Chapitre 6: Financier. guide

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g ui d e

Chapitre 6:

Financier

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Page de Couverture : Un commerçant dans un marché près de la ville de Benguela, Angola. Photo de Melita Sawyer/CRS

Baltimore, MD 21201 – USA [email protected]

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Table des maTières

Processus du plan comptable ... 2

Objectif du guide ... 3

Quelle fonction la finance remplit-elle ? ... 3

Synthèse ... 3

Principes clés ... 7

Exigences comptables de base - Processus 6.1 du service financier ... 9

Étape 6.1.1 - Création d’un plan comptable ...11

Étape 6.1.2 - Création du grand livre général ...13

Étape 6.1.3 - Transactions financières documentées ...16

Processus 6.2 du service financier - Budgétisation ...19

Étape 6.2.1 - Budgétisation ...21

Processus 6.3 du service financier - Gestion de la trésorerie ... 27

Étape 6.3.1 - Encaissements ...28

Étape 6.3.2 - Décaissements ...29

Étape 6.3.3 - Prévisions des flux de trésorerie ...33

Étape 6.3.4 - Rapprochement bancaire ...34

Étape 6.3.5 – Petite caisse ...36

Étape 6.3.6 - Exploitation dans un environnement de trésorerie ...39

Processus 6.3 du service financier - Gestion des créances ... 43

Étape 6.4.1 - gestion des créances ...44

Processus 6.5 du service financier – Comptabilité des subventions ... 47

Étape 6.5.1 - Établir et tenir un registre des actifs immobilisés...49

Étape 6.5.2 - Calculer et comptabiliser la charge d’amortissement ...50

Étape 6.5.3 - Enregistrer les cessions d’actifs immobilisés ...52

Étape 6.5.4 - Effectuer les inventaires des actifs immobilisés ...55

Processus 6.6 - Comptabilité des charges payées d’avance et dépôts de garantie ...57

Étape 6.6.1 - Enregistrer les charges payées d’avance et tenir un registre ... détaillé des justificatifs ...58

Étape 6.6.2 - Amortir les charges payés d’avance ...60

Étape 6.6.3 – Enregistrer les dépôts de garantie et conserver un registre ... détaillé des justificatifs ...61

Processus 6.7 du service financier - Traitement des comptes à payer ... 62

Étape 6.7.1 - Traitement des comptes à payer ...63

Processus 6.8 du service financier - Comptabilité des charges à payer ...65

Étape 6.8.1 - Enregistrer les charges à payer ...66

Étape 6.8.2 - Ajuster les charges à payer ...68

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Étape 6.8.3 - Préparer et tenir des analyses détaillées

des charges à payer ...69

Processus 6.9 du service financier - Enregistrement des produits ... 70

Étape 6.9.1 - Enregistrer les contributions en espèces ...71

Étape 6.9.2 – Enregistrer les produits provenant de subventions ...72

Étape 6.9.3 - Enregistrer les contributions en nature ... 74

Processus 6.10 du service financier – Traitement des salaires ...76

Étape 6.10.1 – Mise à jour du fichier central des salaires ...78

Étape 6.10.2 – Mise à jour des déductions fiscales et autres retenues salariales ...79

Étape 6.10.3 – Traitement des données de temps et de présence ...80

Étape 6.10.4 – Préparation et enregistrement des salaires ...82

Étape 6.10.5 – Décaissement des salaires ...84

Processus 6.11 du service financier – Répartition des coûts ...86

Étape 6.11.1 – Définition et élaboration d’une méthode de répartition des .... coûts ...87

Étape 6.11.2 –Traitement de la répartition des coûts groupés ...89

Processus 6.12 du service financier – Comptabilité des subventions ...95

Étape 6.12.1 – Comptabilité des subventions ...96

Finance Business Process 6.13 – Financial Reporting ... 99

Étape 6.13.1 – Rapports financiers internes ... 100

Étape 6.13.2 – Rapports financiers externes ... 102

Liste de vérification de la conformité pour les finances ...104

Glossaire ...137

Références ...145

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ChapiTre 6 : FinanCier

MikE SPingLER/CRS

Réunion d’un groupement de microcrédit au Cambodge.

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proCessus du plan CompTable

Exigences comptables fon-

damentales Processus 6.1

avez-vous une structure comptable de base en

place ? -voir page 9

Budgétisation Processus 6.2

avez-vous une estimation financière détaillée des ac- tivités futures attendues ?

-voir page 19

Gestion de la trésorerie Processus 6.3

avez-vous mis en place des procédures pour une gestion efficace des entrées et sorties

de caisse ? -voir page 27

Gestion des processus Processus 6.4

Des politiques sont-elles en place pour appliquer et gérer le

recouvrement des créances ? -voir page 43

Gestion des actifs immobilisés

Processus 6.5

des directives sont- elles en place pour régir

l’enregistrement et la comptabilisation des immobilisations ?

-voir page 47

Comptabilité des charges payées

d’avance Processus 6.6

Pouvez-vous gérer les charges payées avant la période compt-

able qui va en bénéficier ? -voir page 57

Traitement des comptes à payer Processus 6.7

Vos dépenses et acquisitions sont-elles enregistrées dans

la bonne période ? -voir page 62

Comptabilité des charges à payer

Processus 6.8

Enregistrez-vous une charge pour toute dette contractée,

mais pas réglée cette période ? -voir page 65

Enregistrement des produits Processus 6.9

des directives sont-elles en place pour gérer les différ-

entes sources de revenus sous les diverses conditions

des donateurs ? -voir page 70

Traitement des salaires Processus 6.10

disposez-vous d’un service de paie indépendant de votre

service rh ? -voir page 76

Répartition des coûts Processus 6.11

Disposez-vous d’une procé- dure de répartition des coûts

partagés entre plusieurs projets ? -voir page 86

Comptabilité des subventions

Processus 6.12

disposez-vous de directives pour assurer la conformité

avec les conditions de subventions ? -voir page 95

Rapports financiers Processus 6.13

Consolidez-vous les informations financières pour permettre des analyses comparatives et des rapports

des partenaires ? -voir page 100

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objeCTiF du guide

L’adoption de ces politiques et procédures posent les bases d’un environnement contrôlé et formalisé pour l’enregistrement précis et le report opportun des transactions financières. Il aidera également à instaurer une gestion efficace ainsi que l’imputabilité des fonds reçus et des dépenses effectuées par rapport à ces fonds. Ce chapitre est conçu pour améliorer le système de gestion financière d’une organisation. il fournit également des directives pour développer les politiques et procédures financières.

Quelle FonCTion la FinanCe rempliT-elle ?

La finance remplit les fonctions suivantes dans une organisation :

• Traite les transactions financières de l’organisation et tient les livres de compte dans lesquelles ces opérations sont enregistrées ;

• Fournit des informations financières requises par la direction pour planifier et contrôler les activités de l’organisation ;

• Développe et applique les politiques, procédures et systèmes financiers visant à établir et maintenir des contrôles effectifs et performants sur les ressources de l’organisation.

