Spécialiste de l’archivage et de la conservation des dossiers médicaux
en partenariat avec Navaho
La mémoire vive des dossiers patients
Agrément SIAF
pour la conservation archives physiques Agrément SIAF
pour la conservation archives numériques Agrément HADS
pour l’hébergement des données de santé
ARCHIV SYSTEM intervient dans le domaine de l’archivage depuis plus de 25 ans et a eu à conserver, dès le début de son activité, des archives médicales pour plusieurs clients différents.
Au fil des années, ARCHIV SYSTEM a développé cette activité si particulière et a acquis, grâce aux demandes spécifiques de ses clients dans le domaine hospitalier, de vraies compétences dans la gestion des dossiers patients. Ces compétences en font, aujourd’hui, le spécialiste des archives médicales. ARCHIV SYSTEM a par ailleurs reçu l’agrément SIAF pour la conservation physique des archives publiques.
Cette expérience nous permet d’avoir une vision très précise du rôle et de l’importance d’une société d’archivage dans la gestion de l’information médicale.
En outre, au-delà de la gestion et de la conservation des dossiers médicaux physiques, ARCHIV SYSTEM a développé, en partenariat avec NAVAHO, une offre pour la conservation numérique des images médicales.
NAVAHO, qui a obtenu l’agrément HADS (Hébergeur Agréé des Données de Santé) pour ce type de service, possède également l’agrément SIAF pour la conservation numérique des archives publiques.
Nous vous proposons donc, dans ce document, de vous présenter toutes les raisons qui font d’ARCHIV SYSTEM et de NAVAHO les partenaires incontournables des services internes
« archives » des institutions de santé, et un des maillons de la chaîne médicale.
ARCHIV SYSTEM et NAVAHO :
une offre complète d’archivage,
totalement agréée SIAF
parce que nous connaissons les environnements technique, juridique et administratif.
parce que nous mettons en place une organisation spécifiquement adaptée à vos besoins.
Un partenariat avec ARCHIV SYSTEM commence toujours par la constitution d’un Comité de pilotage mixte, composé de nos experts et des responsables archives de votre établissement. Ce comité est notamment chargé :
• De créer, modifier ou décider du maintien du plan de classement ;
• D’identifier les critères pertinents pour la recherche des dossiers ;
• De définir les modalités de conservation les plus adaptées à la fréquence des communications ;
• D’identifier les personnes habilitées à demander et recevoir des dossiers, ainsi que leur niveau d’accès à l’information ;
• De convenir des délais et modalités de livraison ;
• Etc.
Grâce à ses nombreux partenariats avec des établissements de santé, ARCHIV SYSTEM connaît les spécificités de ce domaine, sa récente croissance, ses projets futurs, et anticipe les évolutions techniques et réglementaires.
ARCHIV SYSTEM est d’ailleurs un membre actif de la commission Archives hospitalières de l'AAF (Association des Archivistes Français) et participe à la réflexion sur l’évolution du dossier patient.
Raison 1
Raison 2
Pourquoi faire confiance à
ARCHIV SYSTEM pour vous
aider dans la gestion de vos
dossiers patients ?
parce que vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié.
ARCHIV SYSTEM met à votre disposition une personne experte dans la gestion des archives de santé et chargée de répondre à vos demandes avec la plus grande réactivité.
Raison 3
parce que nos délais de livraison sont ajustés à vos besoins.
Pour les demandes de communication en mode standard, nous garantissons une livraison du dossier à J+1. Selon les conditions définies avec votre établissement, le délai de livraison des dossiers demandés en urgence peut aller jusqu’à moins de 4 heures.
Par exemple :
Raison 4
J+1 Rapide 4 heures ouvrées Standard
TYPE DE DEMANDE DELAI DE REPONSE
parce que nous avons des procédures de gestion spécifiques aux dossiers patients.
Que ce soit pour les prises en charge, la constitution des inventaires ou les communications d’archives, nous avons mis en place, au cours des années, des procédures qui ont fait leurs preuves pour assurer des prestations adaptées.
Nous garantissons l’accès aux dossiers, même pendant les prises en charge. Nous nous engageons sur des délais contractuels de mise à disposition des inventaires.
Raison 5
parce que nos centres de gestion sont totalement sécurisés.
Raison 6
parce que nous respectons totalement la confidentialité des informations médicales à toutes les étapes de la prestation.
