PLAN DETAILLE D UN MANUEL STANDARD D UN PROJET OU PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT VERSION FINALE

(1)

PRIMATURE

--- CONTRÔLE GENERAL DES SERVICES PUBLICS

(CGSP)

---

GUIDE D’ÉLABORATION DES MANUELS DE PROCÉDURES DES SERVICES PUBLICS

---

D

PLAN DETAILLE D’UN MANUEL STANDARD D’UN PROJET OU PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT

---

VERSION FINALE

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INTRODUCTION

Présenter le contrôle interne et son importance dans le cadre de la reforme de la gestion des finances publiques, de la nécessité d’améliorer les performances de l’administration et introduire le processus liant la mise en place du contrôle interne à l’élaboration des manuels de procédures

Présenter les objectifs, la portée et le champ d’application du Manuel de procédure.

Présenter le processus d’élaboration du document tel que présenté dans le premier chapitre du guide.

Insister sur la nécessité de la formation et de la maîtrise que chacun doit avoir du document, au moins des parties qui le concernent.

Indiquer que les évaluations du personnel et de la structure doivent se faire à la lumière de l’application des procédures et de l’atteinte des résultats (culture du résultat et de l’excellence à implanter dans les services publics en application de la gestion axée sur le résultat).

Présenter le manuel, les différents chapitres, les procédures et documents clés.

Présenter l’originalité que constituent les procédures de contrôle interne comme un gage de bonne gouvernance et de recherche d’efficacité.

Présenter les aspects relatifs au système d’information et au système informatique pour mettre l’accent sur le rôle croissant de l’informatique vers une administration électronique.

Indiquer que le document n’est pas figé et doit évoluer en fonction de l’évolution de l’environnement, de l’organisation et du fonctionnement du projet ou du programme de développement, indiquer ces dates de validation par le CGSP et d’application par le principal responsable de la structure.

Présenter les règles applicables quand il s’agira de modifier le document avec les responsabilités confiées aux uns et aux autres ainsi que les formes de mise en œuvre des modifications apportées. S’inspirer du premier chapitre du guide d’élaboration des manuels de procédures des services publics.

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SOMMAIRE DETAILLE

INTRODUCTION ... 2

I. PRESENTATION DE L’ENTITE ... 6

1.1TEXTESAPPLICABLES ... 6

1.2PRESENTATION ... 8

II. ORGANISATION - FICHE DE DESCRIPTION DES POSTES ... 9

2.1TEXTESAPPLICABLES ... 9

2.2ORGANIGRAMME ... 10

III. PROCEDURES ADMINISTRATIVES ... 14

3.1.COURRIERETSYSTEMED’INFORMATION ... 15

3.1.1COURRIER DEPART ... 16

3.1.2.COURRIER ARRIVE ... 21

3.1.3COURRIER CONFIDENTIEL ... 24

3.1.4GESTION DU COURRIER ELECTRONIQUE ... 25

3.1.5GESTION DES FAX ... 26

3.1.6GESTION DES APPELS TELEPHONIQUES ... 27

3.1.7PROCEDURES D’ARCHIVAGE ... 29

3.2PROCEDURESDEGESTIONDUPERSONNEL ... 31

3.2.1RECRUTEMENT ... 32

3.2.2REMUNERATION ... 35

3.2.3MISSION ETDÉPLACEMENT ... 38

3.2.4EVALUATION ... 45

3.2.5CONGES ... 49

3.2.6AVANCEMENT -PROMOTION ... 50

3.2.7SANCTIONS ... 51

3.2.8DEPARTS... 54

3.3LESACQUISITIONSDEBIENSOUDESERVICES ... 56

3.3.1 LA PLANIFICATION DES ACHATS ... 57

3.3.2 ACHAT ... 60

3.3.3 LIVRAISON DES BIENS OU EXECUTION DES SERVICES ... 63

3.4.GESTIONDUPATRIMOINE ... 64

3.4.1 RECEPTION DES BIENS ... 65

3.4.2CONSOMMATION ... 75

3.4.3 DESTRUCTION, VOL DE BIENS ... 78

3.4.4 INVENTAIRES ... 79

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5.2.1 MOBILISATION DE FONDS ... 88

5.2.2GESTION DU COMPTE BANCAIRE ... 90

5.2.3 PROCEDURES DE CAISSE ... 92

5.2.4 PROCEDURES D’INVENTAIRE ... 100

VI. PROCEDURES COMPTABLES ... 103

6.1ORGANISATIONCOMPTABLE ... 104

6.1.1 STRUCTURE COMPTABLE ... 104

6.1.2 SYSTEME INFORMATIQUE ... 105

6.2RÈGLESCOMPTABLES ... 105

6.2.1CONCEPT D’IMAGE FIDELE... 105

6.2.2PRINCIPES ... 106

6.3.1NOTIONS DE PIECES COMPTABLES ... 108

6.3.2JOURNAUX ... 111

6.3.3ETATS FINANCIERS ... 112

6.4SCHÉMASCOMPTABLES ... 114

6.4.1ACHATS. ... 114

6.4.2FRAIS GENERAUX ... 115

6.4.3 MOBILISATION DES FONDS NATIONAUX ... 117

6.4.4MOBILISATION DES FONDS INTERNATIONAUX ... 119

6.4.5 MOUVEMENTS DE FONDS ... 122

6.4.6. RETOUR DES INFORMATIONS ... 124

6.4.7REGIE (CAISSE) ... 125

6.4.8.OPERATIONS D’INVENTAIRE ... 127

6.5CONFECTIONDESÉTATSFINANCIERS ... 144

6.5.1ELABORATION DU BILAN ... 144

6.5.2ELABORATION DU COMPTE DE RESULTAT ... 146

6.5.3ELABORATION DU TABLEAU DES RESSOURCES ET DES DEPENSES ... 148

6.6ANNEXESCOMPTABLES ... 150

6.6.1EXEMPLEDUPLANCOMPTABLEDUPRODESS ... 151

6.6.2PLANBUDGÉTAIRE ... 152

6.6.3PLANANALYTIQUE ... 153

6.6.4PLANGEOGRAPHIQUE ... 154

6.6.5BILAN ... 155

6.6.6COMPTEDERESULTAT ... 159

6.6.7ETATDESRESSOURCESETDEPENSES ... 161

VII. LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE ... 162

7.1PRESENTATION ... 163

7.2PROCEDURESDECONTROLEINTERNE... 164

7.2.1CONTROLE INTERNE INSTITUTIONNELET DE GESTION DU PERSONNEL ... 165

7.2.2CONTROLE INTERNE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ... 167

