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La conduite de projets et le Projet en Partenariat Professionnel (3P)

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Academic year: 2022

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Projet en Partenariat Professionnel (3P)

Coordonnateur : Bertrand RICOT - Tél. : 06 61 91 25 08 - Courriel : 3p@adere-paris.fr

La conduite de projets et

le Projet en Partenariat Professionnel (3P)

SOMMAIRE

1. La conduite de projet:

1.1 Définir la notion de projet

1.2 Établir un lien entre les éléments qui le caractérise et la manière de le conduire 1.3 Étudier le processus mis en œuvre

1.4 Les rôles des différents acteurs d’un projet

1.5 Déterminer les causes d’échec et les conditions de réussite 1.6 Montrer l’intérêt de cette démarche.

2. La naissance du 3P

3. Le déroulement des 3P

4. Le 3P et ses thèmes

5. La collaboration au sein du 3P

6. L’enrichissement qu’apporte le 3P

7. Quelques points à ne pas oublier

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Projet en Partenariat Professionnel (3P)

Coordonnateur : Bertrand RICOT - Tél. : 06 61 91 25 08 - Courriel : 3p@adere-paris.fr

1. CONDUITE DE PROJET

La conduite de projet est un concept commun, soit privé, soit professionnel.

C’est une projection vers un futur, la concrétisation d’une idée de départ.

Mais comme « l’intention ne vaut pas l’action », il faut se donner les moyens pour que le projet aboutisse, et il faut donc programmer ses objectifs, dans une démarche plus ou moins compliquée pour les atteindre.

Planifier c’est : définir ses objectifs et les taches à réaliser, établir un calendrier et un budget prévisionnel.

Organiser c’est : identifier les besoins, et savoir planifier en affectant des ressources aux différents objectifs.

Piloter c’est : suivre et mettre à jour le calendrier, prendre une décision face à un aléa.

Animer c’est : être l’acteur principal du projet, dans les choix et les décisions partagées par les partenaires.

Anticiper c’est : avoir un calendrier détaillé, y prévoir une marge pour répondre aux aléas.

Négocier c’est : savoir prendre des décisions avec ses partenaires.

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1.1 Définir la notion de projet :

A/ « un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse aux besoins d’un

utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif principal et des actions à entreprendre avec des ressources précises, temporelles, matérielles »

B/ « Une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir »

On voit qu’un projet est :

- Composé d’un ensemble d’activités. Il s’agit donc d’un processus qui doit être géré du point de vue de sa conduite, des moyens mis en œuvre et des résultats attendus.

- Mis en œuvre en vue d’atteindre un objectif précis. Celui-ci doit être clairement exprimé par le demandeur, le porteur grâce à une évaluation approfondie des ses attentes et ses

besoins.

- Réalisé dans un délai donné. Il est limité dans le temps avec des dates de début et de fin.

- Exécuté grâce à un ensemble de moyens qui sont matériels et humains.

- Regroupant une équipe de partenaires.

1.2 Établir un lien entre les éléments qui le caractérise et la manière de le conduire : Un projet se caractérise par un ensemble de déterminants. Ils sont de nature à préciser si un projet est :

• Compliqué : cet axe fait lien avec la technicité, l’expertise. Il comprend :

- la nature, la difficulté technique et le caractère plus ou moins novateur du produit ; - l’importance du risque financier ;

- les contraintes en matière de qualité, de coût et de délai ; - l’inclusion ou non de ce projet dans un autre ;

• Complexe : c’est l’axe social qui prend en compte :

- le nombre d’individus (acteurs, partenaires) concernés - l’environnement (concurrence, marché).

• Un exemple sur chacune de ces deux notions permet d’illustrer les différences :

- Reproduire l’écoulement de l’eau dans un torrent est complexe car il n’y a pas de modèle.

- Construire un avion est certes compliqué, mais il y a des plans, des procédures … Un projet se conduit en s’appuyant sur une démarche qui oscille régulièrement entre :

• Une approche globale située dans le sens, les objectifs et une approche analytique qui met l’accent sur la simplification afin de maîtriser tous les paramètres.

