Microsoft Office SharePoint Server
Présentation de Microsoft Office SharePoint Server 2007
Cet article présente Microsoft Office SharePoint Server 2007 et explique
comment vous pouvez l'utiliser pour mieux contrôler le contenu, rationaliser vos
processus d'entreprise et partager des informations avec vos collègues.
Remarque Cet article ne décrit pas les fonctionnalités d'Office SharePoint Server 2007 qui sont conçues pour les
informaticiens ou les développeurs. Vous trouverez des liens vers des informations détaillées sur l'administration d'Office SharePoint Server 2007 ou l'extension de ses fonctionnalités dans la section Voir aussi.
● Vue d'ensemble d'Office SharePoint Server 2007
● Liens entre Office SharePoint Server
2007 et Windows SharePoint Services
● Collaboration
● Personnes et personnalisation
● Recherche
● Gestion du contenu
● Processus d'entreprise et formulaires
● Aide à la décision
Vue d'ensemble d'Office SharePoint Server 2007
Office SharePoint Server 2007 est une nouvelle application serveur intégrée à Microsoft Office system 2007. Votre organisation peut l'utiliser pour faciliter la collaboration, offrir des fonctionnalités de gestion du contenu, mettre en place des processus d'entreprise et fournir l'accès aux informations cruciales pour les
objectifs d'organisation et les différents processus.
Grâce aux modèles de site et d'autres fonctionnalités d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez créer rapidement et efficacement des sites qui prennent en charge les besoins que peut avoir votre organisation en matière de publication de contenus spécifiques, la gestion du
contenu, la gestion des enregistrements ou l'aide à la décision. Par exemple, il est possible de créer des sites au niveau de l'entreprise, tels que des portails
d'organisation ou des sites de présence Internet, ou des sites spécialisés, tels que des référentiels de contenu ou des
espaces de travail de réunion. Ces sites vous permettent de collaborer et de partager des informations avec d'autres personnes, qu'ils se trouvent sur place ou en dehors de votre organisation. De plus, vous pouvez utiliser Office SharePoint Server 2007 pour mener des recherches
efficaces portant sur des personnes, des documents et des données, pour concevoir des processus d'entreprise à base de
formulaires et y participer et pour accéder à de grandes quantités de données et les analyser.
Vous pouvez utiliser Office SharePoint Server 2007 notamment pour :
● Collaborer efficacement avec
d'autres personnes de votre organisation. Par exemple, vous pouvez utiliser des calendriers pour savoir quand se produisent les événements de l'équipe ou utiliser des bibliothèques de documents pour stocker des documents de l'équipe, de la division ou de l'organisation. Vous pouvez également discuter des incidents en utilisant des blogs ou des copies d'écran et conserver les informations dans des Wikis,
qui sont des bases de
connaissances gérées par les utilisateurs.
● Créer des sites personnels, où
vous pouvez gérer et partager des informations avec d'autres
utilisateurs. Par exemple, vous pouvez créer votre propre portail Mon site, où vous pouvez afficher et gérer tous vos documents, tâches, liens, calendriers Microsoft Office Outlook 2007, collègues et d'autres informations personnelles depuis un emplacement centralisé.
● Rechercher des personnes, une
expertise et des données dans des applications métier. Par exemple, en recherchant Mes sites sur votre intranet, vous
pouvez trouver une personne avec une compétence ou un intérêt particulier, même si vous ne
connaissez pas son nom. Vous pouvez également trouver des données dans une base de données d'entreprise ou une application métier d'une société, par exemple une application de gestion de la relation client.
● Gérer des documents, des
enregistrements et du contenu Web. Par exemple, votre
organisation peut déployer un processus pour retirer des
documents ou y mettre fin au bout d'un certain temps.
● Héberger des formulaires
commerciaux XML qui s'intègrent avec des bases de données ou d'autres applications métier. Par exemple, si vous travaillez pour un organisme d'état local, vous
pouvez créer des formulaires de demandes d'autorisations dans Microsoft Office InfoPath 2007 et
les héberger dans Office
SharePoint Server 2007, de façon à ce que les utilisateurs puissent les remplir directement dans un navigateur. Les données entrées dans le formulaire peuvent être transférées à une base de données du réseau
gouvernemental.
● Publier aisément des rapports, des
listes et des indicateurs de performance clé (KPI) en créant des liens avec des applications métier telles que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server 2005.
Comment Office SharePoint Server 2007 fonctionne avec des programmes du système Microsoft Office
Office SharePoint Server 2007 est conçu pour fonctionner efficacement avec
d'autres programmes et serveurs Microsoft Office system 2007. La liste suivante
donne des exemples des possibilités.
● Si vous utilisez Microsoft Office
PowerPoint 2007, vous pouvez créer une bibliothèque de
diapositives PowerPoint à partager avec d'autres utilisateurs sur un site Office SharePoint Server 2007.
● Si vous utilisez Microsoft Office
Access 2007, vous pouvez
prendre une liste SharePoint hors connexion et utiliser les
fonctionnalités de rapport d'Office Access 2007 pour consulter les données et créer des rapports.
Lors d'un déplacement par
exemple, vous pouvez tenir à jour une copie d'une liste SharePoint en local sur votre ordinateur de bureau, où vous pouvez modifier et interroger la liste comme
n'importe quelle autre table
d'Office Access 2007. Les
formulaires et les états qui utilisent la liste SharePoint sont totalement interactifs ; Office Access 2007 peut ensuite synchroniser la liste locale avec la liste en ligne lorsque vous reconnectez votre ordinateur portable au réseau.
● Si vous utilisez Office Outlook
2007, vous pouvez prendre des bibliothèques de documents hors connexion. Les dossiers
SharePoint s'affichent comme les autres dossiers Outlook.
● Si vous utilisez Office InfoPath
2007, vous pouvez créer des modèles de formulaire
compatibles avec le navigateur, les publier sur un site Office SharePoint Server 2007, puis les configurer pour les utiliser dans un navigateur Web.
● Si vous utilisez Microsoft Office Excel 2007, vous pouvez
enregistrer des feuilles de calcul sur un site SharePoint, pour permettre aux utilisateurs d'y accéder avec leur navigateur.
Grâce à ces feuilles de calcul, vous pouvez gérer et partager efficacement une version unique centralisée et tenue à jour, tout en protégeant les informations
d'origine, telles que les modèles financiers, qui sont incorporées dans les feuilles de calcul.