Un service financier géré correctement produit des rapports financiers fiables et opportuns qui permettent à la direction d’évaluer rapidement si les objectifs de l’organisation sont atteints. Les systèmes financiers correctement tenus permettent d’améliorer les contrôles et de protéger les actifs grâce à une probabilité réduite d’erreurs, de perte, d’abus et de fraude.

synThèse

Ce chapitre a pour but de fournir une synthèse de la plupart des processus comptables et concepts clés qui s’appliquent aux organisations à but non lucratif. il n’est pas destiné à servir de traité détaillé de la théorie de comptabilité sur les sujets abordés, ni à couvrir tous les concepts de la comptabilité.

Le chapitre suppose que les utilisateurs de ce guide utilisent une comptabilité d’exercice pour enregistrer leurs opérations financières. Les auteurs du chapitre reconnaissent que beaucoup d’organisations à but non lucratif continuent d’utiliser une « comptabilité de trésorerie stricte » ou une « comptabilité de caisse modifiée ». Depuis le renforcement des institutions et au vu des perspectives de renforcement des capacités, Catholic Relief Services

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recommande vivement l’adoption des concepts de la comptabilité d’exercice pour les organisations utilisant actuellement une comptabilité de caisse. Ce changement permettra aux organisations de rester en compétition pour le financement apporté par les donateurs et d’accroître leurs chances de viabilité à long terme.

Une organisation tenant ses livres selon une comptabilité de trésorerie enregistre les revenus lorsqu’ils sont perçus et les dépenses lorsqu’elles sont effectuées. Dans une comptabilité d’exercice, les revenus sont enregistrés dans les périodes où ils sont gagnés et les charges sont comptabilisées dans les périodes où elles sont engagées. La comptabilité d’exercice est une méthode plus précise, car elle suit le concept correspondant. Dans une comptabilité d’exercice, les revenus sont enregistrés dans la même période comptable que celle où les dépenses générant les revenus sont engagées.

Dans une comptabilité de trésorerie stricte, les actifs tels que les créances, acomptes et éléments du passif ne sont pas reconnus. Par exemple, une organisation qui utilise cette méthode ne comptabiliserait pas des frais de départ jusqu’à ce qu’ils soient payés, provoquant potentiellement une sous- estimation importante des dépenses attribuables à une subvention ou un projet à un moment donné.

Les organisations qui conservent leur comptabilité sur une base de trésorerie devraient s’assurer que leurs accords avec les donateurs abordent la manière dont les acomptes et les dépenses engagés mais non payés à compter de la date d’expiration d’attribution doivent être traités. normalement, les donateurs de subvention ne permettent pas aux bénéficiaires de percevoir leur attribution pour les parties des acomptes qui se rapportent à des périodes postérieures à l’attribution. Les organisations fonctionnant avec une comptabilité de trésorerie devraient chercher à négocier des conditions avec les donateurs qui leur permettraient d’être remboursés pour les dépenses engagées mais non payées à compter de la date d’expiration d’attribution.

Les treize sujets suivants sont abordés dans ce chapitre :

1. Exigences comptables de base – Aborde la mise en place du plan

comptable, du grand livre et de la documentation relatives aux transactions financières.

2. Budgétisation – Contient des informations sur les principes de la budgétisation tels que la validation, la transparence, la structuration du budget, l’estimation des coûts, et la modification du budget. Il s’occupe aussi des budgets de subvention et du concept de flexibilité par poste.

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3. Gestion de la trésorerie – Met l’accent sur les recettes, les décaissements, la prévision, les rapprochements bancaires et le maintien de fonds de petite caisse.

4. Gestion des comptes débiteurs – Décrit les différents types de créances et examine les disciplines pertinentes normées, y compris la nécessité pour le service financier de fournir tous les mois des rapports de « classement chronologique » des créances à la direction.

5. Comptabilité des immobilisations corporelles – Souligne la nécessité de mettre en place et maintenir un registre des actifs immobilisés.

Explique le concept de l’amortissement. Examine en détail les écritures comptables nécessaires à l’enregistrement des cessions d’actifs immobilisés. Souligne l’obligation d’effectuer le recensement des actifs immobilisés et de les rapprocher avec les soldes du grand livre général.

6. Comptabilité des charges payées d’avance et dépôts de garantie – Une distinction entre les acomptes et dépôts de garantie et les traitements comptables à utiliser pour chacun.

7. Traitement des comptes à payer – Donne les différentes étapes de traitement des transactions des comptes fournisseurs. (Le traitement des comptes créditeurs est utilisé par les organisations qui placent leurs paiements en attente dans le passif avant de les payer. Ce processus ne s’applique pas aux organisations qui utilisent une approche en une seule étape, où les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont payées.) 8. Comptabilisation des charges à payer – Fournit des conseils sur la mise en place et l’ajustement des provisions pour les éléments du passif, y compris ceux impliquant des estimations ou ceux qui ne devraient pas être réglés à court terme.

9. Revenus – Distingue les contributions en espèces, les subventions et les contributions en nature. Représente le traitement comptable spécial nécessaire pour les subventions, pour lesquelles les produits sont constatés lorsqu’ils sont gagnés, et non lorsqu’ils sont reçus.

10. Traitement des salaires – Souligne la nécessité de séparer les fonctions du service des Ressources Humaines pour superviser les changements de personnel à partir de la gestion du temps et des salaires, qui doivent être effectuées par le service financier.

indique les fonctions clés appropriées, telles que la tenue d’un fichier de paie centralisé, la mise à jour des retenues sur salaire, le temps de traitement et les données présentielles, la préparation et l’enregistrement des salaires ainsi que leurs versements.

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11. Répartition des coûts – Explique le processus par lequel les dépenses communes peuvent être distribuées entre les centres de coûts en bénéficiant. Introduit le concept de saisie des frais partagés entre divers groupes et de répartition de ces frais en fonction de divers

« postes » de coût. Offre des exemples de types de groupe et les méthodes d’attribution.

12. Comptabilité des subventions – Fournit un aperçu du cycle de subvention. Se concentre sur les fonctions financières associées à l’administration des subventions, en particulier celles liées à la mise en œuvre, au report et à la clôture des subventions.

13. Rapports financiers – Répertorie les différents types de rapports financiers qui doivent être fournis à des auditoires internes et externes et la fréquence à laquelle ces rapports doivent être mis à disposition.

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prinCipes Clés

Les dix grands principes financiers sont les suivants :

1. L’enregistrement de toutes les acquisitions de biens et de services à leur valeur d’origine (prix d’achat initial ou, pour les dons en nature, la juste valeur du marché à la date reçue).

2. Les rapports financiers doivent être suffisamment précis, appuyés par le fait probatoire et pertinent.

3. Les recettes sont enregistrées dans le mois d’exercice où l’organisation distribue des biens ou effectue un service.

4. Les dépenses encourues pour générer des revenus doivent être enregistrées dans le même mois d’exercice que celui où les revenus sont enregistrés. Les charges sont enregistrées dans le mois d’exercice où l’organisation a reçu (pris possession) des produits ou reçu un service.

5. Tous les éléments significatifs doivent être indiqués dans les états financiers s’ils sont susceptibles d’influencer les décisions de leurs utilisateurs. Les états financiers et les notes associées doivent inclure toutes les informations comptables importantes et pertinentes pour permettre à leurs utilisateurs de prendre des décisions éclairées.

