MHCC Workplace Standard Video Information Package ENG FRE

Video Information Package: Psychological Health and Safety in the Workplace

Do you want to be profiled as a leader in workplace health and safety?

Cue the Cameras! We invite you to tell your story on video!

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is showcasing champion organizations who want to tell their story about promoting workplace wellness and improving psychological health and safety in the workplace. Your video will help to inform other organizations beginning their journey in supporting mental illness prevention and mental health promotion in the workplace.

Last week half a million Canadians missed work because of a mental health problem or illness. Just as many Canadians will miss work next week. Did you know that mental health is the number one cause of disability claims in Canada? The personal toll on employees, and the financial costs to their employers, is enormous. Many of these costs can be avoided by ensuring a mentally healthy workplace. The Mental Health Commission of Canada (MHCC) links businesses to tools and resources to help address psychological health and safety in the workplace.

As you are aware, The Standard is a tool that organizations can use to continually improve workplaces, striving to make them psychologically healthy and safe for employees. It does this by outlining the requirements to put into place a systematic approach in the form of a psychological health and safety management system. This system assesses and addresses risks to the psychological safety of employees that can arise from particular ways that people are managed or the work is planned. The voluntary standard, developed collaboratively by the Bureau de Normalisation du Québec (BNQ) and CSA Standards (CSA) and championed by the MHCC, has seen unprecedented interest.

MHCC encourages you to tell Canadians how your organization is addressing mental health at work. This information package outlines what you can expect. For more information or to setup a video recording, please connect with Samantha Henrickson.

Contact:

Samantha Henrickson, Knowledge Broker Mental Health Commission of Canada Office: 1.403.385.4030

Cell: 1.587.226.7082

shenrickson@mentalhealthcommission.ca

Interview Questions – Psychological Health and Safety in the Workplace:

1. What motivated your organization to address or improve psychological health and safety?

2. In your opinion what does psychological health and safety look like in your workplace?

3. What were your initial thoughts/reactions to the publication of the voluntary National Standard of Canada on Psychological Health and Safety in the Workplace (Discussion about concerns for adoption, readiness, etc?)

4. How did your organization begin striving towards psychological health and safety in the workplace?

(How did you get started? Was it easy or challenging? Who was involved? What role did the Standard play, if any? What amount of time and resources were necessary? What issues did you face)?

5. What resources or tools did you draw on?

6. What were the benefits and challenges of the process?

7. What were the measurable outcomes?

8. What are your next steps?

9. What advice do you have for other organizations who are not sure if they should consider psychological health and safety?

What to Expect: Promoting Health and Safety in Your Workplace on Video

 Video production will take approximately one to two hours.

 Video production will take place on your workplace site.

 Video production crew of 1-3 persons will attend the filming.

 In addition 1 MHCC representative will be present.

Use of the Video

 MHCC will use the video for promotion purposes (e.g. website, presentations, newsletters).

 The video may be translated into French.

 Organizations may wish to use the video for self-promotion or other internal purposes.

Schedule the Best Date & Time

 Please consider a time of a day and/or time which tends to be quieter or less busy.

Choose an Appropriate Filming Location

 When picking a filming location, try and choose a room with fewer windows.

 Be sure to turn off any loud equipment (e.g. fan), and to mute or unplug any nearby phones.

Make Everyone Aware

 The front desk, security, and of course anyone who is supposed to be on camera should be made aware that filming.

 It may be a good idea to warn even those not involved in the shoot in order to avoid interruptions (e.g. loud noises, doors opening).

Consider Crew Parking & Access

 Please make us aware of any special instructions for our crew to unload equipment and gain access so that they may begin the shoot on schedule (e.g. security or parking passes).

Prepare the ‘Talent’

 The video will be an interview style (please see an example interview schedule attached).

 Be sure that anyone who has agreed to appear on camera is prepared to sign a release form.

 Please refrain from mentioning names of people or other organizations other than your own.

 Please wear solid colours on camera (avoid very tight stripes, plain white clothing).

CONSENT TO PUBLICATION OF INTERVIEW

I __________________________________, hereby grant to the Mental Health Commission of Canada and all those acting with its authority or permission (referred to as the "Commission"), my permission to collect, use, disclose, publish, print or otherwise reproduce my:

(i) name;

(ii) image, including any photographic or digital portraits, pictures, or other images of me, or in which I may be included ("Images"); and

(iii) interview, including my personal information disclosed during my interview;

(collectively, "Interview Materials")

in any and all formats and anywhere in the world, including on the Commission's website, without payment or notice to me, for the purposes of, or in connection with, the Commission's awareness, education and community outreach programs.

I confirm that the Commission shall own the copyright in the videos, photos and other works arising from my interview and I hereby waive any rights I have in same. I also consent to: (i) any modification, alteration, distortion, blurring or optical illusion of any Images collected as part of my interview; and (ii) any use of the Interview Materials in partial or composite form or in conjunction with any other matter or material.

