Business Intelligence :
ce que vous pouvez en tirer
pour votre cabinet
Édito
Business Intelligence ?
Une expression qui peut sembler nébuleuse, voire intimidante… Pourtant, derrière ce terme anglais se cachent tout simplement les outils et les méthodes qui permettent d’analyser les informations dont vous disposez. Objectif : vous aider à optimiser vos décisions en les appuyant sur des éléments concrets, les chiffres, et donc à améliorer les performances d’une entreprise.
Voici concrètement son fonctionnement et comment en tirer parti dans votre cabinet d’expertise comptable.
La Business Intelligence est aujourd’hui incontournable Le marché de la Business Intelligence représente un volume de 16,9 milliards de dollars en 2016 selon
le cabinet d’études Gartner. En croissance de 5,2 % par rapport à 2015, il devrait progresser encore de 24,5 % entre 2017 et 2020, où il frôlerait les 23 milliards.
Selon IDG, les investissements dans les initiatives data ont principalement deux objectifs actuellement : améliorer les relations avec les clients (55 %), et focaliser les entreprises sur les données (53 %).
78 % des entreprises reconnaissent que la collecte et l’analyse des Big Data ont le potentiel de changer fondamentalement leurs activités d’ici un à trois ans.
MILLIARDS DE DOLLARS
16,9
C’est le volume que représente le marché de la Business Intelligence
PARTIE 1
La Business Intelligence,
qu’est-ce que c’est ?
De plus en plus de professionnels ne jurent plus que par la Business
Intelligence ou BI (prononcez « bi aï »)…
Mais savez-vous ce que recouvre
réellement cette notion ?
PARTIE 1 — LA BUSINESS INTELLIGENCE, QU’EST-CE QUE C’EST ?
LA DÉFINITION
On parle de Business Intelligence (BI), en français « informatique décisionnelle », pour désigner les applications, les infrastructures, les outils et les pratiques qui offrent un accès à l’information et permettent d’analyser cette information pour améliorer et optimiser les décisions et les performances d’une entreprise.
Concrètement, la BI est le processus d’analyse de données via les nouvelles technologies dans le but de déceler des informations directement utilisables pour aider les dirigeants d’entreprise à prendre des décisions mieux informées.
COMMENT ÇA MARCHE ?
En tant qu’expert-comptable, vous collectez un grand nombre de données chiffrées informatisées pour le compte de vos clients.
Il s’agit principalement de données financières : résultats, effectifs, endettement, capital, chiffre d’affaires… Ces données sont souvent stockées sans autre utilité que de les resservir pour les déclarations administratives. Elles représentent pourtant une source incroyable d’information, pour peu que vous ayez les bons outils pour les croiser et les analyser ! Avec ces données, non seulement vous allez établir des profils de vos différents clients, mais surtout vous pourrez les comparer, identifier les clients dont les effectifs augmentent, par exemple, et vont connaître un effet de seuil, faire apparaître des corrélations… Bref, vous allez mieux connaître vos cibles, avec, pourquoi pas, pour objectif de générer du business en leur proposant de nouvelles missions.
À QUI LA BI PEUT-ELLE ÊTRE UTILE ? Ce maniement des données entre elles est un vrai outil de décision stratégique. C’est donc tout naturellement que leur analyse intéressera plus particulièrement le dirigeant du cabinet et ses associés. Grâce à elles, ils pourront faire des choix et prendre des décisions concernant les missions et le développement de nouvelles stratégies. D’autant qu’aujourd’hui les outils de BI sont de plus en plus intuitifs et faciles à utiliser, permettant la réalisation de tableaux de bord synthétiques, rapides à utiliser sans avoir nécessairement de grandes connaissances en informatique. Il ne faut toutefois pas exclure de ce dispositif les collaborateurs. Eux aussi peuvent trouver un intérêt à manier ces données, quand on connaît les atouts en termes d’organisation que cela peut apporter (voir chapitre 2). Ils pourront avoir par exemple accès partiellement à ces outils pour les fonctions qui les concernent directement.
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ZOOM : LE NOUVEAU RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES
Attention, la collecte et l’utilisation des données ne se font pas sans respecter certaines règles de loyauté et de transparence. D’autant qu’en mai prochain un nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD) entrera en vigueur pour renforcer ces principes. Ce texte, issu d’une directive européenne, imposera
en effet aux entreprises qui collectent des données de mettre en place des mesures qui amélioreront leur protection, notamment leur sécurité, et permettront un meilleur accès des personnes aux informations qu’elles ont livrées pour surveiller leur utilisation, les supprimer voire les réutiliser ailleurs.
