Enregistrement des modes de paiement
L’activité de l’entreprise dégage des flux monétaires (ou flux de trésorerie).
Parmi ces flux, on distingue :
Les recettes (ou flux de trésorerie entrant) provenant surtout des paiements effectués par les clients Les dépenses (ou flux de trésorerie sortant) servant essentiellement à payer les fournisseurs, les frais bancaires, les salariés de l’entreprise, les charges sociales…
Ces flux monétaires prennent diverses formes :
encaissement et paiement en espèce (monnaie et billet de banque), peu important en pratique à l’exclusion des commerces de détail,
de recettes et dépenses effectués sur les fonds bancaires qui représentent la majorité des flux monétaires : les virements SEPA (norme européenne), chèques, prélèvements…
Suivant l’enregistrement en double partie, les flux monétaires sont saisies au débit (si il s’agit d’un encaissement) ou au crédit (s’il s’agit d’un décaissement) et doivent avoir une contrepartie d’une valeur équivalente. Cette contrepartie peut être :
un compte de tiers : s’il s’agit d’un règlement concernant un client (compte 411) ou un fournisseur (compte 401)
un compte de charge notamment s’il s’agit des frais bancaires qui sont enregistrés directement dans le compte 627 suivi du compte de TVA déductible…
Règlement en espèce
Comment enregistrer les paiement en espèce ?
Il s’agit de mouvements de caisse. Ils sont donc à enregistrer dans le journal de caisse (CA) Ces mouvements sont à saisir à la date réelle d’encaissement ou de décaissement.
Le numéro de pièce correspond au bon de caisse (ticket de caisse…)
Chez le client
Au ../../N, paiement de la facture XXXX au fournisseur Z en espèce
Compte Intitulé Débit Crédit
401 Fournisseur …
530 Caisse …
Chez le fournisseur
Au ../../N, encaissement de la facture XXXX du client AZ en espèce
Compte Intitulé Débit Crédit
530 Caisse …
411 Client …
Le compte caisse peut ensuite être crédité afin de placer l’argent en banque. Il faut alors utiliser le compte 58 de virement interne
Pourquoi utiliser le compte 58 ?
Car le compte de banque (512) est à enregistrer dans le journal de banque (BQ) Et le compte de caisse (530) est à enregistrer dans le journal de caisse (CA) L’écriture qui en découle sera donc la suivante :
Dans le journal de banque (BQ)
Au ../../N, versement d’espèce
Compte Intitulé Débit Crédit
512 Banque …
58 Virement interne …
Dans le journal de Caisse (CA)
Au ../../N, versement d’espèce
Compte Intitulé Débit Crédit
58 Virement interne …
530 Caisse …
A quoi servent ces enregistrements des espèces dans le journal de caisse ?
Chaque fin mois, vous devez vérifier votre caisse. C’est-à-dire, compter les espèces se trouvant réellement dans votre caisse.
Le montant que vous trouverez doit correspondre au solde de votre compte caisse (530) à la fin du mois.
Si il y a un écart cela veut dire que vous avez omis de comptabiliser un bon de caisse (règlement) ou un retrait d’espèce auprès d’un distributeur (DAB)
Il peut y avoir eu une erreur au moment de la remise d’espèce, cette erreur est alors à comptabiliser dans le compte 658-charge de gestion courante (perte) ou 758-produit de gestion courante (gain)
Règlement par chèque
Chez le client
Comment enregistrer un règlement par chèque ?
Ils s’agit d’un mouvement bancaire. Ces opérations sont à enregistrer dans le journal de banque (BQ).
La date d’enregistrement correspond à la date d’établissement du chèque (apparaissant sur le chèque).
Le numéro de pièce correspond au numéro du chèque.
Au ../../N, chèque n° 4565 en règlement de la facture XXX du fournisseur GT
Compte Intitulé Débit Crédit
512 Banque …
Chez le fournisseur
Comment enregistrer une remise de chèque ?
Ils s’agit d’un mouvement bancaire. Ces opérations sont à enregistrer dans le journal de banque (BQ).