7.2.3CONTROLE INTERNE DES PROCEDURES OPERATIONNELLES ... 169

7.2.4CONTROLE INTERNE DES PROCEDURES FINANCIERES ... 170

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TABLEAU DES SIGLES ET DES ABREVIATIONS N° ABRÉVIATION EXPLICATION

1. ACCT Agence Comptable Centrale du Trésor

2. ACDI Agence Canadienne de Développement International 3. CESCOM Centre de Santé Communautaire

4. CGSP Contrôle Général des Services Publics

5. DAF Directeur/Direction Administratif (ve) et Financier(ère) 6. DFM Direction des Finances et du Matériel

7. DG Directeur Général

8. DGMP Direction Générale des Marchés Publics 9. DRSP Direction Régionale de la Santé Publique

10. FAFPA Fonds d’Appui à la Formation Professionnelle et à l’Apprentissage 11. IDA Association Internationale de Développement (Acronyme Anglais) 12. INTOSAI Organisation Internationale des Institutions Supérieures de

Contrôle des Finances Publiques

13. PASAOP Programme d'Appui aux Services Agricoles et aux Organisations Paysannes

14. PIC Pièce d’Imputation Comptable

15. PNUD Programme des Nations Unies pour le Developpement 16. PRODESS Programme de Développement Sanitaire et Social 17. SYSCOA Système Comptable Ouest Africain

18. SYSCOA Système Comptable Ouest Africain

19. UEMOA Union Économique et Monétaire Ouest Africaine

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1.1 TEXTES APPLICABLES

Faire un lexique des textes de référence qui encadrent le fonctionnement, l’organisation, l’exercice de l’activité de la structure, à travers un tableau qui viendra en premier dans cette partie.

CADRE DENOMINATION PRESENTATION

Textes

supranationaux Lois et assimilées

Décrets

Arrêtés

Instructions

Décisions

Autres

(7)

Exemple de tableau rempli pour le PASAOP

CADRE DENOMINATION PRESENTATION

Textes

supranationaux DIRECTIVE

N°07/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 Portant règlement général sur la comptabilité publique au sein de l’UEMOA

Présentation des acteurs, des règles et procédures relatives à la comptabilité publique

DIRECTIVE

N°06/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 Portant loi de finances au sein de L’UEMOA

Précision des règles relatives à la portée, au processus de vote et au contenu de la loi de finance

Lois et assimilées Loi 05 – 013 du 11 février 2005 Création de la Direction Nationale du Génie Rural Loi 05 – 012 du 11 février 2005 Création de la Direction

Nationale de l’Agriculture Loi 93 – 044 du 4 Août 1993 Création des chambres

d’Agriculture

Loi 94 – 004 du 9 mars 1994 Création de l’Office du Niger Décrets Décret 05 – 118/ P RM du 09

Mars 2005

Organisation et modalités de fonctionnement de la Direction Nationale du Génie Rurale Décret 05 – 105/ P RM du 09

Mars 2005

Organisation et modalités de fonctionnement de la Direction Nationale de l’Agriculture Décrets 05 – 205 / P – RM du 4

Mai 2005 et 93 – 295 / P – RM du 18 août 1993

Organisation et modalités de fonctionnement des chambres d’agriculture

Décret 94 - 142 / P – RM du 31 mars 1994

Organisation et modalités de fonctionnement de l’office du Niger

Décret 05 – 102 / P – RM du 9 mars 2005

Organisation et modalités de fonctionnement de la Direction Nationale de la pêche

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1.2 PRESENTATION

Faire un bref rappel historique du Projet.

Présenter ses missions et leur importance dans son environnement.

Présenter son organisation et ses modalités de fonctionnement.

Présenter son environnement, ses relations hiérarchiques et fonctionnelles avec les différents acteurs qui y évoluent en n’omettant pas les usagers.

Parler dans les grandes lignes des réalisations, de l’évolution attendue du projet ou programme à moyen terme, des orientations stratégiques majeures et des reformes en terme d’organisation et d’outils de travail (informatisation, autres modes de gestion…).

Evoquer le dispositif de contrôle interne, le Manuel de procédure et son importance pour la structure.

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II. ORGANISATION - FICHE DE DESCRIPTION DES POSTES

2.1 TEXTES APPLICABLES

Une introduction annonçant le plan peut être faite (avant le point 21).

Faire un lexique des textes de référence qui encadrent le fonctionnement, l’organisation et tous les aspects de la question de la gestion des ressources humaines de l’entité sous forme d’un tableau sur le modèle de celui de la partie présentation et qui viendra en premier dans cette partie.

Par exemple le texte de création du projet et du programme doit être présenté ainsi que celui qui l’organise et fixe ses modalités de fonctionnement.

Il en est également des textes relatifs :

- A la ratification des accords et autres conventions de financement du projet ou programme ;

- Aux instances d’orientation, de coordination et d’exécution du projet ou programme;

- A l’unité de mise en œuvre du projet ou programme ;

- Aux structures associées dans l’exécution (maître d’ouvrage délégué, maîtres d’œuvres… ;

Tous les autres textes applicables en matière de gestion des ressources humaines sont à énoncer et à présenter dans cette section.

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Présenter l’organigramme en expliquant les relations hiérarchiques et fonctionnelles existantes entre les différentes composantes de l’entité. Si possible faire une brève présentation des effectifs prévus et de leurs évolutions.

Schématiser l’organigramme comme cela est illustré dans la page suivante par l’organigramme du PRODESS.

