Référentiel Organisation générale

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Décrets, arrêtés, circulaires

TEXTES GÉNÉRAUX

MINISTÈRE DE L’AGRICULTURE, DE L’AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT

Arrêté du 30 juin 2014 modifiant l’arrêté du 25 novembre 2011 relatif au référentiel de certification prévu à l’article R. 254-3 du code rural et de la pêche maritime « organisation générale »

NOR : AGRG1412498A

Le ministre de l’agriculture, de l’agroalimentaire et de la forêt, porte-parole du Gouvernement, Vu le code rural et de la pêche maritime, notamment le chapitre IV du titre V du livre II ;

Vu l’arrêté du 25 novembre 2011 fixant les modalités de la certification mentionnée au 2

^o

de l’article L. 254-2 du code rural et de la pêche maritime ;

Vu l’arrêté du 25 novembre 2011 relatif au référentiel de certification prévu à l’article R. 254-3 du code rural et de la pêche maritime « organisation générale »,

Arrête :

Art. 1

^er

. – Le référentiel « organisation générale », annexé à l’arrêté du 25 novembre 2011 relatif au référentiel de certification prévu à l’article R.254-3 du code rural et de la pêche maritime « organisation générale », est remplacé par le référentiel annexé au présent arrêté.

Son entrée en application est fixée à six mois après la publication du présent arrêté.

Art. 2. – Le directeur général de l’alimentation est chargé de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait le 30 juin 2014.

Pour le ministre et par délégation : Le directeur général

de l’alimentation, P. D

EHAUMONT

A N N E X E

ORGANISATION GÉNÉRALE

EXIGENCE DÉTAIL

de l’exigence POINTS

de contrôle

DOCUMENTS de référence enregistrement

MODALITÉS

d’audit LIEU

d’audit

1. Dispositions d’organisation, de pilotage et de suivi du référentiel E1 Les activités sollici-

tées pour la certifi c a t i o n s o n t c o n f o r m e s à celles revendi- quées et compati- bles avec celles indiquées dans les statuts de l’entreprise.

L’entreprise peut solliciter une certification unique- ment pour les activités revendiquées et compa- tibles avec celles indi- quées dans ses statuts, ou tout document équi- valent.

La ou les activités pour lesquelles l’entreprise sollicite une certification doit être en conformité avec la ou les activités revendiquées et compa- tibles avec celles indi- quées dans ses statuts ou tout document équi- valent.

Statuts de l’entre- p r i s e o u t o u t document équi- valent.

Documentaire Siège ou établisse- ment

E2 Organisation de l’entreprise.

L’entreprise décrit précisé- ment son organisation et définit son ou ses domaines d’intervention.

Il existe un descriptif précis de l’activité liée aux produits phytopharmaceutiques de l’entreprise dans lequel sont définis : – l’organisation générale

(fonctionnement interne de l’entreprise, rôles, information,…) ;

Descriptif à jour de l’entreprise

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– les infrastructures (bâti- ments, locaux,…) et leur vocation ;

– les domaines d’application ;

– les périodes pendant lesquelles l’activité est exer- cée et/ou les horaires d’ouverture ;

– un organigramme fonc- tionnel ;

– la liste des documents de référence utilisés (pour la planification, le fonctionnement, le suivi des prestations) ;

– les prestataires externes ; – un descriptif du réseau à

jour, le cas échéant.

E3 Les responsabilités des personnes impliquées dans l’activité agréée sont définies.

Un organigramme nominatif présente les liens hié- rarchiques, les rôles et les responsabilités du personnel de l’activité liée aux produits phytopharmaceutiques de l’entreprise.

L’entreprise nomme un responsable, chargé de la mise en oeuvre du réfé- rentiel.

Il existe un organigramme nominatif présentant les liens hiérarchiques, les rôles et les responsabili- tés du personnel de l’ac- tivité liée aux produits phytopharmaceutiques de l’entreprise.

Un responsable de la mise en oeuvre du référentiel est nommé.

Liste des personnes impliquées dans le champ des activités agréées (nom, fonction, domaine d’exper- tise, service).

Organigramme.

E4 La communication de l’entreprise sur son agrément est claire.

Dès sa délivrance par l’ad- ministration,

L’agrément de l’entreprise est affiché au sein des établissements ouverts au public, à l’accueil ou dans le rayon des produits phytopharmaceutiques.

L’entreprise est précisé- ment identifiable dans ses supports de communication et ses documents commerciaux et techniques. Il commu- nique sur son agrément et précise la ou les acti- vités agréées dès lors que les produits phytopharmaceutiques sont évoqués.

