1 Statuts du centre d’intérêts Records Management (CIRM)
Le CIRM est une société au sens des art. 60 ss. CC, ayant son siège à Berne.
Pour faciliter la lecture, les genres sont écrits sous forme neutre et il sera renoncé à la
différenciation telle que « utilisateur-/trice ». Les termes respectifs sont utilisés par principe pour les deux genres dans le sens de l’égalité de traitement.
Art. 1 Buts
1.1 Mise en place et entretien d’un réseau de communication et d’information entre les membres et maintien de la collégialité.
1.2 Mise en place et entretien d’un réseau de communication et d’information entre les membres, les archives et d’autres services impliqués dans la gestion des documents (GD).
1.3 Coopération dans la professionnalisation de la GD, particulièrement par l’échange de discussions dans les projets et les groupes de travail ayant pour objet les conditions de travail, les développements et les moyens auxiliaires de ce domaine.
1.4 Extension et promotion de la formation et du perfectionnement des personnes actives dans la GD. Engagement dans la palette offerte tant du point de vue quantitatif que qualitatif.
1.5 Sauvegarde des intérêts de ses membres par la prise de mesures possibles en vue de la reconnaissance des professions de la GD (ou gestion de l’information) par l’Office fédéral pour la formation professionnelle et la technologie et pour l’amélioration du statut et de la position professionnelle.
Art. 2 Compétences Le CIRM est habilité
2.1 à entretenir des contacts réguliers avec les offices fédéraux pour apporter son soutien dans les questions de formation et sauvegarder les intérêts de la profession
2.2 à établir des contacts avec des organisations suisses et étrangères aux objectifs voisins 2.3 à organiser des sessions et des ateliers et à engager des groupes de travail appelés à
résoudre des problèmes relevant du champ d'activité, cela pendant le temps de travail 2.4 à déléguer des membres du CIRM dans des groupes de travail externes traitant de
problèmes professionnels, cela pendant le temps de travail
Art. 3 Membres
3.1 Peuvent être membres des employés de la Confédération, des autorités cantonales et communales, des anciennes régies fédérales, ainsi que des entreprises privées exerçant leur activité professionnelle dans la GD.
3.2 Il est possible d'adhérer au CIRM en tant que membre individuel ou collectif. Dans le cadre de certaines manifestations de la société le comité se réserve, dans des cas justifiés, le droit de limiter à 4 le nombre de participants par membre collectif.
2 3.3 Les nouveaux membres seront acceptés par l’assemblée générale sur demande écrite à
présenter au comité. Les personnes issues du domaine privé s’engagent, lors de leur adhésion au CIRM, à ne pas utiliser leur qualité future de membre dans des buts publicitaires.
3.4 Tous les organes et tous les membres recrutent en vue d’une adhésion toutes les personnes ayant droit.
3.5 Les démissions de la société ont lieu en règle générale à la fin de l’année civile moyennant annonce écrite à la présidence.
3.6 L’adhésion devient caduque à la fin de l’année durant laquelle le membre a donné sa démission selon l’art. 3.4, après un rappel sans succès de deux cotisations annuelles ou à la suite d’une décision d’exclusion de l’assemblée générale.
3.7 Les cotisations annuelles des membres sont perçues pour l’année civile. Elles sont initialement perçues pour l’année durant laquelle le membre a été reçu par l’assemblée générale. Elles sont dues pour toute l’année au cours de laquelle l’adhésion devient caduque.
Art. 4 Organes
Les organes du CIRM sont:
A) l’assemblée générale B) le comité
C) l’organe de révision D) les groupes de travail.
Art. 5 Assemblée générale
5.1 L’assemblée générale se réunit aussi souvent que cela est nécessaire, au moins une fois par an (assemblée générale ordinaire). Un cinquième de tous les membres ou le comité peuvent en tout temps demander la convocation d’une assemblée dans un délai raisonnable.
5.2 L’assemblée générale ordinaire a lieu en règle générale au premier trimestre civil et est annoncée aux membres, avec un ordre du jour provisoire, six semaines avant la date fixée. Des compléments dûment motivés de l’ordre du jour doivent être adressés par écrit au secrétariat jusqu’à quatre semaines avant l’assemblée. La convocation a lieu au plus tard deux semaines avant la date de l’assemblée, avec les comptes annuels, le budget et le rapport des vérificateurs des comptes.
5.3 L’assemblée générale est l’organe suprême, composée de tous les membres présents du CIRM et est habilitée à décider valablement lorsqu’un cinquième au moins de tous les membres sont présents. Les membres collectifs qui sont représentés par plus d'une personne à l'assemblée générale valent comme un seul membre pour atteindre le quorum.
5.4 Chaque membre individuel a, lors des assemblées de la société, une voix. Les membres collectifs ont en principe une voix par personne présente mais au maximum 4.
5.5 Tous les membres du comité ont le droit de vote dans les assemblées. En cas d’égalité des voix, la voix de la personne qui assume la présidence de l’assemblée est
déterminante.
3 5.6 L’assemblée générale prend les décisions dans toutes les affaires qui ne sont pas
déléguées à d’autres organes.
En particulier, elle A) élit la présidence,
B) les autres membres du comité, C) l’organe de révision,
D) décide sur toutes les propositions du comité ou de membres, E) approuve les comptes, le budget et les rapports annuels (v. art. 9), F) admet les nouveaux membres et prend les décisions d’exclusion, G) fixe la cotisation des membres (v. art. 11),
H) nomme les membres d’honneur,
I) décide des modifications de statuts (v. art. 14), J) et de la dissolution de la société (v. art. 15).
