FICHE DE POSTE
RESPONSABLE TERRAIN
des programmes de protection de l’enfance et d’éducation d’AEC-Foyer Lataste au Cambodge
Mission de Volontariat de Solidarité Internationale (VSI) Sisophon, Province du Banteay Meanchey, CAMBODGE
PRESENTATION DE L’ASSOCIATION ET MISSION GENERALE :
L’association d’Aide aux Enfants Cambodgiens-Foyer Lataste (AEC-Foyer Lataste) est une ONG spécialisée dans la protection et le développement des enfants en difficultés du Cambodge.
Indépendante, aconfessionnelle et apolitique, elle œuvre depuis 1998 avec son partenaire local l’ADTJK, pour soutenir les enfants et leurs familles et favoriser leur autonomie, par l’accès à l’éducation, la santé et la culture. Plus de 700 enfants en difficultés sont ainsi soutenus chaque année sur le terrain par une équipe khmère, dans le respect de leur culture et de leur dignité.
Assistée par une équipe de 16 équivalent plein temps khmers, un coordinateur de terrain sous contrat de VSI assure la coordination des programmes de l’AEC-Foyer Lataste : contrôle financier, reporting, communication, développement des programmes. Il ou elle participe également à la gestion quotidienne des programmes et l’accompagnement de l’équipe locale, en lien étroit le Directeur des opérations de l’ADTJK.
Le Responsable terrain est le représentant du siège sur le terrain. Il ou elle est la courroie de transmission entre le siège et le terrain pour assurer une bonne utilisation des fonds levés par le siège sur le terrain et intervenir en appui à l’équipe locale sur le terrain. Il accompagne tout particulièrement le Directeur Exécutif dans la Direction de l’ADTJK. Cet accompagnement quotidien, avec patience et bienveillance, a pour but de permettre à l’équipe locale d’aller vers une autonomisation et responsabilisation progressive, aussi bien opérationnelle que financière.
AUTORITE ET RESPONSABILITES
Le Responsable terrain travaille sous l’autorité des membres du Conseil d’Administration d’AEC- Foyer Lataste et de la salariée en France, auxquels il rend directement compte de toutes ses activités.
Il ou elle travaille au quotidien en étroite collaboration avec le Directeur de l’ADTJK sans lien de hiérarchie entre les deux.
Il mène par ailleurs toute mission qui lui est confiée par le CA d’AEC-Foyer Lataste et répond à toutes ses demandes.
ACTIVITES DU VSI :
La mission du Responsable terrain est double :
I- MISSION DE SOUTIEN A L’EQUIPE OPERATIONNELLE DE TERRAIN (L’ADTJK)
Direction et ressources humaines :
-Encadrer l’équipe locale de 16 salariés en lien avec le Directeur :
1) Participer aux recrutements éventuels : relecture de la fiche de poste, évaluation des candidats, entretiens d’embauche, formations à l’arrivée, etc.
2) Effectuer les évaluations mi- annuelles des employés avec le Directeur Exécutif
3) Suivre quotidiennement le travail des employés et ajuster les outils/méthodes si besoin - Gestion du suivi RH et administratif : mise à jour de l’outil de gestion des staffs, calcul des primes d’ancienneté, bonus, suivi des jours de congés, vérification des fiches de paie, etc.
- Définition des axes stratégiques de l’association et des programmes
- Conseiller le Directeur Exécutif dans le management d’équipe et la prise de décision, accompagner le Directeur Exécutif dans son rôle quant à la gestion des programmes.
- En appui à l’équipe locale, suivre les relations avec les partenaires et autorités locales et les démarches administratives qui permettent le bon fonctionnement de l’ONG (démarches menées par le Directeur des opérations, le Président de l’ADTJK ou la secrétaire-comptable).
Gestion et suivi des programmes de l’association
-Venir en appui aux responsables khmers et au Directeur de l’ADTJK à différents niveaux : 1) Recrutement des enfants par la participation au comité de sélection de l’ADTJK.
2) Suivi des enfants par la demande de rapports auprès du Directeur de la gestion des cas spécifiques, participation à la résolution des problèmes à la demande de l’équipe khmère et contrôle de la qualité de suivi de l’équipe locale.
3) Evaluation des programmes par la demande d’informations ou de rapports auprès de l’équipe locale.
4) Développement des programmes par le partage collectif d’idées d’évolution pour l’association.
-Accompagner l’équipe dans sa responsabilisation (gestion des programmes et de leurs budgets respectifs, gestion du cycle de projet, levée de fonds au Cambodge).