In addition, I hereby consent to the Commission confirming the particulars of any matters disclosed by me during my interview.

I understand that my Images and other Interview Materials may be released to the public, including via the internet, and I acknowledge that the Commission cannot be held responsible for the conduct of any third parties in respect of such materials, and I acknowledge that the Commission is relying on this, my consent.

I understand that I may withdraw my consent at any time and upon reasonable notice. I undertake to provide at least thirty (30) days notice of such withdrawal. I understand that notwithstanding any such withdrawal, the Commission may retain or disclose my Interview Materials in certain circumstances, such as to comply with law.

I acknowledge I have read and understand the contents of this form.

Date: __________________________ At:

City, Province

Signature:

Name (in full, please print):

Organization: ___________________________

Phone: ____________________

Email: ____________________

Signature of Witness:

Name (in full, please print):

Trousse d’information sur la production d’une bande vidéo sous le thème de la santé et la sécurité psychologiques au travail

Vous souciez-vous de la santé mentale en milieu de travail?

Souhaitez-vous faire figure de chef de file en matière de santé et de sécurité au travail?

Silence, on tourne… prise un! Produisez une bande vidéo illustrant vos réalisations et vos initiatives dans ce domaine.

La Commission de la santé mentale du Canada invite les organismes soucieux de santé et de sécurité au travail à lui présenter sur bande vidéo leurs activités et initiatives destinées à promouvoir le bien-être et à améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. Par la diffusion de ces bandes vidéo, la Commission souhaite inspirer des organismes et des entreprises qui font leurs premiers pas dans la

prévention de la maladie mentale et la promotion de la santé mentale au travail.

La semaine dernière, un demi-million de Canadiens se sont absentés du travail en raison d’un problème de santé mentale ou d’une maladie mentale. Ils seront tout aussi nombreux à s’absenter cette semaine ou la semaine prochaine. Saviez-vous que le trouble mental représente le principal motif des demandes d’indemnisation pour cause d’invalidité au Canada? Les répercussions de la maladie mentale sur les

travailleurs et les coûts qu’elle entraîne pour les employeurs sont considérables. Pour une grande partie, ces coûts pourraient être évités en faisant en sorte que le milieu de travail soit favorable à la santé mentale. La Commission de la santé mentale du Canada fait connaître aux entreprises les outils et les ressources utiles dans la promotion de la santé et de la sécurité psychologiques au travail.

Comme vous le savez, la norme est un outil mis à la disposition des organismes et des entreprises qui souhaitent améliorer leur milieu de travail en y créant un climat favorable à la santé et à la sécurité psychologiques des travailleurs. La norme précise les éléments essentiels à l’adoption d’une démarche systématique qui prend la forme d’un système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques. Le système prévoit l’évaluation et la gestion des risques d’ordre psychologique inhérents au mode de gestion des ressources humaines de l’organisme ou à la planification et à l’exécution des tâches. La Commission veille au rayonnement de cette norme d’application volontaire, fruit de la collaboration entre le Bureau de

normalisation du Québec et le Groupe CSA, qui suscite un engouement sans précédent.

La Commission aimerait faire connaître aux Canadiens ce que vous faites pour promouvoir la santé mentale au travail. La présente trousse d’information vous en dira davantage sur le sujet. Pour obtenir plus de renseignements ou organiser l’enregistrement vidéo, veuillez communiquer avec Samantha Henrickson.

Renseignements :

Samantha Henrickson, agente de transmission du savoir Commission de la santé mentale du Canada

Bureau : 1-403-385-4030 Cellulaire : 1-587-226-7082 shenrickson@commissionsantementale.ca

Les vues exprimées aux présentes sont celles de la Commission de la santé mentale du Canada.

La production du présent document a été rendue possible grâce à la contribution financière de Santé Canada.

Entrevue: questions sur la santé et la sécurité psychologiques au travail

1. Qu’est-ce qui a motivé votre organisme ou entreprise à s’attaquer à la question de la santé et de la sécurité psychologiques?

2. Qu’entendez-vous par santé et sécurité psychologiques au travail?

3. Quelle a été votre réaction à la publication de la norme nationale d’application volontaire sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail (discussion sur l’adoption de la norme, sur l’état de préparation, etc.)?

4. Quels ont été les premiers gestes de l’organisme ou de l’entreprise dans cette voie de la promotion de la santé et de la sécurité psychologiques au travail? (Par quoi avez-vous commencé? Est-ce que cela a été facile ou difficile? Qui participe à cette initiative? Quel est l’apport ou l’influence de la norme le cas échéant? Combien de temps et quelles ressources y avez-vous consacrés? Quels problèmes avez-vous dû régler?)

5. Quels outils ou ressources vous ont été utiles ou vous ont inspiré?

6. Quels sont les avantages et les défis du processus?

7. Quels en sont les résultats mesurables?

8. Quelle est la suite des choses pour l’organisme ou l’entreprise?

9. Quels conseils offririez-vous à l’organisme qui n’est pas certain que ça vaut la peine de se soucier de la santé et de la sécurité psychologiques au travail?

