MITEL
Console 5540 IP
Guide de l'usager
Version 1.0
ii
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AVIS AUX CLIENTS DES É.-U.
Cet équipement a été testé et a satisfait aux normes imposées aux appareils numériques de classe A, conformément à la Section 15 des règlements de la FCC. Ces normes visent à assurer une protection raisonnable contre le brouillage préjudiciable lors de l’utilisation de l’équipement en milieu commercial. Ce matériel produit, consomme et peut émettre de l’énergie en radiofréquence et, s’il n’est pas installé et utilisé conformément aux instructions, peut donner lieu à un brouillage préjudiciable aux radiocommunications. Le fonctionnement de cet équipement en milieu résidentiel peut provoquer des interférences nuisibles. Dans ce cas, l'usager devra les supprimer à ses frais.
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Guide de l’usager de la console Mitel 5540 IP Mai 2009
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Table des matières
iii
Chapitre 1: Avant de commencer
Introduction . . . 3
Utilisation de ce guide. . . 4
Conventions . . . 4
À propos de la console . . . 5
Avant de commencer . . . 5
Composants de la console . . . 5
Ports pour combiné et casque filaires . . . 6
Ports à l'arrière de la console . . . . 6
Touches de la console . . . 7
Réglage de la console . . . 9
Réglage du volume de la sonnerie . . . 9
Réglage du volume du récepteur du combiné et du casque téléphonique . . . 9
Réglage du contraste . . . 9
Réglage de la luminosité de l'afficheur . . . 10
Activation et désactivation de la sonnerie . . . 10
Mise en service de jour ou de nuit . . . 10
Sélection de la langue de la console . . . 11
Verrouillage - Console du standardiste . . . 11
Utilisation d'un casque sans fil avec la console . . . 12
Connexion du casque sans fil . . . . 12
Utilisation du casque sans fil en mode opérationnel . . . 13
Utilisation du casque sans fil en mode de formation . . . 14
Directives d'utilisation du casque sans fil . . . 15
Réponse aux appels à l'aide d'un casque sans fil . . . 15
Faire des appels à l'aide d'un casque sans fil . . . 15
Alimentation de la console . . . 16
Utilisation d'un module PKM48 IP avec la console . . . 16
Chapitre 2: Traitement des appels
Réponse aux appels . . . 19Indication de nouvel appel . . . 20
Lorsque plusieurs appels sont en attente . . . 20
Transfert des appels . . . 20
iv
Numéros mal composés . . . . 20
Appel de poste occupé ou en mode Ne pas déranger . . . 20
Appel d'un poste comportant un message informatif . . . 21
Annuaire . . . 22
Établissement d'appels . . . 22
Mise en garde d'un appel . . . 22
Retour d'appel en garde . . . 23
Prise d'appel mis en garde . . . 23
Mises en garde superposées . . . 24
Établissement d'une conférence et consultation séparée des correspondants . . . 24
Retour d'appels. . . 24
Interception d'appels à la console . . . 25
Transfert d'un appel vers la messagerie vocale . . . 26
Recherche de personne à partir de la console . . . 26
Recherche de personne par diffusion générale . . . 26
Recherche de poste . . . 27
Mise en garde variable avec recherche à l'aide d'un haut-parleur de poste . . . 27
Recherche de personne ou émission d'une sonnerie pour un appel interphone . . . 28
Activation et désactivation de la fonction Ne pas déranger sur un poste . . . 28
Activation et désactivation d'une indication de message en attente sur un poste . . . 29
Entrée en tiers sur un poste occupé ou en mode Ne pas déranger . . . 29
Recomposition du dernier numéro . . . 30
Établissement de plusieurs appels en série . . . 30
Signalisation par tonalités. . . 30
Appel par signal CC sur les lignes réseau . . . 31
Réponse à un appel avec la fonction Service de nuit activée . . . 31
Prise d’appel sélective . . . 31
Mise en garde variable d'appels . . . 32
Mise en garde variable - système . . . 32
Table des matières
v
Mise en garde variable - orbite spécifique . . . 32
Reprise du dernier appel . . . 33
Journal des appels . . . 33
Exploitation multiconsole . . . 34
Appels et transferts entre consoles . . . 34
Service centralisé de standardiste (SCS) . . . 34
Messagerie vocale . . . 34
Ouverture de porte . . . 35
Chapitre 3: Utilisation des fonctions du système
Affichage de l’information d'alarme du système . . . 39Affichage des alarmes d'appel 911. . . 40
Notification d'appel d'urgence et casques sans fil . . . 40
Réglage de la date et de l'heure du système . . . 41
Désactivation de tous les renvois d'appels . . . 42
Désactivation de tous les rappels automatiques . . . 42
Modification des codes ADAS . . . 42
Programmation des numéros de composition abrégée du système. . . 43
Programmation des points de réponse de nuit . . . 43
Affichage du numéro d'identification du système . . . 44
Affichage de l'identité de la console . . . 44
Accès aux applications . . . 44
Chapitre 4: Utilisation des fonctions de poste
Activation et désactivation d'un renvoi automatique . . . 49Activation et désactivation du mode Ne pas déranger . . . 50
Activation et désactivation de message en attente. . . 50
Lecture et annulation de messages . . . 51
Activation et désactivation de messages informatifs . . . 52
vi
Mise d'un poste en condition d'occupation . . . 52
Surveillance des appels . . . 53
Quelques conditions s'appliquent : . . . 53
Chapitre 5: Utilisation des fonctions de ligne extérieure
Affichage de l'état d'une ligne extérieure . . . 57Affichage de l'état d’occupation d'un groupe de lignes extérieures . . . 57
Accès à une ligne extérieure particulière . . . 58
Mise en occupation d'une ligne extérieure . . . 58
Chapitre 6: Fonctions hôtelières
Affichage et modification de l’information sur les chambres . . . 61Affichage d'une liste de chambres en fonction de leur état d'occupation et de leur condition . . . 62
Modification de l'état d'occupation et de la condition d'une chambre . . . 63
Activation et désactivation d'un appel de réveil . . . 63
Restrictions d'appels au niveau d'une chambre . . . 65
Blocage des appels entre les chambres . . . 65
Affichage et remise à zéro d'un compteur d'appels . . . 66
Impression des relevés . . . 66
Chapitre 7: Références
Répertoire téléphonique . . . 69Liste des numéros abrégés du système . . . 70
Classe de service/Classe de restriction . . . 71
Abréviations de l'afficheur de la console. . . 72
Messages informatifs pour téléphones à afficheur . . . 73
Glossaire. . . 74
Mise en occupation . . . 74
Mise en attente . . . 74
Central téléphonique (CT) . . . 74
Classe de restriction (CDR) . . . 74
Table des matières
vii
Classe de service (CDS) . . . 74
ADAS (Accès direct au système) . . . 74
Matériel . . . 74
Groupe de recherche . . . 74
Touches No ANN (numéro d'annuaire ou de répertoire) . . . 75
PABX (autocommutateur privé) . . . 75
Retour d’appel . . . 75
Logiciel . . . 75
Ligne réseau ou ligne extérieure . . . 75
Démo tonalités . . . 76
Identification des lignes réseau . . . 78
Indice
viii
Chapitre 1
Avant de commencer
2
Introduction
3
Introduction
Consacrez quelques minutes à l’exploration de ce guide d’usager, car il contient tous les renseignements qui vous permettront d’utiliser la console 5540 IP.
