les colonnes de données :
• Profil au moment de l’EPS : Renvoi à la classification règlementaire.
o Profil de type 1 : les enfants connaissant des difficultés scolaires ponctuelles liés à un manque de travail ou à un manque d’autonomie ;
o Profil de type 2 : les enfants connaissant des difficultés qui s’expriment dans le champ scolaire, mais qui relèvent d’une difficulté autre, liée à la santé, à la vie familiale…, avec mobilisation possible des parents ;
o Profil de type 3 : les enfants rencontrant un cumul de difficultés dues à des multiples causes, avec mobilisation possible des parents ;
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o Profil de type 4 : les enfants rencontrant un cumul de difficultés dues à des multiples causes, sans mobilisation possible des parents.
• Etablissement, Quartier, Commune, Nom du référent de parcours : de manière générale nous vous invitons à être vigilant sur la façon de noter ces zones de texte libre. Veillez à conserver les mêmes formes d’écriture. Evitez ainsi les lignes « VH », « V. Hugo », « Victor Hugo » par exemple… Selon votre contexte ou organisation vous pouvez utilisez ces colonnes pour apporter des précisions notamment si le PRE n’intervient que sur une seule commune.
La colonne pourrait être renommée pour apporter d’autres précisions (exemple : présence d’un suivi particulier ou d’un équipement…)
• Motif de l’orientation : Il s’agit du principal motif à l’origine de l’orientation. Il est nécessaire d’en choisir un seul même si la situation est plus complexe.
• Cotation du motif principal d’orientation : Cette cotation vise à mesurer l’importance du motif principal d’orientation : 1 pour un impact faible et 5 pour un impact important.
• Cotation de l’accompagnement à mettre en place : Cette cotation vise à mesurer l’importance de l’accompagnement à mettre en place : 1 pour un accompagnement léger et 5 pour un accompagnement important.
• Date de prise en charge : Selon votre organisation cette date peut être antérieure au passage en EPS, égale à la date en EPS ou postérieure à l’EPS. La durée totale de prise en charge est calculée à partir de cette date jusqu’à la sortie du PRE.
• Point fréquent entre les référents de l’enfant : Aucune définition précise n’est imposée concernant la fréquence des liens entre les référents de l’enfant. Il s’agit d’une évaluation à votre main que vous pouvez faire avec le référent. Un point trimestriel nous semble être un minimum à soumettre à votre évaluation.
• Projet co-construit avec les parents : La nature de cette construction doit porter à minima si la famille a :
o Eté reçue plusieurs fois par le référent de parcours autour de l’entrée en parcours, o Participé à l’identification de ressources tant en termes d’actions que de personnes
mobilisables,
o Pu valider la formalisation d’objectifs lisibles et clairs.
• Dossier actif ? : correspond à la situation du dossier à la date de référence en cellule B1. Si le dossier est sorti du PRE ou à été réorienté avant la date en B1, le dossier est inactif. Sinon le dossier est considéré actif. Attention : les comptages des onglets suivants ne considèrent souvent que les dossiers actifs selon la date de bilan que vous souhaitez avoir. Ainsi, si vous souhaitez un bilan au 1er janvier 2021, il faudrait mettre cette date- là pour prendre en compte les dossiers actifs à cette date.
• Motif de l’orientation en fin de parcours : Cette colonne reprend automatiquement le libellé renseigné préalablement.
• Cotation du motif principal d’orientation en fin de parcours : Evaluation à faire de votre part permettant de voir si, sur ce sujet, la situation de l’enfant a évolué et de quelle manière.
• Durée du parcours à partir de la prise en charge : Durée calculée entre la date de prise en charge et la date de sortie.
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Onglet « Tableau de bord »
• L’onglet reprend un panel d’indicateurs pouvant vous servir pour les bilans ou reporting que vous seriez amené à faire. Les indicateurs sont tous automatisés, seules les cellules en vert sont à modifier selon les périodes que vous souhaitez regarder (Cf. ci-dessous.)
• Pour rappel, la date de la situation est automatiquement reprise à partir de l’onglet « table de suivi » cellule B1. Pensez à changer la date si besoin.
