GUIDE DE L UTILISATEUR DU SITE WEB BUSINESS TO BUSINESS (B2B) DE TEKURA TAHITI TRAVEL. TABLE DES MATIERES N de page

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Guide de l’utilisateur du site web B2B Tekura Tahiti Travel

Dernière mise à jour : Octobre 2018 Page 1 sur 27

GUIDE DE L’UTILISATEUR DU SITE WEB

BUSINESS TO BUSINESS (B2B) DE TEKURA TAHITI TRAVEL

TABLE DES MATIERES

N° de page

QUE TROUVE T-ON DANS CE SITE ? ... 2

a) VUE D’ENSEMBLE DU SYSTEME ... 2

b) LE NIVEAU D’ACCES DES UTILISATEURS ... 2

c) LES ONGLETS / FONCTIONNALITES ... 2

d) NOUS CONTACTER ... 3

COMMENT UTILISER LE SYSTEME ? ... 4

a) SE CONNECTER ... 4

b) “NOUVEAU DOSSIER” – COTATION OU RESERVATION ... 6

c) DETAILS D’UN DOSSIER ... 8

d) FICHE TECHNIQUE ET AJOUT DU SERVICE ... 10

e) GESTION DES DOSSIERS... 11

f) OFFRES SPECIALES / PROMOTIONS ... 17

i) PHOTOTHEQUE “MEDIA LIBRARY” ... 23

j) FICHE TECHNIQUE ET INFORMATION SUPPLEMENTAIRE ... 25

k) SE DECONNECTER ... 27

WEB SERVICES / INTERFACES XML ... 27

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QUE TROUVE T-ON DANS CE SITE ?

Bienvenue sur le site web Business to Business (B2B) de Tekura Tahiti Travel !

Un site entièrement fonctionnel conçu pour vous aider 24/7, vous permettant de préparer votre programme de voyage. Il vous donne également accès du bout des doigts à des informations techniques et vous permet de vous tenir au courant des actualités et des informations relatives aux destinations polynésiennes.

a) VUE D’ENSEMBLE DU SYSTEME

L’outil de réservation en ligne vous permet de gérer des cotations et des réservations. Le système vous permet de:

 Créer des cotations

 Vérifier les disponibilités et les tarifs

 Réserver des chambres et des prestations en ligne

 Consulter des dossiers

 Consulter des produits

 Télécharger des fiches techniques et des images

 Comparer des promotions

b) LE NIVEAU D’ACCES DES UTILISATEURS

• Option cotation

• Option cotation et réservation

Les deux niveaux d’accès permettent l’utilisation de toutes les fonctionnalités. Il faut être en mode “cotation et réservation” pour bénéficier des disponibilités affichées en ligne et faire des réservations.

c) LES ONGLETS / FONCTIONNALITES

« New Enquiry » Rechercher des produits ou services à inclure dans votre cotation ou dossier de réservation.

« List Files » Liste tous les dossiers (réservations et cotations) de votre compagnie, incluant les dossiers traités par notre département FIT (en lecture uniquement) et les dossiers que vous auriez créés en ligne.

« Close Current File » Après que vous ayez travaillé sur un dossier, le système le maintient ouvert, même si vous utilisez d’autres options. Pour le fermer, cliquez sur

« Close Current File ».

« Back to Current File » Pour revenir sur votre dossier actuel, cliquez sur

« Back to Current File ». Ce lien n’est actif que s’il y a un dossier ouvert.

« Rates » Obtenir les tarifs nets des produits sélectionnés

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d) NOUS CONTACTER

Tekura Tahiti Travel reste à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

Veuillez contacter notre bureau d’assistance au +689 40 46 44 00 ou par email à l’adresse suivante

HotlineBtoB@tekuratahititravel.pf . Le bureau d’assistance est ouvert de 8h00 à 12h00 puis de 14h00 à 17h00, du lundi au vendredi.

sur une période déterminée.

« Product Search » Sélectionner le type de produit en affinant la recherche par type de service, classe, prestataire (optionnel), et par destination.

« Check Availability » Sélectionner l’hébergement en affinant la recherche par type de service (accommodation), classe, prestataire (optionnel), et par destination.

« Media Library » Télécharger des images en les sélectionnant par nom ou destination.

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COMMENT UTILISER LE SYSTEME ?

a) SE CONNECTER

Un identifiant ainsi qu’un mot de passe vous ont été attribués. Si vous avez besoin de plusieurs accès, veuillez s’il vous plaît nous en faire part. Veillez à bien respecter les majuscules et les minuscules lors de la saisie de vos identifiants et mots de passe.

