Les obligations sociales de l'employeur
2022
Obligations légales,
hors dispositions conventionnelles particulières
CREATION D'ENTREPRISE
La Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) aux organismes de protection sociale compétents est obligatoire lors de l’embauche d’un salarié, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail.
À PARTIR DE 1 SALARIÉ
Sanctions : sanction administrative (300 fois le taux horaire du smic) et risque de poursuites pénales pour délit de travail dissimulé par salarié concerné.
Le registre unique du personnel : mentions obligatoires sur l’identification du salarié, les dates d’embauche et de départ, le type de contrat de travail, ... Il peut être tenu sous format électronique après consultation des IRP, information de l’inspecteur du travail et déclaration à la CNIL simplifiée.
Sanctions : registre absent, mentions erronées ou incomplètes = amende pouvant aller jusqu’à 750 € pour les personnes physiques, 3 750 € pour les personnes morales. Ces amendes sont appliquées autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Les informations relatives à l’organisation de l’entreprise ou de l'association (horaires, congés, repos collectif…)
Les coordonnées des autorités compétentes (inspection du travail, défenseur des droits, services d’urgence…) Dès l’embauche du premier salarié ou du premier stagiaire, la loi impose des affichages obligatoires :
Sanction : le code du travail et le code pénal prévoient des peines de 450 € à 1 500 € en cas d’absence d’affichage obligatoire.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER)
Pour tous les employeurs et toutes les activités, l’employeur doit retranscrire dans un document les résultats de l’évaluation des risques effectuée dans le cadre de son obligation de prévention des risques professionnels.
Le DUER comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail et les mesures prises pour y remédier. Il doit être mis à jour minimum une fois par an et après chaque accident du travail.
Sanctions : l’absence de DUER entraine une amende de 1 500€ (3 000€ si récidive).
L’absence de DUER accroît le risque d’une reconnaissance de faute inexcusable de l’employeur en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle (sanctions civiles et pénales).
Depuis 2012, l’employeur, et ce quel que soit la taille de l’entreprise ou de l’association, doit désigner un référent en matière de santé et de sécurité au travail pour être épaulé dans sa mission de prévention des risques professionnels.
Si l’employeur ne dispose pas des ressources en internes, il doit faire appel à un intervenant extérieur.
Les textes et réglementations relatifs à la protection des droits des salariés (harcèlement, discrimination…)
Dans le cadre de son obligation de sécurité, l’employeur doit aussi faire contrôler tous les ans, par un organisme agréé par le ministère du travail, les installations électriques du lieu de travail.
Les salariés doivent enfin être formés aux risques incendies (évacuations, utilisation des extincteurs, etc.).
Sanctions : la première infraction est punie d’une amende de 1 500 €. En cas de récidive dans le délai de 3 ans, l’employeur encourt 4 mois de prison et jusqu’à 3 750 € d’amende.
À la suite d’un arrêt/accident du travail de plus de 30 jours, seule la visite de reprise met fin à la protection spéciale du salarié (interdiction de
La conformité au RGPD.
Les salariés peuvent saisir l’employeur pour exercer leurs droits sur leurs données personnelles, celui-ci devant leur répondre dans le délai d'un mois.
Sanction : sanctions administratives proportionnées et dissuasives, et sanctions pénales.
Visite d’information et de prévention remplaçant la visite médicale d’embauche (3 mois maximum après l’embauche sauf dérogation) ;
Visite médicale individuelle renforcée (1 fois par an) réservée aux salariés exposés à certains risques ;
Visite médicale périodique (tous les 2 à 5 ans) pour les salariés non exposés à un risque professionnel ;
Visite de pré-reprise (elle est facultative et se déroule pendant l’arrêt de travail dont la durée est supérieure à 3 mois) ; Visite de reprise du travail (dans les 8 jours maximums) :
Après un arrêt pour accident de travail ou maladie d’au moins 30 jours ;
Après un arrêt consécutif à un congé maternité ou une maladie professionnelle.
Examens complémentaires pouvant être réalisés ou prescrits par le médecin du travail.
Sanction : risque prud’homal, financier et URSSAF.
L’entretien professionnel doit être organisé au minimum tous les 2 ans. Il s’agit un rendez-vous individuel permettant d’envisager les perspectives d’évolution professionnelle du collaborateur et les formations pouvant y contribuer. Cet échange donne lieu à la rédaction d’un document écrit dont une copie doit être remise au salarié. Tous les 6 ans, l'entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels et d’actions prévues par le code du travail au cours des 6 dernières années. Un compte-rendu de l'état des lieux est rédigé durant cet entretien. Une copie est remise au salarié.
L’adhésion auprès d'un centre de Santé au travail et suivi médical est obligatoire dans le cadre de :
Une complémentaire santé est également obligatoire pour tous les salariés, dont la cotisation est prise en charge au minimum à 50 % par l’employeur. L’employeur peut bénéficier d’exonérations fiscales et sociales sous certaines conditions.
Sanction : risques prud’homal, URSSAF et financier (particulièrement en cas de décès et d’invalidité).
Une couverture prévoyance est obligatoire pour les salariés cadres (part patronale au minimum égale à 1,5 % de la tranche A), sous peine de payer des dommages et intérêts importants en cas de sinistre.
développer les compétences de ses salariés ou ;
les adapter aux postes de travail (ou à l’évolution de l’emploi).
Un plan de développement des compétences est conseillé. Celui-ci répertorie les actions de formation effectuées par l’employeur pour :
licenciement sans autorisation préalable, …).
