SPF Finances
Service d’encadrement ICT
Appel d’offres général avec publicité
Cahier des charges
Règles et conditions relatives à la soumission des offres pour l’exécution de la
Maintenance du logiciel de datawarehouse gestion des risques
Projet « Maintenance DWH Gestion des risques »
Date de la séance d’ouverture des offres : 12 juillet 2011 à 10 h.
Table des matières
Appel d’offres général avec publicité... 1
1 Partie A : Dispositions administratives et contractuelles du marché... 5
1.1 Identification du marché ... 5
1.1.1 Pouvoir adjudicateur ...5
1.1.2 Contrôle et surveillance de l'exécution du marché ...5
1.1.3 Introduction ...5
1.1.4 Objet du marché ...5
1.1.5 Incompatibilités ...6
1.1.6 Qualification du marché ...6
1.1.7 Procédure de négociation ultérieure ...7
1.1.8 Mode de passation ...7
1.1.9 Durée de validité du marché et résiliations ...7
1.1.10 Service dirigeant ...8
1.2 Dispositions régulant le marché ... 8
1.2.1 Législation...8
1.2.2 Documents propres au marché ...8
1.3 Passation du marché ... 9
1.3.1 Séance d’information ...9
1.3.2 Dépôt et ouverture des offres ...9
1.3.3 Exigences vis-à-vis des offres ...11
1.3.4 Prix du marché ...13
1.3.5 Procédure d’attribution du marché ...15
2 Partie B : Dispositions relatives à l’exécution du marché... 23
2.1 Notification... 23
2.2 Cautionnement ... 23
2.3 Responsabilité du soumissionnaire ... 25
2.4 Exécution des services... 25
2.4.1 Délais et clauses ...25
2.4.2 Lieu où les services doivent être prestés et formalités ...26
2.5 Sous-traitants... 27
2.6 Personnel de l’adjudicataire... 30
2.7 Organisation des formations ... 31
2.8 Documentation... 31
2.9 Tâches des collaborateurs du SPF Finances ... 32
2.9.1 Tâches génériques ...32
2.9.2 Tâches réalisées en co-sourcing ...32
2.10 Planning ... 33
2.11 Suivi de l’exécution du contrat... 33
2.11.1 Moyens mis en œuvre ...33
2.11.2 Groupe d’experts...33
2.11.3 Réunion kick-off ...33
2.11.4 Réunion hebdomadaire de l’équipe de projet...33
2.11.5 Réunion mensuelle de suivi ...34
2.11.6 Rapports ...34
2.11.7 Contrôle par des tiers ...34
2.12 Réceptions ... 34
2.12.1 Livraisons et installation ...34
2.12.2 Spécifications techniques ...34
2.12.3 Suivi de la bonne exécution des livraisons et services ...34
2.12.4 Opérations de vérification ...35
2.12.5 Réceptions provisoires partielles...36
2.12.6 Réceptions définitives ...36
2.12.7 Modalités de réception ...36
2.12.8 Garantie...36
2.13 Facturation et paiement des services ... 36
2.14 Engagements particuliers pour le prestataire de services ... 37
2.15 Propriété... 38
2.16 Publicité – Références ... 39
2.17 Transférabilité ... 39
2.18 Moyens de défense de l’administration – Litiges... 39
3 Partie C : Description générale du marché ... 41
3.1 Introduction ... 41
3.2 Objet de la consultation ... 41
3.3 Description de DWH pour la gestion des risques ... 42
3.3.1 Gestion des risques...42
3.3.2 Environnement de BI dans le cadre de la gestion des risques ...42
3.3.3 Documentation disponible...43
3.4 Travail à exécuter... 44
3.4.1 Bugfixes, résolution de problèmes et d’incidents dans le cadre de la gestion du Datawarehouse...45
3.4.2 Changements majeurs dans l’ETL...45
3.4.3 Intégration DWH I et DWH II...45
3.4.4 Architecture...46
3.4.5 Exécution de migrations ...46
3.4.6 Datamarts & Datamining...46
3.4.7 Travaux dans le cadre de la protection de la vie privée...46
3.5 Aspects concernant le personnel ... 46
3.5.1 Personnel affecté à l’exécution de travaux ...46
3.5.2 Le personnel mis en œuvre...48
3.5.3 Continuité du service et pool de connaissances...49
3.5.4 Disponibilité ...49
3.6 Aperçu travaux & personnel ... 49
3.7 Aspects organisationnels... 50
3.7.1 Approche projectuelle ...50
3.7.2 Transférabilité ...50
3.7.3 Fonction consultative ...51
3.8 Co-sourcing... 51
3.8.1 Structure et fonctionnement ...51
3.8.2 Description des profils disponibles ...52
4 Partie D : Annexes... 55
4.1 Annexe A : Aspects administratifs... 55
4.1.1 Objet de la soumission ...55
4.1.2 Identification du soumissionnaire...55
4.1.3 Durée de validité de la soumission ...56
4.2 Annexe B : Inventaire – tableaux de prix... 58
4.3 Annexe C : Modèle de question et réponse ... 60
4.4 Annexe D : Modèle de CV pour les personnes affectées au projet ... 61 4.5 Annexe E : Modèle de formulaire pour la présentation des références ... 62
1 Partie A : Dispositions administratives et contractuelles du marché
1.1 Identification du marché
1.1.1 Pouvoir adjudicateur
Pouvoir adjudicateur : Service public fédéral Finances 1.1.2 Contrôle et surveillance de l'exécution du marché
Service dirigeant : SPF Finances,
Service d’encadrement ICT North Galaxy
Boulevard du Roi Albert II 33, boîte 95 Tour C, 5ème étage
1030 Bruxelles
Fonctionnaire dirigeant : M. L. COLLET, Directeur du Service d’encadrement ICT
Personne de contact : Martin Peynsaert, Directeur Datawarehouse
Adresse électronique : [email protected] Tél. : 0257/6.64.77
Toute correspondance relative à l’exécution du présent marché doit être envoyée à l’adresse suivante :
SPF Finances
Équipe de projet « Maintenance Datawarehouse Gestion des risques » North Galaxy, Tour C
Boulevard du Roi Albert II 33, boîte 95 1030 Bruxelles
1.1.3 Introduction
Dans le cadre du projet Datawarehouse et Analyse des risques, les releases 1 et 2 ont été réalisées conformément à la pré-étude « Datawarehouse Gestion des risques », qui constitue DWH I. Le développement de la release 3 du Datawarehouse Gestion des risques (y compris des sources supplémentaires de D&A) est en cours d’exécution. Ce dernier développement s’inscrit dans le cadre du développement de DWH II.
