ASSURER LA MAÎTRISE DES RISQUES LIÉS AU PROCESSUS ET À LA TYPOLOGIE DES ACHATS DE L’ORGANISME PUBLIC
« Un levier majeur de stratégie d’achat qui permet de contribuer à l’optimisation des gains et sécuriser la
chaîne d’acquisition et d’approvisionnement »
Achat Public | AL13MIE | Maîtrise | 3 jours
OBJECTIFS DE LA FORMATION
• Identifier les lacunes et les dysfonctionnements constatés dans chaque étape-clé du processus achat selon les enjeux de régularité et d'efficacité, caractériser la nature des risques associés et leur criticité, et proposer un plan d'action de maîtrise des risques et de création de valeur piloté dans le cadre du tableau de bord de la fonction Achat de l’organisme public.
• Réaliser la cartographie et la criticité des risques potentiels identifiés dans les différentes étapes du cycle de vie des besoins d’achats, en intégrant les risques liés au marché fournisseur de référence et les impacts sur les missions et les activités de l’organisme, et proposer un plan d'action définissant les leviers à mettre en œuvre en vue de les réduire, de les maîtriser ou de les contrôler.
COMPÉTENCES ACQUISES
• Procéder de façon méthodique et sécurisée à l’analyse et la caractérisation des risques liés aux différentes étapes-clés du processus Achat et définir un plan d’action de maîtrise des risques permettant d’assurer la sécurisation du processus Achat et de développer la création de valeur liée aux enjeux de régularité et d’efficacité.
• Procéder de façon méthodique et approfondie à l’analyse et la caractérisation des risques liés aux typologies d’achat et au marché fournisseur de référence en prenant en compte le cycle de vie complet des produits ou des prestations et construire un plan d’action de maîtrise des risques pertinent en vue de l’intégrer dans la stratégie d’achat et le pilotage du contrat d’achat.
PUBLIC VISÉ
Les cadres et responsables de services achats et marchés, directeurs et cadres des services juridiques et techniques et tous acheteurs experts intervenant dans le processus achat de l’organisme public et souhaitant conduire une démarche de maîtrise des risques liés au processus achat et aux typologies d’achats traités.
PRÉ REQUIS
Participer à son niveau au processus achat d’un organisme public.
MÉTHODES PÉDAGOGIQUES
• Alternance de présentations, de jeux et de cas pratiques permettant aux participants se s’approprier progressivement et de façon ludique les procédures, les documents et les méthodes tout en facilitant l’assimilation des connaissances.
SUPPORTS PÉDAGOGIQUES
• Pendant la formation : supports visuels de la formation, cas pratiques et mise en situation, bibliographie
• En fin de formation : Fiche outils métier et cas d’usage
DISPOSITIF D’ÉVALUATION
• Une évaluation de la satisfaction des stagiaires à l’issue de la formation
• Un QCM d’évaluation des connaissances
• Une évaluation à froid auprès du commanditaire de la formation afin d’apprécier les impacts de la formation
CALENDRIER
• Sur demande
INTERVENANT
• Expert de la communauté du Jeu
MODALITÉS
• Inter-Intra sur demande
ASSURER LA MAÎTRISE DES RISQUES LIÉS AU PROCESSUS ET À LA TYPOLOGIE DES ACHATS DE L’ORGANISME PUBLIC
Achat Public | AL13MIE | Maîtrise
PROGRAMME
Être acteur de la commande publique exige d’en connaître les règles essentielles et de maîtriser les méthodes et les outils à mettre en œuvre pour réaliser de façon sécurisée les opérations liées au traitement des besoins dans le processus Achat de l’organisme public.
Conçue dans une logique d’anticipation, la maîtrise des risques constitue un levier majeur de stratégie d’achat qui permet de contribuer à l’optimisation des gains et sécuriser la chaîne d’acquisition et d’approvisionnement.
Selon la typologie et la complexité des besoins d’achats, la maîtrise des risques doit porter à la fois sur la sécurisation du processus Achat et sur les modalités de contractualisation avec le marché fournisseur. Elle est l’aboutissement d’une démarche d’identification et de prévention des risques conduite en amont dans un contexte collaboratif et pluridisciplinaire.
