Utiliser la gestion interne de Loop

(1)

Utiliser la gestion interne de Loop

Paramétrage

Déﬁnition du dossier de facturation

Il est possible de déﬁnir plusieurs factureurs au sein du cabinet.

Pour rappel, lors de la création d'un cabinet dans Loop, ce dernier se voit attribuer une base dite de "e-commerce" : cette base correspond au dossier comptable du cabinet.

Par défaut, cette base e-commerce est également le dossier de facturation du cabinet. Il est cependant possible de déﬁnir, au niveau du menu Facturation> Préférences> Dossier Facturation, des sous-établissements et/ou des ﬁliales, associés à l'établissement principal et qui seront considérés comme des dossiers de facturation à part entière.

Il est nécessaire d'avoir déclaré au préalable les établissements et/ou les ﬁliales dans Loop Compta connecté au dossier eCommerce (au niveau du menu Dossier> Etablissements et/ou Dossier> Filiales).

Sélectionner le menu Facturation> Préférences> Dossier Facturation. 1.

Cliquer sur <Ajouter>.

La fenêtre suivante apparaît : 2.

(2)

Types d'affaire

Dans cette version de la Gestion Interne Cegid Loop, les différents types d'affaire disponibles sont :

[Comptabilité]

[Paie / Gestion sociale]

[Juridique]

[Audit]

[Autre]

Cette liste ne peut pas être alimentée par de nouveaux éléments.

Un type d'affaire peut être utilisé plusieurs fois avec des libellés différents. Par exemple, le type [Comptabilité] peut être utilisé à la fois pour la comptabilité et pour la ﬁscalité.

Pour paramétrer les différents types d'affaire du cabinet : Saisir une [Description] (libellé du dossier de facturation).

3.

Renseigner un [Préfixe]. Cette donnée unique (le même préfixe ne peut pas être attribué à plusieurs établissements/filiales) sera utilisée automatiquement dans la numérotation des lettres de mission.

4.

Sélectionner le [Type] : Filiale ou Établissement.

5.

Selon le type choisi, l'un des champs [Établissement] ou [Filiale] se dégrise. Sélectionner dans ce champ l'établissement ou la ﬁliale souhaité(e).

6.

Cliquer sur <Ok> pour sauvegarder.

7.

Sélectionner le menu Gestion interne> Paramétrage> Types d'affaire. 1.

(3)

Cliquer sur [Ajouter].

Sélectionner le [Type d'affaire] parmi les choix disponibles.

3.

Saisir le libellé de l'affaire (par exemple, Comptabilité, Fiscalité, Juridique, etc.).

4.

Indiquer si le mode de calcul du [Millésime] correspond à l'[Exercice comptable du client] ou à l'[Année civile].

5.

Déﬁnir une couleur à associer à l'affaire.

Attribuer une couleur à une affaire permettra d'identiﬁer visuellement les 6.

(4)

Compétences

Déﬁnir les compétences disponibles au sein du cabinet permettra ensuite de les associer aux différentes activités qui seront créées par la suite.

Ce menu est disponible en sélectionnant Gestion interne> Paramétrage> Compétences. Un référentiel de base est livré avec le module et se présente comme suit :

Selon les besoins du cabinet, ce référentiel est modiﬁable.

Pour ajouter une compétence supplémentaire :

activités associées à une affaire dans le tableau d'activités.

7.

(5)

Le bouton <Appliquer à tous les dossiers clients> permet d'initialiser le référentiel modiﬁé par le cabinet pour tous ses dossiers clients.

Collaborateurs

Bien que les collaborateurs aient pu être créés en amont du paramétrage et/ou de l'utilisation du module de Gestion Interne, les compétences créées au chapitre précédent sont utilisables

Déﬁnir le [Libellé], par exemple : Expert ﬁscalité. 2.

Sélectionner le [Domaine d'expertise] lié à cette compétence, par exemple : Fiscalité. 3.

Saisir les coûts de vente et de revient de cette compétence.

4.

5.

(6)

au niveau des paramètres des collaborateurs.

En effet, il est nécessaire d'attribuer à chaque collaborateur du cabinet les compétences qu'il possède. Cela permettra, lorsque le paramétrage sera terminé et que la Gestion Interne sera mise en place, d'effectuer une pré-affectation d'activités aux collaborateurs, en fonction de leurs compétences.

