GESTION DES STOCK AVEC EXCEL
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STEPHANE TEMGOUA
GESTION DE STOCK AVEC EXCEL
L’objectif de ce tutoriel est de mettre en place un outil qui permet :
- D’entrer les produits en stock avec leurs caractéristiques : nom, stock initial, stock de sécurité, stock minimum
- De suivre toutes les entrées et sorties de stock pour tous les produits en ayant des alertes en cas d’atteinte de stock de sécurité;
- D’éditer les fiches de stocks
On verra que c’est plutôt simple d’utiliser Excel pour résoudre une gestion simple des stocks dans Excel. Avec un minimum de formule (une seule) et un tableau croisé dynamique on aura la solution dans Excel. He oui, Excel est assez
intéressant !
1. Enregistrement des produits /Liste des produits
Dans le nouveau classeur que vous avez créé, dans une des feuilles, il faut juste créer un tableau simple avec des entêtes correspondant:
Nommer la liste de produits : - Sélectionner B4:N14 ;
- Dans la barre des noms écrire : Liste_produit
2. Suivi des Entrées et Sorties de stock:
Pour suivre les entrées et sortie de stock, j’opte pour la mise en place d’un tableau avec les entêtes :
- Date : la date de l’entrée en stock ;
- Réf : la référence (le numéro du Bon par exemple) ; - Type : Entrée ou Sortie;
- Produit: le produit qui est mouvementé;
- Qté: la quantité mouvementée
Sécuriser les enregistrements avec l’insertion de quelques listes déroulantes:
Les listes déroulantes permettent de limiter le nombre d’erreurs potentiels lors de la saisie des mouvements d’entrées et de sorties. On va donc créer des listes déroulantes pour les colonnes Type et Produits.
Liste déroulante pour les types :
Pour insérer une liste déroulante dans la colonne de type :
Sélectionner la colonne de type
Dans le ruban, Données/Outils de données/Validation de données
Dans l’onglet Option choisir Liste dans autoriser et dans Source écrire: "Entrée";"Sortie"
Liste déroulante pour les produits :
Pour insérer une liste déroulante dans la colonne Produit :
Sélectionner la colonne de type
Dans le ruban, Données/Outils de données/Validation de données
Dans l’onglet Option choisir Liste dans autoriser et dans Source écrire: =Liste_produit
Créer des alertes en cas d’atteinte du stock minimum:
Pour créer des alertes en cas d’atteinte dustock minimum, il faut d’abord savoir quel est le stock après chaque entrée.
Retrouver après chaque écriture le solde du stock mis à jour :
Pour cela on va rajouter une colonne "Solde" dans le tableau de suivi de stock. Dans celle-ci, nous insérerons une formule qui fera pour chaque écriture le calcul:
Stock initiale + total des entrées (à la date du mouvement) - total des sorties (à la date du mouvement)
Cette formule nous donnera le solde.
Comment traduire cette formule en Excel ?
Stock initial: on utilisera la fonction RECHERCHEV
RECHERCHEV([@Produit];Datas!$B$4:$E$14;2;0)
L'expression [@Produit] est générée automatiquement lorsqu'on pointe sur la colonne Produit (colonne E, feuille Suivi de Stock) de notre suivi de stock. En effet notre suivi de stock est sous la forme "Tableau"
(Accueil/Style/Mettre sous la forme de tableau), ce qui nous facilite la création de formule.
Total des entrées: on utilisera la fonction SOMME.SI.ENS
SOMME.SI.ENS (F$5:F6;E$5:E6;[@Produit];D$5:D6;"Entrée") La fonction SOMME.SI.ENS est une fonction qui permet de calculer la somme selon plusieurs critères. Elle est comme la fonction SOMME.SI avec la seule différence qu'elle gère plusieurs critères. Dans notre cas actuel:
- le premier critère est [@Produit] qui représente le nom du produit et son champ de contrôle est E$5:E6. Ainsi la formule fait la somme uniquement pour le produit actif
- Le second critère est "Entrée" et son champ est D$5:D6, ainsi la formule fait la somme uniquement des entrées.
