HAL Id: hal-03199171
https://hal.archives-ouvertes.fr/hal-03199171
Submitted on 15 Apr 2021
HAL is a multi-disciplinary open access archive for the deposit and dissemination of sci- entific research documents, whether they are pub- lished or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers.
L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, émanant des établissements d’enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés.
Apport d’un Entrepôt de données cliniques dans la gestion d’un hôpital universitaire
Jessica Jacques, Marie Thys, Marjorie Gangolf, Marie-Pierre Cunin, Florence Lambert, Thomas Vanbrabant, Alexandre Poustovoitov, Eric Waseige,
Anne-Sophie Laruelle, Mélanie Debouny, et al.
To cite this version:
Jessica Jacques, Marie Thys, Marjorie Gangolf, Marie-Pierre Cunin, Florence Lambert, et al.. Apport d’un Entrepôt de données cliniques dans la gestion d’un hôpital universitaire. 10ème conférence Francophone en Gestion et Ingénierie des Systèmes Hospitaliers, GISEH2020, Oct 2020, Valenciennes, France. �hal-03199171�
Apport d’un Entrepôt de données cliniques dans la gestion d’un hôpital universitaire
JACQUES Jessica 1, THYS Marie 2, GANGOLF Marjorie 2, CUNIN Marie-Pierre 2, LAMBERT Florence 2, VANBRABANT Thomas3, POUSTOVOITOV Alexandre 3, WASEIGE Eric 3, LARUELLE Anne-Sophie4, DEBOUNY Mélanie4, DUPONT Anne-Catherine4, KOLH Philippe 5
1 CHU Liège, Service des Informations Médico-Economiques, Avenue de l’hôpital 4000 Liège, 04/366.74.27, Jessica.jacques@chuliege.be
2 CHU Liège, Service des Informations Médico-Economiques, Avenue de l’hôpital 4000 Liège, 3 CHU Liège, Service des Applications Informatiques, Avenue de l’hôpital 4000 Liège
4 CHU Liège, Contrôle de gestion, Avenue de l’hôpital 4000 Liège
5 CHU Liège, Gestion du Système d’Informations, Avenue de l’hôpital 4000 Liège
Résumé. AU cours de ces dernières années, le CHU de Liège s’est doté d’un entrepôt de données de clinique.
Avec un Dossier Patient Intégré largement déployé, celui-ci intègre une vaste étendue de données administratives et cliniques. Cet article présente l’entrepôt de données et son déploiement ainsi que la manière dont les données sont utilisées pour optimiser la performance de l’institution.
Mots clés: Entrepôt de données cliniques, informatique médicale, gestion des institutions de soins
Introduction
Le système de santé génère une quantité importante de données (Dinov, 2016). Avec le développement des Dossiers Patients Informatisés, les données cliniques récoltées sont de plus en plus variées et importantes.
Plus particulièrement, ces données de santé sont répliquées et rassemblées dans des Entrepôts de Données Cliniques (EDC) pour permettre une réutilisation de leur potentiel dans un environnement non contraignant pour la continuité des soins au patient. Ainsi, la masse d’information disponible peut-elle être utilisée à différentes fins (Artemova, Madiot, Caporossi, Mossuz, & Moreau-Gaudry, 2019) : Recherche clinique par la constitution de cohortes et l’utilisation des données concomitantes, Enseignement par la fourniture de use-case pour la formation, Gestion des institutions par la connaissance approfondie de l’organisation et son optimisation.
Comme le relate la littérature, les données cliniques ont été largement utilisées pour la recherche clinique dans de nombreuses études (Wang & Krishnan, 2014). Nous nous intéressons plus particulièrement dans cet article à la façon dont un entrepôt de données cliniques peut aider le management d’une institution hospitalière à définir ses objectifs stratégiques et les suivre dans un contexte où les restrictions budgétaires, l’innovation médicale et les besoins du patient sont de plus en plus pressants.