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ORGANIGRAMME DU PRODESS

MINISTRE

Comité de suivi

Comité Technique

SG CT CDC

Comité de pilotage

Secrétariat Permanent

DPM DNS DAF

IS

DRS

Services rattachés

Organismes Personnalisés (OP)

CPS

CEPRI

CREDOS

CNIEC

EPA EPSTC

EPIC

EPH

EPP Ordres STE

SERVICES CENTRAUX

CROCEP

CSC Conseil de gestion

CNESS

ESCT CSCom

Journées évaluation

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Présenter la matrice des fiches de description des postes ; le modèle suivant est à utiliser pour chaque poste :

INTITULE DU POSTE

CLASSIFICATION DU TITULAIRE CRITERES DE SELECTION

MODE DE DESIGNATION LOCALISATION

SUPERIEUR HIERARCHIQUE POSTES RATTACHES

Dénomination du poste

Exigences selon le cadre organique Exigences de diplôme et d’expérience Forme de désignation

Lieu d’exercice du titulaire Supérieur hiérarchique directe Postes liés

RESPONSABILITES GENERALES

Ici il faut présenter la responsabilité globale et les attributions majeures du titulaire du poste TACHES PRINCIPALES

Les tâches à exécuter sont les suivantes :

Présenter dans le détail toutes les tâches que le titulaire du poste exécute couramment dans l’exercice normal de ses attributions

RESULTATS ATTENDUS

Indiquer ici les résultats que le titulaire du poste doit atteindre, chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre…

Indiquer clairement les résultats pour qu’ils puissent être évaluables

Il faut insérer, dans la mesure du possible, la satisfaction des usagers parmi les résultats à atteindre

(13)

Il faut ainsi présenter pour chaque poste de l’organigramme la fiche de description en commençant par la coordination, le staff auprès de celle-ci, chacune des directions fonctionnelles (directeur, chefs de services, agents…) et toutes les autres segmentations associées au projet.

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III. PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Faire un lexique des textes de référence qui encadrent chacune des procédures administratives (courrier et système d’information, marchés notamment le code des marchés publics et des délégations de services, patrimoine, …) sous forme d’un tableau sur le modèle de celui de la partie présentation et qui viendra en premier lieu dans cette partie, après une introduction annonçant le plan.

En fonction de l’abondance des textes, il y a la possibilité de faire un tableau par chapitre entre les différentes sections des procédures administratives

Les différents chapitres à aborder dans cette partie du Manuel de procédure sont les suivants : - courrier et système d’information

- gestion du personnel

- acquisitions de biens ou de services - gestion du patrimoine

Ils seront annoncés au niveau de cette page.

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3.1. COURRIER ET SYSTEME D’INFORMATION Présentation du dispositif de gestion du courrier.

Présentation du système d’information : schéma de circulation de l’information entre les divisions, les sections, outils informatiques utilisés, logiciels disponibles, présentation de la cellule d’information et de documentation, fonctionnement des principales règles d’archivage.

Présentation des procédures formalisées dans ce segment : - Courrier au départ ;

- Courrier arrivé ; - Courrier confidentiel ; - Courrier électronique ; - Fax ;

- Appels téléphoniques ; - Procédures d’archivage.

(16)

Nom de la structure COURRIER AU DEPART REFERENCE 3.1.1 Date validation

CGSP : Page : 1

Date d’application :

OBJET :

La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de courrier du projet ou programme de développement ... Elle assure la formalisation de l’ensemble des tâches afférentes à cette opération.

PRINCIPE D'APPLICATION

Tous les courriers au départ doivent être signés par le Coordinateur ou, en son absence, par son représentant habilité ou désigné.

Les courriers sont préparés par le secrétariat de chaque division. Après validation par le responsable de division, le courrier est transmis au Coordinateur à travers son secrétariat pour signature et envoi.

Le classement du courrier envoyé est assuré à deux niveaux : - Par le Secrétariat;

- Par l’initiateur du courrier à travers le secrétariat du service dont il relève.

Le destinataire devra également émarger sur le cahier de transmission rempli par l’assistant de direction qui expédie le courrier (modèle joint en annexe) et présenté lors de la distribution par le coursier. Après chaque expédition, l’assistant de direction doit mettre à jour le registre des « courriers au départ ». Le modèle de ce document est joint en annexe.

Les principes édictés ici sont des détails à destination des structures qui les adapteront à leurs spécificités.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend trois tâches :

- Préparation ; - Archivage ; - Envoi.

(17)

...

Manuel de procédure

COURRIER AU DÉPART REFERENCE

3.1.1 Date validation

CGSP

Tache 1

Page : 2 Date d’application :

Acteurs Opérations

L’initiateur du courrier

La secrétaire

Le coordinateur ou son représentant

1- établit la correspondance,

2- la fait saisir par la secrétaire de division, 3- la fait valider par son chef de division, 4- et la transmet au secrétariat du Directeur.

5- reçoit le projet de courrier,

6- transmet au coordinateur ou son représentant habilité pour signature.

7- fait prendre en compte ses observations et signe le courrier après visa du chef de division initiateur, 8- et le remet à la secrétaire pour traitement et envoi.

Document utilisé :

- Registre de courrier départ

- Cahier de transmission interne de courrier

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MODELE DE REGISTRE « COURRIER DEPART » Date Expédition N°

d’ordre

Destination Objet

(19)

PROJET OU PROGRAMME ...

CAHIER DE TRANSMISSION EXTERNE

Date No d’ordre Nom adresse Objet Nombre de

pièces

Signature du destinataire

(20)

PROJET OU PROGRAMME ...

CAHIER DE TRANSMISSION INTERNE

Date Objet Transmis à Signature du

destinataire

(21)

3.1.2. COURRIER ARRIVE

Nom de la structure COURRIER ARRIVE REFERENCE

CGSP : Page : 1

OBJET

La réception des courriers en provenance de l’extérieur doit se faire dans de bonnes conditions afin d’éviter les risques de perte et de retard dans leur traitement.

PRINCIPES D'APPLICATION

Les courriers adressés à l’entité sont d’abord examinés par le Coordinateur, ou à son absence, par son représentant habilité. Le Coordinateur ou son Intérimaire impute le courrier au destinataire final en lui indiquant les dispositions à prendre.

L’assistant fait deux copies de la correspondance, remet une copie au destinataire à travers le secrétariat de sa direction, lui fait signer le cahier de transmission interne, et classe une copie à son niveau. Il remplit le registre de courrier à l’arrivée dont le modèle est joint en annexe.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comporte une tâche :

- réception, imputation et archivage du courrier reçu au Secrétariat du coordinateur,

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MODELE DE REGISTRE « COURRIER ARRIVEE »

Date réception

N°

D’ordre

Référence Date de correspondance

Objet

(23)

CACHET D’IMPUTATION INTERNE DU COURRIER (COORDINATEUR) A…. (Nom du destinataire)

X : cocher la case

Observations Pour suite à donner Pour approbation Pour paiement Pour Signature En parler avec moi Me voir

A classer

Pour observation Pour information

Pour disposition à prendre

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3.1.3 COURRIER CONFIDENTIEL

Nom de la structure COURRIER CONFIDENTIEL REFERENCE 3.1.3 Date validation

CGSP : Page :1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le courrier confidentiel, compte tenu de sa particularité, doit subir un traitement spécifique.

