Sylvie STEINMANN
FONDS ARTHUR CONAN DOYLE :
BASE DE DONNEES IMAGES POUR LA PARTIE ICONOGRAPHIE DU FONDS
Travail présenté à l'Ecole d’Information Documentaire pour l’obtention du diplôme
Genève, 1999
STEINMANN, Sylvie
Fonds Arthur Conan Doyle du Département des manuscrits de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne : base de données images pour la partie iconographie du fonds / Sylvie Steinmann. - Genève : EID, 1999. 46 p. : ill. ; 30 cm
Le fonds Arthur Conan Doyle conservé au Département des manuscrits de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne renferme une partie iconographique composée d’environ mille photographies noir et blanc. Ce travail consiste en la création d’une base de données images à l'aide du logiciel FileMaker Pro 4. Son but est la mise en valeur et la diffusion d’une partie de ces documents iconographiques, sélectionnés dans l’ensemble du fonds selon une thématique définie. Après avoir été numérisées, les photographies ont été intégrées dans la base. Chaque image proposée comporte une notice
descriptive. Un système d’indexation permet des recherches selon différents critères. Le produit fini est un CD-Rom accessible au public pour consultation.
Ce travail a été dirigé par Danielle Mincio, conservateur du Département des manuscrits de la Bibliothèque cantonale et universitaire vaudoise, Dorigny
Les propos émis dans ce travail n’engagent que la responsabilité de l’auteur
REMERCIEMENTS A :
Danielle Mincio, conservateur au Département des manuscrits, responsable de ce travail
Laurent Dubois, photographe de la BCU, pour sa précieuse collaboration Nicole Edder, pour son assistance informatique
Michel Gorin, superviseur EID
Tania Dutoit, pour sa présence et ses conseils Jocelyne Hefti, pour sa disponibilité
Madeleine Wolff, pour la relecture de ce travail
TABLE DES MATIERES
RESUME ET REMERCIEMENTS p. 1
TABLE DES MATIERES p.2
1 – INTRODUCTION p.4
1.1 Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne p.4
1.2 Département des manuscrits p.4
1.3 Politique de diffusion des fonds : création de bases de données p.4
2 – BIOGRAPHIE p.6
2. 1 Arthur Conan Doyle p.6
3 – FONDS CONAN DOYLE p.7
3.1 Ensemble du fonds p.7
3.2 Fonds iconographique p.7
3.3 Etat des documents p.7
3.4 Système de cotation p.8
3.5 Travail préalable p.9
4 - CHOIX ET TRAITEMENT DES PHOTOGRAPHIES p.10
4.1 CHOIX p.10
4.1.1 Choix des photographies p.10
4.1.2 Choix des thèmes p.10
4.1.3 Critères de choix p.11
4.2 TRAITEMENT p.11
4.2.1 Numérisation p.11
4.2.2 « Définition » des images p.12
4.2.3 Logiciel Photoshop p.12
4.2.4 Enregistrements et sauvegardes p.12
4.2.5 Intégration des images dans la base de données p.12 5 - CONSTRUCTION DE LA BASE DE DONNEES p.14
5.1 Logiciel p.14
5.2 Structure de la base de données p.14
5.3 Modèles : p.15
5.3.1 ACCUEIL p.15
5.3.2 INTRODUCTION p.15
5.3.3 RECHERCHER p.16
5.3.4 NOTICE DESCRIPTIVE p.18
5.3.5 IMAGE p.20
5.3.6 IMAGE PLEIN ECRAN p.20
5.3.7 FEUILLETER p.20
5.3.8 LISTE p.22
5.3.9 IMPRIMER p.22
5.4 Graphisme p.24
6 – CATALOGAGE p.25
6.1 Identifications p.25
6.2 Règles de catalogage p.25
6.3 Notice de base p.25
6.4 Rubriques de la Notice de base p.26
7 – INDEXATION p.31
7.1 Partie indexation de la Notice de base p.31
7.2 Sens de l’image p.33
7.3 But de l’indexation p.33
7.4 Caractéristiques principales de l’indexation p.34
7.5 Recherches p.35
7.6 Index et menus déroulants p.35
7.7 Inconvénients des recherches p.36
8 – PROJET DE NUMERISATION DE COLLECTIONS ET DE
MISE A DISPOSITION DANS UN CATALOGUE COLLECTIF p.38
8.1 Memoriav p.38
8.2 Centre valaisan de l’image et du son p.38 8.3 URL et VTLS : accessibilité des photographies du CEVIS p.39 8.4 Réflexion sur les méthodes d’indexation du CEVIS p.41 8.5 Intérêt du projet du CEVIS pour la BCU p.42 9 – DIFFUSION DE LA BASE DE DONNEES p.43
9.1 Création d’un CD-Rom p.43
9.2 Diffusion et consultation à la BCU p.43
9.3 Diffusion extérieure p.43
10 – CONCLUSION p.44
11 - BIBLIOGRAPHIE p.45
1 - INTRODUCTION
1.1 Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne
Non seulement destinée aux étudiants de l’Université, la Bibliothèque cantonale et universitaire a en outre une vocation patrimoniale et culturelle. La production documentaire locale y est conservée. Elle fait partie des plus grandes bibliothèques publiques et universitaires de la Suisse. Sur le plan de la coopération et réseaux entre bibliothèques, son action s’étend au-delà des frontières à un niveau international.
1.2 Département des manuscrits
Le Département des manuscrits, sur le site de Dorigny conserve toutes sortes de documents écrits, manuscrits ou dactylographiés, provenant de personnalités marquantes de la vie culturelle ou scientifique vaudoise et romande, ainsi qu'un matériel iconographique et imprimé divers ; des catalogues les recensent. Ses trésors couvrent toutes les époques depuis le Moyen-Age et touchent à des domaines très divers. Des productions électroniques en mettent en valeur certains aspects. Les documents suivants y sont conservés :
- 440 grands fonds d'archives de personnalités marquantes du canton de Vaud et de Suisse romande dans les domaines des sciences et de la culture (écrivains français et romands, maisons d'édition, hommes scientifiques, politiques, familles, etc.) du 12e au 20e siècle
- quelques très beaux manuscrits médiévaux enluminés
- plus de 10.000 pièces isolées en relation avec l'histoire culturelle et intellectuelle du Canton de Vaud ou présentant un intérêt particulier (traités d'alchimie, journaux intimes, livres de recettes)
- plus de 10.000 clichés photographiques appartenant aux fonds d'archives sur les sujets les plus divers (Nicolas II de Russie, la Guerre des Boers, les débuts des sports d'hiver en Suisse, etc.)
- plus de 2.000 cartes anciennes (17e - 19e siècles)
- une belle collection d'autographes, les mémoires de licence des facultés des Lettres, SSP et Théologie de l'Université de Lausanne.
1.3 Politique de diffusion des fonds : création de bases de données
La bibliothèque désire faire connaître ses fonds. Les fonds manuscrits ne sont pas catalogués sur VTLS-RERO. Cependant une base de données en FileMaker Pro 4 donne accès depuis le site Web de la BCU à une description sommaire des plus grands fonds conservés. Un fichier recensant les fonds en présence contribue à signaler l'existence de ces collections pas ou peu connues du public. Comme pour toute collection spéciale, une diffusion est souhaitable afin de mettre en évidence certains fonds. Le désir de l'institution est le suivant :
- présenter un fonds peu connu et le valoriser
- conserver et préserver des documents fragiles en évitant les manipulations d'originaux
- rendre accessible avec de nouvelles clefs de lecture les manuscrits, jadis reproduits en facsimilé
Pour ce faire des bases de données sont créées. Par exemple à partir du fonds Pierre Gilliards, de celui des réfugiés Huguenots ou encore de la Bible Porta.
Quant au travail présenté ici, il concerne des photographies, documents facilement exploitables et transposables sur un tiers support. Ce fonds, d’une valeur non négligeable, se trouve dans les locaux de la bibliothèque depuis déjà une vingtaine d’années ; il est assez rarement demandé. Toute consultation nécessite le transport des boîtes et une attention particulière pour le maniement des documents.
