LE RÔLE DU SECRETAIRE AU SEIN DU CE
Sommaire
I. L’élection du secrétaire ... 1
A. L'élection du secrétaire ... 1
B. Le remplacement du Secrétaire... 1
II. Les prérogatives du Secrétaire ... 2
A. Les tâches du secrétaire ... 2
B. Le Secret de la Correspondance ... 2
III. L’ordre du jour des réunions ... 3
A. L'élaboration de l'ordre du jour ... 3
B. Désaccord sur l'ordre du jour ... 5
IV. Les procès-verbaux des séances du comité ... 6
A. Responsabilité de l'élaboration ... 6
C. Les informations confidentielles ... 7
D. Reproduction du procès-verbal ... 7
E. Communication du procès-verbal ... 8
F. Adoption et diffusion du procès-verbal ... 8
G. La valeur du procès-verbal ... 9
I. L’élection du secrétaire
A. L'élection du secrétaire
« Le secrétaire et le trésorier sont désignés par le comité d'entreprise parmi ses membres titulaires. » (Art. R2325-1)
« Les membres de la délégation unique du personnel désignent un secrétaire et un secrétaire adjoint dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'Etat ». (art. L2326-4).
La désignation du secrétaire a lieu lors de la première réunion après l'élection des membres du comité d'entreprise.
Le Président doit donc faire procéder à ce vote dès le début.
En effet, le terme de « désignation » n’est pas correct puisque c'est une élection interne qui permet la sélection du secrétaire. Il est alors élu à la majorité des suffrages exprimés.
Ce sont les élus titulaires qui votent pour le secrétaire, les suppléants et les représentants syndicaux ne votent pas. Concernant le Président, même si celui-ci ne dispose pas du droit de vote durant la majorité des réunions du Comité, la Cour de cassation a reconnu, à plusieurs reprises, qu'en tant que membre du comité, il devait participer à l'élection du secrétaire.
De plus, la Cour de cassation a estimé qu'une clause du règlement intérieur du comité ne peut priver le chef d'entreprise du droit de participer au vote portant sur la désignation du secrétaire du comité.
La présence d'une telle clause dans le règlement intérieur est donc considérée comme nulle.
Dans le cas où une égalité de voix aurait lieu, c'est le candidat le plus âgé qui sera alors désigné comme secrétaire du comité sauf si le règlement intérieur du comité en dispose autrement.
La désignation d'un secrétaire adjoint est possible. Son rôle devra alors être prévu dans le règlement intérieur. Il aura pour mission de remplacer le secrétaire titulaire en cas d'absence de celui-ci.
Enfin, si au cours du mandat du secrétaire son poste est vacant et qu'aucun titulaire n'est candidat, les élus peuvent démissionner pour provoquer des élections partielles. Si aucune personne n'accepte d'être secrétaire du comité, celui-ci fonctionnera sans secrétaire, élisant à chaque réunion un secrétaire de séance.
B. Le remplacement du Secrétaire
Dans le cas où le secrétaire du comité serait absent ou empêché d'exercer ses fonctions, la loi ne prévoit pas de remplacement direct.
Plusieurs possibilités s'offrent alors au comité :
- le secrétaire est remplacé par un suppléant qui devient alors membre titulaire jusqu'au retour du secrétaire. Cependant, le suppléant participe seulement au vote pour la désignation d'un nouveau secrétaire à titre provisoire.
- le comité peut désigner un secrétaire de séance à chaque réunion du comité mais ce secrétaire doit être un membre titulaire.
Il est cependant à noter qu'en général, c'est le secrétaire adjoint qui va assurer les fonctions de secrétaire pendant l'absence de celui-ci. Il faut alors que le règlement intérieur du comité le prévoit.
II. Les prérogatives du Secrétaire
A. Les tâches du secrétaire
Dans le cadre de ses fonctions, le secrétaire du comité doit assurer plusieurs missions :
- il est l'interlocuteur principal du Président pendant et en dehors des réunions, - il établi l'ordre du jour conjointement avec le Président
- il établi seul le procès-verbal des délibérations - il diffuse seul les procès-verbaux
- il administre les affaires courantes du comité, ainsi : o il peut conclure certains contrats
o il encadre le personnel du comité o il conserve les archives
o il exécute les décisions prises durant les réunions
o il peut recevoir mandat pour certaines missions importantes (création d'une association de gestion des activités sociales et culturelles)
- il est le mandataire en justice du comité
- en cas de redressement judiciaire, le greffier du tribunal de commerce doit assurer au secrétaire une copie de l'avis
- il communique à l'ensemble des membres du comité toutes les informations et documents qu'il reçoit de l'employeur et des tiers
Dans le cas du renouvellement du comité, le secrétaire peut être amené à continuer d'exercer ses fonctions. C'est le cas si la date des nouvelles élections est tardive ou s'il y a un deuxième tour de scrutin.