Total des sorties:
SOMME.SI.ENS(F$5:F7;E$5:E7;[@Produit];D$5:D7;"Sortie")
Faire une mise en forme conditionnelle pour avoir des alertes:
Pour chaque enregistrement retrouver le stock minimum:
On rajoute une colonne Minimum (colonne H) dans laquelle on retrouvera le stock minimum pour chaque produit. Il suffit d'insérer la formule:
RECHERCHEV([@Produit];Datas!$B$4:$E$14;4;0)
Faire la mise en forme conditionnelle:
Sélectionner votre tableau de stock (B5:H204), dans le ruban Accueil/Style/Mise en forme conditionnelle/Nouvelle règle
N'oublions pas qu'en colonne G nous avons les soldes actualisés après chaque écriture et en H le stock minimum:
Et le résultat final:
3. Créer la fiche de stock:
Pour créer la fiche de stock, j’ai choisi d’associé un tableau croisé dynamique et une formule
Se mettre sur une cellule du tableau de suivi de stock ;
Dans le ruban, Insertion/Tableaux/Tableau croisé dynamique
Valider dans une nouvelle feuille de calcul
Pour les champs du tableau croisé dynamique, choisir:
Date en Etiquette de ligne ;
Type en Etiquette de colonne ;
Produit en Filtre du Rapport ;
Qte en somme des valeurs
Supprimer la colonne du total général:
Dans le nouveau menu Outils de tableau croisé dynamique,
Création/Disposition/Totaux généraux : Désactivé pour les lignes et colonnes
Pour compléter notre fiche de stock, on doit rajouter par une colonne solde et choisir les produits dans le filtre :
Choisir dans filtre de produit un produit, par exemple produit1
Retrouver le solde initial du produit choisi : se mettre sur D4 et écrire
=RECHERCHEV(C3;Feuil1!$B$4:$E$14;2;0)
Mettre une formule pour calculer le solde à partir du tableau croisé dynamique:
- En E6, écrire Solde
- En E7 écrire la formule en vous aidant de la souris :
cliquer sur la cellule D3, ajouter un plus ;
cliquer sur la cellule C7, ajouter un moins ;
cliquer sur la cellule D7 La formule en E7 est :
=$D$3+LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE("Qte";$B$5;"Date";DATE(2 011;1;5);"Type";"Entrée")-
LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE("Qte";$B$5;"Date";DATE(2011;1;5 );"Type";"Sortie")
En E8 on va mettre une formule un peu différente:
Se mettre sur E8
=SI(B8="";"";E7+LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE("Qte";$B$5;"Dat e";B8;"Type";"Entrée")-
LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE("Qte";$B$5;"Date";B8;"Type";"Sort ie"))
Pour l’écrire utiliser la même technique de la souris, mais surtout n’oublier pas de remplacer DATE(2011;1;7) par B8. Cette formule doit être incrémentée jusqu'à la ligne 1000 par exemple.
La fonction SI() est là juste pour s’assurer qu’il y a bel et bien des entrées.
LE TABLEAU DE BORD DES STOCKS DANS MA BOUTIQUE
Il s’agit d’un outil présent dans ma pour générer automatiquement un tableau de bord des stocks.
Description du tableau de bord en question
Ce tableau de bord est divisé en 3 parties :
Les indicateurs globaux:
Il s'agit
Du nombre différent d'article présent dans l'exemple: 30;
Des quantités en stock (en quantité et en valeur: CMUP);
Du total en entrée en stock
Du total sortie
Les mêmes indicateurs détaillés par article:
Il faut noter ici qu'il y a 2 types de graphiques:
Les graphiques avec les traits horizontaux représentent à chaque fois les quantités
Les graphiques avec les barres horizontales représentent les valeurs
Les principaux destinataires:
Il s'agit ici de retrouver la destination la plus fréquente des articles.
POUR EN SAVOIR PLUS RENDEZ DANS MA BOUTIQUE !!!!!
