Transformer le traitement de la fertilité grâce à des processus simplifiés
chez Examen
Pour les personnes confrontées par des problèmes de fertilité, le choix du moment peut être déterminant. Entre l'âge auquel une personne demande une intervention et les jours où le traitement a lieu, le choix du moment est l'un des facteurs les plus cruciaux dans le traitement de la fertilité.
Les spécialistes de la fertilité encouragent les patients à suivre un calendrier méticuleusement planifié pour optimiser les chances de réussite. Par conséquent, les spécialistes de la fertilité doivent compter sur leurs fournisseurs et partenaires commerciaux pour livrer leurs produits et services en temps voulu.
En tant que société essayant d'améliorer les chances des patients en fertilité, Examen comprend l'importance de la rapidité. Examen est une société de diagnostic en pleine croissance qui vise à transformer le diagnostic et le traitement des problèmes de reproduction masculine. Basé à Belfast, en Irlande du Nord, Examen a été fondé par le professeur Sheena Lewis, PhD, FRSB. La société est née d'un essaimage de l'université Queens de Belfast. Examen a été créé en réponse à la demande du public pour son test de fragmentation de l'ADN du sperme, SpermComet®. SpermComet a été mis au point après plus de vingt ans de recherche pour améliorer les tests d'infertilité masculine et son traitement. Le test mesure les lésions de l'ADN dans le sperme, qui peuvent affecter la capacité d'un couple à avoir un bébé en bonne santé. Selon Examen, ce test, associé à une analyse du sperme, donne une image complète de la santé des spermatozoïdes et permet de mieux prédire le succès des traitements de fertilité. Ces données aident les couples à prendre des décisions éclairées en matière de fécondation in vitro (FIV).
Comme de nombreux laboratoires en pleine expansion, Examen a rencontré des difficultés pour adapter ses processus à la demande croissante. Alastair Sloan,
technicien de laboratoire chez Examen, rappelle la difficulté de gérer un volume croissant d'échantillons. « Lorsque j'ai commencé à Examen, il n'y avait que deux autres techniciens dans le laboratoire », raconte Alastair. « Nos processus de réception d'échantillons et de génération de rapports étaient très manuels. Il y avait beaucoup de tâches administratives manuelles, mais nous pouvions y faire face.
Nous devions établir chaque rapport individuellement et l'envoyer au client. »
Au cours de l'année dernière, Alastair et ses collègues ont remarqué une évolution dans la charge de travail de leur laboratoire. « La situation a pris une ampleur démesurée ! Nous recevions de plus en plus d'échantillons, et comme tout était manuel, nous n'arrivions plus à travailler »,
reconnaît Alastair. Le point de basculement pour Examen a
ÉTUDE DE CAS Logiciel SampleManager LIMS de Thermo Scientific
Choix d’un LIMS
Examen savait qu'un système de gestion des informations de laboratoire (LIMS) améliorerait son efficacité
opérationnelle. La société avait besoin d'un partenaire pour l'aider à guider le processus de mise en œuvre, en soulignant l'ensemble des avantages potentiels d'un LIMS.
L'entreprise a choisi de s'associer à Thermo Fisher Scientific.
Dans le cadre de la recherche par Examen d'un LIMS, le laboratoire a examiné de plus près ses opérations et a établi certains points de référence. Elle a constaté que les techniciens de laboratoire consacraient 60 à 90 minutes par jour à la réception des échantillons. Les données de chaque échantillon traité en laboratoire étaient stockées à 3 ou 4 endroits différents, souvent copiées et collées d'une feuille de calcul Microsoft® Excel® à une autre. Une fois les tests terminés, les techniciens ont passé 2 heures supplémentaires à élaborer des rapports pour les clients.
Au total, Alastair a estimé que le laboratoire consacrait 3 à 3,5 heures à des tâches administratives. « Nous avions l'impression de perdre du temps que nous aurions pu utiliser pour améliorer notre test. »
Examen craignait que l'augmentation de la demande et l'inefficacité des processus n'aient un impact sur les délais d'exécution. Les médecins qui commandent les tests s'attendent à recevoir les résultats rapidement et les patients ont besoin de leurs résultats à temps pour les consultations prévues. Tout retard dans la rédaction des rapports pourrait nuire à l'expérience du patient et à la réputation du médecin. En plus des processus manuels, les tests de laboratoire sont un processus complexe et long, ce qui rend la rapidité d'exécution encore plus difficile. Le test SpermComet prend 7 heures - après 60 à 90 minutes d'enregistrement des échantillons et 7 heures de test, les techniciens manquaient souvent de temps pour rédiger les rapports le jour même des tests. Dans ces cas, les rapports attendaient le jour suivant et, pendant les semaines chargées, les rapports pouvaient attendre jusqu'au vendredi pour être terminés. Les retards dans l'établissement des rapports mettent en péril non seulement la satisfaction des clients, mais aussi l'intégrité des données. Si le technicien a fait des observations pendant le processus de test, ces observations pourraient être perdues à la fin de la semaine.
