Guide d'utilisateur du M365 pour NRCan
Avril 2020
En réponse au besoin du gouvernement du Canada (GC) pour les outils de communication et de collaboration virtuelles pendant l'urgence COVID-19, Services partagés Canada (SPC) a créé une plateforme de collaboration Microsoft Office 365 (M365). Cette plateforme est basée sur le cloud non classifiée du GC pour permettre aux employés de travailler à distance pour accéder à
l’Internet au lieu du réseau du GC.
Comme la situation COVID-19 demeure fluide, les directives actuelles permettent d'utiliser n'importe quel appareil personnel pouvant accéder à l’Internet. RNCan vous recommande d'utiliser cette suite de collaboration sans vous connecter au télétravail (Citrix) ou GCSRA pour réduire la charge sur le réseau de RNCan.
Il existe des applications mobiles M365 pour les appareils Android et iOS (iPhone). Pour télécharger l'application mobile Teams, accédez à votre appareil mobile et suivez le lien sur la page de téléchargement ou téléchargez-le à partir de Google Play ou iOS App Store.
Ce guide fournit un aperçu des fonctionnalités principales de collaboration avec vos collègues au sein de la plateforme M365 et ne vise pas à être exhaustive.
Pour plus d'informations, reportez-vous au canal de soutien RNCan O365 et au wiki de soutien de RNCan ou contactez votre ressource de soutien informatique dédiée si une vous a été attribuée. Veuillez noter que le bureau de services de RNCan n'est actuellement pas en mesure de répondre à toutes les questions ou problèmes liés au M365.
Introduction
Les fonctionnalités décrites dans ce guide sont disponibles via l'application Teams, en particulier les fonctions clavardage et calendrier
Flux de votre dernière activité
Affiche les "canaux" de RNCan que les utilisateurs peuvent consulter et ajouter des commentaires.
C'est là que se trouve le canal de soutien de
RNCan. Les utilisateurs individuels ne peuvent pas créer de chaînes.
Permet la messagerie instantanée et les appels audio / vidéo avec des individus ou des groupes
Planifier et rejoindre des réunions
Historique de vos appels et contacts Affiche les fichiers que vous avez créés / partagés ou partagés avec vous
Indice
Messagerie instantanée avec le clavardage
Démarrer le clavardage
Nommer le clavardage de groupe Épingler un clavardage
Fonctionnalité de clavardage supplémentaire
Appel audio / vidéo avec clavardage
Appel audio / vidéo à partir du clavardage Créer une réunion audio / vidéo
Créer une réunion
Inclure des utilisateurs externes dans votre réunion
Inviter des utilisateurs externes Actions des utilisateurs externes
Actions de l'organisateur de la réunion Fonctions de réunion
Clavardage de réunion
Partagé votre écran, y compris le tableau blanc
Notes de réunion Foire Aux Questions (FAQ)
….…………..….. 5
…….……..….. 10
…..………... 12
…….. 16
………...….. 24
..……... 29
Messagerie
instantanée avec
clavardage
Sélectionner puis nouveau clavardage
1
1 2
Entrez les noms que vous souhaitez faire partie du clavardage.
Lancer un Clavardage
Toute personne au sein d'un département qui se trouve sur la plateforme M365 est consultable.
3 2
Nommer une discussion de groupe
Sélectionnez la flèche vers le bas qui se trouve dans le champ À 1
Le champ Nom du groupe apparaîtra, 2 entrez un nom de groupe ici.
1
2
Pin un Clavardage
L'épinglage est un excellent moyen de garder une trace d'un clavardage.
Pour épingler un clavardage, sélectionnez Plus d'options puis
Une fois que vous épinglez un clavardage, faites-le glisser dans l'ordre souhaité. Faites-le pour plusieurs clavardages et vous aurez tous les clavardages épinglés à portée de main. Détachez le clavardage lorsque vous n'en avez plus besoin à l'avant et au centre.
Pour renommer un clavardage de groupe, sélectionnez et entrez le nouveau nom.
Sélectionner Les fichiers partagent des fichiers avec les membres du groupe de discussion ou téléchargent un nouveau fichier dans le groupe de discussion.
Fonctionnalité de clavardage supplémentaire
Sélectionner pour inviter des personnes supplémentaires à la conversation de groupe.
Appel audio / vidéo
avec clavardage
Appel audio / vidéo avec clavardage
À partir du chat, faites une vidéo ou audio appeler les membres du groupe de discussion.
Cela lancera la fenêtre d'appel et la barre d'outils
Activer / désactiver la vidéo
Activer / désactiver l'audio
Partager Clavardage de groupe
Pour les appels audio / vidéo avec des groupes plus importants, utilisez Créer une réunion audio / vidéo - Page 13
Créer une réunion
audio / vidéo
Sélectionnez un calendrier puis nouvelle réunion Créer une réunion (1 sur 2)
Ajouter un titre de réunion
Créer une réunion (2 sur 2)
Définir la date et l'heure de début et de fin de la réunion
Si nécessaire, ajoutez les détails de la réunion
Tapez le nom et utilisez le menu
déroulant pour choisir la bonne personne.
Lorsque les bons noms apparaissent, cliquez sur le nom pour ajouter
Inviter des participants Cela fonctionnera pour les employés de RNCan et tout autre
participant qui a été intégré à la plateforme de collaboration M365
Inclure des utilisateurs externes dans votre
réunion
Pour ajouter un utilisateur externe à la réunion, ajoutez son e-mail
(professionnel ou personnel) à la liste des invités
Appuyez sur Entrée après avoir tapé le nom
IInviter un utilisateur externe Il s'agit de la méthode pour ajouter des utilisateurs qui ne sont pas sur la
plateforme de collaboration M365.
