SERVICES PUBLICS ET APPROVISIONNEMENT CANADA

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SERVICES PUBLICS ET APPROVISIONNEMENT CANADA

RECONSTRUCTION DE LA JETÉE SUD DE LA CALE SÈCHE D’ESQUIMALT

RAPPORT FINAL DU SURVEILLANT DE L’ÉQUITÉ

June 20, 2014

26 octobre 2017

Présenté au : Directeur Surveillance de l’équité

Préparé par : Samson & Associés

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TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction ...1

2. Attestation d’assurance ...2

3. Exigences ...3

4. Méthodologie ...4

4.1 Activités et observations – consultation de l’industrie ...4

4.2 Activités et observations – demande de proposition ...5

4.3 Activités et résultats reliés à l’étape de l’évaluation ...5

5. Documents de référence ...7

Annexe A: Lacune mineure au rapport final du surveillant de l’équité ...8

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Samson & Associés 1 1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l’équité (SE) le 4 janvier 2017 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant la reconstruction de la jetée sud de la cale sèche d’Esquimalt (CSE) entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l’appel d’offres no EZ899-172412. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

SPAC avait déjà pris la décision d'utiliser le programme des marchés réservés aux entreprises autochtones avant que nos services ne soient retenus. Nous avons révisé l’ensemble des informations fournies et observé toutes les activités pertinentes à partir de la date à laquelle nos services ont été retenus. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’acquisition et avons obtenu la collaboration de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités observées par le SE, à commencer par l’avis d’information jusqu’à la clôture de l’étape de l’évaluation.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises

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Rapport final du surveillant de l’équité Services publics et Approvisionnement Canada Reconstruction de la jetée sud de la cale sèche d’Esquimalt

Samson & Associés 2

2. Attestation d’assurance

Le SE fourni les énoncés d’assurance suivants concernant le processus d’approvisionnement pour la reconstruction de la jetée sud de la cale sèche d’Esquimalt.

Selon notre opinion professionnelle, nonobstant la lacune mineure identifiée en annexe A du présent rapport, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par Original signé par Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA,

CISA

SE Chef d’équipe

Claude Rivard, CPA, CA, CISA Spécialiste en SE

Associé, vérification et services-conseils Samson & Associés

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Samson & Associés 3 3. Exigences

Le projet inclut la reconstruction et la modernisation de la jetée sud de l’installation de la Cale sèche d’Esquimalt (CSE) située dans l’Anse Constance du port d’Esquimalt, sur l’île de Vancouver, à Esquimalt en Colombie-Britannique. SPAC est le gardien de la CSE (la plus grande installation de radoub et la plus importante capacité de cale sèche de la côte ouest canadienne) et il est responsable de son fonctionnement et de son entretien. La jetée sud est l’une des principales plateformes d’amarrage de la CSE et elle doit être remplacée.

Le projet visera la construction d’une nouvelle structure de jetée d’environ 10 000 m², qui devra être intégrée dans les portions restantes de la jetée sud. En outre, dans le cadre du projet, une capacité d’environ 300 mètres d’amarrage en eaux profondes pour les navires de clients sera rétablie, ce qui augmentera effectivement la capacité d’amarrage perdue au moment des travaux de déconstruction.

Ce marché sera réservé en vertu de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement fédéral. Pour que sa proposition soit prise en considération, le soumissionnaire doit attester qu’il se qualifie comme entreprise autochtone aux termes de la définition de la SAEA et qu’il satisfera à toutes les exigences de la SAEA.

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4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant les exigences de la jetée sud de la CSE et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

En conformité avec les exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à l’évaluation (c.-à-d., l’avis d’information, les séances d’information, la visite du site, la DDP et les questions et réponses s’y rapportant) et nous avons soumis les points relatifs à l’équité à l’attention des autorités contractantes et techniques, puis nous avons vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations – consultation de l’industrie

Un avis d'information a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 14 février 2017 pour informer l'industrie de l’approvisionnement à venir, y compris la stratégie prévue et les exigences en matière de sécurité. L'avis a été examiné par le SE.

