Version 8.5v1. Assistance technique Assistance comptabilité Demander un cours

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D Di D i i r r r e ec e c ct t to o o r r r a a a s s s s si s i i s st s t ta a a n n n t t t

Version 8.5v1

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Table des matières

Table des matières...i

Présentation de ce guide... viii

À qui s’adresse ce guide ... viii

Les chapitres ...ix

Conventions typographiques ...xi

Chapitre 1 - Présentation ...1

Introduction ... 1

Qu’est-ce qu’une base de données ? ... 1

Familiarisez-vous ! ... 2

Configuration système requise ... 4

Lancement du logiciel ... 5

La page d’Accueil ... 6

Avant de commencer ... 7

Quitter le logiciel Director assistant... 7

Fonctionnalités globales ... 8

Navigation dans le logiciel ... 8

Aide ... 8

Navigation dans les enregistrements ... 9

Menus locaux...10

Enregistrement d’ajouts et de modifications ...12

Utilisation de la fonction Rechercher...12

Rechercher ...12

Recherche avancée : Exclure...13

Les rubriques...14

Les différentes listes de valeurs des rubriques ...15

La liste déroulante basée sur son contenu ...15

La liste déroulante personnalisable...15

Menu local ...15

Jeu de cases à cocher ...15

Jeu de cercles d’option ...15

Chapitre 2 – Le plan comptable ...16

Comment y accéder...16

Ajouter un compte au plan comptable...16

Dupliquer un compte...17

Chapitre 3 – Les adresses ...18

(4)

ii

Éléments liés à la facturation...21

Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison ...22

Retour à la fiche adresse ...22

Importer des adresses ...23

Importer des adresses contenues dans une feuille Excel^®...23

Importer des adresses au format vCard ...23

Rechercher...24

Rechercher une adresse ...24

Tout rechercher...24

Dupliquer une adresse ...25

Supprimer une adresse ...25

Navigation...26

Naviguer dans les autres modules...26

Enveloppes, étiquettes, listes, dates...27

Chapitre 4 – Les articles ...28

Introduction ...30

Survoler le module « Articles » en 13 points ...30

Enregistrer un nouvel article ou un nouveau service ...31

Consulter les articles ou les services ...31

Importer des articles ou des services contenus dans une feuille Excel^®...32

Définir son propre catalogue des articles les plus utilisés...32

Modifier un article ou un service ...33

Enregistrer un article composé ...34

Modifier un article composé ...36

Rechercher...37

Recherche un article ou une prestation ...37

Afficher toutes les fiches...38

Dupliquer un article ou une prestation ...38

Supprimer un article ou une prestation...38

Les catalogues ...39

Imprimer un catalogue ...39

L’inventaire initial...40

Établir l’inventaire initial ...40

Chapitre 5 – Les offres — devis ...41

Chapitre 5 – Les offres — devis ...42

Introduction ...44

Les différentes vues de l’offre...44

Survoler l’émission d’une offre en 18 points...45

Créer une nouvelle offre ...47

Créer une réservation ...48

Convertir une offre en bulletin de livraison ...48

Éditer une offre...49

(5)

Insérer une ligne ...49

Effacer la ligne ...49

Supprimer la ligne ...50

Supprimer toutes les lignes...50

Créer un article ...50

Modifier une offre ...51

Imprimer une ou plusieurs offres ...52

Imprimer une offre ...53

Imprimer un ensemble d’offres après avoir effectué une recherche ...54

Les offres en mode Gestion...55

Survoler le modèle « Gestion des offres » en 11 points ...55

Les rappels...56

Facturer un ensemble de bulletins de livraison...57

Chapitre 6 - La facturation ...58

Introduction ...60

Les principales vues du module « Débiteurs »...60

Survoler l’émission d’une facture en 18 points ...61

Émettre une nouvelle facture ...63

Configurer l’aide à la saisie ...65

Utiliser l’aide à la saisie ...66

Éditer une facture...67

État de la pièce (comptabilité)...69

Comptabiliser et verrouiller une facture ...69

Décomptabiliser et déverrouiller une écriture manuelle ...69

Voir les écritures dans le Journal...69

Comptabiliser et verrouiller un ensemble de factures ...70

Décomptabiliser et déverrouiller un ensemble de factures...70

Modifier une facture...71

Imprimer une ou plusieurs factures...72

Imprimer une facture ...73

Imprimer un ensemble de factures après avoir effectué une recherche ...74

Les factures en mode Gestion ...75

Survoler le modèle « Gestion des factures » en 13 points ...75

Encaisser les versements manuellement ...77

Encaisser les versements par le système BVR...78

Importer les versements BVR ...78

(6)

iv

Chapitre 7 – Les modèles de courrier...82

Introduction ...82

Survoler le module « Modèles » en 6 points...82

Ajouter un nouveau modèle de lettre-type ...83

Éditer le modèle de lettre...84

Afficher la réglette de texte...85

Insérer un champ de fusion dans le corps du modèle de la lettre ...85

Chapitre 8 – Le courrier...86

Introduction ...87

Survoler le module « Lettres » en 15 points ...87

Créer un nouveau courrier ...88

Choisir une lettre type...89

Éditer le contenu de la lettre ...90

Créer un mailing...91

Chapitre 9 – Les commandes...92

Introduction ...94

Les différentes vues de la commande ...94

Survoler la création d’une commande en 18 points ...95

Passer une nouvelle commande ...97

Éditer une commande ...98

Modifier une commande ... 100

Imprimer une ou plusieurs commandes ... 101

Imprimer une commande ... 102

Imprimer un ensemble de commandes après avoir effectué une recherche ... 103

Les commandes en mode Gestion ... 104

Survoler le modèle « Gestion des commandes » en 9 points ... 104

La validation des commandes dans le stock... 105

Enregistrer les articles en commande ... 105

Enregistrer l’intégralité de la commande ... 105

Enregistrer des livraisons partielles ... 105

Chapitre 10 – Les salaires ... 106

Comment y accéder... 106

(7)