La première section vous présente la console. Vous découvrirez la fonctionnalité de chaque groupe de touches et vous apprendrez à interpréter l’information apparaissant sur l'afficheur de la console. Cette section contient également des renseignements sur l'emploi du guide proprement dit.
Remarque sur la disponibilité des fonctions
Sachez que votre compagnie a choisi les fonctions disponibles sur votre système téléphonique.
Il est possible que vous ne disposiez pas de toutes les fonctions décrites dans ce guide.
4
Utilisation de ce guide
Ce guide présente plusieurs modalités d'emploi accompagnées d'une illustration de l'afficheur de la console. Cette illustration est une représentation graphique de l'afficheur lorsque vous procédez à l'opération indiquée.
Notez les abréviations indiquées dans la moitié supérieure de l'afficheur. La signification de ces abréviations est expliquée dans le tableau ci-dessous. Pour obtenir une description des autres abréviations disponibles, y compris de celles apparaissant dans la moitié inférieure de l'afficheur, consultez la page 72.
Conventions
Les conventions suivantes ont été adoptées dans ce guide pour distinguer les deux types de touches disponibles sur la console :
• Les touches de fonction fixes apparaissent en caractères gras — Rép ou Garde, par exemple.
• Les touches d'afficheur apparaissent en caractères gras entre crochets — [SONNERIE] ou [CONF], par exemple.
Abréviation Définition
DEST Correspondant demandé (DESTINATION de l'appel) SRCE Correspondant demandeur (SOURCE de l'appel)
>>> <<< Apparaît sur la ligne SRCE ou DEST pour identifier le correspondant en communication avec la console.
CDS Indique la classe de service attribuée au poste ou à la ligne réseau en communication avec la console.
CDR Indique la classe de restriction attribuée au poste ou à la ligne réseau en communication avec la console.
A/A Précédée d'un nombre, cette abréviation indique le nombre d'appels en attente de réponse.
À propos de la console
5
À propos de la console
Avant de commencer
Avant de travailler sur la console, vérifiez si les touches [F1> à [F0> s'affichent et si l'heure et la date sont exactes. Assurez-vous aussi que le combiné est bien branché sur le côté de la console.
Si vous éprouvez un problème quelconque, communiquez avec le service responsable des communications de votre entreprise en vue d'obtenir de l'aide.
Composants de la console
L'illustration suivante présente les principaux composants de la console.
Prise pour formation
Connexions par câble
Prise pour Prise pour
Afficheur à cristaux liquides
Commandes du volume et Commandes du contraste formation
combiné et casque
6
Ports pour combiné et casque filaires
Il y a deux prises situées sur son côté gauche : l'une sert à raccorder le combiné ou le casque téléphonique que vous utilisez et l'autre, le combiné ou le casque téléphonique qui sera utilisé par la personne responsable de la formation ou de la surveillance des nouveaux standardistes.
Ports à l'arrière de la console
Les câbles assurant le raccordement de la console au système téléphonique se branchent à l'arrière de la console. Ils doivent être branchés par un installateur de système agréé et ne doivent être en aucun cas modifiés par un personnel non autorisé. Le port pour casque sans fil est le dernier port sur le côté droit. Pour obtenir plus de renseignements sur le fonctionnement du casque sans fil, consultez « Utilisation d'un casque sans fil avec la console » à la page 12
À propos de la console
7
Touches de la console
La console comporte trois types de touches : des touches du clavier téléphonique, des touches d'afficheur et des touches de fonction fixes.
Touches du clavier téléphonique
Le clavier téléphonique est situé sur le côté droit de la console. Il comporte 20 touches au total, dont les 12 touches de clavier téléphonique standard.
Touches de volume de la sonnerie : Les touches Volume
∧
et Volume∨
serventrespectivement à augmenter et à réduire le volume de la sonnerie de la console et le volume du combiné.
Touches de commande du contraste : Les touches Contraste
∧
et Contraste∨
augmentent ou réduisent le contraste et la luminosité de l'afficheur.Touches de commande du curseur : Les touches , , et s'utilisent dans les circonstances suivantes :
(Retour arrière) : Appuyez sur cette touche pour corriger un numéro intérieur ou extérieur erroné ou pour corriger une erreur lors de l'entrée d'information à l'aide de la touche Fonction.
Les autres touches de commande du curseur s'utilisent avec la touche dans le cadre de certaines applications telles que les applications hôtelières et de configuration des données de client.
Remarque : Si vous entrez un poste invalide, par exemple, un poste de console ou de groupe de recherche, vous entendrez une tonalité de recomposition. Ceci indique que l'entrée est invalide. Pour pouvez utiliser la touche d'afficheur [SORTIE] pour supprimer puisque la touche retour en arrière du curseur ne fonctionnera pas. Elle fonctionne uniquement pour les numéros de poste/d'appareil invalides.
Touches de fonction fixes
Touches d'afficheur
8
Touches de fonction fixes
Les touches de fonction fixes sont disposées en deux rangées de sept touches. On les utilise essentiellement pour certaines fonctions élémentaires de desserte d'appels, telles la réponse aux appels et leur mise en garde.
Chaque touche de la rangée inférieure est équipée d'un voyant qui signale l'état d'un appel ou l'activité d'une fonction. Par exemple, le voyant situé au-dessus de la touche de mise en garde s'allume lorsque vous utilisez la touche pour mettre un appel en garde.
touches d’afficheur;
Les touches d'afficheur ont plusieurs fonctions qui changent au gré des différentes phases de desserte d'un appel ou d'utilisation d'une fonction. Ainsi, lorsque vous appelez un poste occupé, l'afficheur de la console indique les fonctions qui vous sont disponibles pour traiter l'appel. L'une est la fonction d'Entrée en tiers et l'autre la fonction de Message en attente.
Les fonctions indiquées sur l'afficheur aux positions [F1> à [F0> correspondent aux touches [F1> à [F0> situées sur la console. Pour utiliser une telle fonction, il vous suffit d'appuyer sur la touche [F1> à [F0> correspondante.
Utilisez la
touche... lorsque vous désirez...
Fonction activer des touches d'afficheur (explicatif offert à la section suivante) en vue d'effectuer certaines opérations telles que régler la date et l'heure de la console et mettre la console en service de nuit.
Groupe de lignes réseau
vérifier quels groupes de lignes réseau sont occupés.
Annuaire composer par nom (touche non étiquetée à côté de Groupe de lignes réseau).
Annuler effacer une entrée erronée ou un mauvais numéro.
Rech ht-parl rechercher les usagers de poste à l'aide du haut-parleur de leur téléphone.
Libérer libérer ou transférer des appels.
Page faire une annonce à l'aide du système de recherche de personne.
Blocage interdire les appels entre certains postes ou certaines chambres d'hôtel.
Garde mettre des appels en garde à la console. Les touches Garde 1 à Garde 3 sont des touches de mise en garde directe. Appuyer sur Garde 1, Garde 2 ou Garde 3 met un appel en garde à la position indiquée. La touche Garde 4+ donne accès à cinq positions de garde supplémentaires.
Rép répondre aux appels d'arrivée sur la console dans « l'ordre chronologique de leur arrivée ».
Remarque : La touche non étiquetée du milieu est réservée aux améliorations futures du système
Réglage de la console
9 Afficheur de la console
Lors du traitement d'un appel, les deux lignes supérieures de l'afficheur identifient la SOURCE de l'appel, soit le demandeur [SRC] ainsi que la DESTINATION de l'appel, soit le correspondant demandé [DST].