6. L’organisation doit suivre les mêmes conventions et pratiques comptables dans les périodes comparatives indiquées dans ses états financiers. Si un changement comptable ayant une incidence significative sur les activités ou la situation financière de l’organisation a lieu, il doit être présenté dans les notes qui accompagnent les états financiers.

7. Lorsqu’ils sont confrontés à des incertitudes, les comptables doivent prendre des décisions comptables qui ne sous-estiment ni ne surestiment matériellement les résultats financiers ou les soldes reportés. En cas d’incertitude, le parti pris doit être d’accélérer l’enregistrement d’une perte ou dépense et de différer l’enregistrement des revenus ou recettes. L’organisation doit faire preuve d’une même diligence dans le report de ses actifs et éléments du passif.

8. L’organisation doit avoir en place un système d’autorisation, de validation et de vérification. L’autorisation est le principal moyen de garantir que seules les transactions et événements valides sont engagés comme prévu par la direction. Les procédures d’autorisation et de validation doivent être documentées et

Steven Chege, un infirmier de proximité rattaché à l’Hôpital kijabe au kenya, en entretien avec un agent de santé durant une visite à domicile dans un village alentour.

Steven contrôle 60 centres de soins de communauté, une fonction d’une valeur incalculable dans ces zones rurales.

DAviD SnyDER/CRS

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clairement communiquées à l’ensemble du personnel. Les

transactions doivent être vérifiées avant et après le traitement. L’accès aux ressources et aux documents doit être limité aux personnes autorisées qui sont responsables de leur détention et/ou utilisation.

9. Les rapprochements doivent être effectués tous les mois. Les soldes du grand livre doivent être rapprochés avec les documents internes ou informations externes d’appui appropriés (comme les relevés bancaires) pour permettre une action corrective rapide si nécessaire.

10. La direction doit comparer les informations sur la performance financière actuelle des budgets, des prévisions, des résultats reportés avant période ou d’autres repères pour évaluer dans quelle mesure les buts et objectifs sont atteints et traiter les résultats inattendus ou les situations inhabituelles qui nécessitent un suivi.

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exigenCes CompTables de base - proCessus 6.1 du serviCe

FinanCier

DEsCRiPTion Du PRoCEssus

Pour remplir correctement ses fonctions de tenue des compte et de rapport, il est important que le personnel financier de l’organisation maintienne un registre comptable, nommé grand livre général, pour saisir toutes les transactions financières. Les transactions financières sont enregistrées à l’aide des comptes du grand livre général qui indiquent la nature de la dépense engagée, du bien ou service reçu, ou des revenus générés.

Avant de constituer un grand livre général, la direction doit décider de la structure de ses opérations comptables. il est essentiel que l’organisation établisse sa structure comptable afin de fournir des rapports répondant aux besoins de toutes les parties concernées et qui soit conforme aux normes comptables professionnelles qui prévalent dans les pays où se situe le siège de l’organisation. Les centres de coûts généralement utilisés par les organisations à but non lucratif sont ceux des activités financières du groupe selon le

projet, bureau, service d’exploitation, région géographique et/ou source de financement des donateurs.

il est également important que toutes les transactions soient appuyées par la documentation appropriée. Le directeur financier de l’organisation doit établir les normes qui indiquent les types de justificatifs internes et externes nécessaires pour appuyer chaque type de transaction financière. Le directeur financier doit également indiquer la durée pendant laquelle les divers documents financiers de l’organisation doivent être archivés.

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DéRouLEmEnT Du PRoCEssus

proCessus 6.1 - exigenCes CompTables FondamenTales

Création d’un plan comptable

6.1.1

Création d’un grand livre général

6.1.2

Transactions documentées

6.1.3 Début du

processus

Fin du processus

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éTaPE 6. 1 . 1 - CRéaTion D’un PLan ComPTaBLE

nom DE L’éTaPE CRéaTion D’un PLan ComPTaBLE

numéro de l’étape 6.1.1

Rôle organisationnel L’équipe de direction

Données d’entrée Besoins comptables de l’organisation Besoins de rapport de l’organisation

Résultats Plan comptable

Points d’intégration S.O.

Résumé La plupart des organisations à but non lucratif

répondent à leurs besoins de rapport via l’utilisation des centres de coûts et des codes comptables du grand livre général. Les centres de coûts doivent être alignés sur les objectifs et les fonctions de gestion.

Les codes comptables identifient la nature des éléments concernés par les opérations comptables. Les comptes du grand livre général sont généralement regroupés sous les catégories principales suivantes :

• Actif

• Passif

• Actif net (anciennement appelé solde de fonds)

• Produits

• Charges

Les actifs peuvent être divisés en deux groupes principaux selon le niveau de liquidité et la durée de vie prévue pour l’actif. généralement, les actifs les plus disponibles sont censés être utilisés dans le cours normal de l’activité, c’est à dire à court terme. ils sont normalement regroupés en une seule catégorie, souvent appelée « Actifs à court terme ». Les actifs moins disponibles, c’est à dire d’une durée d’utilisation prévue plus importante, pour des profits à long terme, sont placés dans une catégorie généralement appelée « immobilisations corporelles » ou « Biens immobiliers, installations et équipements ».

Chaque groupe de grands comptes doit figurer dans une catégorie spécialement désignée. voici un ensemble possible de catégories :

• (Emploi actuel ou à court terme) Actifs - Classes de compte de 1000 à 1999

• Immobilisations corporelles - Classes de compte de 2001 à 2999

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• Actif net (Solde des fonds) - de 4000 à 4999

• Produits - 5000 à 5999

• Charges - 6000 à 6999

Les organisations doivent adapter les classes pour répondre à leurs besoins spécifiques. Les comptes doivent être créés dans un ordre logique.

ils doivent être affectés d’une manière qui permettra à l’organisation d’ajouter des comptes ou des classes de compte en cas de croissance future ou d’augmentation des besoins de rapports.

L’organisation peut vouloir ajouter des codes comptables mineurs pour fournir des informations plus détaillées aux utilisateurs du rapport financier. Les codes comptables mineurs suivent habituellement les grands comptes et sont généralement constitués de trois à quatre caractères. ils peuvent en contenir plus si l’organisation le juge nécessaire, sous réserve des limitations du logiciel de comptabilité. Les codes comptables mineurs peuvent être utilisés pour diverses raisons, comme pour désigner des comptes bancaires, documents du projet ou catégories de salaires.

voici quelques exemples de codes comptables mineurs :

1. Comptes bancaires - en supposant que le compte (A/C) 1010 du grand livre général (g/L) est utilisé pour désigner les comptes chèques.

a. A/C 1010.101 - Compte chèques à usage général du bureau principal b. A/C 1010.102 - Compte chèques des subventions du bureau principal - Donateur A

c. A/C 1010.103 - Compte chèques à usage général du bureau auxiliaire d. A/C 1010.104 - Compte chèques des subventions du bureau auxiliaire - Donateur A

2. Traitements et salaires - en supposant que le compte 6010 du grand livre est utilisé pour les salaires.

a. A/C 6010.101 - Salaires de base

b. A/C 6010.102 - Traitements des heures supplémentaires c. A/C 6010.103 - Congés maladie

d. A/C 6010.104 - Congés payés e. A/C 6010.105 - Jours fériés

3. Matériaux de projets - en supposant que le compte 6100 du grand livre est utilisé pour les matériaux des projets

a. A/C 6100.101 - Matériaux de Construction b. A/C 6100.102 - Semences

c. A/C 6100.103 - Outils agricoles d. A/C 6100.104 - Traitements

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Il est recommandé qu’un autre domaine ou code soit utilisé pour identifier les fournisseurs, les employés, les donateurs et les partenaires sous- bénéficiaires. Les codes comptables mineurs ne sont pas recommandés pour identifier ces tiers.

