SPECIAL COUNCIL MEETING AGENDA
RÉUNION SPÉCIALE DU CONSEIL ORDRE DU JOUR
June 30, 2020 12:15 pm Conference Call
le 30 juin 2020 12 h 15 Appel conférence
1. ROLL CALL 1. APPEL NOMINAL
2. CALL TO ORDER 2. OUVERTURE OFFICIELLE
a Resolution - Meetings during the
Pandemic a Résolution - Réunions durant la
pandémie
1
b Adoption of the Agenda b Adoption de l'ordre du jour c Disclosure of Conflict of Interest c Divulgation de conflit d'intérêts
3. MOTIONS AND RESOLUTIONS 3. MOTIONS ET RÉSOLUTIONS
a Allen, Paquet & Arseneau LLP -
2019 Audited Financial Statements a Allen, Paquet & Arseneau LLP - États financiers vérifiés 2019
2
b 2019 Annual Report b Rapport annuel 2019 9
4. ADJOURNMENT 4. CLÔTURE DE LA SÉANCE
R E S O L U T I O N
WHEREAS Council has to meet during a pandemic situation in order to make decisions in accordance with section 64 of the Local Governance Act;
AND WHEREAS Council has to take measures to limit public participation in accordance with section 67 of the Local Governance Act, paragraph 3 (f) of Regulation 2018-84, the Procedural Text (Roberts) and the Procedural By-law;
AND WHEREAS Council does not oppose the exceptions made with respect to strict adherence to notice requirements, public participation and other measures taken during this pandemic situation;
BE IT RESOLVED THAT Council declares this meeting to be in good and due form and in accordance with article 67 of the Local Governance Act, paragraph 3 (f) of Regulation 2018-84, the Procedural Text (Roberts) and the Procedural By-law adopted by Council.
R É S O L U T I O N
ATTENDU QUE le Conseil doit se réunir durant une situation de pandémie pour prendre des décisions en conformité avec l’article 64 de la Loi sur la gouvernance locale;
ET ATTENDU QUE le Conseil doit prendre des mesures pour limiter la participation du public en conformité avec l’article 67 de la Loi sur la gouvernance locale, l’alinéa 3f) du règlement 2018-84, le précis (Roberts) et l’arrêté procédural;
ET ATTENDU QUE le Conseil ne s’oppose pas aux exceptions faites aux formalités de préavis, de participation du public et autres mesures prises en situation pandémique;
IL EST RÉSOLU QUE le Conseil déclare la tenue de cette réunion en bonne et due forme et en conformité avec l’article 67 de la Loi sur la gouvernance locale, l’alinéa 3f) du règlement 2018-84, le précis (Roberts) et l’arrêté procédural adopté par le Conseil.
June 30, 2020
Mayor and Councillors City of Campbellton Dear Sirs/Madams:
RE: 2019 Annual Financial Report
I am pleased to submit for your review the audited financial
statements for the fiscal year ended December 31, 2019 for the City of Campbellton. Financial Statements are presented in a consolidated format reflecting PSAB accounting guidelines. The consolidated
revenues and expenditures which combine all City of Campbellton funds are summarized as follows:
Revenues 18,996,623
Expenditures 18,256,238
Surplus/(Deficit) 740,385
While the combined Financial Statements show the net result of all funds operated by the City, it is the non-PSAB results that guide the day-to-day operations in the general and water utility operating funds. I would like to present the following surplus/deficit information found in Note 21 of the financial statements:
General Operating Fund $76,400 surplus
Water Utility Operating Fund $68,536 surplus
The 2019 surplus in the general operating fund of $76,400 is an increase from the 2018 surplus of $66,867.
The 2019 surplus in the water utility operating fund of $68,536 is an increase from the 2018 surplus of $38,817.
Mayor and Councillors City of Campbellton
Re: 2019 Annual Financial Report June 30, 2020
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During the year the City was the recipient of grant money contributed by the Province of New Brunswick, the Government of Canada and other associations. This grant money along with contributions from City operations and long term financing from the New Brunswick Municipal Finance Corporation enabled the City to purchase the following assets and complete or continue the following Capital Projects:
Street Improvements
Waterfront Development and Tourism Sites
Facilities Improvements
Equipment for Protective Services, Public Works and Water &
Wastewater Departments
Water and wastewater system upgrades
The list of assets purchased and projects completed in 2019 is representative of the City’s on-going commitment to improving
important infrastructure and quality of life for our residents. Mayor and council must be commended for their efforts as well as City staff who worked on the projects.
The City of Campbellton is facing an infrastructure deficit as is almost every other municipality across Canada. We are anticipating that future years will require an increased investment in
infrastructure. Council is committed to making capital investment decisions that are fiscally responsible as we face this challenge.