Survoler les salaires en 8 points ... 107

Créer un nouveau salaire ... 109

Dupliquer un salaire... 110

Dupliquer une série de salaires ... 110

Chapitre 11 – Les paiements ... 112

Introduction ... 114

Les principales vues du module « Paiements »... 114

Survoler l’enregistrement d’une facture créancière en 11 points ... 115

Enregistrer un nouveau paiement manuellement... 117

Enregistrer un nouveau paiement au moyen du lecteur optique ... 118

Les factures créancières en mode Gestion... 121

Survoler le modèle « Gestion des paiements » en 13 points... 121

Les différentes manières de rechercher les factures créancières à payer ... 122

Valider les factures créancières en paiements ... 123

Créer un ordre de paiement DTA... 124

Chapitre 12 – Le stock... 125

Établir l’inventaire initial ... 127

Chapitre 13 – Les écritures manuelles ... 129

Ajouter une écriture... 130

Dupliquer une écriture ... 130

Rechercher... 131

Rechercher une écriture manuelle ... 131

Tout rechercher... 131

Naviguer dans les autres modules... 131

Comptabiliser – décomptabiliser ... 132

Comptabiliser et verrouiller une écriture manuelle ... 132

Décomptabiliser et déverrouiller une écriture manuelle ... 132

Voir une écriture manuelle dans le Journal ... 132

Comptabiliser et verrouiller un ensemble d’écritures manuelles ... 132

Décomptabiliser et déverrouiller un ensemble d’écritures manuelles... 132

Marquer une écriture manuelle... 133

Imprimer ... 133

Imprimer l’ensemble des écritures manuelles ... 133

Imprimer une fiche ... 134

Chapitre 14 – La comptabilité générale ... 135

(8)

vi

Voir et imprimer le compte d’exploitation... 140

Le Bilan ... 141

Voir et imprimer le Bilan ... 141

Importer les charges sociales ... 143

Rechercher... 144

Rechercher une pièce comptable par le numéro ... 144

Tout rechercher... 145

Rechercher une écriture ainsi que la contre écriture... 145

Rechercher les écritures erronées ... 145

Vérifier les contre-écritures ... 145

Rechercher les écritures qui doivent être revues avec le comptable ... 146

L’état des débiteurs et des créanciers... 147

Établir la liste des débiteurs ouverts au 31.12... 147

Rechercher... 149

Rechercher une pièce dans l’état des débiteurs ... 149

Chapitre 15 – Le décompte TVA ... 150

Établir le décompte TVA ... 151

Chapitre 16 – Sauvegarder les données ... 152

Comment accéder au dossier ... 152

Chapitre 17 - Régler le logiciel ... 153

Coordonnées et palette de navigation... 154

Vos coordonnées ... 154

Survoler l’onglet « Coord. et palette » en 3 points ... 155

La Palette de navigation ... 155

N° de licence ... 156

Obtenir le code d’activation... 156

En-tête / pied de page ... 157

L’en-tête pour les documents internes ... 157

L’en-tête des autres documents... 158

Signature numérisée ... 158

Créer un en-tête de lettre en important une image ou un logo ... 159

Adresse ... 160

Régler les adresses ... 160

Afficher le nom dans les factures ... 160

Articles et stock ... 161

Régler les articles ou les services et le stock... 161

Choisir la méthode de calculation des commissions dues aux vendeurs. 162 Choisir la méthode de calculation du prix de vente aux clients... 162

Offres ... 163

Régler les offres ou les devis ... 163

Factures... 164

Régler la facturation et les textes de rappels ... 164

(9)

Modifier les textes de rappels ... 165

Paramètres BVR ... 166

Régler les comptes BVR 1, 2, 3 et 4 ... 166

Régler les comptes BVR 1, 2, 3 et 4 déjà imprimés... 168

Réglage de la ligne de codage BVR... 168

Commandes ... 169

Régler les commandes ... 169

Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison ... 170

Paiements ... 171

Régler les paiements... 171

DTA/OPAE ... 172

Régler le DTA... 172

Salaires ... 173

Régler les salaires... 173

Plan comptable ... 174

Les comptes indispensables du plan comptable ... 174

Renommer un compte indispensable ... 175

Comptabilité ... 176

Régler les paramètres de la comptabilité... 176

TVA... 179

Régler la TVA ... 179

Titres des listes... 180

Régler les titres des listes ... 180

Imprimer le numéro du client ou du fournisseur ... 180

Chapitre 18 – Ce qu’il faut savoir encore... 181

Au sujet du site Internet ... 181

L’onglet Assistance ... 181

(10)

viii

Présentation de ce guide

Ce guide contient des informations sur l’utilisation complète de Director assistant ainsi que sur la manière de sauvegarder les données.

À qui s’adresse ce guide

Ce guide s’adresse à tous les dirigeants qui souhaitent gérer leur entreprise à l’aide du logiciel Director assistant, ainsi qu’à leurs collaboratrices et collaborateurs, sans oublier le bureau fiduciaire.

Conçu pour les initiés ou les non-initiés à la gestion, ce guide permet, à l’indépendant, au commerçant, à l’artisan, au prestataire de services ou à l’entrepreneur d’une petite entreprise à s’organiser de manière facile.

Vous pouvez gérer votre entreprise et communiquer avec vos clients, vos membres, vos collaborateurs, vos créanciers, vos fournisseurs mais également avec votre banquier et les différentes administrations.

Lisez ce guide !

Il vous donnera les ressources nécessaires pour comprendre toutes les interactions liées à la gestion d’une activité commerciale.

Compétences requises

Ce guide s’adresse aux personnes qui possèdent les compétences suivantes :

• D’une manière générale, seules quelques notions d’informatique suffisent (niveau traitement de texte ou feuille de calcul). Pour utiliser Director assistant, Il est demandé de savoir faire la différence entre un fichier et un dossier (répertoire).

• Pour ceux qui veulent tenir la comptabilité, quelques notions de comptabilité sont requises évidemment !

Ce guide n’intègre ni un cours d’informatique ni un cours de comptabilité.

Toutefois, l’ambition de ce guide est simple. Il doit permettre :

À l’utilisateur du logiciel :

• De pouvoir créer, exécuter des recherches et imprimer des documents.

À la personne qui s’occupe de la comptabilité ou au bureau fiduciaire :

• De pouvoir sortir les documents relatifs à la comptabilité, de créer facilement les écritures d’ajustements et les amortissements, de sortir le Bilan et ses annexes, le compte de P&P, etc., ainsi que de créer la nouvelle période comptable !

BON À SAVOIR

Il n’est pas nécessaire de boucler la comptabilité pour pouvoir continuer à travailler sur Director assistant !

(11)

Les chapitres

Chapitre 1 • Présentation

Ce premier chapitre contient une présentation du logiciel Director assistant et des informations générales sur les fonctionnalités et les principes de fonctionnement communs à l’ensemble du logiciel.

Chapitre 2 • Le plan comptable

Ce chapitre vous renseigne sur la manière d’établir votre propre plan comptable, comment ajouter un compte, le modifier, supprimer un compte, imprimer le plan comptable.

Chapitre 3 • Les adresses

Ce chapitre contient des informations sur la gestion des adresses qui décrit également la manière d’importer ou d’exporter facilement des adresses.

Chapitre 4 • Les articles

Ce chapitre décrit la manière de consulter votre catalogue d’articles, comment enregistrer un article, un produit ou un service, les modifier, les rechercher, enregistrer un article composé de plusieurs articles ou services.