Pour la maintenance de ce Datawarehouse Gestion des risques et la suite de l’intégration des releases, le SPF Finances souhaite faire appel, pendant une période de 2 ans, à des collaborateurs externes qui presteront un nombre maximum de 1.000 jours/homme.
1.1.4 Objet du marché
La présente consultation a trait à la maintenance du Datawarehouse Gestion des risques.
Le marché, tel qu’il est élaboré ci-après, comprendra notamment les aspects suivants :
• Point prioritaire : l’intégration des différentes releases doit considérablement accroître la valorisation pour les utilisateurs finaux : une intensification de la génération de rapports, des datamarts, de la fourniture de jeux de données aux dataminers, … ;
• Là où cela s’avère possible, une optimisation par la simplification du design technique en vue de gains de performance ETL et de l’uniformisation des releases (ETL: extract – transform –load) ;
• Une réévaluation des besoins business en ce qui concerne la fréquence des flux ETL existants ;
• Pour ce qui est de l’ajout de nouvelles banques de données dans le Datawarehouse, la priorité est donnée à celles qui permettent une suppression progressive accélérée des flux entrants dépassés. Lors de la réception de cette release, toutes les banques de données importantes, et certainement celles d’importance transversale, doivent être disponibles dans le Datawarehouse (DB2), les ETL nécessaires à cette fin doivent être élaborés et, s’il y a lieu, des views ou datamarts doivent être créés sur mesure pour l’utilisateur ;
• La résolution de bugs, problèmes et incidents dans le cadre de la gestion du Datawarehouse ;
• L’exécution d’adaptations (d’un point de vue tant adaptatif que préventif), dans le cadre de laquelle on s’attend à ce que le trajet complet de l’analyse fonctionnelle et technique se poursuive à travers la programmation et les tests ;
• La surveillance de la qualité ;
• L’entretien de la documentation ;
• L’encadrement nécessaire comme p. ex. la gestion du projet ;
• L’exécution de migrations ;
• La fourniture de conseils en ce qui concerne les choix d’architecture ;
• L’exécution de travaux dans le cadre de la protection de la vie privée.
Le pouvoir adjudicateur souhaite également mettre l’accent sur le fait que les points suivants ne font PAS partie du marché.
• La mise en production du logiciel ;
• L’entretien de leurs systèmes d’exploitation et de leur gestion système ;
• La gestion des utilisateurs.
1.1.5 Incompatibilités
L’attention des soumissionnaires est attirée sur l'article 10 de la loi du 24 décembre 1993 ainsi que sur l’article 78 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux incompatibilités.
Art. 78 - § 1 – Doit être écartée : la demande de participation ou l'offre introduite pour un marché public de travaux, de fournitures ou de services, par toute personne qui a été chargée de la recherche, de l'expérimentation, de l'étude ou du développement de ces travaux, fournitures ou services, si du fait de ces prestations, cette personne bénéficie d'un avantage de nature à fausser les conditions normales de la concurrence.
Toutefois, avant d'écarter pour ce motif la demande de participation ou l'offre de cette personne, le pouvoir adjudicateur invite cette dernière, par lettre recommandée, à fournir, par écrit, les justifications pertinentes qui lui permettraient d'établir que cette personne ne bénéficie pas d'un tel avantage. Cette formalité ne s’impose pas si ces justifications ont été jointes à la demande de participation ou à l’offre.
1.1.6 Qualification du marché Marché de services.
1.1.7 Procédure de négociation ultérieure
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel à la procédure de négociation sans publicité, visée à l’article 17, § 2, 2°, b de la l oi du 24 décembre 1993, pour les prestations de services nouveaux consistant dans la répétition de services similaires à ceux qui ont été attribués à l’adjudicataire du présent marché, et ce, dans un délai de trois ans suivant leur attribution.
1.1.8 Mode de passation
La procédure choisie est celle de l’appel d’offres général avec publicité au niveau européen (art. 53,
§ 3, 3° de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics).
En application de l’article 18 de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fourniture et de services, le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à passer le marché, soit refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode.
Par ‘marché soumis à commandes’ il y a lieu d’entendre tout marché qui, dès la désignation d'un prestataire de services, sera exécuté soit à l’occasion d'une commande unique, soit par le biais de commandes successives échelonnées dans le temps, et ce, pendant toute la durée de validité du marché.
Au moment de la notification, le pouvoir adjudicateur informe l’adjudicataire dont l'offre a été retenue.
La passation du marché repose sur les prix unitaires indiqués par l’adjudicataire dans l’inventaire joint à son offre. Le pouvoir adjudicateur décide, en fonction de ses besoins, du nombre et de la nature des prestations à réaliser sur la base des prix unitaires acceptés. Ces prestations font l’objet d’une commande unique ou de plusieurs commandes distinctes passées le même jour ou à des dates différentes. Chaque commande implique un délai d’exécution bien défini et constitue un marché distinct qui est soumis aux prescriptions du cahier spécial des charges.
La passation du marché ne confère aucun droit d’exclusivité à l’adjudicataire. Cela signifie que le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’attribuer des marchés, tels qu’ils sont décrits dans le présent cahier des charges, à des adjudicataires (tiers), autres que ceux à qui le présent marché est attribué. Le pouvoir adjudicateur peut le faire pendant toute la période de validité du présent marché, et ce, sans que l’adjudicataire du présent marché puisse prétendre à aucune forme d’indemnisation.
Le droit de décision relatif à la passation d’un tel marché à un adjudicataire tiers appartient entièrement au pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur ne doit pas, pour ce faire, demander l’autorisation de l’adjudicataire du présent marché.
1.1.9 Durée de validité du marché et résiliations
La durée de validité du marché est la période pendant laquelle des commandes peuvent être transmises au prestataire de services. Ce délai est fixé à 2 (deux) ans. Il prend cours à la date du kick-off. Le kick-off proprement dit est organisé au plus tard 1 (un) mois après la date mentionnée dans le courrier notifiant l’approbation de l’offre. La période de deux ans peut, à la demande du pouvoir adjudicateur et moyennant l’approbation de cette décision par le groupe d’experts, être prolongée de deux fois un an dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que le contrat de base. Une prolongation d’un an signifiera maximum 200 jours/homme.
Le prestataire de services à qui le marché est attribué, demeure donc engagé pendant toute la durée de ce délai de 2 ans et les éventuelles prolongations.
Cependant, le pouvoir adjudicateur dispose de la possibilité de mettre prématurément un terme au marché, et ce, par l’envoi d’un courrier recommandé au moins trois mois avant l’échéance mentionnée dans ce courrier. Le prestataire de services ne peut, dans ce cas, prétendre à une quelconque indemnisation.
