LA FONCTION DE DIRECTEUR APPRENTISSAGE – Tableau de bord général

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LA FONCTION DE DIRECTEUR APPRENTISSAGE – Tableau de bord général

PERIODES Certification qualité Gestion financière et administration générale

Ressources humaines Pédagogie Vie scolaire Administration

pédagogique

Communication Hygiène et sécurité Aout Planification des

différents certificats : labellisation CdR, démarché qualité…

Tableau des salaires Suivi des engagements et de la trésorerie

Vérification du dossier de rentrée, mise à jour de la base apprentis

Collecte effectifs DRAAF Mise à jour de la carte des formations DRAAF Enquête ruptures de contrats Région

Enquête Seine - phase 2

Réunion de pré rentrée - derniers mouvements - ajustements fiches de

poste

- derniers travaux - présentation de

l'organisation Contrats de travail et avenants dernière embauche

Réunion pédagogique : - finalisation de

l'organisation

- détermination des EIE, MAR, MAP….

Visites pédagogiques en entreprise :

- nouveaux maitres d'apprentissage - apprentis primo

entrants Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia

Validation des effectifs et de l'organisation des Transport Restauration Hébergement (TRH) Vérification du dossier de rentrée et du statut des apprentis avec la comptabilité

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Lecture, explication et validation du règlement intérieur auprès de tous les apprentis Distribution de la "carte des métiers" aux apprentis

Gestion du dossier de rentrée : seuils Gestion des contrats d'apprentissage : - établir

- calcul rémunération - envoi aux chambres pour

enregistrement Dossier de candidature DIMA

Gestion des imprimés

"primes employeurs"

Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail

Attestations d'entrée en formation

Contacts avec la presse

- article de rentrée, - actions

pédagogiques

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du registre de sécurité Formation des personnels de permanence au SSI

Septembre Tableau des salaires

Suivi des engagements et de la trésorerie

Déclaration de la Taxe d'apprentissage au Conseil Régional Election des représentants du personnel au conseil de perfectionnement et au conseil d'administration

Vérification du dossier de rentrée, mise à jour de la base apprentis

Organisation du travail des PTL : calendrier à transmettre au Conseil Régional

Visites pédagogiques en entreprise :

- nouveaux maitres d'apprentissage - apprenti s primo

entrants Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia Etablissement des plans d'évaluation

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Elections des délégués de classe et des représentants des parents d'élèves Lecture, explication et validation du règlement intérieur auprès de tous les apprentis Mise en place des commissions : hygiène

Gestion des conventions DIMA avec les collèges Envoi des conventions de formation pour les

collectivités locales qui ont embauché un apprenti Gestion des contrats d'apprentissage : - établir

- calcul rémunération - envoi aux chambres pour

enregistrement Dossier de candidature DIMA

Veille réglementaire : lois–

Réunion

communication EPL - validation dates JPO - budget insertion

publicitaire

- participation salons, forums,

- site internet EPL Actualisation des supports de communication : affiches, plaquettes, kakemono

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du registre de sécurité Planification : - des vérifications

électriques, - des vérifications

gaz

- des vérifications SSI désenfumage Commission hygiène et sécurité :

- actualisation du

document unique

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Collectes effectifs DRAAF + Régjon

Bilan réalisé DIMA N-1 Enquête devenir DIMA DRAAF

Enquête Seine - phase 2

et sécurité, restauration et vie interne

Planification des activités extra-scolaires Carte région :

- recensement

dotation matériel pro Distribution de la "carte des métiers" aux apprentis

décrets – code du travail

Elaboration des tableaux prévisionnels de visites en entreprise

Attestations d'entrée en formation

Gestion des dossiers de demande de bourses DIMA

- point sur les accidents du travail - plan de formation Commission de restauration Intervention de sensibilisation à la sécurité, exercices d'évacuation : - internat et externat, - transport scolaire Formation des personnels de permanence au SSI