Notamment ;
• L’ensemble des prestations est assuré par nos équipes, soumises à un engagement de confidentialité ;
• Les dossiers sont livrés dans des sacoches rigides qui garantissent préservation et confientialité du contenu ;
• Nos serveurs sont totalement sécurisés ;
• Les habilitations sont attribuées au moyen d'identifiants et de mots de passe pilotés par un administrateur de votre établissement. A tout moment, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier les accès des utilisateurs selon l'évolution des responsabilités de chacun.
Raison 7
Tous nos centres de conservation sont équipés de dispositifs de sécurité régulièrement contrôlés :
• Détecteurs incendie et anti-intrusion reliés à un centre de télésurveillance distant fonctionnant 24h/24, lequel active une procédure d’alerte ;
• Extincteurs (portatifs, R.I.A., système d’extinction automatique, trappes de désenfumage, etc.) ;
• Installations électriques modernes, régulièrement vérifiées et conformes aux normes d’assurance ;
• Sondes de surveillance de l’hygrométrie et de la température.
La conception et l’exploitation des locaux de stockage d’ARCHIV SYSTEM sont conformes aux lois et règlements relatifs à la
sécurité des archives. 4 sites d’ARCHIV SYSTEM sont agréés par le Ministère de la Culture pour la conservation
des Archives Publiques. FRANCE
SPAIN UNITED
PORTUGAL
NIGERIA
THE GAMBIA
N I G E R
GUINEA
M A L I MAURITANIA
SENEGAL
TUNISIA
MOROCCO
A L G E R I A
BENIN BURKINA
FASO CAPE VERDE
STRASBOURG NANTES
BORDEAUX
MARSEILLE TOULOUSE
LYON STAINS LUIGNY
LILLE ST QUENTIN
REIMS
CENTRES ARCHIV SYSTEM OUVERTURES PREVUES EN 2013
parce que nous disposons d’un outil informatique performant qui assure la traçabilité totale de vos dossiers à chaque instant.
Nous savons à tout moment où se situent les dossiers patients étiquetés.
Raison 8
Les dossiers sont conservés dans des conteneurs d’archives dotés de codes-barres. En cas de mouvement d’un dossier, un code-barres lui est également ajouté.
Dès qu’un conteneur ou qu’un dossier est déplacé, son code-barres est scanné. La traçabilité des dossiers est ainsi effective à toutes les phases de la prestation :
• Le conditionnement,
• Le transport de ou vers votre établissement,
• La conservation,
• Les mouvements des conteneurs ou des dossiers à l’intérieur de nos sites,
• Les communications, qu’elles soient définitives ou temporaires,
• Les éliminations,
• Etc.
E-archivsystem, notre plateforme extranet, est un outil intuitif dont les fonctionnalités sont adaptées à vos besoins. Il reprend les informations suivantes :
• Les coordonnées légales du client ;
• Les interlocuteurs de type utilisateur, administrateur et contractuel ;
• Le paramétrage des adresses de livraison ;
• La localisation des archives ;
• Le plan de classement et les critères d’indexation associés ;
• Les mémos spécifiques d’accessibilité et de conditions de prises en charge de chaque ;
• Etc.
ARCHIV SYSTEM est une filiale à 100% du groupe MOBILITAS, spécialiste de la mobilité.
Entreprise familiale française de déménagement fondée en 1974, MOBILITAS est devenu en l’espace de 38 ans une Entreprise de Taille Intermédiaire, implantée dans 76 pays.
Devant le succès de ses premières implantations et une bonne santé financière, l’entreprise a maintenu une stratégie intensive de développement et innove avec une gamme étendue de services proposés.
MOBILITAS compte :
• Plus de 3 000 employés,
• 155 implantations.
Aujourd’hui, MOBILITAS regroupe les métiers suivants : déménagements nationaux, déménagements internationaux, transferts administratifs et industriels, garde-meubles, archivage, service de relocation, etc.
ARCHIV SYSTEM, une marque du Groupe MOBILITAS
...des fonctionnalités accessibles :• La demande de documents,
• L’état des stocks,
• Le plan de classement,
• La destruction,
• La gestion et traçabilité des conteneurs et des mouvements d’entrées/ sorties,
• La gestion et le suivi des commandes en temps réel.