Pour changer ou demander un identifiant ainsi qu’un mot de passe, veuillez nous contacter à l’adresse suivante:

HotlineBtoB@tekuratahititravel.pf

 Etape 1

Sur la page d’accueil, complétez la partie Pro Access. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur connexion.

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 Etape 2

Une fois que vous arrivez sur la page suivante, vous trouverez quelques liens:

- un lien vers les « Latest News » (Actualités récentes)

- liens vers : nos Conditions générales d’utilisation, la FAQ « Frequently Ask Questions » (questions fréquentes et réponses), ainsi que le Guide d’utilisateur.

- un lien qui vous permettra de nous écrire, en cas de question.

Cliquez ensuite sur

Vous serez dirigés vers la page Agent Area, qui vous donnera accès aux différentes fonctions de l’outil de réservation.

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b) “ NOUVEAU DOSSIER ” – COTATION OU RESERVATION

Avant de créer un nouveau dossier, assurez-vous que vous n’êtes pas dans un déjà existant.

1) Si vous avez un dossier ouvert, le nom du dossier s’affichera en haut « Current File »

2) Dans le menu, “Close Current File” et “Back to Current File” sont actives lorsqu’un dossier est ouvert (noir). Si aucun dossier n’est ouvert, ces 2 liens ne s’affichent pas. Pour fermer le dossier, cliquez sur “Close Current File”.

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Cliquez sur « New Enquiry » pour commencer.

Complétez les champs, puis cliquez sur « Search » pour afficher les résultats de votre recherche.

1. Type de service

2. Classe (en fonction du service)

3. Saisir une partie du nom du fournisseur recherché

4. Mot clé du service (rechercher un type de chambre ou une offre spécifique - exemple : Overwater ou S4P3) 5. Ile

6. Date

7. Nombre de nuits 8. Configuration

9. Triés par prestataires, disponibilités, classes, tarifs, description de service, ordre croissant ou décroissant.

10. Sélection de tous les services possibles ou « Required » pour sélectionner les services disponibles uniquement.

L'illustration ci-dessus s’applique pour un service d'hébergement.

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c) DETAILS D’UN DOSSIER

Après avoir sélectionné votre premier service vous serez amenés à compléter votre dossier, comme détaillé dans le schéma ci-dessous. Ces informations ne seront à saisir qu’une seule fois par dossier, en sachant que vous pourrez les modifier ultérieurement si nécessaire.

1. Nom et prénom du client 2. Identifiant de votre consultant

3. Statut (honeymooners, Fam Trip, agent de voyage…) 4. Votre référence du dossier

5. Code d’une offre spéciale

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6.

 Voici l’exemple de sélection d’une catégorie de chambre :

 Number of Rooms (nombre de chambres): lorsque vous sélectionnez 2 chambres, vous remarquerez qu’un deuxième bloc s’ajoute.

 Number of Pax (nombre de personnes): lorsque vous changez le nombre de personnes, changez la catégorie de chambre appropriée, car la mise à jour n’est pas automatique.

 Room type (type de chambre): en changeant la sélection du type de chambre, le système change automatiquement le nombre de personne.

 Date of birth : Si bébé ou enfant, sélectionner dans le volet, puis cocher la case « date of birth » et renseigner la date de naissance.

L’exemple ci-dessus s’applique pour des services de type Accommodation (hébergement). Pour les autres types de services, les parties de 1 à 4 sont similaires. Seule la partie n°5 diffère en fonction des services sélectionnés.

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d) FICHE TECHNIQUE ET AJOUT DU SERVICE

1. Le nom des prestataires est cliquable. En cliquant sur le lien une fenêtre s’ouvre avec les détails de la fiche technique du prestataire. Seuls les prestataires « Accommodation » et « Cruises » avec les types de services suivants ont des fiches techniques détaillées.

2. Pour ajouter un service à votre dossier (cotation ou booking), cliquez sur « Book Now ». Vous serez dirigés vers la page « Add Service ».

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e) GESTION DES DOSSIERS

Vous avez la possibilité d’afficher tous les dossiers (cotation ou réservations) traités en ligne et également ceux traités par notre service de réservations. Si vous recherchez un dossier particulier, renseignez les champs file reference (référence du dossier) ou file name (nom du dossier).