Outre le temps nécessaire, Examen a également pris en compte le risque associé aux processus manuels. La saisie manuelle des données de résultats dans les rapports introduit la possibilité d'une erreur humaine. Copier et coller manuellement les données entre les feuilles de calcul peut également être source d'erreurs, en particulier les jours où le volume est élevé. Dans le cadre de la certification ISO 9001, l'entreprise savait que l'intégrité des données devait être améliorée.
La mise en œuvre du logiciel SampleManager LIMS de Thermo Scientific
Après avoir sélectionné le logiciel SampleManager LIMS™ de Thermo Scientific™, Examen a travaillé avec l’équipe de services LIMS de Thermo Fisher pour définir la portée du projet. Une étape essentielle pour garantir le succès de tout déploiement de LIMS consiste à désigner un propriétaire de produit interne. En tant que jeune entreprise avec un laboratoire au rythme rapide, il était difficile de trouver des ressources à consacrer à un projet LIMS, mais Examen a compris l’importance du rôle et a choisi Alastair. Le propriétaire du produit est responsable de la conception et de la mise en œuvre du système et travaille en étroite collaboration avec le responsable technique de Thermo Fisher tout au long des ateliers de conception.
Disposant d’un soutien ou d’une expertise informatique limités en interne, Examen a opté pour une approche d’infrastructure en tant que service (IaaS), en hébergeant le système dans le nuage avec Amazon Web Services (AWS). Le déploiement en nuage a permis à Examen d’éviter d’importantes dépenses en matériel et les difficultés liées à la gestion du système lui-même. L’équipe des services LIMS de Thermo Fisher a apporté son soutien pour la demande de configuration du serveur avec AWS et l’architecture recommandée, y compris un solide plan de reprise après sinistre pour répondre aux besoins d’Examen.
eu lieu lorsque le laboratoire a subi une hausse soudaine de 27 % du volume des échantillons. Entre l'augmentation du volume d'échantillons et les processus manuels, Examen a compris qu'il fallait changer de cap.
« Nous faisons constamment des recherches pour valider et améliorer le test et pour développer notre activité.
Gagner 4 à 7 jours de travail par mois a un impact important pour un petit laboratoire. »
– Alastair Sloan, technicien de laboratoire à Examen
Les décisions relatives à l’architecture étant prises, l’équipe s’est concentrée sur la conception du système. L’équipe a rationalisé et automatisé les processus de laboratoire.
Cherchant à maximiser l’efficacité, Examen a adopté une approche très pragmatique de la mise en œuvre de son LIMS, en adaptant ses processus pour optimiser les résultats. Les processus de transport et d’enregistrement des échantillons et de communication des résultats ont été réorganisés. Les instruments ont été connectés au LIMS, ce qui a permis d’accélérer la transmission des résultats et de réduire les erreurs humaines. La gestion des stocks et des normes pour le traitement des gels a été configurée dans le système, et l’archivage des données a été établi à l’aide du SDMS intégré au logiciel SampleManager LIMS. Enfin, des rapports ont été créés pour suivre les indicateurs clés de performance et l’efficacité opérationnelle, afin de fournir à Examen une image complète du flux de travail de son laboratoire.
« Travailler avec l’équipe des services LIMS de Thermo Fisher sur notre projet a été un plaisir et a été un élément clé de la réussite de notre projet », précise Alastair. « Le responsable technique était attentif, expérimenté, bien informé et avait toujours des solutions pour résoudre les problèmes ou les points de blocage qui se présentaient.
Il s’est toujours concentré sur nos besoins et s’est assuré que chacun d’entre eux était satisfait à un niveau que nous pouvions accepter pour la mise en service. Ses connaissances d’AWS ont également été essentielles pour le lancement réussi de notre système. »
Une meilleure approche commerciale et scientifique Un mois seulement après la mise en service, Examen a déjà constaté d’importants gains de temps et une augmentation de la productivité. Les économies les plus importantes ont été réalisées dans les processus d’enregistrement des échantillons et de communication des résultats. Le logiciel
SampleManager LIMS a permet à Examen de réduire ses efforts administratifs sur ces processus de 82,5 heures/mois à 13,75 heures/mois. Le processus de communication des résultats est passé de 41,25 heures/mois à 4,5 heures/mois.
Le gain de temps sur ces tâches permet à Examen de compléter ses rapports le jour même des tests. Il en résulte une amélioration du délai d’exécution des rapports, une réduction du risque de données manquantes et une amélioration de la satisfaction des médecins traitants.
Le processus de vérification de l’exécution correcte des tests a également été automatisé. Avant la mise en œuvre du LIMS, Examen utilisait des feuilles de calcul pour calculer la variation entre les répliques d’un échantillon.
Le technicien préparait chaque échantillon sur deux lames de microscope et notait 50 cellules sur chaque lame. Les résultats ont été saisis à des fins de comparaison, et si une différence de 5 % était dépassée, l’analyse devait être répétée. Avec le logiciel SampleManager LIMS, les mesures sont automatiquement lues directement à partir du microscope et comparées aux limites et critères définis dans le LIMS. Les résultats en dehors des spécifications sont mis en évidence et les nouveaux tests sont automatiquement commandés, évitant ainsi tout retard.