Entre autre :
1) Accompagner l’équipe dans la prise en main des outils et méthodes de gestion du cycle de projet mis en place après la formation par le coordinateur précédent : adaptation du cadre logique du programme, écriture d’un rapport annuel, mise en place d’indicateurs, évaluation du programme…
2) Continuer à construire un système d’information stable entre les collaborateurs terrain (dropbox partagée).
-Aide et appui aux activités quotidiennes gérées par l’équipe locale (activités et jeux, bibliothèque/salle informatique, étude du soir, séance de cinéma, sorties culturelles et fêtes…).
-Proposer des activités sur les temps libres des enfants en collaboration avec les personnes référentes.
-Suivre de près le projet d’amélioration de la pédagogie au Foyer Lataste récemment mis en place (salle informatique du Foyer Lataste et nouveau fonctionnement du Centre de Soutien scolaire).
-Gestion du courrier Cambodge-France envoyé bi-annuellement aux parrains et marraines de l’association : révision de la base de données des enfants parrainés, aide à la préparation des courriers, suivi et envoi aux parrains-marraines.
-Gérer les bases de données de l’association (bénéficiaires, donateurs, matériel et construction) et mettre à jour les données en français, en étroite collaboration avec l’équipe locale.
- Gérer les fiches de liaison des enfants parrainés en collaboration avec le siège de l’association.
Contrôle budgétaire et gestion financière globale
-Superviser la comptabilité effectuée par la secrétaire-comptable de l’ADTJK.
-Suivre et contrôler les opérations financières et le budget géré par chaque responsable de programme et leur respect du niveau de détail attendu.
-Etablir les demandes de trésorerie trimestrielles et les communiquer au siège de l’association.
- Etre en charge du reporting financier (trimestriel/annuel) et de l’analyse financière des mouvements financiers sur le terrain.
- Préparer les budgets N+1 avec l’équipe local avant la venue du siège de l’association.
-Etablir le budget prévisionnel de l’ADTJK en collaboration avec le siège d’AEC-Foyer Lataste (novembre de chaque année).
-Gestion des caisses d’épargne des enfants.
- Superviser la gestion de l’argent de poche des enfants.
- Superviser la gestion des stocks.
II- MISSION DE COORDINATION ENTRE AEC-FOYER LATASTE ET ADTJK
Coordination siège/terrain et reporting
-Communiquer régulièrement avec le siège de l’association (par vidéo-conférences et échanges mails).
-Intervenir comme médiateur entre le siège et le terrain : être le porte-parole de l’équipe khmère et le représentant du siège sur le terrain.
-Superviser le travail de l’équipe khmère sur le terrain.
- Préparer la venue annuelle du siège (planning de travail, logistique sur place…).
Suivi, analyse, développement et levée de fonds
-Etre en charge du suivi et de l’évaluation des projets en cours.
-Proposer de nouveaux projets et organiser des événements de levée de fonds au Cambodge en collaboration avec l’assistant « Communication et levée de fonds ».
-Rédiger des dossiers de financement en collaboration avec l’assistant « Communication et levée de fonds » et/ou la salariée du siège.
- S’occuper du suivi des partenariats (contact, bilans…) et de la recherche de nouveaux partenaires au Cambodge.
-Accompagner l’équipe Cambodgienne, principalement le Directeur de l’ADTJK et le chargé de Communication et Développement, dans la levée de fonds au Cambodge.
Communication envers les bailleurs et donateurs
-Actualiser les supports de communication d’AEC-Foyer Lataste en collaboration avec la salariée du siège et l’assistant « Communication et levée de fonds » (brochures, guides, site internet, Facebook...).
-Maintenir à jour les réseaux sociaux, en collaboration avec la salariée du siège et l’assistant
« Communication et levée de fonds » par la production de divers contenus (création vidéo, reportage photo,…)
-Rédiger divers articles sur les activités de terrain pour mise à jour du site internet.
-Rédiger la newsletter trimestrielle « Le Petit Tigre » en collaboration avec la salariée du siège et l’assistant « Communication et levée de fonds ».
-Rédiger annuellement le rapport moral interne (octobre-novembre) en collaboration avec la salariée du siège.
-Rédiger le rapport annuel aux bailleurs en collaboration avec la salariée du siège (janvier-février).
-Rédiger en anglais et/ou en français les rapports aux bailleurs.
Gestion et supervision des bénévoles et des volontaires en Service Civique en mission de terrain
Accueil et communication avec les visiteurs de terrain : partenaires, visiteurs, parrains/marraines et donateurs (préparation avant la venue et accueil sur place).
