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Comité régional de l’Europe EUR/RC70/8(I)
70e session
Session virtuelle, les 14 et 15 septembre 2020 11 août 2020
200582
Point 6 de l’ordre du jour provisoire ORIGINAL : ANGLAIS
Examen de la responsabilisation et de la conformité du Bureau régional de l’OMS pour l’Europe
Ce document présente les grandes lignes du rapport qui sera soumis au Comité régional de l’OMS pour l’Europe en sa 70e session de septembre.
Le présent rapport contient des informations sur l’engagement du Bureau régional de l’OMS pour l’Europe à améliorer la responsabilisation et la transparence en renforçant la conformité, la gestion des risques, le respect de principes éthiques et l’application des cadres de contrôle interne.
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Contexte général
1. Afin de remplir sa mission, le Bureau régional de l’OMS pour l’Europe a pris des engagements pour garantir la responsabilisation, la transparence et le respect de principes éthiques dans l’ensemble de ses bureaux. Au Bureau régional, les contrôles internes établissent trois lignes de défense :
• gestion opérationnelle ;
• apport de conseils sur les problèmes de contrôle ;
• fonctions de vérification et d’évaluation.
2. Une gestion efficace des risques opérationnels permet d’assurer avec un degré raisonnable de certitude que les résultats escomptés pourront être atteints. Pour ce faire, il convient d’attribuer des responsabilités dans les domaines de contrôle, en employant des méthodes d’évaluation des risques dans la planification, le suivi et l’exécution du budget programme, et en cernant les risques grâce au registre des risques institutionnels.
3. La délégation de pouvoirs du directeur général de l’OMS au directeur régional de l’Europe ainsi que la lettre de certification du directeur régional de l’Europe au directeur général de l’OMS, qui sont toutes deux en libre accès sur le site Web de l’OMS, permettent de garantir le bon fonctionnement des contrôles internes dans le cadre des responsabilités du directeur régional en matière de gestion.
Éthique
4. Le Bureau régional a inclus une formation sur l’éthique dans tous les ateliers d’initiation des nouveaux membres du personnel et ateliers de renforcement des capacités dans les bureaux de pays. Depuis 2017, des ateliers d’initiation pour les nouveaux membres du personnel ont lieu deux fois par an. Les bureaux de l’OMS dans la Région européenne de l’OMS se conforment à 100 % à l’obligation d’organiser un module de formation sur la prévention de l’exploitation sexuelle, de la maltraitance, du harcèlement sexuel et d’autres formes de harcèlement.
5. En 2020, vu la situation provoquée par la pandémie de maladie à coronavirus (COVID- 19), on a commencé à organiser des ateliers d’initiation sous la forme de sessions en ligne. Les possibilités d’offrir une certaine souplesse aux participants potentiels, telles que des sessions préenregistrées et virtuelles, sont à l’étude.
6. Dans la Région européenne, tous les membres du personnel exerçant un rôle en matière de délégation de pouvoirs financiers ou des fonctions d’acheteur sont tenus de soumettre une déclaration d’intérêts annuelle.
7. En 2020, 495 membres du personnel de la Région ont été priés de soumettre, grâce à un outil numérique, des déclarations d’intérêts directement au Bureau de la conformité, de la gestion des risques et de l’éthique du Siège, qui validera les déclarations soumises et examinera les réponses positives, avec un retour d’information adressé directement au personnel.
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Gestion des risques
8. Un module de formation à la gestion des risques, basé sur un modèle appliqué au Bureau régional de l’OMS pour l’Afrique, est actuellement à l’essai. Il sera déployé dans la Région européenne et sera obligatoire pour tous les points focaux des registres des risques. Ce projet est actuellement retardé en raison de la pandémie de COVID-19.
9. La gestion des risques a été incluse pour la première fois dans le cycle de planification opérationnelle dans le cadre du budget programme 2020-2021 ; elle a désormais sa place dans les rapports sur les plans de travail de chaque centre budgétaire. Après l’opération initiale, en juin dernier, le registre des risques 2020 a été mis en application par les comités locaux de conformité et de gestion des risques pour chaque bureau de pays (le cas échéant) et les divisions du Bureau régional.