1.1.10 Service dirigeant
Le service dirigeant au sens des articles 1er et 2 du cahier général des charges est le service d’encadrement ICT. Ce service est seul compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle.
1.2 Dispositions régulant le marché 1.2.1 Législation
• La loi du 24 décembre 1993 (M.B. du 22.01.1994 et errata au M.B. du 25.2.1997) relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fourniture et de services.
• L’arrêté royal du 8 janvier 1996 (M.B. du 26.1.1996 et errata au M.B. du 25.2.1997) relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics.
• L’arrêté royal du 26 septembre 1996 (M.B. du 18.10.1996) établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics.
• L’annexe du précédent arrêté royal du 26 septembre 1996, dite Cahier général des Charges.
• Toutes les modifications aux textes de loi et aux arrêtés précités qui sont en vigueur le jour de l’ouverture des offres.
1.2.2 Documents propres au marché
1.2.2.1 Les documents du pouvoir adjudicateur
• Le présent cahier spécial des charges.
• Les avis de marché et avis modificatifs, annoncés ou publiés dans le Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel de l'Union européenne, ayant trait de manière générale aux marchés publics, ainsi que les avis modificatifs concernant le présent marché qui sont envoyés sous pli recommandé individuel ou par fax. Ces avis font partie intégrante des conditions contractuelles et le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l’établissement de son offre.
• Les précisions apportées dans le cadre de la séance d’information (questions posées et réponses données par l'Administration).
1.2.2.2 Les documents du soumissionnaire
• L’offre de l’adjudicataire.
• Les précisions et les obligations qui sont acceptées par le SPF Finances et qui viennent compléter l’offre (avec la même référence) à la suite de demandes de clarification.
1.2.2.3 Autres documents
Les documents suivants constituent une source d’information indispensable pour se forger une bonne idée du marché.
• Documentation Coperfin : http://minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/coperfin-library.htm &
http://minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/coperfin-documents.htm
• Fondements ICT : http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B
1.3 Passation du marché 1.3.1 Séance d’information
Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d’organiser une seule séance d’information à l’intention des candidats-soumissionnaires. Cette séance se déroulera entre la publication du marché au Bulletin des Adjudications et au Journal officiel de l’Union européenne et le jour de l’ouverture des offres. Il ne sera répondu à aucune des questions posées après cette séance d’information, et ce, afin de traiter tous les candidats-soumissionnaires de la même manière.
Date : 17 juin 2011 à 10 h.
Lieu : SPF Finances, Boulevard du Roi Albert II 33, 1030 Bruxelles, North Galaxy, Salle Mandarin Il sera uniquement répondu aux questions introduites par écrit au plus tard le 13 juin 2011 au moyen du document figurant à l’annexe C. Ces questions devront parvenir exclusivement par courriel, dans un fichier de tableur joint en annexe, à l’adresse [email protected].
Toutes les questions doivent obligatoirement contenir les références au cahier spécial des charges, de manière à permettre une réponse rapide (p. ex. Partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Prière aussi de mentionner la langue du cahier spécial des charges utilisé (la pagination peut différer selon la langue).
Il est demandé aux entreprises intéressées de se faire connaître au préalable par courriel à l’adresse [email protected] et de communiquer le nom et la fonction de la (des) personne(s) qui les représentera(ront) à la séance d’information. Pour des raisons d’organisation, seules deux personnes par entreprise intéressée seront admises.
Si les entreprises intéressées constatent des imperfections ou des imprécisions dans le cahier spécial des charges, elles sont invitées à le faire savoir par écrit avant la séance d'information. De même, si elles remarquent que le pouvoir adjudicateur a omis certaines composantes, caractéristiques ou fonctions essentielles ou qui pourraient influencer favorablement le fonctionnement ou l'efficacité du système, il leur est demandé de le faire savoir avant la séance d'information selon les mêmes modalités que pour l'envoi des questions.
Le pouvoir adjudicateur accorde une grande importance à l’égalité des soumissionnaires et rédige les spécifications de ses cahiers des charges en conséquence. Si une firme intéressée estime malgré tout sa candidature exclue ou ses chances diminuées par certaines spécifications du présent cahier des charges, elle est invitée à en faire part par écrit au plus tard la veille de la séance d’information. Le cas échéant, le pouvoir adjudicateur adaptera, s’il le juge nécessaire, le cahier des charges pour en tenir compte.
1.3.2 Dépôt et ouverture des offres 1.3.2.1 Dépôt des offres
Dans le cadre du présent marché, le pouvoir adjudicateur contraint le soumissionnaire à recourir à des canaux électroniques pour le dépôt de l'offre.
S’il s’avère impossible ou extrêmement difficile de créer certains documents par voie électronique, ces documents pourront être remis sur papier avant la date limite de réception de l’offre. Le pouvoir adjudicateur doit marquer son accord préalable avec l'utilisation de documents papier.
Cet accord doit être demandé à l’adresse suivante :
SPF Finances
Service d’encadrement ICT - Cellule Marchés publics Boulevard du Roi Albert II 33, boîte 95
1030 Bruxelles
Adresse électronique : [email protected]
Pour remédier à certains problèmes qui peuvent se poser lors de la production, de la réception ou de l’ouverture de demandes de participation ou d’offres envoyées par voie électronique, le pouvoir adjudicateur donne au soumissionnaire l’autorisation d’envoyer tant une offre par voie électronique qu’une copie de sécurité établie par voie électronique ou sur papier. Cette copie de sécurité sera placée sous pli définitivement clos et mentionnant clairement « copie de sécurité » et envoyée dans le délai de réception imposé.
Cette copie ne peut être ouverte qu’en cas de constatation d’un manquement lors de la production, de la réception ou de l’ouverture de la demande de participation ou de l’offre transmise par voie électronique. Elle remplace dans ce cas définitivement le document transmis par voie électronique.
En ce qui concerne le dépôt de l’offre proprement dit :
Avant l’ouverture, les offres électroniques peuvent être envoyées par le site Internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be/ qui garantit le respect des conditions de l’article 81ter de l’AR du 8 janvier 1996.
Remarque : L’envoi d’une offre par courrier électronique ne répond pas à ces conditions. Il est, par conséquent, interdit d’introduire une offre de cette manière.
Quelles que soient les variantes éventuellement autorisées, chaque soumissionnaire ne peut déposer qu’une seule offre par marché. L’offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date de réception ultime des offres.