Les deux lignes inférieures qui contiennent les libellés de touche [F1> à [F0> indiquent les fonctions disponibles. Par exemple, si [F8> indique [Entrée tiers], vous pourrez intervenir dans la communication en cours avec le poste demandé en appuyant sur le touche d'afficheur [F8>.
En d'autres circonstances, cette même touche, [F8>, pourra indiquer [Nuit 1]. Appuyer sur la touche [F8> vous permettra alors de mettre la console en mode de service de nuit 1.
Réglage de la console
Réglage du volume de la sonnerie
Pour augmenter ou diminuer le volume de la sonnerie lorsque la console sonne :
1. Enfoncez puis relâchez la touche Volume
∧
pour augmenter le volume de la sonnerie ou la touche Volume∨
pour le diminuer.2. Répétez l'opération jusqu'à l'obtention du volume désiré.
Réglage du volume du récepteur du combiné et du casque téléphonique
Les touches de volume permettent de régler le volume de la console et celui du récepteur du combiné et du casque téléphonique. Si vous branchez un combiné et un casque téléphonique sur la console, vous ne pouvez pas régler individuellement leur volume. Toute modification du volume est appliquée à la fois au combiné et au casque.
Pour régler le volume du récepteur du combiné et du casque durant un appel pendant que la console ne sonne pas, ou que la console est libre :
• Appuyez sur Volume
∧
plusieurs fois au besoin pour augmenter le volume ou sur Volume∨
pour le diminuer.AVERTISSEMENT : Puisqu’une exposition prolongée aux bruits forts peut entraîner une détérioration de l’ouïe, gardez le volume à un niveau modéré.
Réglage du contraste
Pour régler le contraste de l’afficheur :
1. Appuyez sur la touche Contraste
∧
jusqu'au niveau de contraste désiré.2. Appuyez sur la touche Contraste
∨
pour diminuer le contraste au niveau désiré.!
10
Réglage de la luminosité de l'afficheur
Pour assombrir ou éclaircir l'afficheur : 1. Appuyez sans relâcher sur Fonction.
2. Appuyez sur la touche Contraste
∧
jusqu'au niveau de luminosité désiré.3. Appuyez sur la touche Contraste
∨
pour diminuer la luminosité au niveau désiré.4. Quand vous avez terminé, appuyez sur F1.
Activation et désactivation de la sonnerie
Lorsque la sonnerie est désactivée, les appels en attente de réponse vous sont signalés uniquement par le clignotement de la touche Rép et par l'indication A/A sur l'afficheur.
Pour activer ou désactiver la sonnerie : 1. Appuyez sur Fonction.
2. Appuyez sur [COUPERSONN] ou [SONNERIE].
Mise en service de jour ou de nuit
Les appels entrants qui sonnent généralement sur la console le jour peuvent sonner sur un autre poste de desserte d'appel la nuit. Votre système téléphonique peut comporter un ou deux modes de service de nuit dits Nuit 1 et Nuit 2. Le mode que vous devez sélectionner est fonction de la programmation de votre système.
Tout standardiste peut mettre en fonction le service de nuit ou de jour. Lorsque le système est en service de nuit, l'indicateur d'état de service de nuit (Nuit 1 ou Nuit 2) est affiché sur toutes les consoles.
Pour mettre en fonction le service de jour ou de nuit : 1. Appuyez sur Fonction.
2. Appuyez sur [NUIT 1], [NUIT 2] ou [JOUR], selon le besoin.
À partir de la console, vous pouvez changer les points de réponse Nuit1 et Nuit2 des lignes réseau individuelles. Pour obtenir plus de renseignements, voir la page 43.
Remarque : Lorsque la touche Fonction est enfoncée, l'afficheur montre les touches d'afficheur disponibles. Ces touches d'afficheur peuvent être ignorées puisque l'afficheur retournera en mode normal une fois la touche F1 enfoncée.
Remarque : Le rétroéclairage sur la console 5540 IP est toujours activé et ne s'assombrit pas. Le système SX-200 ICP active un trajet téléphonique vers le combiné ou le casque, alors le son est toujours activé. Le rétroéclairage s'assombrit uniquement lorsqu'il n'y a pas de son.
Réglage de la console
11
Sélection de la langue de la console
La console peut afficher l’information de desserte d'appel et les fonctions des touches d'afficheur en anglais, en français ou en espagnol. (Selon la programmation de votre système, d'autres langues pourraient être disponibles.)
Pour changer la langue de la console : 1. Appuyez sur Fonction.
2. Appuyez sur [LANGUE].
3. Appuyez sur la touche correspondant à la langue désirée.
Verrouillage - Console du standardiste
Vous pouvez entrer un code d'accès pour restreindre les capacités de la console. Ceci évite les falsifications du système par le biais de la console lorsqu'elle est laissée sans surveillance—
par exemple lors des pauses. Lorsque la console est verrouillée, on ne peut l'utiliser pour passer des appels sortants sur les lignes réseau ou pour accéder à ses fonctions, sauf les alarmes d'appel 911. Vous pouvez quand même l'utiliser pour passer des appels internes et pour recevoir des appels entrants sur les lignes réseau. Vous pouvez également accéder aux alarmes de verrouillage.
Pour verrouiller la console (aucun appel ne doit être en cours) :
• Entrez le code d'accès au verrouillage de la console. (Vous pouvez obtenir ce code auprès du service responsable des communications.)
On peut voir « Console - Restriction de service » sur l'afficheur.
Pour rétablir le fonctionnement normal :
• Entrez à nouveau le code d'accès au verrouillage de la console.
12
Utilisation d'un casque sans fil avec la console
La console 5540 IP prend en charge le casque sans fil Jabra GN9350e. Pour des détails sur la façon d'utiliser ces casques, consultez la documentation du fabricant.
Connexion du casque sans fil
Le GN93503 est composé d'une station de base et d'un casque sans fil.
Vous pouvez connecter la station de base GN9350e à la console 5540 IP de l'une des deux façons suivantes :
• en mode de formation
• en mode opérationnel
Le mode de formation permet à un superviseur d'entendre la conversation grâce au combiné ou à un casque sans fil à des fins de formation. Le son peut être entendu sur les deux.
Le son est uniquement présent dans le casque sans fil ou dans le combiné en mode opérationnel.
Station de base
Casque sans fil
Utilisation d'un casque sans fil avec la console
13
Utilisation du casque sans fil en mode opérationnel
1. Débranchez le cordon du combiné de la console 5540 IP.
2. Branchez le cordon du combiné de la console dans le port pour combiné de la station de base sans fil.
3. Branchez le cordon téléphonique de la base dans le port pour combiné de la console 5540 IP.
4. Connectez le câble du casque sans fil entre le port AUX de la station de base sans fil et le port sans fil à l'arrière de la console 5540 IP.
14
Utilisation du casque sans fil en mode de formation
1. Débranchez le cordon du combiné de la console 5540 IP.
2. Branchez le cordon du combiné de la console dans le port pour casque de la console 5540 IP.
3. Branchez le cordon téléphonique de la station de base dans le port pour combiné de la console 5540 IP.
4. Connectez le câble du casque sans fil entre le port AUX de la station de base sans fil et le port sans fil à l'arrière de la console 5540 IP.