...ou du profil des utilisateurs :
• Un ou plusieurs administrateurs (ayant accès à tout ou partie des fonctionnalités) et pouvant notamment créer, modifier, supprimer des utilisateurs.
• Un ou plusieurs utilisateurs, avec des accès limités aux fonctionnalités (généralement essentiellement la fonction « nouvelle demande ») et des accès limités, ou non, au plan de classement.
Notre outil e-archiv permet de définir des habilitations très précises, que ce soit au niveau...
Les conditionnements sont un élément important pour la bonne conservation des dossiers dans le temps car ils protègent les documents et doivent supporter une manipulation répétée.
ARCHIV SYSTEM a développé des conteneurs dont le format et la résistance ont été spécialement conçus pour la conservation des dossiers médicaux sur de très longues périodes. Cette innovation permet également d’optimiser les volumes d’archives conservées.
parce que nous disposons de conditionnements spécifiques.
Raison 9
Pour les dossiers radios format 46 x 39 cm :
ARCHIV SYSTEM vous propose d’utiliser ses conteneurs radio pour les dossiers radiologiques de format 50 x 40 x 30 cm. Les dossiers sont positionnés à plat sur une hauteur maximum de 30 cm.
Gestion des archives
Mise en place
Entreposage Ent Entrrepeposagosagee Etape
Analyse de la situation Etape
Anal Anal
Analysysee d de le la sa situituaatitionon
Destruction confidentielle Etape
Etape Etape
Etape
tion d d dees as arcrchihivesves ape
ape
parce qu’au-delà des archives médicales, nous pouvons également gérer, avec la même efficacité, vos autres archives.
parce que nos procédures de gestion sont régulièrement auditées et certifiées.
Raison 10
ARCHIV SYSTEM vous propose une offre globale en gestion de flux documentaires, conjuguant trois domaines d’expertise :
• Audit, conseil et formation,
• Archivage et gestion de supports physiques d’information,
• Dématérialisation, portail documentaire et gestion numérique de documents.
Les principales prestations proposées sont :
~ Audit complet de vos procédures d’archivage actuelles,
~ Analyse des flux et de votre gestion documentaire,
~ Préconisation et mise en œuvre de solutions complètes d’archivage, ~ Formation du personnel,
~ Stockage et gestion de vos documents physiques et numériques, ~ Suivi régulier du respect des procédures,
~ Elimination confidentielle et recyclage de vos archives.
Forte de 25 ans d’expérience, ARCHIV SYSTEM a la confiance de plus de 1000 clients.
APRES AVANT
parce que nous vous proposons une élimination des dossiers écologique et économique.
Dans le cadre de notre démarche écologique, nous recyclons un grand nombre d’éléments afin de réduire les coûts.
Nous trions les dossiers à éliminer et séparons les documents papier des radiographies.
Les radiographies, comme le papier, seront traitées écologiquement.
Toutes ces opérations seront effectuées en conformité avec les règles de sécurité garantissant la confidentialité des documents à éliminer.
Raison 12
parce que nos procédures de gestion sont régulièrement auditées et certifiées.
ARCHIV SYSTEM est certifiée ISO 9001 version 2008 et NF Z 40 350 (norme AFNOR pour les prestations et la gestion externalisée de documents sur support papier).
Raison 11
15 cartons chez ARCHIV SYSTEM 1 arbre planté1 arbre planté
parce que la protection de l’environnement est aussi une préoccupation d’ARCHIV SYSTEM.
Raison 13
Conscients du lien qui existe entre le papier et l'archivage, nous avons décidé de réduire notre empreinte écologique en nous engageant sur la voie de la reforestation.
Créée en 2000, Planète Urgence est une association de solidarité internationale de développement et de protection de l’environnement qui organise des actions sur les
5 continents Sa finalité est de lutter contre la destruction de la planète et les inégalités Nord-Sud.
Planète Urgence
Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur support papier
Délivré par AFNOR Certification www.marque-nf.com
ARCHIV SYSTEM est une filiale à 100% du groupe MOBILITAS, spécialiste de la mobilité.
Entreprise familiale française de déménagement fondée en 1974, MOBILITAS est devenu en l’espace de 38 ans une Entreprise de Taille Intermédiaire, implantée dans 76 pays.
Devant le succès de ses premières implantations et une bonne santé financière, l’entreprise a maintenu une stratégie intensive de développement et innove avec une gamme étendue de services proposés.
