GUIDE DE PRISE EN MAIN RAPIDE

GUIDE DE PRISE EN MAIN RAPIDE

AFI – 35 rue de la Maison Rouge – 77185 Lognes – Tél : 01 60 17 12 34

Table des matières

Circulation 3

Faire un prêt 3

Faire un retour 4

Transférer un document dans un autre site [Navette réseau] 5

Trouver un abonné par son nom 5

Prolonger un document 6

Envoyer la liste des prêts par mail 7

Editer la liste des prêts 7

Prolonger un abonnement 8

Gérer les prêts d’une famille 9

Abonné 10

Inscrire un usager 10

Encaisser une prestation 11

Créer une nouvelle carte pour une famille 12

Lier deux cartes 13

Saisir une adresse postale 14

Activer la fonctionnalité “Avertir si document déjà emprunté” 14

Recherche simple 15

Rechercher un document 15

Réservation 16

Réserver un document emprunté 16

Réserver un document disponible 17

Prolonger la date de validité d’une réservation 17

Catalogage 18

Créer une notice 18

Importer un fichier de notices 19

Changer le type de document 20

Lier une notice bibliographique à un chapeau existant 21

Créer un chapeau 21

Changer la vignette 22

Traitement par lot 23

Editer les cotes 23

Divers 24

Gérer les envois de rappels et réservations quotidiens 24 Réceptionner les documents suite à un transfert [Navette réseau] 25

Editer le journal de caisse 25

1. Circulation

1.1. Faire un prêt

En CIRCULATION, doucher la carte du lecteur dans le champ dédié :

Puis doucher le code-barre des documents les uns à la suite des autres :

Les documents prêtés sont précédés de l’icône .

1.2. Faire un retour

En CIRCULATION, activer le mode retour en cliquant dans la barre colorée :

Puis doucher le CB du document dans le champ dédié. La flèche orange à gauche du tableau, dans la colonne État, indique que le retour est bien enregistré :

1.3. Transférer un document dans un autre site [Navette réseau]

Suite au retour d’un document, cliquez sur le bouton “Retour-Transfert vers site d’origine” :

Le site vers lequel le document doit partir est affiché juste au dessus.

1.4. Trouver un abonné par son nom

En CIRCULATION ou dans le module ABONNES, saisissez le nom ou le prénom de l’usager dans le champ dédié (colonne de gauche), puis taper sur Entrée ou cliquez sur la loupe :

Sélectionner la carte de l’usager en cliquant dessus.

1.5. Prolonger un document

En CIRCULATION, sélectionnez les prêts à prolonger puis cliquez sur “Prolonger” :

Dans la fenêtre suivante, modifier manuellement la date ou ajouter un jour, une semaine, un mois :

1.6. Envoyer la liste des prêts par mail

1.7. Editer la liste des prêts

En CIRCULATION, cliquez sur l’icône d’export :

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez le type d’export souhaité (Excel, PDF…) puis cliquez sur “Editer” :

1.8. Prolonger un abonnement

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez l’abonnement désiré puis cliquez sur “Réabonner” :

1.9. Gérer les prêts d’une famille

En CIRCULATION, cliquez sur le nom du responsable symbolisé par l’icône :

Les prêts de la famille s’affichent à droite précédés des noms et prénoms de chaque emprunteur. Il est possible de prolonger, envoyer par mail ou éditer une partie ou la totalité des prêts de la famille.

2. Abonné

2.1. Inscrire un usager

Dans le menu du module ABONNES, cliquez sur Actions > Créer une carte. Renseignez le type de carte (Individuel ou Collectivité), le numéro de la carte, le nom et le prénom puis cliquez sur “Créer” :

Renseignez ensuite toutes les informations relatives au nouvel abonné sans oublier le champ Tarif du bloc ABONNEMENTS :

Validez en bas de page.

L’abonné est créé dès lors que sa carte apparaît dans la colonne de gauche :

2.2. Encaisser une prestation

En CIRCULATION ou dans le module ABONNES, cliquez sur “Régler prestations” :

Ajoutez une ligne au tableau en cliquant sur l’icône d’ajout :

Sélectionnez la prestation dans la liste :

Saisissez le prix unitaire si besoin et / ou la quantité puis cliquez en bas d’écran sur

“Encaisser”.

2.3. Créer une nouvelle carte pour une famille

Dans ABONNES, positionnez-vous sur une des cartes déjà existante de la famille :

Renseignez les informations du nouvel abonné (bloc TITULAIRE et bloc ABONNEMENTS) et validez.

2.4. Lier deux cartes

Dans le module ABONNES, sélectionnez la carte de l’abonné qui doit être relié à une famille (ou à un autre abonné). Cet abonné ​ne sera pas​ le responsable de la famille.

Dépliez le bloc COORDONNEES DU RESPONSABLE de cet abonné :

Effacez le nom de famille et saisissez le nom de famille du nouveau responsable (même si le nom est identique). Sélectionnez l’abonné qui sera le responsable dans la liste déroulante :

Validez.

2.5. Saisir une adresse postale

Dans le champ “Rue / Av. / Bd”, saisissez un mot de la ville et un mot de la rue :

Sélectionnez la proposition souhaitée dans la liste déroulante. Ajouter le numéro de la rue, le n° complémentaire (bis, ter…) et le complément d’adresse si nécessaire.

2.6. Activer la fonctionnalité “Avertir si document déjà emprunté”

Dans le module ABONNES, dépliez le bloc FONCTIONNEMENT (en bas de la page) et cochez la case “Avertir si document déjà emprunté” :

3. Recherche simple

3.1. Rechercher un document

En RECHERCHES, sélectionnez l’axe de recherche désiré et saisissez le(s) terme(s) à rechercher :

Cliquez sur “Rechercher” ou tapez sur Entrée.