La création d’une base de données sur CD-Rom représente un moyen efficace de mettre en valeur ce fonds par une présentation et consultation agréables. Le produit fini est rendu accessible au public au sein de l’institution. Il en résulte une absence de manipulation des originaux ce qui contribue à leur préservation. En effet, une manipulation abusive ou non appropriée peut porter préjudice à des documents fragiles surtout si leur format est peu pratique.
Les conditions de consultation des photographies sont meilleures car celles-ci se trouvent réunies au même endroit. De plus, elles ont subi si nécessaire, des modifications et améliorations lors de la numérisation, ce qui offre une bonne qualité à un original détérioré.
2 - BIOGRAPHIE
2.1 Arthur Conan Doyle
La vie de Arthur Conan Doyle, auteur des histoires du légendaire détective Sherlock Holmes, a certainement été aussi mouvementée que celle de son personnage. Irlandais d‘origine, écossais de naissance et anglais d’adoption, cet auteur à succès est populaire dans le monde entier. Il a écrit, en plus de ses fameuses fictions, des œuvres historiques, des nouvelles publiées dans des magazines, des contes horrifiques et surnaturels, des histoires de guerre ou encore des ouvrages sur le spiritisme.
Homme d’action aux intérêts variés il était aussi un nomade. Sa vie a été parsemée de voyages aux quatre coins du monde.
Plus qu’un homme de lettres, il était aussi un homme d’honneur et de morale qui s’intéressait à la politique. Sa nation lui étant chère, il a participé à la Guerre des Boers en exerçant ce qu’était sa profession jadis, médecin. Voulant comprendre les raisons de cet événement il s’est transformé en journaliste de guerre, action qu’il a répétée lors de la Première Guerre mondiale.
Arthur Conan Doyle s’est marié deux fois et a eu cinq enfants. Son existence a connu trois points forts : le rejet du catholicisme suite à une éducation jésuite stricte ; la rencontre avec sa deuxième femme, Jean Leckie, et leur mariage qui lui a amené des années de bonheur. Enfin, vers le début des années 1900, sa conversion au spiritisme. Il a passé ses dernières années à voyager avec sa famille et à défendre les causes du spiritisme.
L’impression que cet homme énergique nous laisse est qu’il ne s’est pas arrêté une seconde ; il est resté actif jusqu'à son dernier jour en exploitant ses talents variés. Sa contribution à la littérature de langue anglaise est immense. Ses nombreux écrits forment des collections qui continuent à être appréciées dans le monde entier. En lisant les aventures de Sherlock Holmes, Professor Challenger ou encore Brigadier Gerard, on retrouve dans ces personnages quelque chose de ce grand homme.
Pour des éléments biographiques plus complets, consulter l’écran INTRODUCTION du CD-Rom.
Les thèmes suivants sont développés : - L’omme et sa famille
- Les voyages
- La Guerre des Boers
3 - FONDS CONAN DOYLE 3.1 Ensemble du fonds
Le fonds Arthur Conan Doyle a été légué à la Bibliothèque cantonale et universitaire par les descendants de l’auteur qui ont vécu quelque temps dans le canton de Vaud. Les pièces peuvent être consultées dans la salle de lecture du Département des manuscrits de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne sur le site de Dorigny, ouverte du lundi au vendredi de 10h à 17h.
(tél. 021/ 692 47 83). Leur utilisation en vue d’une édition sur quelque support que ce soit est soumise à l’autorisation de la direction de la Bibliothèque et au paiement de droits de reproduction.
La cote IS 4314 est attribuée au fonds qui est constitué de dix parties : A) Coupures de presse : albums
B) Documents biographiques
C) Affaires criminelles, spiritisme et autre E) Coupures de presse : enveloppes F) Papiers de la famille Leckie
G) Portraits et dessins L) Correspondance
M) Manuscrits d'œuvres diverses P) Photographies
Q) Objets divers
3.2 Fonds iconographique
Le travail faisant l'objet de ce mémoire concerne la partie P « Photographies ».
Néanmoins, des consultations ont été effectuées dans les coupures de presse lors de recherches biographiques. Le fonds iconographique se compose d’une trentaine de boîtes, le tout contenant environ 1300 photographies.
Ces documents iconographiques retracent la vie de l’homme sous forme d’archives personnelles. On y trouve aussi bien des portraits de l’homme enfant ou âgé pris par des professionnels, que des photographies de famille prises lors de voyages, des clichés de la Guerre des Boers à laquelle il a participé, des expositions, des scènes de théâtre ou de films mettant en évidence Sherlock Holmes.
3.3 Etat des documents
Dès sa donation, le fonds a été conservé dans la forme initiale de préservation.
Les documents sont rangés dans des boîtes de carton que ce soit des albums dans lesquels sont collées des photographies ou des photographies volantes qu’on a protégées par des enveloppes de carton fin. Les documents étant assez vieux, leur état n’est pas optimal. Des tranches d’albums se détachent, des pages se déchirent. Toute tentative de restauration est exclue car certains contenants sont imprégnés de papier acide qui attaque les photographies. Il faut se rendre compte que des manipulations trop fréquentes endommageraient
rien altérer. La grande taille de certains albums n’a pas facilité les opérations de numérisation.
Notons finalement que l’état physique des documents intégrés dans la base a été relevé à titre informatif et destiné à un usage professionnel pour une éventuelle restauration. Il fait l’objet d’une rubrique de la NOTICE DE BASE invisible au public (voir 6.4)
3.4 Système de cotation :
Afin de pouvoir retrouver les photographies intégrées dans la base au sein des boîtes formant le fonds, deux rubriques qu’il faut bien distinguer ont été créées : la « Collection » et la « Cote » (voir 6.4)
La collection désigne le contenant. Une étiquette figure sur la tranche de chaque boîte et album avec un P assorti d’un chiffre romain. Les chiffres vont de I à XXXI, plusieurs ensembles pouvant être contenus dans la même boîte.
Exemple de collection telle que mentionnée dans la rubrique « Collection » de la notice :
Boîte XXXI, IS 4314 PXXXI ou Album IX, IS 4314 PIX
La cote désigne la photographie. Pour ce qui concerne les documents protégés par des enveloppes, la cote est inscrite directement sur l’enveloppe. Pour les photographies contenues dans les albums n’ayant pas de cotes inscrites, celles-ci ont été créées. Elles reprennent le numéro de la page et de l’emplacement du document sur la page.
Exemple de cote telle que mentionnée dans la rubrique cote de la notice : P31-01-02
Exemple de cotes d’albums :
P31-01-01 P31-01-02 P31-02-01
P31-01-03 P31-02-02
3.5 Travail préalable
Un inventaire sommaire répertorie chaque album et boîte en indiquant brièvement le sujet du contenu ainsi que les dates concernées. Il figure dans la partie INTRODUCTION de la base de données.
En vue d’un travail tel que celui-ci, un catalogage sommaire des photographies du fonds Conan Doyle a été effectué il y a environ cinq ans. Le but premier était bien sur de faciliter la consultation. Ce travail ayant été confié à plusieurs stagiaires et s’étant étalé sur diverses périodes, il ne présente aucune harmonisation. Bien que très sommaire, il m’a été d’un énorme secours et m’a permis de ne pas perdre trop de temps dans des tentatives d’identification parfois difficiles.
4 - CHOIX ET TRAITEMENT DES PHOTOGRAPHIES 4.1 CHOIX
4.1.1 Choix des photographies
Ce travail ne visant pas à traiter le fonds de manière exhaustive - le temps alloué à ce travail n’étant de toute façon pas suffisant - il s’est agi d’opérer un choix au sein de l’ensemble. A cette fin, il était indispensable non seulement de situer le personnage dans son contexte de vie mais aussi d’arriver à appréhender les étapes, actions et centres d’intérêts de son existence.
La lecture de plusieurs biographies m’a permis de me plonger dans son monde et de faire plus ample connaissance avec ce personnage passionnant que je connaissais très peu auparavant. J’ai pu en ressortir les points forts de son existence.