Utilisation d'un casque sans fil avec la console
15
Directives d'utilisation du casque sans fil
Les directives suivantes vous guideront lors de la réponse aux appels et de leur réception à l'aide du casque sans fil :
• Lorsque le casque est sur le support, il est LIBRE.
• Lorsque le casque est retiré du support, il est en CONVERSATION.
• Le casque doit être LIBRE afin d'entendre la sonnerie d'un appel entrant.
• Le casque doit être en CONVERSATION afin d'entendre une tonalité de retour d'appel pour un appel sortant.
Réponse aux appels à l'aide d'un casque sans fil
1. Retirez le casque de sa base et répondez à l'appel ou si vous portez le casque, appuyez sur le bouton Parler (partie argent dans le haut).
2. Pour mettre fin à l'appel, appuyez sur le bouton Parler, même si l'appel a été terminé par l'autre partie.
Faire des appels à l'aide d'un casque sans fil
1. Appuyez sur le bouton Parler (partie argent) du casque.
2. Effectuez l'appel depuis la console et écoutez la tonalité de retour d'appel.
3. Appuyez sur le bouton Parler pour mettre fin à l'appel, même si l'appel a été terminé par l'autre partie.
Pour d'autres détails sur la façon d'utiliser ces casques, consultez la documentation du fabricant.
T : Tableau 1: Mode Casque sans fil
LIBRE CONVERSATION
Casque VOYANT DEL BLEU est DÉSACTIVÉ
VOYANT DEL BLEU CLIGNOTE
Station de base
VOYANT DEL BLEU est FIXE
VOYANT DEL BLEU CLIGNOTE
Remarque : Si vous n'appuyez pas sur le bouton Parler pour mettre fin à l'appel, le casque sans fil demeure en CONVERSATION et vous ne pourrez pas entendre les appels entrants.
16
Alimentation de la console
La console 5540 IP est alimentée par la connexion Alimentation par Ethernet (APE). L'APE peut également alimenter jusqu'à deux modules de touches programmables (MTP) à 48 boutons.
Utilisation d'un module PKM48 IP avec la console
Jusqu'à deux modules PKM48 IP peuvent être raccordés à la console. Les touches des modules sont programmées par l'administrateur du système comme des touches de boîte vocale ou de voyants d'occupation (BLF). Chaque touche est dotée d'un voyant signalant l'état de la ligne ou du poste associé.
Lorsque la ligne ou le poste est : l’indicateur
En attente Désactivé
Occupé Activé
Sonne Clignote lentement
En attente Clignote rapidement
Chapitre 2
Traitement des appels
18
Réponse aux appels
19
Réponse aux appels
L'arrivée d'un appel est signalée par la sonnerie et le clignotement de la touche Rép. Le numéro accompagnant l'indication A/A sur l'afficheur indique le nombre d'appels en attente de réponse.
L’information affichée aux positions [F1> à [F0> représente les actions qui s'offrent à vous à l'aide des touches d'afficheur correspondantes.
Par exemple, vous pouvez répondre à un appel en provenance de l'extérieur (ligne réseau) en appuyant sur [NOANN 1] (Numéro d'annuaire 1) ou à un appel interne en provenance d'un poste en appuyant sur [APPEL 0].
Les options suivantes peuvent être offertes sous les touches d'afficheur à l'arrivée d'un appel :
• [Retour appel]
• [Interne]
• [Appel 0]
• [PRIORITÉ 0]
• [Sonn nuit]
• [No ann 1], [No ann 2], ... [No ann 9]
• ou toute information préprogrammée qui est propre à votre système (votre compagnie préférant peut-être utiliser [Ligne 1] au lieu de [No ann 1].
La touche d'afficheur [INTERNE] signale les appels destinés à un standardiste particulier à l'aide du numéro d'annuaire interne de la console (et non à l'aide du « 0 »). Les autres
messages-guides sont expliqués dans les sections suivantes de ce guide.
Pour répondre aux appels :
Effectuez l'une des actions suivantes :
• Appuyez sur Rép pour répondre au premier appel de la file d'attente.
• Appuyez sur une touche d'afficheur (F1 à F0) pour répondre à un type d'appel particulier.
La première ligne de l'afficheur indique >>> SRCE suivi du numéro de poste et du nom du demandeur s'il s'agit d'un appel interne ou du numéro de la ligne réseau s'il s'agit d'un appel extérieur. La ligne DEST (deuxième ligne) reste vide tant que vous ne composez pas de numéro d'appel.
20
Indication de nouvel appel
Lorsque vous desservez un appel, le premier appel en attente vous est signalé par un bref coup de sonnerie. Les appels subséquents ne sonnent pas à la console, et ce, même si la sonnerie de nouvel appel est activée. Le seul moyen de savoir si d'autres appels sont en attente est l’indicateur A/A sur la console.
La console peut être programmée dans le système de sorte qu'elle émette un bref coup de sonnerie à intervalles réguliers lorsque des appels sont en attente.
Lorsque plusieurs appels sont en attente
si un appel est en cours à la console lors de la présentation d’un nouvel appel, vous ne pourrez pas prendre le nouvel appel tant que l’appel en cours n’aura pas été transféré, libéré ou mis en garde.
Transfert des appels
Lorsqu'un demandeur désire parler à un tiers, demandez-lui de patienter et transférez l'appel au numéro demandé.
Pour transférer un appel :
1. Composez le numéro de renvoi.
Le demandeur est automatiquement mis en garde pendant que vous procédez au transfert.
2. Dès que vous entendez la ligne sonner, appuyez sur Libérer pour mettre les deux correspondants en communication et libérer la console.
Numéros mal composés
Si vous désirez annuler le numéro composé ou si vous avez composé un mauvais numéro :
• Appuyez sur pour effacer le mauvais numéro, puis composez le bon numéro.
- ou -
• Appuyez sur Annuler pour retourner au demandeur, puis refaites le numéro.
Appel de poste occupé ou en mode Ne pas déranger
Si le poste appelé est occupé ou en mode Ne pas déranger, les mentions « OCCUPE » ou
« NPD » apparaissent sur la ligne DEST.
Dans les deux cas, les choix d'action s'offrant à vous pour traiter l'appel sont identiques, excepté l'option de rappel automatique qui est uniquement applicable lorsque le numéro demandé est occupé.
Transfert des appels
21 Pour traiter un appel à un poste occupé ou en mode Ne pas déranger :
• Appuyez sur [SOURCE] pour retourner au demandeur désirant être transféré.
• Appuyez sur Annuler pour annuler la tentative de transfert et composer un autre numéro.
• Appuyez sur Libérer pour mettre le demandeur en attente sur la ligne du demandé ou pour libérer la ligne de la console. (La mise en attente est expliquée à la page 74.) Si le transfert n'est pas permis, vous entendez un bip et « IMPOSSIBLE » est indiqué sur l'afficheur.
• Appuyez sur [ENTRÉETIERS] pour entrer en tiers dans la communication en cours. Pour obtenir plus de renseignements sur l'entrée en tiers, voir la page 29.
• Appuyez sur [ENVOYERMSGE] pour activer une indication de message en attente au poste demandé. Pour obtenir plus de renseignements, voir la page 29.
• Appuyez sur [RAPPEL] pour vous faire rappeler dès que la ligne demandée sera libérée.