En introduisant son offre par voie électronique, le soumissionnaire accepte l’enregistrement des données qui découlent du fonctionnement du système de réception de son offre. (Article 81quinquies de l’AR du 8 janvier 1996)
L’attention est attirée sur le fait qu'une signature doit être une signature électronique ; une signature manuscrite scannée ne sera pas considérée comme acceptable.
Si nécessaire, les attestations demandées sont scannées pour être jointes à l’offre.
De plus amples informations peuvent être obtenues sur le site web suivant : http://www.publicprocurement.be
Ou via le helpdesk e-Procurement :
• NL : Peter Christiaens, 02 790 52 58, [email protected]
• FR : Liza Torossian, 02 790 52 66, [email protected]
Si un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà déposée :
Il doit le faire conformément aux dispositions de l’article 105 de l’AR du 8 janvier 1996. La modification ou le retrait d’une offre déjà déposée peut se faire par le biais de canaux électroniques satisfaisant à l’article 81ter du 8 janvier 1996.
La modification ou le retrait d’une offre déjà déposée exige une déclaration écrite, dûment signée par le soumissionnaire ou par son mandataire. L’objet et la portée des modifications doivent, sous
peine de nullité de l’offre, être mentionnés avec précision. Le retrait d’une offre doit être inconditionnel.
Le retrait peut également être communiqué par télégramme ou télécopie pour autant que celui-ci parvienne au président de la séance d’ouverture des offres avant son ouverture.
1.3.2.2 Ouverture des offres
La séance publique pendant laquelle les offres sont ouvertes se tiendra le 12 juillet 2011 à 10 h. à l’adresse suivante :
SPF Finances North Galaxy,
Boulevard du Roi Albert II 33 1030 Bruxelles
C5. Petite Salle.
1.3.2.3 Durée de validité des offres
La durée de validité des offres ne peut être inférieure à 240 jours calendrier. Cette durée de validité prend cours à la date ultime qui est fixée pour l’introduction des offres. Au cours de cette période, aucune révision de prix ne peut plus être appliquée.
1.3.2.4 Variantes
Le soumissionnaire n’est pas habilité à introduire des variantes à son offre.
1.3.2.5 Associations momentanées ou analogues sans personnalité juridique La remise d’une offre venant d’une association momentanée est autorisée.
Chaque membre de l’association momentanée doit satisfaire aux critères d’exclusion décrits dans la suite du présent document.
L’évaluation de la capacité économique, financière et technique se fait pour l’association momentanée et non pour chacun des membres distinctement.
Chaque membre de l’association momentanée est solidairement responsable de toutes les obligations résultant de la présente adjudication.
1.3.3 Exigences vis-à-vis des offres
Le soumissionnaire est tenu d’utiliser le formulaire d’offre spécifié ci-dessous. Si, toutefois, d’autres documents sont utilisés, il est tenu d’attester sur chaque document la conformité au formulaire de soumission joint au cahier spécial des charges (art. (89 de l’AR du 8 janvier 1996).
L’offre et les annexes au formulaire d’offre seront établies en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire doit indiquer quelle langue il y a lieu d’utiliser pour l’interprétation du contrat, à savoir le français ou le néerlandais.
Par l’introduction de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions de vente générales ou particulières, même si celles-ci apparaissent dans l’une ou l’autre annexe de l’offre.
Les soumissionnaires sont tenus de s’engager expressément au respect de toutes les dispositions administratives et contractuelles du présent cahier spécial des charges. Toute réserve ou non- engagement sur l’une de ces dispositions peut entraîner l’irrégularité de l’offre.
Clause relative à la confidentialité
En introduisant son offre, le soumissionnaire est automatiquement lié par la clause suivante : La (les) personne(s) qui fait (font) office de mandataire(s)/fondé(s) de pouvoir et qui a (ont) introduit l’offre par voie électronique, garantit (garantissent) la confidentialité des données et des résultats de leur traitement qui sont obtenus dans le cadre du marché décrit dans le présent cahier des charges.
Les principes suivants s’appliquent également :
• ces données et les résultats du traitement des données concernées ne seront utilisés que s’ils sont strictement nécessaires pour la réalisation de l'objet du marché,
• ils ne seront ni diffusés, ni copiés,
• ils ne seront pas conservés au-delà de la durée strictement nécessaire à l’exécution du marché.
En ce qui concerne la structure de l’offre :
L’offre du soumissionnaire sera obligatoirement présentée en quatre parties, comme suit : Partie 1 – Partie administrative
A. Formulaire de soumission (modèle : voir ci-dessous) B. Procurations des mandataires
C. Sélection qualitative
Situation d’exclusion
Capacité économique et financière
Capacité technique
D. Informations concernant les sous-traitants (le cas échéant) Partie 2 – Partie financière
Les réponses au tableau des prix : détailler et récapituler les coûts (modèle : voir ci-dessous)
Partie 3 – Proposition technique
Partie 4 – Annexes obligatoires
Annexe 1 : Références des projets récemment menés à bien tant dans le secteur privé que dans le secteur public (modèle : voir ci- dessous)
Annexe 2 : Curriculum vitae (modèle : voir ci-dessous)
Partie 5 – Annexes spécifiques
Annexes A, B, C, … : Annexes que le soumissionnaire juge utiles de joindre à son offre.
Toute proposition du soumissionnaire qui ne suit pas la structure imposée par le pouvoir adjudicateur, peut être considérée comme irrégulière.
La Partie 3 - Proposition technique ne peut comporter aucune indication administrative, ni de prix. Toute indication administrative ou de prix reprise dans une autre partie que la partie 2 ne sera pas prise en compte.
Il est demandé de réduire le nombre de fichiers proposés à un minimum. Ainsi, des fichiers distincts peuvent p. ex. être groupés pour constituer des documents plus gros. Il est également important de mentionner un ordre clair pour les fichiers à l’aide d’un système de numérotation, de sorte que la structure de l'offre reste claire. Il est également demandé que les pages de chaque fichier soient pourvues d'une numérotation continue et ininterrompue.
En ce qui concerne les mandataires :
Toute offre introduite par des mandataires doit indiquer l’entité au nom de laquelle agissent les mandataires.
La personne qui a signé l’offre par voie électronique, doit avoir, à la date de la signature, la compétence pour lier le mandant au montant total de l’offre.
Les mandataires joignent à l'offre une copie électronique de l’acte authentique ou sous seing privé qui leur donne procuration. Ils doivent également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle sont publiés les mandats.