Dès les premières consultations du fonds, la découverte de ces trésors photographiques fut un réel plaisir ; pouvoir à ma guise prendre connaissance d’archives personnelles et être en quelque sorte témoin d’une existence fut plutôt excitant. M’aidant de l’inventaire et des notices sommaires déjà établies, j’ai visionné l’intégralité du fonds, photographie par photographie. Dès lors, j’étais capable - à ma grande satisfaction - de situer tel événement, de découvrir un lieu, de mettre une date à telle activité, d’associer des visages à des noms.
4.1.2 Choix des thèmes
En mettant en rapport les points marquants de la vie de Arthur Conan Doyle avec les sujets présents dans le fonds, j’ai déterminé trois grand thèmes à faire figurer dans ce travail qui sont : L’HOMME ET SA FAMILLE, LES VOYAGES et LA GUERRE DES BOERS. Ces thèmes sont présentés dans la partie INTROCUCTION de la base de données. Le total des photographies retenues est de 250 ce qui représente une moyenne d’environ 80 images par thème.
L’homme et sa famille = 84 photographies
Arthur Conan Doyle est très présent parmi les photographies, à différentes périodes de sa vie, dans différents endroits, exerçant différentes activités. On y rencontre des portraits de professionnels, des scènes de famille ou encore les différentes maisons appartenant à l’auteur
Les voyages = 81 photographies
Arthur Conan Doyle était un nomade. Il a voyagé tout au long de sa vie pour des conférences, une convalescence de sa femme, des activités politiques et religieuses (spiritisme), du tourisme en famille...
La Guerre des Boers = 85 photographies
Cet événement historique a beaucoup intéressé Arthur Conan Doyle. Il y a participé comme médecin dans un hôpital, il a joué le rôle d’un journaliste de guerre et a rédigé des ouvrages sur la question.
4.1.3 Critères de choix
Une fois les thèmes déterminés, j’ai opéré une sélection des photographies.
Plusieurs consultations m’ont aidées à me familiariser avec ces documents et à être en mesure de décider de retenir ou d’éliminer telle photographie. Ce choix répondait à trois critères :
1) Equilibre : tout d’abord offrir un équilibre parmi les trois thèmes. Ceux-ci comprennent environ chacun 80 photographies. Puis, au sein de chacun d’entre eux, montrer différents aspects. Mon intention a été de présenter (dans la mesure du possible) chaque membre de la famille dans la partie L’HOMME ET SA FAMILLE ou encore différentes destinations de voyages dans la partie VOYAGES et différentes scènes et personnages de la GUERRE DES BOERS 2) Intérêt : ce critère pouvant paraître relatif et personnel, il s’agit plutôt d’un
« feeling » avec la photographie. En effet, il est question de diffuser des photographies intéressantes par leur personnage, leur lieu, leur originalité.
3) Qualité : il n’y a pas d’homogénéité dans l’état des photographies, certaines étant parfaitement bien conservées, d’autres jaunies, arrachées ou tachées. La numérisation permet d’améliorer des éléments comme le contraste ou la luminosité. Il est donc possible de rendre la photographie plus convenable que l’original. Il faut toutefois se rendre compte que même avec ce procédé, une image de mauvaise qualité le reste. Mon intention étant d’offrir des images agréables à la vue, j’ai veillé à ne pas en choisir de trop mauvaises malgré leur intérêt. Mais dans la mesure où cette base de données ne représente pas le fonds d’une manière exhaustive, cela a peu d’importance. Toutefois, si quelques photographies de faible qualité ont été retenues, c’est qu’elles complètent l'éventail des sujets proposés.
4.2 TRAITEMENT 4.2.1 Numérisation
Afin d’être insérées dans la base de données, les photographies doivent subir un processus de numérisation. La numérisation est un codage qui transforme des informations analogiques en informations numériques. Dans le cas de ce travail cela consiste à traiter l’image par un numériseur en vue de l’afficher sur un écran et de la stocker pour l’intégrer ensuite dans la base de données.
Le processus est le suivant : l’image est placée sur un numériseur à plat (scanner) relié à un programme de scan (Deskscan) ; le numériseur est un appareil de saisie d’images fixes. Il comprend une rangée de capteurs qui balaient la surface de l’image éclairée. L’image éclairée réfléchit plus ou moins la lumière selon sa composition de couleurs, de tons de gris en l’occurrence, puisque les documents traités sont des photographies noir et blanc. Une fois numérisée, l’image devient un fichier informatique qui peut ensuite être traité par un imageur dans le but d’améliorer sa qualité.
4.2.2 "Définition" des images
Un paramètre nécessaire à définir avant de scanner est la définition (ou résolution) de l’image. Il s’agit de la qualité de la numérisation et de la restitution de l’image donnée en nombre de points par pouce (dpi en anglais).
Ayant décidé de proposer un affichage IMAGE PLEIN ECRAN dans la base de données, le choix de la définition s’est porté vers 200 dpi, taux assez élevé pour offrir une image grande taille de bonne qualité. Il faut rappeler que le but de cette base de données images est la consultation et non pas la réutilisation ultérieure des images, contrairement au projet de numérisation des collections photographiques du Centre valaisan de l’image et du son. (voir 8.2)
4.2.3 Logiciel Photoshop
J’ai d’abord numérisé un grand nombre de photographies à la fois. Puis je les ai enregistrées en format TIFF et stockées dans des répertoires. Le programme de numérisation n’étant pas très perfectionné il a fallu les reprendre une à une pour les améliorer. Pour ce faire, j’ai utilisé Photoshop, un logiciel d’exploitation d’images numériques. Cet imageur permet de retoucher les images. Il peut remplir différentes fonctions telles que création, consultation, modification, impression et sauvegarde d’images. Image après image j’ai fait en sorte d’optimiser au maximum divers aspects de la photographie tels que contrastes et luminosité.
4.2.4 Enregistrements et sauvegardes
Ces exigences obtenues, j’ai enregistré les fichiers en format JPEG. Il s’agit d’un format de compression qui réduit la place occupée par le fichier. Ce format était nécessaire pour pouvoir lire les images sur le PC que j’allais utiliser pour l’élaboration de la base de données. Il faut préciser à ce stade que le début de mon travail a été un peu chaotique concernant le matériel à disposition. J’ai effectué les opérations décrites ci-dessus sur un Macintosh du Département des manuscrits relié à un scanner. Puis, après avoir jonglé entre Macintosh et PC, j’ai décidé de travailler uniquement sur PC afin d’éviter des reconversions entre les deux systèmes.
Installée toujours sur le même poste, mon travail était enregistré régulièrement sur le disque dur. Mais l’informatique pouvant parfois réserver des surprises, des sauvegardes ont été nécessaires pour éviter une catastrophe comme par exemple la perte d’un fichier. Pour ce faire, un mot de passe m’a été attribué afin de pouvoir me connecter sur le serveur de l’institution. Ainsi, mon travail était accessible de n’importe quel poste connecté au réseau. La base de données a été enregistrée quotidiennement sur le serveur.
4.2.5 Intégration des images dans la base de données
Le logiciel FileMaker Pro permet de délimiter un cadre (il s’agit d’une rubrique de type multimédia) dans lequel on insère une image. De ce fait, toutes les images insérées ont la même dimension. J’ai choisi à cet effet de mettre le plus grand côté de l’image à 12 cm, taille déjà attribuée au stade de la numérisation.
Résultat, les images s’intègrent parfaitement bien dans la rubrique image. Au fur et à mesure de mon travail j’ai intégré les photographies.
FileMaker Pro offre deux options concernant l’intégration d’images :
- soit on les insère complètement dans la base
- soit on les insère en stockant uniquement la référence au fichier ; le système connaît leur chemin d’accès mais les fichiers restent en dehors de la base.
J’ai choisi la première option après avoir remarqué qu’en ne stockant que la référence au fichier, les images mettaient plus de temps à défiler ce qui ralentissait mon travail. Un léger désavantage de ce choix réside dans la taille élevée de la base de donnée : 206 Mo, ce qui occupe beaucoup de place dans la mémoire.