JOUR 1
Définir les notions et les concepts à prendre en compte dans la maîtrise des risques
• Définir la notion de risque
• Concevoir les 3 axes de réflexion associé à l’analyse du risque
• Concevoir la nécessaire évaluation des risques en prenant en compte trois facteurs Définir une méthode d’analyse et de maîtrise des risques
• Circonscrire les risques et les analyser sur le processus ou le cycle de vie complet du système étudié
• Définir 7 natures de risques et les différents types d’impacts associés
Etude de cas : construire un tableau récapitulatif de l’impact des risques liés à chacune des 7 natures de risque et formaliser les enjeux de maîtrise de risques à satisfaire Étude de cas : en groupe, analyse du prix d'un équipement et de ses composantes
• Définir les incidences ou conséquences liées à chaque nature de risques
• Recourir à la méthode de l'Hexamètre de Quintilien ou QQOQCCP pour l’analyse des risques
• Elaborer une grille d’évaluation des risques visant à définir le niveau de criticité des risques identifiés
• Identifier les risques dans chaque étape ou situation de vie du système étudié
• Répartir les risques identifiés selon les 7 natures de risques prédéfinies
• Définir les impacts des risques et les enjeux liés à la maîtrise de ces risques en distinguant les enjeux de régularité et les enjeux d’efficacité
• Evaluer les coûts liés à l’incidence des risques
• Définir le niveau de criticité de chacun des risques identifiés à l’aide de la grille d’évaluation des risques
• Rechercher et analyser les causes et les facteurs induisant les risques identifiés
• Définir et valoriser pour chacun des risques les actions de maîtrise des risques à conduire en fonction de sa criticité et des enjeux à satisfaire
• Calculer le ratio du coût lié à l’action de maîtrise de risque avec le coût induit par les conséquences du risque
• Elaborer le plan d’actions de maîtrise des risques pour l’ensemble du système étudié
• Intégrer dans le tableau de bord des achats le suivi des éléments-clés du plan de maîtrise des risques
• Assurer le contrôle de la mise en œuvre du plan d’actions de maîtrise des risques
• Mesurer les résultats obtenus et conduire les actions correctives
ASSURER LA MAÎTRISE DES RISQUES LIÉS AU PROCESSUS ET À LA TYPOLOGIE DES ACHATS DE L’ORGANISME PUBLIC
Achat Public | AL13MIE | Maîtrise
JOUR 2
Identifier et analyser les risques liés au processus Achat de l’organisme public
• Concevoir l’application de la méthode d’analyse et de maîtrise des risques au processus Achat - Définir les différentes étapes du processus Achat et caractériser les tâches qui y sont associées
Etude de cas : définir les étapes-clés et les principales tâches associées correspondant au cycle complet du processus Achat
- Procéder à une analyse critique des tâches réalisées et de la valeur ajoutée dans chacune des étapes-clés du processus Achat selon deux types d’enjeux : l’enjeu de régularité et l’enjeu d’efficacité
- Recenser et mettre en exergues les lacunes et les dysfonctionnements générateurs de risques - Caractériser la nature des risques liés aux lacunes identifiées selon les 7 natures de risques encourus - Définir et valoriser les impacts et la criticité associés à chacun des risques identifiés dans le processus Achat
Etude de cas : élaborer la grille d’analyse de risques en fonction de leur fréquence et de leur gravité et définir les priorités de traitement
- Définir les enjeux de performance à satisfaire en termes de maîtrise des risques du processus Achat
- Identifier les causes liées à chacun des risques selon 4 domaines inhérents au traitement des besoins d’achats dans le processus Achat
Assurer la maîtrise des risques liés au processus Achat de l’organisme public
• Définir les actions correctives et de maîtrise liées à chacun des risques identifiés sur le processus Achat
• Définir les actions de création de valeur et de progrès liées à chacun des risques identifiés
• Calculer le ratio du coût lié à l’action de maîtrise de risque avec le coût induit par les conséquences du risque
• Elaborer la synthèse du plan d’action de maîtrise des risques et de création de valeur lié au processus Achat
• Définir les points de vigilance et de contrôle du processus Achat
• Elaborer ou mettre à jour les documents de référence liées aux procédures applicables au processus Achat de l’organisme public
• Elaborer et mettre en œuvre un guide de contrôle du processus Achat
• Intégrer le plan d’action de maîtrise des risques et de création de valeur dans le plan de progrès de la fonction Achat et en assurer le pilotage dans le cadre du tableau de bord de la fonction Achat
Etude de cas : réaliser un tableau de synthèse d’analyse et de de risques sur un dysfonctionnement du processus Achat en prenant en compte l’enjeu de régularité et l’enjeu d’efficacité
ASSURER LA MAÎTRISE DES RISQUES LIÉS AU PROCESSUS ET À LA TYPOLOGIE DES ACHATS DE L’ORGANISME PUBLIC
Achat Public | AL13MIE | Maîtrise
JOUR 3
Identifier et analyser les risques liés aux typologies d’achats de l’organisme public
• Concevoir l’application de la méthode d’analyse et de maîtrise des risques aux typologies d’achats