PARTIE 2
Les avantages de la BI
Vous avez encore du mal à voir
ce que la Business Intelligence
peut concrètement vous apporter,
à vous et à votre cabinet ? Voici
quelques exemples d’utilisation.
PARTIE 2 — LES AVANTAGES DE LA BI
DANS L’ORGANISATION INTERNE DU CABINET
• Identifier des erreurs ou difficultés Le volume des données traitées dans votre cabinet est probablement de plus en plus important, comme c’est le cas dans toutes les entreprises.
Nous sommes en effet entrés dans l’ère du « Big data ». Or la seule intervention humaine rend difficile, compte tenu de ce volume, la détection des petites anomalies ou des difficultés à venir.
Les applications de BI permettent cela.
Par croisement et comparaison de données, elles repèrent les erreurs.
• Envoyer des alertes aux collaborateurs Les applications de BI peuvent aussi alerter vos collaborateurs, par exemple pour une déclaration qui n’a pas été envoyée dans les délais, en cas d’absence de mouvements dans un dossier pendant un certain temps, lors de rejets de déclarations EDI…
• Mieux accompagner les clients
Elles permettent également, en apportant un meilleur accompagnement, de mieux gérer les dossiers (par exemple en indiquant quand relancer ceux pour lesquels il manque des pièces comptables) et les clients (pour les informer d’un télépaiement imminent notamment).
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• Améliorer la gestion du cabinet Enfin, les outils de BI proposent des indicateurs de pilotage qui peuvent grandement améliorer la gestion quotidienne du cabinet, tels que des informations sur le temps passé sur les dossiers, sur les temps non facturés…
Ils permettent d’identifier immédiatement les secteurs performants et ceux
qui sont en perte de vitesse. Ce sont aussi, de ce fait, de formidables outils de communication et de suivi de ses collaborateurs pour orienter et réajuster au mieux les missions de chacun.
MAIS SURTOUT POUR LE DÉVELOPPEMENT STRATÉGIQUE DU CABINET
Au-delà d’un facilitateur dans l’organisation des tâches quotidiennes du cabinet, la Business Intelligence est également devenue un outil incontournable pour prendre des décisions stratégiques en toute connaissance de cause.
• Enquêter pour mieux se connaître Avec des outils adaptés qui vont croiser vos données, vous allez pouvoir extraire des indicateurs, des statistiques en tout genre. Ce traitement de l’information vous permet de mieux connaître la réalité de vos missions, de vos clients. Vos prises de décision n’en seront que plus rapides, dans la mesure où elles se baseront sur des faits chiffrés. Autre atout : certaines solutions informatiques permettent d’analyser les données en temps réel, ce qui donne la possibilité de réajuster rapidement certaines prises de décision.
• Imaginer de nouvelles missions Avec cette vue d’ensemble sur vos clients, trouver de nouvelles missions sera grandement facilité. Qu’il s’agisse de conseil ou d’accompagnement, de gestion patrimoniale…, vous allez pouvoir détecter la tendance des demandes de vos clients, et même imaginer de nouveaux secteurs de développement, au plus près de leurs besoins. Vous pourrez également leur proposer des services complémentaires de ceux que vous accomplissez déjà pour eux, et donc augmenter finalement votre chiffre d’affaires.
PARTIE 2 — LES AVANTAGES DE LA BI
DEUX DIRECTEURS DE CABINET PARTAGENT LEUR EXPÉRIENCE DE LA BI
Frédéric Fourel, directeur de F&L Audit, a équipé son cabinet de Sage Dashboard Expert, un logiciel de Business Intelligence, et évoque les avantages qu’il en tire :
« La BI m’est utile pour communiquer avec les clients. Elle me permet, en discutant avec eux, d’envisager une revalorisation des honoraires sur des éléments qu’ils ne peuvent pas contester, comme le nombre de fiches de paie, les contrats faits…
Grâce à cet outil, je peux tout suivre et en temps réel. Je sais quand le travail a été fait, à quelle heure, et surtout quelle tâche il me reste à accomplir avant une échéance fatidique. Je peux donc mieux organiser le cabinet. » L’utilisation des nouveaux outils numériques a permis quelques
success stories, notamment celle de la société d’expertise Horizons B.M.G.