La présente procédure permet de codifier les différentes tâches et opérations à effectuer.

Le courrier confidentiel à l’arrivée ou au départ est exclusivement traité par l’Assistant de direction sur autorisation expresse du Coordinateur. Le classement du courrier confidentiel est assuré par l’Assistant de direction dans un classeur spécifique rangé dans le bureau du Coordinateur.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure est résumée en deux tâches : - traitement au départ,

- et traitement à l'arrivée.

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3.1.4 GESTION DU COURRIER ELECTRONIQUE

Nom de la structure COURRIER ELECTRONIQUE REFERENCE 3.1.4 Date validation

CGSP : Page : 1

Le projet ou programme de développement dans les échanges avec ses partenaires peut utiliser la messagerie électronique ; il peut recevoir et envoyer des courriers par ce canal. Les procédures qui suivent visent à préciser les étapes à respecter.

1- Tout courrier qui engage le projet devra être formalisé par courrier classique suivant les procédures habituelles de courrier ;

2- L’Assistant de direction recevant ou devant envoyer des courriers par voie électronique doit se conformer aux règles édictées pour le courrier classique ;

3- Le personnel destinataire ou expéditeur d’un courrier électronique doit procéder à un double classement de ses communications : une copie dans sa base de données informatique et une autre dans un classeur en fonction de la nature du courrier ;

4- Les courriers électroniques adressés au projet ou programme de développement sont reçus sur l’ordinateur de l’Assistant de direction. Ils sont traités par ce dernier. Ceux parvenus à un agent doivent être transférés à l’Assistant de direction qui doit en recevoir copie.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Les procédures sont identiques à celles des courriers départs et arrivés décrites précédemment.

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3.1.5 GESTION DES FAX

Nom de la structure COURRIER FAX REFERENCE

CGSP : Page : 1

La télécopie est plus fréquemment utilisée dans les relations avec l’extérieur. Sa gestion doit être codifiée afin de permettre sa rationalisation.

Le courrier peut être traité par télécopie. La télécopie principale est située dans le bureau de l’assistant de direction.

Le traitement des fax reçus est identique à celui des courriers reçus.

Le personnel ne doit pas recevoir de message privé sur la télécopie du service sauf autorisation expresse de la direction. Il en est de même pour l’envoi de fax privés.

Les messages reçus par télécopie doivent être traités conformément aux procédures des courriers.

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3.1.6 GESTION DES APPELS TELEPHONIQUES

Nom de la structure APPEL TELEPHONIQUE REFERENCE 3.1.6 Date validation

CGSP : Page : 1

La Direction peut disposer de plusieurs lignes de téléphone. Les lignes peuvent être affectées aux divisions et à la direction de l’entité. Il est souhaitable de codifier leur utilisation pour assurer la rationalisation de ce moyen de communication.

PRINCIPE

1.La principale ligne de téléphone de l’entité est située au niveau d’un standard téléphonique qui reçoit les appels et dirige les communications vers les personnes sollicitées ;

2.Le personnel est invité à éviter les conversations téléphoniques à caractère privé sur les lignes du service ;

3.Les appels sortants doivent être assurés au niveau des secrétariats des services fonctionnels qui disposent de lignes téléphoniques dédiées à leurs communications vers l’extérieur; dans ce cas, les secrétaires tiennent un cahier des appels sortants ;

4.Les appels vers l’extérieur du pays sont réglementés et ne sont autorisés que par le chef de service ou le coordinateur selon les cas.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches :

- la gestion des communications téléphoniques entrantes,

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CAHIER DE COMMUNICATION TELEPHONIQUE Date :

Nom de

l’appelant

Numéro appelé

Destination (service)

Heure d’appel Durée

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3.1.7 PROCEDURES D’ARCHIVAGE

Nom de la structure GESTION DES ARCHIVES REFERENCE 3.1.7 Date validation

CGSP : Page : 1

Le projet ou programme de développement dispose d’un fonds documentaire et d’archives qui regroupe non seulement les textes spécifiques nationaux et internationaux de son domaine, mais aussi de la documentation scientifique et technique, des revues spécialisées, des journaux, tous nécessaires à son fonctionnement optimal. Le personnel ou tout autre usager peut donc consulter cette documentation en cas de besoin. La présente procédure fixe les différentes étapes dans la gestion de cette documentation.

1. La gestion de la documentation et des archives est assurée par la structure en charge de la documentation.

2. L’entité met en place une politique d’acquisition de la documentation (périodiques et livres documentaires ou de fiction) qui est l’ensemble des méthodes et moyens orientant l’acquisition de documents quelque soit leur support, pour un accroissement et une mise à jour de son fonds documentaire en tenant compte de l’existant, des intérêts et des besoins des usagers.

3. Ces acquisitions peuvent se faire à titre onéreux ou à titre gratuit, à partir de ressources, quel que soit leur support, au vu des documents eux-mêmes ou par demande des usagers. Tout document acquis est saisi dans la base de données par la structure en charge de la documentation et des archives. Tout document interne est archivé dans cette même structure.

4. L’entité met en place un répertoire de la documentation et des archives disponibles. Ce répertoire devra être codifié suivant un principe de classement à adopter en mettant en exergue chaque type de document : documents techniques, textes législatifs, notes internes, notes externes...

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6. L’entité procède à l’aménagement d’un espace pour la gestion documentaire et les archives. Cet aménagement est corrélé avec les fonctions de l’espace à savoir : l’accueil, l’information, le multimédia, la lecture, l’orientation, l’exposition, le stockage. Il doit être pensé pour permettre l’accès de tous les usagers à l’information.

La procédure comprend quatre grandes tâches : - L’acquisition

- La gestion de l’espace

- La gestion du fond documentaire - La gestion des archives

(31)

3.2 PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

Présenter l’objet et la portée des procédures de gestion du personnel.

