10 raisons pour lesquelles les ERP ne sont pas
adaptés aux achats
Les budgets limités, la réduction de la main-d’œuvre, la nécessité de rendre compte sur la valeur de la contribution, bref faire plus avec moins, accroit le besoin d’une technologie pour aider à accélérer la transformation des achats. À
première vue, les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) attirent l’attention des Finances et de l’IT. Mais la réalité des coûts associés, de la durée du projet et du manque de fonctionnalités des achats nécessaires se heurte rapidement à une dure réalité. Cependant, au cours des dernières années, les entreprises mettent temporairement les systèmes ERP de côté pour faire place à des solutions plus agiles et rapides, qui donnent des résultats immédiats, comme l’eProcurement. Les entreprises se tournent vers l’ensemble de l’écosystème d’achat pour accélérer le traitement des offres et faciliter la communication entre l’entreprise et sa base fournisseurs afin d’accroître son l’efficacité. Les entreprises ont besoin de la technologie pour améliorer la transparence, réaliser des économies durables, accroître la valeur de sa base fournisseurs, réduire les risques liés à la supply chain et influencer l’innovation. Les outils ERP traditionnels existants n’ont pas réussi à fournir ces capacités et présentent des lacunes notables pour ce qui est d’aider proactivement les achats à augmenter la valeur de l’entreprise.
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Voici les 10 principales raisons pour lesquelles les ERP ne sont pas
adaptés aux achats :
1. Longues mises en œuvre, ROI bloquée et besoins non satisfaits continus
Les systèmes ERP axés sur les finances sont connus pour prendre des années à mettre en œuvre un léger changement dans les exigences. Et avant que vous ne le sachiez, les projets ERP sont obsolètes et font face à des mois de délais
inutiles. Les projets longs causent de la frustration et rendent difficile l’obtention d’un rapide retour sur investissement.
De plus, presque toutes les mises en œuvre de l’ERP sont effectuées par des partenaires de l’ERP en question, ce qui rend le succès et la qualité de la mise en œuvre fortement tributaires de la force, de l’expertise et des ressources attribuées par un consultant externe.
Alors que les entreprises continuent de faire face à des contraintes financières, l’attention doit être portée sur les activités produisant un rendement rapide. Les systèmes d’eProcurement sont mis en œuvre dans les mois, et non dans les années qui suivent, ainsi le rendement du capital investi est apparent presque immédiatement.
2. Assurer la visibilité des dépenses à l’échelle de la chaîne de valeur
Les ERP ont de la difficulté à produire des rapports d’analyse de dépense et de visibilité précis, dont les achats ont besoin pour déceler les possibilités d’économies.
Très souvent, le rapport urgent demandé à l’équipe IT, pour connaître les dépenses totales d’un fournisseur en particulier, n’arrive pas à temps pour favoriser un renouvellement de contrat plus favorable.
Le eProcurement permet de réaliser des économies tangibles grâce au sourcing stratégique, à la réduction des dépenses des maverick et à la détermination de possibilités d’économies. Les entreprises qui ont mis en œuvre le eProcurement ont réalisé de 1,5 à 2 fois plus d’économies.
3. Coût continu de l’ERP
Au début, tout nouveau projet
d’implémentation d’ERP peut sembler faisable, jusqu’à ce que vous obteniez un aperçu du prix qui peut se chiffrer en centaines de millions d’euros. Les conditions économiques et le temps à consacrer à la valorisation, offrent peu de souplesse pour entreprendre de longs et interminables projets qui, par définition, sont plus coûteux. Pour les entreprises qui ont déjà mis en œuvre un ERP et qui continuent d’essayer de fournir les capacités dont les achats ont besoin, la question est : « Combien d’argent supplémentaire faut-il investir dans la plateforme ERP pour répondre aux besoins, en constante évolution, des achats alors qu’une plateforme de eProcurement peut offrir une solution prête à l’emploi et pour une fraction du prix initiale ? » Pour une fraction du coût, les systèmes de eProcurement offrent un taux de rendement plus rapide. De plus, les dirigeants sont également intéressés par la possibilité de générer un rendement financier substantiel. Tout comme de minimiser les risques, de
développer l’excellence organisationnelle et d’influencer l’innovation.