Un expert financier agréé doit contrôler la délivrance des numéros de compte et le nombre d’ajouts doit être le minimum nécessaire. Tous les numéros de compte actifs doivent être mis à disposition des employés dans une liste appelée le plan comptable. Le plan comptable doit être mis à jour et réédité pour chaque changement. Les comptes qui ne sont plus utilisés doivent être désactivés et les employés de l’organisation doivent en être informés.

Pour éviter toute erreur d’utilisation des comptes, les organisations doivent envisager d’ajouter des explications complètes pour chaque compte du plan. Ce type de plan est connu sous le nom de plan comptable annoté.

éTaPE 6. 1 .2 - CRéaTion Du GRanD LivRE GénéRaL

nom DE L’éTaPE sET uP GEnERaL LEDGER

Rôle organisationnel Directeur financier Données d’entrée Plan comptable

Structure de comptabilité basée sur la comptabilité de l’organisation et les besoins de rapport

Résultats Rapports financiers Points d’intégration Direction

Résumé Toutes les transactions financières d’une organisation doivent être consignées dans un registre comptable connu sous le nom du grand livre général.

L’accès au grand livre général doit être fermement contrôlé et le grand livre doit toujours être à l’équilibre. Les transactions sont enregistrées quotidiennement dans le grand livre général et doivent être synthétisés au minimum une fois par mois. La synthèse des totaux est appelée « soldes du grand livre général

». Elle sert de base pour les rapports financiers à la direction, aux donateurs, au conseil d’administration, aux principaux bénéficiaires, aux organismes gouvernementaux de réglementation, et aux autres parties intéressées. À la fin de l’exercice de l’organisation (connu sous le nom d’exercice fiscal), le grand livre est fermé et le rapport final à la direction pour l’année est préparé.

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Le grand livre peut être un livre manuscrit (rédigé à la main) ou une version informatisée qui utilise un logiciel spécialement conçu à cet effet. Le grand livre général informatisé se révèle être le meilleur choix pour la plupart des organisations pour les raisons suivantes :

• L’accès au grand livre général informatisé peut être restreint aux personnes autorisées.

• Le logiciel du grand livre offre une piste d’audit complète. Il peut indiquer qui est entré et/ou a enregistré la transaction.

• Les systèmes de grands livres informatisés peuvent être sauvegardés afin de minimiser la perte de données en cas de vol ou d’événement catastrophique.

• Les systèmes de grands livres informatisés exigent que toutes les transactions soient à l’équilibre, éliminant les déséquilibres qui se produisent fréquemment lors de l’utilisation de grands livres manuscrits.

• Les bases de données informatisées du grand livre général stockent une grande quantité de données sur de longues périodes, permettant au service financier de l’organisation de fournir une grande variété de rapports qui peuvent inclure des données historiques.

• Les grands livres généraux informatisés génèrent des rapports financiers plus rapidement et plus précisément que les grands livres manuels.

• Les grands livres généraux peuvent collecter et traiter des données à partir de plusieurs sources. Un seul employé peut enregistrer des données dans un livre manuscrit à un moment donné.

Un tableur informatique comme Excel ne dispose pas des contrôles intégrés pour empêcher les modifications non autorisées ou fournir une piste d’audit complète et n’est donc pas recommandé pour remplacer un système de grand livre informatisé. Si Excel est utilisé, chaque jour où des opérations sont enregistrées, la feuille de calcul contenant les transactions du jour doit être imprimée, signée par l’approbateur désigné, et archivée.

Lorsqu’une organisation utilise un grand livre manuscrit et a un volume d’activité élevé pour certains types de transactions, celles-ci peuvent être enregistrées dans un livre auxiliaire et ensuite résumées pour être enregistrées dans le grand livre général. Si des livres auxiliaires sont utilisés comme livres de saisie initiale, des précautions doivent être prises pour s’assurer que tous les soldes des livres auxiliaires sont correctement reportés dans le grand livre général. Exemples de livres auxiliaires : journaux des entrées de caisse, journaux des sorties de caisse, livres des comptes à recevoir, registres des pièces comptables (comptes créditeurs) et livres des actifs immobilisés.

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Les transactions du grand livre général peuvent être regroupées en trois catégories principales, à savoir les suivantes :

• Les entrées de caisse, qui sont enregistrées sur les reçus de caisse ;

• Les sorties de caisse, qui sont enregistrées sur les bordereaux de décaissement de trésorerie ;

• Toutes les autres transactions, qui sont enregistrées sur des documents comptables généraux ou des variantes, comme une pièce de compte créditeur ;

• Les « Autres » transactions, qui comprennent généralement les types d’activités qui n’impliquent pas d’entrée ou de sortie de caisse. Les comptes de régularisation, les créances irrécupérables ou douteuses, l’amortissement, les ajustements et les reclassements comptent parmi les types d’écritures les plus courantes du journal général. Ces termes sont expliqués dans le glossaire de ce chapitre.

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éTaPE 6. 1 .3 - TRansaCTions FinanCièREs DoCumEnTéEs

nom DE L’éTaPE TRansaCTions FinanCièREs DoCumEnTéEs

Rôle organisationnel Le personnel financier Données d’entrée Documentation source

Résultats Pièces comptables enregistrées Points d’intégration Approvisionnement

Administration/Ressources humaines Fournisseurs

Partenaires Direction

Résumé Toutes les transactions financières doivent être intégralement documentées de manière appropriée pour le type de transaction.

Chaque opération comptable doit être inscrite sur une pièce comptable distincte, également nommée écriture comptable. Une règle comptable fondamentale stipule que chaque écriture doit être équilibrée, c’est-à-dire que les débits doivent être égaux aux crédits pour que le grand livre général soit en permanence équilibré. Les débits augmentent les actifs et les charges et réduisent les produits et les dettes. Les crédits augmentent les dettes et les produits et réduisent les actifs et les charges.

Chaque pièce comptable doit être :

• Numérotée dans l’ordre ;

• Documentée de manière appropriée ;

• Dûment approuvée ;

• Soigneusement classée pour en faciliter la récupération.

Toutes les pièces doivent être signées par les employés qui les ont préparées, entrées, validées et enregistrées. Si l’organisation attribue la responsabilité de la vérification de saisie des données à un autre employé, celui-ci doit également signer la pièce. immédiatement après la validation et avant le classement, chaque pièce et ses documents justificatifs doivent être annulés pour empêcher leur réutilisation. L’annulation nécessite généralement le marquage, l’estampillage ou le poinçonnage de chaque document comme « payé » ou « traité », selon le cas.

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Les pièces justificatives appropriées pour un reçu de caisse incluent les suivantes :

• Bordereau de dépôt bancaire ou bordereau de caisse, selon le cas ;

• Bordereau de caisse ;

• Photocopie de chaque chèque déposé (Le numéro de chèque du payeur doit également être indiqué dans le champ descriptif de la ligne de saisie sur le reçu de caisse ;

• Tout autre document, comme un bordereau de paiement, soumis par la partie versante avec son paiement.