Présenter les différents segments des procédures de gestion du personnel : - le recrutement,

- la rémunération,

- les missions et déplacements, - l’évaluation,

- les congés,

- les avancements et promotions, - les sanctions,

- le départ.

Chaque segment fera l’objet d’un développement particulier

(32)

Chaque procédure particulière sera traitée d’abord par l’indication de son cadre d’application et ensuite par la description des tâches.

Au niveau du cadre d’application, la présentation suivante est observée.

Nom de la structure RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.1 Date validation

CGSP : Page : 1

Préciser les objets de la procédure. Par exemple la rédaction suivante peut être retenue :

« Le recrutement constitue la phase la plus délicate de la gestion du personnel. Le projet ou programme de développement ... doit s’entourer du maximum de précautions pour que les candidats retenus répondent aux exigences du poste.

La procédure décrite ci-après fixe les règles indispensables à respecter pour atteindre un bon résultat en matière de recrutement. »

Les besoins sont généralement connus au lancement du projet. Les documents du base de la structure prévoient l’organisation et les effectifs souhaitables. Les agents sont ainsi recrutés. Ce recrutement est assuré par la tutelle et l’équipe de préparation du projet ou du programme.

Les recrutements dont il s’agit sont ceux qui sont rendus nécessaires encours d’activités du projet ou du programme.

Les règles majeures applicables lors des recrutements sont à indiquer dans cette section : 1- Recrutements à prévoir dans le budget et par l’organe délibérant ;

2- Les besoins sont prévus dans les cadres organiques ou souhaités par les responsables de services ou de directions dans la mesure où cela est possible selon les textes ;

3- Le premier responsable décide de la recherche du personnel soit par affectation soit par recrutement ;

(33)

4- Souhait d’un appel à concurrence pour les recrutements (concours d’accès à la fonction publique, recrutement à la suite de test spécifique….) ;

5- Souhait de raccourcir les délais de recrutement pour que les postes à pourvoir soient occupés rapidement ;

6- La procédure de recrutement comme chaque procédure relative au personnel doit être documentée pour garder une trace de chacune des étapes ;

7- Après le recrutement, un dossier devra être constitué pour chaque salarié qui comprend au moins les éléments suivants :

L’acte de nomination, le contrat de travail, le CV s’il s’agit d’un cadre, un extrait de naissance,

la copie certifiée conforme des diplômes obtenus, les pièces justificatives de sa situation matrimoniale, les lettres d’avancement,

les résultats de l’évaluation, deux (2) photos d’identité,

Certificat d’aptitude à occuper le poste Etc.

8- Les différents responsables doivent faciliter l’intégration de la nouvelle recrue à travers plusieurs actions : remise de brochures, de textes, de manuels de procédures…visite des lieux, etc. La personne qui intègre la direction doit également bénéficier d’un encadrement adéquat pour maîtriser son poste.

9- Les règles de recrutement sont celles édictées par le code du travail et par d’autres textes spécifiques le cas échéant

A ce niveau, les tâches opérationnelles qui forment la procédure sont énoncées pour être ensuite détaillées dans un cadre qui leur est réservé

La procédure comprend, par exemple, trois tâches : - l'expression du besoin,

l'identification et la sélection des candidats,

(34)

...

RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.1 Date validation

CGSP :

Tâche 1 : Expression des besoins Page : 34 Date d’application :

Chaque responsable de service

Le Coordinateur

1- Établit les besoins de recrutement sur la base du cadre organique et des besoins intrinsèques de sa division

2- Transmet les besoins au coordinateur

3- Reçoit les besoins de recrutement de toutes les divisions

4- Fait une synthèse de tous ces besoins

5- Procède à une concertation avec chaque division concernée pour arrêter la liste définitive des besoins

6- Fait démarrer la procédure de recrutement suivant le canal choisi

Documents utilisés : - Cadre organique

- Programme d’activités, budget du projet ou du programme

(35)

3.2.2 REMUNERATION

Nom de la structure REMUNERATION DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.2 Date validation

CGSP : Page : 1

La rédaction suivante peut être proposée :

« La rémunération est constituée du traitement salarial ainsi que des primes et indemnités diverses.

Elle est issue des textes encadrant la gestion du personnel et qui ont été énoncées en introduction des procédures de gestion du personnel.

La procédure qui suit, vise à préciser les différentes étapes dans la fixation des rémunérations du personnel du projet ou programme ... »

Quelques principes sont utiles à rappeler

1- Les conditions globales de rémunérations, et des avantages spécifiques accordés au personnel sont fixées par les textes ;

2- Les salaires sont établis à la fin de chaque mois ;

3- Les salaires sont exclusivement payés selon les règles propres au projet ou programme qui dispose d’une autonomie de gestion;

4- Les modifications des éléments de salaires doivent être justifiées par un changement de statut du salarié (mariage, naissance d’un enfant, changement de catégorie ou d’échelon, promotion ou avancement automatique au choix) ou tout autre élément juridiquement justifié.

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Les tâches opérationnelles de la procédure sont présentées dans cette section.

La procédure comprend deux tâches :

- Établissement des salaires et paiement, - Formalités

Chacune des tâches est enfin présentée avec l’indication des acteurs, le déroulement des opérations et enfin l’indication des documents supports.

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RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.2 Date validation

CGSP :

Tâche 1 : Salaires Page : 3 Date d’application :

Le comptable - réunit les éléments entrant en compte dans la rémunération du salarié,

- élabore le bulletin de paie en deux copies et contenant les informations relatives au salarié (nom, emploi occupé) et à la rémunération (période, nature et montant des éléments, avances, retenues, date et modalités de paiement, heures travaillées…),

- Le fait signer par le Directeur Administratif et Financier (DAF),

- Fournit une copie du bulletin au salarié,

- Classe l’autre copie dans le chrono des salaires, - Elabore l’état de salaire du mois,

- Procède à l’enregistrement conformément aux schémas comptables,

- Procède au paiement conformément aux procédures financières de décaissement.