Included in Note 19 the financial statements, is the presentation of the City’s Tangible Capital Assets along with the accumulated
amortization of these assets. In 2019 the City’s assets were valued as follows:
Cost of Assets $112,140,395
Accumulated amortization ( 59,553,494)
Net Book Value $ 52,586,901
Mayor and Councillors City of Campbellton
Re: 2019 Annual Financial Report June 30, 2020
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The City’s combined debt repayment (principal payments) as a
percentage of total revenue decreased. In 2019 the City paid out 7.25%
of its total consolidated revenues to service its total debt for both water and general operations as compared to 7.54% for 2018.
In closing I would like to thank Council, management and staff of the various City departments, for the efforts put forth in order to
maintain budgets. I am sure that with the assistance of Council and management every effort will be made in the current year to ensure a balanced budget.
Yours very truly,
Stephanie Anglehart-Paulin Finance Committee Vice-Chairman
Le 30 juin 2020
Mairesse et conseillers Ville de Campbellton Mesdames, Messieurs,
OBJET : Rapport financier annuel de 2019
Je suis heureuse de vous présenter, aux fins d’examen, les états financiers vérifiés de la Ville de Campbellton pour l’exercice financier qui s’est terminé le 31 décembre 2019. Ces états sont présentés sous forme de rapport consolidé reflétant les nouvelles lignes directrices sur la comptabilité du CCSP. Les revenus et dépenses consolidés, combinant tous les fonds de la Ville de Campbellton, sont résumés comme suit :
Revenus 18 996 623 $
Dépenses 18 256 238 $
Excédent/(Déficit) 740 385 $
Tandis que les états financiers combinés montrent le résultat net de tous les fonds exploités par la Ville, ce sont les résultats qui ne sont pas liés au CCSP qui orientent les activités quotidiennes des fonds de fonctionnement généraux et du service d’eau. J’aimerais vous présenter les renseignements sur les excédents ou déficits qui
suivent. Ils apparaissent dans la note 21 afférente aux états financiers :
Fonds de fonctionnement général : excédent de 76 400 $ Fonds de fonctionnement du service d’eau : excédent de 68 536 $
L’excédent de 76 400 $ du fonds de fonctionnement général pour 2019 constitue une augmentation comparativement à l’excédent de 66,867 $ affiché pour 2018.
L’excédent de 68 536 $ du fonds de fonctionnement du service d’eau
Mairesse et conseillers Ville de Campbellton
Objet : Rapport financier annuel de 2019 Le 30 juin 2020
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Au cours de l’année, la Ville a obtenu des subventions provenant du gouvernement du Nouveau-Brunswick, du gouvernement du Canada et d’autres associations. Ces subventions, jumelées aux contributions issues des activités de la Ville et au financement à long terme de la Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick, ont permis à la Ville de se procurer les actifs suivants et de poursuivre ou de mener à terme les projets d’immobilisations ci-dessous :
Amélioration de la voirie;
Aménagement du secteur riverain et de sites touristiques;
Amélioration des installations;
Équipement pour le département des services de protection, travaux publiques et des services d’eau et d’égouts;
Amélioration du réseau d'alimentation d’eau et du système d’égout.
La liste des actifs acquis et des projets achevés en 2019 illustre l’engagement continu de la Ville à améliorer les infrastructures et la qualité de vie de nos résidants. La mairesse et le Conseil méritent d’être félicités pour les efforts qu’ils ont déployés, au même titre que les employés de la Ville qui ont travaillé à ces projets.
La ville de Campbellton fait face à un déficit d’infrastructure comme presque toutes les autres municipalités du Canada. Nous prévoyons que les années à venir nécessiteront un investissement accru dans
l’infrastructure. Le Conseil s’est engagé à prendre des décisions d’investissement qui sont financièrement responsables alors que nous sommes confrontés à ce défi.
La note 19 des états financiers comprend aussi les actifs tangibles de la Ville ainsi que le cumul des amortissements qui s’y rattachent. En 2019, l’évaluation des actifs de la Ville était la suivante :
Mairesse et conseillers Ville de Campbellton
Objet : Rapport financier annuel de 2019 Le 30 juin 2020
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Coûts des immobilisations 112 140 395 $ Cumul des amortissements (59 553 494 $) Valeur comptable nette 52 586 901 $
Le remboursement de la dette (paiements sur le capital) combinée de la Ville, exprimé en tant que pourcentage des revenus totaux, a diminué.
En 2019, la Ville a versé 7.25 % de ses revenus consolidés totaux pour rembourser sa dette totale au chapitre du fonctionnement du service d’eau et du fonctionnement général comparativement à 7.54 % en 2018.