Les documents justificatifs adéquats pour les bordereaux de sortie de caisse incluent normalement les éléments suivants :

• Un bordereau de demande d’achat approuvé ;

• Les devis ou factures simulées ;

• Les rapports comparatifs d’offres avec explication du choix des fournisseurs, ou de la raison pour laquelle un fournisseur unique a été choisi ;

• Bon de commande et/ou contrat avec les fournisseurs (pour les consultants, les propriétaires, etc.) ;

• Une note de réception de marchandises (bon de réception) ;

• Si nécessaire, un mémo justificatif des écarts entre les quantités ou descriptions d’articles commandés par rapport à ceux reçus ;

• La facture originale du fournisseur ;

• Le bon de paiement/la demande d’acompte validé(e).

Les pièces justificatives adéquates pour un document comptable général varient selon la nature de la transaction. Ceux-ci peuvent comprendre les éléments suivants :

• Pour les charges à payer - les analyses internes et les documents externes comme la correspondance, les avis juridiques, ou les copies de factures contestées.

• Pour les créances irrécupérables – les mémorandums d’autorisation de la direction et les copies de toute correspondance avec le débiteur documentant les tentatives de recouvrement.

• Pour la liquidation des sommes avancées par l’organisation - les justificatifs des frais de voyage (des employés), les attestations de liquidation financière (des sous-bénéficiaires), les factures, ainsi que les documents d’achat et de réception (de fournisseurs).

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• Pour corriger les entrées ou les reclassements - l’écriture comptable d’origine et l’écriture de correction ou de reclassement doivent être recoupées. Si les montants corrigés ou reclassés constituent la somme de plusieurs opérations, une liste complète des opérations ou des soldes affecté(e)s par la modification doit être jointe à l’écriture de correction ou de reclassement comme justificatif. Une explication complète justifiant la raison pour laquelle la correction ou le reclassement a été nécessaire doit être jointe à l’écriture.

Si les documents sources sont de nature confidentielle, tels que ceux d’une écriture de paie ou d’un exercice juridique, l’écriture doit indiquer l’emplacement des pièces justificatives. Une description complète de la transaction doit être jointe à chaque écriture du journal général.

L’organisation doit établir et appliquer des politiques fermes de conservation des dossiers. Tous les documents doivent être protégés lorsqu’ils sont archivés sur place et (le cas échéant) à l’extérieur. Les exigences des

donateurs et les lois locales doivent être prises en compte pour déterminer la durée nécessaire de conservation des documents. (Pour les projets financés par les subventions du gouvernement des États-Unis, il est recommandé que tous les justificatifs financiers soient conservés au minimum 10 ans.)

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proCessus 6.2 du serviCe FinanCier - budgéTisaTion

Un budget est une estimation financière détaillée des activités prévues pour une période définie. Il existe différents types de budgets :

• Budget d’exploitation annuel : estimation du chiffre d’affaires total et des dépenses d’une organisation au cours d’un exercice fiscal ;

• Budget de trésorerie : trésorerie qu’une organisation prévoit de recevoir et de dépenser ;

• Budget d’investissement : total des coûts destinés à acquérir des biens (dépenses en immobilisations) ;

• Budget de projet : coût estimé d’un projet spécifique ;

• Budget de subvention : coût estimé pour la conduite des activités d’un projet financé par une subvention.

Planification - Un budget est nécessaire pour planifier les activités à venir afin que l’organisation puisse raisonnablement estimer le coût de ces activités. Cela permet à l’organisation de déterminer si elle dispose des ressources nécessaires pour réaliser les activités et si elle fait le meilleur usage des ressources.

Levée de fonds - Le budget peut être utilisé comme outil principal de la collecte de fonds. Le budget énonce en détail ce que l’organisation prévoit de faire avec les fonds recueillis, y compris ce pour quoi les fonds seront dépensés et les résultats qui seront obtenus.

Exécution du projet - Un budget réel est nécessaire pour contrôler une activité une fois qu’elle a commencé. Les contrôles en cours constituent l’outil le plus important pour comparer les coûts réels par rapport aux coûts prévus. Sans un budget réel, ceci est impossible. Étant donné que les plans peuvent changer, il est nécessaire que les directeurs de service examinent le budget après qu’une activité ait commencé et amendent le budget si nécessaire. L’aval des responsables désignés peut être nécessaire si les modifications du budget nécessitent un financement supplémentaire.

Suivi et évaluation - Le budget est utilisé comme un outil d’évaluation du succès de l’activité au cours et à la fin du projet. Il permet de déterminer si les objectifs prévus ont été atteints et si les coûts ont été respectés.

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proCessus 6.2 - budgéTisaTion

éQ ui P E Finan C iè RE

Budgétisation 6.2.1

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éTaPE 6.2. 1 - BuDGéTisaTion

nom DE L’éTaPE BuDGéTisaTion

Rôle organisationnel Directeur financier

Chargé de projet/directeur de projet - Pour chaque projet

Conseil d’administration - Pour l’ensemble du budget annuel de l’organisation

Données d’entrée Besoins de financement annuel de l’organisation Ressources disponibles de l’organisation

Résultats Budget approuvé

Rapports de comparaison budgétaire

Points d’intégration Collaboration avec les donateurs, les chargés de proje Résumé Des budgets efficaces ne peuvent être réalisés

qu’avec des plans initiaux adéquats. La planification financière est le fondement de la gestion financière efficace. L’organisation doit avoir une idée claire de ce qu’elle entend faire et comment elle entend le faire.

Le processus budgétaire

Pour que le budget soit utile et efficace, il est préférable d’entreprendre sa préparation comme un exercice collectif organisé et structuré. Le processus de budgétisation implique un certain nombre de questions, parmi lesquelles :

• Quelles activités seront nécessaires à la réalisation des objectifs planifiés ?

• Quelles ressources seront nécessaires pour mener à bien ces activités ?

• Quel sera le coût de ces ressources ?

• Quelles seront les sources des fonds ?

• Les résultats anticipés sont-ils réalistes ?

• Quelles approbations sont requises pour accepter les écarts budgétaires ?

• Les différents services de l’organisation disposent-ils d’un budget ? Une fois que le budget a été approuvé et l’activité mise en œuvre, le processus se termine par une comparaison du plan (budget) avec le résultat final (réel).

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Principes de la budgétisation

Validation – Le conseil d’administration devra approuver le budget de l’organisation au début de l’exercice fiscal. Les écarts budgétaires défavorables prévus supérieurs au seuil stipulé requièrent une approbation écrite préalable d’un responsable désigné (souvent le directeur financier) et, si nécessaire, des donateurs.