- Définir la typologie des besoins à étudier et les différentes étapes de leur cycle complet de vie à prendre en compte, de la conception à l’élimination
- Définir la typologie du marché fournisseur associé à la typologie des besoins d’achat,
- Recenser et analyser les données essentielles liées à la caractérisation de la typologie de besoins d’achats et à chaque situation de vie dans le cycle de vie complet
- Recenser et analyser les données essentielles liées à la caractérisation du marché fournisseur de référence - Procéder à une analyse critique des différentes situations de la typologie de besoins dans chacune des étapes de
leur cycle de vie, en prenant en compte les fonctions à satisfaire, les modalités d’utilisation, d’exploitation et de consommation liées aux besoins et les objectifs de développement durable
- Identifier et mettre en exergue les éléments ou les facteurs générateurs de risques
- Caractériser la nature des risques liés aux éléments ou facteurs identifiés selon les 7 natures de risques encourus - Définir et valoriser les impacts et la criticité associés à chacun des risques identifiés
- Définir les priorités de traitement dans la maîtrise des risques liées à leur niveau de criticité - Définir les enjeux de performance à satisfaire en termes de maîtrise des risques
- Identifier les causes liées à chacun des risques selon 4 domaines inhérents au traitement des besoins d’achats par les acteurs du processus Achat
- Identifier les causes liées à chacun des risques selon 4 domaines inhérents aux capacités des fournisseurs
- Représenter graphiquement la criticité des risques de la typologie d’achats au regard de l’enjeu financier ou des contraintes liées à la typologie des besoins d’achats étudiés
Etude de cas : définir toutes les étapes du cycle de vie et les situations de vie d'un objet ou d’une prestation et identifier les risques associés selon leur nature
Assurer la maîtrise des risques liés aux typologies d’achats de l’organisme public
• Définir les actions de maîtrise liées à chacun des risques identifiés dans le cycle complet de vie
• Définir les actions de création de valeur et de progrès liées à chacun des risques identifiés
• Calculer le ratio du coût lié à l’action de maîtrise de risque avec le coût induit par les conséquences du risque
• Elaborer le plan d’action de maîtrise des risques et de création de valeur lié à la typologie des besoins d’achat
• Choisir d’intégrer la maîtrise des risques dans le processus de traitement de l’achat
• Définir les points de vigilance et de contrôle du traitement de la typologie d’achats dans le processus Achat
• Intégrer dans la définition de la stratégie d’achat le plan d’action de maîtrise des risques et de création de valeur et en assurer le pilotage dans le cadre du tableau de bord de la fonction Achat
Etude de cas : élaborer une fiche de sécurisation d’un contrat d’achat intégrant le plan d’action de maîtrise des risques lié à la typologie d’achats
Faire de la maîtrise des risques un enjeu de performance pour un projet d’achat
• Donner l’impulsion à une démarche de sensibilisation organisée autour de la maîtrise et de la gestion des risques liés au projet d’achat, s’intégrant dans les procédures liées au traitement des besoins d’achats de l’organisme
• Constituer et animer un groupe pluridisciplinaire d’analyse des risques représentatif des parties prenantes au projet d’achat
• Circonscrire le produit ou la prestation liés au projet d’achat à étudier dans son cycle de vie complet
ASSURER LA MAÎTRISE DES RISQUES LIÉS AU PROCESSUS ET À LA TYPOLOGIE DES ACHATS DE L’ORGANISME PUBLIC
Achat Public | AL13MIE | Maîtrise
• Réaliser la cartographie et la criticité des différentes natures de risques identifiés dans les différentes situations de vie du projet d’achat, intégrant les impacts sur les missions et les activités et sur les objectifs politiques et stratégiques fixés par l’organisme
• Elaborer le plan d’action de maîtrise des risques définissant les leviers à mettre en œuvre en vue de les réduire, de les maîtriser ou de les contrôler
• Calculer le ratio du coût lié à l’action de maîtrise de risque avec le coût induit par les conséquences du risque
• Concevoir et mettre en œuvre un outil de pilotage lié à la maîtrise des risques et l’intégrer dans le tableau de bord de la conduite du projet d’achat
• Communiquer sur les enjeux liés à la maîtrise des risques auprès des différents responsables de l’organisme en vue d’en faire un axe fort de progrès et de gains liés au projet d’achat
• Mesurer et évaluer l’incidence des actions de maîtrise des risques liées au projet d’achat sur la base du niveau de performance obtenu au regard des critères prédéfinis.
Potentiel de création de valeur de la formation :
• Mettre la maîtrise des risques liée aux achats au cœur d’un travail collaboratif et au service du dialogue interactif et pluridisciplinaire entre tous les acteurs du projet d’achat.
• Sécuriser le processus achat de l’organisme public sur le plan juridique et le valoriser sur le plan de l’efficacité et de l’efficience.
• Dans une logique d’anticipation, mieux coordonner la maîtrise des risques potentiels liés à la typologie des achats et aux marchés fournisseurs de référence.