5.7 Elle a le droit de surveillance sur les activités des autres organes et peut destituer ces derniers.
5.8 Les personnes étrangères peuvent prendre part aux assemblées avec voix consultative lorsqu’elles ont été invitées en tant qu’observatrice ou conseillère par le comité et qu’elles n’ont pas été refusées par l’assemblée à la majorité simple.
5.9 L’art. 75 CCS est applicable pour la contestation de décisions par des membres.
Art. 6 Comité
6.1 Le comité est composé au minimum de cinq membres, tous élus par l’assemblée générale. La durée du mandat de la présidente est de trois ans et peut être prolongée une fois. Les autre membres doivent être confirmés dans leur fonction tous les 3 ans après leur élection au comité.
6.2 Le comité se constitue lui-même en ce qui concerne les fonctions de vice-présidence, secrétariat, comptabilité et membre-suppléant. Chaque membre du comité est tenu d’assumer une fonction (v. 5.5 A).
6.3 La présidence, en cas d’empêchement la vice-présidence, doit convoquer les séances de comité en cas de besoin. En outre, chaque membre du comité peut exiger la convocation et les débats.
6.4 Le comité est apte à décider lorsque la majorité est présente. Les décisions sont prises à la majorité simple. Les remplacements ne sont pas admis. En cas d’égalité des voix, la présidence ou la personne qui préside a voix déterminante.
6.5 Le comité représente les intérêts de la société envers l’extérieur, dirige la société, élabore le programme de travail et décide de toutes les affaires qui ne relèvent pas de la compétence de l’assemblée générale ou d’un groupe de travail avec compétence de décision. Il règle la compétence en matière de signatures à l’exclusion des affaires financières.
6.6 Pour le traitement d’affaires spéciales, le comité peut faire appel aux membres pour constituer des groupes de travail.
4 6.7 Pour des affaires déterminées, le comité peut faire appel pour les séances de comité à
des personnes étrangères qui ont voix consultative si la majorité du comité ne le refuse pas.
6.8 Le comité décide en dernière instance sur des demandes de recours lors de demandes d’adhésion refusées.
6.9 Dans la composition du comité, on tiendra compte dans la mesure du possible de la représentation des langues conformément à la composition de la société.
Art. 7 Présidence
7.1 La présidence convoque les assemblées générales et les séances de comité et les dirige. En cas d’empêchement, ces tâches incombent à la vice-présidence.
7.2 Elle rédige les rapports annuels à l’attention de l’assemblée générale.
7.3 En règle générale, elle représente les intérêts de la société en tant que porte-parole.
7.4 Elle a le droit de signature individuelle en ce qui concerne le capital de la société.
Art. 8 Secrétariat
8.1 Le secrétariat rédige les procès-verbaux des assemblées générales et des séances de comité et tient pour les deux cas une liste des décisions.
8.2 Il assume la majeure partie des autres travaux de correspondance.
Art. 9 Comptabilité
9.1 Le/la comptable gère le capital de la société et, à ce point de vue, a le droit de signature individuelle (v. art. 7.4).
9.2 L’année d’exercice correspond à l’année civile.
9.3 Le/la comptable établit chaque année, à l’attention de l’assemblée générale, les comptes annuels et le nouveau budget (v. art. 5.2).
9.4 Il/elle tient la liste des membres et est responsable de l’encaissement des cotisations.
9.5 Il/elle soumet les comptes annuels aux réviseurs pour contrôle, avec les justificatifs nécessaires, un mois avant l’assemblée générale ordinaire, afin qu’ils puissent rédiger le rapport de révision à l’attention de l’assemblée générale ordinaire. Ce rapport donne décharge au comptable ou à la comptable (v. art. 5.2).
Art. 10 Organe de révision
10.1 La durée de fonction des deux réviseurs est de trois ans et peut être prolongée une fois.
10.2 Les entrées en fonction doivent être réglées de telle sorte qu’il n’y ait si possible pas de double vacance.
5 Art. 11 Financement
11.1 Le CIRM tire ses moyens financiers des cotisations de ses membres.
11.2 Les frais de bureau sont à la charge de la caisse de la société.
11.3 Les frais des participants aux séances sont à leur charge.
Art. 12 Responsabilité
12.1 La société ne répond de ses organes que si leurs actes ont eu lieu dans le cadre des objectifs de la société et que s’ils n’ont pas un caractère délictueux.
12.2 La société et ses membres ne répondent des engagements du CIRM que sur le compte de la fortune de la société.
Art. 13 Révision des statuts
13.1 Le comité et des membres individuels peuvent proposer une révision des statuts.
13.2 Les dispositions des statuts peuvent être modifiées par décision de l’assemblée générale pour autant qu’elles ne contreviennent pas au droit supérieur.
Art. 14 Dissolution de la société
14.1 Le CIRM peut être dissout par une décision de la société prise à la majorité des deux tiers de l’assemblée générale.
14.2 Si le motif d’une dissolution ne devait être que l’impossibilité d’élire un comité conformément aux statuts (CCS art. 77), il faut alors modifier les statuts de manière appropriée.
14.3 En cas de dissolution, l’assemblée générale décide à la majorité simple de l’utilisation du capital de la société.
Art. 15 Entrée en vigueur
15.1 Les statuts entrent en vigueur dès que l’assemblée de fondation les aura approuvés et aura élu un comité.
Les présents statuts ont été adoptés par l'assemblée fédérale de fondation le 3 juin 1999 à Berne et actualisés lors des l’assemblées générales du CIRM du 6 mars 2008, du 5 mars 2009, du 9 mars 2010, du 26 janvier 2012 et du 29 janvier 2013.
Berne, le 29 janvier 2013
Société "Centre d'intérêts Records Management"