Matériel et Méthodes
Le CHU de Liège est le seul hôpital universitaire en Wallonie associé à un cycle complet de la Faculté de médecine. C’est un hôpital académique pluridisciplinaire, dont les missions principales sont l’activité clinique, l’enseignement, la recherche et le service à la communauté. Ses activités sont réparties sur 8 sites, dont 4 sites d’hospitalisation. Il compte 1038 lits agréés et plus de 6 000 membres du personnel.
En 2018, le CHU a accueilli plus de 845 000 patients en consultation, 100 000 contacts aux urgences, 45.000 admissions en hôpital de jour et presque 42.000 en hospitalisation classique. L’hôpital compte sur l’expertise de plus de 900 médecins, répartis entre plus de cinquantaine disciplines médicales.
En juin 2014, le plan stratégique « CAP2020 » a été initié par l’Administrateur délégué et élaboré par toutes les équipes internes au travers de nombreux groupes de travail transversaux. Cet exercice a permis de définir les missions stratégiques de l’hôpital et les actions à entreprendre. Ce plan repose sur trois axes principaux afin de répondre aux attentes des patients, à la volonté d’excellence de l’hôpital universitaire et au bien-être du personnel.
Dans le cadre de ce plan stratégique, l’ensemble des services médicaux ont émis le souhait de pouvoir disposer d’un socle commun d’informations de gestion, constamment mises à jour afin d’optimaliser la qualité des soins aux patients et de garantir une gestion efficace de des ressources disponibles. Il a dès lors été convenu de développer et permettre l’accès à chaque chef de service médical à un Outil de Pilotage orienté sur des thématiques importantes : Suivi de l’activité clinique, de la facturation et suivi budgétaire dans un premier temps.
Pour mener à bien ce projet, le CHU de Liège s’est doté d’un vaste entrepôt de données cliniques. Cet entrepôt copie les données des applications institutionnelles, les charge et intègre l’ensemble des informations disponibles dans une seule architecture informatique. Ce projet est le fruit d’une collaboration intense entre plusieurs services.
Le premier intervenant est l’équipe Business Intelligence (BI) du Service des Applications Informatiques. Cette équipe est chargée
- d’analyser le flux de données,
- de récupérer ces informations des applications sources, - charger les données dans l’entrepôt de données
Cette équipe BI garantit donc l’ETL des données, s’assure de la performance de l’entrepôt mais aussi de sa mise à jour. Une première validation des données est effectuée au moment de l’analyse et du chargement des données. Cette étape garantit que les données mises à disposition dans l’entrepôt de données sont conformes aux informations récoltées en continu dans les applications opérationnelles. Cette équipe gère également l’accès et la sécurité des données. Elle s’assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données qui les concernent. Enfin, l’équipe BI intervient dans la mise en production et la mise à jour des outils de pilotage développés dans l’institution.
L’exploitation des données de l’entrepôt se fait par l’équipe d’analystes du Secteur Exploitation des données du Service des Informations Médico-Economiques. Les analystes du secteur
- valident le continu de l’Entrepôt de données cliniques par rapport aux informations des applications sources
- vérifient la cohérence entre les sources différents qui contiennent une information relativement similaire (par exemple le nombre de consultations dans les inscriptions, les rendez-vous ou la facturation) et déterminent quelle source d’information est la plus fiable pour évaluer les différents concepts
- définissent les mesures et les indicateurs à suivre en termes de gestion - mettent en œuvre les indicateurs définis dans l’outil de pilotage.
Résultats
Les outils de pilotage
Le déploiement de l’Entrepôt de données cliniques a été mis en œuvre à partir de 2014 et s’est enrichi au fur et à mesure du temps. Petit à petit, l’expertise des équipes BI et Analystes a permis le développement de l’entrepôt de données. Au fur et à mesure du temps, l’entrepôt de données cliniques du CHU de Liège s’est largement enrichi de la plupart des données disponibles dans notre institution. Le développement a suivi le calendrier illustré dans la Figure 1.
