Guide de reprise
des voyages d’affaires
Vous êtes prêt à reprendre vos activités avec encore plus de détermination qu’auparavant? Après une crise, il n’est plus question de revenir au statu quo. Vous devez plutôt mettre au point un programme de voyages d’affaires qui vous permettra d’anticiper la « nouvelle normalité » et de vous y adapter.
Que vous vous trouviez face à une économie en pleine transformation, à un contexte d’instabilité politique, à une catastrophe naturelle ou à une pandémie comme la COVID-19, vous pouvez utiliser ce cahier de travail, qui a été conçu spécialement pour vous aider à remettre votre programme de voyages sur les rails pendant que vous traversez la phase de redressement d’une crise.
Ce document vous servira de guide et vous permettra d’évaluer quelques catégories primordiales qui évoluent rapidement, dont l’adaptabilité du programme, les relations avec les fournisseurs, la gestion de la santé et de la sécurité ainsi que l’expérience du voyageur. En étudiant de façon approfondie ces catégories essentielles, vous serez en mesure de cibler les points exigeant une attention particulière et de savoir comment mettre en branle vos plans de reprise des voyages.
Prenez le pouls de votre programme
Peu importe la taille de votre entreprise ou l’importance de vos dépenses en matière de voyages, le contexte dans lequel s’inscrit votre programme de voyages aura probablement changé. Avant de commencer à redéfinir vos objectifs vis-à-vis de vos déplacements professionnels, répondez à quelques-unes des questions clés suivantes:
• De quels points tenez-vous compte dans vos exigences de retour au travail?
• Êtes-vous en mesure d’émettre des prévisions vis-à-vis de vos dépenses futures en matière de voyages?
• À la lumière des apprentissages que vous avez tirés de la crise, pensez- vous mettre en place un processus de préapprobation des voyages?
• Que faites-vous pour aider les grands voyageurs à se sentir de nouveau à l’aise à l’idée de voyager?
• Collaborez-vous activement avec votre entreprise de gestion de voyages dans la révision de votre directive et de vos objectifs?
Gardez ces questions en tête pendant que vous complétez la liste de ce
cahier de travail.
PRÉPARATION AUX SITUATIONS D’URGENCE
☐
une chaîne de communication établie qui, en cas de crise, garantit que les personnes concernées reçoivent, en temps opportun, un flux continu d’informations.☐
une équipe de gestion des incidents ou un comité de crise qui comprend desmembres représentant les voyageurs, les RH, le service juridique, les communications et la haute direction.
☐
une directive pour le rapatriement des employés voyageant vers des régions à risque élevé.EFFICACITÉ ORGANISATIONNELLE
☐
des informations et des recommandations segmentées et détaillées qui fournissent à la haute direction et aux voyageurs sur le terrain des mises à jour pertinentes concernant les voyages.☐
une directive et des paramètres régulièrement révisés pour tenir compte des changements liés à la politique, au climat et à l’industrie.☐
une équipe d’intervenants qui a l’occasion d’émettre des commentaires et qui a accès aux bonnes informations pour réagir en cas d’urgence.☐
des processus pour évaluer l’efficacité d’une intervention à la suite d’une crise.COMMUNICATIONS AUX VOYAGEURS
☐
des solutions pour communiquer directement avec les voyageurs en tout temps et remplir les responsabilités de devoir de diligence.☐
des attentes clairement établies et communiquées aux voyageurs concernant les derniers changements survenus dans le secteur du voyage (par exemple, protocoles de sécurité et d’hygiène, nouveaux risques au sein des principales destinations, etc.).☐
un échéancier défini qui permet aux voyageurs de savoir à quel moment ils pourront recommencer à voyager en toute sécurité vers les principales destinations.☐
des formations continues qui permettent aux voyageurs de constater les répercussions des réservations non conformes sur la gestion de la sécurité et la communication en cas de crise.☐
un plan qui tient compte des changements que la crise a entraînés vis-à-vis des attentes et des besoins des voyageurs de la haute direction.Adaptabilité du programme
Le programme de voyages de mon organisation permet à celle-ci de faire
preuve de réactivité en ayant en place…
☐
repère les dépenses récurrentes et tire profit de celles-ci pour obtenir les meilleurs tarifs et les conditions les plus avantageuses auprès d’une sélection d’établissements.☐
maximise l’outil de réservation en ligne pour mettre l’accent sur les hôtels avec lesquels des ententes ont été conclues.☐
met en œuvre un produit de garantie des tarifs afin de s’assurer d’obtenir les meilleurs tarifs en cas d’instabilité des prix.☐
sélectionne des partenaires qui regroupent un grand nombre de points requis (par exemple, type d’établissement, lieu, commodités offertes).☐
sélectionne ses partenaires en fonction des nouvelles normes établies en matière de mesures sanitaires et de processus sans contact.☐
apporte des changements aux ententes afin qu’elles comportent à l’avenir des dispositions pertinentes à la crise.☐
crée une stratégie permettant aux voyageurs d’avoir d’autres options d’hébergement si les établissements privilégiés ne sont plus accessibles au sein des destinations clés.☐
vérifie les changements apportés aux commodités et aux services de repas et de boissons.☐
établit une directive pour déterminer si elle autorise ou non les propriétés s’inscrivant dans l’économie collaborative.☐
vérifie qu’elle a le bon contact au dossier en cas de mises à pied ou d’autres changements de personnel découlant d’une crise (à répéter avec tous les fournisseurs principaux).☐
établit une directive pour déterminer si elle autorise ou non les réservations prépayées en temps de crise.Relations avec les fournisseurs
Dans le cadre de la stratégie de gestion des relations avec les fournisseurs de son programme de voyages, mon organisation…
COMPAGNIES AÉRIENNES HÉBERGEMENT
☐
repère les dépenses récurrentes et tire profit de celles-ci pour obtenir les meilleurs tarifs et les conditions les plus avantageuses auprès d’une sélection de transporteurs.☐
établit une politique sur le recours à un jet privé pour les voyages essentiels dans le cas où un itinéraire commercial n’est pas offert.☐
surveille les changements d’horaires et les annulations d’itinéraires, y compris les changements concernant la capacité et les ajouts de correspondances.☐
communique régulièrement avec ses compagnies aériennes partenaires pour savoir quels changements effectués pendant la crise resteront en vigueur au cours de l’étape de reprise et après cette étape.☐
vérifie les options de changement de noms sur tous les billets applicables.☐
regroupe les billets non utilisés, les dispenses de frais et les crédits et en effectue le rapprochement par l’intermédiaire d’un système simplifié permettant de programmer l’envoi de rappels réguliers.☐
considère la possibilité de regrouper les crédits sur une carte UATP au nom de l’entreprise afin que les crédits non utilisés soient à son nom plutôt qu’à celui du voyageur.TRANSPORT TERRESTRE ET MOBILITÉ
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repère les dépenses récurrentes et tire profit de celles-ci pour obtenir les meilleurs tarifs et les conditions les plus avantageuses auprès d’une sélection d’entreprises de location de voitures.☐
établit une politique sur l’utilisation de services de transport avecchauffeur à titre d’option de rechange pour le transport terrestre en cas de préoccupations liées à la santé et à la sécurité.
