Validation et travail en mobilité

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2 ^02/03/2020 ONESOLUTIONS - BUSINESS PARTNER > WE ADD VALUE

Validation et travail en mobilité

Cas d’usage :

Approbation de documents depuis un smartphone, une tablette

Premier exemple de workflow en mobilité

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Nouveau document avec déclenchement d‘un workflow

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Création depuis un modèle*

Installation serveur M-Files

Choisir la personne responsable

M-Files Sales

Cliquer sur “créer” pour ouvrir le modèle dans Word afin de

l’éditer

Sélection de la procédure et du modèle de document

* Dans le cas présent, un workflow est déclenché automatiquement dès que le modèle est créé.

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Insertion des changements nécessaires, puis enregistrement et check out

(= classement automatique à la bonne place dans le système de GED et transmission automatique par workflow au responsable désigné)

Le modèle choisi s‘ouvre dans Word pour modification

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Etape suivante: workflow en attente d‘approbation

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Le document se trouve dans «mes tâches»

Il est dans un workflow qui demande une approbation

Il est en attente

Traitement du workflow sur smartphone ou tablette

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Une fois approuvé un commentaire peut être ajouté

ainsi qu’une signature

électronique qui exige un mot de passe

Approbation et ajout d‘une signature électronique

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Le document Word est converti en PDF et la signature digitale est ajoutée automatiquement Chaque activité est répertoriée dans l’historique

Voici le document final approuvé avec signature digitale

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Avantages

Meilleure conformité aux processus Approbation plus rapide

Reporting et suivi immédiats

+ vite + simple + efficace

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Validation et travail en mobilité

Cas d’usage :

Saisie des frais depuis un smartphone et transmission par workflow pour approbation

Second exemple de workflow en mobilité

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Clic sur … pour nouvelle action

Choix du type d’objet

Choix du type de document

Préparation à la saisie d‘un récépissé sur smartphone

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Ajouter fichier et

renseigner les

propriétés (type de récépissé, titre, client, date, projet, etc.)

Photographier Recadrer l’image si nécessaire

Ajout d‘un nouveau document - le photographier

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Enregistrement Création Transmission par workflow pour validation / paiement)

Enregistrement et transmission par workflow

Et c’est fait !

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Avantages

Les frais sont rapportés pendant le voyage - il n’est plus nécessaire de les traiter ultérieurement, après son retour

Moins de risque de perte de justificatifs

Transmission et traitement plus rapides – meilleur suivi

Intégration possible au système comptable pour remboursement des débours

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Le partage

Les deux planches suivantes illustrent la simplicité du partage de documents

Le partage en interne et avec l’externe est ultra simple

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Le partage depuis le mobile

Sélectionner le document à partager

Cliquer pour envoyer

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Le partage avec M-Files depuis un PC

Partage simple et rapide

en interne et avec l’externe

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Avantages

Transmission très simple, même avec l’externe

Ne nécessite aucune application externe de transfert de fichier

Aucune surcharge réseau due au transport de documents par e-mail

Le lien pointe vers la dernière version d’un document (aucune obsolescence)