Octobre Tableau des salaires

Suivi des engagements et de la trésorerie

Préparation budgétaire N+1

Ecriture clôture comptable

Conférence budgétaire - validation des effectifs,

seuils

- validation du coût apprenti

- enquête insertion et taux de ruptures - calcul taux d'érosion - enquête contrat qualité - projets pédagogiques - projets

d'investissement Renouvellement

convention quinquennale (tous les 5 ans)

Bilan contrat qualité n-1 : - visites en entreprise - heures de soutien

Mise à jour du registre et du dossier du personnel

Elaboration du plan local de formation, suite aux entretiens

individuels et aux besoins du centre et à l'évolution de

formations

Visites pédagogiques en entreprise :

- nouveaux maitres d'apprentissage - apprentis primo

entrants Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia Etablissement des plans d'évaluation

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Election des délégués de classe et des représentants des parents d'apprentis Réunion avec les représentants des apprentis

Planification des activités extra-scolaires Etude d'amendement du règlement intérieur Vérification du

transport "petites vacances scolaires" par rapport au planning

Inscriptions aux examens : - en 2è année du cycle - ou en 1

^re

année pour

les formations par UC Envoi des conventions de formation pour les

collectivités locales qui ont embauché un apprenti Gestion des contrats d'apprentissage : - établir

- calcul rémunération - envoi aux chambres pour

enregistrement

Dossiers de candidature DIMA

Gestion des dossiers

"élèves en situation d'handicap"

Veille réglementaire : lois – décret s– code du travail

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du

registre de sécurité

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- coordination pédagogique

- formation du personnel Collectes effectifs DRAAF + Région

Enquête examens Région Enquête devenir DIMA Région

Enquête Seine- phase 2

Novembre Tableau des salaires

Suivi des engagements et de la trésorerie

Convocation au conseil de perfectionnement

Conseil de

perfectionnement, validation :

- accueil des nouveaux représentants du personnel

- MIL, MAR, PUS…

- contrat qualité n-1 - DM2

- Budget N+1

- sorties pédagogiques - résultats aux examens - enquêtes insertion -

ruptures - taux d'érosion - conventions Finalisation de

l'organisation budgétaire Ecriture clôture

comptable

Collectes effectifs DRAAF + Région

Envoi fichier apprentis

Entretiens professionnels

intermédiaires (selon les profils)

Visites pédagogiques en entreprise

Travail sur le calendrier des formations pour l'année n+1 :

- alternance selon les filières professionnelles - plan de charges sur la

restauration et l'hébergement Réunion maîtres d'apprentissage Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Réunion avec les représentants des apprentis

Envoi des conventions de formation pour les

collectivités locales qui ont embauché un apprenti Gestion des contrats d'apprentissage : - établir

- calcul rémunération - envoi aux chambres pour

enregistrement

Dossiers de candidature DIMA

Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail

Gestion des diplômes

Recensement des forums, salons…

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du

registre de sécurité

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enquête seine Région Enquête INCA

Décembre Tableau des salaires

Suivi des engagements et de la trésorerie

Prospection taxe d'apprentissage Ecriture clôture comptable

Gestion remboursements des TRH

Collectes effectifs DRAAF + Région

Entretiens professionnels

intermédiaires (selon les profils)

Visites pédagogiques en entreprise

Travail sur le calendrier des formations pour l'année n+1 :

- alternance selon les filières professionnelles - plan de charges sur la

restauration et l'hébergement Conseils de classe Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Réunion avec les représentants des apprentis

Gestion des contrats d'apprentissage : - établir

- calcul rémunération - envoi aux chambres pour

enregistrement Dossier de candidature DIMA

Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail

Gestion des diplômes

Recensement des forums, salons…

Participation aux forums, salons (maillage du territoire) Validation des

inscriptions publicitaires

Envoi des vœux

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du registre de sécurité

janvier Tableau des salaires

Suivi des engagements et de la trésorerie

Prospection taxe d'apprentissage Transmission budget prévisionnel Région Ecriture clôture comptable