Etant donné que le comité est une personne civile, le secrétaire peut être désigné pour le représenter il sera alors en charge de souscrire une assurance de responsabilité civile pour le comité.
Pour l'exercice de ses fonctions, le secrétaire dispose des moyens matériels du comité (locaux et équipements) et utilise le personnel du secrétariat mis à sa disposition.
B. Le Secret de la Correspondance
« Le fait, commis de mauvaise foi, d'ouvrir, de supprimer, de retarder ou de détourner des correspondances arrivées ou non à destination et adressées à des tiers, ou d'en prendre frauduleusement connaissance, est puni d'un an d'emprisonnement et de 45000 euros d'amende. » Art 226-15 alinéa 1 du code pénal.
Par conséquent, si une correspondance est adressée au siège de l'entreprise au nom du secrétaire du comité, sans indication de sa qualité ou si celle-ci est adressée à « Monsieur le secrétaire du comité d'entreprise », elle doit lui être remise non décachetée.
Il en est de même pour toute correspondance adressée au « comité d'entreprise ».
Il n'est donc pas possible pour l'employeur de décacheter cette correspondance en avançant son rôle de Président du comité puisqu'il ne dispose pas de fonction d’administration courante.
Réciproquement, la correspondance adressée à « Monsieur le Président du CE » ne doit pas être décachetée et doit être remise à l'employeur.
Si cette règle n'est pas respectée, un délit de suppression de correspondance sera commis. Ainsi, la jurisprudence considère qu'un tel délit est commis dès lors qu'un agissement malveillant est susceptible de priver, même momentanément, d'une correspondance son destinataire.
Les correspondances électroniques sont protégées de la même manière. L'employeur ne doit pas fouiller dans l'ordinateur du comité ou des salariés afin de consulter les correspondances du comité ou du secrétaire du comité.
III. L’ordre du jour des réunions
« L'ordre du jour des réunions du comité d'entreprise est arrêté par l'employeur et le secrétaire.
Toutefois, lorsque sont en cause des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif de travail, elles y sont inscrites de plein droit par l'employeur ou le secrétaire. » Article L 2325-15 du Code du travail
A. L'élaboration de l'ordre du jour
Le principe de l'élaboration conjointe
L'article L 2325-15 du Code du travail dispose : « L'ordre du jour des réunions du comité d'entreprise est arrêté par l'employeur et le secrétaire ». Il précise donc bien qu'une élaboration conjointe de l'ordre du jour doit être réalisée.
Dans le cas d'un comité d'établissement, c'est le secrétaire et le chef d'établissement qui ont pour mission de rédiger en commun l'ordre du jour, dans le cas d'un comité central c'est le secrétaire du comité et le chef d'entreprise.
Le chef d'entreprise dispose de la possibilité de se faire représenter. En effet, le Cour de cassation, dans un arrêt de 2002, a reconnu que le secrétaire du comité ne pouvait refuser de signer l'ordre du jour au motif qu'il avait été établi avec le représentant de l'employeur.
Cependant, pour que cette représentation soit valide, il faut que le représentant ait les qualités et les pouvoirs nécessaires pour remplir les attributions du président du comité. Il doit, par exemple, détenir les connaissances juridiques, le pouvoir de donner des ordres, les moyens humains, matériels et financiers afin de pouvoir assurer sa mission.
L'élaboration conjointe s'impose même lorsque l'employeur doit consulter le comité en vertu d'une obligation légale.
De plus, si le Président fixe unilatéralement l'ordre du jour, il commet un délit d'entrave.
Le secrétaire ne peut pas refuser de discuter l'ordre du jour.
En cas de désaccord, c'est au juge des référés de trancher.
Toute clause dérogatoire à l'élaboration conjointe de l'ordre du jour est nulle.
Dans le cas où le secrétaire serait absent, le Président doit saisir le juge des référés.
Selon la Cour de cassation, l'ordre du jour doit être signé conjointement par l'employeur et le secrétaire.
Les inscriptions de plein droit
L'alinéa 2 de l'article L 2325-15 du code du travail dispose : « Toutefois, lorsque sont en cause des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou un accord collectif de travail, elles y sont inscrites de plein droit par l'employeur ou le secrétaire ».
