Fiche 1 - Observer les ope rations courantes de l unite commerciale

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GESTION OPERATIONNELLE ED. 2022

Table des matières

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Fiche 1 - Observer les op ´erations

courantes de l’unit ´e commerciale

Cette fiche concerne la partie th ´eorique et pratique de votre ETUDE DE CAS´

Durant cette étude de cas, vous pouvez acc èder à toutes vos ressources.

Table des matières

SECTION1—CYCLE D’EXPLOITATION

1.1 Notion de Cycle d’exploitation . . . 1 1.2 Composantes du cycle selon l’activité . 2

SECTION2—IDENTIFIER LES FLUX

2.1 Distinction entre flux physiques et flux financiers . . . 2 2.2 Documents commerciaux . . . 3

SECTION 3—MINI-CAS « DESIGN & SOLU- TIONS » (1/3)

3.1 Présentation du mini-cas . . . 3 3.2 Dossier 1 – Observer les flux physiques

de l’activité quotidienne . . . 4 3.3 Annexes . . . 4

SECTION4—DOCUMENTS COMMERCIAUX

4.1 Documents commerciaux . . . 5 4.2 Mentions obligatoires ou légales . . . . 5 4.3 Facturation . . . 5

SECTION5—FLUX FINANCIERS

5.1 Modes de règlements . . . 6 5.2 Outils de règlement . . . 7

SECTION6—Durées du cycle d’exploitation

6.1 La durée du cycle . . . 7 6.2 Conséquence des décalages . . . 7

SECTION 7—MINI-CAS « DESIGN & SOLU- TIONS » (2/3)

7.1 Dossier 2 – Flux financiers et les outils de règlement . . . 8 7.2 Annexes . . . 8

Usage du cours : Cette Fiche vous aide à at- teindre les objectifs de l’épreuve :

– Maîtriser les connaissances deGestion opération- nelle;

– Apprendre à traiter une étude de cas au niveau méthodologie et appliquer des savoirs.

1 CYCLE D’EXPLOITATION

1.1 NOTION DE CYCLE D’EXPLOITATION

Définition 1 Le fonctionnement d’une unité commerciale entraîne la réalisation d’opérations fréquentes : elles sontcycliques.

On distingue trois types de cycles : financement, investissement et exploitation

□ TROIS CYCLES.

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1.2 Composantes du cycle selon l’activité

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Fig. 1 – Les trois cycles.

□ CYCLE DE FINANCEMENT.

Il regroupe les opérations liées à des événements cor- respondant au financement de l’unité commerciale : emprunt, augmentation de capital. Celles-ci impactent l’entrepriseplusieurs années. Il s’agit donc d’uncycle long.

Travail à faire 1 QUESTION1 –Trouvez sur inter- net différents types de financement pour un inves-

tissement d’entreprise. ■

□ CYCLE D’INVESTISSEMENT.

Il regroupe les opérations liées aux investissements de l’unité commerciale comme l’acquisition d’un nouveau meuble « Vitrine réfrigérée Jumbo 180 ». Celles-ci impactent l’entrepriseplusieurs années. Il s’agit donc d’un cycle long.

Fig. 2 – Vitrine réfrigérée crèmerieJumbo 180.

Travail à faire 2 QUESTION 2 – Trouvez sur in- ternet une définition comptable assez simple d’un

investissement. ■

1.2 COMPOSANTES DU CYCLE SELON L’ACTIVITÉ

Fig. 3 – Les cycles par activité.

Le nombre d’opérations diffère selon le type d’activité de l’unité commerciale : les étapes varient selon les spécificités de l’unité commerciale.

EXEMPLE: Pour un coiffeur (prestataire de services), le cycle d’exploitation ne comporte qu’une seule étape : la vente, la coupe de cheveux et le paiement étant réalisés en une même unité de temps.

2 IDENTIFIER LES FLUX

Identifier les flux physiques et financiers dans le cadre de l’activité quotidienne de l’UC

L’activité quotidienne de l’unité commerciale donne lieu à des mouvements appelés «flux». Les documents commerciaux retranscrivent en partie ces flux entre l’unité et ses partenaires extérieurs.

2.1 DISTINCTION ENTRE FLUX PHYSIQUES ET FLUX FINANCIERS

On distingue deux types de flux :

— FLUX PHYSIQUES: mouvements réels de biens et de services (achat et livraison de matières premières, vente de produits finis. . .) ;

— FLUX MONÉTAIRES OU FINANCIERS: mouvements de contrepartie des flux physiques (règlement des achats, encaissement des ventes. . .).

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2.2 Documents commerciaux

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EXEMPLE: Flux de l’activité quotidienne dans une entreprise industrielle

Fig. 4 – Les différents flux .