• Cependant, la simplification pouvant mener à un résultat de mauvaise qualité, il faut absolument fonder la démarche sur des méthodes éprouvées : s’appuyer sur l’expérience.

• C’est un processus qui s’appuie sur un découpage en étapes, chacune se concluant par une production, un résultat livrable permettant au donneur d’ordre de :

- décider de poursuivre ou non ;

- vérifier l’adéquation entre les prévisions et les investissements.

• Deux formes de découpage sont particulièrement connues et utilisées : - Celle de l’AFNOR qui retient quatre parties : Identification, Étude, Réalisation et Évaluation

- Celle dite des « 3C » : cadrage, conduite, conclusion.

C’est la première que j’ai retenue pour sa simplicité d’utilisation.

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1.3 Étudier le processus mis en œuvre :

• 1. IDENTIFICATION :

C’est l’étape qui permet de cerner les attentes et les besoins du donneur d’ordre : comme avec un patient, vous devrez vous munir d’outils (bilans), vous mènerez un travail

d’enquêteur, car plus vous aurez d’indices plus votre travail de proposition de contrat sera simple.

• 2. L’ÉTUDE OU LE CONTRAT :

Vous allez devoir faire des propositions de contrat, comprenant vos objectifs, calendrier, et budgets, mais qui nécessiteront des ajustements avec vos partenaires (coordonnateur et ergothérapeute référent). Quand les 3 parties seront d’accord, alors le contrat pourra être signé.

• 3. LA RÉALISATION :

Durant cette étape, il « suffit » de suivre votre programmation, tout en ajustant entre ce que vous aviez programmé et la réalité rencontrée, et en informant régulièrement vos

partenaires.

• 4. L’ÉVALUATION :

L’étape finale vous permet alors de procéder à l’évaluation du projet par vos partenaires.

• Le bilan final du projet doit être communiqué largement afin de porter à la connaissance de tous, le succès ou non de l’action, de montrer le travail réalisé par les membres actifs du projet, de contribuer au changement.

• Une capitalisation de l’expérience peut s’avérer utile pour les futurs projets. En effet, d’une part, elle met à la disposition des autres étudiants une source d’informations utiles et, d’autre part, cet exercice impose aux auteurs de réaliser une analyse basée sur une réflexion et une prise de recul.

• L’archivage du projet doit être effectué car il constitue la mémoire de ce dossier, source qui peut s’avérer indispensable, notamment sur des projets novateurs.

1.4 Les rôles des différents acteurs d’un projet :

• Le maître d’ouvrage, le porteur, l’ergothérapeute référent : est la personne physique qui commandite le projet. Il est le décideur du projet, et il peut être assimilé à un client puisqu’il est porteur des choix.

- Au début du projet : il valide l’idée initiale et il décide de la réalisation ou non du projet.

- En cours de projet : Il valide les documents stratégiques, les étapes clé, les propositions d’adaptation en cas de nécessité. Il accorde les moyens. Il montre son engagement, il assure un appui aux acteurs.

- À l’issue du projet : il décide des suites éventuelles à donner au projet.

• Les réalisateurs, le binôme d’étudiants :

Identifient les attentes et les besoins, constituent le contrat, réalisent ce dernier.

• Le coordonnateur :

Collecte et sélectionne les projets, accompagne et évalue les étudiants dans leur réalisation

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Projet en Partenariat Professionnel (3P)

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1.5 Déterminer les causes d’échec et les conditions de réussite :

• Rôles pas suffisamment définis,

• Donneur d’ordre pas clair dans sa demande

• Ressources, Sous-estimées,

• Contraintes mal évaluées

• Phases du projet non respectées, utopiques

• Objectifs Mal définis,

• Pas ou mauvaise communication, avec les partenaires

• Pas de cohésion du binôme Les causes de réussite :

• Rôles clairement définis,

• Donneur d’ordre précis dans sa demande

• Ressources, analysées correctement.