Ainsi, il est possible pour le Président ou le secrétaire d'inscrire à l'ordre du jour des consultations obligatoires.
Les consultations obligatoires sont nombreuses car l'employeur a l'obligation de consulter le comité dans tous les domaines. Il est également possible qu'un accord collectif fixe la liste des consultations rendues obligatoires même si elles ne sont pas prévues par la loi.
Cependant, il n'est pas possible pour le Président d'inscrire une consultation obligatoire sans discussion. En effet, l'accord n'est plus obligatoire mais la concertation l'est toujours. Si un ordre du jour était envoyé sans consultation, cela donnerait lieu à un délit d'entrave.
En cas de désaccord sur l'inscription à l'ordre du jour d'une question obligatoire, le Président ou le secrétaire peut tout de même inscrire celle-ci à l'ordre du jour.
Cependant, étant donné que c'est le Président qui a la charge de la rédaction de l'ordre du jour, il est possible que celui-ci n'inscrive pas le point que le secrétaire souhaitait voir inscrit. Dans ce cas là, le secrétaire peut demander une réunion exceptionnelle avec ordre du jour imposé ou bien saisir le juge des référés.
Les autres points à l'ordre du jour
Dans le cadre de consultations non obligatoires, un accord entre le Président et le Secrétaire doit être trouvé. Dans le cas contraire, le plus diligent des deux pourra saisir le juge des référés.
Toutes les questions relevant de la compétence du comité peuvent être inscrites à l'ordre du jour.
L'ordre du jour doit être clair et non ambigu, il doit être rédigé en termes suffisamment précis afin que les membres du comité puissent se préparer à intervenir utilement. Ainsi, un ordre du jour portant la mention « réorganisation d'un service » sans préciser de quel service il s'agit ne peut être considéré comme suffisamment clair et précis.
Une rubrique « questions diverses » peut être insérée dans l'ordre du jour. Celle-ci permet aux membres du comité de proposer des questions pour les ordres du jour suivants étant entendu qu'aucune question non inscrite à l'ordre du jour ne peut faire l'objet d'un débat en réunion.
Dans le cas où la réunion n'aurait pas encore eu lieu et que le Président et le secrétaire souhaitent ajouter un point à l'ordre du jour, il est possible de le faire si les membres du comité sont prévenus au moins trois jours avant la réunion.
Par ailleurs, si cette volonté prend place au cours de la réunion, il est possible de rajouter un point à l'ordre du jour avec un vote unanime.
L'ordre d'examen des questions
L'accord sur l'ordre du jour implique également un accord sur l'ordre de l'examen des questions inscrites à l'ordre du jour. Ainsi, il n'est pas possible d'évoquer une question avant une question qui serait inscrite avant elle.
Le Président ne peut pas, sans motif sérieux et valable, modifier l'ordre d'examen des questions figurant à l'ordre du jour.
B. Désaccord sur l'ordre du jour
En cas de désaccord sur l'ordre du jour, plusieurs options sont possibles.
Demande de réunion exceptionnelle
Dans le cas où le Président refuse d'inscrire à l'ordre du jour un point demandé par le Secrétaire, celui- ci peut l'inscrire dans une demande de réunion exceptionnelle signée par la majorité des membres du comité.
Saisine du juge des référés
Dans le cas où l'inscription d'un point de plein droit est contestée ou n'est pas réalisée, il est possible pour le Président ou pour le Secrétaire de saisir le juge des référés.
La saisine du juge des référés est possible dans les cas suivants :
- si le Président inscrit seul à l'ordre du jour un point obligatoire en invoquant l'inscription de plein droit sans aucune concertation préalable avec le secrétaire
- si le Président refuse l'inscription d'un point obligatoire - si le Secrétaire refuse l'inscription d'un point obligatoire
- si le Secrétaire a refusé l'inscription d'un point obligatoire parce que le comité considère qu'il ne peut pas être utilement consulté.
Le juge des référés peut alors :
- ordonner l'inscription d'une question proposée par le Président ou par le Secrétaire - convoquer la réunion sur un ordre du jour déterminé
- refuser l'inscription demandée par l'une des parties
- inviter les deux parties à se mettre d'accord dans un certain délai
Le Secrétaire agit en sa qualité propre, il n'a pas besoin de l'accord du comité pour agir en justice. Les frais de procédures sont imputables au budget de fonctionnement.