Documents utilisés : - Bulletin de salaires - Etat de salaires

- Documents de paiement

(38)

Nom de la structure DEPLACEMENT DU PERSONNEL EN MISSION RÉFÉRENCE 3.2.3 Date validation

CGSP : Page : 38

OBJET DE LA PROCÉDURE

La rédaction suivante peut être proposée :

« Dans le cadre de ses activités, le personnel du projet ou programme de développement ... Peut être amené à se déplacer pour une mission au nom de l’entité. Les règles applicables, le processus de préparation, de déroulement et de compte rendu de mission sont formalisés dans le présent chapitre du Manuel de procédure. »

PRINCIPE APPLICABLE

1- Les missions concernent des déplacements à l’intérieur du Mali ou à l’Extérieur.

2- Les frais de mission seront déterminés par les règles internes de la structure qui peuvent s’inspirer des règles publiques en la matière ou des accords et conventions avec les partenaires techniques et financières.

3- Les règles publiques sont les suivantes :

- L’arrêté N°2363/MEF-SG, en ce qui concerne les frais de mission du personnel des Projets ;

- Dans certains cas d’autres règles peuvent être appliquées (barème du PNUD, barème des partenaires techniques et financiers…).

4- Les ordres de mission sont signés par le Coordinateur ou son représentant habilité ; 5- Les agents en mission doivent faire viser leur ordre de mission par les autorités locales

(missions à l’intérieur) ou par les autorités aéroportuaires (missions à l’étranger) ;

6- La responsabilité de l’établissement du Budget de la mission incombe au Chef de mission.

Il établit la fiche d’avance de frais de mission sur la base de laquelle le chèque sera établi.

La fiche est approuvée par le Coordinateur avant le décaissement des ressources au niveau de la Direction financière (DAF) ou de ce qui en tient lieu.

7- La responsabilité de justification de l’avance sur frais de mission incombe au chef de mission. Au plus tard 72 heures après le retour de la mission, il devra justifier l’utilisation de l’avance perçue.

(39)

DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE La procédure comprend deux tâches : - La préparation,

- et le compte-rendu

(40)

...

MISSION DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.3 Date validation

CGSP :

Tâche 2 : Préparation de la mission Page : 40 Date d’application :

Le Coordinateur

Le Comptable

Le chef de mission

- Élabore l’ordre de mission ou le fait élaborer par le chef de mission

- Précise les conditions de déroulement - Transmet l’ordre au Comptable.

- Reçoit l’ordre de mission

- En effectue une copie pour classement.

- Gère la logistique

- Distingue les deux catégories de frais pour la mission - Libelle un chèque pour les frais non justifiables

- Procède à l’enregistrement Comptable de ces frais selon le schéma prévu dans les procédures comptables

- Élabore une fiche d’avance à justifier pour la seconde catégorie de frais,

- Libelle un second chèque

- Passe l’écriture comptable de l’avance

- Donne le dossier au chef de mission pour signature.

- Reçoit les chèques et les fiches - Signe la fiche d’avance

- Donne une copie au Comptable pour suivi - Garde une copie pour la justification.

Documents utilisés :

- Fiche d'avance à justifier, - Fiche de justification des

avances,

- Ordre de mission.

(41)

...

MISSION DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.3 Date validation

CGSP :

Tâche 2 : Compte rendu de mission Page : 41 Date d’application :

Le responsable de mission

Le caissier

Le comptable

Le Coordinateur

1- élabore un rapport de mission,

2- réunit les justificatifs des frais de mission, 3- remplit la fiche de justification,

4- dépose le dossier auprès du caissier

5- Donne une copie du rapport de mission au Coordinateur,

6- reçoit la fiche de justification des avances, 7- procède à la vérification des justificatifs,

8- après vérification, encaisse le reliquat ou reverse le supplément au missionnaire

9- met à jour son brouillard de caisse 10-transmet les documents à la comptabilité

11-procède à l’enregistrement conformément aux procédures comptables,

12-reçoit le rapport de mission,

13-fait une analyse et tire les conclusions pour les prochaines missions

- Fiche d'avance à justifier, - Fiche de justification des

avances,

(42)

MINISTÈRE DE ... RÉPUBLIQUE DU MALI

... UN PEUPLE-UN BUT- UNE FOI ...

DEMANDE D’ORDRE DE MISSION

En date du :……….

Prénoms et Noms :……… Mle : CAT : Fonction:………

Se rendra à : :……… Moyen : Du au soit : jours

MOTIF DE LA MISSION : ………

Imputations budgétaires : Trajet :

Coût : …/DN .... ETAT AUTRE

Per diem : …/DN .... ETAT AUTRE Autres frais à spécifier :

Accord du Coordinateur

(43)

MINISTÈRE DE ... REPUBLIQUE DU MALI ET ... UN PEUPLE-UN BUT- UNE FOI ...

ORDRE DE MISSION

N° ……….. /...- ... ……….

Prénoms et Noms :……… Mle : CAT : Fonction:………

Se rendra (ont) à : :………

Moyen de transport:

Motif : ………...

………..

Du : ………au ……….soit : ……….jours Le Coordinateur

Fait à __________________

A perçu une avance de :………...

………

..

VISA

DÉPART ARRIVÉE

(44)

ÉTAT LIQUIDATIF (MI) N°……. / 20..

Le comptable est invité à payer à la partie prenante, dans les conditions ci-contre et suivant le décompte ci-dessus la somme de :……….

……….francs CFA

TITULAIRE DE LA CREANCE Nom :

Prénom : Fonction : Niveau : Matricule :

OBJET DE LA DÉPENSE DÉCOMPTE Montant 1. Indemnité de séjour

Objet :

Du ……AU ……..

Soit …….jours ….. nuits

Perdiem : Maximum

accordé/jour :…….

Nuitées : Maximum

accordé/nuitée :…..

Frais annexes

Total à Ordonnancer

A déduire Somme nette à payer Pièces jointes

Bamako, le …….

Le Coordinateur

(45)

3.2.4 EVALUATION

Nom de la structure EVALUATION DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.4 Date validation

CGSP : Page : 45

L’évaluation du personnel est un acte de gestion significatif. Elle permet d’identifier les ressources humaines compétentes et de les gratifier en conséquence, pour encourager la performance des agents. Le manuel de procédure formalise les principales étapes de l’évaluation des agents.