● Si vous utilisez Microsoft Office
SharePoint Designer 2007, vous pouvez personnaliser des sites Office SharePoint Server 2007 et créer des flux de travail intuitifs et des environnements WYSIWYG (What-You-See-Is-What-You-Get, tel écrit, tel écran). Vous pouvez adapter les sites SharePoint à vos
besoins et définir les exigences liées à la marque à l'aide de la technologie ASP.NET la plus récente, des normes Web établies telles que le code XHTML
(Extensible Hypertext Markup Language) et des feuilles de style en cascade (CSS). Par exemple, si vous êtes analyste, vous pouvez avoir pour mission de créer et personnaliser un nouveau site Office SharePoint Server 2007 qui sera utilisé pour la collaboration au développement d'études de cas de clients équipés de bande vidéo.
Dans ce type de scénario, vous pouvez utiliser Office SharePoint Designer 2007 pour créer un tout nouveau site Office SharePoint Server 2007 où les rédacteurs, les vidéographes et les commerciaux peuvent travailler ensemble sur la mise au point d'études de cas
vidéo.
● Dans de nombreux programmes
Office version 2007, vous pouvez mettre à jour les propriétés d'un document du serveur dans un panneau Informations sur le document, qui s'affiche sous la forme d'un ensemble de champs modifiables en haut d'un
document. Par exemple, dans un document Word, vous pouvez être amené à modifier les propriétés relatives au nom de l'auteur, à la date de création et au type du document. Cela facilite vraiment vos recherches sur le serveur. Par exemple, vous pouvez trouver rapidement tous les communiqués de presse dans lesquels la
propriété relative au client correspond au nom d'un client particulier.
● Dans de nombreux programmes
Office version 2007, vous pouvez lancer des flux de travail ou y participer ; il s'agit du déplacement automatisé des documents ou des éléments tout au long d'une série d'actions ou de tâches spécifiques en rapport avec un processus métier. Les flux de travail peuvent servir à gérer uniformément les processus métier courants, tels que l'approbation ou la révision de documents.
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Office SharePoint Server 2007 et Windows
SharePoint Services
Vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre Office SharePoint Server 2007 et Microsoft Windows
SharePoint Services et de quelle manière ils sont liés l'un à l'autre.
Office SharePoint Server 2007 est un produit qui utilise la technologie Windows SharePoint Services. Toutes les
fonctionnalités disponibles dans Windows SharePoint Services le sont également dans Office SharePoint Server 2007, y compris la possibilité de créer des listes et des bibliothèques centralisées, des blogs, des Wikis et des espaces de travail pour des équipes, tels que des espaces de travail de réunion.
Office SharePoint Server 2007 repose sur Windows SharePoint Services pour fournir un cadre de travail cohérent et familier pour les listes et les bibliothèques de documents, l'administration des sites et la personnalisation des sites. Toutefois, Office SharePoint Server 2007 offre des fonctionnalités plus performantes ou des fonctionnalités supplémentaires, que vous ne trouvez pas sur un site Windows
SharePoint Services. Par exemple, Office SharePoint Server 2007 utilise la même
technologie de recherche que Windows SharePoint Services, mais avec des fonctionnalités supplémentaires qui sont tout particulièrement utiles aux employés des grandes entreprises, dont la possibilité de rechercher des données dans des
applications métier SAP, Siebel, etc.
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Collaboration
Grâce aux fonctionnalités suivantes d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez collaborer plus efficacement avec vos collègues de travail.
Utiliser des modèles de site pour collaborer ou gérer des
réunions Lorsque vous créez un nouveau site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez commencer par sélectionner un modèle de site parmi les types de modèles proposés pour la
collaboration avec d'autres personnes et la
gestion des réunions. Par exemple, les modèles de site du groupe Collaboration sont conçus pour aider les équipes d'une organisation à travailler sur des projets et à collaborer sur des documents. Par
exemple, avec le modèle de site Espace de travail du document, vous pouvez travailler avec d'autres personnes sur un ou plusieurs documents. Les modèles de site du groupe Réunions sont conçus pour aider les équipes d'une organisation à gérer différents types de réunions. Les modèles de ce groupe acceptent aussi bien des réunions de base que des réunions liées à des prises de décision, voire des événements sociaux.
Partager des documents, des contacts, des tâches et des
calendriers Vous pouvez synchroniser votre calendrier Office SharePoint Server 2007 avec Outlook. Vous pouvez entrer des événements sur une journée entière et
spécifier plus de types d'événements répétitifs, ou périodiques. Vous pouvez suivre plus efficacement les projets d'une équipe, avec des affichages visuels
quotidiens et mensuels.
Trouver des idées nouvelles grâce à des sites wiki Un site wiki vous permet de trouver des idées
nouvelles, de collaborer sur la conception d'une équipe, d'élaborer une encyclopédie de connaissances ou simplement de
collecter régulièrement des informations dans un format simple à créer et à
modifier. Les membres de votre équipe peuvent contribuer à des wikis à partir de leur navigateur ; ils n'ont pas besoin d'un traitement de texte ni de connaissances techniques particulières.
Partager des idées grâce à des blogs Un blog, ou journal du Web, est constitué de brèves et fréquentes
contributions, affichées à partir de la plus
récente. Grâce à Office SharePoint Server 2007, il ne faut que quelques clics pour créer un blog, y publier des contributions, s'abonner aux mises à jour d'un blog et personnaliser un blog. Vous pouvez configurer le blog pour qu'il accepte les commentaires ou bien les désactiver. Un blog peut-être le journal d'un dirigeant souhaitant faire part de ses réflexions et de sa conception de l'entreprise, une
communauté destinée à tisser des liens avec les clients ou un site informel où les équipes peuvent partager des nouveautés et des conseils.
Recevoir des mises à jour dans les listes et les bibliothèques avec RSS Les listes et les bibliothèques utilisent la technologie RSS (Really Simple Syndication), de sorte que les membres de votre groupe de travail peuvent recevoir automatiquement des mises à jour. RSS est une technologie qui permet à tous de recevoir et de consulter des mises à jour
ou des flux pour les actualités, les blogs et tout autre sujet dans un emplacement consolidé.
Gérer des projets Vous pouvez créer une liste Tâches du projet, qui inclut un diagramme de Gantt. Il s'agit d'une vue d'ensemble, présentée graphiquement, des tâches du projet ; cela vous permet de surveiller les dates et l'évolution des
tâches.
Obtenir un accès d'appareil mobile au contenu Vous pouvez afficher des portails, des sites d'équipe et des listes sur un appareil mobile, ce qui vous permet de vous tenir informé des projets et des tâches en cours lorsque vous êtes en déplacement. Par exemple, les listes s'affichent sur les téléphones (ou d'autres appareils de télécommunications prenant en charge les normes
internationales) dans un format de texte simplifié, avec un lien pour faire défiler le
contenu de chaque page. Vous pouvez également recevoir des alertes lorsque les listes sont mises à jour.