Délit d'entrave
L'employeur commet un délit d'entrave si :
- il refuse de mettre à l'ordre du jour les questions inscrites sur une de réunion exceptionnelle par la majorité des élus
- il convoque le comité sans ordre du jour - il ne convoque pas régulièrement le comité
- il fixe unilatéralement, totalement ou partiellement le texte de l'ordre du jour
- il impose lors de la réunion du comité un débat sur une question non inscrite à l'ordre du jour
Cependant, même si des poursuites sont engagées et qu'une condamnation en correctionnelle est prononcée, cela ne suffit pas à imposer une inscription à l'ordre du jour puisqu'elle nécessite la saisine du juge civil des référés.
IV. Les procès-verbaux des séances du comité
Les procès-verbaux ne sont pas différents selon qu'ils relatent une réunion ordinaire ou une réunion exceptionnelle, les mêmes modalités s'appliquent.
A. Responsabilité de l'élaboration
« Les délibérations du comité d'entreprise sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord conclu dans les conditions prévues au troisième alinéa de l'article L 2323-3 ou, à défaut par un décret. » Alinéa 1 de l'article L 2325-20 du Code du travail.
Le Secrétaire du comité a la charge de rédiger les procès-verbaux. C'est le seul signataire du procès- verbal, la Cour de cassation l'a d'ailleurs rappelé : « si la rédaction matérielle du procès-verbal des délibérations du comité d'entreprise peut être confiée à une personne étrangère au comité d'entreprise, l'établissement du procès-verbal et le contrôle de sa rédaction sont réservées au secrétaire de ce comité ».
En revanche, les modalités d'établissement du procès-verbal doivent faire l'objet d'un accord collectif entre les syndicats représentatifs dans l'entreprise et l'employeur ou, en l'absence de délégué syndical, d'un accord entre l'employeur et le comité d'entreprise ou le comité central d'entreprise adopté à la majorité des membres titulaires élus du comité.
Si aucun accord n'existe, le procès-verbal doit contenir au moins un résumé des délibérations du comité et la décision de l'employeur sur les propositions faites. Il doit être transmis à l'employeur par le Secrétaire dans les quinze jours suivant la réunion.
Un procès-verbal rédigé par l'employeur n'est pas valable puisqu'il constitue une entrave au bon fonctionnement du comité d'entreprise. Il ne peut pas non plus exiger qu'un autre salarié de l'entreprise rédige celui-ci ni désigner un huissier de justice pour accomplir une telle tâche.
Par ailleurs, le Secrétaire peut se faire assister par la personne de son choix. Il doit alors obtenir l'accord de la majorité des élus du comité d'entreprise.
B. Le contenu du procès-verbal
Le procès-verbal doit refléter ce qu'a entendu le secrétaire. Il ne doit pas faire de compromis ou d'accord. Il n'est pas tenu de rapporter intégralement toutes les interventions, cependant, tout membre du comité peut demander des adjonctions lors de l'adoption du procès-verbal.
Le procès-verbal doit nécessairement comporter :
- le résultat des consultations obligatoires (avis ou votes émis par le comité)
- l'examen des rapports obligatoires de l'employeur (sur l'évolution de l'emploi, sur les conditions de travail …)
- le compte-rendu sur le bilan social
- les réponses motivées de l'employeur aux propositions précédentes du comité.
Le procès-verbal peut prendre différentes formes. Il peut relater en intégralité les interventions, déclarations et communications comme un compte rendu sténographique mais ce n'est pas obligatoire puisqu'un compte rendu aussi exhaustif est parfois lourd et peut nuire aux fonctions du Secrétaire. Ainsi, dans les grands comités d'entreprise, on élabore d'une part « les minutes » de la séance et le procès-verbal des débats.
Il existe ainsi plusieurs versions de procès-verbal :
- le compte-rendu intégral sténographié ou la bande magnétique
- le procès verbal qui relate de façon complète mais synthétique les débats des réunions distribué aux autres membres du comité
- un communiqué résumant la séance destiné à l'affichage parmi le personnel de l'entreprise
Le procès-verbal doit être rédigé en français.
Le Secrétaire, dans son procès-verbal ne doit pas omettre de relater une prise de position claire du Président ou d'un élu. Toute opinion émise lors de la réunion doit être retranscrite dans le procès- verbal.
C. Les informations confidentielles
Toutes les informations et documents confidentiels doivent figurer dans le procès-verbal, les membres du comité étant soumis à une obligation de discrétion, hors comité, concernant ces informations confidentielles.
Le procès-verbal est archivé et seuls les membres du comité, le Président et l'inspecteur du travail peuvent le consulter, il peut donc être exhaustif.
C'est un délit d'entrave de la part de l'employeur de ne pas donner les informations confidentielles au comité.