PROFIL Formation :
Minimum Bac + 3 dans les domaines suivants : Développement, Action Humanitaire ou Solidarité Internationale (IEP, école de commerce, Relations Internationales, Sciences Humaines, Economiques et Sociales). Un profil avec expérience ou formation dans le domaine des Sciences de l’Education ou de l’enfance est un plus.
Compétences & expérience :
- Connaissances et/ou expérience en gestion de projet (montage de projet, suivi financier, gestion des ressources humaines, etc.)
- Connaissance globale des enjeux de la solidarité internationale - Connaissances et/ou expérience en communication et levée de fonds - Expérience d’expatriation (en Asie de préférence)
- Maitrise de l’anglais, motivation pour apprendre le khmer
- Maitrise des outils informatique : Word (sommaire automatique et styles), Excel (tableaux croisés dynamiques, formatage conditionnel, fonction VLOOKUP).
Des connaissances en logiciels de design/communication (In design, Photoshop...) et en base de données (Access) sont un plus. Formation rapide à l’arrivée sur ces points possible.
- Permis B indispensable Caractéristiques Personnelles :
- Autonomie et leadership : Assumer des responsabilités importantes, prendre des décisions.
- Ouverture d’esprit et adaptabilité : Avoir le sens de l’écoute, savoir déléguer, gérer les différences culturelles, s‘adapter aux conditions de vie locale (isolement géographique, vie rurale, nourriture, tenue vestimentaire).
- Gestion du stress : Etre force de travail et savoir être multitâches.
- Dynamisme : Etre force de proposition et sociable, stimuler le travail en équipe (management) - Rigueur et sens de l’organisation : Avoir des capacités rédactionnelles (production de nombreux
supports de communication et de documents finaux). Etre autocritique, appliqué et attentif au moindre détail.
- Contrôle de soi : Calme et patience.
- Sensibilité aux problématiques de l’enfance et de l’éducation.
Autre : Etre à jour dans sa vaccination COVID-19 pour éviter les problèmes de restrictions sanitaires à l’entrée du pays.
MODALITES PRATIQUES :
Statut : Volontaire de Solidarité Internationale (VSI)
Durée du contrat :
18 mois dont 1 mois de tuilage en début de mission et 1 mois de formation du coordinateur suivant en fin de mission.
Possibilité d’étendre la mission jusqu’à 24 mois (voir plus).
Date de début du contrat : Date à préciser. Arrivée idéale début août.
Localisation : Au Cambodge, près de la ville de Sisophon (Nord-Ouest) dans le village de Khla Kaun Thmei.
Déplacements fréquents dans les grandes villes du Cambodge (Battambang, Phnom Penh et Siem Reap).
Conditions :
-Indemnité mensuelle de 500 euros la première année et 550 euros le troisième semestre. Si mission prolongée au-delà de 18 mois, augmentation à 600 euros par mois.
-Nourri-logé sur le site du Foyer Lataste sauf petit-déjeuner.
-Visa, permis de travail et assurances pris en charge.
- Frais liés aux restrictions de la crise sanitaire pris en charge si applicables
-Un vol aller-retour France-Cambodge pris en charge par an (si mission de 24 mois uniquement).
-Déplacements pris en charge par l’association dans le cadre de la mission et suivant les modalités décrites dans les « conditions générales de travail » de l’association
Remarque : Si mission arrêtée avant 18 mois, billet de retour remboursé au prorata avec obligation de donner un préavis de 3 mois minimum avant la date du départ anticipé.
Particularité :
L’expérience de l’isolement vécu par certains coordinateurs a amené les responsables de l’association à ouvrir la possibilité de venir en couple. Le conjoint/la conjointe de la personne recrutée sera donc bienvenu sur le site de la mission et avec la prise en charge pour cette personne des repas (déjeuner-dîner), du logement et de la participation aux activités et événements du Foyer.
Cette situation est une option idéale pour un conjoint pouvant travailler à distance et/ou avoir des possibilités d’emplois localement. La construction d’une mission bénévole du conjoint est aussi possible (cours de français ou anglais, atelier d’arts plastiques, photos et autres propositions suivant compétences).
Horaire de travail et congés :
Le coordinateur de terrain travaille selon les horaires d’ouverture du bureau (sur une base de 40 heures hebdomadaire) mais ses fonctions l’amènent à travailler fréquemment en dehors des heures de service et lors des jours de congé khmers et français. Les congés du VSI figurent à la fois dans les conditions générales du VSI mais aussi dans le contrat du volontaire avec AEC-Foyer Lataste.
Merci de nous adresser une lettre de motivation et un CV sous la référence « Responsable terrain » à aec.lataste1@gmail.com