Comptabilité budgétaire - Un responsable du budget doit être désigné pour chaque centre de coûts ou projet de l’organisation. Le responsable du budget a les responsabilités suivantes par rapport au centre de coûts ou projet attribué :

• L’élaboration du budget

• Le contrôle financier et programmé opportun et efficace ;

• La gestion et l’anticipation des besoins du centre de coûts ou projet ;

• La préparation et la justification des demandes pour des amendements, le cas échéant ;

• Le contrôle des coûts réels pour s’assurer qu’ils coincident avec les coûts prévus ;

• La détermination des mesures nécessaires pour empêcher les dépassements du coût des matières ;

• La réalisation des objectifs fixés ;

• La mise à disposition régulière des rapports programmés ;

• La conformité avec les exigences des donateurs, autant que possible ;

• La clôture des projets/subventions de manière opportune, efficace, et complète.

Clarté – Comme plusieurs personnes différentes auront besoin d’utiliser le budget à des fins multiples, le budget doit être suffisamment clair et détaillé pour permettre à tous les utilisateurs potentiels de le comprendre. La clarté et la précision sont essentielles, il est donc important de conserver les notes sur des hypothèses de budgétisation et la façon dont les estimations ont été déterminées.

Structure du budget – Lors de l’établissement d’un budget pour la première fois ou de l’examen d’un budget, il est important de se référer au plan comptable de l’organisation afin de déterminer s’l s’inscrit dans les exigences de rapport d’un donateur. La raison étant que les postes budgétaires apparaissent aussi dans les documents comptables et les rapports de gestion. Si les postes budgétaires et les docuements comptables ne sont pas cohérents, il sera alors très difficile de produire des rapports d’évaluation une fois que l’étape de mise en œuvre du projet est commencée.

Évaluation des coûts – Il est important d’être en mesure de justifier les calculs

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lors de l’évaluation des coûts. Le service financier doit travailler en étroite collaboration avec les autres responsables de service pour identifier les types d’activités et les coûts associés. ne soyez pas tenté de reprendre simplement le budget de l’année précédente et d’ajouter un pourcentage correspondant à l’inflation. Bien que le budget de l’année précédente peut constituer un point de départ très utile, il peut être également trompeur et contenir des inexactitudes historiques. Les charges à répartir sur divers centres de coûts et projets par le biais d’un processus d’allocation des coûts doivent être prises en compte au cours de la phase de budgétisation et incluses dans le coût total prévu pour chaque centre de coûts et projet. (Pour des conseils, voir la section relative à l’allocation des coûts de ce chapitre.)

Amendements Budgétaires – Si, au cours de l’année, un responsable de service détermine qu’une modification due à un besoin supplémentaire anticipé est nécessaire (provenant des fonds non affectés de l’organisation), l’aval du directeur général de l’organisation peut être nécessaire. Si des fonds supplémentaires sont nécessaires pour un projet subventionné, l’organisation devra demander l’approbation du donateur pour modifier l’accord de subvention.

Si le donateur accorde la modification, un budget révisé doit être préparé et soumis au donateur de la subvention.

Une fois approuvé, le budget modifié devient le nouveau budget de fonctionnement pour cet accord. Si une approbation interne est donnée, le responsable de service sera tenu de préparer un formulaire d’amendement du budget, d’obtenir la ou les approbation(s) nécessaire(s) et d’envoyer le formulaire approuvé au service financier. Le service financier doit utiliser le nouveau budget approuvé aux fins de rapport comparatif avec le budget.

La meilleure approche est de constituer une liste de tous les intrants nécessaires et de préciser la quantité et le coût unitaire estimé de chaque élément. À partir de cette fiche de travail détaillée, il est simple de produire un budget succinct pour chaque poste et très facile de mettre à jour en cas de changement d’unités ou de coûts.

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ExEmPLE DE FiChE BuDGéTaiRE :

DEsCRiPTion D’unE LiGnE BuDGéTaiRE

CoûT uniTaiRE

uniTé DE

mEsuRE QuanTiTé

BuDGET annuEL ToTaL

DEmanDé noTEs

Salaire 10 000 Mois 2 240 000 Salaires

pour les comptables du projet

Loyer 500 Mois 1 6,000 Loyer du

crédit- bail des bureaux

Coûts sous-estimés – Beaucoup de projets qui ont échoué l’ont été en raison d’un budget sous-estimé. Les coûts sous-estimés les plus communs sont les coûts indirects ou d’appui. voici quelques-uns des coûts les plus souvent sous-estimés :

• Coûts relatifs au personnel (par exemple, les coûts liés au recrutement, à la formation, les avantages et les paiements statutaires) ;

• Coûts du lancement d’un projet (par exemple, la publicité) ;

• Coûts d’attribution (par exemple, le loyer, les assurances et les services publics) ;

• Coûts d’exploitation des véhicules ;

• Maintenance des équipements (par exemple, pour les photocopieurs et les ordinateurs).

Catégories de budget pour la gestion de projet

Les postes budgétaires sont des lignes budgétaires spécifiques ou des

classifications de compte qui correspondent aux budgets proposés pour le budget.

Chaque poste doit être identifié par un code comptable spécifique. Certains donateurs demanderont à leurs bénéficiaires d’utiliser des modèles particuliers de budget avec des catégories et postes de coûts standards lorsqu’ils demandent ou réalisent des rapports sur l’utilisation des fonds.

Lorsqu’un donateur exige un rapport par catégories de coûts, qui est un regroupement de plusieurs postes de compte, l’organisation doit lancer le processus de budgétisation pour chaque poste budgétaire et remonter à une catégorie de coûts.

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Flexibilité des postes pour la gestion des projets

Dans un accord de subvention, le donateur précisera la flexibilité des postes applicable à la subvention. Si l’approbation du donateur est requise avant d’engager certains types de dépenses, respectez les règlements du donateur pour obtenir son approbation. Par exemple, un donateur peut octroyer jusqu’à 10 pour cent de flexibilité au montant prévu par poste.

Voici est un exemple de flexibilité acceptable qui ne nécessite pas l’accord préalable du donateur :

DEsCRiPTion BuDGET DéPEnsE RéELLE

DiFFéREnCE – BuDGET RéEL suR/sous-

EsTimé

Salaires 300 330 10%

voyages intérieurs 100 90 (10%)

Frais de bureau 200 180 (10%)

Total 600 600 0%

Voici un exemple de flexibilité non acceptable :

DiFFéREnCE – BuDGET RéEL suR/

sous-EsTimé

voyage intérieurs 100 90 (10%)

Total 600 720 20%

Les dépenses réelles n’ont pas dépassé le

budget

La différence ne doit pas être supérieure à 10 pour cent du budget prévu

Les dépenses réelles ont dépassé le budget

La différence est supéri-

eure à 10 pour cent du budget prévu

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voici un autre exemple de flexibilité non acceptable:

DiFFéREnCE- BuDGET RéEL suR/

sous-EsTimé

matériaux du projet 600 580 (3%)

voyages intérieurs 100 80 (20%)

Total 1,200 1,200 0%

Concernant la flexibilité des postes, l’organisation doit toujours se référer aux termes de l’accord spécifique avec chaque donateur puisqu’elle peut varier d’un donateur à l’autre et pour divers accords avec un donateur donné.

Dans les exemples ci-dessus, la restriction a été sur une base de ligne budgétaire. Pour certains donateurs du gouvernement américain, il existe une limite cumulative de 10 pour cent du budget total. Pour d’autres donateurs, les limites de flexibilité se basent sur les catégories ou composantes de programme, et non sur les postes budgétaires.

