MANUEL ADMINISTRATION ET PARAMETRAGES

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MANUEL

ADMINISTRATION ET PARAMETRAGES

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MODULE PARAMETRAGES

1. INTRODUCTION

Ce document recense et présente la méthodologie associée aux fonctionnalités du module

« Paramétrages » du logiciel CapiLog.

Les captures d’écran illustrant chacun des chapitres de la notice peuvent différer de votre propre affichage, en fonction de votre paramétrage et de votre version. Cependant le principe exposé demeure identique.

2. PARAMETRES GENERAUX

2.1. GENERALITES

 Nombre de lignes affichées : c'est le nombre de lignes qui s'affichent dans une liste (Par exemple: la liste des travaux ou la liste des équipements)

Valeur conseillée : 100 (si le système ralentit, baisser cette valeur)

 Afficher les services : si vous choisissez de ne pas afficher les services, ils n'apparaitront pas sur les pages mais resteront actifs

Valeur conseillée : Oui si vous utilisez les services

Non si vous n'utilisez pas les services

 Mails automatiques : cette option permet d’envoyer un mail à une liste de personnes dès qu’un

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2.2. INTERVENTIONS

 Envoyer un mail à la validation d'une intervention : permet d’envoyer un mail au responsable d’un travail dès qu’il est validé. Pour cela, il faut créer un statut « À VALIDER »

 Envois automatiques de mails : permet de configurer l’envoi automatique des mails

 Utiliser les compteurs : permet d’activer les compteurs. Ils permettent d'indexer les fréquences sur des paramètres associés à l'équipement (compteur kilométrique pour une voiture par exemple)

 Utiliser les liaisons : permet d’activer les liaisons. Elles permettent de relier les travaux récurrents entre eux

 Paramétrer les modes opératoires : permet de configurer l’affichage des modes opératoires

 Pouvoir affecter des articles : permet d'enregistrer le matériel nécessaire à la réalisation d'un travail, le logiciel affichera la liste du matériel et vous indiquera si le matériel est en stock

Valeur conseillée : Non au début pour simplifier l'utilisation de la base Oui ensuite si vous en ressentez le besoin

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2.3. ÉQUIPEMENTS

 Utiliser les découpages fonctionnels : permet d’activer les découpages fonctionnels. Ils permettent de découper un équipement en sous-ensembles afin de faire ensuite des analyses

 Pouvoir associer des outils : permet d'associer une caisse à outils à un équipement afin d'identifier les outillages spéciaux

2.4. RESERVATIONS

2.4.1. CONDITIONS GENERALES

Permet de définir les paramètres liés aux réservations d’équipements (créneaux horaires, jours, tarifs, mails, habilitations..) :

2.4.2. TARIFS

Permet de définir des tarifs de réservation par équipement en fonction du client (mise en service, taux,

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2.4.3. HORAIRES DE PRODUCTION

Permet de définir des plages horaires de suivi de la production.

2.4.4. CONFIGURATIONS DE PRODUCTION

Permet de définir des types de production par jour :

2.5. PIECES ET STOCK

 Utiliser les lots : permet de rajouter un numéro de lot pour identifier les articles et faire du suivi. Cela permet d'associer à chaque article un numéro non modifiable.

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 Inventaire en aveugle : permet de préciser si l'inventaire se fait en aveugle (sans affichage des quantités stockées).

2.6. COMMANDES

 Pouvoir suivre les commandes : indiquer Oui si vous voulez passer et suivre des commandes Valeur conseillée : Non au début pour simplifier l'utilisation de la base

Oui ensuite si vous en ressentez le besoin

2.7. CLIENTS ET FACTURES

 Afficher les clients : permet d’activer le module « clients » dans le menu principal Valeur conseillée : Oui si vous faites des ventes

Non dans le cas contraire

2.8. UTILISATEURS

 Affecter un taux horaire : si vous mettez « oui », les taux horaires apparaitront sur les fiches utilisateurs et sur les travaux

Valeur conseillée : Oui

 Horaires de travail : permet de définir les plages horaires des postes de travail :

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3. LISTES DE CHOIX

Permet de paramétrer les différentes listes de choix disponibles.

Dans toutes les listes, le champ Ordre permet d’indiquer l'ordre dans lequel les éléments apparaîtront dans la liste.

3.1. STATUTS (ETATS D’AVANCEMENT)

Les statuts d'avancement apparaissent sur les interventions. Ils permettent de suivre l'avancement du travail.

3.1.1. PRINCIPE GENERAL

Les statuts sont modifiables. Cependant, afin de garder des points de repère, le système utilise ses propres états (« états système ») que vous ne pouvez pas modifier. Les « états système » sont associés à une couleur :

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État système Remarque

Non validé C'est le statut dans lequel se crée un travail dans le module des interventions.

Tant qu'un travail est sous cet état, on peut le changer de service.

