CDC-Public
En cas de difficulté, l’équipe Cpf-gestion vous répond au 02.41.19.55.55, la hotline
« Organismes » et
« Employeurs 0,2 % »
Saisie du dossier CPF pour un salarié
Cpf-gestion - Février 2018
Cas du salarié d’une entreprise ayant conservé la gestion de sa contribution 0,2 % (« Employeur 0,2 % »)
« Employeurs 0,2 % »
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Introduction : le cycle de vie des dossiers dans le SI CPF
Modification du dossier
Accès au compte des salariés ayant donné délégation Création du dossier à partir du code CPF
Création du dossier à partir du moteur de recherche
Validation du dossier Clôture du dossier
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Voir page 37 la mise à jour concernant les deux nouvelles lignes d’abondement «Employeurs 0,2% »
J’y vais…
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Clôture
Gestionnaire externe (financeur)
Réalisation de la formation Validation
Gestionnaire externe (financeur)
Création
Titulaire notion
«d’engagement»
Gestionnaire externe (CEP ou financeur)
In tr oducti on
Le cycle de vie du dossier CPF
Le dossier CPF permet :
- de gérer toute information utile concernant une formation dont souhaite bénéficier un titulaire au titre de son compte personnel de formation
- de mettre à jour les compteurs d’heures CPF
La vie du dossier CPF se décompose en statuts successifs qui sont le résultat de vos actions dans le SI CPF.
Ce support détaille ces actions :
- la création du dossier (statut du dossier « En cours d’élaboration ») - la validation (statut « Validé »)
- la clôture en fonction de la réalisation de la formation (statut « Clos »)
alit és
Cycle de vie du dossier CPF : les différents statuts
«En cours d’élaboration» : Le projet de formation n'est pas finalisé. Toutes les
données peuvent encore être modifiées et le dossier peut être supprimé. Le titulaire est libre de créer, renseigner, modifier ou supprimer le projet de formation.
« Validé »: L’ingénierie financière du projet de formation est validée et le titulaire a donné son accord. Le dossier de formation ne sera modifiable qu’à l’étape finale : la clôture. Les heures DIF et CPF prévues sont réservées.
L’action de valider le dossier de formation n’est pas disponible pour le titulaire.
« Clos »: 3 statuts existent en réalité : «Réalisé totalement», « Réalisé
partiellement» ou «Non réalisé», avec un impact possible sur le financement qui peut alors être modifié. Les heures DIF et CPF réellement consommées sont débitées des soldes disponibles du titulaire.
L’action de clore le dossier de formation n’est pas disponible pour le titulaire.
« Rejeté »: Le projet de formation et/ou son financement dans le cadre du compte personnel de formation n’ont pas été validés.
L’action de rejeter le dossier de formation n’est pas disponible pour le titulaire
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In tr oducti on
Le cycle de vie du dossier CPF : l’affichage du statut
Le statut du dossier est affiché : 1 – sur la synthèse du dossier CPF
2 – dans le dossier, au-dessus de l’intitulé de la formation
1
2
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Accès au compte des salariés ayant donné
délégation
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Accè s au c om p te du ti tu lair e
Droits et délégation
La création d’un dossier de formation est autorisée :
▪ en fonction des droits qui vous ont été accordés par l’administrateur principal de votre organisme. Si les droits ne sont pas accordés, le bouton « créer un dossier de formation » n’apparaît pas,
▪ uniquement pour les salariés vous ayant donné délégation.
Exemple d’un titulaire n’ayant pas donné délégation
s au c om p te du ti tu lair e
Droits et délégation
La recherche est fructueuse. Le dossier va pouvoir être initié.
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Foc us…
Vos délégation : l’écran de synthèse
A partir de l’écran d’un titulaire vous ayant donné délégation, vous pouvez accéder à votre écran de synthèse « Mes délégations »
us…
Vos délégation : écran de synthèse
Le bouton « Accéder » permet de se rendre directement sur la fiche de synthèse du salarié.