2.2 DOCUMENTS COMMERCIAUX

Documents commerciaux accompagnant les flux physiques : selon le Code de commerce (article R123-237), les documents commerciaux sont les factures, notes de commande,tarifsetdocuments publicitairesainsi que toute correspondance ou récépissés signés par l’entreprise ou en son nom.

EXEMPLE : Documents commerciaux utilisés au cours de l’activité quotidienne.

Fig. 5 – Devis et bon de commande.

Fig. 6 – BL et facture.

3 MINI-CAS « DESIGN & SOLUTIONS » (1/3)

3.1 PRÉSENTATION DU MINI-CAS

Document 1 — Présentation du mini-cas. Le contexte et votre rôle^a.

DESIGN ETSOLUTIONS

Design et Solutions^b, enseigne créée il y a plus de 20 ans, est spécialisée dans la vente de meubles tendance. Elle a adopté un modèle omnicanal via ses trois magasins (Lille, Strasbourg et Biarritz), son site web et son catalogue.

Ses clients sont des particuliers aisés (B to C) et des entreprises.

Carole Marino a intégré l’équipe de direction du magasin de Lille il y a un an. À son arrivée, elle a décidé de proposer à la vente des objets de décora- tion (luminaires, arts de la table, linge de maison. . .) en plus du mobilier, cela avec le soutien de Pierre Ponti, dirigeant et fondateur de l’enseigne. Cette di- versification était un pari risqué car, compte tenu de la concurrence, les objets de décoration engendrent de faibles marges – raison pour laquelle les magasins de Biarritz et Strasbourg ne commercialisent encore que du mobilier.

Aujourd’hui, Mme Marino et M. Ponti font le point : l’unité commerciale affiche un résultat comptable bien

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3.2 Dossier 1 – Observer les flux physiques de l’activité quotidienne

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inférieur à celui des deux autres magasins – ce qui s’explique par la nouveauté de l’activité – mais une trésorerie nettement positive alors que Biarritz et Stras- bourg sont régulièrement en découvert bancaire.

VOTRE RÔLE

Titulaire d’un BTS MCO, vous venez d’être re- cruté(e) dans la perspective de devenir manager au sein de Maisons Tendance. Vous assistez actuellement Mme Marino, qui vousdemande d’analyser et de justifier les différences de résultats entre le magasin de Lille et les deux autres points de vente.

a. Compétence :Gérer les opérations courantes Savoirs associés :

–Le cadre légal et réglementaire des opérations de gestion –Le cycle d’exploitation

–Les documents commerciaux b. http ://www.designetsolutions.fr/

3.2 DOSSIER 1 – OBSERVER LES FLUX PHYSIQUES DE L’ACTIVITÉ QUOTIDIENNE

Vous souhaitez comprendre le fonctionnement du magasin au quotidien. Vous allez faire la connaissance de M. Poulain, responsable du stock.

Travail à faire 3 Traitez ces cinq questions, à l’aide des deux annexes suivantes.

— QUESTION 3.Avant de rencontrer M. Poulain, identifiez les composantes du cycle d’exploitation du magasin.

Cf.SECTION 1 – CYCLE D’EXPLOITATION

— QUESTION 4.À l’issue de votre entretien avec M. Poulain, représentez schématiquement les flux physiques quotidiens du magasin en dis- sociant les meubles des objets de décoration.

Vous utiliserez le logiciel de votre choix.

Cf.SECTION 2 – IDENTIFIER LES FLUX Cf.DOCUMENT 2 – Entretien avec M. Poulain, responsable du stock

— QUESTION 5.Intégrez à votre schéma les documents commerciaux utilisés par D & S.

— QUESTION 6.M. Poulain vous précise qu’il n’a pas besoin de devis. Expliquez-en la raison.

■

3.3 ANNEXES

Document 2 — Entretien avec M. Poulain, responsable du stock. Voici un extrait de votre entretien avec M. Poulain.

VOUS : Bonjour, M. Poulain. Je souhaiterais comprendre le fonctionnement du magasin au quotidien.?

(...)

VOUS:Quel est exactement votre rôle?

M. POULAIN: Je suis responsable du stock. Je m’occupe quotidiennement de l’approvisionnement des marchandises : je les commande, les réceptionne et j’organise leur stockage.

VOUS:Comment passez-vous vos commandes ? Quels documents utilisez-vous?

