Rapport réunion mardi 17 novembre 2009
Décisions globales :
- Définition des dates du TIE, seconde semaine des vacances de Pâques. Cette date peut être remise en cause. Le fait que toutes les écoles ne sont pas en vacances pause problème. Il faut une date qui arrange toutes les écoles pour éviter de banaliser des jours.
- Le TIE est basé sur 2000 personnes.
- L’association TIE 2011 sera créée la semaine prochaine soit la semaine 48.
- L’ENSEEIHT veut organiser un tournoi inter INP dans la même période que le TIE. Il faut donc que leur projet soit annulé ou déplacé. Même si leur projet ne mobilise que 5 écoles, nous ne pouvons pas nous passer d’environ 600 personnes. Le bureau communication est en pourparler.
- Le bureau Développement Durable compte trop de membre pour débuter le projet. Il serait bon que des membres aides d’autres bureaux, par exemple, le bureau Soirée ou Communication.
- Les conversations entre bureaux doivent se faire sur le forum organisateurs et non pas sur facebook. Facebook n’est pas privé et les non-organisateurs n’ont pas besoin de connaitre nos difficultés.
Développement Durable
Le bureau va faire un dossier au près de la région Poitou-Charentes pour que le TIE puisse obtenir le label éco-manifestation. Ce label serait une bonne promotion de l’événement et serait dans la logique de l’école. Il demande des installations spécifiques du type toilettes sèches, gobelets écologiques …
Logistique
Le parc des expositions reste envisageable pour des soirées mais sera moins facilement accessible pour dormir. En effet, cela demande de nombreuses installations du type point d’eau, toilettes…
Le bureau va rentrer en contact avec l’équipe organisatrice du CARTEL MINES pour avoir des conseils.
Le restaurant universitaire reste la meilleure option pour les repas. Il permettrait des petits- déjeuners et des diners sous forme de cantine. Le repas du midi serait sous forme de plateaux repas.
Après renseignement, il existe des chapiteaux de 3000m² mais ils posent le problème de la difficulté d’installation et du prix élevé.
Il est possible que les soirées se déroulent au parc des expositions et que le logement se fasse dans des tentes. Les tentes du type « scout » seraient les plus adaptés. Elles permettent d’accueillir beaucoup de personne dans un volume restreint. Les écoles seraient réparties par chapiteaux et les petites délégations seraient regroupées.
L’ESIP serait utilisé pour stocker le matériel et tous les objets ayant de la valeur.
Communication
Réunion « action sauvetage »Suite au rendez-vous avec l’association « action sauvetage » du 16 novembre, le bureau sport doit mieux définir son dossier de présentation pour que l’association puisse mieux s’organiser.
Lors de cette réunion, il nous a été suggéré d’utiliser le parc du triangle d’or pour nos soirées.
Il peut accueillir 5000 à 6000 personnes, mais ne dispose pas d’électricité. Des navettes pourraient etre mises en place, pour un coût d’environ 500€. Il serait bon de ne pas produire l’électricité à partir de groupes électrogènes qui seraient en total opposition avec le label éco-manifestation.
Ils nous ont également transmis le nom de quelques entreprises de sécurité avec lesquels ils ont l’habitude de travailler.
Suite à cette réunion, l’association a proposée que les membres TIE passent soit une initiation au secourisme soit le PSC1 (prévention et secours civiques, niveau 1). Les organisateurs sont pour ces formations et proposent que l’administration TIE paye une partie de ces formations.
Parrain
Des contacts vont être pris avec plusieurs champions grâces notamment aux relations de certains membres TIE. Une championne de Jet-ski, Brian Joubert, un champion d’escrime vont être contactés. Bien sur l’équipe de Volley de Poitiers sera contacté. Tous ces champions ne pourront pas faire de démonstration pour des raisons d’assurance.
Le dossier sponsor sera rendu le 1er janvier 2010.
Prochaine réunion
Une réunion aura lieu le lundi 23 novembre avec le SUAPS pour négocier les infrastructures nécessaires (gymnases, terrain). Pour le reste des infrastructures, il faut négocier avec la CAP (Communauté d’Agglomération de Poitiers).
TIE OFF
Le bureau transmettra début décembre un dossier complet sur les épreuves et le matériel nécessaire avec des devis.
Soirée
Les soirées sont basées sur 2000 participants au TIE, plus environ 2000-2500 personnes extérieures au tournoi. Cependant ce nombre reste a confirmé selon le lieu des soirées et la capacité d’accueil du comité d’organisation.
Une licence IV pourrait être en négociation avec un bar de Poitiers et pourrait être sponsorisé par une marque d’alcool. Cette négociation est à voir avec le bureau communication.
Sport
Le bureau doit rapidement reprendre son dossier pour le rendre plus complet et plus détailler les sports. En s’appuyant sur le planning de Bezak, un planning doit être fait l’organisation du déroulement des sports pendant le TIE. Il doit également être défini le nombre de participant de chaque école pour chaque sport.
Le dossier sport doit être rendu le vendredi 27 novembre. Ce dossier permet aux autres bureaux de prendre des décisions, notamment pour les emplacements et les déplacements des participants.
Il reste à définir si la patinoire est vraiment utile et quels sports pourraient y être organisés.
Pour l’organisation globale, Margot, du bureau logistique, a un contact avec un directeur des sports dans une mairie. Ce contact permettrait d’avoir de bon conseil pour le bureau sport.
Le bureau TIE ne peut pas fournir tous le matériel sportif, les participants devront apporter leur matériel, à l’exception des ballons ou balles qui peuvent être négocié avec un magasin de sport.
Une liste complète du matériel nécessaire pour les différents sports doit être faite.