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Création du dossier à partir du code CPF
éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier à partir du code CPF
Le dossier de formation peut être initié :
▪ en renseignant le code CPF d’une formation éligible pour le titulaire
▪ en faisant vous-même la recherche de cette formation éligible via le moteur de recherche
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Cr éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier à partir du code CPF
1 2
3 1- Notez le code CPF
2- Cliquez sur
« Rechercher »
Une fois le résultat de la recherche affiché 3- Cliquez sur
« Choisir cette formation »
éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier à partir du code CPF
À ce stade :
▪ Aucun champ n’est renseigné
▪ Le dossier CPF ne peut pas encore être créé (le bouton
« enregistrer» n’est pas actif)
Attention : il vous appartient de vérifier l’éligibilité de cette certificationau regard de la situation du titulaire
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Cr éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier à partir du code CPF
Une fois le dossier modifié (au moins un champ), il est possible de l’enregistrer pour mémoriser les
éléments saisis.
éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier à partir du code CPF
Le dossier possède désormais un numéro d’enregistrement qui permet un accès direct, sans passer par le compte du titulaire.
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Création du dossier via le moteur de
recherche
éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier via le moteur de recherche
Le dossier de formation peut être initié :
▪ en renseignant le code CPF d’une formation éligible pour le titulaire
▪ en faisant vous-même la recherche de cette formation éligible via le moteur de recherche
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Cr éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier via le moteur de recherche
Tous les champs permettant la
recherche doivent être renseignés.
À noter : aide à la saisie de la branche à partir d’un mot-clé.
éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier via le moteur de recherche
À noter : il est possible de limiter la recherche aux formations
rendues éligibles par la branche
professionnelle du
salarié Il est également possible d’affiner la recherche en précisant : - le niveau de la formation
- le type de certification
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Cr éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier via le moteur de recherche
Une fois les résultats de la recherche
affichés, cliquez sur la certification souhaitée pour initier le dossier CPF.
Dans cet exemple, la formation choisie a été rendue éligible par le Copanef (liste nationale interprofessionnelle).
Voir en annexe les
exemples de recherche de certification.
éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier via le moteur de recherche
(1) Intitulé automatiquement généré.
La loupe permet d’accéder à la fiche détaillée de la certification.
(2) Champ personnalisable (3) Statut indiqué pour effectuer la recherche reporté dans le dossier.
(4) Dans cet exemple, c’est la branche qui a été indiquée pour effectuer la recherche.
Si le code APE/NAF avait été utilisé, il serait présent dans le champs dédié.
(2)
(4) (3) (1)
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Cr éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier via le moteur de recherche
Une fois le dossier modifié (au moins un champ), il est possible de l’enregistrer pour mémoriser les
éléments saisis.
éa ti on d u dossie r CPF
Création du dossier via le moteur de recherche
Le dossier possède désormais un numéro d’enregistrement qui permet un accès direct, sans passer par le compte du titulaire.
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Modification du dossier CPF
Clôture Réalisation de
la formation Validation
Phase de création et de modification
tr oducti on
Rechercher un dossier CPF pour le modifier
Le dossier de formation peut avoir été initié par :
- Vous-même ou un gestionnaire habilité de votre organisme,
- Le conseiller d’un des 5 réseaux habilités à délivrer un conseil en évolution professionnel (CEP),
- Le salariélui-même.
Dans ce dernier cas, le dossier est dit « engagé». Les champs correspondant aux critères renseignés dans le moteur de recherche ne peuvent plus être modifiés.
Cela concerne les champs : - Statut,
- Régiondu lieu de travail du salarié, - Code APE/NAF,
- Code CPF de la formation sélectionnée (qui dépend des trois premiers critères).
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In tr oducti on
| 27Rechercher un dossier CPF pour le modifier
Il existe deux manières d’accéder à un dossier : 1- via le compte du salarié
2- par son numéro
1
2
Rechercher un dossier CPF via le compte du salarié
di fic ati on du dossie r CPF
1
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Rechercher un dossier CPF via le compte du salarié
Mo di fic ati on du dossie r CPF
En cliquant sur « Dossiers en cours », vous accédez aux dossiers : - en cours d’élaboration,
- validés.
Rechercher un dossier CPF via le compte du salarié
di fic ati on du dossie r CPF
Voir en annexe les actions possibles sur les dossiers CPF selon leur statut.
Si, en créant son dossier, votre salarié a indiqué qu’il
n’associait pas son employeur à son projet de formation, son dossier est
« confidentiel » et n’apparait pas à l’écran.