Chapitre 5 • Les offres / devis

Ce chapitre décrit la manière de créer une offre ou un devis, de transformer l’offre ou le devis en facture, comment exécuter des recherches, comment valider le stock, comment créer une réservation et comment éditer les documents et comment les imprimer.

Chapitre 6 • La facturation

Ce chapitre vous explique comment émettre une facture, la modifier, l’imprimer.

Éditer les rappels et gérer les encaissements. Comment exécuter des recherches, comment valider la pièce en comptabilité, la verrouiller, la déverrouiller et la décomptabiliser.

Chapitre 7 • Les modèles de lettres

Ce chapitre vous explique sur la manière d’enregistrer des modèles de lettre dans la base de données, de leur attribuer un groupe, leur donner une désignation pour ensuite vous permettre de les utiliser dans le cadre des courriers que vous serez amenés à reprendre régulièrement.

Chapitre 8 • Le courrier

Ce chapitre vous renseigne sur la manière d’enregistrer un courrier dans la base de données, de transformer ce courrier en téléfax ou en courriel, de l’imprimer et comment exécuter des recherches.

Chapitre 9 • Les commandes

Ce chapitre décrit la manière de passer une commande, comment exécuter des recherches, comment enregistrer les achats en commande, comment valider l’intégralité de la marchandise reçue ou comment valider des livraisons partielles.

Chapitre 10 • Les salaires

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x

Chapitre 11 • Les paiements

Ce chapitre décrit la manière d’enregistrer une facture créancière. Comment exécuter des recherches, comment établir la liste des factures à payer, comment utiliser le système DTA, comment valider le paiement en comptabilité, le verrouiller, le déverrouiller et le décomptabiliser.

Chapitre 12 • Le stock

Ce chapitre vous explique la manière d’extraire les informations sur les mouvements du stock et sur la création de l’inventaire initial.

Chapitre 13 • Les écritures manuelles

Ce chapitre vous renseigne sur la manière de créer des écritures manuelles, de les dupliquer, les supprimer et les rechercher.

Chapitre 14 • Comptabilité générale

Ce chapitre vous explique comment créer et imprimer tous les documents comptables.

Chapitre 15 • Le décompte TVA

Ce chapitre vous renseigne sur la manière d’établir le décompte TVA et de l’imprimer.

Chapitre 16 • Sauvegarder les données

Ce chapitre vous donne les explications nécessaires sur la manière de sauvegarder la base de données Director assistant.

Chapitre 17 • Régler le logiciel

Ce chapitre vous éclaire sur les réglages à opérer afin de bien démarrer la saisie des données.

Chapitre 18 • Ce qu’il faut savoir encore

Ce chapitre vous donne des renseignements complémentaires.

(13)

Conventions typographiques

Ce document emploie les conventions typographiques suivantes pour vous aider à localiser et à identifier les informations :

Texte en italique Utilisé pour mettre en relief des passages de texte.

<icône> Texte en gras Identifie les noms d’icônes.

Texte en gras Identifie des noms de touches du clavier et d’autres éléments que vous pouvez sélectionner.

Police courier Identifie des noms de fichiers et de dossiers.

INFO

Les rubriques INFO contiennent des informations supplémentaires, des astuces et des suggestions à propos du thème abordé.

CE QU’IL FAUT FAIRE D’ABORD

Les rubriques CE QU’IL FAUT FAIRE D’ABORD vous conseillent sur l’ordre des choses.

CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE

Les rubriques CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE listent tout ce que vous pouvez faire ! L’étoile en rouge placée devant un sujet indique que la procédure est évidente. Ces sujets ne sont que survolés !

ATTENTION

Les rubriques ATTENTION contiennent des informations importantes, notamment sur des actions qui peuvent altérer vos données ou provoquer leur perte, ou provoquer un fonctionnement inattendu du logiciel.

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Chapitre 1 - Présentation

Ce chapitre contient une présentation du logiciel Director assistant.

Introduction

Director assistant est un logiciel spécialisé qui vous permet, à vous et les autres utilisateurs, les collaborateurs et les collaboratrices, de consigner tous vos contacts (clients, fournisseurs, collaborateurs, membres et autres). Avec Director assistant, ajouter et gérer les adresses, suivre vos dossiers, retrouver et créer des factures, les imprimer, les encaisser, envoyer des rappels, communiquer devient plus facile.

Grâce à un affichage immédiat et clair de l’enregistrement des données, Director assistant a marqué et marque toujours l’arrivée d’une nouvelle manière de présenter les choses, contrairement à la complexité et de la grisaille de certains logiciels. Il faut comprendre Director assistant comme un outil de gestion utile, facile, souple et intelligent qui vous permet de visualiser, de rechercher et de gérer, en quelques clics de souris, tous les documents, factures, dossiers, lettres, paiements, etc. Bref, toutes les données que vous avez enregistrées.

Vous serez vraiment étonnés de la capacité et de la variété des options du puissant système de recherche incorporé. Vous pouvez rechercher, exclure, consulter, trier, modifier !

L’intégration du logiciel Director assistant ne nécessite pas de modification de votre environnement informatique. Director assistant vous offre les fonctionnalités et l’assistance de premier ordre dont vous avez besoin pour toutes vos démarches administratives liées à la facturation et aux paiements ainsi qu’à la gestion complète de votre entreprise, si vous le désirez !

Qu’est-ce qu’une base de données ?

Une base de données est un ensemble d’informations ou de données, dans lequel vous effectuez des opérations d’organisation, de mise à jour, de tri, de recherche et d’impression selon vos besoins. Votre répertoire d’adresses ou n’importe quel module de Director assistant sont des bases de données.

Vous y consignez des informations similaires qui sont organisées de sorte à être consultées facilement.

Avec un classeur, vous devez choisir une manière de trier vos données, par ordre alphabétique, par nom ou par région, par exemple. L’enregistrement de noms et d’adresses dans Director assistant permet d’organiser vos informations de plusieurs manières. Vous pouvez trier les informations par pays, par ville, par nom ou encore par ces trois rubriques. Il vous est possible d’afficher un sous-ensemble des données, par exemple, uniquement les personnes d’une localité particulière.

Une base de données ne sert pas seulement à stocker des informations : elle permet de les organiser et de les analyser de sorte que vous compreniez leur signification.

Une base de données est un fichier, qui contient, par exemple, les noms, adresses, et numéros de téléphone et de télécopie de tous vos clients. Une base de données peut également être composée de nombreux fichiers qui rassemblent toutes les données relatives à un sujet particulier, ou à des sujets apparentés (cet ensemble est parfois appelé système de base de données). Grâce aux fonctionnalités

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2

Familiarisez-vous !

Avant de commencer à travailler avec Director assistant, il convient de vous familiariser avec certains concepts simples de base de données.