En ce qui concerne les documents à caractère technique
Les documents à caractère technique (pas des brochures publicitaires !) joints à l’offre dans la partie 5 – annexes spécifiques, peuvent être établis en anglais s’il n’existe pas de traduction dans la langue de l'offre ; les autres langues ne sont pas autorisées.
Formulaires à utiliser (repris en annexe au présent cahier des charges) :
• Le formulaire de soumission : voir « annexe : formulaire de soumission »
• Le formulaire tableau des prix : voir « annexe : tableau des prix – inventaire »
• Le formulaire pour les références : voir « annexe : modèle de référence »
• Le formulaire curriculum vitae : voir « annexe : curriculum vitae » 1.3.4 Prix du marché
Le marché est à bordereau de prix.
1.3.4.1 Devise
Les prix doivent être indiqués en euros (EUR).
1.3.4.2 Révision des prix
1. En ce qui concerne les services, la révision des prix est possible.
2. Les règles pour la révision des prix sont :
a. les prix peuvent être revus chaque année ;
b. le prestataire de services demande, chaque année, la révision des prix par le biais d’un courrier recommandé adressé au pouvoir adjudicateur, à l’attention du Service d’encadrement B&CG – Division Engagements, Boulevard du Roi Albert 33 boîte 785, 1030 Bruxelles ;
3. la révision des prix prend cours :
a. le jour anniversaire de l’avis d’attribution du marché si le prestataire de services a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les services effectivement fournis après l’anniversaire de l’attribution du marché ; b. le 1er jour du mois suivant l’envoi de la lettre recommandée si le prestataire de services a laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne porte que sur les services qui sont effectivement fournis après le 1er jour du mois précité (attention : le prestataire de services doit introduire une nouvelle demande de révision des prestations qui seront fournies après le premier anniversaire) ;
4. la révision des prix est calculée à l’aide de la formule suivante :
+
= * 0,8* 0.2
0
0 S
P S P
où :
P = prix revu P0 = prix initial
S0 = indice salarial AGORIA (uniquement pour les prestataires de services belges, les prestataires de services étrangers doivent proposer un indice analogue) – moyenne nationale, charges sociales comprises, pour les contrats à partir du 11/07/1981, d’application le mois précédant l’ouverture des offres.
S = comme S0 ci-dessus, mais valable le mois précédant le jour anniversaire de la notification de l’attribution du marché
Pour les indices, voir : http://www.agoria.be ;
5. les prix des services commandés en supplément peuvent être revus. La révision suit les règles ci-dessus ;
6. le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de réviser les prix en cas d’indice décroissant ; la révision suit les règles ci-dessus, dans le cadre desquelles le courrier recommandé émane du pouvoir adjudicateur.
1.3.4.3 Clause du client le plus favorisé
Les soumissionnaires (et donc aussi l’adjudicataire après la passation du marché) s’engagent à l’égard du pouvoir adjudicateur, à octroyer, à tout moment, les conditions de prix du client le plus favorisé en Belgique, et ce, pour l’ensemble des prestations, des produits et des services qu'ils fourniront au pouvoir adjudicateur dans le cadre du présent marché.
1.3.4.4 Coûts
Les prix contiennent tous les frais possibles (secrétariat, déplacement, etc.).
1.3.5 Procédure d’attribution du marché
Seules les offres des candidats qui satisfont aux critères de sélection qualitatifs, entrent en ligne de compte pour l’évaluation des offres, pour autant que ces offres soient régulières.
Il est également demandé de consacrer une attention toute particulière à une présentation claire et précise des informations demandées.
1.3.5.1 Critères de sélection qualitative
La régularité des offres des soumissionnaires sélectionnés sera examinée conformément aux articles 89 et suivants de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 et aux dispositions du présent cahier spécial des charges.
Cette première phase de sélection sera réalisée sur la base des critères de sélection qualitatifs décrits ci-après :
1.3.5.1.1 Critères d’exclusion
Simplification administrative
En participant à la procédure d’attribution d’un marché public, le soumissionnaire déclare qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion visés aux articles 17, 43 et 69 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics.
Le pouvoir adjudicateur examinera l’exactitude de cette déclaration implicite sur l’honneur dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée. À cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné de fournir, par les moyens les plus rapides et dans les délais prescrits, les renseignements ou documents qui permettent de vérifier sa situation personnelle, et ce, pour chaque décision relative à l’octroi du marché. Cependant, ces renseignements seront demandés auprès des gestionnaires de données par le pouvoir adjudicateur même, par moyens électroniques, si ces données sont disponibles gratuitement par ces moyens.
Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché s’il ressort de cet examen que sa déclaration sur l’honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date ultime de réception des demandes de participation en cas de procédure limitée ou de procédure négociée avec publication ou à la date ultime de réception des offres en cas de procédure ouverte. D’une manière ou d’une autre, une régularisation a posteriori est impossible. Une telle exclusion est également possible si, au cours de la procédure, il s’avère que la situation personnelle du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à la déclaration sur l’honneur.
Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établit un classement corrigé, en tenant compte de l’incidence éventuelle de la suppression de la demande en participation ou de l’offre du candidat soumissionnaire exclus, notamment en cas d’application des clauses concernant la vérification de prix anormaux de l’article 110, § 4 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996. Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre est classée immédiatement après celle du soumissionnaire exclu, après avoir également appliqué à son égard les présentes dispositions.
Premier critère d’exclusion
§ 1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en règle en matière de cotisations de sécurité sociale. Le pouvoir adjudicateur demandera ces informations directement via le guichet électronique.
Est en règle pour l’application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres :
1° a transmis à l’Office national de sécurité socia le toutes les déclarations requises, en ce compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et
2° n’a pas, pour ces déclarations, une dette en cot isations supérieure à 2 500 EUR, à moins qu’il ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu’il respecte strictement.
Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2.500 EUR, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s’il établit, avant l’adjudication du marché, qu’il possède, au jour auquel l’attestation constate sa situation, à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 4, § 1 et § 2, 1° à 8° et 10°, de la loi, ou d’une entreprise publique au sens de l’article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins égal, à 2.500 EUR près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.
§ 2. Le soumissionnaire étranger doit, avant la date limite de réception des offres, joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur les documents suivants :
1° une attestation délivrée par l’autorité compéten te certifiant que, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi.
Lorsqu’un tel document n’est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ;
2° une attestation conformément au § 1, s’il emploi e du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.
§ 3. À tout stade de la procédure et par tout moyen jugé utile, le pouvoir adjudicateur peut s’enquérir de la situation de chaque soumissionnaire en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale.