SPAC a organisé la conférence et la visite des installations obligatoires de la jetée sud de la CSE à Victoria, en Colombie-Britannique, le 14 juin 2017. Ce forum a permis au Canada d’échanger avec l'industrie sur la portée et les exigences clés des approvisionnements concurrentiels propre à la jetée sud de la CSE. La session comprenait également une visite de la CSE.

Vingt-neuf participants de l’industrie ont assisté à la conférence des soumissionnaires et à la visite du site obligatoires.

Le SE a assisté à la conférence des soumissionnaires et à la visite des lieux obligatoires tenues par SPAC et a examiné la documentation s’y rattachant pour s'assurer que les aspects relatifs à l’équité soient abordés de manière satisfaisante.

Les questions et réponses fournies lors de la conférence des soumissionnaires et de la visite du site obligatoires ont été documentées et publiées sur achatsetventes.gc.ca le 12 juillet 2017.

Sommaire des résultats : Le SE a examiné toutes les communications avec l’industrie pour s'assurer que les aspects relatifs à l’équité soient abordés de manière satisfaisante.

Selon le SE, les activités relatives à l’étape de la consultation de l’industrie concernant le projet de la jetée sud de la CSE ont été menées d’une manière équitable, ouverte et

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Samson & Associés 5 transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies 4.2 Activités et observations – demande de proposition

Une DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 29 mai 2017 pour le projet portant sur la jetée sud de la CSE et s’est clôturée le 2 août 2017. Le SE a examiné la DDP avant sa publication.

Les questions des soumissionnaires potentiels ont été reçues puis des réponses ont été fournies et distribuées sur achatsetventes.gc.ca avant la date de clôture. Deux cent quatre- vingt-deux questions ont été soumises par l'industrie. Celles-ci ont été répondues par modification, dont la plus récente a été publiée le 31 juillet 2017.

Le SE a examiné toutes les questions et réponses fournies au cours de la période de soumission pour s’assurer que les aspects relatifs à l’équité soient abordés de manière satisfaisante.

Le document de la DDP était clair et compréhensible. Toutes les questions soumises ont été répondues et les réponses étaient claires et compréhensibles. Aucune considération en matière d’équité n’a été observée

Sommaire des résultats : Selon le SE, les activités relatives à la DDP pour le projet portant sur la jetée sud de la CSE ont été menées d’une manière équitable. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.3 Activités et résultats reliés à l’étape de l’évaluation

Le SE a examiné le plan et le cadre d'évaluation, les cartes de pointage et le consensus des évaluateurs. L'évaluation des soumissions lors de cette étape a consisté en un examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

Une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique à laquelle ont participé l’autorité contractante et le SE a eu lieu le 19 juillet 2017. Quatre évaluateurs techniques, des employés de SPAC et Harold Engineering ont évalué les soumissions techniques individuellement entre le 3 août 2017 et le 13 août 2017. Des réunions de consensus ont eu lieu le 14 août 2017 auxquelles l'autorité contractante (SPAC) et le SE ont également participé. Deux spécialistes de l'environnement, des employés de SPAC, ont été responsables d'évaluer la composante environnementale des soumissions au cours de la même période et ont assisté à la partie des réunions consensuelles s’y rattachant. La

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composante financière des soumissions a été ouverte le 18 octobre 2017 sous l’observation du SE.

Observation : Au cours de la phase d'évaluation, un problème affectant l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité surveillée a été identifié par le SE. Cette lacune mineure est expliquée plus en détail à l'annexe A. Aucune mesure n'a été prise par les responsables du projet pour atténuer le problème de l'équité.