Pour conclure, j’aimerais remercier le Conseil, la direction et le personnel des différents services de la Ville pour les efforts qu’ils ont mis de l’avant afin de respecter les budgets. Je suis convaincu qu’avec l’aide du Conseil et de la direction, aucun effort ne sera ménagé cette année pour veiller à l’équilibre budgétaire.
Cordialement,
Stephanie Anglehart-Paulin
Vice-Présidente du comité des finances
R E S O L U T I O N
BE IT RESOLVED BY the Council of the City of Campbellton that the Audited Financial Statements for the period ending December 31, 2019 prepared by the Chartered Accountants Firm “Allen, Paquet & Arseneau LLP” be adopted;
BE IT FURTHER RESOLVED that the Mayor and City Clerk and/or Treasurer be authorized to sign all related documents and that a copy be submitted to the Minister of Local Government.
R É S O L U T I O N
QU’IL SOIT RÉSOLU PAR le conseil municipal de Campbellton que les États financiers vérifiés pour la période se terminant le 31 décembre 2019 tels que préparés par la firme de comptables agréés « Allen, Paquet et Arseneau LLP » soient adoptés ;
QU’IL SOIT DE PLUS RÉSOLU QUE la mairesse et la greffière et/ou la trésorière soient autorisées à signer tous les documents nécessaires pour donner effet à cette résolution et qu'une copie soit soumise au Ministre des Gouvernements locaux.
R E S O L U T I O N
WHEREAS the Local Governance Act section 105(1) states that “A local government shall prepare, within the time prescribed by regulation, an annual report containing the information prescribed by regulation, including, but not limited to, information respecting grants, economic development activities and services of the local government”;
AND WHEREAS the New Brunswick Regulation 2018- 54 under the Local Governance Act (O.C. 2018-189) states in section 3(1): “On or before June 30 in each year, a local government shall prepare an annual report referred to in subsection 105(1) of the Act for the preceding fiscal year”;
AND WHEREAS the annual report must include information listed in section 4(1) of the New Brunswick Regulation 2018-54 under the Local Governance Act (O.C. 2018-189) and may also include information listed in 4(2);
AND WHEREAS the Local Governance Act section 105(3) states that “A local government or a corporation referred to in subsection 8(1), as the case may be, shall post its annual report on its website and shall make it available for examination by the public in the office of the clerk during regular office hours”;
BE IT RESOLVED by the Council of the City of Campbellton that the document entitled City of Campbellton 2019 Annual Report be approved as presented. The document shall be posted on the City of Campbellton website, and be made available for examination by the public in the office of the clerk during regular hours;
BE IT FURTHER RESOLVED by the Council of the City of Campbellton that the 2019 Annual Report be sent to the Province of New Brunswick.
R É S O L U T I O N
ATTENDU QUE la Loi sur la Gouvernance Locale paragraphe 105(1) stipule que « Dans le délai imparti par règlement, les gouvernements locaux préparent leur rapport annuel, lequel renferme les renseignements prescrits par règlement, notamment à l’égard de leurs subventions, de leur développement économique et de leurs services » ;
ET ATTENDU QUE le règlement du Nouveau- Brunswick 2018-54 pris en vertu de la Loi sur la Gouvernance Locale (D.C. 2018-189) stipule sous l’article 3(1) que : « Au plus tard le 30 juin de chaque année, les gouvernements locaux préparent leur rapport annuel que prévoit le paragraphe 105(1) de la Loi pour leur exercice financier précédent »;
ET ATTENDU QUE le rapport annuel doit contenir l’information énumérée sous l’article 4(1) du règlement du Nouveau-Brunswick 2018-54 pris en vertu de la Loi sur la Gouvernance Locale (D.C. 2018-189) et peut aussi renfermer l’information énumérée dans l’article 4(2) ;
ET ATTENDU QUE le paragraphe 105(3) de la Loi sur la Gouvernance Locale stipule que « Les gouvernements locaux ou les personnes morales que vise le paragraphe 8(1), selon le cas, affichent leur rapport annuel sur leur site Web et le mettent à la disposition du public pour consultation au bureau du greffier durant les heures normales d’ouverture » ;
QU’IL SOIT RÉSOLU par le conseil de la ville de Campbellton que le document intitulé Rapport Annuel 2019 de la Ville de Campbellton soit approuvé tel que présenté. Ce document sera affiché sur le site web de la Ville de Campbellton et sera mis à la disposition du public pour consultation au bureau du greffier durant les heures normales d’ouverture ;
QU’IL SOIT DE PLUS RÉSOLU par le Conseil de la Ville de Campbellton que le Rapport Annuel 2019 de la Ville de Campbellton soit envoyé à la Province du