Deuxième critère d’exclusion
Le soumissionnaire ne peut pas être dans l’une des situations suivantes :
1° se trouver en état de faillite ou de liquidation , avoir cessé ses activités ou obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation comparable en résultat d’une procédure analogue figurant dans la législation et la réglementation nationales ; 2° avoir déposé une déclaration de faillite, entam é une procédure de liquidation ou
demandé un concordat judiciaire ou se trouver dans toute situation comparable en résultat d’une procédure analogue figurant dans la législation et la réglementation nationales.
Le soumissionnaire joindra à son offre une attestation récente (datant de 6 mois au maximum à compter de la date d’ouverture des offres) certifiant qu’il n’a pas été déclaré en faillite, délivrée par le greffe du tribunal de commerce compétent. Le pouvoir adjudicateur demandera ces informations directement via le guichet électronique.
Pour le soumissionnaire étranger, l’attestation doit émaner de l’organisme administratif compétent du pays concerné ; à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l’honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative.
Troisième critère d’exclusion
Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA.
Le soumissionnaire belge joindra à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois au maximum à compter de la date d’ouverture des offres) délivrée par l’Administration des Contributions Directes ainsi qu’une attestation récente (datant de 6 mois au maximum à compter de la date d’ouverture des offres) délivrée par l’Administration de la TVA dont il dépend, certifiant qu’il a accompli ses obligations envers ces administrations.
Le soumissionnaire étranger joindra à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum à compter de la date d’ouverture des offres) émanant de l’administration / des administrations compétente(s) dans son pays pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu’il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l’administration / des administrations précitée(s).
Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il lui suffit de joindre une déclaration sur l’honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays.
Quatrième critère d’exclusion
Est exclu du marché, quelle que soit la phase de la procédure d’attribution du marché dans laquelle il se trouve, le soumissionnaire qui a été condamné par une décision judiciaire passée en force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance :
1° pour participation à une organisation criminelle telle que définie à l’article 324bis du Code pénal ;
2° pour fraude telle que définie à l’article 246 du Code pénal ; 3° pour fraude au sens de l’article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 ; 4° pour blanchiment de capitaux tel que défini à l’ article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
En vue de l’application de ce paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s’il a des doutes quant à la situation personnelle d’un prestataire de services, s’adresser aux autorités belges ou étrangères compétentes afin d’obtenir les renseignements qu’il juge nécessaires dans ce cas.
Cinquième critère d’exclusion
Conformément à l'article 43, 4° de l'AR du 8 janvie r 1996, tel qu'il a été modifié jusqu'à aujourd'hui, le soumissionnaire qui a commis une faute grave dans l'exercice de sa profession, faute constatée par tout moyen considéré comme acceptable par le pouvoir adjudicateur, ne sera pas retenu dans la sélection. Son exclusion peut être déclarée à n'importe quel stade de la procédure.
De plus, en signant son offre, le soumissionnaire s'engage à respecter les normes énoncées dans les conventions de base de l'Organisation Internationale du Travail (OIT), et en particulier:
• l'interdiction du travail forcé (convention n° 29 sur le travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n° 105 sur l'abolition du travail for cé, 1957) ;
• le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté de constituer des associations syndicales et la protection du droit d'association syndicale, 1948) ;
• le droit à l'organisation et à la négociation collectives (convention n° 98 sur le droit à l'organisation et à la négociation collectives (1949) ;
• l'interdiction de la discrimination en matière d'emploi et de rémunération (convention n° 100 sur l'égalité des salaires, 1951, et convent ion n° 111 sur les discriminations (profession et exercice d'une profession), 1958) ;
• l'âge minimum du travail des enfants (convention n° 138 sur l'âge minimum, 1973), et l'interdiction des formes les plus graves de travail des enfants (convention n° 182 sur les formes les plus graves du travail des enfants, 1999).
Le non-respect des conventions ci-dessus sera considéré comme une faute professionnelle grave, au sens de l'article 43, 4° de l'AR du 8 jan vier 1996.
Les dispositions qui précèdent s'appliquent quelles que soient les autres dispositions prévues à l'article 43 de l'arrêté en question.
1.3.5.1.2 Critère de capacité économique et financière
Le soumissionnaire produira la preuve de sa capacité économique et financière à l’aide d’une déclaration mentionnant son chiffre d’affaires relatif aux services faisant l’objet du présent marché et réalisé par la société au cours des trois dernières années.
1.3.5.1.3 Critères concernant les capacités techniques du soumissionnaire
Premier critère concernant les capacités techniques du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit pouvoir démontrer qu’il a réalisé au moins un projet d’envergure similaire, et ce, pour des applications de taille et de complexité similaires. Est exclu dans ce cadre un projet réalisé au sein de l’entreprise du soumissionnaire ou au sein de l’entreprise/des entreprises du (des) sous-traitant(s).
Il remet à cette fin une liste des principaux marchés exécutés par le soumissionnaire au cours des trois dernières années, des projets similaires qu’il a réalisés au cours de la même période ainsi que les instances publiques et privées auxquelles ils étaient destinés.
Lorsqu’il s’agit de services aux pouvoirs publics, la preuve est fournie par des certificats qui sont émis ou signés par l’autorité compétente. Lorsqu’il s’agit de services à des personnes privées, les prestations sont certifiées par ces dernières. En l’absence de tels certificats, le soumissionnaire déclare lui-même que ces prestations ont été effectuées.
Par référence, le soumissionnaire mentionnera aussi la date, le montant total du marché et les données d’une personne de contact dans l’entreprise ou l’organisation concernée.
L’utilisation du modèle repris à l’Annexe E est requise pour la présentation des références.
Deuxième critère concernant les capacités techniques du soumissionnaire
Le soumissionnaire mentionnera tout recours à la sous-traitance ainsi que la partie du marché qui sera sous-traitée et le nom des sous-traitants concernés.
1.3.5.2 Régularité des offres
La régularité des offres des soumissionnaires sélectionnés sera examinée conformément aux articles 89 et suivants de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 et aux dispositions du présent cahier spécial des charges.
Au cours de la deuxième phase de sélection, il sera vérifié pour chaque offre si elle correspond aux besoins formulés. S'il est déterminé qu'un besoin formulé n'a pas été satisfait, l’offre pourra être considérée comme irrégulière.
Chaque offre dont les données financières sont incomplètes sera considérée comme irrégulière. Une offre reprenant des données financières incomplètes est une offre : qui contient d’importantes contradictions ou erreurs en ce qui concerne les coûts, ou qui ne répond pas aux exigences en matière de présentation des prix, telles que définies dans le cahier spécial des charges.