Envoyer un courrier
électronique à Office SharePoint Server 2007 Vous pouvez utiliser le courrier électronique pour participer à des discussions, des réunions et des
documents sur un site Office SharePoint Server 2007. De la même manière que vous envoyez un courrier électronique à votre équipe pour discuter des tâches et des projets, vous pouvez également envoyer un courrier électronique à un site Office SharePoint Server 2007 ou à une liste ou bibliothèque spécifique. Vous pouvez également archiver les courriers électroniques qui sont envoyés à un site ou une liste ; ainsi, les membres de l'équipe peuvent suivre facilement une discussion sur le site au lieu de rechercher des messages dans leurs boîtes de réception
saturées.
Gérer des documents et certains types de listes hors
connexion Vous pouvez emporter votre travail avec vous, où que vous alliez.
Avec certains programmes de messagerie compatibles avec Office SharePoint Server 2007, tels que Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez travailler hors
connexion sur des fichiers d'une
bibliothèque et sur des éléments dans ces types de liste : calendriers, contacts,
tâches et discussions. Lorsque vous revenez en ligne, vous pouvez mettre à jour vos fichiers sur le serveur. Les éléments de la liste sont mis à jour automatiquement.
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Personnes et personnalisation
Grâce aux fonctionnalités suivantes
d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez établir un contact avec les personnes de votre organisation qui possèdent les compétences, les
connaissances et l'expérience qui vous intéressent.
Mon site Mon site est un site personnel qui offre un emplacement centralisé pour stocker des contenus, des liens et des contacts. Il fait également office de lieu de contact pour les autres utilisateurs qui souhaitent avoir des informations à votre sujet et pour les fournisseurs de contenu qui vous envoient du contenu. Mon site permet à chaque utilisateur de disposer de son propre site, qui peut être personnalisé par ou pour cet utilisateur. Chaque site peut être utilisé pour stocker, présenter, afficher et gérer du contenu, des
informations et des applications d'une manière définie par avance. Chaque site peut également servir à présenter des informations sur l'utilisateur, telles que ses
compétences et ses fonctions, des collègues et des responsables, des groupes et des listes de distribution auxquels appartient cet utilisateur et des documents sur lesquels il travaille. De plus, chaque site contient des mécanismes
rigoureux de contrôle de la confidentialité et de sécurité, qui permettent à l'utilisateur de choisir les informations à présenter et à qui. Un site Mon site différent est
disponible pour chaque utilisateur Office SharePoint Server 2007. La liste suivante décrit les avantages liés à l'utilisation de Mon site.
● Il permet de centraliser l'affichage
et la gestion de tous vos documents, tâches, liens, calendrier Microsoft Office Outlook, collègues et autres informations personnelles.
● Les autres utilisateurs de
SharePoint peuvent ainsi savoir
comment vous contacter et connaître vos domaines de compétence et vos projets en cours, et savoir qui vous
connaissez en consultant votre page publique.
● Les fournisseurs de contenu
peuvent utiliser votre profil, par exemple votre fonction, service ou centres d'intérêt, pour mettre sur votre site des informations qui vous seront utiles.
● Il permet aux administrateurs de
vous fournir des composants WebPart et des sites Web personnalisés.
Fonctionnalités de réseau liées à la vie sociale De la même manière que vous partagez des informations avec d'autres personnes de votre organisation par le biais de votre page d'accueil
publique, vous pouvez également trouver
d'autres personnes et entrer en contact avec elles grâce à la page d'accueil
publique de leur site personnel. Si un nom figure dans le site portail, vous pouvez cliquer dessus pour afficher le site
personnel de cette personne. Vous pouvez afficher le site et les appartenances à des listes de distribution, des listes, des liens vers des sites, des personnes et des documents susceptibles de vous aider dans votre travail. Vous pouvez également afficher les informations que vous avez en commun.
Contrôle de la
confidentialité Grâce aux paramètres de protection de la confidentialité appliqués au contenu public de votre site personnel, vous configurez Office SharePoint Server 2007 pour qu'il affiche des informations uniquement à l'intention de catégories de personnes spécifiques visitant votre site. À l'aide des groupes de confidentialité, vous pouvez spécifier que seules certaines
personnes peuvent avoir accès aux informations personnelles que vous présentez sur la page d'accueil de votre site personnel. Cela peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez partager des données personnelles telles que votre numéro de téléphone portable uniquement avec les membres de votre groupe de travail ou votre responsable. Cinq
catégories de personnes peuvent accéder à votre contenu : Tout le monde, Mes collègues, Mon groupe de travail, Mon responsable et Moi seul.
Cibler les audiences Avec des
audiences ciblées, vous pouvez afficher du contenu tel que des éléments de listes ou de bibliothèques, des liens de navigation et des composants WebPart entiers à
l'intention de groupes de personnes spécifiques. Cela est utile lorsque vous souhaitez présenter des informations qui ne sont importantes que pour des
personnes particulières. Par exemple, vous pouvez ajouter un composant WebPart au portail du service juridique qui contient une liste de contrats qu'eux seuls peuvent consulter. N'importe quel élément d'une liste SharePoint ou d'une bibliothèque peut être ciblé sur des audiences spécifiques, ce qui s'effectue grâce au composant WebPart de requête de contenu. Tout autre type de composant WebPart, et son contenu, peuvent aussi être ciblés
spécifiquement. Vous pouvez également cibler des liens de navigation du site sur des audiences. Cela simplifie l'utilisation, parce que l'utilisateur ne voit que les liens de navigation qui le concernent.
Présence et disponibilité L'icône de la balise active de la présence en temps réel, qui s'affiche chaque fois que le nom d'une personne apparaît dans Office SharePoint Server 2007, indique si une personne est en ligne et prête à participer à un appel téléphonique ou une
audioconférence, un envoi de messages instantanés ou une conversation vidéo bidirectionnelle.
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Recherche
Trouver la bonne personne ou les
informations appropriées, c'est le but d'une recherche. Cette section fournit une vue d'ensemble des fonctionnalités de
recherche d'Office SharePoint Server 2007, par exemple la possibilité de trouver des personnes qui possèdent l'expertise dont vous avez besoin.
Centre de recherche Le Centre de recherche est un site qui centralise le lancement des requêtes et l'exploration des résultats d'une recherche. Si vous ajoutez des informations vous concernant dans votre page Mon site, les autres personnes de votre organisation peuvent utiliser le Centre de recherche pour vous
localiser, trouver des informations sur vos projets et sur qui vous savez. Office
SharePoint Server 2007 propose les modèles de site suivants pour créer un Centre de recherche :
● Centre de
recherche Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site pour offrir des fonctions de recherche. La page d'accueil principale contient une simple zone de recherche au milieu. Le site comporte des pages pour les résultats de la recherche et pour la recherche avancée.