Les dépenses réelles n‘ont pas dépassé le

budget

même si le budget total n’a pas été dépassé, la dépense sur les salaires a été dépassée de plus de 10 pour cent

La différence supérieure à est 10 pour cent du budget

prévu

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proCessus 6.3 du serviCe FinanCier - gesTion de la Trésorerie

La gestion de la trésorerie est une fonction importante dans toute organisation.

Afin d’optimiser sa trésorerie, une organisation doit mettre en œuvre des procédures de caisse pour gérer efficacement les entrées et sorties de caisse.

La prévision et la budgétisation sont des aspects importants de la gestion de la trésorerie. L’organisation doit s’efforcer de planifier de façon aussi détaillée que possible et le plus longtemps à l’avance les recettes attendues et les décaissements nécessaires. Les fonctions de gestion de la trésorerie s’axent autour des encaissements, décaissements, prévisions et rapprochements.

proCessus 6.3 gesTion de la Trésorerie

Début du processus

Fin du processus Prévisions des

flux de trésorerie

6.3.3 Encaissements

6.3.1 Décaissements 6.3.2

Exploitation dans un environnement

de trésorerie 6.3.6 Opérations de

petite caisse 6.3.5

Réconciliation bancaire

6.3.4

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éTaPE 6.3. 1 - EnCaissEmEnT s

nom DE L’éTaPE EnCaissEmEnTs

Rôle organisationnel Directeur financier Caissier

Direction

Données d’entrée Accords de subvention Contributions

Bordereaux de paiement

Résultats Bordereaux de paiement

Reçus de caisse

Bordereaux de dépôt bancaire Points d’intégration Collaboration avec les donateurs

Collaboration avec les chargés de projet et les directeurs de service

Résumé Les encaissements de l’organisation proviennent de diverses sources telles que les dons,

subventions, ventes, frais pour services rendus, et du recouvrement de créances. Tous les encaissements doivent être comptabilisés de manière opportune.

Tous les encaissements doivent être datés dès leur réception et pré- numérotés afin de faciliter la vérification de la séquence numérique des documents manquants. Les procédures suivantes doivent être suivies :

• Les espèces doivent être mises en dépôt une fois perçues.

• Les encaissements doivent être classés de manière appropriée soit en tant que dons, fonds de subventions, espèces provenant de la vente, recouvrement de créances, prestation de services, cession d’actifs ou fonds empruntés. Le rapprochement doit être effectué dans les comptes respectifs afin de déterminer si toutes les écritures ont été passées pour montrer tous les fonds reçus par l’organisation.

• Les rapprochements bancaires doivent être effectués chaque mois par une personne indépendante de la consignation de trésorerie ou de la comptabilité. Les écritures de caisse doivent être régulièrement comparées aux listes de versement et aux dépôts.

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éTaPE 6.3.2 - DéCaissEmEnT s

nom DE L’éTaPE DéCaissEmEnTs

Rôle organisationnel Directeur des finances

Responsable des comptes créditeurs

Données d’entrée Justificatifs obligatoires des décaissements Résultats Bordereaux de décaissement validés Délivrance de

reçus aux fournisseurs

Points d’intégration Collaboration avec les chargés de projet Collaboration avec les fournisseurs

Résumé Les décaissements en espèces doivent être autorisés et documentés de manière appropriée.

1. Les responsables désignés doivent autoriser les sorties de fonds. Une documentation appropriée pour les décaissements de fonds comprend, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Un formulaire de demande d’achat approuvé ;

• Les devis ou factures simulées ;

• Les rapports comparatifs d’offres avec explication du choix des fournisseurs, ou de la raison pour laquelle un fournisseur unique a été choisi ;

• Bon de commande et/ou contrat avec les fournisseurs ;

• Une note de réception de marchandises (bon de réception) ;

• Si nécessaire, un mémo justificatif des écarts entre les quantités ou descriptions d’articles commandés par rapport à ceux reçus ;

• La facture originale du fournisseur ;

• Le bon de paiement/la demande d’acompte validé(e).

2. Les détails des décaissements doivent être récapitulés sur un bordereau de décaissement. Le bon doit contenir la date de la

transaction, le code comptable et le motif de paiement. Le bon doit être soldé, c.-à-d. que les débits doivent être égaux aux crédits. Le principe de la division des tâches exige que le bordereau de décaissement soit vérifié par une personne autre que celle qui l’a préparé et approuvé par un cadre supérieur. Cette approbation est suffisante pour effectuer le paiement et enregistrer l’opération dans le grand livre général.

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3. L’organisation doit veiller à ce que tous les paiements, à l’exception des décaissements de petite caisse, soient effectués à l’aide de chèques pré-numérotés afin de permettre une identification indépendante par la banque. Il est plus difficile de manipuler les paiements par chèque parce qu’ils laissent des traces que l’audit peut facilement suivre, tandis que les espèces ne peuvent être suivies. Tous les décaissements par chèque doivent être approuvés par les signataires autorisés.

4. Les signataires de chèques/responsables d’approbation pour les virements électroniques doivent être clairement désignés. Ceux- ci doivent être aussi peu nombreux que possible pour limiter la responsabilité. Les chèques doivent nécessiter au moins deux signatures.

5. Une copie du chèque signé doit être jointe au bordereau de décaissement.

L’organisation doit toujours obtenir un accusé de réception du fournisseur sous la forme d’un formulaire de réception émis par le fournisseur. Si le fournisseur ne peut pas fournir un tel formulaire, il doit signer une copie du chèque. Un employé de l’organisation non affecté à la caisse et aux approvisionnements doit préparer une note de réception de marchandises (bon de réception).

6. veillez à ce que les personnes qui préparent les chèques n’aient pas accès aux encaissements. (Si l’organisation ne peut pas séparer ces fonctions en raison d’un personnel limité, cette faiblesse de contrôle doit être documentée, et des contrôles compensatoires doivent ensuite être mis en place pour la contrebalancer.) L’accès aux chèques en blanc doit être restreint aux personnes autorisées. La séquence numérique doit être vérifiée à l’arrivage de nouveaux chèques, et les chèques manquants doivent être répertoriés.

7. Les chèques doivent être datés dès leur délivrance. Les chèques antidatés ou postdatés doivent être strictement interdits. La date du chèque doit être indiquée sur le bordereau de décaissement et enregistrée dans le journal/grand livre des sorties de caisse.

8. La signature des chèques en blanc doit être interdite. Les chèques ne doivent pas être établis tant qu’un bordereau de demande de paiement n’est pas préparé et approuvé.

9. Avant qu’un chèque ne soit signé, toutes les pièces justificatives du paiement doivent être fixées à un bordereau de décaissement pour montrer l’authenticité de la dépense. Toutes les pièces justificatives doivent être annulées à l’aide du cachet « PAyÉ » immédiatement après l’approbation pour empêcher que les documents soient présentés à nouveau pour paiement.

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10. Pour éviter toute altération, les chèques signés doivent être envoyés directement aux bénéficiaires désignés, sans avoir à revenir vers le responsable chargé de leur préparation. Si en raison d’un personnel limité, les chèques doivent être réacheminés vers le responsable chargé de leur préparation, des contrôles compensatoires doivent être mis en place. Ces contrôles exigent qu’un employé différent de celui qui prépare/distribue les chèques procède aux rapprochements bancaires et passent les écritures.