Au niveau du menu Cabinet> Collaborateur, sélectionner un collaborateur aﬁn d'éditer sa ﬁche.

1.

Sélectionner l'onglet [Compétences]. 2.

Cliquer sur <Ajouter> aﬁn d'insérer une ligne supplémentaire.

3.

(7)

Double-cliquer sur la ligne ajoutée aﬁn de sélectionner la compétence souhaitée.

4.

Fermer la pop-up de sélection.

La ligne est alimentée par la compétence.

5.

(8)

Activités

Les activités seront les éléments qui : composeront la lettre de mission,

remonteront dans le tableau d'activités d'un collaborateur aﬁn d'indiquer à ce dernier les tâches qu'il doit effectuer.

Comme pour les compétences, un référentiel de base est mis à la disposition des cabinets et pourra être modiﬁé si besoin :

6.

(9)

Pour accéder à la liste des activités, sélectionner Gestion interne> Paramétrage> Activités>

Référentiel des activités.

Pour ajouter une nouvelle activité : Cliquer sur <Ajouter>.

(10)

Déﬁnir le [Libellé] de l'activité, par exemple : Grand livre.

2.

Indiquer si c'[Est une obligation] légale (par exemple une déclaration ﬁscale).

Lorsqu'une activité est déﬁnie comme étant une obligation, elle est accompagnée d'un symbole représentant un marteau dans le paramétrage de la lettre de mission.

3.

Déﬁnir le [Jour limite dans le mois] d'exécution de la tâche (par exemple, pour une déclaration de TVA, le jour limite est le 15).

4.

Cocher [Visible par le client] pour que l'activité apparaisse dans la lettre de mission.

5.

Sélectionner le [Produit associé] de facturation.

Le paramétrage des produits est décrit au chapitre suivant.

6.

Lorsqu'un produit est associé à l'activité, cette dernière hérite automatiquement du [Type d'affaire] lié.

En revanche, lorsqu'aucun produit n'est pas associé à l'activité, il est possible de sélectionner manuellement le [Type d'affaire].

7.

(11)

Produits

Les produits sont liés à la facturation. Ainsi, le menu est disponible en cliquant sur Facturation> Produits.

Associés aux activités, les produits permettront notamment de calculer la facturation dans une lettre de mission.

La [Compétence en charge] est déﬁnie par défaut pour chaque activité du référentiel. Pour les activités créées par le cabinet il est nécessaire de la rajouter manuellement.

Cette notion permet, lorsqu'un collaborateur est ajouté à un dossier et qu'il dispose de la compétence associée à une activité, d'être automatiquement affecté à cette activité.

8.

Au niveau de la partie [Planiﬁcation] : déﬁnir sa [Fréquence de réalisation],

indiquer si son exécution est calée sur l'[Année civile], sur l'[Exercice] ou [Post exercice]. indiquer si sa réalisation est effectuée avec un [Décalage].

Par exemple, pour une déclaration de TVA, le paramétrage sera comme suit : [Fréquence] : Mensuelle

[Calée sur] : Année civile [Décalage] : 1 mois 9.

Dans [En alerte], indiquer combien de temps avant la date limite d'exécution le collaborateur doit être notiﬁé qu'il a un risque de retard pour cette activité.

Par exemple, pour une activité dont la durée d'exécution est estimée à 2 semaines, l'alerte peut être programmée 2 semaines avant sa date limite.

10.

Déﬁnir l'[Unité de temps] (en heures) : cette valeur correspond à la durée estimée d'exécution de l'activité.

11.

Cocher [Afﬁcher dans le tableau d'activités] si souhaité.

12.

Depuis l'onglet [Logiciels], il est possible de déﬁnir les outils de production liés à l'activité.

Ainsi, lorsque l'utilisateur cliquera sur l'activité dans son tableau, il accédera directement à l'outil de production en question.

13.

14.

(12)

Un référentiel de base est livré avec le module de Gestion Interne mais il peut être alimenté avec de nouveaux éléments.

Pour ajouter un produit : Cliquer sur <Ajouter>.

(13)

Déﬁnir les informations de base ([Code], [Description] et [TVA]).

2.

Sélectionner un [Type d'affaire] lié au produit.