Validé RAS

Commencé Lors du passage dans cet état, la date de début du travail se remplit automatiquement

Terminé Lors du passage dans cet état, la date de fin du travail se remplit automatiquement

Archivé Dans cet état, le travail n'est plus modifiable

3.1.2. MODIFICATIONS

Le système initial prévoit le déroulement ci-dessous :

Cependant, il est possible de créer des déroulements personnalisés :

 en ajoutant des statuts d'avancement

 en donnant la possibilité de revenir en arrière

 en renommant les états qui existent Exemple :

 un statut « A prépa » a été ajouté

 un statut « A facturer » a été ajouté

 des retours en arrière ont été autorisés

Non validé Validé Demandé

e A faire En cours Terminé Archivé Annulé

Commencé Terminé Archivé

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3.1.3. BOUTONS DE CHANGEMENT DE STATUT RAPIDE

Sur la liste des travaux se trouvent des boutons de changement de statut rapide :

Ces boutons permettent de changer le statut directement depuis la liste.

Lors de l'utilisation d'un bouton, le logiciel passe à l'état système suivant et se met sur l'état

d'avancement ayant le numéro d'ordre le plus faible. Lorsqu’il y a plusieurs statuts pour un même état système, il faut mettre le numéro d’ordre le plus faible au statut le plus utilisé.

Cas particulier : le statut « À VALIDER » permet d’imposer à un utilisateur de valider le travail avant de passer au statut suivant. Dans ce cas, le nom de l’utilisateur qui valide est enregistré et un mail peut être envoyé au responsable du travail.

3.2. NATURES DES INTERVENTIONS

Les natures des interventions permettent d'identifier comment se compose votre activité.

Typiquement en maintenance, on distingue les natures suivantes :

 Dépannage : remise en service d'un équipement suite à une panne ou un dysfonctionnement Exemple sur une voiture : remplacement d'un pneu crevé

 Curatif : Traitement de la cause des pannes (réparation durable)

Exemple sur une voiture : réglage du carburateur pour réduire la consommation et améliorer le fonctionnement du moteur

A prépa

A facturer

Non validé Validé Demandé

e A faire En cours Terminé Archivé Annulé

Commencé Terminé

Archivé

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 Préventif systématique : action préventive réalisée à échéance régulière avec une fréquence calendaire ou sur compteur

Exemple sur une voiture : contrôle technique tous les 2 ans (fréquence calendaire) Remplacement de la courroie de distribution tous les 120.000 km (fréquence sur compteur)

 Préventif conditionnel : action préventive basée sur des faits constatés sur la machine ou son environnement (mesure vibratoire, échauffement…)

Exemple sur une voiture : installation de pneus neige car la neige est annoncée

 Contrôle de la pression des pneus qui ont l'air dégonflés

 Modifications : action faite pour améliorer l'utilisation de la machine (pour la sécurité de l'utilisateur, pour augmenter le rendement...)

 Travaux neufs : évolution importante pour répondre à de nouveaux besoins

 Réparations : action curative faite sur un ensemble démonté de la machine

Ce découpage vous permet ensuite de faire des analyses sur votre activité.

3.3. METIERS

Ce sont les métiers que vous voulez identifier sur votre site. Cela permet ensuite de répartir les travaux vers les différents intervenants (techniciens ou sous-traitants) et de faire des analyses quant à l'activité d'un point de vue métier.

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3.4. PRIORITES

Les priorités doivent aider à organiser l'activité. Sur la liste des travaux, la priorité modifie la couleur de fond de la cellule : les priorités 1 et 2 apparaissent en rouge.

Les paramètres sont :

 Ordre : c'est l'ordre dans lequel elles apparaîtront dans les listes

 Priorité : c'est le nom qui sera affiché dans les listes

 Délai en jours : permettra au logiciel de calculer une date de fin objectif sur les travaux.



Exemple : on définit qu'une priorité « normale » donne 7 jours de délai pour terminer une action. Si sur un travail, je définis la priorité à « normale » alors le logiciel ajoute 7 jours à la date de début objectif pour calculer la date de fin objectif

3.5. LISTES PREDEFINIES

Permet de programmer des intitulés types afin que les demandeurs n’aient plus qu’à sélectionner un titre dans le menu déroulant à la création du travail.

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3.6. SOUS-LISTES PREDEFINIES

Si l’option est activée, il est aussi possible de configurer des sous-listes prédéfinies :

3.7. PROCEDURES

Si le module « Procédures » est activé, cela permet de créer des procédures de contrôle (se reporter au manuel des Procédures).

3.8. DEFAILLANCE / CAUSE / REMEDE

Si l’option est activée, permet de créer des intitulés de défaillance, cause et/ou remède pour les faire apparaître sur une intervention nécessitant ce type de processus.