4. Fonctionnalité
L’ERP n’est pas un guichet unique pour répondre à tous les besoins de l’entreprise. Les achats sont très négligés dans ces systèmes. En fait, des logiciels « additionnels » sont souvent nécessaires pour combler les lacunes dans la fonctionnalité des achats. Les ajouts communs aux achats comprennent l’analyse des dépenses, les portails des fournisseurs, le eCatalogue, le suivi des économies et les systèmes de gestion des contrats. Le eProcurement se spécialise dans l’intégration de tous les processus achats en une seule application transparente. Concernant les nouvelles fonctionnalités, les ERP offrent de nouvelles fonctionnalités lorsqu’il y a un budget de développement. Une plateforme de eProcurement basée en mode SaaS offre des mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités qui répondent spécifiquement aux besoins des achats, en fonction des tendances du marché et des pratiques en la matière.
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5. Contrôle du sort des achats
À mesure que les entreprises grandissent, les processus évoluent inévitablement ou changent avec elles. Tout le monde sait que des changements de fonctionnalité, de configuration et de maintenance doivent être apportés aux IT au lieu que les dirigeants n’utilisent l’outil. Les secteurs d’activité veulent posséder et contrôler la solution qu’ils utilisent et ne pas dépendre des IT pour apporter les changements souhaités. Les solutions de eProcurement SaaS offrent des améliorations et des modifications, grâce à de simples
changements de configuration qui peuvent être apportées en quelques jours, et
non en quelques semaines ou mois.
6. Facilité d’utilisation et adoption par les utilisateurs finaux
La simplicité pour les utilisateurs finaux est un must. L’ERP n’est pas conçu avec les achats à l’esprit. Les systèmes ERP sont devenus des systèmes complexes répondant aux besoins des départements Finance et Comptabilité. Très peu de systèmes ERP dispose d’un module de eProcurement complémentaire qui prend en charge les processus des achats opérationnels au paiement et de source au contrat. De plus, l’adoption des ERP par les utilisateurs est très médiocre en raison de processus hostiles et complexes, ce qui génère des dépenses qui réduisent l’efficacité et la visibilité des équipes achats. Un système de eProcurement est
conçu spécifiquement pour répondre aux besoins des achats et facilite grandement son adoption grâce à une interface intuitive qui s’adresse à tous les types d’utilisateurs.
7. Collaboration
L’une des limites cruciales de la plupart des ERP est le manque de collaboration entre les utilisateurs commerciaux internes et les fournisseurs externes. Très souvent, la communication et la collaboration entre les achats, les Comptes fournisseurs et toutes les unités commerciales sont mauvaises et doivent être effectuées à l’extérieur de l’ERP et par e-mail. Cela signifie l’exportation constante de documents et/
ou de données provenant de l’ERP pour envoyer un e-mail à un autre utilisateur.
Cela a une incidence sur la transparence et le délai de résolution des problèmes.
De plus, la plupart des ERP ne sont pas accessibles hors du réseau de l’entreprise, ce qui signifie que les utilisateurs internes et, surtout, les fournisseurs ne peuvent pas interagir en temps réel dans le processus achat. La plupart des ERP ne sont pas en mesure de permettre à un fournisseur de soumettre un devis pour une RFQ, de voir un nouveau PO ou l’état de paiement de la facture (ce qui génère un niveau très élevé d’appels téléphoniques au service des achats). Les solutions de eProcurement visent à faciliter la collaboration entre les utilisateurs internes et externes, à fournir des pistes de vérification et des espaces de travail pour une transparence complète et une résolution rapide des problèmes.
8. Visibilité de bout en bout
Dans la plupart des cas, les renseignements sur les fournisseurs sont dispersés
dans plusieurs systèmes ou conservés dans des feuilles de calcul. Cette approche fragmentée implique qu’il est presque impossible d’avoir accès aux renseignements essentiels sur les fournisseurs qui sont nécessaires pour réduire au minimum les risques tout au long du processus achat, comme pendant un événement et lors de la négociation du contrat. Les principaux systèmes de eProcurement ont une vue à 360° des fournisseurs pour permettre un accès complet et transparent aux activités précises et opportunes, tout au long du processus d’achat.