Pour rappel, le type d'affaire est automatiquement récupéré dans la ﬁche [Activité], lors de la sélection d'un produit.

3.

Indiquer si le produit est [Actif]. 4.

Déﬁnir le [Prix unitaire] du produit.

Lorsque la TVA a été renseignée, la saisie du prix HT entraîne la saisie automatique du prix TTC, et inversement.

5.

Déﬁnir l'[Unité de facturation].

Ce paramètre va permettre d'indiquer comment seront facturées dans la lettre de mission les activités associées à ce produit.

[Forfait] : le prix déﬁni restera inchangé, quel que soit le nombre d'heures passées sur l'activité.

[Forfait heures budgétées] : le nombre d'heures budgétées (estimation) pour effectuer toutes les tâches associées à ce produit sera multiplié par le prix HT du produit pour 6.

(14)

Regroupement d'activités

Le groupement d'activités permet de créer des têtes de chapitres aﬁn de classer et de trier les activités.

Une arborescence est livrée de base avec le module mais elle est modiﬁable.

Pour accéder à ce menu, sélectionner Gestion Interne> Paramétrage> Activités>

Regroupement des activités.

Le regroupement permettra, lors du paramétrage de la lettre de mission, de retrouver plus facilement les activités à ajouter.

Pour ajouter un regroupement : obtenir le prix du forfait.

[Heure] : facturation en fonction du déclaratif d'heures effectuées par les collaborateurs.

[Tâche] : facturation en fonction du déclaratif du nombre de tâches effectuées par les collaborateurs.

Déﬁnir la [Récurrence de facturation] (découpage de la facturation sur l'année : mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou aucune s'il n'y a pas de récurrence).

Lorsqu'une lettre de mission est reconduite d'une année à l'autre, les produits ayant pour [Récurrence de facturation] : Annuelle, seront refacturés l'année d'après.

7.

Déﬁnir le [Décalage de facturation]. 8.

9.

Cliquer sur <Ajouter>. 1.

(15)

Depuis la liste des regroupements, le bouton <Ordonner> permet de réorganiser les regroupements les uns par rapport aux autres, à l'aide d'un glisser-déposer.

De la même façon, il est possible de réorganiser les activités au sein d'un regroupement.

La fenêtre suivante apparaît :

Saisir le [Libellé] souhaité.

2.

Depuis l'onglet [Activités rattachées], sélectionner toutes les activités devant ﬁgurer dans le regroupement.

3.

4.

(16)

Modèles de lettres de mission

Ce menu permet de déclarer les modèles, au format Word, qui seront utilisés pour les lettres de mission.

Pour y accéder, cliquer sur Gestion interne> Paramétrage> Modèles de lettre de mission.

Pour ajouter un modèle de lettre de mission :

(17)

Déﬁnir le [Titre] du modèle.

2.

Au niveau du champ [Modèle], cliquer sur l'icône de pièce-jointe (trombone).

L'arborescence afﬁchée permet d'accéder aux documents présents sur l'Azure Storage du cabinet.

3.

Rechercher le modèle souhaité puis le sélectionner.

Le modèle doit avoir été préalablement déposé sur l'Azure Storage du cabinet.

4.

5.

(18)

Un modèle de lettre de mission créé par Cegid est téléchargeable ICI. Chaque cabinet peut s'en inspirer librement aﬁn de créer ses propres modèles de lettres de mission. Les informations suivantes doivent être prises en compte lors de la création de ces modèles :

Le modèle doit être au format .docx.

Le modèle doit être déposé sur l’azureStorage du cabinet et lié à un modèle d’édition à travers la vue Gestion Interne> Paramétrage> Modèle de lettre de mission.

Chaque balise est intégrable dans le document word à travers la syntaxe : {nomdelabalise}

Les balises de type tableau sont intégrables à travers la syntaxe : {#nomdutableau}

{nomdelabalise}

{/nomdutableau}

Les balises de type tableau peuvent contenir des sous-tableaux : {#nomdutableau}

{nomdelabalise}

{#nomdusoustableau}

{nomdelabalise}

{/nomdusoustableau}

{/nomdutableau}

Il est possible d'appliquer une mise en forme à la balise. Cette mise en forme sera reprise lors de l’intégration de la balise dans le document (liste à puce, style, etc.).