Enquête n°10 Enquête subanor Listing des apprentis

"primes employeurs"

Remontée effectifs Région

Réunion bilan intermédiaire avec l'ensemble des équipes (optionnelle)

Organisation du service administratif,

élaboration du calendrier des permanences

Visites pédagogiques en entreprise

Travail sur le calendrier des formations pour l'année n+1 :

- alternance selon les filières professionnelles - plan de charges sur la

restauration et l'hébergement Validation des

compétences pour les convocations aux examens terminaux Dossiers d'habilitation : - mise à jour,

- renouvellement Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Réunion avec les représentants des apprentis

Passage des épreuves ASSR

Duplication des tests Organisation des salles Encadrement des apprentis pour l'inscription au portail post bac

Préinscription des DIMA au CFG

Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail

Participation aux forums, salons (maillage du territoire) Validation des

inscriptions publicitaires Journée portes ouvertes

Journées de tests écrits

Soirée de remise des diplômes

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du registre de sécurité Exercices

d'évacuation : internat, externat,

Février Tableau des salaires Entretien professionnel

pour les administratifs

Visites pédagogiques en entreprise

Gestion des retards et absences, procédure en

Commission de recrutement :

Participation aux forums, salons

Veille réglementaire

(5)

Suivi des engagements et de la trésorerie

Comptabilité analytique

Enquête SEINE - phase 1 Enquête SIFA

Enquête CEREQ (tous les 3 ans)

Conseils de classe Portail post-bac :

- remontée des notes formateurs

- appréciations du chef d'établissement Rencontre parents-profs pour les apprentis Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia

lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Réunion avec les représentants des apprentis

Vérification du transport "petites vacances scolaires" par rapport au planning Etat des lieux des besoins en équipements pédagogiques pour dossier

d'investissement : tables, chaises, jeux Passage des épreuves ASSR

Duplication des tests Organisation des salles

- vérification seuils - gestion des appels de

décision

Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail

Edition des bulletins de notes

(maillage du territoire) Journée de tests écrits

Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du registre de sécurité Commission de restauration

Mars Audit interne qualité Tableau des salaires Suivi des engagements et de la trésorerie

Comptabilité analytique Préparation du compte financier EPL

Transmission des réalisations budgétaires n-1 Région

Convocation au conseil de perfectionnement

Conseil de

perfectionnement, validation :

- renouvellement des dossiers d'habilitation

Entretien professionnel pour les administratifs

Visites pédagogiques en entreprise

Portail post-bac : - remontée des notes

formateurs

- appréciations du chef d'établissement Bilans individualisés des apprentis : souhaits d'orientation, de réinscription.

Validation du planning général au conseil de perfectionnement Entrainement aux épreuves terminales – écrit

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Réunion avec les représentants des apprentis

Passage des épreuves ASSR

Duplication des tests Organisation des salles

Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail Inscriptions des DIMA au CFG

Concertation pour la mise à jour du dossier de rentrée

Participation aux forums, salons (maillage du territoire) Journée portes ouvertes

Journées de tests écrits

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du

registre de sécurité

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- compte financier - amendements

règlement intérieur - conventions

- sorties pédagogiques - calendrier général des

formations Dépôt du dossier d'investissement pédagogique Région

Collecte effectifs DRAAF Enquête SEINE - phase 1 Enquête cheminement scolaire SPHINX

Enquête RVP DRAAF Enquête INCA - phase 2

Finalisation des épreuves BEPA

Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia Commission CDI/CDR

Avril Tableau des salaires

Suivi des engagements et de la trésorerie

Enquête protocole agents CFA-CFPPA SPHINX

Entretiens professionnels :

- évaluation des délégations et missions

- recensement des besoins de formations

Visites pédagogiques en entreprise

Action pour l'orientation et la poursuite de

formation pour les "fin de cycle"

Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia Récupération du fichier des candidats BTS sur le portail post BAC