● Centre de recherche avec
onglets Sélectionnez ce modèle lorsque vous souhaitez créer un site offrant des
possibilités de recherche. La page d'accueil principale contient une simple zone de recherche au
milieu. Le site comporte deux onglets : un pour les recherches générales et l'autre pour les
recherches d'informations sur des personnes. Vous pouvez ajouter et personnaliser des onglets pour cibler d'autres domaines de recherche ou d'autres types de résultats.
Trouver des documents sur
votre intranet Vous pouvez rechercher des documents qui contiennent un mot ou une phrase spécifique, qui sont écrits dans une langue particulière, qui ont été créés avec une application spéciale ou qui possèdent des propriétés spécifiques.
Office SharePoint Server 2007 comporte également des fonctionnalités utiles pour affiner votre recherche. Par exemple, vous pouvez rechercher uniquement les
documents qui contiennent l'expression exacte « société internationale » et qui sont rédigés soit en espagnol, soit en
japonais.
Trouver des personnes sur votre intranet Trouver la bonne personne peut être crucial pour que tout soit fait rapidement. Vous pouvez rechercher une personne par son nom ou utiliser d'autres détails du profil, par exemple les
compétences, les projets en cours ou la fonction. Vous pouvez également
rechercher une personne dans les applications de l'entreprise, telles que SAP, Siebel et des bases de données personnalisées.
Trouver des données métiers dans SAP, Siebel et d'autres applications d'entreprise Les fonctionnalités de recherche d'Office SharePoint Server 2007 peuvent vous aider à trouver des informations dans les applications d'entreprise de votre
organisation. Ces applications sont des programmes métier spécialisés, conçus
pour des tâches telles que la comptabilité, le suivi de l'inventaire et la gestion de la chaîne logistique. Ces applications sont notamment SAP, Siebel et des bases de données personnalisées créées
spécialement pour votre organisation.
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Gestion du contenu
Les fonctionnalités de gestion du contenu proposées dans Office SharePoint Server 2007 entrent dans ces trois catégories :
● Gestion des documents
● Gestion d'enregistrements
● Gestion de contenu Web
Microsoft Windows SharePoint Services (version 3) offre la structure de base pour les tâches de gestion documentaire, dont des fonctionnalités liées au suivi des versions, aux métadonnées descriptives, aux flux de travail, aux types de contenu, à
l'audit et aux contrôles d'accès à base de rôles au niveau de la bibliothèque de documents, des dossiers et des documents individuels.
Office SharePoint Server 2007 étend ces capacités pour optimiser la création, le traitement des documents de l'entreprise, la gestion et la publication du contenu Web, la gestion des enregistrements, la gestion des stratégies et la prise en charge de la publication en plusieurs langues.
Gestion de documents
La gestion des documents contrôle le cycle de vie des documents de votre
organisation : comment ils sont créés, révisés, publiés et comment on y accède.
Où que vous travailliez, vous vous êtes sûrement déjà trouvé confronté aux difficultés de la gestion des documents.
Réfléchissez au cycle de vie d'un
document typique. Tout d'abord, il est créé,
puis enregistré et ensuite il est
éventuellement partagé avec d'autres utilisateurs, avant d'être peut-être modifié par des tiers. Au fur et à mesure que de nouvelles versions apparaissent, il faut les suivre et les organiser. Grâce à Office SharePoint Server 2007, votre organisation peut appliquer des stratégies appropriées à chaque étape du cycle de vie d'un
document, utiliser des référentiels
centralisés pour le stockage, la gestion et l'accès, et utiliser des étiquettes et des codes-barres pour suivre efficacement les documents.
Office SharePoint Server 2007 propose les fonctionnalités suivantes pour prendre en charge la gestion des documents.
Modèle de site Centre de
documents Le modèle de site Centre de documents permet aux organisations de créer des sites de gestion de documents à grande échelle, prenant en charge des
scénarios de gestion de documents parfaitement structurés. Les paramètres par défaut de ce modèle appliquent un contrôle renforcé du contenu : l'extraction est obligatoire avant toute modification, les versions principales et secondaires sont activées, ainsi que la prise en charge des types de contenus multiples et l'audit qui permet de suivre les modifications du contenu au fil du temps.
Bibliothèque de gestion des
traductions La bibliothèque de gestion des traductions aide les organisations à créer, stocker et gérer les documents traduits en fournissant à la fois des affichages et des fonctionnalités qui
facilitent le processus manuel de traduction des documents. Cette bibliothèque
possède un affichage personnalisé qui regroupe les traductions par document source, ainsi qu'un flux de travail de
gestion des traductions qui peut être utilisé pour gérer le processus manuel de la
traduction.
Infrastructure de conversions de documents Office SharePoint Server 2007 offre la prise en charge de la
conversion côté serveur des documents d'un format de fichier dans un autre.
Intégration avec les programmes clients Microsoft Office system 2007 De nombreuses fonctionnalités de gestion de documents d'Office SharePoint Server 2007 tirent leur puissance étendue d'une étroite intégration avec les
programmes clients Office version 2007. À part des programmes clients Office 2007, les utilisateurs peuvent :
● Démarrer et terminer des tâches
de flux de travail
● Mettre à jour les propriétés des
documents du serveur à l'aide du panneau Informations sur le document
● Afficher des déclarations de stratégie de gestion des
informations pour les documents du serveur dans la barre des messages
● Comparer des versions de
documents du serveur dans Microsoft Office Word
● Insérer des codes-barres ou des
étiquettes dans des documents du serveur
Gestion d'enregistrements
La gestion des enregistrements consiste à collecter, gérer et supprimer des
enregistrements d'entreprise (informations considérées comme importantes pour l'historique, la connaissance ou la protection juridique d'une société) de manière cohérente et uniforme, conformément aux stratégies de
l'entreprise. Ces stratégies sont conçues en fonction du type d'activité de
l'organisation, des risques juridiques et les lois et réglementations en vigueur. Office SharePoint Server 2007 fournit un nouvel ensemble de fonctionnalités pour créer et prendre en charge des fonctionnalités formelles de gestion des enregistrements dans votre organisation.