Par ailleurs, voici la liste des balises pouvant être intégrées dans le modèle d'édition de la lettre de mission :

Informations sur la lettre de mission : Numéro de la lettre de mission : lmNumero

Description de la lettre de mission : lmDescription

Date de début de la lettre de mission : lmDateDebut

Date de ﬁn de la lettre de mission : lmDateFin

Date de renouvellement de la lettre de mission :

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lmDateRenouvellement

Informations sur la composition de la lettre de mission :

Tableau des activités "cabinet" de la lettre de mission, regroupées par regroupement (tableau) :

compositionCabinet

Libellé du regroupement : libelle

Liste des activités "cabinet" associées au regroupement (tableau) : activites

Libellé de l’activité : libelle

Tableau des activités "client" de la lettre de mission, regroupées par regroupement (tableau) :

compositionClient

Liste des activités "client" associées au regroupement (tableau) : activites

Tableau des activités "client" ou "cabinet" de la lettre de mission, regroupées par regroupement (tableau) :

compositionCabinetOuClient

Liste des activités "client" ou "cabinet" associées au regroupement (tableau) : activites

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Informations sur la facturation de la lettre de mission : Tableau des produits facturés à l’heure (tableau) : facturationHeure

Libellé du produit : libelle

Type de facturation : typeFacturation

Récurrence de facturation : recurrence

Décalage de facturation : decalageFacturation

Prix H.T. : prixHT

Total H.T. prévisionnel en fonction du nombre d’heures prévues dans la composition de la mission :

totalPrevisionnel

Tableau des produits facturés à la tâche (tableau) : compositionCabinetOuClient

Type de facturation : typeFacturation

Récurrence de facturation : recurrence

Décalage de facturation : decalageFacturation Prix H.T. :

prixHT

(21)

Total H.T. prévisionnel en fonction du nombre d’heures prévues dans la composition de la mission :

totalPrevisionnel

Montant total H.T. des prestations facturées forfaitairement (forfait ou forfait heures budgétées) :

facturationTotalForfaitaire

Informations sur le client lié à la lettre de mission : SIREN du client :

dossierClientSiren

NIC du client : dossierClientNic

Raison sociale :

dossierClientRaisonSociale

Nom du client (PP) : dossierClientNom

Prénom du client (PP) : dossierClientPrenom

Ligne d’adresse 1 :

dossierClientAdresseLigne1

Code postal :

dossierClientAdresseCodePostal

Ville :

dossierClientAdresseVille Pays :

dossierClientAdressePays

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Date de début d’exercice :

dossierClientDateDebutExercice

Date de ﬁn d’exercice :

dossierClientDateFinExercice

Nom du maître de dossier : dossierClientMDNom

Prénom du maître de dossier : dossierClientMDPrenom

E-mail du maître de dossier : dossierClientMDEmail

Téléphone du maître de dossier : dossierClientMDTelephone

Nom de l’engagement manager : dossierClientEMNom

Prénom de l’engagement manager : dossierClientEMPrenom

E-mail de l’engagement manager : dossierClientEMEmail

Téléphone de l’engagement manager : dossierClientEMTelephone

Informations sur le dossier de facturation : SIREN du dossier de facturation :

dossierFacturationSiren

NIC du dossier de facturation : dossierFacturationNic

Capital social du dossier de facturation : dossierFacturationCapital

Numéro d’immatriculation RCS du dossier de facturation :

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dossierFacturationNumeroImmatriculation

Forme juridique du dossier de facturation : dossierFacturationFormeJuridique

Raison sociale du dossier de facturation : dossierFacturationRaisonSociale

Adresse ligne 1 :

dossierFacturationAdresseLigne1

Code postal :

dossierFacturationAdresseCodePostal

Ville :

dossierFacturationAdresseVille

Pays :

dossierFacturationAdressePays

Constante : Date du jour : dateDuJour

Création du dossier comptable

La création d'un nouveau dossier comptable s'effectue au niveau du menu Cabinet> Dossiers Client.

(24)

Saisir le [SIREN] de l'entreprise puis faire <Tab>. 2.

(25)

Différentes informations liées à l'entreprise sont alors automatiquement récupérées dans la base SIRENE.

Saisir ensuite le [Code Dossier]. 3.

Déﬁnir le [Maître de dossier] et l'[Engagement manager]. 4.

Cocher [Sans Engagement]. 5.