M. POULAIN : Je commande les marchandises auprès de fournisseurs avec lesquels j’ai l’habitude de travailler. Certains sont en France, d’autres à l’étranger. Ma démarche est toujours la même pour chaque fournisseur : à partir du catalogue que je reçois à chaque nouvelle saison, je lui envoie un bon de commande dans lequel je précise les biens et la quantité souhaités. Quelque temps plus tard (le délai de livraison varie selon les fournisseurs), lorsque je réceptionne les marchandises, je vérifie que le bon de livraison correspond à la fois à ce qui m’est remis et au bon de commande. Si tout est conforme, je signe le bon de livraison, dont je conserve un exemplaire.

(...)

VOUS:Une fois les marchandises réceptionnées, combien de temps sont-elles stockées?

M. POULAIN : Tout dépend du type de marchandises : les meubles ont une durée de stockage assez longue (plus de 3 mois) alors que les objets de décoration sont stockés très peu de temps (20 jours en moyenne).

VOUS : Comment expliquez-vous cette diffé- rence?

M. POULAIN : Les objets de décoration, facile- ment transportables, sont emportés par nos clients dès l’achat. Les meubles sont le plus souvent livrés par nos soins : nous disposons de trois camionnettes pour assurer les livraisons dans tout le sud de la France.

Cela entraîne forcément une petite augmentation des délais.

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4 DOCUMENTS COMMERCIAUX 5

VOUS:Faites-vous signer des bons de livraison à vos clients?

M. POULAIN: Bien sûr ! Chaque livreur demande au client la signature d’un bon de livraison. Le double est ensuite transmis à Mme Voiturier, la responsable administrative du magasin, qui établit la facture.

VOUS:Merci, M. Poulain. C’est doncMme Voi- turierqui s’occupe des règlements. Je vais me ren- seigner sur ses missions.

4 DOCUMENTS COMMERCIAUX

Les documents commerciaux sont la mémoire de l’entreprise, ils permettent de garder une trace de toutes les opérations effectuées et servent de preuve en cas de litige.

4.1 DOCUMENTS COMMERCIAUX

Les documents concernés sont mentionnés dans lesar- ticles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce:

— Factures;

— Devis ou bon de commande;

— Tarifset barèmes de remise ouBR;

— Documents publicitaires(annonces et publications diverses) ;

— Lettres et récépissésconcernant l’activité de l’entreprise et signés par elle ;

— E-mails et autres documents électroniquesconcer- nant les transactions client ou fournisseur.

4.2 MENTIONS OBLIGATOIRES OU LÉGALES Les documents commerciaux contiennent des informa- tions différentes selon l’utilité du document : la mention d’une date de livraison peut apparaître sur un bon de commandemais pas sur undevis.

Voici les principales mentions obligatoires :

— Le numéro unique d’identification à 9 chiffres :nu- méro SIREN;

— Lamention RCS accompagnée du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;

— Lelieu de son siège social¹;

— Mentionner la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire, le cas échéant ;

— Pour un entrepreneur individuel ayant affecté un pa- trimoine à son activité professionnelle : mentionner l’objet de l’activité et la dénomination comportant son nom ou nom d’usage suivi des mots « Entrepre- neur individuel à responsabilité limitée » ou « EIRL

».

— etc.

4.3 FACTURATION

L’article L441-3 du Code de commerceprécise les mentions obligatoires de la facture seul document obligatoire d’une transaction :

1. Pour une société commerciale dont le siège est à l’étranger : la dénomination, la forme juridique et le numéro d’immatriculation dans l’État où elle est basée.

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5 FLUX FINANCIERS 6

Fig. 7 – Facture .

La facture doit être :

— écrite en Français;

— rédigée en double exemplaire: le vendeur et l’ache- teur doivent en conserver chacun un exemplaire ;

— conservée 10 anssous format papier ou numérique.

En cas d’omission de l’une de ces mentions suivantes, le fournisseur encourt des sanctions :

— Sanctions pénales: pour non-respect de la loi ;

— Sanctions fiscales: pour non paiement de la TVA, la facture est nécessaire au calcul de la TVA ;

— Sanctions civiles: la vente est annulable si les mentions peuvent induire en erreur le client

5 FLUX FINANCIERS

Fig. 8 – Décaissement et encaissement.

5.1 MODES DE RÈGLEMENTS

Dans la pratique, l’unité commerciale a la possibilité de payer ses fournisseurs :

— immédiatement, c’est-à-dire le jour de l’émission de la facture : on parle de règlement « au comptant » ;

— ultérieurement, c’est-à-dire que le fournisseur accorde un délai de paiement : on parle de règlement à «crédit client » (« à terme différé ») ou que le client se voit accorder un «crédit fournisseur» .

Remarque : le délai de paiement débute le jour de l’émission de la facture, le jour de la livraison du bien ou le jour de la réalisation de la prestation de service.

Ces modes de règlement dépendent des accords de négociation entre les parties.