Ouvrir un e-mail personnel
Accepter l'invitation (future réunion)
Pour une réunion qui se déroule actuellement, cliquez sur "Rejoindre la réunion des équipes Microsoft"
Vue / actions utilisateur externe
Actions des utilisateurs externes (1 sur 4)
Une fois que l'utilisateur externe a cliqué sur
"Rejoindre la réunion Microsoft Teams", le navigateur s'ouvre
L'utilisateur externe sélectionne "Rejoignez ce navigateur à la place"
Actions des utilisateurs externes (2 sur 4)
Vue / actions utilisateur externe
L'utilisateur externe peut maintenant:
• Entrez leur nom
• Activer ou désactiver la vidéo
• Activer ou désactiver le son
• Cliquez sur Rejoindre maintenant
Actions des utilisateurs externes (3 sur 4)
Vue / actions utilisateur externe
L'utilisateur externe sera retenu jusqu'à ce que l'organisateur de la réunion ouvre la réunion.
Action de l'utilisateur externe (4 sur 4)
Vue / actions utilisateur externe
quelqu'un à la réunion devrait vous laisser entrer bientôt
L'organisateur de la réunion commencera la réunion en
sélectionnant
"S'inscrire maintenant"
Affichage de l'organisateur de la réunion
Action de l'organisateur de la réunion (1 sur 2)
L'organisateur
«admettra»
l'utilisateur externe à la réunion en cliquant sur
"Admettre"
Action de l'organisateur de la réunion (2 sur 2)
L'utilisateur externe est maintenant joint à la réunion
Affichage de l'organisateur de la réunion
Fonctions de réunion
Clavardage de réunion
Chaque réunion a son propre groupe de clavardage créé automatiquement. Sélectionnez le clavardage pour voir et participer au clavardage.
Le groupe de clavardage restera une fois la réunion est terminée.
Lancez un «tableau blanc»
virtuel où les participants à la réunion peuvent
collaborer. Cela fonctionne bien lorsque vous
souhaitez dessiner avec d'autres personnes et les joindre à la réunion.
Écran de partage, y compris le tableau blanc
Pour partager votre écran lors d'une réunion, sélectionnez Partager
Sélectionnez cette option pour partager l'intégralité de votre bureau ou une fenêtre d'application
spécifique ouverte sur votre bureau. Cela fonctionne bien lorsque vous souhaitez montrer aux participants quelque chose qui se trouve sur votre ordinateur.
Partagez une présentation PowerPoint. Cela
fonctionne bien lorsque vous devez partager une présentation et que vous souhaitez que les autres puissent la parcourir à leur propre rythme.
La barre d'action suivante apparaîtra, vous offrant de nombreuses options de partage
Une fois le partage terminé, accédez aux commandes de votre réunion et
sélectionnez Arrêter le Partage.
Pour prendre des notes avant une réunion, sélectionnez Notes de réunion (1 sur 2)
Cliquez sur la réunion
Sélectionnez l'onglet Notes de réunion Pour ajouter une nouvelle section aux notes, sélectionnez Ajoutez une nouvelle section ici.
Sélectionner plus d'options pour supprimer ou déplacer des sections des notes vers le haut ou vers le bas.
Dans une réunion récurrente, les notes persistent d'une réunion à l'autre. Chaque réunion devient une nouvelle section dans les notes.
Notes de réunion (2 sur 2)
Si aucune note n'a été prise avant la réunion, sélectionnez commencer à prendre des notes de réunion, si des notes ont été prises avant la
réunion, il affichera Afficher les notes de réunion.
Les notes de réunion ne sont pas disponibles dans les réunions de plus de 20 personnes.
Utilisez @mentionnez-lapour attirer l'attention d'une personne sur une note spécifique ou attribuer un élément d'action.
Une fois dans la réunion, pour accéder aux notes de réunion, sélectionnez plus d'options
Conseils de
réunion
Foire aux questions
Quand dois-je passer un appel audio / vidéo via le clavardaget ou en organisant une réunion?
Un appel audio / vidéo via le clavardage est destiné à une discussion plus informelle et rapide au sein d'un petit groupe. Les fonctionnalités audio et vidéo ne fonctionneront pas dans les groupes de discussion de plus de 20 utilisateurs.
Pour des réunions plus importantes ou plus formelles, créez une réunion. Une réunion permet à jusqu'à 250 utilisateurs de participer à un appel audio / vidéo.
Puis-je créer des équipes et des canaux?
Il y a eu de nombreuses demandes d'utilisateurs pour la création de canaux permettant à leurs équipes d'organiser leurs conversations par thèmes ou projets spécifiques. Nous travaillons à créer des canaux pour soutenir les secteurs de RNCan, cependant, étant donné le nombre limité de canaux qui nous ont été donnés, nous ne pouvons pas répondre aux demandes de canaux d'utilisateurs individuels pour le moment. Vous pouvez créer des groupes de discussion via la fonctionnalité de discussion dans Microsoft Teams qui vous permet de partager et de collaborer sur des fichiers avec des membres de votre groupe de discussion différent.
Foire aux questions
Pour plus d'informations, reportez-vous au canal de soutien RNCan O365 et au wiki de soutien de RNCan ou contactez votre ressource d'assistance informatique dédiée si une vous a été attribuée. Veuillez noter que le Service Desk de RNCan n'est actuellement pas en mesure de répondre à toutes les questions ou problèmes liés au M365.
Et si j'ai d'autres questions?
Q1
Q2
Q3