Pour David Garlenc, directeur de cabinet associé à Rodez, la digitalisation est une nécessité pour le développe ment des entreprises : « Si on ne passe pas par la digitalisation, notre entreprise est vouée à disparaître. » Disposant déjà de logiciels permettant « une dématérialisation bancaire, fiscale et sociale », le cabinet Horizons a pu évoluer rapidement pour employer aujourd’hui un nombre total de 85 salariés, répartis sur deux sites. « Grâce aux logiciels, nous sommes en mesure d’assister nos clients, de leur fournir des conseils et de leur proposer une meilleure gestion RH. » David Garlenc, directeur de cabinet associé à Rodez.
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PARTIE 3
Comment mettre en place la BI ?
Pour mettre en place un dispositif de Business
Intelligence qui remplisse correctement
sa fonction, c’est-à-dire qui vous permette
d’obtenir des informations à forte valeur
ajoutée, les outils choisis et leur mise
en place sont bien sûr déterminants.
PARTIE 3 — COMMENT METTRE EN PLACE LA BI ?
LES OUTILS DE BUSINESS INTELLIGENCE Plusieurs solutions informatiques sont commercialisées sur le marché, selon l’utilisation que vous souhaitez en faire.
Dans tous les cas, ne les choisissez pas au hasard.
• Le processus de la BI
Concrètement, les données qui vont alimenter la BI vont être extraites des différents logiciels ou bases de données que vous possédez déjà (ERP, CRM, systèmes comptables, autres outils de productivité personnelle…). Ces données vont ensuite être nettoyées, normalisées, pour être croisées, puis mises en forme dans des tableaux et des graphiques dynamiques, ergonomiques et faciles d’utilisation. L’objectif est de vous permettre de naviguer aisément au sein de ces données pour comparer différents paramètres, éventuellement en temps réel. Vous pourrez ensuite les extraire pour les présenter sur différents supports (flyers, tablette, smartphone…).
• Les différents types d’application Différents outils permettent cette chaîne de traitement, du recensement des données pour en dégager des informations pertinentes, à la réalisation de rapports, de tableaux de bord ou de graphiques qui rendent les résultats immédiatement compréhensibles et disponibles pour vous et vos clients. Il peut s’agir d’applications d’intégration de données, d’analyse de données, de reporting, de traitement analytique en ligne, de BI en temps réel, de BI d’exploitation, de logiciels de data visualization… Elles peuvent incorporer des formes d’analyses avancées comme le data mining, les analyses prédictives, les analyses statistiques ou les analyses Big Data… À noter : ces applications peuvent être achetées séparément ou sous la forme d’une plateforme unifiée.
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• Comment les choisir ?
Quel que soit le système retenu, veillez à choisir un dispositif fiable, facilement accessible, avec une interface claire et ergonomique, automatisé pour ne pas perdre de temps en saisie, qui se mette en place facilement et, bien sûr, qui s’interface avec vos logiciels existants.
À ce sujet, il est évident que si vous travaillez en interne avec de simples tableurs, il sera plus difficile (mais pas impossible !) de mettre en place un système de BI performant. Mieux vaut donc peut-être envisager dans un tout premier temps de revoir vos supports de données.
N’oubliez pas non plus que la Business Intelligence puise sa force dans
l’interprétation des différentes données disponibles. Il est donc essentiel de réaliser une saisie fiable et de qualité des données à la base.
• La méthode
Il ne suffit pas d’avoir les bons outils pour utiliser la Business Intelligence dans la gestion de votre cabinet. Encore faut-il appliquer la bonne méthode pour exploiter toutes ces possibilités.
• Être créatif
Ce type d’outils laisse libre cours à votre imagination pour développer le cabinet.
Osez sortir des sentiers battus, proposer des services qui répondent à une demande mais que les cabinets concurrents ne proposent pas, aller plus loin dans la collaboration avec le client. Il n’y a plus aucune limite, vous avez en effet toutes les informations en main pour pouvoir innover auprès de vos clients !
• Se projeter
Utiliser la Business Intelligence, c’est aussi se poser et réfléchir à partir d’une base de données complète pour imaginer
l’avenir. Grâce aux chiffres, vous allez pouvoir anticiper et prévoir les tendances.