Rubriques et enregistrements

Les rubriques sont les éléments constituants d’un fichier de base de données. Elles permettent d’enregistrer, de calculer et d’afficher les données que vous entrez dans un enregistrement. Chaque élément d’information contenu dans un enregistrement (un nom, un numéro de référence et un numéro de téléphone, par exemple) est enregistré dans une rubrique.

Dans l’exemple Adresses ci-dessus, les rubriques consignent les informations de nom et d’adresse. Vous entrez, par exemple, le prénom d’un client dans la rubrique Prénom, son nom dans la rubrique Nom, et ainsi de suite. Une rubrique pour chaque élément d’information unique que vous enregistrez est programmée.

Un fichier de base de données contient un ou plusieurs enregistrements. Chaque enregistrement se compose de rubriques comportant des informations similaires sur un sujet ou une activité. Par exemple, les rubriques d’un enregistrement du fichier Adresses contiennent les informations d’adresse d’un client, d’un fournisseur, d’un collaborateur, etc. Pour saisir des données dans un fichier de base de données, vous créez un enregistrement et entrez les données dans les rubriques appartenant à cet enregistrement. Une fois les enregistrements fiches créés, vous pouvez les utiliser de différentes manières : vous pouvez les modifier, les trier, rechercher un groupe d’enregistrements contenant des données particulières ou partager les données sur un réseau.

L’élément d’information saisi dans une rubrique correspond à sa valeur. Les valeurs peuvent être saisies directement dans une rubrique, importées à partir d’une autre application ou entrées selon différentes manières. Elles ont l’un des formats suivants :

• Texte;

• Nombre;

• Date;

• Heure;

• Graphisme, son, vidéo ou, pour Windows uniquement, objet OLE;

(17)

Modèles

Les modèles Director assistant déterminent comment les informations sont organisées pour l’affichage, l’impression, le suivi, la recherche et la saisie de données. Les modèles n’enregistrent pas les données, ils ne font que les afficher.

Les fichiers de base de données peuvent avoir de nombreux modèles différents qui présentent les données sous plusieurs formes.

Modes

Dans Director assistant, vous travaillez avec des données à l’aide de quatre modes.

Changez de mode par l’intermédiaire du sélecteur de mode situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre ou en choisissant un mode dans le menu Affichage.

Mode Utilisation

Manipulation des données dans un module. Vous pouvez ajouter, afficher, modifier, trier, exclure (masquer) et supprimer des enregistrements. C’est en mode Utilisation que vous effectuez la plus grande partie de votre travail, telle que la saisie de données.

Mode Recherche

Recherche d’enregistrements particuliers qui correspondent à un ensemble de critères. Vous pouvez alors travailler avec ce sous-ensemble d'enregistrements, appelé fiches trouvées. Après avoir trouvé un groupe d'enregistrements, Director assistant repasse en mode Utilisation pour que vous puissiez commencer à travailler.

Sélecteur de mode Modèle

Détermination du mode de présentation des informations à l’écran ou sur des rapports imprimés, des étiquettes et des formulaires. Vous pouvez modifier certains modèles pour autant que vous possédiez une licence FileMaker Pro.

Prévisualisation

Affiche des données figurant dans des formulaires ou des rapports telles qu’elles apparaîtront à l’impression.

(18)

4

Configuration système requise

Lorsque le logiciel est installé et utilisé sur un seul poste, Director assistant ne nécessite pas l’installation de FileMaker Pro. FileMaker Pro étant le logiciel de développement utilisé dans le cadre de la programmation du logiciel Director assistant.

En revanche si vous souhaitez utiliser Director assistant en réseau, en plus d’une licence FileMaker Pro ou FileMaker Serveur installée sur le serveur, une licence FileMaker Pro, par poste, est nécessaire.

Le document PDF « Travailler en réseau avec Director assistant » vous renseigne. Vous pouvez l’obtenir sur le site Internet www.blureal.com, dans l’onglet Assistance » Choix du logiciel » Télécharger § Documentation.

Le moniteur de votre ordinateur doit être réglé au minimum sur une résolution d’affichage de 1024 x 768.

á

Pour Windows

• Processeur Intel Pentium 90 ou supérieur.

• 32 Mo de RAM.

• Carte vidéo et écran SVGA (1024 x 768) ou résolution supérieure.

• Windows 98,ME,NT 4.0 (Service Pack 6), Windows 2000,Windows XP.

• Une connexion à Internet est requise pour obtenir la clé d’activation.

Pour Mac OS X

• Ordinateur Apple G3 ou supérieur (à l’exception des cartes d’accélération G3).

• 128 Mo de RAM.

• Mac OS X 10.1 ou ultérieur.

Pour Mac OS Classic

• Ordinateur Power Macintosh ou supérieur.

• 32 Mo de RAM.

• Mac OS version 8.6 à 9.2.2.

Pour le partage en réseau

• Pour Windows : réseau Microsoft TCP/IP ou IPX/SPX.

• Pour Mac OS X : TCP/IP.

• Pour Mac OS : réseau TCP/IP ou AppleTalk.

• L'hôte doit disposer d’une licence FileMaker Serveur 5.5 ou FileMaker Pro 6.0.

• Chaque poste invité doit disposer d’une licence FileMaker Pro 5.5 ou 6.0.

(19)

Lancement du logiciel

Pour lancer le logiciel Director assistant, double-cliquez sur le raccourci nommé Ouvrir Director assistant placé sur votre bureau. Vous pouvez aussi :

á

Windows

Naviguez jusqu’au dossier c:\Program Files\Director assistant et double- cliquez sur DA.exe ou selon la configuration de votre système, sur DA (sans l’extension).

Macintosh

Naviguez jusqu’au dossier Macintosh HD:Applications:Director assistant et double-cliquez sur Director assistant.

Vous devez taper un mot de passe à chaque lancement du logiciel Director assistant.

(20)

6

La page d’Accueil

1. Numéro de version du logiciel.

2. Palette de navigation.

3. Le bouton ouvrir permet d’ouvrir tous les modules de Director assistant.

4. Le bouton mono-poste, par défaut, permet de travailler sur un ordinateur.

5. Le bouton réseau permet de configurer Director assistant en mode réseau.

6. Le bouton organiser permet de réorganiser les fenêtres en les replaçant en haut à gauche de votre écran.

7. Le bouton Qualité – Mise à jour vous permet de nous communiquer des idées, des remarques et de procéder au mise à jour du logiciel.

(21)

Avant de commencer

Quand vous êtes prêt à utiliser Director assistant, vous devez vous enregistrer afin d’obtenir un numéro de code d’activation. Ce code d’activation permet l’utilisation complète et légale du logiciel.

Il existe un certain nombre d’interactions au sein du logiciel. Veillez à entrer les données dans le bon ordre.