Ouvrir l'onglet [Compétences et collaborateurs] : 6.

Il est possible de :

Ajouter les compétences souhaitées, une à une, via le bouton <Ajouter>.

Ajouter toutes les compétences sur référentiel, via le bouton <Synchroniser les compétences>.

7.

(26)

Gestion de la lettre de mission

Conﬁguration des lettres de mission

Un paramétrage préalable est nécessaire pour pouvoir créer des lettres de mission.

Il permet de déﬁnir la construction des numéros de lettre de mission souhaitée par le cabinet.

Si ce paramétrage n'est pas réalisé et qu'un utilisateur tente de créer une lettre de mission, le message suivant apparaît :

Pour chaque compétence ajoutée au dossier, déﬁnir le collaborateur en charge de cette compétence pour ce dossier.

Il est nécessaire d'avoir donné, en amont, les droits d'accès au dossier aux collaborateurs ajoutés dans cet onglet. Les droits d'accès à un dossier sont paramétrés par le maître de dossier, depuis le portefeuille via le bouton

<Modiﬁer les droits>. 8.

9.

Sélectionner le menu Conﬁguration> Gestion interne puis cliquer sur l'onglet [Lettre de mission].

1.

(27)

Si plusieurs dossiers de facturation ont été déﬁnis, il est possible de mettre en place une numérotation distincte pour chaque dossier de facturation, pour cela cocher [Numérotation par dossier de facturation].

2.

Si la case a été cochée :

Déﬁnir le [Préﬁxe de facturation] : il peut être constitué du [NIC], du [Code Postal], de la [Localité] ou de l'[Enseigne].

Déﬁnir la [Longueur du préﬁxe] (entre 2 et 5).

Ainsi, si le préfixe choisi est le code postal et que la longueur définie est 2, pour un établissement situé à Paris, le préfixe sera 75.

3.

Si souhaité, cocher [Afﬁcher l'année] et [Afﬁcher le mois]. 4.

Déﬁnir le [Séparateur] à utiliser entre chaque élément du numéro de la lettre de mission : [Sans], [Tiret] ou [Espace].

5.

Si souhaité déﬁnir une [Longueur ﬁxe] pour le numéro de la lettre de mission.

A noter que quelle que soit la longueur déﬁnie, le numéro ne sera jamais tronqué. Il pourra en revanche être complété par des 0 pour atteindre la longueur déﬁnie, si son nombre de caractères est inférieur.

Par exemple, si la longueur fixe est paramétrée à 6 mais que le numéro de la lettre de mission fait 8 caractères, les deux derniers caractères ne seront pas tronqués. En revanche, si la longueur fixe est toujours paramétrée à 6 mais que le numéro de la lettre de mission fait 4 caractères, "00" seront automatiquement ajoutés à la fin.

6.

Cocher [Remise à zéro annuelle] pour que la numérotation redémarre chaque année.

7.

(28)

Création de la lettre de mission

Indiquer la [Racine] souhaitée.

8.

Indiquer la [Racine provisoire] souhaitée.

La racine provisoire est utilisée pendant toute la durée de la préparation de la lettre de mission. Le numéro déﬁnitif ne sera visible qu'après l'édition de la lettre (l'édition correspond à la proposition de la lettre au client).

9.

Déﬁnir le [Premier index] et le [Premier index lettre de mission provisoire] (la notion de provisoire est identique à celle de la racine).

10.

11.

Sélectionner le menu Gestion interne> Lettres de mission. 1.

(29)

Activités et honoraires

Une fois la lettre de mission créée, il est nécessaire de déﬁnir les activités et les honoraires liés à celle-ci.

Le [Code Mission] sera généré automatiquement lors de l'enregistrement des paramètres de cette fenêtre.

Saisir la [Description]. 3.

Sélectionner le [Dossier Client] auquel s'applique la mettre de mission.

Si le dossier client existe déjà et a été préparé : les champs [Date début exercice] et [Date ﬁn exercice] sont automatiquement alimentés.

Si le dossier client vient d'être créé, ces champs doivent être alimentés manuellement.

4.

Saisir les [Date de Début] et [Date de Fin] de la mission.

5.

Saisir une [Date de renouvellement]. A noter que cette date ne sera utilisée qu'à titre indicatif.

6.