Si vous trouvez un poste occupé ou toutes les lignes extérieures occupées lorsque vous effectuez un appel extérieur, vous pouvez activer un rappel automatique. Le système surveille alors la ligne et rappelle la console dès que la ligne se libère. Lorsque vous répondez au rappel sur la console, « RAPPEL AUTO » apparaît sur la ligne supérieure de l'afficheur. Le rappel automatique d'un numéro extérieur a lieu lorsque toutes les lignes extérieures du système sont occupées, et non lorsque le numéro demandé est occupé.
Appel d'un poste comportant un message informatif
Les utilisateurs de téléphone à afficheur peuvent activer un court « message informatif » sur leur appareil de sorte qu'il apparaisse sur d'autres appareils ou consoles à afficheur qui les appellent. Lorsque vous appelez un poste sur lequel un message informatif a été activé, ce message apparaît sur la ligne DEST de la console comme suit :
>>>DEST 3070 S.DUPUIS EN RÉUNION SONNE<<<
Dans l'exemple précédent, l'utilisateur a activé le message « En réunion » sur son téléphone.
La liste des messages informatifs est offerte à la page 73. Voir aussi Activation et désactivation des messages informatifs à la page 52.
22
Annuaire
L'annuaire est une fonction en option qui peut être activée sur votre console. Le répertoire donne accès au répertoire de messagerie vocale qui vous permet d'accéder à un poste en entrant le prénom ou le nom de famille de l'usager plutôt que le numéro de poste ou de messagerie vocale. On peut configurer le système de messagerie vocale de sorte qu'il recherche soit le prénom, soit le nom de famille (mais pas les deux en même temps).
Pour utiliser la fonction Annuaire
1. Appuyez sur la touche non étiquetée à droite de la touche GROUPE DE LIGNES RÉSEAU.
Ceci effectue un appel vers le système de messagerie vocale.
2. Lorsque vous y êtes invité, entrez le prénom ou le nom de la personne que vous souhaitez joindre à l'aide du clavier (appuyez sur 2 pour A, B ou C; appuyez sur 3 pour D, E ou F;
etc.). Il peut contenir jusqu’à 26 lettres.
3. Si une correspondance unique est trouvée, la console transfert l'appel à l'usager désiré.
Si plus d'un nom d'usager commence avec les lettres entrées, le nombre de correspondances est affiché, et le système lit le nom ou le numéro de chaque correspondance, suivi du numéro de clavier à entrer pour être transféré vers cette personne.
Établissement d'appels
Pour passer un appel :
1. Composez le numéro à appeler à l’aide du clavier téléphonique.
Le numéro composé apparaît sur la deuxième ligne de l'afficheur.
2. Après l'appel, appuyez sur Libérer pour libérer la console.
Mise en garde d'un appel
Vous pouvez mettre trois appels en garde à l'aide des touches de mise en garde fixes de la console. Si vous devez mettre plusieurs appels supplémentaires en garde, utilisez la touche Garde 4+ de concert avec les touches d'afficheur.
Pour mettre un appel en garde :
1. Avisez le demandeur que vous devez mettre son appel en garde.
2. Appuyez sur Garde 1, Garde 2 ou Garde 3.
Le voyant d'état de la touche sélectionnée s'allume pour signaler la présence d'un appel en garde.
Mise en garde d'un appel
23 Pour reprendre un appel mis en garde :
• Appuyez sur la touche Garde qui avait servi à mettre l'appel en garde.
Pour accéder aux cinq positions de mise en garde disponibles à l'aide des touches d'afficheur : 1. Appuyez sur Garde 4+.
L'afficheur indique l’information suivante :
L'afficheur indique que les positions de mise en garde 5, 6 et 8 sont libres, que la position de mise en garde 7 est déjà utilisée et que l'appel en garde à la position de garde 4*
« rappelle » la console.
2. Appuyez sur une touche d'afficheur [GARDE] libre.
Le voyant situé au-dessus de la touche Garde 4+ s'allume dès qu'une position de mise en garde quelconque est utilisée.
L'afficheur indique l’information préalablement disponible avant la sélection de la touche Garde 4+.
Pour reprendre un appel en garde sous une position de mise en garde : 1. Appuyez sur Garde 4+.
2. Appuyez sur la touche d'afficheur Garde qui avait servi à mettre l'appel en garde.
Retour d'appel en garde
Les appels qui sont toujours en garde au terme du délai de garde rappellent la console. Le voyant situé au-dessus de la touche de mise en garde clignote et la console émet un bip sonore pour indiquer le retour de l'appel en garde à la position de Garde 1, deux bips pour un appel à la position de Garde 2, trois bips pour un appel à la position de Garde 3 et quatre bips pour les appels mis en garde sous l'une ou l'autre des positions de garde accessibles à l'aide de la touche Garde 4+.
Pour répondre au retour d'appel, procédez comme s'il s'agissait d'un appel en garde.
Prise d'appel mis en garde
Les appels mis en garde à la console peuvent être repris depuis un poste en composant le code de prise d'appel en garde suivi du numéro de la position de mise en garde de la console.
Le code et le numéro de position nécessaires sont généralement annoncés par voie du système de recherche de personne. Pour obtenir plus de renseignements, voir la page 26.
24
Mises en garde superposées
Si la console reçoit un appel d'un poste qui a un appel en garde ou qui participe à une conférence, son afficheur signalera la présence d'un appel en garde ou en conférence. Un appel en garde serait indiqué comme suit :
Il vous suffit alors d'appuyer sur la touche d'afficheur [CONF] pour vous joindre à la conférence établie entre les postes 3103 et 3045.
Établissement d'une conférence et consultation séparée des correspondants
Lorsque vous mettez deux correspondants en communication, il vous est possible d'établir une conférence (parler aux deux correspondants simultanément). Ceci fait, vous pouvez consulter chacun d'eux en privé en les séparant.
Pour établir une conférence :
1. Commencez par inclure un correspondant particulier à la conférence.
2. Appelez un deuxième correspondant.
3. Appuyez sur la touche [CONF].
Pour séparer les correspondants :
• Appuyez sur [SOURCE] pour parler en privé avec le premier correspondant ou sur [DEST] pour parler en privé avec le deuxième correspondant.
Pour libérer la console de la conférence :
Effectuez l'une des actions suivantes :
• Appuyez sur Libérer pour libérer la console après avoir mis vos deux correspondants en communication.
• Appuyez sur Annuler pour libérer la console sans mettre vos deux correspondants en communication.
Retour d'appels
Lorsqu'un appel est transféré à un poste occupé ou qui reste sans réponse, soit il rappelle la console dans les délais fixés, soit il est aiguillé à la boîte vocale du poste (si ce dernier dispose d'une boîte vocale).
Interception d'appels à la console
25 Pour répondre à un appel de poste resté « sans réponse » :
1. Appuyez sur Rép ou sur [RETOURAPPEL].
2. Avisez le demandeur que le numéro demandé ne répond pas.
3. Effectuez l'une des actions suivantes :
• Appuyez sur [RAPPELER] pour rappeler le demandé.
• Composez un nouveau numéro et appuyez sur Libérer.
• Appuyez sur Annuler pour libérer l'appel.
Pour répondre à un appel de poste « occupé » : 1. Appuyez sur Rép ou sur [RETOURAPPEL].
2. Avisez le demandeur que le numéro demandé est occupé.
3. Effectuez l'une des actions suivantes :
• Appuyez sur Annuler pour libérer l'appel.
• Appuyez sur Libérer pour tenter de transférer l'appel au même numéro.