Lorsque le fournisseur accorde un délai de paiement, l’unité commerciale a unedette fournisseurvis-à-vis de lui. Et lorsque l’unité commerciale accorde un délai de paiement à son client, elle détient unecréance clientsur lui.

Fig. 9 – Décalages.

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5.2 Outils de règlement

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5.2 OUTILS DE RÈGLEMENT

Fig. 10 – Moyens de paiement.

6 Durées du cycle d’exploitation

Le cycle d’exploitation de l’unité commerciale peut durer de plusieurs jours à plusieurs mois. Sa durée dépend de l’activité de l’unité commerciale, de sa gestion des stocks et des délais de paiement fournisseurs et clients.

6.1 LA DURÉE DU CYCLE

La durée du cycle d’exploitation correspond à la pé- riode qui s’écoule entre les achats de matières premières ou de marchandises (flux physiques) et l’encaissement des ventes de produits finis, de marchandises ou de presta- tions de services (flux financiers). En principe, cette durée est plus longue dans les unités commerciales qui ont une activité industrielle (voir FR 1).

Fig. 11 – Estimation de la durée du cycle d’exploitation

6.2 CONSÉQUENCE DES DÉCALAGES

1. La durée du besoin de financement

Selon son activité, l’unité commerciale doit le plus souvent effectuer des décaissements avant même d’avoir commencé à encaisser le produit de ses ventes : cette période engendre un besoin de financement.

Fig. 12 – Durée du besoin de financement.

2. La durée de la ressource de financement

Lorsque les encaissements ont lieu préalablement aux décaissements, l’unité commerciale n’a pas un besoin mais une ressource de financement. C’est surtout le cas des unités commerciales dont :

— les dettes fournisseurs sont élevées (notamment dans la grande distribution, qui impose des délais de règlement longs à ses fournisseurs) ;

— les stocks sont peu élevés (du fait de leur rotation fréquente, par exemple), d’autant plus s’il s’agit d’une activité commerciale (les marchandises sont revendues sans transformation) ;

— les clients paient au comptant.

Fig. 13 – Durée de la ressource de financement.

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7 MINI-CAS « DESIGN & SOLUTIONS » (2/3) 8

7 MINI-CAS « DESIGN & SOLUTIONS » (2/3)

7.1 DOSSIER 2 – FLUX FINANCIERS ET LES OUTILS DE RÈGLEMENT

Mme Voiturier, responsable administrative, vous a remis sa fiche de poste.

Travail à faire 4 Traitez ces cinq questions, à l’aide des deux annexes suivantes.

— QUESTION 7.Mme Voiturier vous explique qu’elle vérifie systématiquement la cohérence des données entre les différents documents commerciaux. Justifiez l’importance de ce travail à l’aide du bon de livraison et de la facture qu’elle vous présente.

Cf. SECTION 4 – DOCUMENTS COMMER- CIAUX et DOCUMENTS 3, 4 et 5

— QUESTION 8.Mme Voiturier est très attachée au formalisme des factures : elle s’assure qu’il ne manque aucune mention obligatoire. Justi- fiez cette tâche..

Cf.SECTION 5 – IDENTIFIER LES FLUX et DOCUMENTS 6 et 7

Cf.ANNEXE 1 – Entretien avec M. Poulain, responsable du stock

— QUESTION 9.Après avoir distingué les modes de paiement acceptés dans le magasin, expliquez les problèmes de recouvrement liés à certains d’entre eux..

— QUESTION 10. Justifiez la procédure mise en place par Mme Voiturier puis proposez d’autres mesures en précisant les avantages et les inconvénients pour Design & Solutions.

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7.2 ANNEXES

Document 3 — Fiche de poste de Mme Voiturier.

Extrait de la Fiche.

Responsable administratif/administrative de magasin

Mission principale: Gestion des flux financiers liés aux marchandises achetées et vendues.

Tâches effectuées : Vérification des bons de commande et des bons de livraison • Réception et vérification des factures fournisseurs • Règlement des factures aux fournisseurs • Envoi des factures aux clients (À défaut de facture, le ticket de caisse fait

foi.) • Vérification des règlements des clients.

Document 4 — BL de La Table Colorée. Il s’agit du bon de livraison de ce fournisseur.

Document 5 — Facture de La Table Colorée. La Table Colorée est un de vos fournisseur.

Mme Voiturier, responsable administrative, vous a remis sa fiche de poste.

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7.2 Annexes

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5.

6.

7. Après avoir distingué les modes de paiement accep- tés dans le magasin, expliquez les problèmes de recouvrement liés à certains d’entre eux.

→Section 5

→Annexe 5

→Annexe 6 8.