11. Pour éviter des paiements ou enregistrements en double, les numéros de chèques doivent être utilisés comme références transactionnelles lors de l’écriture au journal ou grand livre des encaissements. Les copies originales des décaissements et des chèques annulés doivent être archivés.

12. Les chèques doivent être imprimés sur demande. Les chèques doivent être bloqués en y apposant les mentions « Au compte du bénéficiaire seulement » et « non négociable » si cela est la pratique courante dans le pays.

13. il est recommandé de tenir registre de distribution (décaissement) des chèques pour comptabiliser la séquence des chèques émis.

14. Les chèques annulés sont marqués du tampon « Annulé » apposé très visiblement dessus, puis conservés en lieu sûr pour référence. il est recommandé qu’à chaque chèque annulé soit joint un bordereau de décaissement en blanc et enregistré dans le système du grand livre de caisse comme « annulé »” à des fins de suivi.

15. Les virements bancaires provenant d’autres comptes doivent être enregistrés dans le journal des décaissements au moment de l’initiation du virement puis entrés dans le journal des encaissements une fois le virement effectué. il est recommandé que le compte de fonds en transit soit utilisé pour assurer le suivi et le contrôle du transfert d’argent entre des comptes bancaires.

a. Lorsque les fonds sont transférés du compte A au compte B i. Débiter le compte de fonds en transit

ii. Créditer le compte Banque A

b. Lorsque les fonds sont comptabilisés comme reçus en compte B i. Débiter le compte Banque B

ii. Créditer le fonds en transit

Remarque: Le fonds en transit est le compte du grand livre utilisé pour assurer le suivi des fonds transférés d’un compte bancaire à un autre. Comme la sortie de fonds est enregistrée sur un document comptable distinct du reçu

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de caisse, le compte de fonds en transit est nécessaire pour équilibrer les deux écritures. Lorsque la réception des fonds est enregistrée, le solde du compte de fonds en transit est soldé.

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éTaPE 6.3.3 - PRévisions DEs FLux DE TRésoRERiE

nom DE L’éTaPE PRévisions DEs FLux DE TRésoRERiE

Rôle organisationnel Directeur financier Données d’entrée Budget approuvé

Plans d’activités

Résultats Prévisions de flux de trésorerie approuvées Points d’intégration Collaboration avec les donateurs

Collaboration avec les chargés de projet Résumé Les prévisions de flux de trésorerie permettent

aux responsables de l’organisation de prévoir les périodes où les soldes de trésorerie sont susceptibles d’être insuffisants pour répondre aux besoins de trésorerie ainsi que les périodes où les fonds sont excédentaires.

Une gestion efficace de la trésorerie est essentielle pour les organisations. Elle est un élément clé de la planification et d’une gestion opérationnelle efficace. Si les entrées et les sorties de fonds ne sont pas planifiées et surveillées correctement, les organisations risquent de se trouver à court de fonds et de ne pas pouvoir servir les bénéficiaires ou payer les employés et les fournisseurs à temps. Une prévision de trésorerie est souvent requise par les parties externes pour leur permettre de planifier les dates d’émission de fonds au bénéfice de l’organisation.

Les prévisions de flux de trésorerie sont liées à la planification budgétaire et impliquent, au minimum, les étapes suivantes :

1. Déterminer la trésorerie au début d’une période donnée dans les registres comptables de l’organisation.

2. Planifier le calendrier des futures rentrées de fonds prévues, les sources approuvées des fonds de subvention, et d’autres sources prévues de revenus. Les principales sources de rentrées de fonds pour une organisation comprennent les contributions, les avances ou remboursements des donateurs, la collecte des soldes des comptes débiteurs, et les encaissements provenant des activités génératrices de revenus.

3. Estimer le calendrier des décaissements, en prenant en compte les activités prévues de l’organisation. Les organisations qui gèrent leur comptabilité selon la méthode de la comptabilité d’exercice ne

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doivent pas oublier que des paiements aux fournisseurs peuvent être nécessaires pour réduire une dette précédemment enregistrée.

4. Récapituler les informations ci-dessus dans une fiche technique indiquant les soldes de trésorerie prévus par exercice.

5. Fournir les prévisions au directeur général ou un autre responsable compétent pour être utilisées dans la projection des excédents ou besoins de trésorerie.

éTaPE 6.3.4 - RaPPRoChEmEnT BanCaiRE

nom DE L’éTaPE RaPPRoChEmEnT BanCaiRE

Rôle organisationnel Directeur financier Autorisation officielle Données d’entrée Relevé bancaire officiel

Transactions du grand livre

Résultats État de rapprochement bancaire Points d’intégration Collaboration avec la banque

Résumé Les rapprochements bancaires sont effectués au moins une fois par mois pour concilier les différences entre les relevés bancaireset les registres tenus par l’organisation.

Les éléments suivants sont susceptibles d’entraîner des différences entre le grand livre d’une organisation et un relevé bancaire :

• Les transferts entrants ;

• Les frais bancaires et intérêts comptabilisés par la banque mais pas par ;

• Les chèques émis par l’organisation, mais non présentés à la banque ;

• Les dépôts en transit, définis comme les dépôts effectués et enregistrés par l’organisation jusqu’à la fin du mois, mais pas enregistrés par la banque à la date finale du relevé bancaire. Cette différence peut être due à des retards de traitement ou à des erreurs d’enregistrement.

Les pratiques recommandées pour le rapprochement sont les suivantes : 1. Les rapprochements bancaires doivent être préparés mensuellement

pour vérifier la fidélité de la comptabilité. Le compte bancaire reflète l’activité du livre de caisse. Par conséquent, le responsable en charge de la préparation des états financiers doit comparer les

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écarts éventuels qui pourraient être causés par erreur ou abus. La responsabilité du rapprochement du compte bancaire doit être confiée à des personnes non impliquées dans le traitement des entrées et sorties de caisse. Dans le cas contraire, des divergences peuvent être dissimulées. Un responsable désigné doit passer en revue les rapprochements. Les rapprochements bancaires doivent être archivés en cas d’audit ou d’autres révisions internes.

2. Les documents justificatifs des éléments de rapprochement doivent être joints au rapprochement bancaire correspondant. Ces documents peuvent inclure une liste des chèques en circulation, des dépôts en transit et d’autres documents pertinents.

3. Le cas échéant, une écriture doit être créée au journal central pour enregistrer la réconciliation des éléments qui apparaissent sur le relevé bancaire, mais ne sont pas enregistrés dans le grand livre de l’organisation.

4. La préparation du rapprochement bancaire doit toujours commencer par le solde d’ouverture reporté du rapprochement précédent et se terminer par un solde redressé qui corresponde au solde de clôture du relevé bancaire.

5. Les éléments de rapprochement identifiés pendant le processus du rapprochement bancaire doivent être traités au cours du mois suivant. Le directeur financier doit effectuer un suivi si un élément de rapprochement apparaît durant deux mois d’affilée.

6. La direction doit prendre des mesures adéquates pour les écarts inconciliables ou non identifiés au cours du processus de rapprochement bancaire.

7. Tous les chèques de décaissement qui sont en suspens depuis plus d’une période déterminée (par exemple, trois ou six mois) doivent être annulés et remplacés.