L’entrepôt de données cliniques du CHU de Liège est donc riche en informations et reprend les données de la plupart des applications administratives et médicales déployées au CHU de Liège dans son Dossier Patient Informatisé. Plus particulièrement, l’entrepôt de données cliniques contient :
- Les données administratives du patient (signalétique) - Les données de facturation au patient
- Les mouvements du patient dans l’institution (ADT et gestion des lits)
- Les données de pathologies (APR-DRG) et leur financement (Activité justifiée) - Les données du programme opératoire
- Les données de rendez-vous
- Les données des analyses de laboratoire (biologie clinique, génétique, anatomopathologie) - Les données d’imagerie médicale
- Les achats et la facturation de la pharmacie - Les données de médecine nucléaire - Les données des chimiothérapies
- Assez rapidement disponibles à côté de l’entrepôt de données cliniques, les données médicales et les données infirmières ont été élargies à une réplique complète des données du Dossier Patient
Informatisé.
Figure 1 Déploiement de l'entrepôt de données cliniques au CHU de Liège
Sur base de cet entrepôt de données, l’équipe a cherché à valoriser les informations disponibles au travers de différents Outils de pilotage avec pour objectif d’apporter un soutien au pilotage de l’Institution (y compris des projets stratégiques) et des services médicaux.
Au terme d’une large réflexion, le choix s’est porté sur un outil de reporting permettant une interactivité entre les décideurs et l’information de gestion institutionnelle. Cet outil devait répondre aux caractéristiques suivantes :
- Facilité de mise en œuvre et d’utilisation - Accessible via l’Intranet de l’Institution
- Accès aux données sécurisé, intégré et contrôlé - Données détaillées et pertinentes
- Convivialité, visibilité
- Réponse instantanée aux sélections de l’utilisateur - Simplicité et performance dans l’analyse très détaillée
- Flexibilité de l’analyse et du reporting : graphiques dynamiques en liaison avec tableaux de données, représentation géographique…
En parallèle donc de l’enrichissement de l’entrepôt de données, ont été développés une série d’outils de pilotage, tel que présenté dans la Figure 2. Ainsi l’Institution dispose à présent de 25 Outils de pilotage.
Différents niveaux d’outils de pilotage sont développés.
Certains sont transversaux au sein des services médicaux, càd qu’ils reprennent une information commune déclinée pour le service. En vue de la transparence, les résultats consolidés pour l’ensemble de l’Institution sont également visibles pour chaque service médical. Les outils de ce type ont été les premiers à être développés, il s’agit par exemple :
- l’activité clinique : évolution des admissions, de la durée de séjour…
- les profils de facturation : évolution de la facturation au patient au travers de la nomenclature belge - l’activité justifiée : dans le cadre des modalités de financement à la pathologie d’application en Belgique
Chaque outil de pilotage présente selon une vue identique et la plus cohérente possible l’information
nécessaire au pilotage de l’institution. Ils reprennent des indicateurs généraux qui peuvent être déclinés selon différents points de vue temporels (évolution dans le temps), spatiaux (évolution par site) ou individuels (évolution par prestataire). Les premiers outils de pilotage développés ont d’abord concerné les éléments de gestion plutôt financière, comme par exemple le niveau d’activité ou les recettes de l’institution. Puis petit à petit, les outils de pilotage ont évolué selon les besoins des services et sont donc devenus spécifiques à certaines disciplines médicales mais également plutôt orientés vers la qualité de la prise en charge et des soins prodigués aux patients (Prise en charge de l’AVC, Itinéraire clinique en Obstétrique)
Figure 2 Développement et déploiements des Outils de pilotage du CHU de Liège
Discussion et conclusion
En Belgique, dans le cadre de l’évolution du secteur des soins de santé, des réformes institutionnelles et des contraintes budgétaires, le CHU de Liège s’est engagé depuis 2014 dans un ambitieux plan stratégique, « CAP 2020 » visant, outre l’optimisation de la qualité des soins, la performance de l’Institution. Un des projets de ce plan stratégique a porté sur le développement d’un « Outil de pilotage institutionnel ».