La date d’enregistrement correspond à la date d’envoi de la remise.
Le numéro de pièce correspond au numéro de la remise de chèques
Au ../../N, remise chèque du client A facture XL et B facture BZ
Compte Intitulé Débit Crédit
512 Banque …
411 Client A
411 Client B …
Règlement par virement, prélèvement…
Comment enregistrer un règlement par virement ou prélèvement ?
Ils s’agit d’un mouvement bancaire. Ces opérations sont à enregistrer dans le journal de banque (BQ).
La date d’enregistrement correspond à la date apparaissant sur le relevé bancaire.
Le numéro de pièce correspond généralement à un numéro chronologique composé du mois-jour-chrono par exemple le 30/04/N : 04 30 001.
Au ../../N, virement en règlement de la facture XXX du fournisseur GT
Compte Intitulé Débit Crédit
401 Fournisseur …
512 Banque …
Règlement par Lettre de Change Relevée (LCR) ou Billet A Ordre (BAO)
Lors de la création de la LCRou BAO
Chez le client
Au ../../N, création de la LCR ou BAO pour le fournisseur TEU
Compte Intitulé Débit Crédit
401 Fournisseur TTC
403 Fournisseur effets à payer TTC
Chez le fournisseur
Au ../../N, création de LCR ou BAOdu client POU
Compte Intitulé Débit Crédit
413 Clients effets à recevoir TTC
411 Client TTC
Remise à l’encaissement
Chez le client
Au ../../N, remise à l’encaissement de la LCR ou BAO du fournisseur PEU
Compte Intitulé Débit Crédit
403 Fournisseurs effets à payer TTC
512 Banque TTC
Chez le fournisseur
Au ../../N, encaissement de la LCR ou BAO du client POU
Compte Intitulé Débit Crédit
5113 Effets à l’encaissement TTC
413 Client effets à recevoir TTC
Au ../../N, commission LCR ou BAO du client POU
Compte Intitulé Débit Crédit
512 Banque Solde
627 Services bancaires et assimilés Commission HT
44566 TVA sur autres biens et services TVA sur
commission
5113 Effets à l’encaissement TTC
Remise à l’escompte Chez le client
Au ../../N, remise à l’encaissement de la LCR ou BAO du fournisseur PEU
Compte Intitulé Débit Crédit
403 Fournisseurs effets à payer TTC
512 Banque TTC
Chez le fournisseur
Au ../../N, remise à l’escompte de la LCR ou BAO du client POU
Compte Intitulé Débit Crédit
5114 Effets à l’escompte TTC
413 Client effets à recevoir TTC
Au ../../N, commission LCR ou BAO du client POU
Compte Intitulé Débit Crédit
512 Banque Solde
627 Services bancaires et assimilés Commission HT
661 Charges d’intérêts Intérêts
44566 TVA sur autres biens et services TVA sur
commission
5114 Effets à l’escompte TTC
A quoi servent ces enregistrement en banque (chèque, remise de chèque…) ?
Chaque fin mois, vous devez vérifier votre solde bancaire en établissant un rapprochement bancaire. C’est-à- dire, vérifier que vos chèques ont bien été débité et que vos remises ont bien été crédité sur votre compte.
Le montant du solde de votre compte (512) + ou – les opérations qui ne se trouvent sur le relevé bancaire correspond au solde de votre compte bancaire en fin de mois
Si il y a un écart cela veut dire que vous avez omis de comptabiliser un virement, un prélèvement, un chèque, les frais bancaire…
Un prélèvement, un virement ou les frais bancaire ne doivent pas apparaître en écart sur le rapprochement bancaire (puisqu’ils sont saisi par rapport au relevé bancaire.
Il peut y avoir eu une erreur de saisie du montant du chèque par rapport au montant encaissé ou décaissé, c’est alors le montant enregistré par la banque qui prime. cette erreur est alors à comptabiliser dans le compte 658- charge de gestion courante (perte) ou 758-produit de gestion courante (gain)
