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Astuçe !

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22/11/2021 SD Worx –For life. For work.

Intervenants :

Julie Pétillon et Nadia Bots – LE Payroll

✓ Parcourir les nouveautés sur ce thème en 2021

✓ Passer en revue les préparatifs du décompte de décembre 2021

✓ Remarque : ce webinaire n'est pas une formation et ne remplace pas les communications envoyées. Par conséquent, veuillez les lire

attentivement. Pour toute question relative au contenu, vous pouvez vous adresser à votre Gestionnaire de payroll.

22/11/2021 SD Worx –For life. For work.

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1. Communication de votre Gestionnaire de payroll : annexe

2. Qu'attendons-nous de votre part ? Préparation du décompte de décembre

Solde des droits aux vacances légales et autres

Recalcul des attestations de vacances et chèques vacances Activer le décompte de décembre

Vérifier les notifications et les compléter si nécessaire

3. Que pouvez-vous attendre de notre part ? Calcul et suivi

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▪ Synthèse des actions préparatoires

▪ À utiliser comme liste d'actions pour vous-même

▪ Plus d'informations par action dans le document

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▪ Vous activez le décompte de décembre dans eBlox

▪ Nous nous chargeons de la finition et du suivi.

▪ En remplissant la liste de contrôle, votre Gestionnaire de payroll peut planifier le traitement.

▪ À compléter avant le 26/11/21

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▪ Règle ?

▪ Chaque travailleur doit prendre ses vacances pendant l’année de vacances

▪ Mais : le travailleur n'y parvient pas en raison des circonstances ?

▪ Plan par étapes

▪ Déterminez le nombre de jours de vacances/heures de vacances non pris(es)

▪ Déterminez le montant de compensation que vous devez payer

▪ Évaluez la raison pour laquelle le travailleur a un solde ouvert

▪ Comptabilisez le montant et le nombre de jours/heures dans les données salariales complémentaires sous le nouveau code salarial correct

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▪ Utilisez notre liste d’actions !

▪ Cinq situations spécifiques

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▪ Calcul simple :

▪ Salaire journalier x nombre de jours non pris

▪ Salaire horaire x nombre d'heures non prises

▪ Salaire brut de base :

▪ Salaire journalier = (Salaire brut de base x 3)/(13 x RTE)

▪ Salaire horaire = (Salaire brut de base x 3)/(13 x nombre d’heures par semaine)

▪ Salaire brut de base = salaire brut de décembre

▪ ! Pas majoré du salaire variable moyen ou des suppléments fixes. Exception : secteur des soins de santé !

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▪ 3 scénarios, dont 2 légaux

▪ Le travailleur est dans l’impossibilité de prendre ses jours de vacances – INVOLONTAIRE

▪ Le travailleur demande volontairement le paiement de ses jours de vacances – VOLONTAIRE

▪ Le travailleur demande de reporter ses jours de vacances à l’année suivante – NON LÉGAL

Chaque scénario a un NOUVEAU code salarial spécifique !

Raison Code montant Code jours Code heures

Involontaire 22F0 à 22F4 inclus 02F0 à 02F4 inclus 22F0 à 02F4 inclus Involontaire pour cause

de RPT

22F5 à 22F9 inclus 02F5 à 02F9 inclus 22F5 à 22F9 inclus Volontaire 12E0 à 12E9 inclus 02E0 à 02E9 inclus 12E0 à 12E9 inclus

Transfert 42C2

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▪ Règle ?

▪ En raison d’un cas de force majeure, un travailleur est dans l’impossibilité de prendre les jours de vacances restants

▪ Qu’est-ce qu’une force majeure ?

▪ Maladie, repos d’accouchement, chômage temporaire...

▪ Congés thématiques pour lesquels il n'y a pas de décompte complet : congé parental à temps plein, soins palliatifs à temps plein..., PAS de crédit-temps à temps plein.

▪ Une charge de travail élevée n’est pas une situation de force majeure.

Utilisez pour ce faire les codes salariaux 22F0 à 22F4 inclus

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▪ Règle ?

▪ Le travailleur n’a pas envie de vacances

▪ Le travailleur n’a pas pu planifier correctement ses vacances et a donc encore des jours à prendre

▪ Important !

▪ L’employeur doit donner au travailleur la possibilité de prendre le congé

▪ Une charge de travail élevée ne peut pas être une excuse de l’employeur

▪ L’employeur est punissable s’il empêche la prise des droits aux vacances

Utilisez pour ce faire les codes salariaux 12E0 à 12E9 inclus

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▪ Règle ?

▪ Le transfert de jours de vacances n’est pas légal

▪ Directives importantes !

▪ Comptabilisez les jours dans le calendrier de l’année suivante avec le code salarial 028*

▪ N’utilisez PAS le code salarial 026*, il est uniquement réservé aux jours de vacances qui sont constitués cette année

Utilisez à cet effet le code salarial 42C2 dans la ligne salariale

(Obligatoire uniquement pour un travailleur avec un décompte de décembre)

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▪ Simplicité dans le décompte de décembre

▪ Ces nouveaux codes salariaux sont repris par défaut par le système.