Sélectionner le [Dossier de facturation]. Le dossier sélectionné sera le factureur de cette lettre de mission.

7.

8.

Pour cela, dans le menu Gestion interne> Lettres de mission, cliquer sur la lettre de mission aﬁn de la sélectionner puis cliquer sur le bouton <Activités et honoraires>.

1.

(30)

L'écran suivant apparaît :

La partir gauche de l'écran propose l'ensemble des activités disponibles dans le référentiel des activités, triées par regroupement.

La partie droite permet de déﬁnir la façon dont le cabinet va tarifer ses activités.

Dans la partie gauche, sélectionner les activités à ajouter à la lettre de mission.

Si toutes les activités d'un regroupement doivent être ajoutées, il est possible de sélectionner uniquement la tête de chapitre : toutes les activités qui la composent seront automatiquement ajoutées.

2.

(31)

Pour chaque activité, les informations suivantes sont indiquées : Sa durée de réalisation estimée,

Sa quantité,

Sa date d'exécution,

Sa fréquence de réalisation (ponctuelle, annuelle, mensuelle, etc.), Sa date limite d'exécution,

La période sur laquelle l'activité est calée (année civile, exercice, etc.), Le décalage, s'il y en a un.

Toutes ces informations sont modiﬁables.

Pour rappel, chaque activité est associée à un produit de facturation. Ainsi, pour chaque activité sélectionnée dans la partie gauche, la partie droite est alimentée par les produits associés.

Pour chaque produit, les informations suivantes sont indiquées : L'unité de facturation utilisée (forfait, heure, tâche, etc.), La récurrence de facturation,

Le décalage de facturation, Le prix unitaire hors taxe,

Le montant total (différent du prix unitaire lorsque la quantité est supérieure à 1).

Toutes ces inﬁrmations sont modiﬁables.

(32)

En partie basse de l'écran, une aide au calcul des tarifs présente : Le total des heures budgétées,

Le total H.T. à facturer,

Le prix de revient prévisionnel, La marge prévisionnelle.

Ces informations permettent de modiﬁer si besoin, les tarifs facturés, les quantités et/ou les durées d'exécution aﬁn que la lettre de mission soit rentable.

Si besoin, cliquer sur <Ajouter honoraire> pour rajouter des honoraires manuellement.

Une nouvelle ligne apparaît, permettant de sélectionner le produit souhaité et de déﬁnir ses informations :

3.

(33)

Édition et signature de la lettre de mission

Lorsque le contenu de la lettre de mission a été déﬁni, il est nécessaire de l'éditer et de la signer.

Seuls les honoraires ajoutés manuellement peuvent être supprimés. Les honoraires importés via la sélection d'activités ne peuvent être supprimés. Pour les supprimer, il est nécessaire de retirer l'activité.

Cliquer sur <Enregistrer> pour sauvegarder le contenu de la lettre de mission.

4.

De retour dans le menu Gestion interne> Lettres de mission, cliquer sur <Sauvegarder>. 5.

Depuis le menu Gestion interne> Lettres de mission, sélectionner la lettre de mission puis cliquer sur <Éditer>.

1.

(34)

Suite au clic sur <Éditer>, la fenêtre suivante apparaît. Elle permet de sélectionner le modèle Word à utiliser pour générer la lettre :

La première édition de la lettre de mission permet de générer un devis à proposer au client.

Sélectionner le modèle souhaité puis cliquer sur <Ok>.

Après quelques secondes, le document s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur : 2.

(35)

Ce document est automatiquement déposé sur le site SharePoint (GED) du dossier de facturation associé à la lettre de mission.

Pour tous les dossiers de type "établissement", il s'agit de la GED du dossier principal du cabinet.

Pour tous les dossiers de type "ﬁliale", il s'agit de la GED de la ﬁliale.

De retour dans l'écran présentant la liste des lettres de mission créées par le cabinet, sélectionner la lettre en cours de préparation puis cliquer sur <Envoyer>.

La fenêtre suivante apparaît. Elle permet d'envoyer par e-mail la lettre de mission au client : 3.

Par défaut, l'adresse mail du client est renseignée mais il est possible de la modiﬁer. Si besoin, modiﬁer le corps du mail puis cliquer sur <Ok> pour envoyer.

L'e-mail reçu par le client se présente comme suit : 4.