 Statut des dossiers

Il existe 4 statuts des dossiers affichés en ligne:

o Invoiced (payé) o Cancelled (annulé) o Travelling (confirmé) o Quote (cotation)

 Référence de dossier

Les 4 premiers caractères de la référence de dossier déterminent l’origine du dossier, à savoir:

 Les références de type KIFT représentent des dossiers traités par notre réceptif. Ces dossiers seront en mode lecture uniquement. Vous ne pourrez pas modifier supprimer ou ajouter de nouveaux services dans ces dossiers. Cependant vous pouvez vous servir de la fenêtre de dialogue [File dialogue] pour envoyer des messages, ou [Document] pour éditer les détails du dossier

 Les références de type KIBB représentent les dossiers que vous auriez traité en ligne. Vous pouvez annuler ou ajouter de nouveaux services dans ces dossiers. Cependant vous ne pouvez pas changer de dates ou changer la quantité du service ou le nombre de nuitées. Ces modifications ne seront possibles qu’en passant par notre service de réservation. Contactez-nous via le « File dialogue » ou par email (hotlineBtoB@tekuratahititravel.pf ).

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Voici un diagramme qui résume les actions possibles par type de dossier :

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 Saisir le nom des clients

Pour ajouter des clients pour un service sélectionné, remplissez les champs (First name, Surname, Pax Type). Cette option n’est possible qu’au moment de l’ajout d’un nouveau service. Une fois le service validé vous ne pourrez plus modifier le service.

 Annuler des services dans un dossier et annuler un dossier

1. Modifier le service (*)

2. Supprimer définitivement le service

3. Annuler le service (ce dernier reste affiché, en rouge et rayé, mais ne sera pas comptabilisé)

Les options “annuler” et “supprimer” ne sont disponibles que pour les dossiers que vous auriez crées vous- mêmes en ligne.

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4. Utilisez les configurations existantes pour créer un nouveau devis ou une réservation avec les mêmes services et gagner du temps.

 Sélectionnez un devis ou une réservation à copier

 Cliquez sur «copy quote» - Le fichier sera complètement copié à l'identique. Vous aurez la possibilité de changer les noms des clients, les dates de voyage, supprimer ou modifier les services avant de

confirmer la copie

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 Convertir une cotation en réservation « Convert to Booking »

Cette fonction est disponible si vous avez un accès à l’option Booking (voir les niveaux d’accès). Autrement vous ne verrez pas l’option Convert to booking dans le menu. Lorsque qu’un dossier change de status de Quote à Booking le status des services devient « RQ » (sur demande).

 Changer l’ordre des services

Vous pouvez réorganiser des services dans un fichier. Il vous suffit de cliquer sur « Resquence Itinerary » La fenêtre ci-dessous apparaîtra sur votre écran.

Ensuite, cliquez sur les liens suivants: « Move up » ou « Move down ».

Enregistrez vos modifications en cliquant sur « save changes ».

Pour finaliser totalement votre dossier, il vous faudra rajouter le service « Frais de dossier/Handling Fee » dans le menu «Handling Fee ».

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 Document détaillé de la cotation ou du dossier de réservation

1. Accéder à un document de format RTF présentant les détails du dossier sélectionné.

2. Accéder à un nouveau document modifiable et personnalisable, regroupant toutes les informations utiles aux clients.

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f) OFFRES SPECIALES / PROMOTIONS

Les offres spéciales sont identifiables à deux niveaux:

- au niveau de la Liste des services - au niveau des Extras des services.

La grande majorité des offres sont disponibles, et les conditions d’applications sont gérées par le système. Les

‘Stay/Pay’, ou ‘Minimum Nights’ne s’afficheront que si le nombre minimal de nuits est sélectionné, les’ Early Bookings’ ne seront disponibles que si leurs conditions spécifiques sont respectées. Cependant, le système ne contrôle pas toutes les offres disponibles, vous devez vérifier les conditions d’application des offres , avant de les sélectionner pou vous assurer de leur validité.

Il existe d’autres offres spéciales non visibles en ligne. Il peut y avoir deux raisons à cela. Soit elles sont en cours de chargement, soit notre système ne peut contrôler toutes les conditions d’application, auquel cas, elles seront gérées à la demande par nos équipes de réservation. Il faut que vous saisissiez le code de l’offre dans le champ « Offer Code » et le service sera mis à jour dans votre dossier par nos services.

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g) TARIFS – « RATES »

 Affichage des tarifs

La fonction “Rates” permet d’afficher les tarifs nets des services sélectionnés sur une période donnée. La recherche de tarifs se fait par destination, type de service et nom de prestataire.

Vous pouvez affiner votre recherche en saisissant un mot-clé (pour un hébergement) ou en sélectionnant une classe de service.

Le bouton TARIFF vous permet d’afficher les tarifs requis.

L’onglet EXPORT/PRINT vous permet d’exporter ou d’imprimer rapidement les tarifs requis.