Sommaire des résultats : Les outils et les instructions de l'évaluateur étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques d'équité et ont été exécutés équitablement. Les critères d'évaluation et les notes de passage respectaient pleinement ce qui a été établi dans la DDP. L'évaluation a été effectuée conformément à la DDP et l'évaluation des soumissions a été effectuée en respectant les critères énoncés. Les discussions de consensus étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents et, comme le prévoyait la DPP, lorsque le consensus sur tous les critères n'était pas atteint, un score moyen était calculé.

À l'exception de l'observation susmentionnée, l’étape d'évaluation du projet portant sur la jetée sud de la CSE a été menée de manière équitable.

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Samson & Associés 7 5. Documents de référence

Les documents suivants sont indiqués par leur numéro dans le rapport, sauf mention contraire, et sont diffusés par SPAC.

# Document Date

1 Avis d’information Publié sur achatsetventes.gc.ca le 14 février 2017

2 Demande de proposition Publié sur achatsetventes.gc.ca le 29 mai 2017

3 Modification #1 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 31 mai 2017

4 Modification #2 Publié sur achatsetventes.gc.ca le

12 juin 2017

5 Modification #3 Publié sur achatsetventes.gc.ca

le 15 juin 2017

le 26 juin 2017

7 Modification #5 Publié sur achatsetventes.gc.ca le

30 juin 2017

8 Modification #6 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 5 juillet 2017

le 12 juillet 2017

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Annexe A : Lacune mineure au rapport final du surveillant de l’équité

Nous avons observé une lacune mineure dans le processus de sélection concurrentiel : Le 14 août 2017, il a été porté à l'attention du SE qu'un sous-traitant inclut dans toutes les propositions reçues par SPAC avait participé à la conception de certaines spécifications et annexes inclus dans les documents de la DDP.

Des commentaires sur l'équité ont été fournis à SPAC. Le SE a avisé l'autorité contractante que le fait de permettre à un sous-traitant de concevoir les spécifications d'une composante notée faisant partie des documents de la DDP pour ensuite soumissionner sur cette composante avait, selon lui, une incidence sur l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

Le 29 août 2017, le SE a demandé à SPAC d'atténuer la question de l'équité dans son plan officiel et le 17 octobre 2017, SPAC a communiqué avec le SE pour confirmer qu'une décision avait été prise de procéder à l'approvisionnement. Aucune mesure n'a été prise par les responsables du projet pour atténuer le problème d'équité.

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Addenda au rapport final de surveillance de l’équité (SE) en date du 26 octobre 2017 pour le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant la reconstruction de la jetée sud de la cale sèche d’Esquimalt, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada.

Le présent addenda au rapport final de SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation.

Activités relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Il y a eu trois propositions présentées en réponse à la demande de proposition. Le soumissionnaire gagnant a été informé et le contrat attribué le 29 mars 2018.

Les soumissionnaires ont été informés des résultats de l’évaluation le 6 avril 2018 et le contrat fut octroyé le 29 mars 2018. Nous avons examiné les lettres d’avis qui ont été envoyées à tous les soumissionnaires. Les lettres invitaient les soumissionnaires à demander un compte rendu, mais aucun ne fut demandé.

Attestation d’assurance

Nous avons observé une lacune mineure dans le cadre du processus d'approvisionnement concurrentiel concernant la reconstruction de la jetée sud de la cale sèche d’Esquimalt.

Un des sous-traitants, qui faisait partie intégrante de toutes les propositions reçues, avait aussi participé à l’élaboration des spécifications et annexes incluses dans les documents de la demande de proposition.

Le SE fourni les énoncés d’assurance suivants concernant les activités postérieures à l’évaluation du processus d’approvisionnement pour la reconstruction de la jetée sud de la cale sèche d’Esquimalt. Selon notre opinion professionnelle et nonobstant les lacunes mineures identifiées, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par Original signé par Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA

Chef d’équipe en SE

Associés, Vérification et services-conseils Samson & Associés

Claude Rivard, CPA, CA, CISA Spécialiste en SE