1.3.5.3 Critères d’attribution
Le choix de l’offre la plus avantageuse sera effectué par le SPF Finances sur la base des données et des renseignements joints par le soumissionnaire à son offre et sur la base des critères décrits ci-après.
L’attribution se fera sur la base de l’offre réglementaire la plus intéressante, compte tenu des critères suivants.
Tous les critères (et éventuels sous-critères) se voient attribuer un coefficient de pondération par lequel le score obtenu sera multiplié. Les critères mentionnés ci-dessous sont les seuls à pouvoir être utilisés pour effectuer un choix entre les offres.
Le soumissionnaire joindra à son offre tous les renseignements nécessaires à l’évaluation de celle-ci à la lumière des critères d’attribution et de leurs éventuels sous-critères, tels que détaillés ci-dessous.
Les seuls critères d’attribution et les pondérations y liées pour distinguer les offres jugées régulières, sont les suivants :
1 Prix 45
2 Travail à exécuter (§ 3.4) 10
3 Aspects concernant le personnel 25
personnel mis en œuvre (§ 3.5.1 et § 3.5.2): CV 5 personnel mis en œuvre (§ 3.5.1 et § 3.5.2): Entrevue 15 continuité, pool de connaissances, disponibilité (§ 3.5.3 et §
3.5.4) 5
4 PID (§ 3.7.1), transférabilité (§ 3.7.2), fonction consultative (§
3.7.3) 5
5 Co-sourcing (§ 3.8) 10
6 Qualité de l’offre 5
Entrevue
Sur la base de l’offre, le SPF Finances établira une ‘shortlist’ des candidats qui seront invités à une entrevue (pour d’autres dispositions, voir le paragraphe « Entrevue »).
Les offres suivantes n’entrent pas en ligne de compte pour l’entrevue (et sont, par conséquent, d’ores et déjà exclues pour l’attribution du marché) :
Les offres qui n’atteignent pas les 60% des points pour la somme des points à l’exception du critère du prix et des critères non encore complétés liés au « personnel mis en œuvre (§ 3.5.1 et § 3.5.2) : Entrevue ».
Une entrevue sera organisée pour les membres de l’équipe de projet effective conformément aux exigences du paragraphe « Entrevue ». Les informations fournies pendant cette entrevue seront prises en considération lors de l’évaluation technique finale.
Le résultat pour le critère « personnel mis en œuvre » (§ 3.5.1 et § 3.5.2) : Entrevue » sera un résultat des scores des entrevues individuelles.
L’objectif n’est en aucun cas d’ajouter de nouveaux éléments à l’offre ou d’introduire une nouvelle offre via l’entrevue.
Le critère « Prix » sera pondéré comme suit : Calcul général
×
=
offerte
P
P Pr
Prmin
max
où :
• Prmin = le prix le plus bas des offres jugées régulières
• Proffre = le prix de l’offre
• P = les points attribués au critère « Prix »
• Pmax = la pondération maximale du critère « Prix »
Disposition spécifique : calcul du prix en tenant compte de la valeur du co-sourcing
Le coût total du projet sera égal au coût total du projet de l’offre proposée plus le coût total de l’utilisation des ressources internes du SPF Finances et qui se traduit par la formule suivante :
n n
p
n nbVTEn nbDagen CHJ CF
CT * *
∑
=1+
=
CT : coût total du projet
CF : coût total du projet de la firme
nbVTE : nombre d’équivalents temps plein d’une catégorie bien définie que le SPF Finances doit fournir. (architecte technique, architecte de données, analyste intégration de données, DBA, administrateur DWH, concepteur d'applications BI, analyste fonctionnel, développeur intégration de données, testeur)
nbJOURS : nombre de jours par an qu’un équivalent temps plein va travailler. Sur un an, un VTE travaille 212 jours.
CHJ : coût jour-personne qui varie en fonction de la catégorie demandée n : le numéro d'ordre de la catégorie
L’architecte technique, l’architecte de données, l’analyste intégration de données, le DBA, l’administrateur DWH, le concepteur d'applications BI et l’analyste fonctionnel coûtent 274 € par jour. Le développeur intégration de données et le testeur coûtent 174 € par jour.
Exemple
Le SPF Finances reçoit 2 offres pour délivrer le même produit.
La firme 1 propose une offre avec un CF de 1.000.000 et demande 4 profils ayant une valeur de 274 €/ jour et 1 profil ayant une valeur de 174 €/jour, tous deux pour 1 an.
CT = 1.000.000 + (4*1*212*274) + (1*1*212*174) CT = 1.269.240
La firme 2 propose une offre avec un CF de 1.100.000 et demande 1 programmeur pour 1 an.
CT = 1.100.000 + (1*1*212*174) CT = 1.136.888
En conclusion, la firme 2 remporte le meilleur score pour le prix, car le coût des ressources internes est moindre.
La détermination du score final se déroule comme suit :
Les chiffres de l’évaluation nouvellement obtenus, mais qui comprennent à présent le critère
« entrevue », seront calculés avec les points obtenus selon le critère « prix ». Le marché sera adjugé au soumissionnaire qui obtiendra le score final le plus élevé, pour autant qu’il n’ait pas été exclu antérieurement.
1.3.5.4 Entrevue
Seules les personnes proposées de l’équipe de projet effective des soumissionnaires dont les offres ont été classées suite à un premier examen, peuvent être invitées à une entrevue.
Pendant cette entrevue, le consultant peut mettre l’accent sur sa compétence et ses qualités spécifiques qui sont utiles dans le cadre de l’exécution de son marché. Afin de garantir l’égalité entre tous les soumissionnaires, la durée de l’entretien sera identique pour tout le monde.
La date et l’heure exacte de l’entretien seront fixés de commun accord entre le Département et le soumissionnaire. L’entretien devra se tenir dans les 10 jours ouvrables suivant la notification par fax de l’invitation à l’entrevue.
2 Partie B : Dispositions relatives à l’exécution du marché
2.1 Notification
Conformément à l’article 65/8 de la loi du 23 décembre 2009 (introduisant un nouveau livre relatif à la motivation, à l’information et aux voies de recours dans la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services), le pouvoir adjudicateur informe immédiatement après la prise de la décision d’attribution :
1° tout soumissionnaire non sélectionné des motif s de sa non-sélection sous la forme d’un extrait de la décision motivée ;
2° tout soumissionnaire dont l’offre a été jugée irrégulière des motifs de son éviction sous la forme d’un extrait de la décision motivée ;
3° tout soumissionnaire dont l’offre n’a pas été choisie et tout soumissionnaire choisi de la décision motivée.