Le dossier peut être ouvert en cliquant sur le titre du dossier ou à partir du menu «Actions».
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Rechercher un dossier CPF par son numéro
Mo di fic ati on du dossie r CPF
Lorsque la rechercheest effectuée par numéro de dossier, l’accès à ce dernier est direct.
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Rechercher un dossier CPF : l’ouverture du dossier
A l’ouverture du dossier, c’est l’onglet
« le titulaire » qui s’affiche.
Le dossier peut alors être modifié.
di fic ati on du dossie r CPF
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Mo di fic ati on du dossie r CPF
La case « BOETH »peut être cliquée par le salarié ou par vous- même.
Sa saisie est indicative.
L’onglet « Le titulaire »
Il est conseillé d’effectuer régulièrement des enregistrements.
Message de confirmation :
di fic ati on du dossie r CPF
L’onglet « La session »
(1) Indiquez uniquement les heures de formation, hors périodes de stage pratique en entreprise.
(2) Si sessions multiples, précisez la date de début de la première session et la date de fin de la dernière.
(3) Formation entièrement présentielle, à distance ou
(1) (2)
La date d’accord du titulaire est :
-obligatoirepour valider le dossier.
-non modifiable si le dossier a été initié par le
salarié (3)
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Mo di fic ati on du dossie r CPF
L’onglet « Le financement » (1/2)
Eléments liés au maintien de
rémunération et aux frais annexes.
Cf guide de procédure
di fic ati on du dossie r CPF
L’onglet « Le financement » (2/2)
Dans cet exemple, le coût pédagogique afférent aux heures DIF/CPF du salarié n’est pas suffisant pour financer la totalité de la formation. Il faut ajouter au moins un abondement pour compléter le
financement.
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Mo di fic ati on du dossie r CPF
Les abondements spécifiques « Employeurs 0,2% »
Deux abondements dédiés aux « Employeurs 0,2% » permettent, depuis le 01/01/2018, de différencier :
▪ la part de l’abondement imputable sur le budget 0,2% : c’est-à-dire la valorisation des abondements en heures réalisés par l’entreprise pour compléter le financement des heures CPF,
▪ la part de l’abondement non imputable : le financement d’un surcoût horaire lié à un plafond de prise en charge défini dans l’accord d’entreprise, par exemple.
Ces lignes sont situées après les Régions, dans
le menu des abondements.
Attention :
La ligne d’abondement
« Employeur » ne doit plus être utilisée.
us…
Les indicateurs de validité du financement
Les trois coches sont vertes.
Le dossier peut
maintenant être validé !
Les heures disponibles du DIF puis du CPF doivent être utilisées en priorité.
Le coût pédagogique total doit être égal à la somme du coût
pédagogique afférents aux heures CPF et DIF et des abondements.
La somme des heures CPF et DIF et des abondements ne doit pas dépasser la durée totale de la formation Les heures DIF et CPF
ne doivent pas excéder ni le solde disponible, ni la somme de 150 h. Le coût pédagogique correspondant doit être renseigné dans les
« Financements afférents aux heures CPF et DIF » si les heures sont utilisées.
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Validation du dossier CPF
Clôture Réalisation de
la formation L’étape de
validation Création
alid ati on du d os sier CPF
L’étape de validation
Eléments liés au maintien de
rémunération et aux frais annexes.
Cf guide de procédure L’ingénierie financière
du projet de formation est validée et le
titulaire a donné son accord.
Le dossier peut être validé. Après
validation :
▪ Le dossier de formation ne sera modifiable qu’à l’étape finale : la clôture.
▪ Les heures DIF et CPF prévues sont réservées.
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V alid ati on du d os sier CPF
Le dossier « validé » : vue gestionnaire externe
Le dossier est maintenant au statut «validé».
Les heures personnelles mobilisées par le salarié sont «réservées». Elles ne peuvent pas être utilisées dans un autre dossier de formation.
La synthèse du dossier indique le nombre d’heures réservées, les dates prévisionnelles de la formation et le nom de l’organisme intervenu.
alid ati on du d os sier CPF
Le dossier « validé » : ce que voit le salarié en consultant son compte
Lorsque le dossier est validé, le salarié reçoit un message lui indiquant ce changement de statut.