Attention tout de même à ne pas vous noyer dans les chiffres, ce qui serait contre-productif… Choisissez les indicateurs de performance clés qui conviennent à votre organisation et concernent directement votre stratégie !
• Se faire accompagner par un expert Les enjeux soulevés par la Business Intelligence sont importants.
Ils sont une source potentielle de fort développement pour votre cabinet.
Pour en tirer le meilleur parti, n’hésitez pas à faire appel à une personne qualifiée qui vous accompagnera dans la mise en place des outils. Un conseiller pourra en effet vous orienter en amont vers la solution la plus appropriée par rapport à vos besoins et vos moyens. La mise en place, qui comporte généralement une phase de paramétrage un peu complexe, mais très importante pour la qualité des extraits qui seront faits ensuite, sera également facilitée si vous vous faites aider. Enfin, l’expert pourra vous former, ainsi que tous les utilisateurs de votre cabinet, aux nouveaux outils.
PARTIE 3 — COMMENT METTRE EN PLACE LA BI ?
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PARTIE 4
Pour aller plus loin…
Lexique
De nombreux domaines techniques utilisent un vocabulaire spécifique. La Business Intelligence
n’échappe pas à la règle, elle a son propre jargon et fait appel notamment à un grand nombre d’anglicismes.
Pour vous aider à vous y retrouver et mieux échanger
avec les intervenants, voici les principaux termes expliqués.
PARTIE 4 — POUR ALLER PLUS LOIN : LEXIQUE
KPI (Key Performance Indicator) /
Indicateur clé de performance.
Par exemple : évolution du chiffre d’affaires, part de marché par segment, achats répétés en pourcentage…
Les KPI sont des outils de mesure propres à l’entreprise.
Data warehouse /
Base de données qui stocke toutes les informations provenant des bases de production de l’entreprise.
Elle est exploitée à l’aide d’outils de traitement OLAP, de data mining et de visualisation.
Data mart /
Base de données qui stocke certaines données, celles à usage décisionnel, par domaine fonctionnel (ex. : data mart RH, data mart achats…). Elle permet de répondre aux problématiques d’une branche métier de l’entreprise.
Data mining /
Désigne une catégorie d’outils d’exploitation du data warehouse.
En exploitant de grandes masses de données, ces outils mettent en évidence des corrélations non visibles a priori.
Data scientist /
Spécialiste des analyses de données big data. C’est lui qui est chargé des études prospectives et des travaux de modélisation.
Data visualization /
C’est l’art d’utiliser des graphiques et des animations pour présenter les données et les indicateurs de manière visuelle, afin qu’ils soient plus rapidement compréhensibles.
ETL (Extract,
Transform and Load) /
Désigne le logiciel qui permet de récupérer les données quelles que soient leur origine (applications opérationnelles, études de marché extérieures, Open Data…) et leur structure (base de données, fichiers TXT, fichiers Excel, données issues de web services…).
OLAP (On Line Analytical Processing) /
Désigne le mécanisme qui permet d’analyser les données selon différents niveaux de détail (année/trimestre/mois, pays/région/département…) et
différentes dimensions (temps, client, produit, localisation géographique…).
LEXIQUE
Les mots de la BI
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Conclusion
La robotisation des métiers est une problématique récurrente qui concerne tous les secteurs. Si la BI propose des solutions pour dégager de meilleures
stratégies, effectuer rapidement les tâches
les plus chronophages, améliorer la relation
client et créer de nouveaux business, elle
n’a pas pour rôle de devenir une alternative
aux cabinets d’expertise comptable. Grâce
à cet outil intelligent, les cabinets sont
mieux armés, peuvent se consacrer
pleinement au conseil client et ainsi
répondre aux demandes de plus en plus
fortes de leurs clients.
À propos de Sage
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Nous réinventons et simplifions la gestion d’entreprise avec des technologies de pointe et en collaborant avec une communauté dynamique d’entrepreneurs, de dirigeants de start-up, de TPE et de PME, de commerçants, de comptables, de partenaires et de développeurs. En tant qu’entreprise cotée au London Stock Exchange (FTSE 100), Sage a fait du soutien aux communautés locales sa priorité, grâce à l’activité caritative de la Fondation Sage.
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