5 - CONSTRUCTION DE LA BASE DE DONNEES 5.1 Logiciel
Le logiciel FileMaker Pro 4 est utilisé par le Département des manuscrits pour des inventaires et s’avère très approprié pour la création de bases finies comme ce travail. De plus, il a l’avantage d’être multiplatforme ce qui permet non seulement de le faire tourner sur Macintosh mais aussi sur PC. Enfin, il permet l’insertion d’images dans une base de données.
Une base de données FileMaker Pro consiste en un fichier composé de fiches contenant des rubriques. Différents modèles déterminent la présentation des informations ; on peut les comparer à des pages communiquant entre elles par l’action de boutons. Des scripts permettent de commander certaines actions.
Fichier : c’est l’ensemble de la base de données
Fiches : la base comporte des fiches contenant des informations saisies dans des rubriques. Un tri peut s’opérer sur l’ensemble des fiches.
Modèles : appelés aussi pages, écrans, affichages, ils sont reliés entre eux par l’action de boutons. Ils peuvent être personnalisés donc différents les uns des autres.
Rubriques : ce sont des zones ou champs définis qui figurent dans les fiches et modèles selon les besoins. Elles peuvent être de type : texte, nombre, date, multimédia... On y saisit les informations
Boutons et scripts : les modèles de FileMaker Pro s’activent entre eux par des boutons. Il s’agit de cadres auxquels on attribue une fonction contenue dans une liste. D’autres fonctions plus complexes ne peuvent pas être actionnées de cette manière. Elles nécessitent des commandes spécifiques que l’on appelle scripts. Un script est une commande qu’il faut écrire soi-même pour donner une action à un bouton.
5.2 Structure de la base de données
La base de données contient 17 modèles possédant des liens entre eux. Il y a des modèles principaux et des sous-modèles. Ces modèles ont tous une fonction propre et contiennent des informations en tous genres. Le présent chapitre permet de comprendre leur organisation car tous n’offrent pas les mêmes accès. Chaque modèle est présenté et les boutons disponibles, soulignés dans le texte, sont mentionnés.
5.3 Modèles 5.3.1
ACCUEIL
Page d’entrée de la base comprenant le titre et une photographie d’Arthur Conan Doyle. Une fois visitée, cette page n’est plus accessible d’ailleurs, en effet elle ne nécessite pas de retour car ne contient aucune information.
Introduction : seul accès à la base depuis l’ACCUEIL pour obliger l’usager à s’y arrêter et à s’informer avant de visiter la base.
Quitter : pour sortir de la base
5.3.2
INTRODUCTION
Page présentant la base de données et proposant des accès à des dossiers d’information à caractère explicatif et biographique utiles à la compréhension générale. Il s’agit du seul écran accessible de la page d’accueil, fait délibéré qui a pour but d’obliger l’utilisateur à s’informer avant de continuer sa visite.
Dossiers d’information Description du fonds :
Petite présentation de l’ensemble du fonds Conan Doyle et des possibilités de consultation sur place
Inventaire iconographique :
Partie « Photographies » de l’inventaire papier du fonds. Il répertorie les albums et boîtes en indiquant les titres, dates et sujets concernés. Les documents utilisés dans cette base sont mis en évidence (en gras). Cet outil permet de se faire une idée générale du contenu du fonds.
Navigation et recherches
Possibilités de navigation grâce aux différents boutons et explication du processus de recherche
Biographie
Présentation du personnage Arthur Conan Doyle Thèmes
Explication du choix des thèmes et de la sélection des images. Chacun d’entre eux est ensuite présenté en détail dans trois modèles :
-L’HOMME ET SA FAMILLE -LES VOYAGES
-LA GUERRE DES BOERS
Rechercher : pour continuer la visite en se rendant sur le modèle principal à partir duquel différentes fonctions sont accessibles
Quitter : pour sortir de la base
5.3.3
RECHERCHER
C’est ici que s’effectuent les recherches. Le principe est le suivant : chaque photographie est indexée (voir 7) par des mots-clés dans le but de pouvoir les retrouver. A cet effet, l’écran RECHERCHER contient cinq rubriques correspondant aux cinq critères de recherche proposés :
Sujet : éléments significatifs de la scène
Thème : l’un des trois thèmes présent dans la base Personne : noms des gens présents sur la photographie Lieu : ville, région ou pays où a eu lieu la prise de vue
Date : année ou période à laquelle la photographie a été prise Processus de recherche :
- Cliquer sur l’un des critères fait apparaître un index dans lequel sont répertoriés les termes entrés lors de l’indexation. L’usager peut alors sélectionner le mot de son choix. Cliquer sur «Coller » affiche le terme dans le cadre. Un seul terme par critère peut être sélectionné.
Notons qu’il est possible d’écrire soi-même les termes de la requête dans le cadre mais cela implique de connaître les mots-clés indexés.
- Exécuter la même opération avec un autre critère de recherche affine la requête.
- Lorsque les termes sont choisis, un clic sur le bouton « Résultat » amène directement au modèle NOTICE DESCRIPTIVE de la première fiche de la liste des résultats. Le nombre de résultats est affiché dans la marge de gauche. A partir des notices on peut visualiser les images et feuilleter les résultats.
En plus des recherches, cet écran permet d’exécuter toutes les autres fonctions principales de la base :
Introduction : pour information générale et aide à la recherche Feuilleter : pour feuilleter les images dans l’ordre des thèmes Liste : pour consulter la liste complète des titres des images Nouvelle recherche : pour exécuter une nouvelle requête
Résultat : pour afficher les notices correspondant aux résultats de la requête Quitter : pour sortir de la base
5.3.4
NOTICE DESCRIPTIVE
Modèle offrant une description complète de chaque photographie. Les rubriques proviennent de la notice de base. Seules ont été retenues les plus importantes pour l’usager (pour le détail de chaque rubrique voir 6.4)
Rubriques :
◊ Titre
◊ Description
◊ Lieu
◊ Date
◊ Document
◊ Type de plan
◊ Photographe
◊ Thème
◊ Cote
◊ Collection
◊ Format
◊ N° de fiche
◊ Notes
Flèches : pour avancer et reculer parmi les fiches trouvées ou simplement pour feuilleter les notices
Image : pour afficher l’image correspondant à la notice
Introduction : pour information générale et aide à la recherche Liste : pour consulter la liste complète des titres des images Nouvelle recherche : pour exécuter une nouvelle requête
Imprimer : pour imprimer un modèle contenant la photographie et ses références principales
Quitter : pour sortir de la base
5.3.5 IMAGE
Modèle de l’affichage des images. Celle-ci sont insérées dans une rubrique image de type multimédia. Un cadre défini permet d’afficher les images de même dimension et au même endroit.
L’image est accompagnée des rubriques suivantes :
◊ Titre
◊ Lieu
◊ Date
◊ Cote
◊ Thème
Flèches : pour avancer et reculer parmi les fiches trouvées lors d’une recherche ou simplement pour feuilleter les images
Icône « œil » : pour visionner l’image grandeur écran
Introduction : pour information générale et aide à la recherche Liste : pour consulter la liste complète des titres des images Notice : pour afficher la notice correspondant à l’image Nouvelle Recherche : pour exécuter une nouvelle requête
Imprimer : pour imprimer un modèle contenant la photographie et ses références principales
Quitter : pour sortir de la base
5.3.6
IMAGE PLEIN ÉCRAN Image grandeur écran.
Icône « œil » : pour revenir à l’affichage image
5.3.7
FEUILLETER
Modèle IMAGE qu’il est possible de feuilleter dans un ordre établi qui suit les thèmes.
Flèches : pour avancer et reculer parmi les images
5.3.8 LISTE
Liste des titres de la totalité des images contenues dans la base. Les titres sont accompagnés des rubriques suivantes : lieu, date et cote. Comme pour le feuilletage, ils sont classés dans un ordre défini suivant les thèmes. L’utilité de ce modèle est de pouvoir rapidement feuilleter les titres comme on feuillette les images ou les notices. Une fois imprimée cette liste peut s’avérer pratique lors d’une consultation du fonds car elle contient les renseignements importants pour retrouver les documents.