▪ L’ancien code pour les jours non pris volontairement et le transfert devait être introduit manuellement à l’écran. Le risque d’erreurs ou d’oublis était trop élevé.

▪ Document pour la mutualité

▪ La mutualité doit connaître le solde à découvert

▪ La mutualité doit connaître le nombre de jours et d’heures sur la base de la ligne d’occupation de décembre

▪ Les jours non pris en raison de la RPT ne doivent PAS figurer sur l’attestation de vacances

▪ Outil – rapport bibliothèque :

▪ Rapport 1 : Attestation de vacances mutualité reprise progressive du travail (RPT) - EMPLOYÉS

▪ Rapport 2 : Attestation de vacances mutualité reprise progressive du travail (RPT) - OUVRIERS

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▪ Règle ?

▪ Un TR en RPT n’a pas de réduction contractuelle de la durée du travail

▪ Un TR en RPT n’a pas droit à un décompte de décembre

▪ Un TR en RPT a droit au pécule de vacances basé sur le salaire contractuel et le droit contractuel

▪ Directives importantes !

▪ Contrôlez le calcul du pécule de vacances en service

▪ Calculez deux fois le droit du travailleur

▪ Une fois basé sur les heures contractuelles

▪ Une fois basé sur les heures réelles

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▪ Exemple :

▪ Le TR a constitué 20 jours pendant l'exercice de vacances 2020

▪ Le TR travaille à temps partiel pendant l’année de vacances 2021 en raison de la RPT et ne peut prendre que 10 jours

▪ Droit sur la base de heures contractuelles = 20 jours

▪ Droit sur la base de heures réelles = 10 jours

▪ Le TR ne peut prendre que 6 jours de vacances, car il retombe complètement malade en décembre

▪ Il y a 4 jours de vacances non pris pour cause de force majeure → Utilisez le code salarial 22F0 - 22F4 (jours 02F0 – 02F4)

▪ Il y a 10 jours de vacances non pris pour cause de force majeure RPT → Utilisez le code salarial 22F5 – 22F9 (jours 02F5 – 02F9)

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▪ La première imputation d'attestation est un instantané

▪ Basé sur les droits et la durée du travail du calcul principal

▪ Si la durée du travail change, le droit change également

▪ Il peut également y avoir des prises dans différents régimes

Par conséquent, l’imputation originale du simple pécule de vacances est peut-être trop faible ou trop élevée

➢ Une imputation trop faible se produit souvent en cas d’augmentation de la durée du travail

➢ Une imputation trop élevée se produit souvent en cas de réduction de la durée du travail

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▪ Important ! N’ajoutez jamais de données d’une attestation de vacances à l’écran du décompte de décembre

▪ Si un travailleur n’a pas pris toutes ses vacances, recalculez le code salarial 1930

▪ Vous ne pouvez pas utiliser le décompte de décembre à cet effet (entendez : « abus »)

▪ À quoi sert alors la rubrique « adaptation base » ?

▪ Le travailleur a changé de numéro de travailleur

▪ Le travailleur a changé de société

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▪ Que devez-vous faire ?

▪ Vous activez le décompte de décembre dans eBlox et complétez les données nécessaires

▪ Vous parcourez les notifications et envoyez les calculs

▪ Votre Gestionnaire de payroll reçoit les données et se charge de leur traitement

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▪ Quand devez-vous le faire ?

▪ Pas trop tôt...

▪ Dès que les données calendrier de 2021 seront complètes (jours de vacances pris)

▪ ... mais pas trop tard non plus !

▪ Les décomptes de décembre doivent être calculés avant le 15 janvier

▪ Sinon : pas de déclaration à temps au fisc et à l’ONSS ! Évitez les amendes.

▪ Le décompte de décembre vous est proposé dans eBlox :

▪ La première fois lors de la clôture salariale de décembre (facultatif)

▪ La dernière fois lors de la clôture salariale de janvier (obligatoire si pas encore commencé)

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▪ Notifications lors de l’activation des décomptes de décembre ?

▪ Utilisez notre liste d’actions !

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▪ Situation différente pour votre entreprise ?

▪ Nouvelle affiliation à SD Worx : bases manquantes

▪ Code salarial non standard pour la prime de fin d’année

▪ …

▪ Utilisez notre liste d’actions !

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▪ Vacances « européennes » supplémentaires dans votre entreprise ?

▪ Vérifiez s’il y a des restes qui n’ont pas pu être retenus avec le pécule de vacances en service (code salarial 42C3 → Conseil ! Créez un rapport)

▪ Comptabilisez-les dans les données salariales complémentaires de décembre

▪ Utilisez notre liste d’actions !

▪ Liste de contrôle décompte de décembre

▪ Liste de contrôle recalcul vacances

annuelles

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▪ Envoyez-nous votre feed-back via le lien sous les questions et réponses (max. 2 min.)

▪ Vous pensez encore à quelque chose par la suite ? N’hésitez pas à transmettre ce feed-

back à votre Gestionnaire de payroll

Vous trouverez ici le lien vers l’enregistrement de ce webinaire.