Modalités de production de la bande vidéo de promotion de la santé et de la sécurité au travail

Vous devez savoir que

 Une ou deux heures seront nécessaires pour produire la bande vidéo.

 La bande vidéo sera tournée à votre lieu de travail.

 Une équipe de production d’une à trois personnes assistera au tournage.

 Un représentant de la Commission sera présent également.

Utilisation de la bande vidéo

 La Commission utilisera la bande vidéo à des fins de promotion, notamment sur son site Web, dans des exposés ou dans des bulletins d’information.

 La Commission pourra faire traduire la bande vidéo en français.

 L’organisme ou l’entreprise pourra à son gré utiliser la bande vidéo à des fins de promotion entre autres.

Choix du moment du tournage

 Veuillez choisir un moment de la journée ou une période calme.

Choix du lieu de tournage

 Il est préférable de choisir une pièce qui comporte peu de fenêtres.

 Arrêtez tout équipement bruyant (ventilateurs et autres) et coupez le son ou débranchez les téléphones de la pièce.

Passer le mot

 Vous devriez informer le personnel à la réception, le personnel chargé de la sécurité ainsi que tous ceux qui doivent paraître à la caméra du tournage de la bande vidéo.

 Il serait avisé d’en informer les autres également afin d’éviter les interruptions impromptues (bruit, porte qui s’ouvre, par exemple).

Équipe de production : stationnement et entrée

 Veuillez nous transmettre les consignes particulières ayant trait au stationnement du véhicule de l’équipe, au déchargement de l’équipement et à l’entrée dans l’immeuble (laissez-passer de sécurité, permis de stationnement, par exemple) afin que le tournage se déroule comme prévu à l’horaire

Préparation des « acteurs »

 La scène filmée prendra la forme d’une entrevue (voir les questions ci-jointes à titre d’exemple).

 Veillez à ce que ceux qui ont accepté d’être filmés sachent qu’ils devront signer une décharge de responsabilité.

 Abstenez-vous de nommer d’autres gens ou organismes que les vôtres.

 Veuillez porter des vêtements de couleur unie, pas de fines rayures, ni de vêtements tout blancs.

Prévenez-nous de tout changement de dernière minute

 Veuillez nous tenir au courant des changements de dernière minute. Notre équipe saura faire preuve de

CONSENTEMENT À LA DIFFUSION DE L’ENTREVUE

Par la présente, __________________________________, j’autorise la Commission de la santé mentale du Canada, ses fondés de pouvoir, ses agents et ses représentants (désignés ici par le vocable « Commission »), à collecter, utiliser, dévoiler, publier, imprimer ou reproduire sous une autre forme mon :

(i) nom;

(ii) image, y compris sur des clichés ou des photographies numériques, des images ou d’autres représentations de moi ou sur lesquelles je figure (« images »);

(iv) entrevue, y compris les renseignements personnels mentionnés au cours de l’entrevue (le tout étant désigné « le contenu de l’entrevue »);

sous quelle que forme que ce soit et partout dans le monde, y compris sur le site Web de la Commission, sans rétribution ni préavis, pour les besoins de campagnes de sensibilisation, d’éducation ou d’information ou à des fins connexes.

Je confirme que la Commission détiendra les droits d’auteur des bandes vidéo, des photographies et du matériel et de la documentation produits à l’entrevue, et que je lui cède ces droits par la présente. Je consens également à (i) toute modification, toute altération, toute déformation, tout effet de flou ou toute illusion d’optique des images obtenues au cours de l’entrevue et à (ii) tout usage du contenu de l’entrevue, en tout ou en partie, seul ou avec un autre contenu ou matériel.

En outre, j’autorise la Commission à vérifier tout aspect des sujets que j’aborde dans l’entrevue.

Je suis au fait que mes images et le contenu de l’entrevue peuvent être rendus publics, y compris par la diffusion sur Internet, et je sais que la Commission ne peut être tenue responsable de la conduite de tiers en ce qui a trait à ce contenu et que la Commission compte sur mon consentement à cet égard.

Je sais que je suis libre de retirer mon consentement à tout moment sous réserve d’un préavis raisonnable. Dans l’éventualité où je souhaiterais retirer mon consentement, j’en informerai la Commission trente (30) jours à l’avance. Je sais que, nonobstant le retrait de mon consentement, la Commission peut conserver ou divulguer le contenu de l’entrevue en certaines circonstances, notamment si la législation l’exige.

J’ai pris connaissance de ce qui précède et j’en saisis le sens.

Date : __________________________ À :

Ville, province

Signature :

Nom (en entier, en lettres moulées) :

Organisme : ___________________________

Téléphone : _____________

Courriel : ______________

Signature du témoin :

Nom (en entier, en lettres moulées) :