Introduction : pour information générale et aide à la recherche
Image : pour afficher l’image correspondant à un titre après l’avoir sélectionné Notice : pour afficher la notice correspondant à un titre après l’avoir sélectionné Nouvelle Recherche : pour exécuter une nouvelle requête
Imprimer : pour imprimer la liste complète des titres ou les pages de son choix Quitter : pour sortir de la base
5.3.9 IMPRIMER
Modèle d’impression de l’image accompagné des rubriques suivantes :
◊ Titre
◊ Lieu
◊ Date
◊ Cote
◊ Collection
Très utile pour obtenir une reproduction d’une photographie grâce à l’image et à ses références qui permettent de l’identifier au sein du fonds.
Cette fonction est disponible depuis les modèles IMAGE et NOTICE DESCRIPTIVE. Précisons que cette fonction permet d’imprimer le ou les résultats d’une recherche.
En cliquant sur « Imprimer » on arrive sur le modèle Impression et on voit la fiche en mode Prévisualisation, c’est-à-dire telle qu’elle sortira de l’imprimante.
Le choix fait, il suffit de cliquer sur le bouton Continuer de la marge de gauche pour faire apparaître la boite de dialogue de l’imprimante. C’est ici que peuvent être choisies les fiches à imprimer. Cliquer sur Annuler ramène à la NOTICE DESCRIPTIVE sans imprimer.
L’impression de la liste est également possible. Permet d’imprimer soit la totalité des titres soit les pages de son choix. Cliquer sur Annuler ramène au modèle RECHERCHER.
5.4 Graphisme
Lorsque toutes les informations ont été entrées, il a fallu se pencher sur l’aspect graphique de la base. Aspect important car la base de données doit être agréable à consulter.
Il est nécessaire qu’une telle base de données comporte des teintes faisant bien ressortir les images noir et blanc. J’ai commencé par tâtonner pendant longtemps pour trouver un fond adéquat, ce qui n’a pas été simple. Après avoir essayé bon nombre de couleurs je me suis décidée pour un gris clair. Mais plus j’avançais dans mon travail plus je le trouvais terne. Avec l’aide du photographe, j’ai choisi un fond bleu clair s’accordant bien avec des boutons gris clairs. Ce fond fait très bien ressortir les images et il est bien plus gai que le gris du départ. De ce fait, la base reste assez sobre tout en étant agréable à l’œil.
6 - CATALOGAGE
Les photographies comprennent différents éléments qu’il est important de signaler. C’est pourquoi elles font l’objet dans ce travail d’un catalogage. Cette opération consiste à informer sur différents aspects de l’image.
6.1 Identifications
Avant de décrire une photographie il faut d’abord la comprendre et identifier les éléments la composant : pouvoir définir un lieu, une date, un personnage. Ce travail d’identification a été parfois astreignant dans les cas où très peu d’informations existaient pour certaines photographies. Mais heureusement, les brèves notices du travail préalablement effectué m’ont fait gagner du temps. Je me suis toujours efforcée de trouver le maximum d’informations. Il peut arriver toutefois, dans un petit nombre de cas, que certains éléments manquent.
6.2 Règles de catalogage
La description choisie est en harmonie avec les autres bases de données réalisées au Département des manuscrits ; les règles simples utilisées s’inspirent des normes en vigueur ISBD ou AFNOR pour les images. La structure de base pour les bases de données des inventaires est donc toujours la même et comporte des rubriques obligatoires.
Il est vrai que pour chaque fonds traité en détail, il est nécessaire d’établir une règle de description pour la zone de titre. Les différences qui apparaissent dans cette zone sont dues au fait que pour les manuscrits il s’agit très souvent de titres artificiels.
Concernant ce travail, il faut noter que l’ensemble de la fiche suit les règles d’usage alors que la zone « Titre » et la zone « Description » sont adaptées aux besoins du fonds traité. J’ai établi des règles propres à chaque rubrique afin d’offrir le maximum d’homogénéité et de rigueur pour l’ensemble des descriptions.
6.3 Notice de base
J’ai créé une grille d’analyse contenant l’ensemble des informations à retenir pour décrire les documents. Cette grille forme la NOTICE DE BASE qui est partagée en deux parties : la partie Catalogage que nous traitons maintenant et celle de l’Indexation qui est abordée au chapitre suivant. Le modèle NOTICE DE BASE est un écran professionnel destiné à la saisie des informations ; il est invisible au public. Il reste cependant présent dans la base mais il est masqué.
La NOTICE DESCRIPTIVE quant à elle accessible au public, ne reprend que les rubriques susceptibles d’intéresser l’usager.
6.4 Rubriques de la notice de base
TITRE
Les photographies n’étant pas officielles, aucun titre ne leur est encore attribué.
Certaines sont accompagnées d’annotations mais celles-ci ne peuvent généralement pas faire office de titre. C’est pour cela que j’ai moi-même créé un titre relatif à l’action, aux personnages ou au lieu. Il est en général assez bref car la rubrique « Description » reprend tous les éléments de la scène en détail et les autres rubriques renseignent sur d’autres éléments.
Concernant les portraits, le titre n’est formé que du nom de la personne photographiée, ceci étant expliqué par une absence d’action.
Pour les autres types de plans, Arthur Conan Doyle étant le personnage principal, sa présence est toujours mise en évidence. Sinon, le titre se compose de noms de personnes, d’action ou de lieu.
Il ne commence jamais par un article. Il peut arriver que le même titre se retrouve plusieurs fois si la scène est très similaire.
Les critères de recherches n’incluent pas cet élément qui ne justifie pas une recherche.
DESCRIPTION
Cette rubrique sert à énumérer les éléments significatifs de l’image. Elle nomme les objets et indique le nom des personnages. Un ordre est respecté selon le type de scène afin de rendre la description la plus homogène possible.
Quelques règles générales pour un maximum d’homogénéité : La description :
- ne commence jamais par un article - décrit les personnes de gauche à droite - mentionne l’arrière-plan en dernier
- est ponctuée par des virgules et points virgules séparant les diverses informations
- utilise le participe présent
Il est évident que ces règles sont respectées dans la mesure du possible.
Cependant il peut arriver que pour des questions de style, elles soient légèrement modifiées afin de rendre le texte agréable à la lecture. Le plus important étant que la description soit compréhensible et logique.
Quelques exemples de différents types de scènes :
Arthur Conan Doyle / position / lieu / action / autres personnes / arrière-plan Arthur Conan Doyle assis sur un banc dans un jardin ; discutant avec deux hommes assis en face de lui : de g. à dr. : Arthur Conan Doyle, Gordon Guggisberg, un homme non identifié ; à l’arrière-plan : des arbres, un mur, une porte ouverte
Personnes / position / lieu/ énumération des personnes de gauche à droite / entourage
Enfants Conan Doyle debout sur le pont d’un bateau : de g. à dr. : Adrian, Denis et Jean Lean ; à droite, appuyés contre une barrière : deux hommes non identifiés, l’un d’eux regardant la mer
LIEU
Lorsque le lieu est indiqué sur ou à côté de la photographie, ou encore sur l’album, il est relevé tel quel. S’il est trouvé ailleurs il est entre crochets. S’il s’agit d’une supposition, il est accompagné de crochets et d’un point d’interrogation.
Les noms de ville, de village, de région ou de pays sont indiqués en français.
Certains lieux peu connus sont accompagnés du pays ou de la région entre parenthèses. Le dossier d’information LES VOYAGES de l’Introduction peut aider à situer l’endroit dans le cas où celui-ci n’est pas connu. Rares sont les [S.l.] (sans lieu) car il est habituellement possible de déterminer au moins le pays concerné.
DATE
Même principe que pour le lieu. Des tranches de dates sont mentionnées lorsque la date exacte est inconnue mais la période déterminée. Les [s.d.]
(sans date) sont assez rares.
DOCUMENT
A part quelques photographies en format carte postale, l’ensemble des documents se compose de photographies noir et blanc.
TYPE DE PLAN
Portrait : une ou plusieurs personnes visibles jusqu’au niveau des épaules, comme un buste.