• Appuyez sur [DEST] pour rappeler le numéro occupé.
4. Si vous appuyez sur [DEST], effectuez l'une des opérations suivantes :
• Appuyez sur [ENTRÉETIERS] pour entrer en tiers dans la communication en cours.
• Appuyez sur [ENVOYERMSGE] pour activer une indication de message en attente au poste occupé.
• Appuyez sur [SOURCE] pour retourner au correspondant demandeur.
• Appuyez sur [RAPPELAUTO] pour que la console soit rappelée lorsque la ligne sera libérée.
• Appuyez sur Libérer pour remettre le demandeur en attente sur le poste demandé.
(La mise en attente est expliquée à la page 74.)
• Appuyez sur Annuler pour annuler le numéro demandé et composer un autre numéro de poste.
Interception d'appels à la console
Si la programmation de votre système vous le permet, les appels à un mauvais numéro en provenance de postes ou les appels à destination de postes en mode Ne pas déranger peuvent être interceptés et sonner à la console.
Lorsque vous répondez à l'appel, l'afficheur indique la raison de l'interception.
• NPD INT lorsqu'il s'agit d'appels de postes en mode Ne pas déranger.
• NON AUT INT lorsqu'il s'agit d'appels de numéro non autorisé.
• NON ATT INT lorsqu'il s'agit d'appels de numéro non attribué.
26
Transfert d'un appel vers la messagerie vocale
La fonction de transfert une touche à la messagerie vocale fournit une touche de messagerie vocale qui transfère un appel dans la messagerie vocale d’un usager. La touche de messagerie vocale apparaît comme une touche d'afficheur sur la console.
La touche de messagerie vocale fonctionne sous trois modes différents :
• mode transfert-rappel—permet au standardiste de transférer l'appel à la boîte vocale pour un poste après la réception d'un rappel
• mode direct (aucun rappel)—permet au standardiste de transférer l'appel directement vers la boîte vocale pour un poste
• mode garde-consultation—permet au standardiste de transférer l'appel vers la boîte vocale pour un poste alors que l'appel est en garde-consultation
Pour transférer un demandeur vers la boîte vocale du correspondant demandé après la réception d'un rappel pour le transfert non répondu
• Appuyez sur [MESSAGERIEVOCALE].
Pour transférer un demandeur directement vers la boîte vocale du correspondant demandé 1. Appuyez sur [MESSAGERIEVOCALE].
2. Composez le numéro de poste demandé requis.
Pour transférer un demandeur vers la boîte vocale du correspondant demandé pendant une garde-consultation
• Appuyez sur [MESSAGERIEVOCALE].
Recherche de personne à partir de la console
Trois types de recherche de personne sont disponibles sur la console : la recherche par diffusion générale, la recherche de poste et la mise en garde variable avec recherche à l'aide d'un haut-parleur de poste.
Recherche de personne par diffusion générale
Si vous disposez d'un système externe de diffusion générale, vous pouvez mettre un appel en garde et diriger une annonce à un correspondant particulier en l'invitant à répondre à l'appel en attente sous une position de garde de la console. Vous pouvez également vous servir de ce système pour faire une annonce générale.
Votre équipement de recherche de personne peut être configuré pour donner accès à plusieurs locaux ou « zones ». Dans ce cas, vous devez utiliser la touche Rech pour adresser votre annonce à toutes les zones simultanément et des codes d'accès pour adresser votre annonce à des zones particulières. Ces codes sont disponibles auprès du service responsable des communications de votre entreprise.
Recherche de personne à partir de la console
27 Pour inviter un correspondant à répondre à un appel en attente sous une position de garde de la console :
1. Mettez le demandeur en garde. (Voir la page 22.) 2. Appuyez sur la touche Rech et maintenez-la enfoncée.
Le voyant situé au-dessus de la touche Rech s'allume.
3. Effectuez l'une des actions suivantes :
• Si vous ne disposez que d'une seule zone de recherche, annoncez le code de prise d'appel en garde suivi du numéro de la position de garde indiqué sur la ligne supérieure de l'afficheur.
• Si vous disposez de plusieurs zones de recherche, composez le code de recherche à deux chiffres (00 pour toutes les zones), puis annoncez le code de prise d'appel en garde suivi du numéro de la position de garde.
• Si une zone quelconque est occupée, « OCCUPE » apparaît sur la deuxième ligne de l'afficheur. Appuyez sur [ENTRÉETIERS] pour suspendre l'opération.
4. Relâchez la touche Rech.
Recherche de poste
La recherche de poste vous permet de rechercher des personnes par l’intermédiaire du haut-parleur de leur poste. Cette fonction n'est disponible que pour les recherches de personne sur des téléphones programmés comme téléphones de système d'intercommunication.
Vous pouvez utiliser cette fonction pour rechercher un poste spécifique (recherche directe), plusieurs postes définis dans un groupe (recherche de groupe) ou tous les postes.
Pour rechercher un poste : 1. Appuyez sur Rech ht-parl.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
• Pour rechercher un poste spécifique, composez le numéro de ce poste.
• Pour rechercher un groupe de postes, appuyez sur [RECHGROUPE] et appuyez sur le numéro de groupe à deux chiffres.
• Pour rechercher tous les postes, appuyez sur [RECHGLOBALE].
3. Effectuez la recherche.
Mise en garde variable avec recherche à l'aide d'un haut-parleur de poste
Cette fonction permet au système d'attribuer un numéro d'orbite afin de mettre un appel en garde et d'effectuer une recherche de poste. Les options de mise en garde variable et de recherche de personne comprennent :
• Mise en garde variable et recherche de personne sur les postes : Après la mise en garde d’un appel, le système effectue une recherche à tous les postes.
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• Mise en garde variable et recherche d'un groupe : Après la mise en garde d’un appel, le système effectue une recherche des membres du groupe de l’usager.
• Mise en garde variable et recherche de personne : Une fois l'appel en garde variable, le destinataire de l'appel doit entrer le numéro de poste ou le numéro du groupe de recherche.
• Mise en garde variable avec recherche de personne par diffusion générale : Une fois l'appel mis en garde variable, le destinataire de l'appel doit entrer le numéro de la zone de recherche de personne (entre 0 et 9).
Pour mettre un appel en garde variable et effectuer une recherche de personne : 1. Appuyez sur [GARDE & RECH].
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
• Entrez le numéro de poste à rechercher.
• Sélectionnez l’une des options de recherche suivantes : Toutes zones h-p, Rech groupe, Rech globale, No zone h-p, Groupe & PA ou Tous et h-p.
3. Pour effectuer une recherche dans une zone, entrez le numéro à deux chiffres de la zone de recherche.
Recherche de personne ou émission d'une sonnerie pour un appel interphone
Lorsqu'une personne reçoit un appel interphone, elle peut en être avisée par une recherche de personne ou par une sonnerie sur son poste.
Pour effectuer une recherche de personne ou émettre une sonnerie sur le poste d'un usager qui reçoit un appel interphone :
1. Faites un appel.
2. Appuyez sur Rech ht-parl.
Activation et désactivation de la fonction Ne pas déranger sur un poste
La fonction Ne Pas Déranger (NPD) empêche les appels d'arrivée de sonner à un poste téléphonique. Vous pouvez activer ou désactiver la fonction NPD sur un poste avec lequel vous êtes en communication.