10. L’examen et les modifications du registre des risques seront l’un des volets de la réorganisation des processus institutionnels actuellement effectuée dans le cadre de la transformation du Bureau régional, entre mai et septembre.
11. Les risques de haut niveau pour le Bureau régional ont été redéfinis dans le cadre de la planification opérationnelle pour le budget programme 2020-2021. Étant donné le nombre réduit de risques importants et le fait qu’il n’y avait pas de risques graves, le Comité du directoire du Bureau régional n’a pas convoqué de commission régionale distincte chargée de la conformité et de la gestion des risques, mais exerce cette fonction directement.
12. Des sessions trimestrielles consacrées à la conformité et aux risques seront organisées par le Comité de direction une fois le processus de transition mené à son terme.
Conformité
13. Le Bureau régional fera rapport sur les vérifications de la gestion des programmes et de l’administration effectuées en 2020 jusqu’au moment où le rapport sera produit pour le Comité régional de l’OMS pour l’Europe. Ce rapport portera sur les bonnes pratiques et les points à améliorer dans le fonctionnement des bureaux de pays de la Région. Ce processus est actuellement suspendu en raison de la pandémie de COVID-19.
14. Dans la liste d’auto-évaluation pour le contrôle interne annuel de 2019, les centres budgétaires du Bureau régional ont obtenu un score élevé (3,67 sur 4,00), contre 3,64 l’année précédente.
15. Pour la procédure de validation de 2019 qui a fait suite aux auto-évaluations, les scores ont été vérifiés par rapport à des exemples d’indicateurs de performance clés pertinents, et des commentaires et suggestions ont été formulés à l’intention des centres budgétaires afin de s’assurer que les réponses à la liste de vérification correspondent, dans la mesure du possible, aux principaux résultats mesurés dans le courant de l’année précédente. En outre, tous les centres budgétaires ont été encouragés à inclure des énoncés d’action recensant les améliorations recommandées.
16. Des tableaux de bord de gestion et des indicateurs clés de la conformité, des performances et des risques sont actuellement mis au point pour application en 2020 en fonction des priorités imposées par la COVID-19 et en collaboration avec le service des Fonctions institutionnelles, au Siège de l’OMS. Les objectifs sont les suivants :
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• standardiser les outils (par exemple, utiliser Microsoft Power BI pour créer un tableau de bord commun) ;
• standardiser les tableaux de bord institutionnels et les indicateurs clés de la performance. La normalisation des tableaux de bord institutionnels est une priorité pour le directeur général adjoint pour les Fonctions institutionnelles, ainsi que pour tous les chefs des Fonctions institutionnelles des domaines d’activités tels que les Ressources humaines, les Achats, les Finances et la Gestion des programmes et des ressources ;
• établir de nouveaux tableaux de bord à partir d’un ensemble de données stockées dans un entrepôt de données géré par le service des Fonctions institutionnelles, au Siège de l’OMS, avec une actualisation quotidienne. Les sources de données sont le Système mondial de gestion, le système de gestion et de développement des services du personnel, d’autres organismes des Nations Unies et d’autres données techniques pertinentes de l’OMS. L’entrepôt de données contient des agrégats ou des résumés normalisés, et est donc compatible avec les données de transaction de GSM.
Responsabilisation et vérifications internes
17. Le rapport final contiendra l’examen des audits internes et externes réalisés, ainsi qu’une mise à jour sur les recommandations et les progrès faits dans la Région européenne.
18. Au premier trimestre 2020, le Bureau des services de contrôle interne a effectué une vérification opérationnelle afin d’évaluer l'efficacité des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle de la Division de l’administration et des finances au Bureau régional.
Dans l’ensemble, la vérification a permis de constater que les contrôles mis en œuvre pour atténuer les principaux risques au sein de la Division de l’administration et des finances étaient satisfaisants. Un résumé des principaux domaines à améliorer sera communiqué au Comité régional une fois finalisé.
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