MOBILITAS compte :
• Plus de 3 000 employés,
• 155 implantations.
Aujourd’hui, MOBILITAS regroupe les métiers suivants : déménagements nationaux, déménagements internationaux, transferts administratifs et industriels, garde-meubles, archivage, service de relocation, etc.
ARCHIV SYSTEM, une marque du Groupe MOBILITAS
parce que nous sommes une société française pérenne, faisant partie d’un groupe stable.
ARCHIV SYSTEM, une marque du Groupe MOBILITAS.
ARCHIV SYSTEM est une filiale à 100% du groupe MOBILITAS, spécialiste de la mobilité.
Entreprise familiale française de déménagement fondée en 1974, MOBILITAS est devenue, en l’espace de 38 ans, une Entreprise de Taille Intermédiaire implantée dans 79 pays.
Grâce au succès de ses premières implantations et à une bonne santé financière, l’entreprise maintient une stratégie de développement intensif et innove en permanence avec une gamme étendue de services proposés.
MOBILITAS compte :
• Plus de 3 600 employés,
• 155 implantations.
Aujourd’hui, MOBILITAS regroupe les métiers suivants : archivage, transferts administratifs et industriels, déménagements nationaux, déménagements internationaux, garde-meubles, service de relocation, etc.
Raison 14
parce que nous disposons de nombreuses références dans votre domaine d’activité :
Hôpital Saint-Antoine • Hôpital Henri Mondor • Hôpital Bicêtre • Hôpital Bichat Hôpital Cochin • Hôpital Beaujon • Hospitalisation à Domicile • Hôpital Louis Mourier Hôpital Rothschild • Hôpital Tenon • Hôpital Saint-Antoine • Hôpital Antoine Béclère Hôpital Necker • Hôpital Trousseau • Hôpital Bretonneau • Hôpital Hôtel Dieu Hôpital Saint-Vincent-de-Paul • Médecine du travail • Hôpital Salpêtrière Groupe Hospitalier Institut Catholique de Lille • Centre Hospitalier d’Avranches
Granville • Centre Hospitalier de Chauny • Centre Hospitalier de Soissons Centre Hospitalier de Saint-Philibert • Centre Hospitalier la Fère • Clinique Médicale et
Chirurgicale de l’Europe • Clinique du Parc • Clinique Sainte-Marie • Centre Hospitalier de l’Arrondissement de Montreuil-sur-Mer • Groupe Hospitalier Sud Réunion *
Raison 15
* Liste non exhaustive. Le secret professionnel est le principe essentiel de la déontologie de sa profession et ARCHIV SYSTEM ne s’autorise pas à transmettre le nom de ses clients sans leur autorisation expresse.
Les clients mentionnés nous ont autorisés à les citer.
parce que nous pouvons gérer un volume important de données
Les établissements de santé doivent faire face à l’accroissement du volume des examens faisant appel à l’imagerie (passage à la 3D, nombre croissant de coupes par examen, amélioration de la précision de l’image…), à l’augmentation du poids moyen d’un examen et à l’évolution à terme vers l’archivage de divers contenus multimédia.
Raison 1
Notre solution Archipacs permet de libérer le praticien des contraintes de stockage de ses équipements (délais d’approvisionnement, migrations régulières, pertes de données) en offrant un archivage évolutif et sécurisé sur le moyen et long terme.
Pourquoi faire confiance à NAVAHO pour votre archivage d’imagerie médicale à long terme ?
Archivage numérique d’imagerie médicale en partenariat avec
Choisir un PACS dans un établissement de santé devrait être aujourd’hui totalement lié à des raisons d’innovation et de performance du PACS et non pas à ses capacités d’archivage. Adopter un archivage neutre permet à certains établissements d’être à la fois plus proches des besoins de leurs patients tout en favorisant la mutualisation des moyens entre eux pour une centralisation des données et une optimisation de leur budget d’archivage.
parce que notre système d’archivage est neutre et interopérable
Raison 2
parce que nous sommes agréés et conformes aux normes SIAF, HADS et au Code de la Santé
Publique Raison 3
L’archivage externalisé des données de santé est soumis à l’obtention de l’agrément HADS par le tiers archiveur. Cet agrément et les dispositions afférentes confirment la qualité des hébergements effectués dans le domaine de la santé par le tiers. Il démontre aussi sa capacité à mettre en œuvre une politique de sécurité et de confidentialité renforcée pour l’archivage des données des patients.