La zone « Description » contient les précisions suivantes : - portrait de face
- portrait de profil - portrait de trois quarts - portrait en pied
Gros plan : objet vu de près
Plan moyen : personne vue entièrement
Plan américain : une ou plusieurs personnes visibles jusqu’aux genoux Plan d’ensemble : groupe, plusieurs personnes visibles entièrement Plan général : paysage ou objets, sans êtres humains
PHOTOGRAPHE
Un petit nombre de photographies est l’œuvre de professionnels.
THEME
L’un des trois thèmes dont fait partie la photographie.
COTE
Une cote propre est attribuée à chaque image : il s’agit de l’emplacement exact du document ex : P07-02-03 (voir 3.4)
COLLECTION Désigne le contenant de la photographie
ex : PVII IS4314 PVII (voir 3.4)
FORMAT
Indiqué en centimètres. Les photographies sont mesurées dans l’ordre suivant : hauteur x largeur. Si l’image fait 20,5 cm le chiffre est arrondi au centimètre supérieur : 21 cm.
NUMERO DE FICHE
Numéro attribué à chaque image dans le but de les classer dans un ordre précis.
NOTES
Concerne toutes les annotations figurant autour des photographies ; elles sont retranscrites telles quelles.
Exemple :
- mention de nom et adresse de photographe
- annotation manuscrite faite par un membre de la famille
Indiqué en bas à droite du carton, nom et adresse du photographe : Stirling, Melb. ; annoté au bas du carton : On the warpath in Australia 1920-21, plus bas à gauche : Frontispiece
Les rubriques suivantes ne figurent que dans la NOTICE DE BASE qui peut être consultée par le professionnel si nécessaire, pour plus de précisions.
ETAT DU DOCUMENT
Les documents contenus dans cette partie iconographie ne sont pas tous dans le même état. Il peut donc être utile de connaître la « santé » des photographies pour une éventuelle utilisation ou restauration de l’original.
Les informations portent sur l’état physique du document. Ne sont décrites que les photographies présentant des altérations.
Différents éléments sont mentionnés :
- photographie protégée par une enveloppe blanche - coins cornés, déchirés
- contraste altéré - taches
- plis etc.
Un ordre est respecté. Viennent d’abord les éléments concernant la photographie elle-même, puis des informations sur son support s’il y en a un.
Cet ordre n’est toutefois pas respecté dans le cas d’une photographie protégée par une enveloppe n’étant pas incluse dans un album. La mention
« photographie protégée par une enveloppe blanche » vient alors en premier lieu.
Photographie protégée par une enveloppe blanche ; présentant plusieurs plis à droite de haut en bas ; collée sur un carton beige, au verso piqueté de taches brunes
DATE AFFICHAGE
Rubrique spécialement conçue pour l’index de la « Recherche date », afin d’afficher les dates dans un ordre chronologique. L’ordre est inverse à celui de la rubrique « Date ».
Exemple :
« Date » : [vers] 1815
« Date affichage » : [1815] vers
DEPOT
Désigne l’endroit où est entreposé le fonds, en l’occurrence il est toujours identique : réserve fonds manuscrits, rfm
NUMERO D’ENREGISTREMENT
Toutes les notices créées pour les documents traités au Département des manuscrits ont un numéro d’enregistrement attribué
DATE DE SAISIE
Date à laquelle les informations sont saisies pour la première fois
DATE DE MODIFICATION Date de modification des informations
7 - INDEXATION
Après nous être penchés sur la manière de décrire une photographie, intéressons-nous maintenant à une autre opération : l’indexation. Il s’agit en quelque sorte d’une description de l’image mais cette fois-ci en lui attribuant des mots-clés. Cela permet d’offrir une représentation de l’image en utilisant des termes qui représentent des aspects sélectionnés dans l’image.
7.1 Partie Indexation de la notice de base
Cette partie contient 19 rubriques. Pour chaque catégorie de termes plusieurs rubriques sont à disposition afin de pouvoir entrer plusieurs mots-clés. Ces rubriques forment cinq catégories constituant des critères de recherche :
• Date
• Lieu
• Personne
• Thème
• Sujet
• Date :
Cette catégorie n’est autre que la rubrique « Date affichage » qui se trouve dans la partie Catalogage de la NOTICE DE BASE. Cette rubrique est identique à la rubrique « Date » mais l’ordre des informations a été inversé afin que l’index présente les dates dans un ordre chronologique.
• Lieu :
Sont entrées dans cette rubrique les informations de la rubrique « Lieu » de la partie Catalogage. Quatre lieux peuvent être indiqués, ce qui permet de rechercher une ville, un village, avec sa région et son pays. De ce fait, l'usager peut faire une recherche générale par un pays ou plus particulière par une ville.
• Personne :
Sont entrées dans cette rubrique toutes les personnes identifiables présentes sur chaque image. Dans le cas où des personnes n’ont pas été identifiées, elles sont signalées par les termes « Homme non identifié », « Femme non identifiée » ou « Enfant non identifié ».
Remarque :
Il n’est pas impossible que des erreurs d’identification se soient produites . Dans certains cas, en effet, il m’a été difficile de distinguer tel personnage comme par exemple Denis ou Adrian Conan Doyle, les deux frères se ressemblant passablement.
Dans certains cas, seul le prénom ou nom de famille est indiqué.
• Thème :
Est entré dans cette rubrique le thème correspondant à l’image : L’homme et sa famille
Les Voyages
La Guerre des Boers
• Sujets
La catégorie Sujets est développée dans ce chapitre car elle mérite une explication approfondie. C’est ici que l’on indique les éléments visuels de l’image autres que les personnages ou lieux.
7.2 Sens de l'image
Une image consiste en un ensemble organisé d’éléments qui entretiennent entre eux des relations particulières. Analyser une image a pour intention de faire ressortir ces éléments.
Une image est un message entre le producteur et le lecteur. Contrairement à un livre, elle peut se lire de plusieurs façons et sa lecture peut poser des problèmes d’interprétation. En effet, ce type de document laisse cours à davantage d’interprétations qu’un texte de par ses différents contenus et valeurs. Outil de communication, l’image est donc difficile à lire à cause de sa polysémie. On peut définir la lecture d’une image comme un acte culturel consistant en la capacité de comprendre et d’interpréter des signes visuels.
C’est pourquoi le lecteur décide du sens de l’image en fonction de ce qu’il sait ou croit, ou de sa culture. Chaque individu peut comprendre une image d’une façon propre.
Le sens d’une image comprend un signifiant est d’un signifié : - Le signifiant est l’élément que l’on voit vraiment
- Le signifié est l’idée que l’on se fait de l’élément Exemple :
« l’image » d’une maison (le signifiant) renvoie à
« l’idée » de maison (le signifié) de l’objet de référence Ceci explique l’existence de deux niveaux d’interprétation :
- premier niveau (dénotation) : on identifie les éléments d’une manière concrète d'après ce que l’on voit vraiment sur l’image
- second niveau (connotation) : l’image dit davantage que ce qu’elle semble dire, elle est porteuse de plus d’un discours. On l’interprète suivant ce qu’elle dégage d’affectif ou d’idéologique. Cette interprétation est bien sûr différente suivant les individus
Exemple :
l’image d’un arbre renvoie à l’idée de nature, elle signifie donc autre chose en plus de ce qui est représenté.
7.3 But de l’indexation
Ces problèmes de lecture, de sens, de polysémie influencent la manière d’indexer une photographie. Effectuée par une multitude d’individus, cette opération sera toujours différente.
Le but de l’indexation est de pouvoir retrouver une photographie lors d’une recherche. L’indexation a pour objectif de produire un langage de recherche documentaire. Elle permet d’identifier et de formaliser les informations contenues dans une photographie en offrant une traduction textuelle. Notons que cette opération n’est jamais réellement complète dans le sens où il est difficilement possible de parler de tout ce qui existe potentiellement sur une image.
C’est pourquoi lors de toute analyse, il est important de commencer par décider ce que l’on veut signaler, ce qu’il est utile de faire ressortir. Etablir des « règles d’usage » permet de garder une homogénéité tout au long de cette opération.