Par conséquent, procédez de préférence dans l’ordre suivant pour commencer à entrer les données :

1. Réglez le logiciel – « Chapitre 17 ».

2. Demandez la clé d’activation – « Chapitre 17 ».

ATTENTION

À partir du moment où vous commencez à saisir des données, il est recommandé d’effectuer des sauvegardes régulièrement –

« Chapitre 16 ».

Quitter le logiciel Director assistant

Pour quitter le logiciel Director assistant, effectuez l’une des actions suivantes :

Quitter

A la page d’Accueil, fermez le logiciel en cliquant sur le bouton Quitter.

Ou fermez le logiciel Director assistant en appuyant sur la touche au clavier Ctrl + q ou Ctrl + F4 sous Windows ou sur Cmd + q sur un Macintosh.

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8

Fonctionnalités globales

Certaines fonctionnalités du logiciel Director assistant sont analogues au sein de l’ensemble du logiciel. Ce chapitre contient les informations sur ces fonctionnalités et les instructions y relatives.

Navigation dans le logiciel

Joker

Le bouton Joker permet de revenir directement sur la Palette de navigation.

Aide

Aide

Le bouton Aide permet d’obtenir les instructions sur le logiciel Director assistant, de manière générale, au format PDF. Vous pouvez obtenir des informations relatives aux résolutions de problème sur le site Internet www.blureal.com dans l’onglet Assistance » Choix du logiciel » Résolution de problèmes…

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Navigation dans les enregistrements

Cette section explique comment naviguer dans différents contextes au sein du logiciel Director assistant.

En mode d’affichage sous forme de liste d’une sélection donnée, l’indicateur de sélection (le trait vertical noir situé à l’extrémité gauche de la fenêtre) apparaît à côté de l’enregistrement de la liste sélectionné.

Pour sélectionner un enregistrement différent de la liste, vous pouvez soit :

• Cliquer sur un enregistrement quelconque de la liste.

• Déplacer la barre verticale vers le haut ou vers le bas au moyen du signet directionnel qui fonctionne comme suit :

Le raccourci tout rechercher au clavier

Pour libérer toutes les fiches, appuyer sur les touches au clavier Ctrl + F (Windows), Pomme + J (Mac).

INFO

Pop up. Permet de choisir un modèle.

Icône de répertoire.

Signet. Permet de passer d’une fiche à l’autre en faisant glisser le signet vers le haut ou vers le bas.

Enregistrement affiché.

Cliquez sur la page inférieure de l’icône de répertoire pour avancer d’une fiche à la fois et cliquez sur la page supérieure pour reculer d’une fiche à la fois.

Indique le nombre d’enregistrements.

(24)

10

Menus locaux

Sous Windows, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris à un endroit quelconque du logiciel Director assistant pour faire apparaître un menu local. Sur un Macintosh, appuyez sur la touche au clavier Ctrl et, tout en la maintenant enfoncée, cliquez pour faire apparaître le menu local, à moins que vous ne possédiez une souris avec deux boutons.

Le menu local contient des options contextuelles.

C’est seulement un autre moyen d’accomplir les tâches décrites dans les autres chapitres de ce guide.

Copier fiche

Lorsque vous sélectionnez Copier fiche, l’ordinateur copie l’ensemble des données de texte dans le Presse-papiers. Si vous le désirez, vous pouvez ensuite coller le texte dans une autre application.

Nouvelle fiche

Lorsque vous sélectionnez Nouvelle fiche, le résultat est le même que lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau.

ATTENTION

Sur Director assistant, il est préférable de cliquer sur le bouton

« Nouveau » si ce dernier est présent dans le modèle.

Dupliquer la fiche

Lorsque vous sélectionnez Dupliquer la fiche, Director assistant effectue une copie fidèle de l’enregistrement et en affiche le contenu pour vous permettre de le modifier. Utilisez cette commande pour gagner du temps lorsque vous ajoutez un enregistrement quasiment similaire à un autre déjà saisi.

Supprimer la fiche

Lorsque vous sélectionnez Supprimer la fiche…, le résultat est le même que lorsque vous cliquez sur le bouton Supprimer.

(25)

Trier

Lorsque vous sélectionnez Trier…, la boîte de dialogue Tri de FileMaker Pro apparaît. Pour plus d’informations, référez-vous au Guide de l’utilisateur FileMaker Pro.

INFO

A l’aide de la souris, cliquez sur une rubrique quelconque de votre choix.

Un clic sur le bouton droit de la souris vous permet de choisir un tri croissant, décroissant ou par liste de valeurs !

(26)

12

Enregistrement d’ajouts et de modifications

Les ajouts et les modifications que vous effectuez dans le logiciel Director assistant sont enregistrés immédiatement. Il n’existe pas la fonction Enregistrer et Enregistrer sous…

Utilisation de la fonction Rechercher

Rechercher

Pour rechercher un enregistrement ou un groupe d’enregistrements effectuez l’une des opérations suivantes :

• Cliquez sur le bouton Recherche si ce bouton est présent dans le modèle.

• Sinon, dans le menu déroulant Affichage, cliquez sur Mode recherche.

• Ou comme illustré ci-dessus, dans l’angle inférieur gauche du modèle, cliquez sur Utilisation puis à l’aide de la souris, cliquez sur Recherche.

Le modèle Recherche apparaît avec les champs dans lesquels vous pouvez saisir des critères de recherche. Vous pouvez saisir la totalité ou les premiers caractères des critères afin de trouver un ou plusieurs éléments. La fonction Rechercher ne tient pas compte de la casse (majuscule/minuscule).

Cliquez ensuite sur le bouton Recherche qui se trouve dans la zone d’état (la zone d’état est la bande grise à gauche du modèle) comme ci-dessus illustré.

(27)

Recherche avancée : Exclure

La case à cocher dans la zone d’état (la zone d’état est la bande grise à gauche du modèle) Exclure permet d’ignorer des enregistrements lors d’une recherche.

Vous souhaitez rechercher, par exemple, tous les clients de votre carnet d’adresses à l’exception de ceux qui n’habitent pas à Lausanne.

1. En mode Recherche, entrez les critères d’exclusion (à ignorer), par exemple Lausanne.

2. Marquez la case à cocher Exclure dans la zone d’état.

3. Cliquez sur le bouton Recherche.

(28)

14

Les rubriques

La zone d’un enregistrement destinée à recevoir l’information que vous désirez taper ou modifier est appelée rubrique. Synonyme : champ.

Dans l’exemple ci-dessous, la flèche indique la rubrique Nom de famille.

Il existe plusieurs types de rubrique :

• La rubrique Texte

• La rubrique Nombre

• La rubrique Date

• La rubrique Heure

• La rubrique Multimédia.

La rubrique Texte est prévue pour contenir du texte et/ou des chiffres.

La rubrique Nombre est prévue pour contenir exclusivement des chiffres ou des nombres.

La rubrique Date est prévue pour contenir exclusivement une date.