PRINCIPE D’APPLICATION

1.L’évaluation est annuelle et a une incidence sur l’avancement des agents ;

2.Le processus d’évaluation est encadré par la loi. Néanmoins, au niveau du projet ou programme de développement, les responsables en charge de l’exercice s’emploieront à mener l’évaluation en l’axant sur l’atteinte des résultats tels que prévus par les fiches de poste ;

3. La satisfaction des usagers constitue également un critère d’évaluation ; 4.Chaque chef hiérarchique procède à l’évaluation de ses agents ; DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend trois (3) tâches :

- Préparation de l’entretien d’évaluation ; - Réalisation de l’entretien d’évaluation ;

- Exploitation des résultats de l’entretien d’évaluation.

(46)

...

EVALUATION DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.4 Date validation

CGSP :

Tâche 1 : Préparation de l’évaluation Page : 2 Date d’application :

L’évaluateur

L’évalué

1. commence par la recherche d’une connaissance précise des activités significatives et des critères d’aptitude du poste confié au collaborateur concerné ;

2. retourne également sur le document établi lors de l’entretien précédent, en relisant plus particulièrement les objectifs négociés à ce moment et les décisions prises à son issue ;

3. annonce au collaborateur à évaluer le choix du lieu, de la date et de l’heure de l’entretien ;

4. rappelle les objectifs et les règles du jeu quinze jours avant la date prévue ;

5. matérialise sur un papier qu’il pourra consulter au cours de l’entretien, les conclusions de l’entretien précédent, les objectifs qu’il était censé atteindre et les activités à travers lesquelles il devait apporter une contribution plus générale à la marche de la direction ;

6. consigne tous les écarts observés (positifs ou négatifs).

Cette analyse devra s’appuyer sur des évènements marquants, des faits significatifs, des changements d’environnement stratégique (matériel ou psychologique) susceptible de fournir des illustrations aux sentiments qu’il éprouve, des explications à ces écarts ;

7. réfléchit à la fixation de nouveaux objectifs pour la période suivante.

(47)

... : ……….

NOM DE L’AGENT : ……….

FICHE RÉCAPITULATIVE DES OBJECTIFS A ATTEINDRE

Objectifs Résultats attendus

Objectif 1 ...……… ………..

………..

Objectif 2 ……….

……….

………

………..

……….

………

………..

……….

………

………..

……….

………

………..

(48)

FICHE D’ANALYSE DES OBJECTIFS FIXES AU COURS DE L’ANNEE

Nom du Salarié :

Date de prise de fonction :

Emploi occupé :

Nom de l’Evaluateur :

ANALYSE DES OBJECTIFS FIXES POUR LA PERIODE D’EVALUATION

Objectifs Résultats obtenus par l’agent au cours de la période d’évaluation

A B C D

Objectif 1 ...……… ………..

………..

……….

………

………..

……….

………

………..

……….

………

………..

A = Insuffisant B = Passable C = Satisfaisant D = Très satisfaisant

(49)

3.2.5 CONGES

Nom de la structure CONGES DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.5 Date validation

CGSP : Page : 1

Conformément aux textes encadrant la fonction publique mais également le secteur privé, chaque travailleur a droit à des congés payés après une année de travail et peut aussi bénéficier de congés pour des évènements spéciaux ou familiaux. Les procédures qui suivent visent à fixer les différentes étapes des procédures relatives à l’observation des différents types de congés auxquels les agents ont droit.

L’ensemble des prescriptions en matière de congé sont encadrés par le code du travail.

D’autres textes peuvent le compléter.

TACHES

La présente procédure traite des tâches concernant:

- La préparation des départs en congés ; - Les départs en congé.

(50)

Nom de la structure Avancement - Promotion REFERENCE 3.2.6 Date validation

CGSP : Page : 50

A la suite des évaluations où quand les textes le permettent, les agents progressent dans leur grille de classement, par échelon ou par catégorie. Cette progression est un gage de motivation supplémentaire censé accroître leur productivité. La présente section formalise les procédures à observer en la matière.

PRINCIPES

Le code du travail encadre l’ensemble des prescriptions relatives à l’avancement du personnel des projets. Autrement, pour les agents publics, le statut général des fonctionnaires pourrait être appliqué.

TACHES

La procédure comprend les tâches suivantes : - Avancement par ancienneté ;

- Avancement au choix, au mérite professionnel…

(51)

3.2.7 SANCTIONS

Nom de la structure SANCTIONS DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.7 Date validation

CGSP : Page : 1

Tout manquement aux obligations professionnelles ou à la discipline constitue une faute susceptible d’entraîner une sanction. Les procédures qui visent à préciser les modalités de la sanction sont formalisées dans le présent manuel.

Le code du travail, les règles particulières contenues dans les contrats des agents encadrent les dispositions relatives à la sanction du personnel.

Les fonctionnaires sont régis par le statut général de la fonction publique.

La procédure comprend ,,, tâches dont une pour chaque catégorie de sanctions avec au préalable le constat de la faute.

(52)

...

SANCTION DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.7 Date validation

CGSP :

Page : 2

Un responsable:

Le Coordinateur:

Le juriste :

Le Coordinateur:

Le Juriste :

- constate une faute de la part d’un membre de son personnel

- juge de l’importance de la faute

- décide de lui donner un caractère formel

- contacte le Coordinateur dans les vingt quatre heures.

- prend connaissance de la faute - apprécie sa gravité

- demande au juriste d’effectuer le constat.

- reçoit la consigne du Coordinateur - se rend sur place

- s’entretient avec le salarié fautif - remplit la fiche de constat.

- reçoit une copie de la fiche de constat - apprécie le caractère de la faute - détermine la sanction appropriée

- fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée au salarié

- adresse une copie de la lettre au juriste pour traitement.

- reçoit la lettre

- la classe dans le dossier du salarié

- prend les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la sanction (suspension, licenciement…).

Documents supports Fiche de constat de faute

Documents contractuels du salarié

Textes sur la gestion des ressources humaines

(53)

CONSTAT DE FAUTE

Division

Salarié concerné

Date de la faute

Description précise des conditions de la faute

Date

Signature du coordinateur Signature du juriste Signature du salarié

(54)

3.2.8 DEPARTS

Nom de la structure DEPART DU PERSONNEL REFERENCE 3.2.8 Date validation

CGSP : Page : 1

Les agents peuvent être amenés à quitter la structure pour plusieurs raisons, dépendantes ou non de la volonté de la direction. Le départ des agents constituent un événement qui nécessite d’être formalisé. C’est l’objet de ce segment du Manuel de procédure.