« Tout ce qui se passe entre l'arrivée d'un échantillon et l'envoi du rapport est suivi et saisi dans un seul système, ce qui rend les choses beaucoup plus rationnelles et
facilite la localisation des données à des fins d'audit. »
– Alastair Sloan, technicien de laboratoire à Examen
À court terme, Examen utilise les gains d’efficacité pour se concentrer davantage sur sa science. Au lieu d’enregistrer des échantillons et de créer des rapports, l’entreprise peut continuer à améliorer ses tests et à développer son activité.
« Nous faisons constamment des recherches pour valider et améliorer le test et pour développer notre activité. Gagner 4 à 7 jours de travail par mois a un impact important pour un petit laboratoire. »
Gestion améliorée des conteneurs
La mise en œuvre du logiciel SampleManager LIMS a permis à Examen de mieux gérer ses conteneurs d’azote liquide. Ces conteneurs sont un élément essentiel du processus de test d’Examen, car ils permettent de
conserver les échantillons au froid pendant leur transfert au laboratoire. « Tout retard dans le transport des échantillons vers le laboratoire ou tout problème de température rendra les échantillons inutilisables », précise Alastair. Les bidons doivent être calibrés par Examen tous les des deux jours.
Auparavant, Examen s’appuyait sur des registres papier et stylo pour suivre l’étalonnage. Bien que le processus manuel ait fonctionné, Examen a cherché un processus plus automatisé pour gérer son volume croissant d’échantillons et réduire le risque d’erreur.
Désormais, Examen gère numériquement l’étalonnage et la maintenance des bidons à l’aide du système intégré d’étalonnage et de maintenance des instruments (ICMS) du logiciel SampleManager LIMS. Le processus manuel de gestion des bidons du laboratoire est désormais obsolète, le logiciel SampleManager LIMS permettant une meilleure gestion de cet élément crucial du processus de test.
Intégration et intégrité des données
Le logiciel SampleManager LIMS permet également à Examen de fonctionner selon un système de gestion de la qualité ISO 9001, garantissant l’intégrité des données. Le LIMS se connecte aux microscopes d’Examen et collecte les données brutes directement à partir des instruments.
Les données sont analysées et reprises dans le rapport en quelques secondes, et les données brutes originales sont conservées à des fins d’audit. L’intégration permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éliminer les erreurs potentielles de transcription. Examen peut désormais aborder les audits de qualité en toute confiance.
« Tout ce qui se passe entre l’arrivée d’un échantillon et l’envoi du rapport est suivi et saisi dans un seul système, ce qui rend les choses beaucoup plus rationnelles et facilite la localisation des données à des fins d’audit. »
Perspectives d’avenir
Après l’introduction réussie du logiciel SampleManager LIMS, Examen se tourne déjà vers l’avenir. L’entreprise prévoit une deuxième phase du projet, qui pourrait inclure le codage à barres des échantillons. Le code-barres permettra un gain de temps supplémentaire et une meilleure traçabilité des échantillons.
La phase 2 pourra également inclure l’adoption du
système d’exécution de laboratoire (LES) intégré au logiciel SampleManager LIMS pour numériser ses procédures opératoires standard (SOP) et permettre aux techniciens de travailler sur les procédures sur des tablettes dans le laboratoire. Les procédures opératoires standard d’Examen sont actuellement sur papier, les techniciens imprimant les procédures chaque matin. L’utilisation du LES permettrait d’améliorer l’efficacité et la qualité des données, en
capturant des données environnementales supplémentaires telles que l’humidité et la température pendant les tests.
À l'usage exclusif de la recherche. Ne pas utiliser dans les procédures de diagnostic © 2021 Thermo Fisher Scientific Inc.
Tous droits réservés. Sauf indication contraire, l'ensemble des marques commerciales sont la propriété de Thermo Fisher Scientific et de ses filiales. SpermComet® est une marque déposée d'Examen Ltd. Microsoft Excel®, Microsoft et le logo Office sont des marques ou des marques déposées de Microsoft Corporation. CS80434-FR0621
Pour en savoir plus, rapportez-vous à thermofisher.com/digitalscience
Pour rationaliser le processus de livraison des résultats, Examen envisage également de créer un nouveau portail pour les clients. Chaque fois qu'un rapport est autorisé dans le logiciel SampleManager LIMS, il pourrait être téléchargé sur le nouveau portail client avec une notification automatiquement envoyée au client.
Examen estime que son investissement dans le LIMS continuera à renforcer sa position de leader sur le marché du traitement de l'infertilité masculine. Les améliorations de la productivité et de l'efficacité, ainsi que le modèle de déploiement AWS, permettront à Examen de s'adapter à l'augmentation de la demande. Les clients d'Examen apprécient le service rapide et cohérent, ce qui pourrait entraîner une augmentation de la demande mondiale.