L’agrément de l’entreprise est affiché au sein de l’établissement, à l’accueil ou dans le rayon des produits phytopharmaceutiques, si celui-ci est ouvert au public.

Les supports de communication et les documents commerciaux et techniques liés à la ou les a c t i v i t é s a g r é é e s c o n t i e n n e n t l e n^od’agrément de l’entreprise ainsi que les activi- tés agréées.

Les éléments mentionnés, concernant l’agrément, correspondent à ceux de l’entreprise certifiée, notamment le n^oSIREN.

Affichage de l’agré- ment

Supports de communication et documents commerciaux et tech- n i q u e s d e l’entreprise.

Agrément.

Visuel Etablissement

E5 Archivage. Tous les documents de référence et enregistrements (listés dans la colonne « documents de référence et enregistrements » des référentiels et définis dans E2) sont archivés pendant une période a minima égale à l’intervalle entre deux audits.

Archivage des documents.

Les enregistrements doivent rester lisibles, faci- l e s à i d e n t i fi e r e t accessibles.

Visuel Siège ou établisse-

ment

E6 Enregistrements. La tenue des enregistrements par l’entreprise doit être constatée sur, au moins, les deux derniers mois d’activité.

Il existe des enregistrements sur au moins les deux derniers mois d’ac- tivité.

Enregistrements Documentaire Siège ou établisse- ment

2. Gestion du personnel - compétences, formations et informations 2.1. Personnel certifié et qualifié

E7 Les personnes exer- çant une fonction d’encadrement, de vente, d’appli- c a t i o n o u d e

Toutes les personnes exer- çant une fonction d’encadrement, de vente, d’application ou de conseil dans le champ

Pour chacune des personnes exerçant une fonction d’encadrement, de vente, d’application ou d e c o n s e i l d a n s l e

Copie de certificat individuel corres- p o n d a n t a u x fonctions exer- cées, en cours de

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conseil dans le champ des activi- tés agréées sont certifiées.

des activités agréées détiennent un certificat individuel correspondant aux activités exercées en cours de validité, à défaut un justificatif de demande de renouvellement doit être déposé avant la date de fin de validité.

champ des activités agréées, il existe un certificat individuel correspondant aux fonctions exercées en cours de validité, à défaut un justificatif de demande de renouvellement doit être déposé avant la date de fin de validité.

validité ou justificatif de demande de renouvellement en cours.

E8 Le personnel non titulaire d’un certificat individuel bénéficie d’un encadrement.

L’entreprise peut embau- cher une personne non- titulaire d’un certificat individuel correspondant aux fonctions exercées dans la mesure où cette personne est encadrée par une personne expé- rimentée et certifiée, jus- qu’à l’obtention de son certificat individuel, dans la limite de 6 mois après l’entrée en fonction ou à l’issue de la période d’es- sai.

Il existe un système d’ac- compagnement des personnes non titulaires d’un certificat individuel correspondant aux fonctions exercées.

Document permettant le suivi de l’accompagne- ment (ex : fiche d’accompagne- ment, itinéraire d’intégration…).

E9 Les prestataires externes respectent le référentiel pour le(s) chapitre(s) se rapportant à l’activité réalisée pour le compte de l’entreprise.

Les prestataires externes respectent le référentiel pour le(s) chapitre(s) se rapportant à l’activité réalisée pour le compte de l’entreprise.

Ces prestataires sont réfé- rencés dans un fichier : raison sociale, nom, pré- nom, domaines d’exper- t i s e s , r é f é r e n c e s , interventions réalisées au sein de l’entreprise a i n s i q u e l e u r n^od’agrément ou les preuves de conformité au(x) référentiel(s).

La sous-traitance de la tota- lité des activités pour lesquelles l’entreprise est agréée est exclue.

Un registre recense les prestataires externes avec leur raison sociale, nom, prénom, domaines d’expertises, références, interventions réalisées au sein de l’entreprise a i n s i q u e l e u r n^od’agrément valide et/ou les preuves de conformité au(x) référen- tiel(s).

L’ensemble des activités pour lesquelles l’entreprise est agréés ne peut être sous-traité par un ou plusieurs prestataires externes.

Registre prestataires externes avec les activités exer- cées.

Contrats de sous- traitance.

Description de maî- trise des sous- traitants.

2.2. Actualisation des connaissances E10 Les connaissances

relatives à l’acti- vité liée aux produits phytophar- m a c e u t i q u e s sont actualisées.

Les connaissances en cohé- rence avec l’activité de l’entreprise sont actuali- sées.

Il existe une procédure de gestion des formations relative à l’actualisation des connaissances.

Un outil permet d’enregis- trer les actions de formations internes et externes du personnel de l’entreprise.