Défaillance Causes Remèdes

3.9. ÉQUIPEMENTS

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Vous pouvez aussi créer des sous-catégories en indiquant Oui dans la colonne « Père ? » d’une catégorie, ce qui vous permettra de créer une sous-catégorie en choisissant cette catégorie dans la colonne « Père ».

Exemple : la sous-catégorie « Utilitaires » fait partie de la catégorie « Véhicules ».

3.10. TYPES DE NIVEAUX

Permet de définir les types de niveaux 2 ou supérieur :

 Ordre : ordre d’affichage

 Type : nom du type de niveau

 Fils : type qui se placera naturellement sous ce type de niveau (exemple fils de « étage » : « salle »)

 Décomposable : si « Oui », indique que ce type de niveau est décomposable en sous-ensembles.

3.11. DANGERS

Si l’option est activée, cela permet de créer des classes de danger sur les articles de stock.

Note : cette option étant très spécifique, le détail est disponible sur demande auprès de CapiTechnic.

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3.12. METHODES DE FINANCEMENT

Si le module « Budget » est activé, cela permet de définir des modes de financement différents.

3.13. CRITICITE DES EQUIPEMENTS

Si l’option « Criticité » est activée, cela permet de créer des types et des niveaux de statuts critiques pour les équipements.

3.14. FAMILLES D’ARTICLES

Permet de regrouper des articles similaires pour faire des analyses ou lancer des impressions d’étiquettes par familles d'articles.

Vous pouvez aussi créer des sous-familles en indiquant Oui dans la colonne « Mère ? » d’une famille, ce qui vous permettra de créer une sous-famille en choisissant cette famille dans la colonne « Mère ».

Exemple : la sous-famille « Boulon » fait partie de la famille « Conso ».

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3.15. UNITES DE STOCKAGE

Les unités de stockages apparaitront lorsque la quantité d'un article sera affichée. Couramment, on utilise les unités suivantes : Pièce (unitaire), Litre (volume), Kg (masse), m (longueur), m² (surfaces).

3.16. EMPLACEMENTS DE STOCKAGE

Si l’option est activée, cela permet de créer des emplacements ou lieux de stockage pour les articles de stock.

3.17. CONSIGNES

Permet de créer des listes de danger pour respecter des consignes liées aux articles de stock.

3.18. SGH - CLASSES DE DANGER

Permet de créer des classes de danger liées aux articles de stock faisant partie du « Système Général Harmonisé » de classification des produits chimiques.

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3.19. SGH - CATEGORIES DE DANGER

Permet de créer des catégories de danger liées aux articles de stock faisant partie du « Système Général Harmonisé » de classification des produits chimiques.

3.20. ÉCHEANCES DE PAIEMENT

Permet de créer des échéances de paiement pour éditer vos factures (exemple : NET : Nette, FDM : Fin de mois, N° : jour du mois…).

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3.21. COMPTES DE TVA

Permet de créer des taux de TVA qui figureront sur vos factures clients et vos commandes fournisseurs.

3.22. PRESTATIONS VENDUES

Si le module « Devis » est activé, cela permet de créer des prestations types pour les utiliser lors de la création d’un devis.

3.23. INDICES DE REVISION

Si le module « Contrats clients » est activé, cela permet de créer des indices de révision pour les utiliser lors des renouvellements de contrats.

3.24. BUDGETS

Si le module « Budget » n’est pas activé, cela permet de créer des budgets en renseignant les montants pour les services concernés. Il est possible de définir s’ils sont actifs ou non.

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Note : il existe un module « Budget » plus complet dont les fonctionnalités sont disponibles sur demande auprès de CapiTechnic.

3.25. DEVISES

Si l’option « Devises » est activée, cela permet de créer des devises qui apparaitront sur les factures clients.

3.26. HABILITATIONS

Permet de créer des habilitations qui pourront ensuite être affectées à des utilisateurs pour la gestion des interventions, équipements ou réservations de matériel.

La fonction « Autonome pour réservations » peut être activée ou non. Si « oui » est sélectionné, il est possible de créer une réservation même si la personne ne détient pas l’habilitation.

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3.27. SERVICES

Permet de créer des services pour identifier des groupes d'utilisateurs. Se reporter au Manuel des utilisateurs pour plus de précisions.

3.28. JOURS FERIES

Permet de créer une liste de jours fériés pour les faire apparaître dans le planning de présence des utilisateurs.

3.29. LISTES LIBRES

Permet de créer des listes libres complémentaires qui peuvent être ajoutées sur l’édition de n’importe quel module.

Il est possible de personnaliser jusqu’à 9 listes libres.

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4. PRINCIPAL

Permet de définir les informations générales de votre société qui apparaitront sur les documents imprimés depuis CapiLog (factures, commandes, devis…)

5. MISE A JOUR

2 modes de mise à jour existent :

5.1. MODE « EN LIGNE »

Si vous utilisez CapiLog en ligne, alors vous avez accès à ce mode. Il vous permet de changer la version que vous utilisez.