Dans l’exemple si dessous les données nous placent au 01 janvier 2021. Vous avez donc 18 dossiers actifs à cette date, 4 concernent des élèves en CE2 au moment de l’entrée dans le dispositif, 3 sont au sein de l’école Champy….
• Les listes des quartiers, établissements ou villes se complètent automatiquement. Si les écritures ne sont pas exactement les mêmes, vous aurez donc autant de modalités différentes (exemple ici avec ECOLE RONSARD et ECOLE RONS) Veillez alors à corriger les écritures dans l’onglet « table de suivi » le cas échéant.
• Vous avez la possibilité d’avoir 50 établissements différents, 20 quartiers et 20 communes différentes dans les tableaux d’indicateurs. Si cela n’est pas suffisant, il vous faudra retirer la protection du document (voir partie « structure du fichier ») puis ajouter des lignes et faire glisser les formules. Attention il s’agit de formules macro (identifiable par les {…} en début et fin de formule). Si ces crochets disparaissent lors du glissement il faudra revenir sur la formule et la valider en appuyant sur ctrl+shift+entrée.
• Parmi les indicateurs figurant dans la partie « Origine de la demande », vous trouverez la part de « mauvaises orientations » vers le PRE par partenaire. Il s’agit du ratio entre le nombre d’orientations faites par ce partenaire et le nombre de décisions de l’EPS de ne pas accompagner l’enfant (soit « refus », soit « réorientation »). Cela vous permet d’identifier éventuellement un partenaire auprès duquel il faudrait réexpliquer les missions et périmètres du PRE par exemple.
• La partie « Parcours et sorties » vous propose plusieurs cellules en vert que vous pouvez définir afin de baliser les périodes d’analyse. Notamment à partir de quelle date d’orientation vous souhaitez analyser les dossiers, puis les dates d’entrées et de sorties de votre champ d’analyse.
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• Pour rappel :
o Le 1er quartile correspond aux 25% des dossiers les plus « rapides » (ici un quart des situations sont traitées en 18 jours ou moins entre l’orientation et la prise en charge), o La médiane (ou second quartile) correspond à la durée qui sépare la population en deux parties égales (ici la moitié des situations sont traitées en moins de 23.5 jours entre l’orientation et la prise en charge)
o Le 3ième quartile correspond donc aux 25% des dossiers les plus longs. Ainsi les trois quart des dossiers sont traités en 26 jours ou moins, ou 25% des dossiers sont traités en plus de 26 jours.
• La durée totale de prise en charge (entre la prise en charge et la sortie du PRE) est calculée en mois et non en jours.
• Attention : Les durées « négatives » (si le 1er RDV a lieu après l’orientation par exemple) ne sont pas pris en compte. Selon votre organisation certaines durées pourraient être à adapter.
• Le nombre de situation par référent est analysé en données brutes et données pondérées par la cotation d’accompagnement. Vous avez ainsi une vision sur le nombre de situation en cours par référent et le poids de ces accompagnements. Cela peut vous servir lors de l’attribution de nouvelles situations dans l’équilibrage des charges de travail. Ces éléments sont bien sûr à analyser en fonction du temps de travail des référents (non pris en compte dans ces tableaux).
Ainsi dans l’exemple ci-dessous Andréa a 3 situations pour un poids de 9 alors qu’Hubert à 4
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situations avec un poids total de 8. D’autres facteurs peuvent être à prendre en compte (distances géographiques des accompagnements, missions annexes etc…)
• Les données concernant les sorties nécessitent de définir la période d’analyse dans les cellules vertes. Ici vous observez 7 sorties ayant eu lieu sur l’année 2020, les motifs de sorties et si la situation, concernant le motif principal d’entrée en PRE, s’est améliorée ou dégradée (dans cet exemple les 7 situations se sont améliorées au regard du motif principal puisque la cotation a baissé)
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Onglet « Synthèse annuelle »
• L’onglet est quasi entièrement automatisé. Seule la cellule A3 en vert est à compléter afin de définir l’exercice que vous devez remonter sur la plateforme régionale.