9. Analyse avancée des achats et mégadonnées
Dans le contexte actuel, la création de données se fait en très grande proportion.
Chaque activité, chaque transaction et chaque mouvement génère des données.
En particulier dans le domaine des données non structurées telles que les réseaux sociaux, les images, les vidéos, etc. Ces types de données sont, pour la plupart, intégrés et complexes. Elles nécessitent de nouvelles méthodes de gestion et une certaine approche en matière de stockage et d’analyse afin d’appuyer la production d’information et la prise de décisions. On sait que les ERP ont des modèles de données rigides. De plus, les modèles de données ne sont pas conçus en fonction des besoins des achats.
Bien que les ERP soient communément appelés « système d’enregistrement
», vous devez vous demander « quel enregistrement ? » Est-ce le dossier qui vous permettra d’effectuer des analyses avancées des dépenses ou des points de repère des fournisseurs et de gérer le rendement ? Les principaux systèmes de eProcurement ont des modèles de données souples, conçus spécialement pour les processus achat. Ils peuvent être modifiés à mesure que de nouveaux éléments des données doivent être saisis et gérés.
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10. Achats stratégiques et achats opérationnels
Afin de continuer à donner de la valeur à l’entreprise, les achats doivent évoluer d’un mode opérationnel à un mode stratégique. Les achats stratégiques sont une approche holistique à long terme pour répondre aux besoins, actuels et futurs, d’une entreprise, au coût total de possession le plus bas et au plus faible risque pour la supply chain.
Ce processus crée une boucle fermée entre le client et le fournisseur afin d’assurer l’amélioration continue de la qualité, de la livraison, des coûts et du service tout en fournissant les moyens d’atteindre une efficacité optimale dans les organisations entre clients et de fournisseurs.
Les achats stratégiques comportent divers éléments, comme l’analyse des dépenses, le suivi des économies et la gestion du capital fournisseur. Malheureusement, l’ERP se concentre uniquement sur le processus opérationnel qui est de nature transactionnelle. Il est lié aux achats de matériaux et de fournitures en utilisant des devis rapides et des processus de commande pour soutenir les opérations de production. Les solutions eProcurement de pointe intègrent les processus stratégiques et opérationnels (en amont et en aval) afin de fournir une excellente visibilité, d’accélérer les performances et de permettre la collaboration entre toutes les fonctions et tous les rôles.
Si vous envisagiez de mettre en place une solution achats appropriée, une plateforme de eProcurement de premier ordre devrait certainement figurer sur votre liste.
Mais que se passe-t-il si votre organisation a déjà fait un investissement dans un ERP ? Que pouvez-vous faire pour améliorer les capacités qui servent mieux les achats ?
1. Mettre en œuvre un système de eProcurement en tant qu’outil de demande de commande initiale, ce qui maximise l’adoption par les utilisateurs grâce à une expérience très intuitive et conviviale. Les meilleures solutions de eProcurement offrent une intégration transparente à toute solution ERP. Cela garantira l’adoption et la conformité et permettra une visibilité de bout en bout.
2. L’un des problèmes des solutions ERP est de maintenir les fournisseurs et de gérer leurs risques. Pour y remédier il suffit de lancer votre ERP avec un portail fournisseur qui établira et contrôlera le processus d’intégration, de qualification et de segmentation de vos fournisseurs. Cela vous donnera l’assurance que votre solution ERP possède vos fournisseurs préférés et a respecté vos règlements de conformité. Le portail fournisseur favorise également la collaboration sociale en permettant à vos fournisseurs de communiquer en ligne avec votre équipe achat. Sans parler d’une analyse plus efficace des dépenses.
3. Mettre en place un dépôt central pour s’assurer que les contrats sont utilisés.
La gestion des contrats aide les services achat à accroître les proportions de dépenses « sous-gérées » et « contractuelles » en soutenant tous les contrats d’édition, d’administration et de conformité nécessaires à votre entreprise.
De cette façon, ils ne seront pas perdus pour vos utilisateurs ERP.
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