Stratégies de gestion des informations Les organisations
peuvent définir et utiliser des stratégies de gestion des informations dans des sites Office SharePoint Server 2007 pour se mettre en conformité avec les processus d'entreprise ou les réglementations juridiques ou gouvernementales pour la gestion des informations. Ces stratégies permettent aux administrateurs de site ou aux gestionnaires de liste de contrôler la gestion du contenu. Office SharePoint Server 2007 propose plusieurs
fonctionnalités de stratégies prédéfinies que les organisations peuvent utiliser
séparément ou en les combinant pour définir des stratégies de gestion des informations pour leurs sites. Ces
fonctionnalités, qui peuvent être définies pour toute une collection de sites ou pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu spécifique, sont les suivantes : Audit, Barres-codes, Étiquettes,
Conversion de formulaire à des fins
d'archivage et Expiration. Par ailleurs, les organisations peuvent mettre au point leurs propres stratégies de gestion des
informations.
Gestion des droits relatifs à
l'information Dans Office SharePoint Server 2007, les organisations peuvent utiliser la Gestion des droits relatifs à
l'information pour limiter les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur les
fichiers qui ont été téléchargés à partir de listes ou de bibliothèques SharePoint.
Cette fonctionnalité chiffre les fichiers téléchargés et réduit les utilisateurs et les
programmes qui sont autorisés à les déchiffrer. La Gestion des droits relatifs à l'information peut également limiter les droits des utilisateurs qui sont autorisés à lire les fichiers, pour les empêcher
d'effectuer des actions telles que
l'impression des fichiers ou la copie de texte depuis ces fichiers.
Modèle de site Centre des
enregistrements Le modèle de site Centre des enregistrements d'Office SharePoint Server 2007 est conçu pour aider les organisations à mettre en œuvre leurs programmes de rétention et de gestion des enregistrements. Ce modèle enrichit les fonctionnalités standard
d'Office SharePoint Server 2007 avec des fonctionnalités supplémentaires de gestion des enregistrements, offrant notamment les possibilités suivantes :
● Coffre-fort Le modèle de site
Centre des enregistrements
possède plusieurs fonctionnalités qui garantissent l'intégrité des enregistrements qui y sont
stockés. Les enregistrements ne sont jamais modifiés
automatiquement par le système ; autrement dit, les enregistrements qui sont téléchargés sur le site et récupérés ensuite sont
rigoureusement identiques. De plus, les paramètres par défaut de ce modèle interdisent la
falsification directe des
enregistrements en créant une nouvelle version à chaque modification effectuée sur le contenu des documents et en faisant l'audit de certains types de modification. Les gestionnaires d'enregistrements peuvent ajouter et gérer des métadonnées sur des éléments indépendamment des métadonnées de l'enregistrement.
Les modifications apportées aux métadonnées font également l'objet d'un suivi de versions.
● Routage des
enregistrements Les
organisations peuvent définir une liste de routage des
enregistrements pour acheminer automatiquement vers la
bibliothèque appropriée les
enregistrements qui sont envoyés au Centre des enregistrements.
● Mise en œuvre d'une
stratégie de gestion des informations Les
fonctionnalités de stratégie Audit, Expiration et Code-barre fournies dans Office SharePoint
Server 2007 sont utiles pour la gestion des enregistrements.
● Suspendre Office SharePoint
Server 2007 offre une prise en
charge pour la gestion du
processus de découverte juridique en permettant aux organisations de suspendre des
enregistrements. Ceux qui font l'objet d'un litige ou
d'investigations peuvent être ajoutés dans une liste de
suspension ; ils sont alors exclus des stratégies de gestion des enregistrements et des dates
d'expiration. Les éléments peuvent être suspendus plusieurs fois en même temps.
● Interface de collecte des
enregistrements Des personnes et des systèmes automatisés peuvent facilement envoyer du contenu à un site Centre des enregistrements sans nécessairement disposer d'un accès ou d'une autorisation sur les contenus d'un site. Le contenu
peut être envoyé par le biais d'un service Web à l'aide du protocole SOAP, ou par courrier
électronique à l'aide du protocole SMTP.
Intégration avec Microsoft Exchange 2007 Office SharePoint Server 2007 est très étroitement intégré avec Exchange 2007. Cette intégration permet aux organisations de créer dans Exchange des dossiers de courrier gérés présentés aux utilisateurs dans Office Outlook 2007. Les organisations peuvent définir pour ces dossiers des stratégies de gestion des informations qui spécifient par exemple une période de rétention ou un quota. Les utilisateurs peuvent également utiliser ces dossiers pour envoyer des courriers électroniques à un site Centre des enregistrements ayant été mis en œuvre dans Office SharePoint Server 2007. Les utilisateurs peuvent faire glisser et déposer les enregistrements de courrier
électronique de leur boîte de réception vers le dossier de courrier géré approprié.
Gestion de contenu Web
Office SharePoint Server 2007 comporte de nombreuses fonctionnalités qui sont utiles pour la conception, le déploiement et la gestion des portails intranet, des sites Web de présence Internet et des sites portails des services de l'entreprise. Ces fonctionnalités vous permettent de créer et publier du contenu Web dans le délai
imparti et peuvent finalement réduire les coûts et le temps de traitement à consacrer à la gestion de plusieurs sites.
Pages Web à base de
modèles Grâce aux fonctionnalités de gestion du contenu Web d'Office
SharePoint Server 2007, vous pouvez créer, modifier et gérer des pages Web à base de modèles. Pour cela, vous créez des dispositions de page, et créez et gérez
ainsi les « modèles » de vos pages Web pour les auteurs, aussi bien pour définir la manière dont ils créent le contenu que la manière dont les visiteurs le voient.
Modèles du site de
publication Lorsque vous créez un nouveau site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez commencer par
sélectionner un des différents modèles de site, par exemple un qui prend en charge les besoins spécifiques de votre
organisation en matière de publication. Les modèles de site du groupe Publier
permettent aux organisations de concevoir, déployer et gérer des portails d'intranet d'entreprise, des sites Web de présence Internet et des sites portails pour les services. Les modèles de site du groupe Publier possèdent tous des fonctionnalités de publication, dont une barre d'outils de modification de page, un éditeur de contenu et l'archivage.
● Site de News Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous
souhaitez créer un site pour fournir des articles d'actualités et des liens vers de nouveaux articles rapidement et facilement. Il comporte des exemples de mise en page et une archive pour stocker les anciens éléments. Il possède également une
disposition simple à utiliser pour les lecteurs et les fournisseurs d'actualités. Ce modèle de site comporte également deux
composants WebPart qui facilitent la livraison efficace des actualités : une visionneuse RSS et La
semaine en images.
● Site de publication avec
flux de travail Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous
souhaitez créer un site pour
publier des pages Web selon une
planification, en utilisant des flux de travail d'approbation. Il
comporte des bibliothèques de documents et d'images permettant de stocker les éléments de
publication Web. Par exemple, vous pouvez créer un site pour présenter des articles techniques qui doivent être vérifiés par des experts techniques avant d'être publiés.