Pour activer ou désactiver la fonction NPD sur un poste :
1. Lorsque vous êtes en communication avec le poste, appuyez sur [NEPASDÉR].
La mention « NPD » apparaît sur l'afficheur à côté de l’information sur le poste pour signaler l'activation de la fonction Ne pas déranger.
2. Appuyez sur Libérer.
Activation et désactivation d'une indication de message en attente sur un poste
29 Vous pouvez également activer et désactiver la fonction NPD sans appeler le poste. Pour obtenir plus de renseignements, voir la page 50.
Activation et désactivation d'une indication de message en attente sur un poste
Si un poste est occupé ou reste sans réponse, vous pouvez avertir son usager qu'un message a été déposé à la console à son intention. Vous pouvez également désactiver l'indication de message en attente que vous avez activée sur un poste.
Pour activer ou désactiver une indication de message en attente sur un poste occupé ou qui reste sans réponse :
1. Appuyez sur [ENVOYERMSGE] pour activer une indication de message en attente ou sur [ANNULERMSGE] pour la désactiver.
La mention « M/A » apparaît sur l'afficheur à côté de l’information sur le poste pour signaler un message en attente.
2. Appuyez sur Libérer.
Si le poste concerné est un téléphone à afficheur, une indication apparaîtra sur son afficheur pour avertir l'usager de la présence d'un message en attente à la console. Pour tout autre type de téléphone, la présence d'un message en attente sera soit signalée par un témoin lumineux clignotant, soit par une sonnerie distinctive répétée toutes les 20 minutes.
Entrée en tiers sur un poste occupé ou en mode Ne pas déranger
Cette fonction vous permet d'entrer en tiers dans une communication en cours à un poste ou à un poste se trouvant en mode Ne pas déranger (NPD).
Pour entrer en tiers sur un poste :
1. Appuyez sur [ENTRÉETIERS] et maintenez la touche enfoncée.
Si vous faites une intervention sur un poste occupé, votre entrée en tiers sera précédée d'un long bip sonore destiné aux deux correspondants en conversation. Vous resterez en communication tant que vous ne relâcherez pas la touche d'afficheur [ENTRÉETIERS].
Si vous faites une intervention sur un poste en mode Ne pas déranger, vous l'entendrez sonner.
2. Appuyez sur Annuler ou sur Libérer pour libérer la console et mettre fin à la communication avec le poste occupé.
Si le poste occupé raccroche au moment où vous appuyez sur [ENTRÉETIERS], vous entendez une tonalité rapide d'occupation et l'afficheur de la console indiquera « A RACCR » au lieu de
« OCCUPE ».
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Recomposition du dernier numéro
Vous pouvez recomposer d'une simple pression de touche le dernier numéro (interne ou externe) que vous avez composé manuellement à la console.
Pour recomposer le dernier numéro :
• Appuyez sur [RECOMP].
Établissement de plusieurs appels en série
Cette fonction permet aux correspondants extérieurs de parler successivement à plusieurs usagers de poste sans avoir à recomposer chaque fois le numéro d'appel de l'entreprise.
Pour établir plusieurs appels en série sur demande d'un correspondant extérieur : 1. Demandez à l’appelant de rester en ligne après chaque appel
2. Appuyez sur [APPELSSÉRIE].
3. Composez un numéro de poste.
4. Appuyez sur Libérer.
Lorsque le poste appelé raccroche, l'appelant est réaiguillé automatiquement à la console sous forme de retour d'appel.
5. Lorsque l'appel vous est retourné, appuyez sur [RETOURAPPEL].
6. Composez le numéro de poste suivant et appuyez sur Libérer.
7. Une fois les appels terminés, appuyez sur [APPELSSÉRIE], puis sur Libérer.
Signalisation par tonalités
Peut-être avez-vous remarqué que, lorsque vous composez un numéro à la console, vous n'entendez pas les tonalités ou les impulsions que l'on entend normalement au téléphone.
En effet, votre console « communique » avec les autres composants de votre système téléphonique au moyen de signaux d'un type différent.
Cependant, il peut arriver que l'installation téléphonique intérieure ou extérieure exige des tonalités pour établir une communication. Généralement, certains services spéciaux, tels les systèmes de messagerie vocale (voir la description à la page 34), exigent de l’information sous forme de tonalités pour être joints.
Pour activer la signalisation par tonalités pour le service avec lequel vous êtes en communication :
1. Appuyez sur [TONALITÉS].
2. Composez le code nécessaire.
3. À l'issue de l'appel, appuyez sur [AUCTONALITÉ] pour annuler l'émission de tonalités.
Appel par signal CC sur les lignes réseau
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Appel par signal CC sur les lignes réseau
Un appel par signal CC (crochet commutateur) sur une ligne réseau est un signal émis à un autre système téléphonique en vue d'exécuter une autre fonction telle que mettre un appel en garde. Vous pouvez vous servir de cette fonction lorsque vous recevez un appel en provenance d'un autre système téléphonique privé (PABX) relevant du réseau téléphonique de votre compagnie et que vous désirez le transférer au PABX d'origine ou à un troisième PABX.
Vous ne pouvez émettre de signal CC que si vous êtes en communication avec deux correspondants extérieurs.
Pour effectuer un appel par signal CC sur une ligne extérieure en vue de composer un autre numéro :
1. Appuyez sur [COMMUTATEUR].
2. Composez le numéro nécessaire.
3. Appuyez sur Libérer.
Réponse à un appel avec la fonction Service de nuit activée
Lorsque la console se trouve en service de nuit, les appels entrants sonnent certains dispositifs de sonnerie de nuit ou points de réponse de nuit. Ces appels peuvent toutefois être traités depuis la console bien qu'elle ne sonne pas.
Le point de réponse de nuit se programme au niveau du système. Au besoin, vous pouvez le changer depuis la console pour certaines lignes réseau. Pour obtenir plus de renseignements, voir la page 43.
Pour répondre à un appel lorsque la console se trouve en service de nuit :
• Appuyez sur [SONNNUIT].
Prise d’appel sélective
Cette fonction vous permet de répondre à un appel qui sonne à un poste particulier. Elle permet également de reprendre un appel que vous avez transféré au mauvais poste.
Pour prendre un appel qui sonne à un poste particulier :
1. Composez le code Prise d'appel dirigée. (Votre service des communications peut fournir le code.)
2. Composez le numéro du poste qui sonne.
3. Parlez au demandeur.
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Mise en garde variable d'appels
Deux types de mise en garde variable d'appels sont disponibles depuis la console : Mise en garde variable - système et Mise en garde variable - orbite spécifique. Vous pouvez également reprendre un appel que vous avez transféré au mauvais poste.
Mise en garde variable - système
La mise en garde variable est identique à la mise en garde habituelle, à l'exception que l'appel est mis en garde par le système, et non par les touches Garde de la console. Lorsque vous mettez un appel en garde variable, le système l'assigne à une orbite de mise en garde variable et il indique le code d'accès de reprise et le numéro d'orbite de l'appel en garde variable. Vous pouvez alors annoncer l'appel au moyen de votre système de recherche de personne et indiquer les chiffres que le destinataire de l'appel doit composer pour reprendre l'appel.
Pour mettre un appel en garde variable :
• Appuyez sur [MISEENGARDEVARIABLE – SYSTÈME].
Pour retourner au demandeur si toutes les orbites de mise en garde variable sont déjà utilisées :
• Appuyez sur Annul.