Procédure de gestion des formations

Plan de formation du personnel.

Outil de suivi de l’actualisation des connaissances.

Attestations d’acqui- sition de connaissances en interne et/ou

Attestations de formation externe.

2.3. Gestion de l’information par l’entreprise E11 Accès aux sources

d’information.

L’entreprise dispose ou a accès aux sources d’informations techniques et réglementaires fiables, validées et régulière- ment actualisées néces- saires à son ou ses activités, et les tient en permanence à la disposi- t i o n d u p e r s o n n e l concerné.

L’accès à des sources d’information relatives à la protection des végétaux, fiables, validées et actua- lisées est possible.

D o c u m e n t d e description de la veille technique et réglementaire, la mise à jour et de l’accès à l’information dans l’entreprise.

Notices réglemen- taires et techniques.

Bases de données, d o c u m e n t s ,

Visuel + Documen- taire

Siège + établisse- ment

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revues, abonne- ments, liste des sources d’information etc.

E12 Informations pour tout le personnel en contact avec des produits phytopharmaceuti- ques.

Tout le personnel au contact du produit reçoit une information relative à la sécurité.

Dans le cadre d’informations transversales (par exemple sur la sécurité des produits) le personnel en contact avec les produit est informé des dangers associés et des procédures à suivre en cas d’incident.

Attestation de formation ou émar- gement attestant la présence du personnel à une formation préci- sant la nature, la date, les interve- nants, la durée et le contenu de ces formations Ou Emargement sur

le recueil d’informations attestant que le personnel a pris connaissance des informations préci- sant les dangers associés et les procédures à suivre en cas d’incident.

Documentaire Etablissement

3. Dans le cas particulier d’une certification en multisites E13 Le bureau central

assure une fonc- t i o n c e n t r a l e identifiée.

Le bureau central assure une fonction centrale de planification, contrôle ou gestion de l’activité des différents sites.

Un bureau central est iden- tifié au sein de l’organisation multisites et sa fonction est identifiée comme étant centrale à l’organisation multisites.

Il existe des procédures écrites communes à l’ensemble des sites, qui sont définies, établies et soumises en permanence à la surveillance et aux audits internes par le bureau central.

Procédures écrites communes aux sites audités.

Documentaire Siège + Etablisse- ment

E14 Tous les sites doivent avoir un lien f o r t a v e c l e bureau central.

Tous les sites doivent avoir un lien juridique ou contractuel avec le bureau central.

L ’ e n s e m b l e d e s s i t e s entrant dans l’organisation multi-site détient un lien juridique ou contractuel avec le bureau central.

Convention Contrat Statuts.

E15 Un système d’audits internes est mis en place.

Un système d’audits internes est mis en place.

Les audits internes se font sur chaque site et sur le système organisationnel par une personne formée à la technique d’audit, ne réalisant pas directement l’activité auditée et n’étant pas impliquée dans le pilotage du site.

Au moins un audit interne est réalisé pour chaque site avant chaque audit prévu par l’organisme certificateur.

Chaque site doit être audité en interne avant un audit initial réalisé par un organisme certificateur.

Il existe un système d’audits internes.

Chaque site ainsi que le système organisationnel s o n t a u d i t é s a v a n t chaque audit prévu par l’organisme certificateur.

Tous les sites ont été audi- tés avant l’audit réalisé par un organisme certificateur.

Système d’audits internes Rapports d’audits

internes.

Documentaire Siège

4. Gestion des réclamations E16 Un enregistrement

des réclamations est mis en place.

L’entreprise conserve un enregistrement de toutes les réclamations dont elle a eu connaissance concernant la conformité

Il existe un moyen d’enregistrement des réclama- tions et des actions entreprises.

Support d’enregis- t r e m e n t d e s réclamations et des actions entreprises.

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aux exigences de certification.

L’entreprise prend toute action appropriée en rap- port avec ces réclama- t i o n s e t l e s imperfections constatées qui ont des conséquen- ces sur la conformité aux exigences de la certification.

L’entreprise documente les actions entreprises.

Dans le cadre d’une organisation multisites : le siège = bureau central, l’établissement = le site

LEXIQUE

Biocontrôle : ensemble d’outils à utiliser, seuls ou associés à d’autres moyens de protection des plantes, pour la protection intégrée. On distingue 4 principaux types d’agents de biocontrôle : les macro-organisme auxiliaires, les micro-organismes, les médiateurs chimiques et les substances naturelles.

Certificat individuel : certificat attestant d’une connaissance suffisante, par les applicateurs, les distributeurs et les conseillers.