Possibilité de poursuites pour délit d’entrave (pénal) ;
Paiement de dommages et intérêts pour préjudice subi ;
Impossibilité de déposer un accord d’intéressement, un règlement intérieur et notes de service ;
Inopposabilité de la dénonciation d’un usage ;
Défaut d’information/consultation d’une institution du personnel en cas de licenciements économiques collectifs ou inaptitude : versement d’une indemnité de 6 mois de salaire au minimum pour l’inaptitude et calculée en fonction du préjudice subi pour le licenciement économique.
Plusieurs sanctions peuvent s’appliquer en cas de défaut de représentation du personnel (hors carence de candidats) :
Toute information relative à l’élection des membres du CSE (information préalable, résultats) doit être affichée dans les locaux. Il est nécessaire de réserver un panneau d’affichage pour le CSE ainsi que pour les Organisations Syndicales (O.S).
À PARTIR DE 20 SALARIÉS
La Déclaration annuelle Obligatoire d'Emploi des Travailleurs Handicapés (DOETH) doit être établie. Tout employeur, même de moins de 20 salariés doit déclarer chaque année le nombre d'emplois occupés par des travailleurs handicapés dans sa société.
L’employeur de plus de 20 salariés doit toutefois employer des salariés en situation de handicap à hauteur de 6 % de son effectif.
Pour autant, l’employeur bénéficie d’un délai de 5 ans après le franchissement du seuil des 20 salariés pour se mettre en conformité. Il est possible de satisfaire pleinement cette obligation par la conclusion d'un accord collectif en faveur des personnes handicapées ou partiellement en concluant des contrats de fournitures et/ou de prestations de services avec des ateliers protégés (exonération partielle de l’obligation d’emploi).
élus selon des règles fixées par la loi. Dans chaque CSE, il est obligatoire de désigner parmi les membres un référent afin de favoriser la lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.
Mise en place du Comité Social et Economique (CSE)
La mise en place des élections est impérative dès que l’entreprise ou l’association atteint le seuil de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs. Ces élections doivent être renouvelées en principe tous les 4 ans.
Si l’employeur n’organise pas cette élection, il peut être mis en demeure de le faire dans un délai d’un mois par l’Inspection du Travail, un syndicat ou un salarié. Il est aussi obligatoire d’organiser des réunions d’information et de consultation avec les
À PARTIR DE 11 SALARIÉS
Il convient de noter que chaque salarié du secteur privé prenant les transports publics pour se rendre au travail bénéficie d’un remboursement partiel de leur frais.
Sanction : tous les 6 ans, si l’employeur n’a pas respecté ses obligations, celui-ci devra abonder le CPF de son collaborateur de 3 000
€ (uniquement valable pour les employeurs de plus de 50 salariés). Un potentiel risque prud’homal (dommages & intérêts) existe cependant pour tout employeur qui n’aurait pas tenu ces entretiens.
Sanctions : pénalité pour défaut d’emploi de travailleurs handicapés allant de 400 à 600 fois le SMIC horaire par bénéficiaire manquant. Si l’employeur n’a mené aucune action en faveur de l’emploi de personnes handicapées durant les 3 années précédentes, une sur-contribution prévoit une pénalité à hauteur de 1 500 fois le SMIC horaire par unité manquante.
Sanction : le défaut d’affichage est sanctionné par une contravention de 750 €. Mais surtout, un salarié sanctionné sur la base d’une disposition illégale ou en l’absence de règlement intérieur, peut saisir le conseil des Prud’hommes pour annuler la sanction ou, le cas échéant, obtenir des dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Obligation de conclure un accord de participation, prévoyant la redistribution d’une partie des bénéfices aux salariés.
Sanction : régime d’autorité mis en place à l’initiative de l’Inspection du travail.
porter des réclamations individuelles et collectives (y compris sous-traitants et intérimaires) ;
assurer ou contrôler la gestion des activités sociales et culturelles de l’entreprise ou de l’association ;
exercer leur droit d’alerte (en matière sociale, économique, …) ;
être réunis, en commission santé sécurité et conditions de travail (CSST), si elle existe.
Les attributions du CSE sont renforcées. Les élus peuvent notamment :
Création d’une Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (BDESE) et mise à disposition des représentants du personnel. Celle-ci rassemble des informations sur les orientations sociales, économiques et environnementales de l’entreprise ou de l’association.
Sanction : délit d’entrave (3 750 € d’amende et 1 an de prison) et risque d’invalidation des consultations du CSE pour défaut de BDESE ou de sa mise à jour.
La Négociation Annuelle Obligatoire (NAO) Si l’entreprise ou l’association est constituée d’une ou de plusieurs organisations syndicales représentatives, alors l’employeur doit entamer des négociations sur des thèmes bien précis (rémunération et égalité professionnelle, temps de travail, qualité de vie au travail, …).
Le règlement intérieur, doit être déposé auprès de l’inspecteur du travail et du greffe du conseil des Prud’hommes. Il doit être consultable par les salariés. Il fixe en principe les règles générales et permanentes relatives à la discipline, ainsi que les mesures et l’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité au travail.
Sanction : l'employeur risque une contravention de 5ème classe (au plus 2 000 €), autant de fois que l'infraction est constatée, ce qui peut correspondre au nombre de salariés ayant fait la demande d'un local de restauration.
Un local de restauration aménagé doit être mis en place dans l’entreprise ou l’association. Après avis du CSE s’il existe, l’employeur doit mettre à disposition un local de repos pourvu de sièges et de tables en nombre suffisant, avec un robinet d'eau potable chaude et froide pour 10 usagers ainsi que d'une installation de conservation et de réchauffage des aliments.
À PARTIR DE 50 SALARIÉS
A défaut, l’employeur peut être puni pour délit d’entrave.
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