(36)

Lorsque le devis est validé par le client, la lettre de mission peut être éditée de nouveau avec un modèle "déﬁnitif" (et non un modèle de type "devis") puis renvoyée au client aﬁn que ce dernier la signe manuellement et la retourne au cabinet.

Toujours dans l'écran présentant la liste des lettres de mission créées par le cabinet, le bouton <Envoyer> se transforme en <Signer>.

5.

Si la lettre de mission a été validée (et signée) par le client, cliquer sur <Signer>. 6.

(37)

Déﬁnir le [Jour préféré de facturation] (jour dans le mois).

7.

Sélectionner la [Lettre de mission signée] manuellement par le client et préalablement déposée dans la GED du dossier de facturation.

8.

Cliquer sur <Ok>.

Lorsque le dossier comptable du client lié à la lettre de mission a été créé mais pas encore utilisé (statut "à préparer" dans le portefeuille), la fenêtre [Signature de la lettre de mission]

se présente comme suit :

Le [Maître de dossier] est présenté à titre indicatif et la case à cocher [Préparer le dossier comptable] permet de lancer sa préparation aﬁn de le rendre opérationnel pour utilisation.

Suite à la validation de la signature, le message suivant apparaît : 9.

Cliquer sur <Oui> pour conﬁrmer.

A partir de ce moment:

La lettre de mission n'est plus modiﬁable, 10.

(38)

Gestion des activités Liste des activités

La liste des activités permet de visualiser, selon différents critères et différents ﬁltres, les activités à faire, en cours de réalisation et terminées pour chaque collaborateur.

Cette liste permet également aux collaborateurs d'indiquer : le temps passé sur une activité,

qu'une activité est terminée.

Pour accéder à la liste des activités, sélectionner le menu Gestion interne> Ma liste d'activités.

Par défaut, le tableau d'activités est ordonné par dates d'échéance et les activités sont triées selon 3 statuts, [A faire], [En cours] et [Terminé].

Il est possible de modiﬁer le critère d'afﬁchage : [Voir par]. Avancement (vue par défaut),

Collaborateur,

La lettre de mission passe au statut [Signée], Le plan d'activité est généré,

Le plan de facturation est généré.

(39)

Dossier client, Échéance.

Un autre critère d'afﬁchage est disponible et cumulable avec le précédent : [Empiler par]. Sans empilement : le activités ne sont pas superposées et sont toutes visibles (vue par défaut),

Activités type : les activités similaires seront regroupées. Un compteur indique le nombre d'activités empilées.

Dossier client : les activités liées à un même dossier seront regroupées. Un compteur indique le nombre d'activités empilées.

Les différentes activités afﬁchées dépendent de la position hiérarchique du collaborateur.

Ainsi, un responsable hiérarchique verra ses activités et celles de son équipe. S'il y a plusieurs niveaux de hiérarchie, les activités seront visibles comme dans l'exemple suivant :

L'utilisateur A est responsable de l'utilisateur B qui lui-même est responsable des utilisateurs C et D :

L'utilisateur A visualisera ses propres activités ainsi que celles des utilisateurs B, C et D.

L'utilisateur B visualisera ses propres activités ainsi que celles des utilisateurs C et D.

L'utilisateur C ne visualisera que ses activités. De même pour l'utilisateur D.

La liste des activités peut être ﬁltrée selon différents critères :

Le statut (à faire, en cours, terminé), L'échéance,

L'affectation.

(40)

L'option [Paramétrer] permet d'afﬁner les ﬁltres précédents en précisant :

[Activités à faire dans moins de] : permet de sélectionner une période (7 jours, 14 jours, 30 jours, etc.).

[Activités terminées depuis moins de] : permet de sélectionner une période (7 jours, 14 jours ou 30 jours).

(41)

Le champ [Rechercher...] permet d'effectuer des rechercher d'activités par mots-clés (nom du dossier client, intitulé de l'activité, nom d'un collaborateur, description d'une activité, etc.).

Pour changer le statut d'une activité, il est nécessaire de la déplacer. Pour cela, utiliser le glisser-déposer pour l'activité souhaitée :

Passer une activité de [A faire] à [En cours] n'engendre aucune action (hormis le changement de statut de l'activité). En revanche, passer une activité au statut [Terminé], entraîne l'ouverture automatique de cette fenêtre :

(42)

La plupart des informations sont issues de la lettre de mission et ne sont pas modiﬁables.