● Portail de
collaboration Sélectionnez ce site si vous souhaitez créer la hiérarchie d'un site de démarrage pour un portail d'intranet d'un service. Il comporte une page d'accueil, un site de News, un annuaire de sites et un Centre de recherche avec onglets. En
général, ce site a autant de
collaborateurs que de lecteurs et il est utilisé pour héberger des sites
d'équipe. Ce type de modèle peut être utile lorsque vous souhaitez créer un portail d'un service où les employés peuvent collaborer et publier des documents et des pages Web. Ce modèle n'est disponible que si vous créez une collection de sites dans
l'administration centrale.
● Portail de
publication Sélectionnez ce modèle si vous souhaitez créer une hiérarchie d'un site de
démarrage pour un site destiné à Internet ou un portail d'un grand intranet. Ce site peut être
personnalisé facilement avec les signes distinctifs de la marque. Il comporte une page d'accueil, un exemple de sous-site de
communiqués de presse, un Centre de recherche et une page de connexion. En général, ce site
a beaucoup plus de lecteurs que de collaborateurs et il est utilisé pour publier des pages Web avec des flux de travail d'approbation.
Par défaut, vous pouvez créer uniquement des sous-sites de publication avec un flux de travail sous les sites que vous créez à l'aide de ce modèle de site. Ce modèle de site n'est disponible que si vous créez une collection de sites dans l'administration centrale.
Intégration avec Office
SharePoint Designer 2007 Office SharePoint Designer 2007 est un nouveau produit destiné à la création et la
personnalisation de sites Web Office SharePoint Server 2007 et à la
construction d'applications utilisant les flux de travail et reposant sur les technologies SharePoint. Vous pouvez utiliser Office
SharePoint Designer 2007 pour
personnaliser un site Office SharePoint Server 2007 . Cela vous permet de
concevoir et d'enrichir des portails ou des pages de portail en bénéficiant d'une souplesse et d'une puissance inégalées.
Par exemple, vous pouvez utiliser des outils de modification très performants pour perfectionner des feuilles de style en
cascade (CSS) pour des sites SharePoint.
Création de pages Web en direct Vous pouvez créer des pages Web à l'aide de l'éditeur de texte enrichi fourni avec Office SharePoint Server 2007.
Dans le mode de modification du texte, vous pouvez taper et modifier le contenu d'une page directement, dans un
navigateur. En mode de modification de la source HTML, vous pouvez taper et
modifier le contenu de la page en utilisant le langage HTML standard. Vous disposez d'autres fonctionnalités, telles que :
Une fonctionnalité qui vous permet
de créer, organiser et mettre en forme rapidement des liens.
● Un composant WebPart qui vous
permet de passer en boucle un contenu sur votre site.
● La possibilité de vérifier
l'orthographe du contenu que vous créez.
● La possibilité de gérer et de
modifier le contenu réutilisable, par exemple le texte de copyright, dans un emplacement unique.
Créations clientes Office SharePoint Server 2007 vous permet également de créer des pages Web en convertissant des documents créés dans d'autres
programmes. Cela présente de nombreux avantages, selon le programme que vous utilisez pour créer le document original.
Par exemple, vous pouvez utiliser des documents Office Word 2007 pour créer des pages Web pour votre collection de
sites. Cette approche présente les avantages suivants :
● Création plus rapide Vous
pouvez convertir des documents Office Word 2007 importants, par exemple des livres blancs ou des rapports d'état, directement en pages Web, au lieu de recréer ces documents pour les utiliser sur le Web.
● Travail hors connexion En
utilisant Office Word 2007 pour créer une page Web, vous êtes libre de travailler sur le contenu, avec ou sans connexion Internet.
● Jeu de fonctionnalités de
création plus riche Office Word 2007 offre davantage de fonctionnalités de traitement de texte qu'Office SharePoint Server 2007 tout seul.
documents Vous pouvez aussi utiliser des documents Office Word 2007 à d'autres fins. Par exemple, vous pouvez créer une annonce pour présenter un
nouveau produit dans Word, puis distribuer cette annonce par courrier électronique et sur le Web.
Variantes de site Les audiences des sites Web peuvent varier de nombreuses manières, par exemple du point de vue de la langue, de la situation géographique, du système de navigation ou de l'affiliation à l'entreprise. Le travail que représente la production et la gestion des variantes d'un site peut être long et difficile. Dans Office SharePoint Server 2007, la fonctionnalité des variantes permet aux administrateurs de simplifier la gestion des variantes en gérant des exemplaires personnalisables du contenu d'un site source dans chaque
site de destination. Cette fonctionnalité est utile surtout pour la publication de sites multilingues. Par exemple, vous pouvez identifier une source (disons
Communiqués de presse – Anglais) et plusieurs sites de destination (disons Communiqués de presse – Français, Communiqués de presse – Japonais) et Office SharePoint Server 2007 assurera la synchronisation des sites de destination avec le site source.
Navigation dans le site Office SharePoint Server 2007 propose des
fonctionnalités qui facilitent la création et la gestion de la structure de navigation de votre site.
Page Contenu et structure du site Vous utilisez la page Contenu et structure du site pour gérer le contenu et la structure de votre collection de sites
SharePoint. Dans Office SharePoint Server 2007, la navigation est produite en temps
réel à partir de la hiérarchie de la collection de sites. Autrement dit, lorsque vous
modifiez la structure du site (par exemple, si vous déplacez un sous-site), ce
changement se répercute sur la navigation du site. L'élément apparaît alors dans la navigation à l'endroit où se trouve le sous- site. Les actions que vous effectuez sur cette page vont au-delà de la modification de la structure du site. Vous pouvez gérer le contenu en effectuant d'autres actions sur des listes et leurs éléments. Par
exemple, vous pouvez extraire ou archiver, publier et copier des éléments.
Pour garantir que l'interface de la page Contenu et structure du site vous soit familière, elle a été conçue de la même manière que l'Explorateur Windows. Vous pouvez voir la hiérarchie de la collection de sites dans le volet de navigation, présentée sous la forme d'une arborescence sur la gauche de la page Contenu et structure du site. Sur la droite, les éléments sont
affichés dans la liste.
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Processus d'entreprise et formulaires
Les processus d'entreprise sont au centre de toutes les organisations et les
formulaires sont souvent au centre de tous les processus d'entreprise, tels que le processus d'approbation des notes de frais. Grâce à la technologie InfoPath
Forms Services d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez concevoir des modèles de formulaire compatibles avec les
navigateurs dans InfoPath et les configurer pour une utilisation dans un site Office SharePoint Server 2007. Pour remplir un formulaire, les utilisateurs n'ont pas besoin d'avoir InfoPath sur leur ordinateur, ni de télécharger des éléments supplémentaires à partir du Web. Ils ont juste besoin d'un navigateur, tel que Microsoft Internet
Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox.