La rubrique Heure est prévue pour contenir exclusivement une heure.

La rubrique Multimédia est prévue pour contenir une image, un son, un enregistrement vidéo ou un fichier.

INFO

Certaines rubriques sont programmées pour être complétées automatiquement à l’aide des valeurs précédemment saisies.

(29)

Les différentes listes de valeurs des rubriques

La liste déroulante basée sur son contenu

Chaque fois que vous ajoutez une valeur dans ce type de rubrique, elle est automatiquement ajoutée à la liste, ce qui permet de l'entrer plus facilement ensuite.

La liste déroulante personnalisable

Dans l’exemple ci-dessous, une liste déroulante présente des éléments d’une liste de valeurs dans une liste. Cette liste est déployée lorsque vous passez sur la rubrique au moyen du tabulateur ou lorsque vous cliquez à l’aide de la souris.

Pour modifier cette liste de valeurs, choisissez Modifier…

Une boîte de dialogue apparaît. Modifiez ou saisissez un nouvel élément dans la liste et confirmez en cliquant sur le bouton OK.

INFO

Le tiret qui se trouve en dessous de etc sert à créer un trait continu de séparation !

Menu local

Le menu local affiche les éléments de la liste de valeurs dans un menu local. Vous devez sélectionner un élément à l’aide de la souris.

Jeu de cases à cocher

Ce type de rubrique affiche les éléments d’une liste de valeurs sous forme de cases à cocher. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour une même rubrique.

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16

Chapitre 2 – Le plan comptable

Comment y accéder

À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d’accéder au plan comptable.

Si nécessaire, définissez le plan comptable avec votre fiduciaire.

Ajouter un compte.

Modifier le numéro et le titre du compte.

Rechercher un compte.

Rechercher tous les comptes.

Annoter le plan comptable.

Imprimer le plan comptable.

Marquer un compte et saisir un commentaire.

Créer le budget.

Ajouter un compte au plan comptable

1. Cliquez sur le bouton Ajouter compte. Une boîte de dialogue vous demande si vous désirez créer un nouveau compte. Cliquez sur le bouton Oui.

2. Attribuez un nouveau numéro au compte nouvellement ouvert.

3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l’aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix afin de compléter les rubriques Bouclement, Type et Pop-up destination.

Pop-up destination : permet de définir dans quel module (Débiteurs, Paiements) les comptes doivent apparaître

.

(31)

INFO

Il est préférable de rechercher un compte analogue à celui que vous voulez reproduire à l’identique et cliquez sur le bouton Dupliquer.

Dupliquer un compte

1. Cliquez sur le bouton Dupliquer.

2. Modifiez le titre du compte.

3. Attribuez un nouveau numéro au compte nouvellement ouvert.

(32)

18

Chapitre 3 – Les adresses

Comment y accéder

À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d’accéder aux Adresses.

Si nécessaire, dans les réglages du logiciel, « Chapitre 17 » décidez de la numérotation des enregistrements des fiches d’adresses.

Si nécessaire, préparez le fichier Excel^® avant d’importer une sélection d’adresses.

Enregistrer un nombre illimité de contacts (prospects, clients, fournisseurs, collaborateurs, membres ou autres, leur adresse postale, les numéros de téléphones, fax, emails, etc.

Enregistrer un nombre illimité d’adresses de livraison.

Modifier un contact.

Procéder aux réglages précis de vos contacts.

Rechercher un ou plusieurs contacts.

Supprimer un contact.

Sélectionner un ou plusieurs contacts et créer un export XLS.

Importer des contacts.

Imprimer les adresses des contacts sur des étiquettes.

Imprimer les adresses des contacts sur des enveloppes.

Imprimer des listes.

Marquer des adresses.

Utiliser deux rubriques dates que vous pouvez renommer.

Créer un courrier lettre, fax ou email.

Revoir un ou tous les courriers rédigés.

Créer une sélection d’adresses pour l’envoi d’un publipostage (mailing).

Créer une offre, une facture, une commande.

Enregistrer un paiement.

Préparer un salaire.

Voir les articles de votre catalogue.

(33)

Accéder aux numéros postaux d’acheminement de toutes les localités suisses.

Introduction

Survoler le module « Adresses » en 6 points

1. Vous qualifiez l’adresse selon le type désiré, Prospect, Client, Fournisseur, Collaborateur, Membre ou Autre. Le numéro de code est attribué automatiquement par le logiciel.

2. Vous enregistrez toutes les données de l’adresse, numérow de téléphonew, etc.

3. Vous réglez les détails pour chacune de vos adresses en fonction du type d’adresse.

4. Vous pouvez ajouter quatre contacts par adresse.

5. Vous pouvez Créer (le bouton carré) des documents à partir de cette Palette, Ouvrir (bouton central) un module ou Voir (bouton V) tout ce qui est en relation avec des documents enregistrés dans la base de données, liés à l’adresse.

6. Vous pouvez imprimer des adresses sur des enveloppes, sur des étiquettes, établir des listes ou utiliser des rubriques dates.

(34)

20

Enregistrer une nouvelle adresse. Exemple un nouveau client

1. Cliquez sur le bouton Nouveau.

2. Le modèle Utilisation présente une nouvelle fiche vierge, la rubrique Genre propose une liste dans un menu déroulant. Cliquez sur le genre désiré.

3. Saisissez les informations dans chacune des rubriques. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l’aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix.

4. Marquez Client dans le jeu de cases à cocher Type Client.

INFO

Il n’est pas possible de modifier le code des adresses dans le masque de saisie.

• Une pastille apparaît dans la zone « Accès aux réglages ». Cliquez sur la pastille Client afin de procéder aux réglages.

Le réglage d’une adresse. Par exemple celle d’un client

1. Cliquez sur la pastille Client.

2. Le modèle de réglage du client apparaît.

3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d’une rubrique à l’autre ou cliquez à l’aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix.

(35)

Éléments liés à la facturation

• Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d’une rubrique à l’autre ou cliquez sur la rubrique désirée à l’aide de la souris.

La rubrique Concerne

• Tapez le concerne qui peut ou doit figurer, par défaut, sur la facture.

La rubrique TVA

• Cliquez dans cette rubrique et choisissez le type de TVA, par défaut, approprié.

La rubrique Catégorie de client

• Cliquez dans cette rubrique et attribué une valeur de 1 à 5 à votre client. Ce réglage est en lien avec la méthode de calculation du prix de vente d’un article,

« Chapitre 17- Régler le logiciel », sujet : choisir la méthode de calculation du prix de vente aux clients.

La rubrique Type BVR par défaut

• La rubrique Type BVR par défaut propose BVR. Par défaut, le montant de la facture ou de la note d’honoraires sera imprimé sur le BVR. À l’inverse, si vous choisissez BVR +, le montant ne sera pas imprimé sur le BVR.