Seuls les champs suivants peuvent être alimentés et/ou modiﬁés :

[Date de réalisation] : permet de saisir la date à laquelle l'activité a été terminée.

[Durée totale] : la durée est récupérée de la lettre de mission mais elle est modiﬁable dans le cas où le collaborateur aurait passé plus ou moins de temps que prévu initialement.

[Quantité totale] : la quantité est récupérée de la lettre de mission mais elle est modiﬁable.

La fenêtre [Modiﬁcation d'une activité] peut également être accessible lorsque l'activité est [A faire] ou [En cours]. Pour cela, faire apparaître le menu d'actions d'une activité et cliquer sur [Modiﬁer].

Dans ce cas, des champs supplémentaires sont modiﬁables :

[Affecté à] : la collaborateur affecté à cette tâche peut être modiﬁé.

[Echéance] : la date d'échéance peut être modiﬁée.

(43)

[Le statut] : cette action remplace l'utilisation du glisser-déposer.

[La description] : un commentaire libre peut être ajouté.

Création des activités exceptionnelles

Des activités exceptionnelles peuvent être ajoutées dans la liste des activités. Ce cas de ﬁgure peut se présenter, par exemple, suite à la demande d'un client d'un besoin ponctuel et/ou exceptionnel.

L'ajout manuel d'une activité peut également survenir lorsqu'un collaborateur a déplacé par erreur une activité dans la colonne Terminé. En effet, cette action étant irréversible, le collaborateur devra créer de nouveau l'activité.

Depuis le menu Gestion interne> Ma liste d'activités, cliquer sur <+>, situé en bas à droite de l'écran.

(44)

Validation des activités exceptionnelles

Disponible en sélectionnant le menu Gestion interne> Validation des activités, cette fonctionnalité permet aux managers de valider les activités exceptionnelles effectuées (au statut [Terminé]) par leurs équipes.

Sélectionner le [Dossier client] lié à l'activité.

2.

Sélectionner une [Lettre de Mission] si l'activité en fait partie (dans le cas d'une activité devant être créée de nouveau) ou déﬁnir une [Activité type] (si l'activité est exceptionnelle).

Si l'activité est liée à une lettre de mission, le [Millésime] est automatiquement renseigné.

S'il s'agit d'une activité exceptionnelle (activité type), le champ se modiﬁe automatiquement en fonction de l'activité. Ainsi, si l'activité est basée sur l'[Exercice comptable du client], le champ est automatiquement alimenté. En revanche, si l'activité est basée sur l'[Année civile], la valeur devra être saisie manuellement.

3.

Sélectionner le collaborateur à qui sera affectée la mission.

4.

Indiquer l'[Echéance] avant laquelle doit être réalisée la tâche.

5.

Modiﬁer si besoin la [Durée totale] ainsi que la [Quantité totale]. 6.

Ajouter si besoin une [Description]. 7.

8.

(45)

La validation des activités exceptionnelles va permettre de générer leur facturation.

Les activités exceptionnelles peuvent, selon les volontés du cabinet, ne pas être facturées et être "offertes".

Par ailleurs, ce menu permet de visualiser les activités répertoriées dans la lettre de mission mais étant facturées à l'heure ou à la tâche.

Au niveau de cette liste, le [Dossier de facturation], la quantité ([Qté]) et le prix unitaire ([PU HT]) sont modiﬁables.

Ces modiﬁcations ne peuvent pas être sauvegardées en base de données. C'est pourquoi toutes les lignes modiﬁées doivent être facturées dans la foulée.

Le bouton <Facturer> permet de mettre à jour le plan de facturation et de déﬁnir le jour où le client sera facturé.

Le bouton <Supprimer> permet de ne pas facturer une activité exceptionnelle.

Gestion de la facturation

La génération d'une lettre de mission entraîne la création automatique du tiers client dans le module de facturation.

Au niveau du menu Facturation> Clients> Éléments de facturation client, il est possible de retrouver la liste des tiers clients du cabinet :

(46)

Les informations générales du clients sont reprises :

De même, suite à la génération de la lettre de mission, l'onglet [Plan de facturation] est alimenté par tous les éléments facturés au forfait ou au forfait heures budgétées :