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Réunion avec les représentants des apprentis

Vérification du transport "petites vacances scolaires" par rapport au planning Passage des épreuves ASSR

Duplication des tests Organisation des salles

Envoi dossier de rentrée - primo entrants

Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail

Elaboration des

calendriers individuels de formation

Envoi du dossier de rentrée – apprentis

Participation aux forums, salons (maillage du territoire) Journée portes ouvertes

Journées de tests écrits

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du registre de sécurité

Mai Audit de certification (cycle de 3 ans) - renouvellement - suivi 1

- suivi 2

Préparation DM1 Tableau des salaires Suivi des engagements et de la trésorerie

Entretiens professionnels Validation du plan de formation

Gestion prévisionnelle

Visites pédagogiques en entreprise

Entrainement aux épreuves terminales – oral

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Envoi du dossier de rentrée - primo entrants Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail

Journées de tests écrits

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du

registre de sécurité

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des emplois et

compétences : départs et embauches prévus Travail fiches de service (prévisionnel),

déterminer le plan de charges

Conseils de classe Avis sur livret scolaire 2a Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia Organisation des examens, centre d'examens

Envoi des rapports de stage

Commission de

classement des candidats post BAC

Réunion avec les représentants des apprentis

Passage des épreuves ASSR

Validation du transport avec le Conseil Général Duplication des tests Organisation des salles

Envoi du dossier de rentrée – apprentis Préparation enquête seine

Commission hygiène et sécurité :

- actualisation du document unique - point sur les

accidents du travail

Juin Tableau des salaires

Suivi des engagements et de la trésorerie

Point sur appels d'offres : - renouvellement

- nouveaux

Convocation au conseil de perfectionnement

Conseil de

perfectionnement, validation :

- point financier – DM1 - bilan pédagogique de

l'année - organisation

pédagogique N+1 - conventions Indicateurs de vulnérabilité Gestion du

remboursement des TRH

Entretiens professionnels Validation du plan de formation

Organisation des responsabilités de formation

Recrutement pour la prochaine rentrée Entretiens PTL

Elaboration des plans d'évaluations

modulaires : MIL, MAR…

Visites pédagogiques en entreprise

Conseils de classe Avis sur livret scolaire 2a Bilan individualisé des apprentis

Organisation des examens, centre d'examens Consultation des circulaires et notes de service sur Nocia Proposition d'admission aux candidats post-bac

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le versement des primes employeurs (chaque jour)

Réunion avec les représentants des apprentis

Validation du transport avec le conseil général Duplication des tests Organisation des salles

Envoi du dossier de rentrée - primo entrants Gestion des contrats d'apprentissage : - établir

- calcul rémunération - envoi aux chambres

d'enregistrement Gestion des formulaires

"primes employeurs"

Veille réglementaire : lois – décrets – code du travail Dossier de candidature DIMA

Envoi du dossier de rentrée – apprentis Préparation enquête seine Edition des bulletins de notes

Journées de tests écrits

Veille réglementaire Suivi des contrôles, contrats de

maintenance et du registre de sécurité Commission de restauration

juillet Séminaire qualité Dépouillement de

Tableau des salaires Suivi des engagements et

Bilan de l'année précédente :

- résultats aux examens

Elaboration des plans d'évaluations modulaires

Gestion des retards et absences, procédure en lien étroit avec le

Envoi du dossier de rentrée - primo entrants

Contacts avec la presse

- résultats examens

Veille réglementaire

Suivi des contrôles,

(8)

l'enquête de satisfaction Réécriture des

procédures et du plan d'amélioration

de la trésorerie

Transmission du coût de formation par apprenti Région

Envoi des indicateurs qualité Région

Résultats aux examens Région

Bilan accompagnement social Région

Enquête matériel pro Région

Enquête Seine - phase 2

Validation de

l'organisation pour la prochaine rentrée Travail thématique Recensement des besoins en formation sécurité