On peut alors se poser ce genre de question : "Y a t - il une maison sur cette photographie, cette maison mérite-t-elle d’être indexée ?"
Afin de déterminer ma manière d’indexer je me suis penchée sur les aspects suivants :
Genre de documents à indexer
Pour la plupart des photographies d’amateurs, les documents à traiter représentent diverses scènes de la vie quotidienne : voyages, situation familiale, guerre...
Ces photographies s’inscrivent dans un cadre général qui est la plupart du temps compréhensible par tous, dans le sens où les scènes ne sont spécifiques à aucun domaine particulier.
Profondeur de l'analyse
Cette base de données est un produit fini auquel rien ne viendra s’ajouter.
L’indexation peut donc être "maison", c’est-à-dire que les termes ne proviennent d’aucun thesaurus, ils sont purement inventés par son créateur.
Après avoir consulté les photographies, j’ai repéré le genre d’éléments se retrouvant souvent, et décidé de ne signaler que les éléments significatifs (pour moi). Significatifs dans le sens où ces derniers sont visibles et font partie de la scène. Ce choix implique qu’un élément très peu visible et insignifiant n’est pas indiqué.
Public visé
Le public potentiel peut influencer la manière d’analyser les images. Cette base de données est un produit grand public qui n’est pas destiné à des spécialistes.
Des termes simples et usuels ont été utilisés.
7.4 Caractéristiques principales de l'indexation
Il a été capital lors de cette opération, de constamment penser aux recherches pouvant être effectuées par les usagers. Car si le but est de permettre et de faciliter une recherche documentaire, l’indexeur doit se mettre dans la peau du chercheur. Voici quelques aspects de l'indexation :
• Langage naturel :
Un langage libre a été utilisé car il s’agit d’un travail personnel ne faisant partie d’aucun ensemble de travaux similaires.
• Termes génériques / spécifiques
Les termes retenus sont d’habitude spécifiques. Cependant, il peut arriver qu’un terme spécifique soit accompagné d’un terme générique pouvant faire l’objet d’une recherche plus générale.
Exemple :
Tous les termes sont au singulier
• Noms
Les termes sont des noms pouvant être accompagnés d’un adjectif ou d’un nom propre. Adverbes et verbes sont inexistants.
• Noms propres
certains termes sont accompagnés d’un nom propre :
« Maison Undershaw »
7.5 Recherches
Comme mentionné précédemment, le but de l’indexation est de permettre des recherches grâce à des mots-clés. FileMaker Pro offre un outil de recherches dont le processus est le suivant :
la NOTICE DE BASE contient les catégories de critères de recherches expliqués précédemment. Les termes sont simplement saisis dans les rubriques.
Le modèle RECHERCHER contient les critères de recherches que l’on désire offrir à l’usager ; en l’occurrence on y trouve : Sujet, Thème, Personne, Lieu et Date.
La NOTICE DE BASE comprend plusieurs cases pour chacun de ces critères.
Afin que lors d’une « Recherche sujet » par exemple, tous les mots-clés entrés soient pris en compte, il faut écrire une commande. Cette commande s’appelle un script. (voir 5.1)
7.6 Index et menus déroulants
Lorsque les termes sont entrés dans les rubriques de la NOTICE DE BASE, ils forment des index qu’il est possible d’afficher dans le modèle RECHERCHER.
Ainsi, lorsque l’on clique sur « Recherche personne » par exemple, un index (contenant tous les termes indexés pour cette catégorie), s’affiche sous forme de menu déroulant . Ceci est très pratique car l’usager peut visionner tous les termes existants. Cela évite des problèmes de synonymie car si la personne cherche le mot « Bicyclette » et ne le trouve pas il peut aller voir si « Vélo » existe et le sélectionner.
Il faut être attentif au fait que lors d'une recherche il n'est pas possible de sélectionner plusieurs terme dans la même catégorie. Une recherche peut toutefois contenir un terme de chaque catégorie.
7.7 Inconvénients des recherches
C’est à un stade déjà bien avancé de mon travail que j’ai réalisé que le processus de recherche offert par Filemaker Pro comporte quelques défauts.
Les exemples suivants les illustrent.
• si un terme court se retrouve tel quel dans un autre terme plus long, les résultats sont faussés car le logiciel recherche les deux termes :
Exemple :
"Port" : les résultats comprennent aussi les fiches où le mot "Portail" est indexé.
Afin d’éviter cette erreur j’ai décider de modifier le terme posant problème. J’ai donc transformé le mot clé « Port » en « Port maritime »
Le même problème se pose avec les termes suivants :
« Table » et « Tableau » : j’ai modifié « Tableau » en « Peinture/tableau »
• Lorsque des noms ou prénoms similaires sont indexés, des problèmes peuvent se poser lors de recherches.
Exemple : l’usager fait une « Recherche Personne » : « Jean Leckie »
Filemaker Pro trouve 20 fiches. Jean Leckie ne figure pas sur trois de ces images. Il s’agit donc d’un résultat erroné. Le programme a trouvé toutes les fiches où sont indexés les mots « Jean » et « Leckie », même si ces deux mots sont séparés. Sur les trois fiches où Jean Leckie ne figure pas, on trouve
« Conan Doyle, Jean Lean » et « Leckie, Stewart ».
- même problème pour « Doyle, Mary » : Filemaker Pro trouve les fiches où
« Conan Doyle, Mary Louise » et « Pickford, Mary » sont présentes.
J’ai donc modifié ces deux noms afin d’obtenir des résultats corrects :
« Leckie, Jean » devient « Conan Doyle, Jean/Leckie »
« Doyle, Mary » devient « Doyle, Mary/Foley »
Et afin d’harmoniser les noms des femmes, j’ai adapté le nom suivant :
« Hawkins, Louise » en « Conan Doyle, Louise/Hawkins »
Les index sous forme de menus déroulants, aussi pratiques qu’ils peuvent être présentent également certains défauts :
• les noms de personnes sont entrés comme ceci dans la NOTICE DE BASE lors de l'indexation :
« CONAN DOYLE, Arthur »
Ce même nom est affiché dans l'index comme cela :
« Conan Doyle Arthur »
Cela signifie que les majuscules et virgules disparaissent. Ceci peut être ennuyeux car il est moins facile de différencier le prénom du nom.
• Les accents disparaissent
« Barrière » devient « Barriere »
• L’index étant assez étroit, il n’est parfois pas possible de voir l’ensemble du mot-clé ! c’est pourquoi j’ai adapté mes termes à la longueur de l’index.
« Maison Windlesham » au lieu de « Maison de Windlesham » ou encore « Barrière de fil barbelé » au lieu de « Barrière de fil de fer barbelé »
8 - PROJET DE NUMERISATION DE COLLECTIONS ET DE MISE A DISPOSITION DANS UN CATALOGUE COLLECTIF
8.1 Memoriav
L'association Memoriav (Association pour la sauvegarde de la mémoire audiovisuelle suisse) a vu le jour fin 1995 dans le but de promouvoir la collecte, la sauvegarde et la mise à disposition de documents audiovisuels. Un échange d'informations et de prestations peut garantir la conservation et faciliter l'accès aux documents pour la recherche, l'enseignement et le public intéressé. Des mesures d'urgence sont déjà en cours pour sauver des documents particulièrement menacés. Ces actions sont accompagnées de projets pilotes destinés à éprouver de nouvelles technologies et stratégies de conservation ainsi que de nouveaux moyens de mise à disposition des documents pour la consultation.
Memoriav gère et soutient un certain nombre de projets relatifs à la sauvegarde du patrimoine audiovisuel. Ces projets se divisent en deux groupes qui diffèrent par leur mode de financement. Les mesures d'urgence sont les suivantes : En 1992, une somme globale de Fr. 6,2 millions provenant du "Fonds de frappe des monnaies" de la Confédération a été prévue pour des tâches de restauration et de conservation urgentes. Le but de ces mesures dites
"d'urgence" est de sauver des fonds de documents audiovisuels particulièrement menacés de décomposition et d'effacement. Il s'agit avant tout de films nitrates, de 78 tours en acétate avec des émissions de radio anciennes (voir à ce propos l'article de R. Dahler sur les 75 ans de la Radio Suisse Romande), de vidéos aux formats obsolètes mais également de photographies.