La rubrique Bloquer la facturation

• La case à cocher Bloquer la facturation permet d’activer une alerte lors de l’établissement d’une nouvelle offre ou lors de l’émission d’une nouvelle facture.

(36)

22

Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison

Vous avez la possibilité d’enregistrer plusieurs adresses de livraison. Lors de l’enregistrement d’un client, l’adresse par défaut est automatiquement utilisée comme adresse de livraison.

1. Cliquez sur le bouton Ajouter.

2. Le curseur se positionne dans la rubrique Adresse(s) de livraison. Tapez l’adresse de livraison.

3. Remplacez Adresse de livraison par une nouvelle désignation de votre choix, exemple : Livraison 1

4. A l’aide de la souris, cliquez dans la rubrique Votre adresse de livraison par défaut et choisissez la désignation de l’adresse de livraison par défaut souhaitée.

INFO

Pour supprimer une adresse de livraison, cliquez sur le bouton Supprimer.

Retour à la fiche adresse

• Cliquez sur l’onglet Fiche.

(37)

Importer des adresses

Il y a deux manières d’importer des adresses dans le module Adresses :

• Importer des adresses contenues dans une feuille de calcul Excel^®.

• Importer des adresses au format vCard.

Importer des adresses contenues dans une feuille Excel^®

Cette procédure comporte deux étapes. La première étape consiste à ouvrir une feuille de calcul Excel^®, la seconde étape consiste à importer les données dans Director assistant.

1. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande Ouvrir le fichier

« Import adresses.xls ».

2. Lors de la première ouverture, un message vous indique que le fichier « Import adresses.xls » n’a pas été trouvé. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message vous indique que le fichier « Import adresses.xls » sera créé dans le dossier contenant Director assistant. Cliquez sur le bouton Continuer.

3. Une feuille de calcul Excel^® s’ouvre ainsi qu’un message vous informant de ne pas oublier d’enregistrer le fichier « Import adresses.xls » avant de passer à l’étape N° 2, à savoir l’importation des données dans Director assistant. Cliquez sur le bouton Continuer.

4. Chaque colonne de la feuille de calcul comporte un titre. Saisissez les données dans les cellules de la feuille de calcul, puis enregistrez le fichier.

5. Passez à l’étape N° 2. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande Import par le fichier « Import adresses.xls ». Un message vous demande si vous désirez importer les adresses. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message confirme que l’importation est terminée. Cliquez sur le bouton Continuer.

6. Complétez, si besoin, chacune des adresses.

Importer des adresses au format vCard

INFO

vCard est un standard d'échange de données personnelles (Visit Card en anglais soit carte de visite).

Cette procédure comporte deux étapes. La première étape consiste à extraire une adresse vCard sur Internet (par exemple) et la seconde étape consiste à l’importer dans le répertoire d’adresses de Director assistant.

1. Ouvrez par exemple l’url suivante : http://www.pagesjaunes.ch et recherchez l’adresse de Blu Real SA, à Allaman.

2. Cliquez sur le mot souligné vCard puis sauvegardez la vCard sur le bureau de votre ordinateur, dans un dossier.

(38)

24

Rechercher

Rechercher une adresse

Dans le module Adresses, comme dans chacun des modules du logiciel, vous avez la possibilité de rechercher tout ce dont vous avez saisi, dans chacune des rubriques !

1. Cliquez sur le bouton Rechercher. Le mode Recherche affiche le module Adresses vierge. La zone d’état affiche le bouton Recherche.

2. Par exemple, entrez dans la rubrique Nom le nom de famille de votre contact.

3. Cliquez sur le bouton Recherche qui se trouve dans la zone d’état (la zone d’état est la bande grise à gauche du modèle).

Tout rechercher

Le bouton Tout recherch. permet d’afficher l’ensemble des adresses contenues dans le module Adresses.

• Cliquez sur le bouton Tout recherch.

(39)

Dupliquer une adresse

1. Pour sélectionner l’adresse que vous désirez reproduire à l’identique, exécutez une recherche.

2. Puis, cliquez sur le bouton Dupliquer.

3. La fiche d’adresse est reproduite à l’identique. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d’une rubrique à l’autre ou cliquez à l’aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix pour procéder à d’éventuelles modifications.

Supprimer une adresse

1. Pour supprimer une fiche d’adresse, cliquez sur le bouton Supprimer.

2. Un message apparaît. Confirmez l’action !

ATTENTION

Vous ne pourrez pas annuler la suppression d’une adresse. Avant de supprimer quoi que ce soit, prévoyez de faire une copie de sauvegarde de votre base de données.

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Navigation

Naviguer dans les autres modules

A l’exception du bouton Factures multi., les boutons contenus dans cette Palette propre au module Adresses permettent d’accéder aux autres modules, sans passer par la Palette de navigation.

Exemple :

Cliquez sur le bouton Lettres pour ouvrir le module Lettres.

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Enveloppes, étiquettes, listes, dates

Les boutons ou les rubriques contenus dans la palette qui se trouve sur la droite du module Adresses permettent d’exécuter les actions suivantes :

1. Cliquez sur le format C6/5 pour imprimer une adresse ou une sélection d’adresses sur des enveloppes au format C6/5 puis cliquez sur le bouton Continuer.

2. Cliquez sur le bouton 3*5 pour imprimer une sélection d’adresses sur du papier A4 étiquettes, Zweckform 3669, cliquez sur le bouton 3*5 (1à1) pour imprimer une adresse, cliquez sur 3*5 (1*x) pour imprimer une adresse, le nombre de fois désiré.

3. Cliquez sur les boutons Sté, Nom, Ville, pour imprimer des listes triées par le nom de société, par le nom de famille ou par localité.

4. Tapez la langue dans la rubrique Langue.

5. Renommez les rubriques Coché 1, Coché 2, Coché 3. Par exemple, si l’on désire envoyer des cartes de vœux de fin d’année à certains contacts, le libellé coché 1 pourrait être remplacé par “vœux”, puis cliquez dans le petit carré en regard de vœux pour cocher l’option vœux de ce contact, il sera dès lors facile de retrouver les contacts pour lesquels il y a lieu d’envoyer une carte de vœux.

6. Les deux options Date 1 et Date 2 peuvent être renommées, le mois est automatiquement calculé en fonction de la date à saisir en dessous. Par exemple, pour se rappeler de dates d’anniversaire, le libellé Date 2 pourrait être remplacé par « Anniv. », puis précisez la date.

7. Les boutons Date1 et Date2 éditent des listes classées par mois des événements spécifiés au point N° 6 !

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28

Chapitre 4 – Les articles

Comment y accéder

À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d’accéder aux Articles (vos produits ou vos services).

Décidez de la manière dont vous voulez organiser les groupes de produits ou de services, de quelle manière vous désirez les référencer (le numéro interne du produit ou du service, par exemple).