Comme toute entreprise, le CHU souhaite donc disposer d’outils d’aide à la décision les plus efficients. Pour améliorer sa performance, outre le suivi des seules données financières, il est devenu essentiel de mettre à
disposition des décideurs ainsi que de tous les Chefs de service un ensemble d'indicateurs ainsi que des tableaux d'analyse et ainsi permettre de disposer d'une plateforme d'aide à la décision.
Au fur et à mesure du projet, une série d’outils de pilotage ont été développés et ceux-ci portent sur des thèmes variés cliniques ou non cliniques. Ces développements sont possibles grâce à plusieurs facteurs.
Le premier facteur est la présence au CHU d’un Dossier Patient Informatisé largement déployé et incluant l’ensemble des composantes du processus de soins. En effet, ce DPI permet de collecter des informations variées portant aussi bien sur la prise en charge médicale ou infirmière. Sont également déployés la gestion des lits, les serveurs de résultats (de laboratoire et d’imagerie médicale), les rendez-vous informatisés, la prescription et l’administration des médicaments, la prescription des actes techniques, le programme
opératoire, la gestion de la pharmacie … L’ensemble de ces données sont disponibles à côté des informations habituellement récoltées au sein des hôpitaux au travers des données administratives et médico-
administratives.
L’ensemble de l’information clinique et non clinique récoltée au CHU est donc vaste et varié. Le second facteur de réussite de la mise à disposition d’un outil de pilotage est donc la présence d’un entrepôt de données cliniques maintenus par une équipe BI qualifiée. Cet entrepôt de données est évidemment la base du projet. Il doit être performant et présenter les données les plus actuelles pour permettre l’adhésion de tous au projet.
Une équipe distincte d’analystes constitue le troisième facteur de réussite de ce projet. Elle travaille de pair avec l’équipe BI et la collaboration entre analystes et informaticien est essentielle. Les analystes permettent non seulement d’identifier les besoins des utilisateurs, de définir les indicateurs qui mesurent les objectifs recherchés mais aussi d’accompagner dans l’interprétation des résultats et guider donc les utilisateurs dans les actions à entreprendre.
Enfin, le dernier élément pertinent dans la démarche du CHU est la mise en place d’un processus d’analyse de gestion. En effet, la mise à disposition des différents outils de pilotage a progressivement dérivé vers une analyse de gestion. L’analyse de gestion est un accompagnement des chefs de service médicaux dans l’utilisation et l’interprétation des résultats des indicateurs disponibles. Suite à la mise à disposition de ces données et à la manipulation des différents outils de pilotage, les utilisateurs ont pris conscience de la difficulté d’identifier, parmi la multitude d’informations présentes, les éléments clés à suivre pour assurer l’amélioration continue des activités du service. Une réflexion a donc été poursuivie afin de déterminer le meilleur moyen de présenter une information pertinente et aisément disponible pour le Chef de Service.
Cet exercice résulte d’une forte responsabilisation budgétaire des Chefs de service médicaux sur leurs honoraires et les analyses de gestions sont donc actuellement essentiellement tournée sur les aspects financiers. Ainsi, le contrôle de gestion et les analystes rencontrent tous les Chef de service deux fois par an.
Les équipes décortiquent l’ensemble du compte de résultat du service et décrivent les différents facteurs susceptibles d’impacter les différents résultats. Les résultats sont ensuite transmis à la Direction générale ainsi qu’au Président du Conseil médical.
Les outils de pilotage et l’analyse de gestion qui en a découlé apportent donc plus de transparence et de visibilité sur les facteurs influençant les résultats financiers de l’Institution. Ces éléments sont essentiels dans un contexte financier de plus en plus accru où les contraintes budgétaires liées aux différentes réformes du financement ainsi qu’à l’innovation médicale sont importantes.
Avec son entrepôt de données cliniques, la démarche d’analyse de gestion est encore en train d’évoluer puisque des indicateurs cliniques et de qualité des soins sont progressivement intégrés. Ces éléments répondent aux objectifs actuels de l’accréditation et d’un suivi de la qualité des soins qui se veut plus intégrés dans le leadership et le management de notre institution.