• Prise en compte de l’environnement,

• Contraintes correctement évaluées

• Phases du projet contrôlées, réalisme

• Objectifs clairs, partagés, cohérents par rapport aux missions,

1.6 Montrer l’intérêt de cette démarche :

• Un projet est réussi lorsque le produit livré correspond aux attentes du partenaire et qu’il a pu vous apportez de l’expérience professionnelle, hors les possibilités d’introduire des écarts sont très nombreuses : depuis le souhait, l’expression, l’interprétation, la définition, la

conception, la réalisation, jusqu’à la perception du produit final, le processus laisse place à de nombreux écarts de non qualité.

• Ceci revient à dire que les phases de clarification, d’avant-projet et d’étude sont fondamentales.

• Il existe des recettes, des outils, mais conduire un projet n’est pas que de la cohérence. Il faut prendre du recul par rapport à nos habitudes de travail et réinventer de nouveaux modes de relation, de gestion du temps (il faut par exemple, accepter de perdre du temps, où de passer du temps, en début de projet, pour une phase de réflexion, au lieu de se précipiter dans l’action) pour lesquels des compromis seront à trouver avec la culture, les valeurs, l’organisation, les moyens de notre service.

• Un projet est une alchimie complexe résultant des interactions entre les différents acteurs, un équilibre à trouver entre rigueur et souplesse, entre le possible et le souhaité.

• Toutefois, si vouloir s’organiser en mode projet semble relever du challenge, ses avantages apparaissent très vite. En effet, la capacité de réactivité, d’adaptation, de flexibilité qu’apporte ce mode de fonctionnement, permet d’une part, de répondre à une demande avec efficacité et avec une forte prise en compte du « client » et de ses attentes, et, d’autre part de faire face à environnement instable. Face à ces constats, toute organisation se doit de s’intéresser à ce mode de fonctionnement.

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Projet en Partenariat Professionnel (3P)

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2. La naissance du 3P

• Création du projet en 1998 soit plus de 600 projets conduits sur 22 ans.

• Évolution d’un exercice de création d’aide technique

• Appartient aux Unités d’enseignement 6.3. Et 5.5. conception et méthodologie de projet.

• Objectif initial : collaboration entre étudiants et professionnels dans une démarche de recherche pour être dans une réalité professionnelle.

• Faire travailler les étudiants dans la réalité professionnelle et le partenariat

• Permettre aux étudiants d’avoir une démarche systémique avec une approche professionnelle

• Ouvrir vers l’extérieur les projets de réalisation d’aides techniques personnalisées

• Permettre aux professionnels de déléguer la réalisation concrète d’un projet professionnel aux étudiants.

3. Le déroulement des 3P :

• Deux phases distinctes dans leurs objectifs et dans le temps : Fin Semestre 2 début semestre 3 :

• découverte du concept : cours avec coordonnateur, et audition des présentations orales des binômes de l’année précédentes.

• choisir un projet parmi les propositions, identifier les attentes et les besoins du demandeur.

• déterminer les objectifs, les moyens pour y parvenir = calendrier de travail et budgets prévisionnels.

• Signature du contrat, avec en annexe objectifs, calendrier et budget prévisionnel.

• => La validation de cette 1ère phase se fait par la signature du contrat entre les trois parties et vient valider l’U.E. 5.5 Méthodologie de projet

Semestre 3 et 4 : Réalisation proprement dite du projet.

Accompagnement par le coordonnateur et le référent.

Présentation orale du travail réalisé.

Création d’un document de synthèse.