La notification visée au premier alinéa contient le cas échéant aussi :
1° la mention précise de la durée exacte du délai visé à l’article 65/11, premier alinéa ;
2° la recommandation d’avertir le pouvoir adjudic ateur dans ce même délai par fax, e-mail ou tout autre moyen électronique si l’intéressé introduit une demande en suspension conformément à l’article 65/11 ;
3° le numéro de fax ou l’adresse électronique à l aquelle l’avertissement visé à l’article 65/11, troisième alinéa, peut être envoyé. Le pouvoir adjudicateur envoie cette notification sur le champ par fax ou e-mail ou tout autre moyen électronique, ainsi que, le même jour, par lettre recommandée.
§ 2. La notification visée au § 1 ne fait naître aucun engagement contractuel à l’égard du soumissionnaire choisi et suspend le délai pendant lequel les soumissionnaires restent liés de par leur offre, pour autant qu’un tel délai et l’article 65/11 soient applicables.
Pour toutes les offres introduites dans le cadre de ce marché, la suspension du délai visé prend fin :
1° si aucune action en suspension telle que visée à l’article 65/11, deuxième alinéa, n’a été introduite le dernier jour du délai visé à l’article 65/11, premier alinéa ;
2° si une action en suspension telle que visée à l’article 65/11, deuxième alinéa, a été introduite le jour où l’instance de recours visée à l’article 65/15 a pris une décision ;
3° en tout cas au plus tard quarante-cinq jours a près la notification visée au paragraphe 1.
Certaines informations ne peuvent être communiquées si leur diffusion empêche l’application de la loi, va à l’encontre de l’utilité publique, cause des dommages aux intérêts commerciaux légitimes d’entreprises publiques ou privées ou rend impossible toute concurrence loyale entre entreprises.
2.2 Cautionnement
Le cautionnement est fixé à 5% du montant total, hors TVA, du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi au dixième d’euro supérieur. Dans les 30 jours calendrier suivant le jour de la notification de l’attribution, l’adjudicataire remet la preuve du cautionnement au pouvoir adjudicateur.
Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, soit en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif.
Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant aux prescriptions de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d’assurances satisfaisant aux prescriptions de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des compagnies d’assurance et agréée pour la branche 15 (caution).
L’adjudicataire doit, dans les trente jours calendrier suivant le jour de la conclusion du contrat, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, et ce, d’une des façons suivantes :
1° lorsqu’il s’agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n° 679-2004099-79 ; IBAN
« BE58 6792 0040 9979 » et BIC PCHQ BE BB) ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ;
2° lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l’État au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans une de ses agences en province, pour le compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
3° lorsqu’il s’agit d’un cautionnement collectif, p ar le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4° lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’en gagement de l’établissement de crédit ou de la compagnie d’assurances.
Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur :
1° soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépô ts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
2° soit d’un avis de débit remis par l’établissemen t de crédit ou la compagnie d’assurance ; 3° soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’État ou par un organisme
public remplissant une fonction similaire ;
4° soit de l’original de l’acte de caution solidair e visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
5° soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances accordant une garantie.
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de l’adjudicataire et, éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour son compte, avec la mention « bailleur de fonds » ou « mandataire », suivant le cas.
Si la preuve du cautionnement n’a pas été apportée dans les délais fixés, une amende sera infligée. L’absence de cautionnement peut entraîner la rupture du contrat.
Le délai de trente jours calendrier mentionné ci-dessus est suspendu lors de la fermeture de l’entreprise de l’adjudicataire pendant la période annuelle des congés payés et pendant les jours de compensation qui sont légalement prévus ou qui sont rendus obligatoires par une convention collective de travail.
La preuve de constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse qui sera indiquée dans l’avis d’adjudication du marché.
Le cautionnement sera libéré en une fois après la réception définitive du dernier marché qui a été exécuté sur la base du contrat conclu dans le cadre du présent cahier spécial des charges, et ce, à la demande expresse de l’adjudicataire et à condition que les services prestés aient été réceptionnés.
2.3 Responsabilité du soumissionnaire
Le prestataire de services assume l’entière responsabilité des erreurs et manquements dans les services réalisés, notamment dans les études, les calculs, les plans ou tout autre document produit par lui en exécution du marché.
Le prestataire de services garantit en outre le pouvoir adjudicateur de tous dommages-intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers, du chef de retard ou de la défaillance du premier nommé.
Le prestataire de service garantit que tous les services qui doivent être prestés dans le cadre du contrat, seront réalisés conformément aux meilleures normes professionnelles, dans le respect des délais prévus et par du personnel suffisamment formé et compétent.
Le prestataire de services est responsable du niveau de qualité des prestations exécutées et il s’engage à tout mettre en œuvre pour réaliser les objectifs du marché dans le cadre de l’exécution de ce dernier.
Le prestataire de services est dans tous les cas responsable, sur la base de l’article 1384 du Code Civil, des faits commis par des membres de son personnel qui ont un lien avec les activités exercées pour le SPF Finances.
2.4 Exécution des services 2.4.1 Délais et clauses
Les services, qui doivent être exécutées soit à l’occasion d'une commande unique, soit par le biais de commandes successives échelonnées dans le temps, et ce, pendant toute la durée de validité du marché, doivent être exécutés dans un délai de 2 (deux) ans, à compter de la date du kick-off du projet. Les jours de fermeture de l’entreprise suite aux vacances annuelles ne sont pas repris dans ce calcul.
Le bon de commande est adressé à l’exécutant des services, et ce, soit par courrier recommandé, soit par fax, soit par tout autre moyen permettant de déterminer la date d’envoi avec une absolue certitude.
La correspondance découlant du bon de commande (et de l’exécution des services) suit les mêmes règles que celles pour l’envoi du bon de commande, à chaque fois qu’une partie souhaite obtenir une preuve de son intervention.
Si le bon de commande est reçu après l’expiration du délai de deux jours ouvrables, le délai de livraison pourra être prolongé au pro rata du retard constaté pour la réception du bon de commande, et ce, après une demande écrite et justifiée émanant de l’adjudicataire. Si le service commandeur estime après examen de la demande écrite de l’adjudicataire que cette dernière est en tout ou en partie fondée, il communiquera par écrit quelle prolongation du délai est acceptée.
Dans le cas d’un bon de commande manifestement incorrect ou incomplet rendant toute exécution de la commande impossible, l'adjudicataire en informera immédiatement le demandeur du service par écrit de manière à trouver une solution afin de permettre une exécution normale de la commande. Si nécessaire, l’adjudicataire demande une prolongation du délai d’exécution des services dans les mêmes conditions que celles prévues dans le cas d’une réception tardive du bon de commande.