InfoPath Forms Services Lorsque vous élaborez des modèles de formulaire avec Office InfoPath 2007 et que vous les déployez sur un site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez activer un paramètre qui permet aux utilisateurs de remplir ces formulaires à l'aide d'un navigateur Web. En effet, Office
SharePoint Server 2007 bénéficie de la technologie InfoPath Forms Services, qui, en plus de permettre le déploiement de formulaires Web, offre un emplacement centralisé pour stocker et gérer les modèles de formulaire de votre
organisation. Les formulaires que vous hébergez sur le serveur sont appelés formulaires activés pour le navigateur.
Lorsque vous publiez un modèle de formulaire sur un site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez le distribuer non seulement sur l'intranet de votre
entreprise, mais aussi sur des sites Web externes, tels que des sites d'extranet ou des sites Web d'entreprise. Cela vous permet de collecter des données auprès des clients, des partenaires, des
fournisseurs et toutes les personnes
essentielles au succès de votre activité ou organisation. Par exemple, une grande compagnie d'assurances peut utiliser un seul modèle de formulaire activé pour le navigateur pour collecter et traiter les demandes, puis déployer ce modèle de formulaire sur ses sites Internet et intranet.
Dès qu'un client visite le site Web de cette compagnie d'assurances, il peut remplir le formulaire de demande dans son
navigateur. Et si le client appelle la compagnie d'assurances pour établir sa demande, son interlocuteur peut remplir le formulaire de demande dans InfoPath, en y accédant sur un site interne réservé à cet effet. Ou encore, un organisme public peut collecter des données relatives aux
citoyens en publiant des modèles de formulaire activés pour le navigateur sur son site Web.
Flux de travail Les flux de travail
facilitent la collaboration des personnes sur les documents et la gestion des tâches des projets en mettant en œuvre des
processus d'entreprise spécifiques sur les documents et les éléments d'un site Office SharePoint Server 2007. Les flux de travail aident les organisations à adhérer à des processus d'entreprise cohérents et ils améliorent également l'efficacité et la productivité de l'organisation en gérant les tâches et les étapes liées aux processus d'entreprise spécifiques. Office SharePoint Server 2007 comporte plusieurs flux de travail prédéfinis qui ont été conçus pour des scénarios d'entreprise courants :
● Approbation Ce flux de travail
achemine un document ou un élément vers un groupe de
personnes pour obtenir leur approbation.
● Recueillir les
commentaires Ce flux de travail achemine un document ou un élément vers un groupe de personnes pour recueillir leurs commentaires.
● Rassembler les
signatures Ce flux de travail achemine un document Microsoft Office vers un groupe de
personnes pour collecter leurs signatures numériques.
● Approbation de
destruction Ce flux de travail, qui prend en charge les processus de gestion des enregistrements, gère l'expiration et la rétention des documents en autorisant les
participants à décider s'il faut conserver ou supprimer les
documents arrivés à expiration.
● À trois états Ce flux de travail
peut être utilisé pour gérer les processus d'entreprise qui
nécessitent que les organisations suivent un volume important
d'incidents ou d'éléments, tels que les incidents transmis au service d'assistance technique, les ventes potentielles ou les tâches d'un projet.
● Approbation de groupe Ce
flux de travail fournit un
organigramme à partir duquel on peut sélectionner les approbateurs et qui permet à ceux-ci d'utiliser un estampage au lieu d'une
signature. Cette solution a été conçue tout spécialement pour les marchés de l'Asie orientale.
● Gestion des
traductions Ce flux de travail
gère le processus de la traduction des documents en créant des copies des documents à traduire, puis en attribuant les tâches de traduction aux traducteurs. Ce flux de travail est disponible
uniquement pour les bibliothèques de gestion des traductions.
Authentification unique (SSO, Single Sign-On) Cette fonctionnalité permet à une personne d'entrer un nom et un mot de passe pour utiliser plusieurs applications principales. Elle permet
d'intégrer des systèmes d'arrière-guichet et des applications métier qui nécessitent une base de données distincte d'informations d'identification. Les services
d'authentification unique d'Office SharePoint Server 2007 acceptent
l'utilisation de fournisseurs d'informations d'identification enfichables personnalisés ou créés par des tiers.
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Aide à la décision
Généralement, les outils permettant d'accéder à de grandes quantités de
données non structurées dans le but de les analyser n'étaient proposés qu'aux
personnes ayant plusieurs années d'expérience dans l'entreposage ou l'exploration de données. La publication sur le Web avec des données issues de plusieurs sources différentes était
jusqu'alors réservée aux développeurs et aux consultants. Grâce aux nouvelles fonctionnalités proposées dans Office SharePoint Server 2007, les personnes qui manipulent des informations peuvent
rassembler des données de plusieurs sources et les publier sur le Web.
Office SharePoint Server 2007 peut
s'associer à des applications métier, telles que SAP, Siebel et Microsoft SQL
Server 2005, ce qui vous permet de publier facilement des rapports, des listes et des indicateurs de performance clé (KPI).
Lorsque vous publiez des rapports à partir des données d'un de ces systèmes, vous fournissez aux décideurs des données stratégiques ou opérationnelles. Ces rapports sont par exemple des classeurs Microsoft Office Excel, un rapport SQL Server Reporting Services ou un rapport Microsoft Office Access. Les dirigeants et les chefs de marché ont besoin de rapports précis et actuels pour prendre les bonnes décisions.
Centre de rapports Parmi les nouvelles fonctionnalités d'aide à la
décision d'Office SharePoint Server 2007 figure le Centre de rapports. Il s'agit d'un site qui procure un espace de stockage centralisé pour les rapports communs à un groupe, qui peut aller d'une simple équipe à toute une organisation. Le site Centre de
rapports contient des bibliothèques de documents spécifiques pour stocker des rapports, des listes et des connexions à des sources de données externes. Il fournit également l'accès à des modèles de page et à des composants WebPart qui vous aideront à créer des pages et des listes contenant des informations de l'entreprise.
Dans le Centre de rapports, les utilisateurs peuvent rechercher des éléments en
utilisant des catégories, afficher un calendrier des rapports à venir et
s'abonner à des rapports qui leur seront utiles.
Excel Services Les services Excel Services vous permettent de stocker un classeur Excel sur un serveur, puis de publier n'importe quelle partie de ce classeur sur une page Web. Les
utilisateurs ont simplement besoin d'un navigateur pour afficher les données et intervenir dessus en temps réel. Le classeur est publié sur la page Web à
l'aide du composant WebPart Excel Web Access (EWA).