Conseil : action de proposer, de recommander ou de préconiser à titre individuel ou collectif, une méthode de lutte contre les organismes indésirables et nuisibles aux végétaux comprenant l’utilisation d’au moins un produit défini à l’article L.253-1. Cette activité ne peut s’exercer que sur la base d’un diagnostic de la situation phytosanitaire d’une culture ou d’un ensemble cohérent de végétaux fondé sur des données d’observations produites par le conseiller ou son client, et en tenant compte des données publiques publiées par les réseaux définis à l’article L.201-1, s’ils existent pour les végétaux concernés.

Conseil collectif : conseil réalisé pour un ensemble de personnes appartenant à une zone définie ou un environnement/une situation définie.

Conseil de groupe : conseil réalisé pour un ensemble de clients clairement identifiés

Conseil indépendant : conseil indépendant de toute activité directe et/ou indirecte de production, de distribution et/ou de vente d’intrants et/ou d’application d’intrants et/ou de la vente de matériel d’application de produits phytopharmaceutiques.

Conseil individuel : conseil réalisé pour un client

Conseiller : toute personne qui a acquis des connaissances suffisantes et fournit des conseils sur la lutte contre les ennemis des cultures et l’utilisation des produits phytopharmaceutiques en toute sécurité, à titre professionnel ou dans le cadre d’un service commercial, notamment les services de conseil privés indépendants et les services de conseil publics, les agents commerciaux, les producteurs de denrées alimentaires et les détaillants, le cas échéant.

Consigne : instruction formelle donnée à quelqu’un qui est chargé de l’exécuter.

Diagnostic cultural : analyse de l’état d’une culture en cours de cycle ou d’un ensemble cohérent de végétaux, permettant d’ajuster au mieux la conduite culturale aux besoins réels du peuplement végétal, particulièrement en ce qui concerne la nutrition minérale et hydrique et la protection sanitaire.

Edaphique : influence du sol sur la croissance des végétaux.

Enregistrement : report écrit d’une action entrant dans le champ des exigences des référentiels (papier ou électronique)

Instruction : détail des principes nécessaires à accomplir par le personnel dans une situation donnée.

Intrants : Les différents produits apportés aux terres et aux cultures. Ce terme comprend les engrais, les amendements, les produits phytopharmaceutiques, les régulateurs de croissance ainsi que les semences et les plants traités.

Matériel d’application (au sens de la directive 2009/128/CE) : Tout équipement spécialement destiné à l’application de pesticides, y compris des accessoires qui sont essentiels au fonctionnement efficace de tels équipements, tels que des buses, manomètres, filtres, tamis et dispositifs de nettoyage des cuves.

Méthode de lutte : moyen ou combinaison de moyens mis en œuvre en vue de contrôler un ou plusieurs organismes indésirables et nuisibles aux végétaux ou produits végétaux.

Méthode alternative : méthode non chimique au sens de l’article 3 du règlement 1107/2009 et utilisation des produits de biocontrôle.

Préconisation : formulation de recommandations à l’attention d’un ou plusieurs clients sur le choix et la mise en œuvre des méthodes de lutte pertinentes en vue d’une protection efficace des végétaux et des produits végétaux.

Préconisation collective : préconisation à l’attention d’un ensemble de personnes appartenant à une zone définie ou un environnement/une situation définie.

Préconisation de groupe : préconisation à l’attention d’un ensemble de clients clairement identifiés

Préconisation individuelle : préconisation à l’attention d’un client

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substances actives, phytoprotecteurs ou synergistes, ou en contenant et destinés à protéger les végétaux contre les organismes nuisibles, exercer une action sur les processus vitaux des végétaux, assurer la conservation des produits végétaux, détruire les végétaux ou les parties des végétaux indésirables, freiner ou prévenir une croissance indésirable des végétaux.

Protection intégrée : prise en considération attentive de toutes méthodes de protection des plantes disponibles et, par conséquent, l’intégration des mesures appropriées qui découragent le développement des populations d’organismes nuisibles et maintiennent le recours aux produits phytopharmaceutiques et à d’autres types d’interventions à des niveaux justifiés des points de vue économique et environnemental, et réduisent ou limitent au maximum les risques pour la santé humaine et l’environnement. Elle privilégie la croissance de cultures saines en veillant à perturber le moins possible les agro-écosystèmes et encourage les mécanismes naturels de lutte contre les ennemis des cultures.

Stratégie de lutte : mise en œuvre coordonnée des méthodes de lutte visant à contrôler le cortège des ennemis d’une culture ou d’un ensemble cohérent de végétaux.

Substance active : substance ou micro-organisme, y compris les virus, exerçant une action générale ou spécifique sur les organismes nuisibles ou sur les végétaux, parties de végétaux ou produits végétaux.