Dans le résultat de recherche, il est possible d’affiner la liste grâce aux facettes :

Pour connaître la localisation précise d’un document et accéder à la notice et aux

4. Réservation

4.1. Réserver un document emprunté

En CATALOGAGE, positionnez-vous sur la notice souhaitée puis sélectionnez l’exemplaire à réserver :

Dans la pop-up suivante, doucher le CB de l’abonné ou saisissez son nom et sélectionnez l’abonné souhaité dans la liste déroulante.

Dans la fenêtre suivante, validez la réservation :

4.2. Réserver un document disponible

Suivez toutes les étapes du paragraphe précédent. Suite à la validation de la réservation, une nouvelle fenêtre sera proposée permettant de prévenir l’abonné de la mise à disposition de sa réservation :

Cliquez sur le bouton “Envoi mail” ou “Envoi SMS” (ou “Envoi lettre” si vous devez joindre l’abonné par téléphone).

4.3. Prolonger la date de validité d’une réservation

Dans le menu du module CIRCULATION, cliquez sur Réservations > Réservations de côté.

Dans la liste des réservations, sélectionnez les documents dont vous souhaitez repousser la date de validité et cliquez sur “Modifier validité” :

5. Catalogage

5.1. Créer une notice

Dans le menu du module CATALOGAGE, cliquez sur Actions > Créer une notice.

Sélectionnez le type de notice (Notice ou Notice chapeau), le type de document, le profil Unimarc et douchez l’ISBN / EAN dans le champ dédié :

5.2. Importer un fichier de notices

Dans le menu du module CATALOGAGE, cliquez sur Traitements > Imports de notices UNIMARC.

Sélectionnez le profil Unimarc dans la liste déroulante et récupérez votre fichier (panier) stocké sur votre ordinateur ou une clé USB grâce au bouton “Parcourir” :

Lancer le traitement en bas de page.

Dans l’écran suivant, sélectionnez (si nécessaire) les types de documents et grilles à appliquer aux différents labels UNIMARC du panier :

Valider.

5.3. Changer le type de document

En CATALOGAGE, positionnez vous sur la notice à modifier. Dans le menu, sélectionnez Notice courante > Traitements > Changer le type de document.

Dans la fenêtre, sélectionnez le nouveau type de document dans la liste déroulante et validez :

5.4. Lier une notice bibliographique à un chapeau existant

En CATALOGAGE, positionnez vous sur la notice à modifier. Dans le menu, sélectionnez Notice courante > Traitements > Lier à un chapeau.

Saisissez le libellé du chapeau et sélectionnez-le dans la liste déroulante et validez :

Dans la fenêtre suivante, il vous est demandé si les informations contenues dans le chapeau doivent être copiées dans le tome que vous êtes en train de rattacher :

5.5. Créer un chapeau

Dans le menu du module CATALOGAGE, cliquez sur Actions > Créer une notice.

Cochez “Notice chapeau”, sélectionnez le bon type de document et saisissez le titre du chapeau puis cliquez sur “Créer” en bas de page :

5.6. Changer la vignette

En CATALOGAGE, positionnez vous sur la notice à modifier. Dans le menu, sélectionnez Notice courante > Traitements > Modifier la vignette.

Renseignez l’URL dans le champ dédié puis cliquez dans la zone blanche située sous le libellé “URL de l’image” :

Cliquez ensuite sur “Mettre à jour”.

5.7. Traitement par lot

Dans le menu du module CATALOGAGE, cliquez sur Traitements > Traitements par lot.

Sélectionnez l’entité (Exemplaire ou Notice) puis :

● ajouter une ou plusieurs lignes au tableau (rond vert sur l’image ci-dessous),

● sélectionnez le champ (ou les champs) à mettre à jour (étape 2),

● sélectionnez l’action à réaliser (en jaune),

● sélctionnez la valeur à appliquer (étape 3).

Douchez ensuite tous les documents à mettre à jour (ou sélectionnez un panier).

Pour lancer le traitement, cliquez sur “Lancer la mise à jour” en bas de la page.

5.8. Editer les cotes

Dans le menu du module CATALOGAGE, cliquez sur Traitements > Traitements par lot.

Douchez les code-barres de tous vos documents puis cliquez sur “Aditer les cotes” :

6. Divers

6.1. Gérer les envois de rappels et réservations quotidiens

Dans le bloc ALERTES de la PAGE D’ACCUEIL, cliquez sur le lien “x courrier de réservations (rappels) ont été édités” :

Cliquez ensuite sur la ligne des courriers que vous souhaitez imprimer :

Dans la pop-up qui s’ouvre, cliquer sur “PDF” ou sur “Imprimer” puis fermer cette fenêtre.

Cliquez sur “Retour” (en bas de la page) pour supprimer (Archiver) la ligne correspondant aux courriers qui ont été imprimés :

6.2. Réceptionner les documents suite à un transfert [Navette réseau]

Dans le menu du module CIRCULATION, cliquez sur Echanges > Réception de documents.

Douchez tous les documents à réceptionner dans le champ dédié :

6.3. Editer le journal de caisse

Dans le menu du module ABONNES, cliquez sur Régie > Journal des encaissements.

Ajouter un second critère “Date de paiement” afin de pouvoir établir un interval pour l’édition du journal de caisse (Avant le … / Après le …) :

Cliquez sur “Lancer”.

Au dessus du tableau de résultat, cliquez sur le bouton d’édition pour exporter votre Journal de caisse en PDF ou sous Excel :