La cessation d’activité concerne : - l’admission à la retraite, - la démission,

- le licenciement, - le décès.

La démission résulte de la volonté de l’agent de quitter définitivement la direction et la fonction publique. Cette démission ne devient définitive qu'après acception formulée par la coordination.

Le licenciement peut intervenir pour des raisons suivantes : la suppression des postes, l’incapacité professionnelle ou une faute lourde. Tous les licenciements sont décidés par le coordinateur après avis du responsable des ressources humaines.

Les admissions à la retraite sont engagées conformément aux textes qui encadrent la question du personnel.

La cessation de fonction des agents nommés par décret ou arrêté, ou décision n’intervient que si un texte similaire et d’effet contraire a été pris. La coordination appuyée par le responsable des ressources humaines doit préparer les différents actes permettant de constater cette cessation de fonction (lettre de licenciement, calcul des indemnités et soldes de tout compte, changement de catégorie…).

Le code du travail, le contrat de l’employé ou encore le statut général des fonctionnaires peuvent prévoir d’autres cas de figure qui s’appliqueraient en fonction du cadre réglementaire du projet ou du programme.

(55)

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend quatre (4) tâches : - le départ à la retraite ;

- le licenciement ; - la démission ; - le décès.

(56)

3.3 LES ACQUISITIONS DE BIENS OU DE SERVICES

Il faut présenter la fonction, indiquer les marges de manœuvre pour la structure dans ce domaine, parler de l’implication d’autres structures.

Il faut présenter l’organisation du dispositif des acquisitions de biens et services en faisant ressortir les rôles des acteurs clés.

Il faut présenter l’esprit dans lequel les achats doivent se faire : toujours plus de transparence, lutte contre la corruption, préservation des intérêts de la structure, respect absolu des règles, possibilité donné aux perdants de se plaindre…

Les procédures abordées doivent être présentées : - la planification des achats,

- l’achat,

- la livraison des biens ou l’exécution des services pour introduire le paiement (abordé dans les procédures financières).

Le projet ou programme de développement est impliqué dans le processus de passation de marchés. C’est une structure bénéficiaire qui joue un rôle de suivi à chacune des étapes des processus d’acquisition de biens et services. Il est également une structure qui achète des biens et services dans le cadre de ses activités.

(57)

3.3.1 LA PLANIFICATION DES ACHATS

Nom de la structure PLANIFICATION DES ACHATS REFERENCE 3.3.1 Date validation

CGSP : Page : 57

Le projet ou programme de développement doit pouvoir exprimer de manière précise ses besoins de biens et de services pour qu’ils soient pris en compte dans le processus budgétaire de son département de tutelle. Ces besoins seront également inscrits dans les prévisions d’acquisition de biens et de services du département à l’initiative de la DFM du département.

En ce qui concerne les acquisitions qui lui sont propres, le projet ou programme doit s’organiser pour les planifier afin qu’elles soient bien ordonnancées.

Les procédures relatives à l’identification des besoins, à leur transmission et à la participation au processus de planification des marchés sont formalisées dans cette section.

PRINCIPE

Pour ses propres acquisitions, le projet s’astreindra à un exercice de planification préalable aux achats.

D’autre part, le projet ou programme de développement doit respecter scrupuleusement les délais indiqués par la DFM ou par ses procédures internes afin de collecter ses besoins, les mettre en forme, les transmettre ou engager les étapes d’acquisition comme il se doit.

La coordination centralisera les besoins des structures impliquées dans l’exécution des activités du projet ou programme.

Le premier responsable du projet participera aux arbitrages au niveau du département de tutelle permettant d’identifier lesquels de ses besoins seront pris en compte.

La Coordination participera activement aux travaux de planification, préludes aux activités d’acquisition, afin de s’assurer à chaque instant que ce qui est prévu est conforme à ses

(58)

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend trois tâches : - La collecte des besoins ;

- La centralisation et la mise en forme des besoins ; - La transmission des besoins.

(59)

...

PLANIFICATION DES ACHATS REFERENCE 3.3.1 Date validation

CGSP

Tache 1

Page : 3 Date d’application :

Le Coordinateur

Les responsables de service

Le responsable de la centralisation

1. Informe les structures et services rattachés des conditions de fourniture de leurs besoins en biens et services

2. désigne un responsable de la centralisation des besoins

3. expriment leurs besoins en biens et en services avec suffisamment de détail pour persuader les interlocuteurs de leur bien fondé

4. transmettent ces besoins à la direction

5. reçoit les différents besoins

6. les soumet à l’arbitrage du coordinateur

7. se prépare à effectuer les travaux de centralisation 8. détermine les besoins à couvrir par le projet ou

programme et les besoins à transmettre au département après arbitrage du coordinateur.

- rapports contenant les besoins quantifiés et évalués - manuel de procédures

(60)

3.3.2 ACHAT

Nom de la structure ACHATS REFERENCE

CGSP : Page : 1

Le projet ou programme de développement, dotée de la personnalité morale, effectue des achats en son nom. Elle peut être partie prenante d’autres achats relevant de la DFM du département. En tant que structure bénéficiaire, elle est associée au processus d’acquisition, notamment au sein des commissions de dépouillement pour faire valoir ses compétences techniques dans l’évaluation des soumissions.

La présente procédure codifie les implications du projet ou programme de développement dans le processus d’acquisition de biens et services.

PRINCIPE

La coordination s’emploiera à ce que la DFM l’inclue dans les commissions chargées de retenir des fournisseurs ou des prestataires en charge de livrer les biens ou services qu’elle sollicite.

Elle participera activement aux processus pour qu’ils soient transparents et aboutisse au choix des meilleurs fournisseurs ou prestataires.

Pour ce qui concerne ses propres achats elle s’efforcera de respecter scrupuleusement les prescriptions du code des marchés publics et des délégations de services publics et les règles des partenaires techniques et financiers conformément à l’art 7 du Décret 485 / P – RM du 11 août 2008 portant procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public.

Le Projet ou programme mettra en place un fichier des fournisseurs. La mise en place du fichier est effectuée au moins une fois par an dans le cadre de la préparation des budgets prévisionnels, sur la base des documents suivants:

1°- Une demande de renseignements pour les nationaux avec les critères suivants : - adresse, domaine d’activité,

- numéro d’immatriculation au registre du commerce,