Pour reprendre un appel mis en garde variable :
• Composez le code d'accès à la fonction de reprise des appels mis en garde variable, puis composez le numéro d'orbite de mise en garde.
Pour remettre un appel en garde variable :
• Appuyez sur [REMISEENGARDEVARIABLE]. La touche d'afficheur [REMISEENGARDE VARIABLE] n'est disponible qu'à partir du moment où vous répondez à l'appel.
Mise en garde variable - orbite spécifique
Cette fonction permet au destinataire de l'appel de mettre celui-ci en garde variable sur une orbite spécifique en composant un numéro d'orbite à deux chiffres (de 01 à 25).
Pour mettre un appel en garde sur une orbite spécifique : 1. Appuyez sur [MISEENGARDEVARIABLE – SYSTÈME].
2. Composez le numéro d'orbite à deux chiffres (01 à 25).
Si l'orbite sélectionnée contient déjà un appel en garde variable, appuyez sur la touche d'afficheur Numéro d'orbite, puis entrez un autre numéro d'orbite.
Journal des appels
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Reprise du dernier appel
Cette fonction vous permet de reprendre un appel que vous avez transféré au mauvais poste.
Pour ce faire, l'appel doit cependant toujours sonner sur le mauvais poste.
Pour reprendre le dernier appel transféré depuis la console :
• Appuyez sur Annul.
Journal des appels
Cette fonction permet aux usagers dotés de téléphone avec afficheur de voir qui les a appelés et à quel moment. À titre de standardiste, vous pouvez effectuer le suivi de l'utilisation des journaux d'appels et en supprimer du système, notamment lorsque vous devez ajouter de nouveaux journaux et que le système est saturé. (Le système peut stocker un maximum de 2 000 journaux.) Vous pouvez également désactiver le journal des appels du poste d'un usager qui n'est pas au bureau afin d'économiser l'espace requis pour les journaux.
Pour voir le nombre de journaux d'appels utilisés dans le système : 1. Appuyez sur Fonction.
2. Appuyez sur la touche d'afficheur [FONCTSTAND].
3. Appuyez sur la touche d'afficheur [JOURNAUXD'APPELS].
Pour voir les journaux d'appels d'un usager et en supprimer, s'il y a lieu : 1. Appuyez sur Fonction.
2. Appuyez sur la touche d'afficheur [FONCTSTAND].
3. Appuyez sur la touche d'afficheur [POSTES].
4. Composez le numéro du poste.
5. Appuyez sur la touche d'afficheur [JOURNALD'APPELS].
6. (Étape facultative) Appuyez sur la touche d'afficheur [SUPPRIMERTOUS] pour supprimer tous les journaux, sur [SUPPRIMERNOUVEAU] pour supprimer les journaux qui n'ont pas été consultés ou sur [SUPPRIMERANCIEN] pour supprimer les journaux déjà consultés.
Pour désactiver les journaux d'appels pour un poste : 1. Appuyez sur Fonction.
2. Appuyez sur la touche d'afficheur [FONCTSTAND].
3. Appuyez sur la touche d'afficheur [POSTES].
4. Composez le numéro du poste.
5. Appuyez sur la touche d'afficheur [JOURNALD'APPELS].
6. Appuyez sur la touche d'afficheur [DÉSACTIVERJOURNAUX].
Seul l'usager du poste peut activer la fonction de journal d'appels à partir de son téléphone.
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Exploitation multiconsole
Lorsque plusieurs consoles sont utilisées simultanément, elles peuvent fonctionner de deux différentes façons :
1. Exploitation indépendante
Exploitées de cette façon, les consoles fonctionnent indépendamment. Chaque console dispose de plusieurs positions de garde uniques et les appels entrants sonnent à une console particulière. Un retour d'appel est envoyé uniquement à la console qui avait traité l'appel au départ.
2. Exploitation transparente
Exploitées de cette façon, les consoles fonctionnent toutes de façon semblable. Les retours d'appels sont envoyés à toutes les consoles, et non uniquement à celle qui avait traité l’appel au départ.
Les consoles ont également l'avantage de permettre aux standardistes de consulter et d'annuler les messages adressés à un poste par d'autres usagers de poste ou par un standardiste. Pour obtenir plus de renseignements sur la consultation et l'annulation de messages, voir la page 51.
Appels et transferts entre consoles
Un standardiste peut appeler un autre standardiste et lui transférer des appels en utilisant le numéro d'appel de sa console, et non le zéro (0). Que vous transfériez des appels à un poste ou à un autre standardiste, la procédure est la même — voir la page 20 pour obtenir les instructions pertinentes.
Service centralisé de standardiste (SCS)
Le SCS permet à un standardiste d'un PABX de répondre aux appels arrivant sur un autre PABX interconnecté. Sauf pour les rappels, le SCS n'a aucun effet sur la manière utilisée pour gérer les appels de la console. Lors d'un rappel à la console provenant d'un autre PABX dans un système SCS, ce rappel s'affiche comme un appel « Composition 0 ». Gardez cette particularité présente à l'esprit lorsque vous répondrez au rappel, car cela pourrait influer sur votre façon d'accueillir le demandeur.
Messagerie vocale
Le rattachement d'un système de messagerie vocale à votre système téléphonique n'a aucune influence sur le fonctionnement de la console. Si un appel est desservi par un tel système, il est possible qu'il vous soit demandé d'entrer un code d'accès ou un numéro d'identification.
Activez tout d'abord la signalisation par tonalités sur la console à l'aide de la touche d'afficheur [TONALITÉS]. Pour obtenir plus de renseignements, consultez la section « Signalisation par tonalités » à la page 30.
Remarque : Les appels entre les différentes consoles ne peuvent être mis en garde.
Ouverture de porte
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Ouverture de porte
La fonction d'ouverture de porte permet à un usager d'un poste d'actionner un mécanisme d'ouverture de porte de tierce partie. Lorsqu'une personne sonne à la porte, une sonnerie se fait entendre sur le poste ou les postes désignés. L'usager doit répondre et il peut appuyer sur une touche d'afficheur ou composer un indicatif de fonction pour ouvrir la porte.
Pour actionner le mécanisme d'ouverture de porte
• Composez l'indicatif de fonction d'ouverture de porte.
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Chapitre 3
Utilisation des fonctions du système
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Affichage de l’information d'alarme du système
39
Affichage de l’information d'alarme du système
L'apparition d'une indication d'alarme sur l'afficheur de la console signale une défaillance du système téléphonique. Vous pouvez alors obtenir des détails sur la nature de la défaillance et la localiser à partir de la console.
Pour lire un message d'alarme : 1. Appuyez sur Fonction.
2. Appuyez sur [ALARME].
L'afficheur indiquera par exemple :
3. Notez le message d'alarme.
• Appuyez sur [SUITE...] pour afficher de l’information supplémentaire ou pour lire d'autres messages d'alarme, le cas échéant.
• L'indicateur d'alarme clignote tant que vous n'avez lu tous les messages d'alarme.
• Communiquez avec le service responsable des communications de votre entreprise.
4. Appuyez sur [SORTIE].
Le système peut être programmé pour déclencher une alarme lorsqu'un poste est décroché sans appel pendant trop longtemps. S'il y est programmé, la console va sonner sans aucun appel en attente. Pour désactiver l'alarme et arrêter la sonnerie, appuyez sur Fonction, sur [AFFFAUXAPPEL], puis sur [EFFACER].