D. Reproduction du procès-verbal
Le Secrétaire distribue, reproduit et archive le procès-verbal, aux frais du comité. Ces frais sont imputés sur le budget de fonctionnement.
E. Communication du procès-verbal
Le Secrétaire communique le procès-verbal revêtant sa signature : - au chef d'entreprise
- aux membres du comité (titulaires et suppléants) - aux représentants syndicaux
Cette communication du procès-verbal ne doit pas être confondue avec la diffusion qui s'adresse à l'ensemble du personnel de l'entreprise.
Le Comité adopte le procès-verbal à la réunion suivante.
Par ailleurs, l'article L 2325-20 du Code du travail dispose : « L'employeur fait connaître lors de la réunion du comité d'entreprise suivant la communication du procès-verbal, sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises ». Ainsi, si le procès-verbal contient des propositions des membres du comité, l'employeur doit faire sa réponse motivée à la réunion suivante. Le nouveau procès-verbal attestera de la réalité de ladite réponse.
Il est possible pour l'inspecteur du travail de consulter les procès-verbaux du comité à n'importe quel moment.
La production du procès-verbal à l'administration est une obligation légale en matière : - d'emploi
- de formation continue
- d'intéressement et participation - de médecine du travail
- de licenciement de salariés protégés.
F. Adoption et diffusion du procès-verbal
« Le procès verbal des réunions du comité d'entreprise peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité ». Article L 2325-21 du Code du travail.
Adoption du procès-verbal
Si on se concentre sur le texte, la loi n'oblige l'adoption du procès-verbal qu'en cas d'affichage ou de diffusion de celui-ci. Cependant, il est d'usage d'adopter le procès-verbal au début de chaque réunion du comité, c'est le Président qui propose le texte à l'adoption. Avant de procéder au vote, il doit demander s'il y a des observations. Ainsi, tout membre du comité ayant voix délibérante ou consultative (ce qui exclu les personnes non membres du comité) peut présenter des observations, des propositions et des rectifications.
Le Secrétaire ne peut pas refuser de prendre note de ces observations et celles-ci doivent êtres inscrites au procès-verbal de la séance en cours. Elles ne modifient le procès-verbal en cours d'adoption qu'en cas de vote de la majorité.
Si la majorité n'adopte pas la rectification demandé, le Secrétaire n'est pas tenu de rectifier son texte même si un élu ou le Président estime qu'on lui a fait dire ce qu'il n'a pas dit.
Cependant, il sera libre de saisir le Tribunal de grande instance.
Si le Secrétaire réalise qu'il a oublié d'inscrire une information dans le procès-verbal, il peut alors rédiger un additif au procès-verbal adopté.
Affichage et diffusion du procès-verbal
Le Secrétaire a pour mission d'informer les salariés du procès-verbal adopté.
Le règlement intérieur du comité peut ainsi préciser dans quelles conditions cette information se déroule mais si aucune disposition ne le précise, le Secrétaire peut procéder à l'affichage ou à la diffusion du procès-verbal selon des modalités décidées en séance par la majorité ou selon celles qu'il juge utiles le cas échéant.
Si le Président s'oppose à l'affichage du procès-verbal, il commet un délit d'entrave passible d'un an d'emprisonnement et de 3 750 euros d'amende. Il ne peut pas non plus se charger de la diffusion du procès-verbal.
Le procès-verbal ne doit être affiché que dans l'entreprise, personne d'autre que le personnel ne peut en prendre connaissance. Ainsi, si le comité d'entreprise dispose d'un site internet et souhaite y mettre en ligne le procès-verbal, il peut le faire à la condition qu'aucune personne étrangère à l'entreprise n'ait accès au site. Dans le cas contraire, l'employeur, un membre du comité ou un syndicat peut attaquer en justice le comité pour acte illégal.
Cependant, les procès-verbaux peuvent être communiqués aux tiers ayant vocation à les examiner dans l'intérêt du comité.
Concernant les comptes rendus diffusés auprès du personnel et ne contenant aucune information confidentielle, aucun texte n'interdit de les communiquer aux tiers.
Enfin, les textes diffusés ne doivent pas contenir d'imputations diffamatoires même si de tels propos ont été tenus. Il en est de même concernant des renseignements à caractère purement privés.
G. La valeur du procès-verbal
Le procès-verbal fait foi des discussions et des décisions du comité jusqu'à preuve du contraire qu'il ait été adopté ou non.
Il faut conserver le procès-verbal le plus longtemps possible car il est utilisable en justice. Tout intéressé peut contester l'exactitude du procès-verbal dans le délai légal de cinq ans.