Un des avantages de la publication des classeurs dans un composant WebPart, c'est que tous les calculs ont lieu sur le serveur. Ainsi, la logique métier présente dans le classeur n'est jamais exposée. Un autre avantage, c'est qu'il n'existe qu'un seul exemplaire du classeur, et qu'il est stocké en lieu sûr, dans un emplacement centralisé. À partir de la page Web, vous pouvez accorder aux utilisateurs des droits d'affichage uniquement pour limiter l'accès au classeur. Par exemple, vous pouvez les empêcher d'ouvrir un classeur avec Excel ou contrôler ce qu'ils peuvent consulter.
Services Excel est une technologie de serveur qui facilite l'utilisation, le partage, la protection et la gestion des classeurs Microsoft Office Excel 2007 sous forme de rapports interactifs, de la même manière dans toute l'organisation. Excel Services
comporte trois composants de base qui interagissent les uns avec les autres et qui tous ensemble forment la structure globale d'Excel Services.
● Les services de calcul
Excel constituent le « moteur » d'Excel Services : ils chargent le classeur, effectuent les calculs en parfaite adéquation avec Microsoft Office Excel 2007, réactualisent les données externes et gèrent les sessions.
● Excel Web Access (EWA)
est un composant WebPart qui affiche et active l'interaction avec le classeur Microsoft Office Excel dans un navigateur à l'aide du langage DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup
Language) et de JavaScript, sans qu'il soit nécessaire de télécharger des contrôles ActiveX sur
l'ordinateur client ; ce composant peut en outre être associé à d'autres composants WebPart situés sur des tableaux de bord et d'autres pages de composants WebPart.
● Les services Web Excel sont
hébergés dans Microsoft Office SharePoint Services et procurent plusieurs méthodes permettant au développeur d'interfaces de
programmation d'application (API) de créer des applications
personnalisées à partir du classeur Excel.
Vous devez d'abord créer un classeur Excel à l'aide d'Office Excel 2007, puis enregistrer le classeur dans Excel
Services. Office Excel 2007 est l'outil de création et Excel Services est l'outil de production de rapports.
L'auteur, ou créateur, d'un classeur, qui est
souvent un analyste, utilise Office Excel 2007 pour créer le classeur Excel et il spécifie éventuellement les éléments nommés pour l'affichage et il définit les paramètres. Ensuite, il enregistre le classeur dans une bibliothèque de
documents (ou sur un réseau ou dans un dossier Web) dans Excel Services, où il est géré et sécurisé par un administrateur SharePoint. Le créateur du classeur et les autres utilisateurs peuvent créer des
rapports, des pages de composants
WebPart et des tableaux de bord d'aide à la décision utilisant ce classeur. De
nombreux utilisateurs peuvent accéder au classeur en l'affichant dans un navigateur, et même actualiser les données si ce classeur est connecté à une source de données externe. S'ils bénéficient des autorisations appropriées, les utilisateurs peuvent également copier le classeur en l'état et toutes les interactions ayant eu lieu au cours de la session active, par exemple
un tri et un filtrage, sur un ordinateur client en prévision d'analyses plus approfondies sur le classeur Excel ou sur un instantané de ce classeur.
Connexions à des sources de données externes Outre des sources de données externes, vous pouvez utiliser dans les classeurs Excel des données émanant d'autres applications métier, telles que SAP et Siebel, dans des listes SharePoint, des pages et des composants WebPart.
En général, les administrateurs créent les connexions système et peuvent les stocker dans une bibliothèque de connexions de données du Centre de rapports. Ainsi, l'ensemble de connexions central est facilement accessible et tous ceux qui bénéficient des autorisations adéquates peuvent les réutiliser. Toutefois, vous
pouvez créer et stocker des connexions de données n'importe où dans le système
Office SharePoint Server 2007.
Grâce aux connexions à des sources de données externes, vous pouvez créer des pages Web et des listes SharePoint qui permettent aux utilisateurs d'interagir avec les données de la source externe sans même sortir de la page SharePoint.
Indicateurs de performance clés (KPI) Un indicateur de performance clé est un indice visuel qui représente l'état d'avancement vers un objectif. Ces indicateurs sont importants pour les équipes, les responsables et les professionnels, car ils leur permettent d'évaluer rapidement l'avancement par rapport à des objectifs mesurables. Grâce aux KPI de SharePoint, vous pouvez visualiser facilement les réponses aux questions suivantes :
● Suis-je en avance ou en retard ?
● De combien suis-je en avance ou
en retard ?
● Quel est le minimum que j'ai
effectué ?
Chaque secteur d'une activité
professionnelle peut surveiller différents types de KPI, selon les objectifs qu'ils se sont fixés. Par exemple, pour améliorer la satisfaction client, un centre d'appels peut définir un objectif pour répondre à un nombre spécifique d'appels dans un laps de temps réduit. Quant au service
commercial, il peut utiliser des KPI pour définir des objectifs en matière de
performance, par exemple le nombre de nouvelles visites de vendeurs par mois.
Les KPI sont créés en utilisant des listes d'indicateurs de performance clés, puis affichés à l'aide de composants WebPart spécialement conçus pour les KPI. Vous pouvez stocker ces listes dans le Centre de rapports ou sur n'importe quel autre site d'Office SharePoint Server 2007, où tous
ceux qui bénéficient des autorisations nécessaires pour y accéder peuvent les réutiliser.
Tableaux de bord Un tableau de bord est une page flexible qui affiche des
données des indicateurs de performance clés et des classeurs Excel. Par exemple, le service des ressources humaines peut concevoir un tableau de bord que les employés utilisent pour afficher des informations personnalisées, telles que leur salaire ou l'historique des avantages.
Données métiers dans des
listes Vous pouvez intégrer et incorporer facilement des informations d'applications telles que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server dans l'environnement collaboratif d'Office SharePoint Server 2007 en ajoutant le type de colonne des données métiers à une liste Office SharePoint Server 2007. Vous disposez ainsi d'une liste d'éléments qui utilisent une
combinaison de colonnes issues d'Office SharePoint Server 2007 et d'une
application métier externe. Par exemple, si vous travaillez pour une société d'audit qui utilise un système CRM, vous pouvez stocker des documents, notamment les propositions, les contrats et les
présentations, dans des listes SharePoint et associer ces documents avec le client correspondant de la base de données CRM. Cela permet de centraliser toute la documentation relative à la clientèle et de faciliter la navigation vers l'enregistrement du client dans l'application métier pour les personnes qui consultent les pages.
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