Participation à la Validation de l’U.E. 6.3 Conduite d’une intervention en ergothérapie

Calendrier de fonctionnement des «3P »

• mars 2021 : présentation 3P aux nouveaux étudiants

• Avril 2021 : demande Fiche d’identification d’un projet

• Mai 2021 : Constitution du catalogue, choix d’un projet et création des binômes

• Juin 2021 : identification attentes et besoins du référent

• Novembre/décembre 2021 : Mise en place des objectifs, du calendrier et du contrat

• Décembre 2021 : Signature du contrat

• Janvier/mars 2022 : réalisation du projet

• Avril 2022 : Rendu du projet, oral et écrit

• Mai 2022 : Bilans et évaluation

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4. Le 3P et ses thèmes

Thèmes Nombre

projets recensés Bilans, étalonnages, évaluations (enfants, adultes, personnes âgées) 64

Enfants : matériel, AT, éveil, jeux, logiciels, accessibilité 52 AT adultes, AVQ, déficients sensoriels, jeux, communication, informatique 49 Protocole de rééducation et de réadaptation, retour à domicile, appartement

thérapeutique

26

Architecture et réaménagement, conseils et accessibilité intérieure et extérieure 14

Informatique, programme, logiciels, gestion stocks 9

PROFESSION ERGOTHERAPEUTE : RECHERCHE - COLLOQUE - CONGRES - ARTICLES - DIVERS

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5. La collaboration au sein du 3P

Collaboration entre étudiants et professionnels (d’après les étudiants)

Autres:

responsabilisation des étudiants

Liens avec un réseau professionnel pour le futur

Un donnant-donnant

Possibilités de faire des propositions

78%

22%

Est-ce vraiment une collaboration avec le professionnel ?

oui non

38%

52%

11%

si oui

partage de savoir partenariat

autres

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Pourquoi les professionnels proposent-ils un projet ?

6. L’enrichissement qu’apporte le 3P

Intérêts du projet pour les étudiants

—Réflexion, découverte d’un domaine précis

—Travail en équipe

—Relations professionnelles

—Partenariat avec les professionnels

—Mise en place des objectifs

—Gestion des contraintes et des imprévus

—Apprendre à réaliser un calendrier Intérêts pour les professionnels

—L’aide apportée par les étudiants pour un projet non réalisé par manque de temps

—Intérêt pour une collaboration avec des étudiants

—La nouveauté de la proposition

29%

39%

7%

7%

11%

7%

envie de collaborer avec des étudiants

manque de temps pour réaliser le projet soi même

actualiser sa pratique

curiosité

aspect attractif et nouveau

autres

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7. Quelques points à ne pas oublier

—Quand les étudiants sont en stage clinique, ils ne peuvent s’absenter pour la réalisation du

«3P »

—Quand les étudiants rencontrent le professionnel référant cela nécessite une convention de stage dès que l’action se situe en dehors de l’IFE.

—Dans le cadre d’une démarche professionnelle, ils auront à l’avance, pris rendez-vous avec le professionnel.

—Quand vous avez un questionnement sur les «3P », vous devez vous adresser au coordonnateur.

—Une convention de stage se demande de la façon suivante. Communiquer par écrit (SMS ou courriel):

—Les noms et prénoms des étudiants

—Les dates et créneaux horaires du rendez-vous

—Le lieu précis (nom et adresse du lieu)

—Le nom de la personne qui vous reçoit

üÀ adresser 5 jours ouvrables à l’avance au coordonnateur.

Outils à votre disposition dans le « KIT » étudiant :

—Note de frais

—Calendrier du déroulement de l’année

—Note explicative des points de fonctionnement.

—Exemplaire vierge de la 1ère page du contrat.

—Exemplaire vierge de la fiche de publication.

—Exemplaire vierge de l’autorisation de publication.

Et n’oubliez jamais que je suis à votre disposition pour que vous puissiez réaliser au mieux votre propre expérience 3P.

— Pour me joindre : 3p@adere-paris.fr 06 61 91 25 08

— Pour accéder aux dossiers de synthèse, allez sur http://www.adere-

paris.fr/adere-projets-3P.php puis télécharger le « catalogue 3P », puis cliquer sur « B » ou « BP », ceci vous permettra d’accéder aux fiches de publication (résumé des dossiers de synthèse 3P), et si vous le voulez aux dossiers de synthèse 3P, qui eux sont à la bibliothèque de l’IFE.

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