 Exemples d’affichage de tarifs

Requête 1: rechercher un hôtel sur l’île de Tahiti. Sélectionnez le type de service, destination et saisissez un nom de prestataire (optionnel), ensuite cliquez sur Tarif (bouton rouge)

Résultat 1: vue partielle des résultats de la requête 1

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Requête 2: lorsque vous saisissez un nom de prestataire dans le champ Supplier, la boite de sélection Search in all islands s’affiche. En cochant la case, vous demandez au système de chercher les tarifs de ce prestataire dans toutes les îles.

Résultat 2: le système affichera les tarifs de tous les types de services existants pour le prestataire sélectionné. Ci- dessous une vue partielle des résultats. Aussi, grâce au bouton « Export/Print » vous pourrez télécharger un document regroupant ces données, sur un format Excel.

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h) RECHERCHE DE PRODUITS « PRODUCT SEARCH » ET VERIFIER LA DISPONIBILITE “CHECK AVAILABILITY”

Il y a trois critères principaux dans la recherche de produits : destination, type de service et classe (la classe est positionnée juste en dessous du type de service).

Nous recommandons de sélectionner une classe (si elle est disponible) pour faciliter la recherche de produits.

Exemple de recherche en sélectionnant une classe

Résultat de la recherche ci-dessus

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 Le système affiche une liste de prestataire. Cliquez sur le signe pour étendre la sélection. On obtient ainsi l’affichage suivant :

Cette fonction s’avèrera pratique pour vérifier la disponibilité sur l’hébergement. Les critères de recherche sont identiques à ceux de « New Enquiry » ou « Rates » ou « Product Search ».

 = nombre d’unités disponibles

 = catégorie disponible sur demande uniquement

 = aucune disponibilité

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Ce que vous pourriez faire depuis cet affichage:

1. Cliquer sur ou pour vérifier la disponibilité. L’affichage présente une période de 3 semaines.

2. Les catégories de chambre sont cliquables également et permettent l’affichage des informations sur les chambres. (Voir exemples ci-après )

Cliquez sur le lien

Affichage des informations de la catégorie de chambre sélectionnée

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i) PHOTOTHEQUE “MEDIA LIBRARY”

Notre photothèque contient des photos de nos prestataires, ainsi que des documents sous formats PDF, Word ou Excel. Ces éléments sont téléchargeables via notre site. Les images sont de taille moyenne.

Pour rechercher des images, il est recommandé de renseigner le nom du prestataire recherché et la

destination, pour un accès rapide. Si vous ne saisissez aucun nom de prestataire, le système risque de mettre plus de temps à accéder à votre requête.

 L’affichage des images

Le système affiche dans un premier temps une ligne représentant la destination sélectionnée.

Cliquez sur le bouton « Expand All » pour étendre l’affichage.

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Vous obtiendrez alors l’affichage suivant :

Cliquez sur « View Gallery » pour afficher toutes les images

Puis sur « View » pour afficher l’image sélectionnée

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j) FICHE TECHNIQUE ET INFORMATION SUPPLEMENTAIRE

Les fiches techniques sont disponibles pour les types de services suivants:

 Hotels, Pensions, Boutiques Lodges (sous Accommodation search)

 Cruises (croisières)

 Excursions

 Accéder à la fiche technique via « New Enquiry » Cliquez sur le nom de l’hôtel pour avoir la fiche détaillée.

Tous les noms de prestataires sont cliquables et affichent une fiche technique détaillée, mais uniquement pour l’hébergement, les excursions et les croisières.

Exemple de fiche technique détaillée:

1. L'onglet «Information» correspond à la page détaillée.

2. L'onglet «Média» affiche des images de l'hôtel ou d'un autre fournisseur sélectionné.

3. Enregistrez la version PDF de la fiche d’information sur votre ordinateur.

4. Sélectionnez une langue

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 Accéder à plus d’information « More Information » via « New Enquiry »

Les fiches techniques sont également accessibles à partir du menu «Recherche de produit».

Cliquez sur le nom du fournisseur pour obtenir la fiche technique.

Cliquez sur le service pour obtenir plus d'informations

Remarque: les fiches techniques détaillées des excursions sont accessibles au niveau des services et non au niveau des noms de prestataires.

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k) SE DECONNECTER

A la fin de votre session, veuillez quitter le système en cliquant sur Logout en haut à droite.

Nous espérons que ce guide vous sera utile et que le site web B2B constituera pour vous un outil pratique qui vous aidera à préparer vos programmes de voyage. N’hésitez pas à contacter nos équipes si vous avez besoin d’une aide supplémentaire ou de toutes autres informations.

Web Services / Interfaces XML

Notre système permet aux vôtres de se connecter à nos produits, via des web services, et ainsi récupérer en temps réel, tarifs, disponibilités, et tout type d’information relative aux produits.

Contactez-nous à l’adresse hotlineBtoB@tekuratahititravel.pf pour tout complément d’information.