Si vous tenez la comptabilité

Le plan comptable doit être établi !

Enregistrer un nombre illimité de produits ou de services.

Importer des articles contenus dans une feuille de calcul Excel^®. Créer des groupes, des sous-groupes, des types.

Définir vous-même le numéro de référence de chaque article.

Enregistrer le numéro de référence du ou des fournisseur(s).

Désigner six fournisseurs différents pour le même article.

Enregistrer le libellé de l’article.

Enregistrer le libellé indiqué par le fournisseur.

Saisir le prix d’achat, la devise, le taux de TVA à l’achat et à la vente.

Saisir les éventuels frais d’achat.

Si nécessaire, gérer le stock de l’article ou de la prestation.

Connaître le solde en stock, les réservations, les quantités en commande.

Définir la quantité minimum en stock, définir la quantité minimum à commander.

Utiliser la fonction Repourvoir.

Ajouter, retirer manuellement des articles en stock.

Connaître l’historique du stock.

Décider si un article doit être afficher dans la liste de l’aide à la saisie.

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Décider si un article doit faire partie des récapitulatifs des ventes.

Sélectionner les clients qui ont acheté tel ou tel article.

Etablir la liste des ventes par adresse pour un article donné ou pour un groupe d’articles sélectionnés.

Créer des articles composés d’articles déjà enregistrés.

Dans les offres, les factures, les commandes, vous pouvez afficher le prix détaillé par article ou le prix total de l’article composé.

Connaître la marge brute calculée sur le prix de vente HT.

Si vous avez une équipe de vendeurs, vous pouvez définir une commission sur le montant HT ou TTC.

Si vous tenez la comptabilité, attribuer un compte de produit provenant du plan comptable.

Si nécessaire, vous pouvez attribuer des numéros de série.

Modifier un article.

Rechercher un ou plusieurs articles.

Créer des catalogues.

(44)

30

Introduction

Survoler le module « Articles » en 13 points

1. Vous pouvez choisir un fournisseur principal par article et ou six autres fournisseurs secondaires.

2. Vous enregistrez toutes les données de l’article et le prix d’achat.

3. Vous enregistrez le prix de vente ainsi que la TVA.

4. Vous choisissez le compte de produit y relatif provenant du plan comptable 5. Vous décidez du taux de commission accordé à un éventuel vendeur.

6. Une calculette vous permet de prendre connaissance de la commission et de la marge brute.

7. Vous pouvez insérer une image.

8. Si vous gérez le stock, cet espace vous permet de voir rapidement l’état du stock.

(45)

9. Cet espace vous permet d’établir des récapitulatifs des ventes.

10. Vous pouvez consigner des remarques au sujet de l’article.

11. Cet onglet vous permet d’ouvrir l’onglet des articles composés.

12. Cet onglet vous permet d’ouvrir l’onglet des articles référencés par leur numéro de série.

13. Ce bouton que l’on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle.

Enregistrer un nouvel article ou un nouveau service

2. Le modèle Utilisation présente une nouvelle fiche vierge. La rubrique Fournisseur présente, dans un menu déroulant, la liste des fournisseurs référencés dans le module Adresses. A l’aide de la souris, cliquez sur le fournisseur désiré. Laissez vide si vous ne désirez pas enregistrer le nom d’un fournisseur !

4. Dans la rubrique Groupe, tapez le nom du groupe que vous désirez créer.

5. Dans la rubrique Référence, tapez une référence qui peut être alphanumérique. Un message d’erreur vous informe si vous saisissez la même référence deux fois.

6. Etc. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l’aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix.

Consulter les articles ou les services

Pour consulter un article ou une prestation, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :

• Cliquez sur la page inférieure ou supérieure de l’icône de répertoire.

• Utiliser le signet, de haut en bas, à l’aide de la souris.

INFO

Pour rechercher toutes les fiches, appuyez sur la touche au clavier Ctrl + F (Windows), Pomme + J (Mac).

(46)

32

Importer des articles ou des services contenus dans une feuille Excel

^®

Cette procédure comporte deux étapes. La première étape consiste à ouvrir une feuille de calcul Excel^®, la seconde étape consiste à importer les données dans Director assistant.

1. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande Ouvrir le fichier

« Import articles.xls ».

2. Lors de la première ouverture, un message vous indique que le fichier « Import articles.xls » n’a pas été trouvé. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message vous indique que le fichier « Import articles.xls » sera créé dans le dossier contenant Director assistant. Cliquez sur le bouton Continuer.

3. Une feuille de calcul Excel^® s’ouvre ainsi qu’un message vous informant de ne pas oublier d’enregistrer le fichier « Import articles.xls » avant de passer à l’étape N° 2, à savoir l’importation des données dans Director assistant. Cliquez sur le bouton Continuer.

4. Chaque colonne de la feuille de calcul comporte un titre. Saisissez les données dans les cellules de la feuille de calcul, puis enregistrez le fichier.

5. Passez à l’étape N° 2. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande Import par le fichier « Import articles.xls ». Un message vous demande si vous désirez importer des articles. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message confirme que l’importation est terminée. Cliquez sur le bouton Continuer.

6. Complétez, si besoin, chacune des fiches.

Définir son propre catalogue des articles les plus utilisés

• Marquez la case à cocher de la rubrique Afficher dans l’aide à la saisie.

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INFO

L’avantage de cocher les articles ou les services fréquemment utilisés permet de restreindre, lors de l’établissement d’une offre ou lors de l’émission d’une facture, le contenu de la liste des articles ou des services.

Modifier un article ou un service

Le logiciel Director assistant autorise la modification d’un article ou d’une prestation en tout temps. Cette fonctionnalité offre beaucoup de souplesse. À l’inverse, elle requiert de la prudence afin de ne pas modifier une donnée par mégarde !

1. Cliquez à l’aide de la souris dans la rubrique que vous souhaitez modifier.

2. Modifier le contenu.

3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l’aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix.

(48)

34

Enregistrer un article composé

Le logiciel Director assistant permet de créer un article ou un service composé de tel ou tel article ou de tel ou tel service.

1. Cliquez sur l’onglet Article composé.

4. Dans la rubrique Groupe, sélectionnez, à l’aide de la souris, un groupe existant dans la liste déroulante basée sur son contenu ou tapez le nom du groupe que vous désirez créer.

5. Dans la rubrique Référence, tapez un numéro de référence qui peut être alphanumérique. Un message d’erreur vous informe si vous saisissez la même référence deux fois.

ATTENTION

Par la suite, le numéro de référence d’un article composé ne peut plus être modifié. Pour modifier le numéro de référence d’un article composé, vous devez au préalable effacer les articles composant l’article composé en cliquant sur les poubelles qui se trouvent en regard de chaque ligne !