Archipacs est un système d’archivage indépendant des solutions métiers propriétaires (PACS ou modalités en direct). L’archivage neutre Archipacs assure la pérennité des données et une interopérabilité avec la majorité des fournisseurs de PACS du marché (à titre d’exemple : Siemens, GE Healthcare, Philips, McKesson, Agfa, Global Imaging…).
Archivage numérique d’imagerie médicale en partenariat avec
NAVAHO Archipacs est une solution agréée par le Ministère de la santé pour l’hébergement de données de santé à caractère personnel. NAVAHO a aussi reçu l’agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France) pour la conservation des documents administratifs des établissements publics.
NAVAHO dispose d’une infrastructure sécurisée, avec des datacenters implantés sur le territoire français. Confier l’archivage de vos examens d’imagerie médicale à NAVAHO permettra à votre établissement d’assurer une conformité règlementaire vis-à-vis des autorités de santé conformément à l’article R1112-7 du code de la santé publique qui impose la conservation des
dossiers médicaux radiologiques pour une durée minimale de 20 ans.
parce que vous confiez votre archivage à un expert
Sortir le « A » du PACS et le confier à un tiers expert du domaine permet aux professionnels de la santé de se concentrer sur leur métier et de se libérer des contraintes légales et réglementaires qui ne leur incombent pas initialement.
L’établissement de santé ne doit plus gérer de lourdes infrastructures et peut se concentrer sur son cœur de métier et ses patients. En outre, cette délégation permet de libérer l’innovation sur les autres fonctions métiers du PACS, apportant aux radiologues des innovations dans le traitement de l’image (3D, multi-modalités,…) et dans la performance.
Raison 4
parce nous diminuons vos coûts Raison 5
NAVAHO est un expert dans le domaine de l’archivage depuis plus de 10 ans. Choisir NAVAHO, c’est avoir la garantie d’une continuité de service et de conformité avec les réglementations et normes en vigueur. NAVAHO Archipacs c’est aussi une offre
« services inclus » avec installation, formation, maintenance, hotline professionnelle dédiée 24/7 et mise à jour automatique des dernières fonctionnalités.
Investir dans du matériel d’imagerie peut représenter jusqu’à la moitié du budget total d’un établissement de santé. Augmenter les capacités de stockage sur un PACS fait partie de ces investissements coûteux.
La solution Archipacs de NAVAHO permet aux établissements de santé de réduire considérablement leurs dépenses relatives à l’archivage de l’imagerie médicale et d’augmenter leur retour sur investissement. L’abonnement mensuel, qui comprend le service et la maintenance pendant toute la durée du contrat, a été calculé dans une optique de maîtrise et de réduction des coûts.
Archivage numérique d’imagerie médicale en partenariat avec
ARCHIV SYSTEM Raison sociale
Année de création 1987
Nombre de salariés 171 dont 64 en France métropolitaine
Capacité de stockage France métropolitaine 2 325 000 conteneurs d’ici fin 2013
Surface totale de stockage 59 000m2
Certifications qualité en France métropolitaine
ISO 9001-2008 NF Z 40-350 « prestations d’archivage et de gestion
externalisée de documents sur support papier » Agréé SIAF (Service Interministériel des Archives de France) pour
la conservation physique des Archives Publiques pour 4 sites
Raison sociale
Année de création 1990
NAVAHO
Nombre de salariés Nombre de clients Nombre de datacentres Certifications
200 10 000 PME et ETI 4 en France Agréé HADS – Hébergeur Agréé de Données de Santé Agréé SIAF (Service Interministériel des Archives de France)
pour la conservation numérique des Archives Publiques NF Z 42-013 Archivage à valeur probatoire
La mémoire vive des dossiers patients
Fiche technique
CZECH REP.
SLOVENIA
FRANCE
SPAIN
PORTUGAL
N I G E R M A L I
MAURITANIA
TUNISIA
MOROCCO
A L G E R I A
Sites certifiés ISO Afaq et agréés Archives Publiques Sites certifiés ISO Afaq LILLE
ST QUENTIN REIMS SAINT-AMAND-LES-EAUX
STRASBOURG
TOULOUSE NANTES
CHARTRES (Luigny)
PARIS
www.navaho.fr www.archivsystem.fr