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5.2. MODE « SERVEUR LOCAL »

Si vous utilisez CapiLog sur votre serveur, ce mode vous permet de récupérer les dernières sources.

La mise à jour se fait en 3 étapes.

5.2.1. CONTROLE DES MODULES INSTALLES ET DES MODIFICATIONS

Si vous avez fait des modifications sur les modules, alors le gestionnaire de mise à jour les détecte et vous propose :

 Ne pas tenir compte des évolutions

Choisissez cette option si vous n'avez effectué aucune évolution sur les modules surlignés en rouge.

 Protéger mes modifications

Choisissez cette option si vous avez effectué des modifications sur les modules surlignés en rouge et que vous n'avez pas mis à jour les fichiers de versions.

Cela permettra de protéger vos modifications.

5.2.2. ACCEPTEZ LES CONDITIONS ET LANCER LE CHARGEMENT

La page suivante apparaît :

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Une fois les conditions générales validées, vous pouvez lancer le chargement en appuyant sur le bouton « Importer ». Le téléchargement est lancé et le message suivant s’affiche :

Vous retrouvez dans le fichier /para/para_majo.php les données suivantes : //--- 1 autorise les mises à jour sur le serveur (0 bloque)

//--- 2 change la version

$B_Majo = 1;

//--- Adresse du serveur (typiquement https://capilog.com)

$T_Serv_Majo = 'http://gmao.capilog.com';

$T_Serv_Stru = 'http://capilog.fr';

$T_Serv_Opti = 'http://capilog.fr';

« $T_Serv_Majo » est l’adresse du serveur de référence : il vous sera (ou vous a été) communiqué par CapiTechnic.

5.2.3. CHARGEMENT DE L’ARCHIVE

Une fois le téléchargement terminé, vous devez charger l’archive récupérée du serveur. La page suivante apparaît :

Appuyer sur le bouton « Charger », l’écran suivant apparaît :

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Dans la section « Importer une mise à jour » :

 Appuyer sur le bouton « Choisir un fichier »

 Sélectionner le fichier que vous venez de télécharger

 Cochez Oui sur la ligne « Créer un back-up »

 Puis appuyer sur .

Note : pour que le chargement fonctionne, vous devez vous assurer que le paramètre MAX-UPLOAD-SIZE de votre PHP.ini est compatible avec la taille de l’archive (que sa valeur est supérieure ou égale).

Note importante : bien qu’un fichier de back-up soit créé à la racine dans le répertoire « backup », nous vous conseillons vivement d’effectuer des sauvegardes complémentaires.

Pour rechercher votre back-up, récupérer les fichiers qui ont été copiés dans le répertoire back-up (CapiLog crée un sous-répertoire par mise à jour) et créer un ZIP avec les fichiers puis charger le fichier ZIP comme vous l’avez fait avec le fichier de mise à jour.

5.3. MODIFICATION DE VERSION

Par défaut CapiLog vous envoie la dernière mise à jour de la version que vous avez installée. Si vous voulez changer de version, contactez CapiTechnic pour connaître les versions disponibles. Puis copiez- collez votre répertoire capiXX et renommez cette copie en capiYY (YY étant la version que vous voulez installer). Puis lancez la mise à jour depuis cette version (en modifiant l’adresse dans la barre d’adresse du navigateur).

Lorsque l’installation de la nouvelle version est active, modifiez la version utilisée dans le fichier para/para_capi.php.

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6. ÉCRANS

6.1. PARAMETRAGE DE PAGE

Permet d’ajouter des champs supplémentaires dans les différents modules de CapiLog.

Cliquez sur la fiche du module que vous souhaitez personnaliser.

Par exemple pour les interventions, l’écran suivant apparaît :

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Toutes les cases en rose sont modifiables : indiquez le nom du libellé que vous souhaitez voir apparaître et cliquez sur « Enregistrer ».

Plusieurs types de champs sont personnalisables :

 Texte

 Numérique

 Date

 Liste de choix



Pour les champs indiqués en « Non disponible », veuillez contacter CapiTechnic.

6.2. ATTRIBUTS

En cliquant sur le bouton « Attributs » ( ), cela vous permet de paramétrer les attributs qui seront ensuite visibles dans le module choisi.

Les attributs sont utiles pour ajouter des précisions sur les fiches concernées.

Toutes les cases en rose sont modifiables : indiquez le nom du libellé que vous souhaitez voir apparaître, son type, des valeurs prédéfinies pour les listes de choix, et cliquez sur « Enregistrer ».

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7. THEMES

Permet de modifier le thème de la barre des tâches située en haut de l’écran.

8. LOGOS

Permet de définir les logos utilisés sur CapiLog et CapiGo.