Dans son historique, il retrouve ses interventions ainsi que celles du(des) gestionnaire(s) et ce, pour tous ses dossiers CPF.
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Un dossier « En cours d’élaboration» peut être rejeté lorsque sa validation n’est pas possible.
L’utilisation du bouton « Rejeter » implique la saisie d’un motif dans une liste déroulante.
Le statut « Rejeté » est définitif. Il ne donnera lieu à aucune action ultérieure.
Quand la validation n’est pas possible : rejeter un dossier CPF
Foc us…
Validé
Rejeté
ou
Clos (réalisé totalement) Clos (réalisé partiellement)
Clos (non réalisé) ou
En cours d’élaboration ou
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Clôture du dossier CPF
L’étape de la clôture Réalisation de
la formation Validation
Création
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In tr oducti on
La clôture du dossier CPF
Pour effectuer la clôture, l’ouverture du dossier doit se faire obligatoirement à partir du menu «Actions»
L’étape de la clôture est essentielle. Elle ne peut avoir lieu que lorsque la formation est terminée.
Seules les heures de formation réellement effectuées par le salarié peuvent être débitées des compteurs d’heures DIF et/ou CPF.
Les heures non réalisées sont libérées et donc à nouveau disponibles pour un nouveau dossier.
e du d os sier CPF
La clôture du dossier CPF : mise à jour des données validées (1/3)
Onglet « Le titulaire»
- aucun champ ne peut être modifié à l’étape de la clôture Onglet « La session»
- Les champs sont accessibles et les informations saisies à la validation sont modifiables, notamment les dates de début et de fin de session
Onglet « Le financement»
- La mise à jour des champs s’effectue en fonction de ce qui est indiqué dans l’attestation de fin de formation reçue de l’organisme de formation.
- Le niveau de réalisation de la formation doit être renseigné.
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Clôtur e du d os sier CPF
La clôture du dossier CPF : mise à jour des données validées (2/3)
Onglet « Le financement» (suite)
- En cas de réalisation totale ou partielle
- Si le financement est identique à celui initialement prévu, les zones de saisie restent inaccessibles. Vous pouvez clore le dossier immédiatement
- Si le financement n’est pas identique à celui initialement prévu, les données deviennent modifiables pour ajuster le financement à celui effectivement réalisé
- En cas de réalisation partielle ou de non réalisation, un motif doit être indiqué :
- En cas de non réalisation, le financement est forcément non identique et tous les champs
« Durée » et « Montant » sont automatiquement remis à zéro (non modifiables)
Liste de motifs identique en cas de non réalisation ou réalisation partielle
ésum é…
La clôture du dossier CPF
C’est le niveau de réalisation de la formation qui conditionne la possibilité de modifier les données présentes à la validation pour les champs « Durée » et « Montant ».
Financement identique ?
Réalisé totalement Réalisé partiellement Non réalisé
Financement identique ?
Champs non modifiables
Oui Non Oui Non
Champs non modifiables
Champs non modifiables Champs
Durée/Montant modifiables
Champs Durée/Montant
modifiables
Pas de motif Motif Motif
Champs Durée/Montant automatiquement remis à
zéro
Historisation des données présentes à la validation
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Clôtur e du d os sier CPF
La clôture du dossier CPF : mise à jour des données validées (3/3)
Modification des données en cas de financement non identique : - Toutes les zones de saisie deviennent accessibles,
- Toutes les rubriques peuvent alors être modifiées à la hausse ou à la baisse, voire remises à zéro à l’exception des valeurs saisies dans les champs « nombre d’heures mobilisées », DIF et CPF, qui ne peuvent pas être augmentées,
- Les données initialement saisies sont historisées.
e du d os sier CPF
La clôture du dossier CPF : le contrôle de cohérence
- Le contrôle de cohérence est identique à celui effectué lors de la validation
- Une confirmation est demandée.
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Clôtur e du d os sier CPF
La clôture du dossier CPF (5/x)
Confirmation de clôture
Affichage du dossier dans la synthèse du titulaire
us…
La synthèse du dossier CPF
Le nom des gestionnaires intervenus sur le dossier est précisé (vue gestionnaire)
Cette information n’est pas visible sur l’écran de synthèse du dossier (vue titulaire)
… mais elle l’est dans l’historique.