8.2 Centre Valaisan de l'image et du son
Le Centre valaisan de l’image et du son (CEVIS) est une institution cantonale créée en 1985, située à Martigny. Son objectif est le rassemblement, la conservation, la mise en valeur et la diffusion des documents concernant le Valais que ce soit par leur sujet, auteur ou cadre dans les domaines du film et de la vidéo, de la photographie et de l’enregistrement sonore. Ce centre fait office de :
• Cinémathèque (films, vidéos en tous genres)
• Phonothèque (enregistrements sonores des radios) et
• Bibliothèque (en libre-accès, sur la photographie et le cinéma)
• Photothèque : 200 000 photographies et cartes postales provenant de photographes, institutions, éditeurs ou privés.
Cette institution est en plus d’une forteresse de la mémoire, un lieu d’accueil et de travail. Les documents qu’elle conserve étant uniques et fragiles, la consultation s’effectue sur place au moyen de techniques de pointe comme la
consultation interactive des photographies. Un vidéodisque permet au public d’accéder à environ 50 000 photographies. L’usager recherche lui-même et regarde directement les documents correspondant à ses demandes.
8.3 URL et VTLS : accessibilité des photographies du CEVIS
La promotion et l’accessibilité des collections spéciales sur des catalogues collectifs et le Web sont un rêve de longue date pour certains responsables.
Leur réalisation est intéressante pour les raisons suivantes : l’usager peut à la fois être informé sur les ouvrages publiés par un auteur, visionner les photographies prises lors d’événements particuliers, consulter sa biographie et connaître le contenu et l’origine du fonds d’archives le concernant. Pour ce faire, il faut avoir à disposition un outil informatique (URL) qui permette de faire le lien entre le catalogue collectif et une série de documents stationnés sur des serveurs locaux. Ces documents peuvent être de différents types : textes (indexés ou non, en SGML ou EAD), images, son, images animées. Le premier test des liens URL sur VTLS-RERO s’est fait vers des images et des textes et donne des résultats très intéressants ouvrant des possibilités pour tous les services spéciaux des bibliothèques de RERO.
Le projet qui a servi à tester les liens URL depuis VTLS est un projet pilote de Memoriav intitulé : LA VIE QUOTIDIENNE AU FIL DU TEMPS (2000 photographies en ligne)
Le CEVIS gère son propre thesaurus et les documents peuvent être consultés uniquement sur place grâce au vidéodisque. Afin de diffuser plus largement les trésors photographiques de différentes institutions Suisses, ce projet pilote a été lancé en 1998. L’opération consiste à rendre disponible les photographies sur le catalogue VTLS et donc sur Internet. Les monographies et périodiques sont déjà dans le catalogue collectif RERO. Il s’agit donc de cataloguer les photographies dans VTLS et d’offrir un accès direct au document depuis la notice. Ce projet s’effectue en collaboration avec d’autres institutions détentrices de photographies. Il vise à traiter 2000 photographies en deux ans.
Sa réalisation pourrait déboucher sur une photothèque virtuelle accessible par Internet. Le programme prévoit les volets suivants :
• Sauvegarde à l’aide d’une numérisation à haute définition pour satisfaire les besoins des utilisateurs :
Il a fallu élaborer des critères et définitions de numérisation : la numérisation de l’image doit permettre toutes utilisations ultérieures envisageables, de l’envoi attaché par e-mail au tirage sur poster. L’inconvénient est que le coût de numérisation et de stockage est élevé. Malgré cela, le CEVIS a établi quatre niveaux de qualité pour les numérisations :
- basse qualité : l’image est lisible et de qualité équivalente à un article de presse
- qualité carte postale : l’image est de format 1/1 avec une bonne définition - qualité photographie de presse : l’image va jusqu’au format A4 et permet une
- qualité supérieure : l’image va jusqu’au format A3 et peut être imprimée à cette taille avec qualité ; elle est utilisée pour les négatifs et les plaques de verre.
Le format de l’image est en TIFF ; pour l’accès depuis le Web : en JPEG Il faut compter :
-20 Mb par image haute définition en noir et blanc
-60 Mb par image haute définition en couleurs (on peut en tirer une affiche) -6-8 Mb en se limitant au format A4
La photographie en format JPEG diminue la place occupée : on passe de 20 Mb à 20 octets
En résumé, il existe « deux versions » par image. L’accès depuis le vidéodisque du CEVIS offre une version de qualité, haute définition. Pour les images accessibles depuis VTLS la photographie est compressée en JPEG afin d’occuper moins de place et n’a pas de haute définition afin d'éviter les piratages et utilisations à d’autres fins que des fins documentaires ou informatives.
Les images sont stockées sur le disque dur du serveur local propre à cette opération et ensuite transférées sur le disque optique. Pour le moment, les sauvegardes provisoires se font sur des CDs.
• Catalogage et consultation sur Internet Il a fallu établir :
- des règles sommaires de catalogage pour ce type de document en tenant compte des règles ISBD pour la description des "non-books" et des normes AFNOR pour la description des images fixes
- la profondeur du catalogage
La notice pour les photographies se présente sous la même forme que celles des « books ». La différence réside dans l’ajout des rubriques suivantes, nécessaires aux besoins des images fixes :
- NOTE : concerne les copyrights
- ACCES : deux zones d’accès offrant pour l’une un accès direct à la photographie et pour l’autre des renseignements concernant l’auteur
- ANALYSE : Le système VTLS comporte une zone d’indexation appelée SUJET. Les notices des photographies ont une zone supplémentaire appelée ANALYSE. En effet, l’indexation diffère de celle des "books". Ici, une analyse détaillée des images a été effectuée car la zone sujet VTLS ne répond pas aux besoins de ce type de document. Les termes proviennent donc du thesaurus
"maison" du CEVIS. En étudiant ce type d’indexation, on peut remarquer qu’elle est assez détaillée. Il arrive souvent qu’on trouve un terme accompagné de son terme générique. Une grande quantité d’éléments sont signalés même s'ils ne sont pas franchement significatifs.
8.4 Réflexion sur les méthodes d’indexation du CEVIS
Dans une perspective future de créer des liens d’une notice VTLS à la base de données, j’ai observé la façon d’indexer les photographies du CEVIS afin d’éventuellement adapter la mienne à la leur. Mais il faut immédiatement préciser une chose : la base de données est un produit fini, l’indexation est donc propre et adaptée à ses besoins. Puisque destinée à un grand public les termes sont des termes couramment utilisés et l’analyse n’entre pas dans les détails. De plus, des index étant à disposition, l’utilisateur peut, lors de sa recherche, visionner l’ensemble des termes entrés. Je me suis rapidement rendu compte que la méthode d’analyse du CEVIS ne pourrait pas s’appliquer à mon travail. En effet, elle est assez pointue et signale un nombre élevé d’éléments même peu visibles ; j'ai estimé que ma base ne nécessitait pas une telle profondeur d’indexation. C’est pourquoi j’ai choisi ma propre méthode.
8.5 Intérêt du projet du CEVIS pour la BCU
Certains aspects de ce projet pourraient être fort intéressants pour une institution telle que la BCU. Par exemple : d'un auteur vaudois dont au moins une des œuvres est cataloguée dans VTLS, des liens pourraient être créés vers :
- du matériel iconographique (photographie, gravure de l’auteur) - s’il est musicien, la partition d’une de ses œuvres musicales - un reportage vidéo sur sa carrière
- sa biographie
- un enregistrement d’une interview ou de l’interprétation d’une de ses œuvres - d’autres sites possédant des informations à son sujet
- une base de données de fonds manuscrits
Exemple : une notice VTLS d’un livre de ou sur Arthur Conan Doyle pourrait avoir un lien vers la base de données iconographique faisant l’objet de ce mémoire ; un accès direct existerait vers cette base qui serait stockée sur le serveur local de la bibliothèque. De cette manière, la possibilité d’un accès direct à toutes les informations existantes concernant un auteur ou un sujet sur quelque support qu’elles soient serait offerte.
